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MS.

POWER POINT 2010

POWER POINT 2010

INTRODUCCIÓN

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear


presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten
comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar
hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los
párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos
básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc., para familiarizarnos con el entorno.

FORMAS BÁSICAS DE INICIAR POWERPOINT

1) Desde el botón Inicio situado,


normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic
sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Programas, aparece
otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; buscar Microsoft
PowerPoint, y al hacer clic sobre él e
arrancará el programa.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic


sobre él.
Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos
explicando, de esta forma aprenderás mejor el manejo de este
programa. Para que te sea fácil el seguir la explicación al mismo
tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones,
si no sabes cómo hacerlo no te preocupes aquí te explicamos cómo compaginar
dos sesiones.

Prof. Jesús Mallma


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LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te


mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta
pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.

La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay
disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso
orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1) En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas


que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas
pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

2) El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con
su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos
su pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema
aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder
modificarla.

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3) La barra de herramientas de acceso rápido contiene,


normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son
Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para
recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura
estas herramientas, ya que lo más frecuente cuando trabajamos, pese a todo, es
equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

4) La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está


visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha
los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las
ventanas del entorno Windows.

5) La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de


una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar
acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas.
La veremos en detalle más adelante.

6) Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en


mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el
área de trabajo.
a) Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada
será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
b) O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al
lado, arrastrándolo.

7) Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual


queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista
general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la
presentación para ver cómo queda, etc.

8) El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la
presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos
podemos hacer que aparezcan cuando
imprimamos la presentación en papel.

9) La barra de estado muestra información del estado del documento, como el


número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.

LA FICHA ARCHIVO

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color naranja, ¿por qué?

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Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la
modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones
referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se
cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que
Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la


vamos a comentar a parte. Observarás que sus opciones no se
encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta
pestaña equivalía al botón Office en la versión PowerPoint 2007, y
en versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en
PowerPoint 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un diseño
mejorado.

Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar


documentos. También puedes acceder a una lista de los
documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicación.
Las opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos,
aunque también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos
pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un
pequeño recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar
como, Opciones y Salir.

Opción que despliega una lista de opciones.


Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que
ocupa todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más
intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel
situado justo a la derecha. Algunos ejemplos son los comandos Información,
Reciente o Imprimir.

Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.

CÓMO CERRAR POWERPOINT

Para cerrar PowerPoint, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:


a) Hacer clic en el botón cerrar de la barra de título.
b) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

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c) Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de PowerPoint.

Si lo que queremos es cerrar la Presentación actual sin cerrar el programa


haremos:
a) Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Cerrar.

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, nos


preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de
diálogo asociado al menú Guardar en el caso de no haberla guardado anteriormente.

CREAR UNA PRESENTACIÓN

1) Crear una Presentación en Blanco

Crear una presentación es tan sencillo


como abrir PowerPoint. Por defecto se
muestra una presentación en blanco
con la que podremos trabajar. Sin
embargo también podemos crearla de
forma explícita si, por ejemplo, ya
estamos trabajando con otra. Para ello
haremos clic en Archivo > Nuevo. Seleccionamos la opción Presentación en blanco
y pulsamos el botón Crear de la derecha.

En las imágenes siguientes puedes


ver el apartado Nuevo con las
opciones descritas y el resultado
final, es decir, la presentación en
blanco.

En la primera diapositiva que se crea


por defecto en las nuevas
presentaciones dispondrás de dos
cuadros: uno para el título y otro para
el subtítulo. A partir de ahí tendremos
que añadir contenido o diapositivas
nuevas y todo lo demás.

2) Crear una Presentación con una Plantilla

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es
mucho más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.
Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos
clic en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opción Plantillas de ejemplo.

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Aparecerá un listado de plantillas, simplemente seleccionamos la más apropiada y
pulsamos Crear.

Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla


seleccionada, que se corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la "portada".
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y este es el resultado:

Se trata de una presentación con 7 diapositivas,


como puedes observar en el área de esquema de la
izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos
distintos, pero siempre guardando un estilo y una
temática común.
Y esto es sólo el principio, un punto de partida. Al
igual que en el caso de la presentación en blanco,
posteriormente podremos ir añadiendo elementos y
diapositivas.

El uso de las plantillas es muy práctico, sin embargo


hay que tener en cuenta que las que vienen como
ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para
conseguir más deberemos descargarlas desde la
página Office.com, donde podremos encontrar
muchas y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de
conexión a internet puedes hacerlo directamente
desde PowerPoint,

GUARDAR UNA PRESENTACIÓN

Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para


conservarlo y por lo tanto deberemos guardar la presentación como un archivo
almacenado en nuestro equipo. Pero también es fundamental que guardemos las
modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error en el sistema
o se va la luz eléctrica evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho
popular, más vale prevenir que curar.

Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botón
de la barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.

Si es la primera vez que guardamos la presentación deberemos indicar dónde


queremos guardarla y bajo qué nombre. El resto de veces que guardemos, como el
archivo ya se habrá creado, lo único que el sistema hará es ir actualizando su
contenido.

La primera vez que guardamos se muestra una ventana similar a la siguiente


(variará en función de la versión de Windows que utilices):

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El archivo con la presentación se
guardará en la carpeta que
estemos visualizando, es decir, en
la que tengamos abierta. En la
imagen de ejemplo se guardaría en
la carpeta Ejemplos del curso.
Observa que en la parte superior
se indica la ruta de dicha carpeta y
que desde el panel izquierdo
puedes explorar las carpetas del
equipo para situarte en la que
desees. Es interesante observar y
recordar dónde se guardan los
archivos de trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se
pueden crear carpetas desde la opción Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de
un modo más apropiado.

Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se
guarda. Para ello deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto
Nombre de archivo.

Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.

Por defecto se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la
extensión pptx. Si por cualquier motivo queremos guardar la presentación con otro
formato, por ejemplo el formato antiguo (PowerPoint 97-2003), lo único que
deberemos hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el adecuado de la
lista desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.

Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra
presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos
cambios posibles.

ABRIR UNA PRESENTACIÓN

Una vez hemos creado y guardado una


presentación ya la tenemos almacenada en el
equipo. Bien, y ahora, ¿cómo la abrimos si
queremos verla o seguir editándola? Existen
varias formas de abrir una presentación, nos
vamos a centrar en las dos principales: abrirla
desde PowerPoint localizándola manualmente
en su carpeta contenedora y abrirla desde la
lista de archivos recientemente utilizados.

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1) Desde la opción Archivo > Abrir o las teclas rápidas CTRL+A se inicia el siguiente
cuadro de diálogo:

La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para
localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos
clic sobre él para seleccionarlo y pulsamos el botón Abrir. El archivo se mostrará
para empezar a trabajar con él.

2) Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo


encontrarán más práctico el segundo método: abrir el archivo de entre las
presentaciones recientemente utilizadas. Este listado lo encontramos en Archivo >
Reciente.

A la izquierda apreciaremos la lista de las últimas presentaciones abiertas y a la


derecha una lista de las últimas carpetas contenedoras de presentaciones utilizadas.
El listado se va actualizando según utilizamos
PowerPoint, pero también lo podemos modificar
a nuestro antojo, si lo deseamos:

Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él y
escogemos la opción Quitar de la lista.

Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar


haciendo clic en su botón en forma de chincheta . La chincheta se mostrará azul
y como si estuviese clavada, esto indicará que se encuentra anclado. Para
desanclarlo volveremos a hacer clic sobre el botón.

Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle.


PowerPoint permite trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si
tenemos una abierta e intentamos abrir otra, esta se mostrará en una ventana
nueva.

Por ello, es importante saber cambiar de ventana


adecuadamente. Una forma sencilla de hacerlo
es desde la pestaña Vista, en el menú Cambiar
ventanas. La ventana que se mostrará en primer
plano será aquella que esté seleccionada, es
decir, marcada con un aspa junto a su nombre.

TIPOS DE VISTAS

Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber


cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.

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El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener
tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de
todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.

1) Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.


Donde encontraremos las cuatro vistas principales (Normal, Clasificador, Vista
lectura y Presentación) que nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo
general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la
presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra exposición.
Durante el tema iremos viéndolas con detalle.

2) Desde las opciones de la cinta.


Casi todas las vistas se
encuentran en la ficha
Vista. Aquí encontramos
algunas vistas más
además de las que ya
aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las Vistas patrón.

La única vista que no se encuentra


aquí es la de Presentación. Puesto
que se trata de una vista muy
importante, porque nos permite ver el
resultado final tal cual lo verá nuestro
público, posee una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella
encontraremos distintas formas de ejecutarla.

TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS

Cuando creamos una presentación podemos después


modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas,
etc.

1) Insertar una nueva diapositiva

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si


te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña
diapositiva del área de esquema ya que de
esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva
diapositiva a la presentación.

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Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final
una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva
después de esta.

Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se


encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.

2) Copiar una diapositiva

Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de


diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde
quieres copiar la diapositiva.

Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias
formas:

Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón que se


encuentra en la pestaña Inicio.
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a

copiar y pulsa el botón .

Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres
copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque
alrededor de ella aparece un marco de color).
- Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción Copiar.
- Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de
la cual se insertará la diapositiva a copiar.
- Por último selecciona del menú contextual la opción Pegar.

Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el
menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL +
V (pegar).

Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los


mismos pasos que acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la
tecla CTRL, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas

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manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva. Una
vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.

3) Duplicar una diapositiva

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar


sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar
puedes copiar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas
puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:

Hazlo desde la banda de opciones


desplegando el menú Nueva diapositiva y
seleccionando la opción Duplicar diapositivas
seleccionadas.
O bien utilizando la combinación de teclas
Ctrl + Alt + D

4) Mover diapositivas

Mover arrastrando.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes
que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del
ratón arrástrala hasta la posición donde quieres situarla.

Al desplazarla verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo
debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se
situará la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre
las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la 6.

Una vez te hayas situado en la


posición donde quieres poner la
diapositiva suelta el botón del ratón
y automáticamente la diapositiva se
desplazará a la posición e incluso
se reenumerarán las diapositivas.

Para mover una diapositiva estando


en el área de esquema pulsa con el
botón izquierdo del ratón sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición
donde quieras moverla, una vez situado suelta el botón y automáticamente la
diapositiva se desplazará y se reenumerarán todas las diapositivas.

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Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva número siete ha pasado
a ocupar la posición número 6 y la que ocupaba la posición 6 pasa a ser la 5.

Otras formas de mover.


Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el
lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación
a otra.

Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero


seleccionamos las diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón
de la pestaña Inicio, utilizando el menú contextual, o las teclas Ctrl + X),
luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las
que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos
de la misma forma.

Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes


seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última
diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla
CTRL para seleccionarlas.

Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más
cómoda te resulte:

 Desde la pestaña Inicio y seleccionando la opción


Eliminar.
 Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú
contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y
seleccionando Eliminar diapositiva.
 La última forma de eliminar es pulsando la tecla SUPR.

LAS REGLAS

Para hacer visibles las reglas vamos a la pestaña Vista y


seleccionamos la opción Regla, si ya está visible aparecerá una
marca al lado izquierdo de la opción Regla.

Una vez seleccionada aparecerá una regla horizontal y otra


vertical pero sólo en la vista Normal.

Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto


ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando
la posición del puntero del ratón.

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LA CUADRÍCULA

La cuadrícula está formada por líneas que


dividen la diapositiva en secciones, creando
pequeños cuadrados, tales que nos será más
fácil situar los objetos de forma alineada en la
diapositiva.

La cuadrícula no aparece al imprimir o al


visualizar la presentación.

Para mostrar la cuadrícula, marca la opción


Líneas de cuadrícula en la pestaña Vista (junto
a la opción Reglas). Este será el resultado:

LAS GUÍAS

Las guías no son más que unas líneas discontinuas


que dividen la diapositiva en cuatro secciones
iguales, de esta forma podemos conocer el centro de
la diapositiva y repartir la información mejor.

Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al


imprimir o visualizar la presentación.

Para mostrar las guías despliega el menú contextual,


haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y
selecciona la opción Cuadrícula y guías.

Aparecerá una ventana como la que te mostramos a


continuación.

Si quieres que se visualicen las guías marca la opción


Mostrar guías de dibujo en la pantalla. El resultado es el
siguiente:

MANEJAR OBJETOS

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo
un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.

Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante
analizaremos con más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que
hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.
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1) Seleccionar Objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que
hacer clic sobre él. Si aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre
el marco y el objeto pasará a estar seleccionado.

- El marco tomará un aspecto diferente como el que te


mostramos a continuación.
- Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del
marco.
- Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla
SHIFT (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos.
- Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados
manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la
selección.

2) Copiar Objetos
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir
los siguientes pasos:

Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta


que el marco tome este aspecto : . Puedes seleccionar varios a la vez si lo
deseas como hemos visto en el punto anterior.
Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas:
- con las teclas (Ctrl + C),
- con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del
ratón),
- o con el icono de la banda de opciones.
A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto.
Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de
diapositiva utiliza el área de esquema.
Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias
formas:
- con las teclas (Ctrl + V),
- con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),

- o con el icono de la banda de opciones.

Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que
se sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta
su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.

La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.

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3) Duplicar Objetos
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos
utilizar el método de duplicar objetos que consiste en hacer una
copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s.
Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo,
después desplegar el menú Pegar de la pestaña Inicio y
seleccionar la opción Duplicar.
También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D.
Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.
A continuación te mostramos un ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al
duplicar un objeto después de Ctrl+Alt+D
Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia.
Si quieres cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y
desplazarla hasta el lugar que quieras. Eso te lo explicamos en la
siguiente página...

4) Mover Objetos

Mover arrastrando.
Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer
es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás
que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él
(pero no sobre los círculos que hay en el marco) y
verás que el cursor toma el siguiente aspecto ,
pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra el objeto,
cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás
que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.

Mover cortando.
Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar el
objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después
situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl
+ V para pegar el objeto.

En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original.

Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar de la


pestaña Inicio y del menú contextual.

Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a


otra es posible que en la diapositiva original quede una
sección reservada a insertar un contenido aunque éste
lo hayamos quitado.

Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa


SUPR.
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5) Distancia entre objetos


PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la
distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el
margen de una diapositiva, etc.)

- Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guías, (tema
Las Reglas y Guías).
- Verás que al activar las guías aparecen en la diapositiva dos
líneas (una horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva
en 4 partes iguales.
- Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando
el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer
objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación
arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto
manteniendo pulsada la tecla Shift, verás que aparece un
pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia
desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos
momentos la guía.

6) Modificar el tamaño de los objetos


Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes
que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del
objeto tenemos ocho círculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos
de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos
direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto
del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha,
mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño
deseado, después suelta el botón del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen
una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que
estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el
cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales
permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos

puntos, este toma esta forma .

7) Girar Y Voltear
PowerPoint permite aplicar otros
cambios a los objetos, puedes cambiar
su orientación (por ejemplo girar un
dibujo 30 grados hacia la derecha para
dejarlo inclinado), también puedes

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voltear los objetos (cuando volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que
obtienes es la imagen que aparecería en un espejo puesto de forma vertical frente
al objeto original).

No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos
Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear.

Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez
seleccionado despliega el menú Girar de la pestaña Formato.

a) A continuación selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los que te
propone.
b) Si seleccionas la opción Girar 90º a la izquierda automáticamente el objeto
experimenta un giro de 90 grados a la izquierda.
c) Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha automáticamente el objeto
experimenta un giro de 90 grados a la derecha.
d) Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene
su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical.
e) Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su
simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal.

Observa, que manteniendo el cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para
que veamos el resultado. Pero el cambio no será real si no pulsamos.

A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo queda un objeto girado y


volteado.

Después de Girar a la derecha Después de Girar a la izquierda

Después de Voltear horizontalmente

Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic sobre
unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto (son puntos que
se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del
puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúate
sobre el punto verde que quieras y después arrastra el ratón hacia la posición que
tu deseas y verás como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado suelta el
botón izquierdo del ratón.

8) Ordenar Objetos
En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos
unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y después insertar un
rectángulo) y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema
PowerPoint incorpora la opción ordenar que te permitirá mover los objetos a planos

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distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que
por eso no se veía.

Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el


objeto al que quieras cambiar su orden.
Una vez seleccionado haz clic en la pestaña Formato y
despliega una de los dos menús: Traer al frente o
Enviar al fondo.
A continuación selecciona el tipo de orden que quieras
realizar.
Si seleccionas la opción Traer al frente el objeto que tengas
seleccionado pasará a ser el primero por lo que si los pones
encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo.
Si seleccionas la opción Traer adelante el objeto que tengas seleccionado pasará
una posición hacia adelante.
Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último
por lo que cualquier objeto que haya encima de él lo tapará.
Si seleccionas Enviar atrás este objeto pasará una posición
atrás.

A continuación te mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

9) Eliminar Objetos
Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los
objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla SHIFT.
Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero
la sección reservada a estos objetos se mantiene
aunque vacía:
Si quieres también borrar estas secciones tienes que
pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo
cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos
sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada.
Para Deshacer la última operación realizada podemos:
- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido, o
con las teclas Ctrl + Z

- Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con

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las últimas operaciones realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos
deshacer.

Para Rehacer la última operación realizada podemos:


- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido, o con las
teclas Ctrl + Y
- Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones
marcándolas de la lista desplegable asociada al botón.

TRABAJAR CON TEXTOS

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones
que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra,
color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías,
etc.

A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas
con los textos.

1) Insertar texto

Antes de insertar texto en una diapositiva es


conveniente seleccionar un patrón adecuado al
contenido que vayamos a introducir, por eso es
conveniente que antes seleccionemos uno de los
diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos
la tarea.

Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos


para añadir texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,


automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá
y aparecerá el punto de inserción.

Empieza a insertar el texto.

Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de
la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.
Añadir texto nuevo

Es posible que con los textos de


esquema que incorporan las
plantillas de PowerPoint no sea

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suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más
contenido a la diapositiva.

Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la
pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro
de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo
para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño
deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes
empezar a escribir el texto.
Introduce el texto.

Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva
o pulsa dos veces ESC.

2) Cambiar el aspecto de los textos

PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño


y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos
el grupo Fuente en la pestaña Inicio o utilizando el
cuadro de diálogo Fuente.

Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto.


Para abrir el cuadro de diálogo hacemos clic
en la flecha que se encuentra al pie de la
sección.

Se abrirá una ventana similar a la que te


mostramos a continuación:

En la sección Fuente para texto latino:


selecciona de la lista el tipo de letra que
quieras aplicar. También lo puedes hacer desde la barra de formato con

En Estilo de fuente: indícale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo) ,
negrita (Ejemplo texto con negrita) , negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita
cursiva), etc.

En Tamaño selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo) o


desde . Puedes también utilizar los botones para aumentar o disminuir
el tamaño de la letra.

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MS. POWER POINT 2010

Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado , con sombras ,
relieve, etc. Estos efectos podrás combinarlos a tu gusto.

También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable
Color de fuente selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no te
gusta ninguno, pulsa en el botón Más colores, aparecerá la ventana que te
mostramos a continuación y de la pestaña Estándar selecciona el que más te guste.

Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar.


Esto lo puedes hacer también desde la barra de formato con el icono .
Utiliza la pestaña Espaciado entre caracteres o el botón para establecer el
kerning del texto (la separación entre cada letra o carácter).

TRABAJAR CON TABLAS

Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:

Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.

Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la que


podrás indicar el número de columnas y filas.

Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa


Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto
con una nueva barra de herramientas que te permitirá
personalizar la tabla.

Otra opción para crear la tabla desplegar el menú y establecer su estructura


utilizando la rejilla.

Los cuadros naranjas delimitan el tamaño de la tabla que


aparece indicado en la cabecera del listado.

En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4


columnas.

Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el


recuadro (celda) donde quieras escribir. El cursor se convertirá
en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.

Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos
visto en el tema 6. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la
fuente, justificar al centro, etc.

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Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del
teclado o con la tecla TABULADOR.

Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá
en la cinta una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de
las pestañas Diseño y Presentación.

1) Eliminar una tabla, fila o columna


Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los
bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR.

Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a


eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción
Eliminar filas.

Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la
columna que quieras eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción
Eliminar columnas.

Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que
seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y después elegir
Eliminar filas o Eliminar columnas.

2) Insertar filas o columnas


Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas
filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo
tenemos que ampliar.

Para insertar una nueva fila primero


tenemos que saber a qué altura de la
tabla queremos insertarla, después
nos situaremos en alguna celda de la
fila más próxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación
utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en
la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila
en la que nos encontramos).

Para insertar una nueva columna el proceso es similar.


Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras insertar la nueva
columna, después selecciona una opción de la pestaña Presentación: Insertar

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columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quieras
situar la nueva columna.

3) Bordes de una tabla


Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su
aspecto cambiándole por ejemplo el color, los bordes, etc.

A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los


bordes de una tabla.
Para poder modificar una celda primero deberemos hacer clic
sobre ella o seleccionar varias a la vez.

En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en


Herramientas de tabla, puedes elegir qué bordes quieres
mostrar desplegando el menú Bordes.

Puedes establecer el formato de estos bordes desde la sección Dibujar bordes.


Como puedes ver en la parte derecha de la banda aparecen estas opciones:

Estas te permitirán modificar el estilo que quieres


aplicar a los bordes.

Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla utilizando el
segundo desplegable.

Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te


gusta del cuadro desplegable Color de la pluma.
En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o Borrador
para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.

4) Color de relleno
Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos
pasos:
Selecciona una celda o más y despliega el menú
Sombreado de la pestaña Diseño.
De la lista desplegable selecciona el color que más te
guste, en el caso de no encontrarlo pulsa en Más colores
de relleno... y elige el que te guste, después pulsa
Aceptar.
Puedes hacer que no tenga color de relleno
seleccionando la opción Sin relleno.
Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar
Imágenes como fondo, Degradados o Texturas.

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5) Combinar o dividir celdas
Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola
por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y
otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir por ejemplo
para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este
caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en
una sola.

Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.


Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar,
después pulsa en el botón Combinar celdas de la pestaña Presentación.
Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón
Dividir celdas.

TRABAJAR CON GRÁFICOS

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de


esquematizar gran cantidad de información.

PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver.

1) Insertar un gráfico
Para insertar un gráfico en una diapositiva
únicamente tienes que pulsar en el botón
Gráfico de la pestaña Insertar.

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres
mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el


tipo de gráfico que te gusta,
inmediatamente te aparecerán unos
subtipos de gráficos en la zona de la
derecha de la ventana que están
relacionados con el tipo genérico que
has elegido anteriormente.

Selecciona el gráfico que más te guste,


pero te aconsejamos que si quieres que
te sea de utilidad busca gráficos que
permitan representar y captar la
información fácilmente.

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PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva
y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que
contiene las cantidades que se representan en
el gráfico.

Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel


para crear los gráficos, por lo que puedes
utilizar todas sus características para su
creación.

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la


leyenda, la primera fila (1er trim., 2do trim....) representa
el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas
en el eje Y.

Este dibujo es la representación de la hoja de datos que


te hemos mostrado anteriormente.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los
datos de la hoja de datos, únicamente sitúate sobre la
celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que
inmediatamente verás representado en la gráfica.

2) Modificar el tipo de gráfico

Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la cinta aparecen
las herramientas de gráficos.

Agrupan distintos botones con funcionalidades específicas en tres fichas:

Diseño: Más enfocado a los datos que contiene el gráfico y la forma de


mostrarlos a groso modo.
Presentación: Para cuestiones qué elementos incluir en el gráfico y dónde
ubicarlos: ejes, títulos, leyendas, cuadrículas, escala de valores, etc.
Formato: Características enfocadas únicamente al formato de los elementos.
Su orden y alineación, colores, bordes, etc.

Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para
que puedas modificar los datos introducidos.

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Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics aspectos
relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus colores desde el desplegable
Estilos de diseño (estilos rápidos).

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de
gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección
de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.

A continuación te mostramos una imagen de cómo quedarían los datos del gráfico
de barras en un gráfico circular.

3) Opciones de diseño
Puedes utilizar los botones de la sección Etiquetas de la
pestaña Presentación para ocultar o mostrar etiquetas del
gráfico, como por ejemplo, la leyenda, el título,
los rótulos de los ejes, etc.

Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para


que quede algo así:

Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos


activa una opción muy útil, Cambiar entre filas y
columnas:

Al utilizar esta opción, permutamos las columnas por las filas, dando como resultado
lo que puedes ver en las siguientes imágenes:

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Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o


verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa
en los botones del grupo Ejes de la pestaña Presentación.

Si quieres modificar el color o estilo de alguna de las


series que componen el gráfico (una de las barras que se
representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero
selecciónala en el grupo Selección actual o haciendo clic
directamente sobre ella en el gráfico.

Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las opciones
correspondientes.

Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.

TRABAJAR CON SMARTART

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden


insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y a continuación lo descubrirás.

1) Crear un Diagrama
Para crear un diagrama tienes que
seleccionar de la pestaña Insertar la opción
SmartArt. O bien seleccionar su icono en la
propia diapositiva si el diseño de esta lo
incluye.

Aparecerá una ventana como la que te


mostramos con los tipos de diagramas que te
ofrece PowerPoint clasificados en categorías.
Nosotros elegiremos un diagrama de
Jerarquía.

Selecciona el tipo de diagrama que más se


adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.

Una vez insertado el diagrama aparecen las herramientas de SmartArt Diseño y


Formato:

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A través de estas cintas podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar
con el diagrama.

Diseño: Contiene las herramientas más específicas.

- Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más elementos al diagrama, así
como cambiar su estructura y organización.
- El grupo Diseños permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea
de la misma categoría. En nuestro caso podríamos escoger entre los distintos
diagramas jerárquicos.
- Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto estético: colores y diseños
rápidos que nos facilitan el trabajo porque tan sólo debemos escoger aquel que
más nos guste, sin necesidad de perder el tiempo personalizándolo elemento a
elemento. En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto,
pulsando Restablecer gráfico.

Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto


aplicadas a otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas
que contienen al texto, y al texto en sí.

- El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como
aumentar o disminuir su tamaño.
- Dispondremos de los típicos grupos de Tamaño y Organización para
redimensionar, alinear, ordenar, etc.
- Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos
rápidos, rellenos, contornos y efectos a las formas y sus textos
respectivamente.

2) Añadir texto en los cuadros de un diagrama


Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de
diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un
diagrama, únicamente tienes que hacer clic con el botón
izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el
que quieras insertar texto y verás como aparece el cursor
para que insertes el texto.

Puedes aplicar al texto de los elementos del diagrama las mismas opciones de
formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su
tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc.

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3) Agregar relaciones en el diagrama

Agregar forma debajo


Para añadir nuevos niveles en un diagrama tienes que situarte primero en el
cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo
nivel.

Después en la pestaña Diseño despliega el menú Agregar


Forma y selecciona la opción Agregar forma debajo.

Agregar forma delante


Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que
situarte en el cuadro del nivel dónde vas a insertar el
nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que
PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del
cuadro seleccionado.

Después en la pestaña Diseño despliega el menú Insertar Forma y selecciona la


opción Agregar forma delante o Agregar forma detrás, según la posición que
quieras que tome.

Agregar asistente
Para añadir un ayudante tienes que situarte donde
quieres insertar la nueva rama y después en la pestaña
Diseño desplegar el menú Insertar Forma y seleccionar
Agregar asistente.

4) Organizar los elementos de un diagrama


PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas
que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos
decir que todos los cuadros que dependan del que
tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc.

Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después
desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.

Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo


te aparecerá algo similar a lo que te mostramos a
continuación.

Los elementos dependientes del que está seleccionado


(B2), se posicionan todos a la izquierda.

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DIBUJAR FORMAS

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de
figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.

1) Dibujar una forma


Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma,
desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:

La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas,


curvas, flechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si
acercamos un conector a otra forma, aparecen unos
puntos rojos. Uniendo ahí el conector, este permanece
unido aunque desplacemos la forma.
En Líneas también disponemos de las
herramientas de dibujo forma libre y
mano alzada.

La última sección corresponde a los Botones de acción. Al


insertar una de estas formas, podremos elegir, por
ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una
determinada diapositiva, o ejecute un programa.
El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque
en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas
veremos que algunas pueden tener propiedades
diferentes.

Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos clic
sobre la parte del documento donde queremos que comience, y arrastramos sin
soltar el botón hasta donde queremos que acabe.

No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear una
curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo, habrá que
hacer doble clic.

2) Modificar la forma
Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una
serie de puntos, que nos permitirán modificar su forma:

Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la


forma desde la esquina, mientras que los cuadraditos en el
centro del marco permiten alargar o ensanchar la figura.

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Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la figura.
Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma independiente
para cada tipo de forma. Por ejemplo, se puede agudizar la punta en alguna
flecha o modificar la curvatura de la boca si incluimos una forma de cara.

Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas,


podemos modificarlas independientemente pulsando el icono
Modificar puntos, en la cinta Formato.

Esta opción no está disponible en formas que no sean libres


(las que tienen el rombo amarillo), y para poder hacerlo,
primero debemos pulsar en Convertir a forma libre.

Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma


principal se rodeará de unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla.

3) Texto en una forma


Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma
seleccionada o dando clic derecho sobre la forma y seleccionar agregar texto.
Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.

4) Estilos de forma
Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...).
El estilo por defecto cambia en función del diseño de la diapositiva.

Los iconos que nos permitirán


hacerlo, se encuentran en la cinta
Formato,

Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un desplegable


que permite modificar el fondo de la forma.

Podremos darle un color liso, eligiéndolo de la paleta, o un color


con degradado, pulsando en Degradado. Si preferimos que el
fondo sea una imagen, podemos elegir una textura
en el desplegable Texturas, o un archivo de imagen
pulsando en Imagen.
Pulsando en Sin relleno, dejaremos sólo el
contorno de la forma.

El desplegable Contorno de forma, nos permite modificar el


trazo que define la forma, su contorno.

Podremos elegir el color, quitar el contorno de la


forma (pulsando en sin contorno), el Grosor, si

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queremos que sea punteado o una línea discontinua, podemos elegirlo pulsando en
Guiones, o modificar la forma de una flecha en el desplegable Flechas.

El desplegable Efectos de forma, nos permite aplicar ciertos


efectos visuales, como sombras, iluminación,
reflejos o efectos en 3D a nuestras formas.

PowerPoint incluye unos estilos prediseñados,


(Estilos rápidos), que aplicarán una combinación de colores y
efectos sobre las formas seleccionadas, que podremos modificar.

Para aplicar uno de estos estilos, seleccionaremos la forma creada


y elegiremos uno de los estilos, pulsando en Estilos rápidos, o
eligiéndolo en Estilos de forma.

ELEMENTOS MULTIMEDIA

Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien el
material que pone a disposición Microsoft Office en su galería multimedia. En el caso
del audio es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint
para utilizar ese recurso en la diapositiva.

1) Insertar sonidos en una presentación

Para insertar un sonido en una presentación da clic


en la cinta Insertar y en el
grupo Multimedia despliega el menú Audio. Las
distintas opciones te permitirán escoger el origen
del sonido que deseas insertar.

Audio de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio


del disco duro. Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts, aiff, au,
mp3 y mp4.

Audio de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de


la galería multimedia que ya vimos en la unidad de
imágenes. La única diferencia será que en el
desplegable Los resultados deben ser estará
seleccionado únicamente el tipo de archivos Audio. Es
decir, que sólo se mostrarán los audios de la galería.
Como siempre, se incluirá en la diapositiva activa al hacer
clic en cualquiera de ellos.

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Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente
muy simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y
empezará a grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar
la grabación, pulsamos el botón Parar . Y si queremos escuchar el
resultado, pulsaremos el botón
de Reproducción . El sonido se incluirá en
la diapositiva en el momento en que aceptemos
el cuadro de diálogo.

Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el


resultado siempre será el mismo. Aparecerá una imagen de un
pequeño altavoz en la diapositiva.

Si la imagen está seleccionada en la vista Normal, se visualizará su reproductor y


podrás probar el sonido. También se puede Reproducir desde la cinta.

En cambio, durante la vista de Presentación, de cara al público, el reproductor se


mostrará al pasar el cursor sobre el icono.

2) Reproducción del sonido


Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se
reproduce al hacer clic sobre su icono. Pero eso no tiene porque ser así.

Cuando hacemos clic en el icono que representa al


sonido en la diapositiva aparecerán
las Herramientas de audio. En la ficha
Reproducción podremos escoger el Volumen de
reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido
durante la presentación.

Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva.


Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono.
Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por ejemplo, incluir una
canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.

En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de


toda la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la
presentación. Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es
útil activar la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción, así no nos
tendremos que preocupar si la canción termina antes de que pasen las diapositivas.

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3) Editar sonido
PowerPoint incluye unas herramientas básicas de
edición que nos permitirán recortar el audio o
crear un efecto de atenuación (fade) al principio y
al final.

Desde las opciones de fundido podremos definir un aumento progresivo del


volumen en la entrada, o una disminución del mismo a la salida. Lo único que
tenemos que hacer es indicar el tiempo de progresión.

La opción Recortar audio abre una pequeña


ventana que muestra la onda de sonido en una
barra. Desplazaremos los marcadores verde
(inicial) y rojo (final) o bien estableceremos
valores exactos. De esta forma todo lo que
quede antes o después de dichos marcadores o
valores se desechará y no se reproducirá.

4) Insertar Videos
Insertar vídeos en la presentación es muy similar a
insertar sonidos. En la cinta Insertar y en el
grupo Multimedia despliega el menú Vídeo. Las
distintas opciones te permitirán escoger el origen
del video que deseas insertar.

Vídeo de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo del disco
duro. Permite varios formatos distintos: asf, avi, mpeg, mpeg-2, quicktime
movie, wmv ymp4. También permite la inclusión de películas flash.

Vídeo de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la galería multimedia


con los recursos de tipo vídeo. Esta opción es bastante pobre, porque no suele
haber contenido de este tipo en Office, sino que suelen ser imágenes animadas
simples. Por lo tanto no es especialmente interesante.

Vídeo desde sitio web... en cambio es una opción realmente interesante, porque
nos permite incluir vídeos de otras fuentes o material que tengamos publicado en
internet. Por ejemplo, material de Metacafe o de Youtube. Lo incluiremos en la
presentación tal y como lo incluiríamos en nuestra web, buscando la opción de la
página que proporciona el código para insertarlo en un blog o similar y copiando
dicho código en el cuadro que muestra esta opción.

El vídeo se agrega a la diapositiva normalmente mostrando


un recuadro negro.

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Si quieres que se muestre una previsualización en la vista Normal, tal y como se
vería de visualizarla en la vista Presentación, deberás hacer clic
sobre ella y una vez seleccionada pulsar Reproducir en
cualquiera de las fichas que contienen las Herramientas de
vídeo.

Por lo demás, las herramientas de vídeo son casi idénticas a las del audio. Ha
tener en cuenta que, obviamente, si el vídeo proviene de internet no se podrá
editar ni trabajar con él, porque su volumen y contenido está definido en el portal
donde se aloja. Por lo tanto dispondremos de las herramientas de reproducción
básicas.

En la ficha Reproducción destacaremos una aplicación que puede


resultarnos útil. Si hemos establecido que se inicie Automáticamente puede ser
interesante activar la opción Ocultar con reproducción detenida. Así, una vez
haya finalizado, el vídeo desaparecerá a ojos de la audiencia .

ANIMACIONES Y TRANSICIONES

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas
e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de
conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

1) Animar textos y objetos


Para animar un texto u objeto lo primero
que hay que hacer es seleccionarlo. A
continuación ir a la cinta Animaciones,
grupo Animación y seleccionar cualquiera
de los que se muestran.

En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos,


que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si
escogemos una animación de desplazamiento, desde
este botón podremos indicar en qué dirección se
desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto
de color, podremos elegir qué color utilizar, etc.

Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número


junto al objeto.

Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la


diapositiva. Además, percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo
para aquel objeto que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha
de Animaciones para alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué objeto
estamos trabajando.
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Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic,


si se iniciará a la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos establecer
la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por
defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar
una Vista previa desde la cinta.

Quitar una animación.-Para quitar una animación, seleccionamos el número


que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR.
Tipos de animaciones.-Si observas la vista previa de las animaciones verás que
se representan con una estrella que dibuja más o menos el efecto que produce.
Esta estrella se aprecia en tres colores distintos:
- Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar
para mostrar o iniciar el objeto.
- Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en
enfatizar el objeto, hacerlo destacar sobre el resto.
- Rojo para las animaciones de salida. Éstas dan un efecto al objeto para dar la
impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de
trabajar con él.

Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por


una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. El punto
verde muestra dónde empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.

Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el


botón Más , sin embargo aún se pueden mostrar más
haciendo clic en sus correspondientes opciones en el
menú.

Animación avanzada.
Sin embargo sólo es posible aplicar una animación a
cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar
más animaciones, por ejemplo una de entrada y una
de salida, deberemos hacerlo desde la
opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.

En este grupo también podemos Copiar animación para


reproducir exactamente la misma sobre otro objeto, o utilizar el
menú Desencadenar, que permite escoger qué acción inicia la
animación. Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo,
mostrar un objeto sólo si se hace clic previamente en otro.

2) Panel de animación
El Panel de animación se activa desde el grupo Animación
avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de

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la diapositiva. Así, vemos más claramente el orden y los efectos aplicados, así
como la forma en que se inician.

Gráficamente apreciamos:
- El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
- El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de estrella.
- El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo, contenido...)
- Su duración y forma de inicio, que se aprecia con los rectángulos finales. Si se
inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro se apreciará en la
forma en que se dibujan.

Al seleccionar una animación en el panel observaremos que dispone de un menú


desplegable con una serie de opciones, que nos
permiten:
- Modificar la forma en que se inicia.
- Eliminar la animación con el botón Quitar.
- Modificar las opciones del efecto aplicado.
- O cambiar sus intervalos.

Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta.
Tu tarea es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.

3) Orden de las animaciones


El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene
definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo
cuidado.

Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el


orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que
deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número
representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después.

Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el


listado de todas las animaciones, podemos utilizar los botones para
modificar su orden de aparición.

Hay que tener en cuenta que el orden no se


establece para cada objeto animado, sino para
cada momento, y este viene determinado por la
forma en que se inician las animaciones. Es
decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.

Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno
con una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva.

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Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en


el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo
tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto
en el panel como en la diapositiva.

En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se


inicie Con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará
a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la
que haya justo antes que ella. Ambas animaciones se
ejecutarán juntas en segundo lugar.

Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será


igual que en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el
objeto que representa su ejecución (en este caso un triángulo) justo después de
que finalice el anterior.

Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde
las haya.

4) Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso
de una diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva


despliega la ficha Transiciones y selecciona
una de las opciones de Transición a esta
diapositiva.

Al igual que en las animaciones, en


función de la transición escogida
podremos modificar las Opciones de
efectos desde el correspondiente
botón. También podemos configurar la forma en que se ejecutará la transición
desde el grupo Intervalos.
Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre
los que se muestran en la lista.
La duración del efecto.
Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al
hacer clic con el mouse o Después de un tiempo determinado.
El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas
las diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición
que se les asigne.

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ENSAYAR INTERVALOS

Ensayar intervalos te permite


calcular el tiempo que necesitas
para ver cada diapositiva sin prisas.

Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la


cinta Presentación con diapositivas y elegir la opción
Ensayar Intervalos, después verás que la presentación
empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece
una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una
diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del


tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el
tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el


ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro
de la diapositiva.

Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos


intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí
verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y
debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.

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