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Gestión de Datos e Información

Gestión de Datos e Información

Taller de Modelamiento de Procesos en Facturación


Hospital San Rafael de Itagüi E.S.E. II Nivel

Introducción.

Posterior al trabajo realizado durante la semana del 5 al 9 de Agosto, se evidenció que existe la necesidad de
documentar, unificar, validar y estandarizar todos los procesos y procedimientos relacionados con las actividades y
responsabilidades que lleva a cabo día a día el área funcional y operativa de Facturación dentro del HSRI.

Todos y cada uno de los miembros del equipo de facturación, independientemente de su experiencia, actividad
operativa, conocimiento técnico o área de desempeño, debe estar en la capacidad de imaginar, comprender,
entender, socializar y apoyar, el diseño, la gestión, desarrollo y mejoramiento, de todos los procesos y actividades
propias del departamento, iniciando por la de su entorno operativo, siempre en función del desempeño en
excelencia de su área y la correcta articulación con los demás procesos administrativos y funcionales del Hospital.

Estos procesos y procedimientos, una vez levantados, documentados, revisados, unificados, validados y aprobados,
deben ser de aplicación estándar según el servicio dentro de la ESE y su implementación, verificación y seguimiento
debe ser el mismo tanto para Sede 1 como para Sede 2.

Fase I.
Levantamiento inicial de los macroprocesos.

I. Identificación.

Bajo la orientación y dirección del Jefe de Departamento y con el apoyo de los Coordinadores de cada una de las
sedes, identificar cuantos y cuales son los procesos operativos y funcionales que son comunes a la ESE HSRI y que
son responsabilidad total y actual del Departamento.

Aunque es posible que Sede 1 y Sede 2, administren procesos comunes o distintos según aplique, al final solo se
deben identificar procesos únicos para la ESE HSRI.

Ejemplo: Procesos de la Unidad Funcional de Urgencias.


Procesos de la Unidad Funcional de Servicios Ambulatorios.
Proceso de armado, revisión y envío de cuentas, entre otros.

Esta actividad debe quedar documentada mediante acta y validada por los participantes del documento.

Nota: Se sugiere tener en cuenta los servicios que estén próximos a implementarse, como los de internación en
UCI, los de referencia y contrarreferencia, o procesos asistenciales que afectan el proceso de facturación en
cualquiera de sus etapas.

II. Descripción detallada y diagrama del proceso.

Una vez identificados los procesos operativos y funcionales, en grupos no mayores a cuatro (4) personas,
preferiblemente comunes al proceso, en cada sede por separado, o en una reunión común, describirán y
documentaran en sus propios términos y de la forma más clara, precisa y detallada, la manera, secuencia, forma y
mecanismos que intervienen en el desarrollo de las actividades dentro del proceso particular, desde su inicio hasta
el final.

En la descripción, se debe especificar el nombre de proceso actividad, el que, el como, el quien, el cuando, el
porque, las herramientas y demás que intervienen o que se requieren en cada actividad descrita.

De igual manera, se debe ser preciso al definir y describir los productos generados en cada actividad dentro del
proceso. Tener en cuenta la información y documentos que se administran, adquieren, registran, procesan y
generan.

Una vez descrito y documentado tanto el proceso como la actividad, identificar al interior del grupo de cuatro (4)
personas, puntos comunes y las variaciones al desarrollo actual del proceso.

Sobre lo anterior, en grupo discutan, definan y realicen una descripción del proceso “ideal”. Realicen en grupo un
diagrama de flujo tanto para el proceso actual como para el proceso “ideal”.

Que es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es la forma más tradicional de especificar los detalles de un proceso y constituye la
representación gráfica de un proceso multifactorial. Se utiliza principalmente en procesos administrativos e
industriales, pasando también a partir de estas disciplinas a formar parte fundamental de otras. Estos diagramas
utilizan una serie de símbolos con significados especiales. Son la representación gráfica de los pasos de un
proceso, que se realiza para entenderlo mejor.
Gestión de Datos e Información

Estándar básico para elaborar un diagrama de flujo.

DIAG RAM A D ESC RIPC IO N B REVE INFO RM ACIO N GENER ADA RESPO NS AB LE

Elementos básicos de un diagrama de flujo.

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior


situamos materiales, información o acciones
para comenzar el proceso o para mostrar el
resultado en el final del mismo.

Conexión con otros procesos: Nombramos


un proceso independiente que en algún
momento aparece relacionado con el proceso
principal.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo


durante el proceso. Puede tener muchas
entradas, pero solo una salida

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en


que se toman decisiones: sí o no, abierto o
cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran


dirección y sentido del flujo del proceso,
conectando los símbolos. También representan
una decisión afirmativa o negativa en una
decisión.
Documento: Se utiliza este símbolo para hacer
referencia a la generación o consulta de un
documento específico en un punto del proceso.

III. Revisión y aprobación del diagrama del proceso.

El grupo deberá revisar la secuencia del proceso documentado y diagramado, para luego aprobarlo y presentarlo
tanto a la Jefatura del Departamento como a gestiondedatoscolombia@gmail.com . El levantamiento, diagramación
y aprobación deberán estar debidamente documentados y soportados por copias de formatos (donde aplique). Así
mismo los miembros de cada grupo firmaran los documentos generados durante las actividades II y III.

Fecha límite de entrega: Jueves 14 de Agosto 20:00 Horas.


Requisito indispensable para la Certificación.