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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación superior

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales

UNELLEZ

Barrancas-Barinas

HOJA DE CÁLCULO

Ing. Cindy Oviedo BACHILLER

III SMESTRE DE CONTADURIA P. Mariño Yaremi

Barrancas, junio de 2020


Introducción

Saber manejar una hoja de cálculo es una destreza imprescindible hoy en día. Sin embargo, para
aquellos que desean aprender a usar este tipo de programas, esto puede resultar una tarea bastante
ardua. “Introducción a la hoja de cálculo” es un breve manual en cómic que provee de las bases
necesarias para conocer cómo utilizar este tipo de software. No se centra en ningún programa en
particular, aunque toma como referencia a manera de ejemplo Excel y Open Office Calc. Esto
permite que el aprendizaje resulte más enriquecedor y que podamos ponerlo en práctica sin importar
que aplicación concreta utilicemos, pues todas parten de los mismos conceptos.

Entre los temas que se tratan están: el funcionamiento de la hoja de cálculo, conceptos básicos
acerca de las fórmulas y funciones y su sintaxis, tipos de datos e introducción de los mismos y, como
ejemplo de uso, utilización de la función SI.
Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar
en una matriz de filas y columnas.

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las
fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con
fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes tipos de gráficas.

Características de las hojas de cálculo

Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen algunas
características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la habilidad de capturar,
mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las celdas, grupos de celdas y filas
o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan como archivos electrónicos y pueden
desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto implica que se pueden guardar varias versiones
de los documentos en caso de que se necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede
copiar, mover y pegar información de varias hojas de cálculo.

La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:

La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la fórmula que se
escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas llamadas funciones, que pueden
ejecutar cálculos sencillos o relativamente complejos en un orden o estructura determinada,
mediante valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan
las hojas de cálculo son la "suma" para añadir números a un rango de celdas, el "promedio" para
calcular el valor promedio de un grupo de celdas y "redondeo" para redondear un número de alguna
celda.

 La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en una hoja
de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la gráfica, esta se
actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la hoja de trabajo.
 La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del
documento, así como caracteres e información en las celdas.
 La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y de las
filas y columnas de un documento.
 La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas, grupos de
celdas, filas y columnas.
 La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.
 La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo especificar la
página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las características de diseño especial
como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y resaltado.
 La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o frases
dentro del documento y las substituye por otras.
 La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar los
archivos de la computadora.
 La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó con el
programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.

Además de estas características básicas, algunos programas de hojas de cálculo son capaces de
insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como clasificación, revisión
ortográfica y rastreo de cambios, entre otras.

 En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas,


aunque resulta más complicado que en los que usan el procesador de textos.
 La lista de características disponibles en un programa de hoja de cálculo continúa
incrementándose conforme se introducen nuevas versiones en el mercado.

Existen muchos libros, revistas y sitios red que asisten para elegir el programa de hoja de cálculo
más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son suministrados o vienen
incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o como un estándar
industrial o gubernamental.

Es conveniente que el personal del organismo electoral reciba capacitación sobre cómo usar las
hojas de cálculo. La mayoría de los países cuentan con capacitadores externos, sin embargo, es
recomendable que el organismo electoral cuente con personal cualificado que pueda capacitar a
otros al interior. La mayor parte de los paquetes de programas de cómputo incluyen manuales para
el usuario y tutoriales que
se despliegan en la
pantalla.

Los programas de hojas de


cálculo se utilizan de
mejor forma cuando la
información se analiza en
dos dimensiones (filas y
columnas). Cuando se
analizan distintos tipos de
variables, o cuando se
tienen diferentes
relaciones entre las
variables, las bases de
datos interrelacionadas
constituyen el método más
eficiente para registrar y
analizar la información.

Por qué son importantes las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una herramienta de negocios importante, poderosa y versátil y pueden
proporcionarte y almacenar información importante. Las hojas de cálculo pueden conservar la
menor o la mayor cantidad de información que necesites. Algunos programas de hojas de cálculo
pueden también funcionar junto con otros programas, tales como software de presentación y
procesador de texto.

Para decirlo de manera simple, las hojas de cálculo se utilizan para compilar datos.

 Funciones

Los programas de hojas de cálculo te permiten elegir y ordenar datos para poder analizarlos y tomar
decisiones.

 Beneficios

Las hojas de cálculo son importantes para guardar información de manera electrónica; es más
rápido que lidiar con montañas de papeles para reunir información crucial.

 Software

Si tienes Microsoft Office, puedes usar Excel para crear hojas de cálculo. OpenOffice tiene un
programa gratis de código abierto de hojas de cálculo.

 Usos

Las hojas de cálculo pueden usarse para crear muchos conjuntos de datos incluyendo listas de
direcciones, presupuestos, información del cliente, reportes de seguimiento de ventas y estados
financieros.

Estructura de una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo tiene una estructura en forma de tabla, los archivos de hojas de cálculo se
manejan como si fuesen un libro, es por esto que siempre encontraras en los editores pestañas
inferiores como hojas y al grabar tu archivo como libro.

Las tablas en
informática tienen
diferentes
elementos

 Celda: es el elemento más básico de información es un elemento único en la hoja de cálculo


 Columnas o campos: es el grupo de datos asociados en forma vertical, un campo en base de
datos solo puede tener una característica de formato de dato, numérico o texto, en hojas de
cálculo esta característica es flexible, pero si se integra a una base de datos estos valores de
formato deben ser iguales.
 Filas o registros: La fila es la recolección de los datos organizados en las columnas, las filas
son horizontales y al recolectar toda la información de los campos asignados u organizados
se lo denominan registros.

Los programas y aplicaciones de hojas de cálculo tienen la siguiente convención para la


organización de las tablas.

 Para nombrar las columnas se toman letras A – Z y siguen luego con AA y sus
combinaciones
 Para nombrar las filas se tomas números desde 1 – hasta el límite que soporte el programa.

Las celdas se nombran de la siguiente manera, primero se asigna el campo o letra de la columna
donde se encuentra y luego se asigna el número de la fila en la que se encuentra.

A continuación, observamos la celda B3 que tiene como dato el texto “MARIA”

Barras de Herramientas

Las barras de herramientas son una colección de iconos ilustrados que realizan una función
específica. Los botones proporcionan un camino rápido para ejecutar un comando; es decir, en lugar
de abrir un menú y seleccionar un comando, desde la barra de herramientas con solo oprimir un
botón se realiza la misma acción.

Las barras de herramientas son una colección de iconos ilustrados que realizan una función
específica. Los botones proporcionan un camino rápido para ejecutar un comando; es decir, en lugar
de abrir un menú y seleccionar un comando, desde la barra de herramientas con solo oprimir un
botón se realiza la misma acción.
Las barras de herramientas predeterminadas de Excel...

Al abrir Excel automáticamente aparecen la barra de herramientas Estándar y la barra de


herramientas Formato.

 La barra de herramientas Estándar: Contiene comandos como: Abrir, Guardar, Imprimir,


Copiar, Cortar, Pegar, Deshacer, Ordenar, Insertar gráfico, etc.

La barra de herramientas Formato:


Contiene comandos para aplicar una
determinada clase de formato a la celda
seleccionada, tales como: Fuente, Estilo,
Tamaño, Alineación, Bordes, Color de
relleno, etc.

Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, siga estos pasos:

1.

Dar un clic con el botón derecho del ratón sobre alguna barra de herramientas que se encuentre
visible en la hoja de cálculo.

2.

A continuación aparecerá un menú contextual con la lista de barras de herramientas que puede
mostrar u ocultar.

3.
Observar que algunos nombres tienen una palomilla del lado izquierdo, esto significa que esa barra
de herramientas está actualmente visible en la hoja de cálculo.

4. Seleccionar en el menú contextual la barra de herramientas que desea mostrar u ocultar y dar
clic sobre ella con el botón derecho del ratón.

5. Con esta acción se mostrará u ocultará de forma inmediata la barra de herramientas


seleccionada.

6. Para ocultar con rapidez una barra de herramientas flotante, dar clic en el botón Cerrar de la
barra de herramientas.

Para agregar un botón a una barra


de herramientas:

 Mostrar la barra de
herramientas a la que desea
agregar el botón.
 Abrir el menú Herramientas y
seleccionar el comando
Personalizar.
 En el cuadro de diálogo dar un clic en la pestaña Comandos.
 Seleccionar una de las opciones del cuadro Categorías, para mostrar los comandos que
incluye dicha categoría.
 Desde el cuadro Comandos, arrastrar el comando deseado a la barra de herramientas que
está visible en la hoja de cálculo.
Desarrollo y creación de hojas de cálculo con fórmulas aritméticas, estadística y lógicas.

Fórmulas Básicas

Antes de comenzar, veamos cómo usar cualquier fórmula en Microsoft Excel. Ya sea que estés
trabajando con fórmulas matemáticas en éste tutorial o cualquier otro, estos consejos te ayudarán a
dominar Excel. 1. Cada Fórmula en Excel Comienza con "="

Para escribir una fórmula, haz clic en cualquier celda en Microsoft Excel y escribe el signo de igual
en tu teclado. Éste comienza una fórmula.

Cada formula básica de Excel comienza con el


signo de igual, y luego la fórmula misma.

Después del signo de igual, puedes poner una


increíble variedad de cosas en la celda. Trata
de escribir =4+4 como tu primer fórmula, y
presiona enter para retornar el resultado. Excel
imprimirá en pantalla 8, pero la fórmula
todavía está fuera de la escena en la hoja de
cálculo.

2. Las fórmulas son Mostradas en la Barra de


Fórmulas de Excel

Cuándo estás escribiendo una fórmula en una celda, puedes ver los resultados de la celda una vez que
presionas entre. Pero cuándo seleccionas una celda, puedes ver la fórmula para esa celda en la barra
de fórmulas.
Haz click en una celda en Excel para mostrar la fórmula en ella, como la fórmula de multiplicación
que resulta 125.

Para usar el ejemplo de arriba, la celda mostrará "8", pero cuándo hacemos click en esa celda, la
barra de fórmulas mostrará que la celda es la suma de 4 y 4.

3. Cómo Elaborar una Fórmula

En el ejemplo de arriba, escribimos una simple fórmula de adición de dos números. Pero, no tienes
que escribir los números, también puedes indicar otras celdas.

Excel es una grilla de celdas, con las columnas yendo de izquierda a derecha, cada una asignada a
una letra, mientras que las filas están numeradas. Cada celda es una intersección de una fila y una
columna. La celda dónde la columna A y la fila 3 se inersectan se llama A3, por ejemplo.

Las fórmulas Excel pueden escribirse para usar los valores en múltiples celdas, como multiplilcar A1
y B1 para obtener el valor en C1, que es 125.

Aritmética en Excel

Ahora cubriremos las fórmulas matemáticas de Excel y abordaremos cómo usarlas. Comencemos
explorando las fórmulas aritméticas básicas. Éstas son las bases de las operaciones matemáticas.

1. Suma y Resta

Suma y resta son dos fórmulas matemáticas esenciales en Excel. Si estás sumando tu lista de gastos
del negocio para el mes o realizando el balance de tu chequera digitalmente, los operadores de suma
y resta son increíblemente útiles.

Usa la pestaña titulada "Add and Substract" (Sumar y Restar) en el libro de trabajo para la práctica.
Sumar Valores
Ejemplo:

=24+48

o, indica los valores en las celdas con:

=A2+A3

Consejo: trata de sumar cinco o seis valores para ver lo que ocurre. Separa cada elemento con un
signo de más.

Restar Valores

Ejemplo:

=75-25-10 o, indica los valores en las celdas con:

=A3-A2

Esta dos valores en Excel al escribir números directamente en un cuadro, separado con el signo "-",
o indica dos celdas con el signo "-" entre ellos.

Multiplicación

Para multiplicar valores, usa el operador *. Usa la multiplicación en lugar de sumar el mismo
elemento una y otra vez.

Usa la pestaña titulada "Multiply" (Multiplicar) en el libro de trabajo para la práctica.

Ejemplo:
=5*4

o, indica los valores en celdas con:

=A2*A3

3. División

La división es útil cuándo divides elementos en grupos, por ejemplo. Usa el operador "/" para dividir
números o los valores en las celdas en tu hoja de cálculo.

Usa la pestaña titulada "Divide" (Dividir) en el libro de trabajo para la práctica.

Ejemplo:

=20/10

o, indica los valores en las celdas con:

=A5/B2

Estadísticas Básicas

Usa la pestaña titulada "Basic Statistics" (Estadísticas Básicas) en el libro de trabajo para la
práctica.

Ahora que conoces los operadores matemáticos básicos, vayamos a algo más avanzado. Las
estadísticas básicas son útiles para revisar un conjunto de datos y efectuar juicios informados sobre
ellos. Cubramos varias fórmulas estadísticas sencillas y populares.
1. Promedio

Para usar una fórmula de promedio en Excel, abre tu fórmula con =PROMEDIO(y luego ingresa tus
valores. Separa cada número con una coma. Cuándo presionas enter, Excel calculará e imprimirá en
pantalla el promedio.

=PROMEDIO(1,3,5,7,10)

La mejor manera de calcular un promedio es ingresar tus valores en celdas separadas en una sola
columna.

Si la fórmula =PROMEDIO para sacar el promedio de una lista de valores separados por comas, o un


conjunto de celdas como lo muestra el ejemplo de abajo.

Mediana

La mediana de un conjunto de datos es el valor que está en medio. Si tomaste los valores numéricos y los
ordenaste del más pequeño al más grande, la mediana estaría en medio de esa lista.

=MEDIAN(1,3,5,7,10)

Recomendaría escribir tus valores en una lista de celdas, y luego usar la fórmula de la mediana en una
lista de celdas con valores escritos en ellas.

=MEDIAN(A2:A5)

Usa la fórmula  =MEDIANA  para encontrar el valor medio en una lista de valores cuándo los separas
con comas, o usas la fórmula en una lista de celdas con valores en ellas.
3. Min

Si tienes un conjunto de datos y quieres mirar el valor más pequeño, la fórmula MIN en Excel es útil.
Puedes usar la fórmula MIN con una lista de números, separados por comas, para encontrar el valor más
bajo en un conjunto. Ésto es muy útil cuándo se trabaja con grandes conjunto de datos.

=MIN(1,3,5,7,9)

Podrías querer encontrar el valor mínimo en una lista de datos, que es totalmente posible con una fórmula
como:

=MIN(A1:E1)

4. Max

La fórmula MAX en Excel es el polo opuesto a MIN; te dice que valor en un conjunto es el más
grande. Puedes usarla con una lista de números, separados por comas:

=MAX(1,3,5,7,9)

O, puedes seleccionar una lista de valores en celdas, y tener el valor más grande en el conjunto, con
una fórmula como ésta:

=MAX8(A1:E1)

Excel Max Formula

La fórmula MAX de Excel es muy similar a MIN, pero te ayudará a conocer el valor más grande en
un conjunto, y puede usarse en una lista de valores o lista de datos separados por coma.
Creación de objetos gráficos en hojas de cálculo y en gráficos

Se pueden colocar objetos gráficos en HC y en gráficos. Los objetos gráficos en realidad no forman
parte de la HC ni del gráfico, sino más bien son insertados en una capa transparente colocada sobre
la hoja de cálculo o de gráfico correspondiente. Estos objetos se pueden mover, cambiar de tamaño y
se le puede asignar un formato determinado independientemente de los datos o del gráfico
subyacente.

- Lo primero es mostrar la BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO. (se puede hacer con el


botón).

- Similar a la barra de herramientas dibujo en Word

LÍNEAS, FLECHAS, RECTÁNGULOS ELIPSES Y ARCOS

 Botones: Línea, flecha y dibujar a mano alzada


 Botones: Rectángulo, elipse y arco
 Botones: rectángulo lleno, elipse llena, arco lleno
 Autoformas, sombra, 3D, etc.

Creación de gráficos a partir de una hoja de cálculo.

Al trabajar en una hoja de cálculo, puedes elegir entre cinco tipos de gráfico principales, donde se
incluyen las columnas, las barras y los gráficos circulares. También puedes guardar un gráfico como
imagen e insertarla en un documento. Para crear un gráfico, sigue estos pasos:

En la página de edición de la hoja de cálculo, selecciona las celdas de datos que quieras incluir en el
gráfico.

Nota: Ayuda a asignar una etiqueta a los datos de la hoja de cálculo antes de crear un gráfico. Por
ejemplo, si quieres reflejar tus gastos en un gráfico, puedes tener una columna de números
etiquetados como "Alquiler" y otra columna etiquetada como "Provisiones". También puedes
etiquetar las filas por meses o semanas, etc. Estas etiquetas aparecerán automáticamente en la
ventana en donde creas y pre visualizas el gráfico. Selecciona el iconográfico circular icono del
gráfico en la barra de menú o elige Insertar > Gráfico. Aparecerá la ventana "Crear gráfico".

En la sección "¿Qué tipo?", selecciona el tipo de gráfico que quieras crear: columnas, barras, líneas,
circular, dispersión, etc.

Introduce las etiquetas para el gráfico en los campos que se indican a continuación: Título del
gráfico (título del gráfico), Horizontal (lo que representa el eje horizontal), Vertical (lo que
representa el eje vertical). Además, podrás especificar la ubicación de la leyenda a través del menú
desplegable Leyenda.

En la sección "¿Qué datos?", asegúrate de que el rango de datos es correcto y, a continuación,


especifica si quieres que los datos estén agrupados por filas o columnas.

Nota: Si has incluido etiquetas en la hoja de cálculo, puedes especificar que quieres utilizar la
primera fila y la primera columna como etiquetas. Esta configuración se selecciona automáticamente
al incluir etiquetas en la fila 1 y en la columna A de la hoja de cálculo.

 Pre visualiza el gráfico y edítalo cuando sea necesario.


 Haz clic en Guardar gráfico. El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.
 Cuando creas un gráfico, puedes elegir entre uno de los cinco tipos de gráfico que aparecen
a continuación:
 Columnas (más cuatro subtipos, entre los que se incluye 3-D)
 Barras (más cuatro subtipos, entre los que se incluye 3-D)
 Líneas (más cinco subtipos)
 Circular (más dos subtipos)
 De dispersión (más tres subtipos)

Para pre visualizar diferentes tipos de gráfico, selecciona un rango de datos en la hoja de cálculo,
después haz clic en el icono Gráfico o elige "Insertar > Gráfico". En la ventana "Crear gráfico",
selecciona uno de los diferentes tipos de gráfico y visualiza los modos de presentar tus datos.

Aplicación de las hojas de cálculo para el manejo de información contable y administrativa

 Hojas de trabajo
Las hojas de Excel son las partes en las que se dividen los libros de Excel. Estas aglutinan
las celdas de Excel, donde introducimos y gestionamos datos y cálculos y que estás
organizadas por filas y columnas.

Por defecto, un libro nuevo de Excel incluye 3 hojas, las cuáles se denominan también de
forma predeterminada Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. No obstante, estas hojas de Excel son
renombrarles y podemos cambiarle el nombre de Hoja X por el que más se adapte a nuestras
necesidades. También podemos eliminar las hojas de Excel que no necesitemos y muchas
más acciones.
 Tablas de amortización
Amortizar significa extinguir gradualmente una deuda o un préstamo a través de pagos
periódicos. El objetivo de una tabla de amortización es especificar el detalle de cada uno de
los pagos hasta la liquidación total del préstamo.

Es muy probable que alguna vez hayas visto una tabla de amortización, especialmente si te
has acercado a una institución bancaria para solicitar un crédito de auto o un crédito
hipotecario. Generalmente el asesor del banco te preguntará el monto y la duración deseada
del crédito y de inmediato te mostrará una tabla con el desglose de los pagos a realizar.

El asesor no hace los cálculos manualmente en el instante sino que utiliza un sistema
computacional desarrollado para ese fin. Nosotros también podemos automatizar este tipo de
tareas al crear una tabla de amortización en Excel y de esa manera conocer fácil y
rápidamente la cantidad de pagos a realizar y así como los montos exactos destinados al
pago de intereses y al pago de capital.
Conclusión

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar
en una matriz bidimensional de filas y columnas.

Podría decirse de la hoja de cálculo que básicamente se trata de una herramienta para la gestión
comercial en un negocio, y que puede usarse con múltiples propósitos, por supuesto todos ellos
relacionados con la manipulación informática de números y datos. Una hoja de cálculo es capaz de
organizar y gestionar enormes cantidades de datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la
posibilidad de obtener resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podremos tener un
panorama exacto de los movimientos de una empresa. En este sentido, todas las hojas de cálculo
proveen de las herramientas necesarias para sumar, restar, multiplicar y dividir números en celdas
mediante fórmulas o funciones. Estas funciones son una parte importante de una hoja de cálculo.

En conclusión puedo decir que la Hoja de Cálculo de Excel, nos permite hacer desde, Lista,
operaciones matemáticas, Tablas (de diferentes tipos y tamaños) animaciones, encabezados,
anuncios, un simple examen. Etc.; y sirve para diseñar y crear cualquier tipo de enunciado, formato,
operaciones, tablas, con tus propios datos, y modificaciones.
Infografía

Hoja de cálculo - Wikipedia, la enciclopedia librees.wikipedia.org › wiki › Hoja_de_cálculo

www.definicionabc.com › negocios › hoja-de-calculo

https://www.google.com/intl/es/sheets/about/