PARA: Jorge Osorio – Vicepresidencia de Desarrollo y Producción - VDP
Edgard Paternina Blanco - Vicepresidencia Regional Orinoquia - VRO Francy Edith Ramírez -Vicepresidencia Regional Oriente - VRE Rafael Espinosa Rozo - Vicepresidencia Regional Central - VRC Ricardo Ernesto Coral Lucero - Vicepresidencia Regional Sur - VRS
DE: Gerencia de HSE
ASUNTO: Aplicación Manual Control de Trabajo en Condiciones Especiales
de Operación por Aislamiento Preventivo Obligatorio Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional derivadas de la pandemia COVID-19
Teniendo en cuenta las disposiciones del Manual Control de Trabajo GHS-M-004, Instructivo Análisis de Riesgos GHS-I-014 y en línea con el Ministerio de Salud y Protección Social que declaró Emergencia Sanitaria mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 por causa del CORONAVIRUS -COVID-19. Resolución a su vez motivada en la declaratoria de pandemia frente al COVID-19 declarada por la Organización Mundial de la Salud, que obliga a implementar medidas sanitarias de protección a las personas, que pueden conducir a restringir actividades y operaciones al mínimo posible. De su parte, el Gobierno Nacional mediante Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 declaró el “Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional” por 30 días, para atender las situaciones derivadas de los efectos en salud pública y económicos generados por la pandemia COVID-19. Posteriormente, considerando las nuevas condiciones de propagación de la pandemia a nivel nacional, con el fin de garantizar el derecho a la vida y a la salud de todos los habitantes, se expidió el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, en el que se ordenó aislamiento preventivo obligatorio de todos los habitantes del territorio nacional, desde las cero horas del 25 de marzo hasta las cero horas del 13 de abril de 2020.
A continuación, se fijan estrategias para garantizar la seguridad y salud de los funcionarios
emisores y ejecutores de actividades en las diferentes Plantas, Estaciones y Pozos de la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción:
1. Se hará uso de los diferentes medios tecnológicos establecidos por la empresa (Skype Empresarial, Teams, Correo Electrónico entre otros) para poder seguir realizando y
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asegurando las reuniones de planeación, concertación y programación de actividades;
consolidación y aprobación de la matriz de programación de trabajos.
2. En caso de tener plantillas originales de análisis de riesgos – dimensión A, próximas a
actualizar o en proceso de actualización, las gerencias que así lo requieran, podrán ampliar la vigencia de estos análisis de riesgos inicialmente hasta por tres (3) meses más oficializando la extensión mediante la emisión del respectivo memorando.
3. Los análisis de riesgos con valoración H que se diligencien en el formato GHS-F-126, a
partir de la fecha podrán ser aprobados por el Supervisor de la Instalación (según lo establecido en la Guía matriz de valoración de riesgos GHS-G-035) garantizando el cumplimiento de las condiciones generales y específicas definidas en el Instructivo Análisis de riesgos para la ejecución de trabajos en Ecopetrol S.A. GHS-I-014.
Sin embargo, la gerencia deberá ser informada oficialmente de las actividades H que se ejecutan en su instalación y su análisis de riesgo y emitir mediante correo electrónico su autorización para realizarlas, la aprobación la realizará en campo el Supervisor de la Instalación.
Una vez el Gobierno Nacional levante las medidas de aislamiento obligatorio, finalice la emergencia sanitaria y ECOPETROL S.A. determine que se puede entrar en normalidad operativa, se dará un tiempo máximo de 15 días calendario para generar la revalidación de los análisis de riesgos y aprobación por las instancias correspondientes.
4. Las actividades que se desarrollen en Plantas, Estaciones, Baterías, Pozos y
Campamentos se consideran a partir de la fecha como frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica, es decir casos especiales, lo que conlleva a que las mismas cumplan con las condiciones establecidas en el numeral 3.3. del Manual Control de Trabajo GHS-M-004.
En el formato GHS-F-128 Permiso de trabajo, en la sección A de Generalidades en la línea
de “actividad frecuente, repetitiva y/o dispersión geográfica” se debe marcar con una X la casilla del SI y en la sección G de firmas, emisión y revalidaciones, se diligencia indicando en la casilla fecha: la fecha de inicio y en la casilla de validez: la fecha de finalización de la actividad, con validez máxima de hasta 7 días calendario especificando claramente el turno de trabajo del Ejecutor, firmando Emisor y Ejecutor una única vez durante la vigencia del permiso de trabajo. Una vez finalizado este periodo, el permiso deberá cerrarse o abrir uno nuevo si la actividad continúa.
Antes del inicio de la ejecución de la actividad diaria, el ejecutor notificará a través de
Avantel al responsable del área, quien consignará en la bitácora de la instalación (o reporte del turno del emisor) el nombre del ejecutor, actividad a realizar y el número del permiso. Esta dinámica deberá repetirse una vez finalizada la actividad diaria. Plantilla 034 – V. 2 – 27/10/2017 ___________________________________________________________________ Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
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5. El ejecutor para reducir el riesgo de exposición frente a la pandemia a causa del
CORONAVIRUS -COVID-19, deberá dejar en la sede del emisor o en el sitio que defina el responsable del área para la recepción de los documentos del permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificado de apoyo, procedimientos, planes de rescate y/o lo necesario para la ejecución de la actividad de forma segura, con un tiempo no menor a un día de antelación a la fecha de ejecución de la actividad; todo el paquete del permiso de trabajo deberá ir firmado por los actores involucrados de la actividad y en bolsa plástica hermética.
El permiso de trabajo se emitirá por parte del Emisor de la instalación y se hará entrega de las copias correspondientes al ejecutor tomando las mismas precauciones que se mencionan anteriormente.
6. El emisor deberá realizar visitas de seguimiento y control al sitio de los trabajos emitidos, para revisar y verificar el cumplimiento del alcance de la actividad autorizada mediante permiso de trabajo y de los controles establecidos en el análisis de riesgos y en general en todo el paquete del permiso.
El emisor y ejecutor durante este proceso deberán cumplir con las recomendaciones dadas para evitar el contacto social (distancia entre personas no menor a 2 metros, uso de tapabocas, lavado de manos constante y las demás recomendaciones establecidas por Ecopetrol).
7. El permiso de trabajo podrá incluir un alcance que implique actividades realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumpla con cada uno de los siguientes requisitos:
• El alcance del trabajo puede incluir diferentes especialidades y se debe asignar el
riesgo potencial más alto. • En los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado. • El ejecutor que firme el permiso de trabajo es el responsable del control de la ejecución de las actividades cubiertas por el permiso de trabajo. • Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación del trabajo. • Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeación del trabajo, relacionando cada uno de los procedimientos o instructivos de trabajo de las especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo.
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• Si el trabajo a realizar cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para
las especialidades no se requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este debe estar disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades.
8. Las actividades emitidas a través de Procedimiento o las actividades operativas definidas
por la gerencia, deberán contar con el documento en físico durante la ejecución de la actividad y la solicitud de emisión deberá ser solicitada a través de Avantel al responsable del área quien consignará en la bitácora de la instalación el nombre del ejecutor, actividad a realizar, duración, riesgos divulgados, valoración de riesgos.
9. Al finalizar la ejecución de la actividad de forma temporal o definitiva, el responsable de
la ejecución deberá notificar vía Avantel al emisor para asegurar la seguridad de la instalación antes de retirarse del sitio, garantizando siempre la normalidad de las protecciones de seguridad del sistema intervenido, tales como válvulas de seguridad, instrumentos de medición, control operacional, lazos de control, sistemas eléctricos, entre otros. Esta información deberá ser consignada en la bitácora de la instalación y enviada al emisor.
Las consideraciones anteriormente mencionadas son de aplicación inmediata en todos los activos de la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción, exceptuando las actividades de perforación y subsuelo; las cuales seguirán controladas a través del memorando Reglas locales.
Nota Importante: Cada Vicepresidencia o Gerencia debe oficializar mediante memorando, si
considera o determina que las estrategias antes mencionadas son aplicables dentro de su área de negocio.
Atentamente,
Cesar Augusto Aragón
Gerencia HSE Vicepresidencia HSE
CC. JDMV, CRM
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