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GERENCIA HSE

MEMORANDO

Bogotá, 7 de abril de 2020

PARA: Jorge Osorio – Vicepresidencia de Desarrollo y Producción - VDP


Edgard Paternina Blanco - Vicepresidencia Regional Orinoquia - VRO
Francy Edith Ramírez -Vicepresidencia Regional Oriente - VRE
Rafael Espinosa Rozo - Vicepresidencia Regional Central - VRC
Ricardo Ernesto Coral Lucero - Vicepresidencia Regional Sur - VRS

DE: Gerencia de HSE

ASUNTO: Aplicación Manual Control de Trabajo en Condiciones Especiales


de Operación por Aislamiento Preventivo Obligatorio Estado de
Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio
Nacional derivadas de la pandemia COVID-19

Teniendo en cuenta las disposiciones del Manual Control de Trabajo GHS-M-004, Instructivo
Análisis de Riesgos GHS-I-014 y en línea con el Ministerio de Salud y Protección Social que declaró
Emergencia Sanitaria mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 por causa del
CORONAVIRUS -COVID-19. Resolución a su vez motivada en la declaratoria de pandemia frente
al COVID-19 declarada por la Organización Mundial de la Salud, que obliga a implementar
medidas sanitarias de protección a las personas, que pueden conducir a restringir actividades y
operaciones al mínimo posible. De su parte, el Gobierno Nacional mediante Decreto 417 del 17
de marzo de 2020 declaró el “Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el
territorio nacional” por 30 días, para atender las situaciones derivadas de los efectos en salud
pública y económicos generados por la pandemia COVID-19. Posteriormente, considerando las
nuevas condiciones de propagación de la pandemia a nivel nacional, con el fin de garantizar el
derecho a la vida y a la salud de todos los habitantes, se expidió el Decreto 457 del 22 de marzo
de 2020, en el que se ordenó aislamiento preventivo obligatorio de todos los habitantes del
territorio nacional, desde las cero horas del 25 de marzo hasta las cero horas del 13 de abril de
2020.

A continuación, se fijan estrategias para garantizar la seguridad y salud de los funcionarios


emisores y ejecutores de actividades en las diferentes Plantas, Estaciones y Pozos de la
Vicepresidencia de Desarrollo y Producción:

1. Se hará uso de los diferentes medios tecnológicos establecidos por la empresa (Skype
Empresarial, Teams, Correo Electrónico entre otros) para poder seguir realizando y

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asegurando las reuniones de planeación, concertación y programación de actividades;


consolidación y aprobación de la matriz de programación de trabajos.

2. En caso de tener plantillas originales de análisis de riesgos – dimensión A, próximas a


actualizar o en proceso de actualización, las gerencias que así lo requieran, podrán
ampliar la vigencia de estos análisis de riesgos inicialmente hasta por tres (3) meses más
oficializando la extensión mediante la emisión del respectivo memorando.

3. Los análisis de riesgos con valoración H que se diligencien en el formato GHS-F-126, a


partir de la fecha podrán ser aprobados por el Supervisor de la Instalación (según lo
establecido en la Guía matriz de valoración de riesgos GHS-G-035) garantizando el
cumplimiento de las condiciones generales y específicas definidas en el Instructivo
Análisis de riesgos para la ejecución de trabajos en Ecopetrol S.A. GHS-I-014.

Sin embargo, la gerencia deberá ser informada oficialmente de las actividades H que se
ejecutan en su instalación y su análisis de riesgo y emitir mediante correo electrónico su
autorización para realizarlas, la aprobación la realizará en campo el Supervisor de la
Instalación.

Una vez el Gobierno Nacional levante las medidas de aislamiento obligatorio, finalice la
emergencia sanitaria y ECOPETROL S.A. determine que se puede entrar en normalidad
operativa, se dará un tiempo máximo de 15 días calendario para generar la revalidación
de los análisis de riesgos y aprobación por las instancias correspondientes.

4. Las actividades que se desarrollen en Plantas, Estaciones, Baterías, Pozos y


Campamentos se consideran a partir de la fecha como frecuentes, repetitivas y/o con
dispersión geográfica, es decir casos especiales, lo que conlleva a que las mismas
cumplan con las condiciones establecidas en el numeral 3.3. del Manual Control de
Trabajo GHS-M-004.

En el formato GHS-F-128 Permiso de trabajo, en la sección A de Generalidades en la línea


de “actividad frecuente, repetitiva y/o dispersión geográfica” se debe marcar con una X
la casilla del SI y en la sección G de firmas, emisión y revalidaciones, se diligencia
indicando en la casilla fecha: la fecha de inicio y en la casilla de validez: la fecha de
finalización de la actividad, con validez máxima de hasta 7 días calendario especificando
claramente el turno de trabajo del Ejecutor, firmando Emisor y Ejecutor una única vez
durante la vigencia del permiso de trabajo. Una vez finalizado este periodo, el permiso
deberá cerrarse o abrir uno nuevo si la actividad continúa.

Antes del inicio de la ejecución de la actividad diaria, el ejecutor notificará a través de


Avantel al responsable del área, quien consignará en la bitácora de la instalación (o
reporte del turno del emisor) el nombre del ejecutor, actividad a realizar y el número del
permiso. Esta dinámica deberá repetirse una vez finalizada la actividad diaria.
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5. El ejecutor para reducir el riesgo de exposición frente a la pandemia a causa del


CORONAVIRUS -COVID-19, deberá dejar en la sede del emisor o en el sitio que defina el
responsable del área para la recepción de los documentos del permiso de trabajo, análisis
de riesgo, certificado de apoyo, procedimientos, planes de rescate y/o lo necesario para
la ejecución de la actividad de forma segura, con un tiempo no menor a un día de
antelación a la fecha de ejecución de la actividad; todo el paquete del permiso de trabajo
deberá ir firmado por los actores involucrados de la actividad y en bolsa plástica
hermética.

El permiso de trabajo se emitirá por parte del Emisor de la instalación y se hará entrega
de las copias correspondientes al ejecutor tomando las mismas precauciones que se
mencionan anteriormente.

6. El emisor deberá realizar visitas de seguimiento y control al sitio de los trabajos emitidos,
para revisar y verificar el cumplimiento del alcance de la actividad autorizada mediante
permiso de trabajo y de los controles establecidos en el análisis de riesgos y en general
en todo el paquete del permiso.

El emisor y ejecutor durante este proceso deberán cumplir con las recomendaciones
dadas para evitar el contacto social (distancia entre personas no menor a 2 metros, uso
de tapabocas, lavado de manos constante y las demás recomendaciones establecidas por
Ecopetrol).

7. El permiso de trabajo podrá incluir un alcance que implique actividades realizadas por
más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumpla con
cada uno de los siguientes requisitos:

• El alcance del trabajo puede incluir diferentes especialidades y se debe asignar el


riesgo potencial más alto.
• En los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta
aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado.
• El ejecutor que firme el permiso de trabajo es el responsable del control de la
ejecución de las actividades cubiertas por el permiso de trabajo.
• Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo
un mismo permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación
del trabajo.
• Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase
de planeación del trabajo, relacionando cada uno de los procedimientos o
instructivos de trabajo de las especialidades asociadas. Este documento debe
adjuntarse al permiso de trabajo.

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• Si el trabajo a realizar cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para


las especialidades no se requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este
debe estar disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades.

8. Las actividades emitidas a través de Procedimiento o las actividades operativas definidas


por la gerencia, deberán contar con el documento en físico durante la ejecución de la
actividad y la solicitud de emisión deberá ser solicitada a través de Avantel al responsable
del área quien consignará en la bitácora de la instalación el nombre del ejecutor, actividad
a realizar, duración, riesgos divulgados, valoración de riesgos.

9. Al finalizar la ejecución de la actividad de forma temporal o definitiva, el responsable de


la ejecución deberá notificar vía Avantel al emisor para asegurar la seguridad de la
instalación antes de retirarse del sitio, garantizando siempre la normalidad de las
protecciones de seguridad del sistema intervenido, tales como válvulas de seguridad,
instrumentos de medición, control operacional, lazos de control, sistemas eléctricos, entre
otros. Esta información deberá ser consignada en la bitácora de la instalación y enviada
al emisor.

Las consideraciones anteriormente mencionadas son de aplicación inmediata en todos los activos
de la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción, exceptuando las actividades de perforación y
subsuelo; las cuales seguirán controladas a través del memorando Reglas locales.

Nota Importante: Cada Vicepresidencia o Gerencia debe oficializar mediante memorando, si


considera o determina que las estrategias antes mencionadas son aplicables dentro de su área
de negocio.

Atentamente,

Cesar Augusto Aragón


Gerencia HSE
Vicepresidencia HSE

CC. JDMV, CRM

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