UNIDAD 3

INFORMES
DINÁMICOS
OBJETIVO DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad,

el participante estará en capacidad
de generar informes dinámicos
(Tablas y Gráficos) para utilizar de
forma práctica y eficiente los recursos
de Microsoft Excel para la
manipulación de grandes cantidades
de información.
3.1 Informes Dinámicos
Los informes dinámicos
Permiten crear en cuestión de
segundos nuevas vistas de los
datos de hojas de cálculo.
Cientos o miles de fragmentos
de información van encajándose
y revelan el significado de los
datos.
Los informes de tablas
dinámicas organizan y resumen
los datos de modo que no sólo
formen parte de una hoja de
cálculos. Los informes de tablas
dinámicas ofrecen
comparaciones, revelan
modelos y relaciones, además
de analizar tendencias.
Usted decide qué datos
desea analizar y cómo
organizarlos. Cada informe de
tabla dinámica le proporciona
una vista distinta de sus datos,
respondiendo al instante a sus
preguntas, y de personalizada
para sus objetivos.
Para comparar datos,
comience por plantear
preguntas. ¿Necesita conocer
las cifras totales de ventas por
región, por vendedor, por
trimestre o por mes? ¿Iría mejor
su negocio si los mejores
vendedores sólo vendieran los
mejores productos? ¿O
significaría eso que habría
líneas completas de productos
sin generar ingresos?
Una vez que tenga en
mente las preguntas, Excel
proporciona respuestas con
facilidad. En primer lugar, ofrece
un asistente para ayudarle a
preparar los datos para
mostrarlos en una nueva vista.
A continuación, puede arrastrar
y colocar los datos desde su
lista de cifras de ventas hasta
una nueva vista de informe de
tabla dinámica.
Crear informes de tabla
dinámica consiste en llevar
piezas de información de unos
lugares a otros para ver cómo
encajan entre sí. ¿No está
satisfecho con este primer
informe? Se tarda un par de
segundos en cambiar la
disposición de las filas y las
columnas para ver distintos
patrones.
Los informes de tabla
dinámica son tan versátiles que
no debe preocuparse por
organizar el informe de una
forma "equivocada",
simplemente lleve los datos de
un lugar a otro, una y otra vez,
para conseguir tantas
respuestas directas y claras
como preguntas plantee.
-2-
 Por tanto, en cuestión de enumere las ventas por país o
segundos puede convertir un en otro que clasifique a los
informe que muestre las ventas vendedores por cantidades de
de cada vendedor en otro que pedidos.

3.1.1 Crear un Informe de tabla

Dinámica
Empiece por preguntarse qué necesita saber:

¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?

¿Qué cantidades se han vendido por país?
Cuando esté listo para obtener las respuestas, haga clic en cualquier
punto de los datos e inicie el Asistente haciendo clic en la opción
Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos.
Se abrirá el asistente, que consta de 3 pasos sencillos,

1. Utilizará los datos contenidos en una lista de Excel o en una

base de datos.

-3-
2. Utilizará todos los datos del rango o los que seleccione, observe
que automáticamente se selecciona toda la información.

3. Colocará el área de diseño del informe en una nueva hoja de

cálculo o donde lo especifique.

-4-
 El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de
cálculo con todo lo necesario para crear una vista de tabla dinámica de
sus datos:

La barra de
herramientas
Tabla
dinámica.

La lista de
campos de
tabla
dinámica
desde la que
se arrastra
El área de
los elementos
diseño en la
que colocar
los elementos

La Lista de campos de tabla

dinámica contiene los
nombres de las columnas
del origen de datos

Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido

en un campo con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla
dinámica de sus datos debe arrastrar los campos desde la lista de
campos hasta el área de diseño

-5-
 El área de diseño está dividida en cuatro áreas de colocación
independientes señaladas en las que puede arrastrar y colocar los
campos desde la lista de campos. El área de diseño se convertirá en
su informe de tabla dinámica.

Las etiquetas de las áreas de colocación le indican dónde

colocar los datos para mostrarlos con una orientación específica. Por
ejemplo, si deseara arrastrar el campo Vendedor al área etiquetada
como Coloque los campos de fila aquí, por ejemplo, vería una fila
por cada nombre de vendedor. Si arrastrara el campo Vendedor y lo
colocara en el área etiquetada con Coloque los campos de columna
aquí, obtendría una columna por cada nombre de vendedor.

No es necesario utilizarlos todos los campos.

-6-
 Ejemplo: Supongamos que su primera pregunta es: ¿Cuánto ha
vendido cada vendedor? Para conocer la respuesta utilizaría dos de
los campos de la lista de campos: el campo Vendedor para mostrar los
nombres de los vendedores y el campo Cantidad del pedido para
presentar la cantidad vendida por cada persona.

Después de decidir qué campos utilizar, debe determinar dónde

colocar cada campo. Para mostrar un nombre de vendedor por cada
fila, debe arrastrar el campo Vendedor hasta el área de colocación
identificada como Coloque los campos de fila aquí.

Para ver la cantidad vendida por cada persona, arrastre el

campo Cantidad del pedido hasta el área etiquetada como Coloque
datos aquí. Aquí normalmente se colocan datos numéricos, porque
Excel los suma automáticamente en esta área. Así:

Listo!. El informe de tabla dinámica resume 799 filas de

información para que pueda conocer inmediatamente el nivel de
ventas de cada vendedor.
-7-
 Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad
y rapidez, puede arrastrar otros campos al área de diseño. O también
puede ordenar los datos colocando campos en las columnas o en las
filas para mostrar distintas relaciones existentes entre ellos
simplemente arrastrando los campos desde una área de colocación a
otra.

3.2.1 Gráficos Dinámicos

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los
datos de un informe de tabla dinámica. Puede cambiar el diseño y los
datos mostrados en un informe de gráfico dinámico igual que en un
informe de tabla dinámica.

Informe de tabla dinámica de datos de las ventas

Informe de gráfico dinámico de los mismos datos

-8-
Los informes de gráficos dinámicos tienen algunos elementos
especializados además de las series, las categorías, los marcadores
de datos y los ejes de los gráficos de Excel habituales.

1. Campo de página
2. Campo de datos
3. Campo de serie
4. Elementos
5. Campo de categoría

Campo de página: Campo que se utiliza para filtrar datos por

elementos específicos. En el ejemplo, el campo de página Región
muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los datos de
una sola región, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable
junto a (Todas) y seleccionar la región.

-9-
Campo de datos Campo del origen de datos subyacente que
proporciona valores para comparar o medir. En el ejemplo, Suma de
ventas es un campo de datos que resume las ventas trimestrales por
región para cada deporte. El marcador de datos de primera categoría
(Trim1) llega casi a 250 en el eje de valores (y). Esta cantidad es la
suma de las ventas correspondientes a Tenis, Safari y Golf durante el
primer trimestre. Según el origen de datos utilizado para el informe,
puede cambiar la función de resumen a Promedio, Contar, Producto u
otro cálculo.

Campo de serie Campo que se asigna a una orientación de serie

en un informe de gráfico dinámico. Los elementos del campo
proporcionan las series de datos individuales. En el ejemplo, Deporte
es un campo de serie con tres elementos: Tenis, Safari y Golf.

Elemento Los elementos representan entradas únicas en el mismo

campo, y aparecen en las listas desplegables de los campos de
página, categoría y serie. En el ejemplo, Trim1, Trim2, Trim3 y Trim4
son elementos del campo de categoría Trimestre, mientras que Tenis,
Safari y Golf son elementos del campo de serie Deporte.

Campo de categoría Campo de los datos de origen que se asigna

a una orientación de categoría en un informe de gráfico dinámico. Un
campo de categoría proporciona las categorías individuales cuyos
puntos de datos se representan gráficamente. En el ejemplo, Trimestre
es un campo de categoría.

Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla

dinámica asociado. Ambos informes tienen campos que se
corresponden entre sí. Si cambia la posición de un campo en un
informe, también cambiará el campo correspondiente del otro informe.

- 10 -
El ejemplo siguiente muestra la correspondencia entre campos en
cada tipo de informe:

1. Campos de página
2. Campos de datos
3. El campo de fila corresponde al campo de categoría
4. El campo de columna corresponde al campo de serie

Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de

tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la
posición de sus campos, está determinado inicialmente por el diseño
del informe de tabla dinámica. Si crea primero el informe de gráfico
dinámico, determine el diseño del gráfico arrastrando los campos
desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica hasta las áreas
de colocación de la hoja de gráfico. Excel crea automáticamente un
informe de tabla dinámica asociado que utiliza un diseño
correspondiente.

- 11 -
 3.2.2 Diferencias entre informes de
gráfico dinámico y gráficos normales
no interactivos

Con los gráficos normales se crea un gráfico para cada vista de

los datos que desee ver. Con los informes de gráfico dinámico puede
crear un único gráfico y ver los datos de distintas formas cambiando el
diseño del informe o los detalles mostrados.

Si está familiarizado con los gráficos normales, descubrirá que la

mayor parte de las operaciones son iguales en los informes de gráfico
dinámico. Sin embargo, hay algunas diferencias:

Tipos de gráficos: El tipo de gráfico predeterminado para un

gráfico normal es un gráfico de columnas agrupadas, que compara los
valores de las categorías. El tipo de gráfico predeterminado para un
informe de gráfico dinámico es un gráfico de columnas apiladas, que
compara la contribución de cada valor a un total en todas las
categorías. Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por
cualquier tipo, menos xy (Dispersión), de cotizaciones y de burbujas.

Ubicación de los gráficos: Los gráficos normales están

incrustados de forma predeterminada en hojas de cálculo. Los
informes de gráfico dinámico se crean en hojas de gráficos de forma
predeterminada. Una vez creado, el informe de gráfico dinámico se
puede cambiar a otra ubicación en una hoja de cálculo.

- 12 -
3.2.2 Crear Un Gráfico Dinámico
Comenzar con un informe de tabla dinámica Asegúrese de que
el informe de tabla dinámica tenga al menos un campo de fila que
pasará a ser el campo de categoría en el informe de gráfico dinámico y
un campo de columna que se convertirá en el campo de serie, de un
clic en el botón Asistente para gráficos en la barra de herramientas
Tabla Dinámica.

Asistente para
gráficos

Comenzar desde cero En el Asistente para tablas y gráficos

dinámicos, especifique el tipo de datos de origen que desee utilizar y
establezca las opciones de uso de los datos. A continuación, diseñe el
informe de gráfico dinámico de forma parecida a un informe de tabla
dinámica. Si el libro no contiene un informe de tabla dinámica, Excel lo
crea cuando el usuario crea el informe de gráfico dinámico. Al cambiar
el informe de gráfico dinámico, también cambia su informe de tabla
dinámica asociado y viceversa.

- 13 -
Personalizar el informe A continuación, se cambia el tipo de
gráfico y demás opciones (como los títulos, la colocación de la
leyenda, los rótulos de datos, la ubicación del gráfico, etc.) utilizando el
Asistente para gráficos y los comandos del menú Gráfico.

- 14 -
ACTIVIDAD

ACTIVIDAD No. 3
• Abra un nuevo libro.
• Genere una base de datos que contenga las columnas: Nombre,
Producto y ventas(repita nombres y productos), con 25 registros.
• A la columna ventas ingrese valores que estén en el rango entre
2000 y 5000.
• Aplique formato de moneda, renombre la hoja como Ventas de
Febrero
• Cree un informe de Gráfico Dinámico que muestre las ventas por
vendedor.
• Guarde el archivo con nombre Ejercicio 1 unidad 3.
• Modifique el informe para que se muestren las ventas por
producto.
• Guarde el archivo con nombre Ejercicio 2 Unidad 3 .

RESUMEN

RESUMEN:
En esta unidad usted aprendió a:

• Diferenciar entre un gráfico no interactivo y un gráfico

dinámico.
• Crear un informe de Tabla Dinámica.
• Crear un informe de Gráfico dinámico.
• Personalizar ambos informes.

- 15 -