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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CAMPECHE

DIRECCIÓN DE CONTADURÍA

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL

PLAN DE MEJORA PARA EL ALMACÉN DE PRODUCTOS DE H2O OFFSHORE

REALIZADA EN LA EMPRESA:
H2O OFFSHORE S. DE R.L DE C.V

QUE PRESENTA:
ABNER ALBERTO JUÁREZ RAMÓN

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:


INGENIERO EN FINANCIERA Y FISCAL

GENERACIÓN:
2017-2019

San Antonio Cárdenas, Carmen, Campeche Mayo de 2019


Insertar imagen de formato de Acta de Aprobación de la Memoria de Estadías
(F-DC-17). La cual deberá escanearse a color.
AGRADECIMIENTOS

A DIOS:

Por concederme la vida, además de permitirme el haber llegado a este momento tan
importante de mi formación profesional. Por guiarme a lo largo de mi vida para
sobreponerme a los obstáculos y dificultades.

A MIS PADRES:

Por darme la oportunidad de estudiar esta carrera así como por demostrarme
siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar la diferencia de opiniones que
se tuvieran. También quiero agradecerles por todo el apoyo que me han brindado
desde el momento en que nací.

II
DATOS GENERALES DEL ALUMNO

NOMBRE:
ABNER ALBERTO JUÁREZ RAMÓN

MATRÍCULA:
4215010768

DIRECCIÓN, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO:


A.V BALLENA, COL. JUSTO SIERRA, CD. DEL CARMEN, CAMP.
TEL.: (938) 38 1 67 00
CORREO ELECTRÓNICO: Abner_291096@hotmail.com

FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN DE ESTADÍA:


15 DE ENERO AL 04 DE ABRIL DE 2019

ASESOR ACADÉMICO:
C.P. ANDRÉS RAFAEL FLORES ROCHER

ASESOR EMPRESARIAL:
C.P. RAMIRO ARAUJO SÁNCHEZ

CARGO DEL ASESOR EMPRESARIAL:


CONTADOR GENERAL

III
ÍNDICE

RESUMEN / ABSTRACT..................................................................................................................VI
INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................................3
CAPÍTULO I. DESARROLLO TEÓRICO...............................................................................................7
1.1. MARCO DE REFENCIA......................................................................................................7
1.2. ALCANCE.......................................................................................................................13
1.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN......................................................................................13
CAPÍTULO II. METODOLOGÍA........................................................................................................15
CAPÍTULO III. RESULTADOS Y DISCUSIÓN.....................................................................................48
CONCLUSIONES............................................................................................................................52
BIBLIOGRAFÍA...............................................................................................................................54

IV
RESUMEN / ABSTRACT
RESUMEN

Este trabajo ha sido realizado teniendo en cuenta la importancia que representa el


almacén para la empresa H2o Offshore, siendo este departamento el único con
deficiencias. Dado que la mayoría de las actividades de la empresa son de carácter
comercial existe un flujo constante de compras, ventas, entradas y salidas de
productos, no obstante, se ha descuidado el estado del almacén lo que entorpece la
eficiencia, ya que, hay mercancías defectuosas, desordenadas y que a pesar de
estar registradas en la base de datos, no se encuentran físicamente en el almacén,
generando confusión en el departamento de ventas. Para solucionar este problema
es preciso hacer un plan de mejora que permita mantener el correcto control y orden
de las mercancías, facilitando así las entradas y salidas, de esta forma, los demás
departamentos podrán saber con qué mercancías se cuentan para entrega inmediata
y con cuáles no.

Palabras clave: Almacén, Eficiencia, Control, Orden.

ABSTRACT

This work has been done taking into account the importance
which represents the warehouse the company H2o Offshore, being this department
the only one with deficiencies. Since a high proportion of activities in the company are
of a commercial nature there is a constant flow of purchases, sales, inputs and
outputs of items, nevertheless, the state of the warehouse has been neglected and
that hinders the efficiency, as there are defective, disorderly goods that, despite being
registered in the database, are not physically located in the warehouse, which
generates confusion in the sales department. To solve this problem it is necessary to
make an improvement plan that supports to maintain the correct control and order of
the goods, and so facilitating inputs and outputs, in this way, the other departments
will be able to know which goods are available for immediate delivery and which not.

Keywords: Warehouse, Efficiency, Control, Order.

VI
INTRODUCCIÓN

Importancia del tema

Los avances tecnológicos han traído consigo una amplia gama de productos o
bienes cada vez más complejos y útiles, la gran mayoría de estos productos se
producen en grandes cantidades para abastecer la demanda del mercado, pero no
se crean y venden de forma inmediata, es necesario resguardarlos en un lugar
seguro contra robos, eventos climatológicos y otros peligros, a este lugar se le
conoce como almacenes.

H2O Offshore es una de esas empresas cuyo mercado se basa en comerciar


artículos de gran avance tecnológico, si bien su mercado principal se basa en vender
y rentar máquinas purificadoras de agua, también cuenta con refacciones y artículos
que dichas máquinas necesitan, los cuales ocupan un espacio de grandes
dimensiones.

Además del problema anteriormente mencionado, suelen presentarse situaciones en


las que no se cuenta con un inventario físico, es decir, material que se pueda
entregar inmediatamente al cliente. Este es el punto más débil de la empresa y ahí
radica la importancia del desarrollo de esta tesis.

Descripción general del contenido de la memoria por capítulos

La presente memoria de estadía profesional se encuentra conformada por 3


capítulos, dicho contenido se encuentra sintetizado en los siguientes párrafos.

El capítulo I integra los elementos teóricos que apoyan el trabajo, es decir, una serie
de definiciones y conceptos relacionados a la gestión de almacén, cuya comprensión
será de vital importancia para entender los demás.

En el capítulo II se encuentra la mayor parte del trabajo, de manera general, incluye


todos los puntos relacionados al diseño del plan de mejora, cada uno con sus
respectivos subtemas para facilitar el entendimiento del trabajo y de su finalidad.

1
Finalmente en el capítulo III se exponen los resultados y discusión del plan, para ser
más exactos, las ventajas que H2o Offshore puede obtener en caso de
implementarlo, así como una serie de recomendaciones que refuercen el objetivo del
plan de mejora.

Datos generales de la empresa

La empresa H2O Offshore S. de R.L. de C.V. se encuentra ubicada en la Calle


número 37 entre calles 56 y 54, Colonia Tecolutla. Se dedica a la comercialización y
prestación de servicios para plantas purificadoras de agua así como refacciones y
complementos de los mismos.

El departamento en que se desempeñaron las actividades de estadía es el de


contabilidad, en el, se desarrollaron labores relacionadas al registro de facturas de
ventas, la descarga de CFDI, la integración de dichos registros al expediente físico y
por último la recepción y entrega de mercancías. La compañía no cuenta con un
organigrama y este departamento está a cargo de una sola persona, el contador
Ramiro Araujo Sánchez.

La empresa tiene como misión ofrecer productos de primera categoría así como
eficiencia y calidad en sus servicios con el objetivo de posicionarse como la compaña
número uno en su giro en México; su filosofía se basa en resolver los problemas de
los clientes de forma rápida y satisfactoria, así como de ofrecer solo productos de
alta categoría y que sean de la mayor calidad, las políticas de la empresa incluyen
que no se puede hacer abuso de sustancias toxicas, además de que al momento de
hacer trabajos fuera de la empresa se debe contar con vestimenta que tenga el logo
de la compañía y finalmente se debe procurar realizar las actividades de forma
rápida y precisa.

Sus objetivos de calidad son asegurar el correcto funcionamiento del producto antes
de venderlo o rentarlo, ofrecer una atención amigable y cortes a los clientes, mejorar
continuamente cada uno de los procesos y mantenerse al tanto de las innovaciones
del mercado.

2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripción del problema o necesidad.

Esta tesis se propone a elaborar un plan de mejora para la gestión de almacén de la


empresa H2O Offshore que facilite el manejo de los materiales que se resguardan en
el mismo dado que este concepto es el mayor punto débil con el que cuenta la
empresa actualmente.

Entre los principales problemas que hay en la gestión de almacén actual es la falta
de espacio de para guardar de forma cómoda los productos y que además permita la
fácil búsqueda, entrada y salida de dichos productos, así como su registro, por ello
este trabajo es de enorme importancia para la empresa, pues establece propuestas
destinadas a solucionar dichos problemas que a su vez permitirán tener un manejo
de mercancías más eficaz e incluso más productivo, pues al tener un control total
sobre lo que se tiene físicamente es más sencillo encontrar los productos que se
soliciten para saber si realmente se cuenta con ellos.

En caso de algún evento prejudicial que dañe algún o algunos artículos del almacén,
sería más fácil calcular las perdidas y solicitar mercancía de reemplazo para no
quedarse sin ella ante una posible solicitud de algún cliente.

Como se ha mencionado a lo largo del trabajo el almacén juega un papel importante


para todas las empresas y más aún si la mayoría de sus actividades se relacionan a
la comercialización, tal es el caso de la empresa para la cual se desarrolla este
trabajo.

Desafortunadamente la compañía H2o Offshore es una empresa que presenta


deficiencias en las ventas de productos provocadas por la mala gestión del almacén,
la cual, impide que los departamentos puedan saber con qué mercancías se cuentan,
en que cantidades y en qué condiciones, dando lugar a una serie de problemáticas
derivadas de esta situación, como mercancías cuya vida útil se ha agotado,

3
dificultades para acomodar y extraer mercancías, falta de mercancías para cubrir las
demandas de los clientes, por mencionar algunos.

Pregunta principal

¿Cómo se pude mejorar la gestión de almacén de productos de la empresa H2O


Offshore?

Preguntas específicas

1. ¿Cuál es la situación actual del almacén de H2o Offshore?

2. ¿Cómo puede realizarse de forma correcta la recepción y manejo de las


mercancías?

3. ¿Es suficiente el espacio actual con el que se cuenta el almacén y cómo


puede optimizarse?

4. ¿Qué sistema de inventariado debería manejar la empresa?

5. ¿Cómo se puede mantener un control y procurar el orden del almacén?

Justificación

El manejo de refacciones o repuestos requiere un almacenamiento seguro para


evitar riesgos y confusiones. El almacenamiento de estos artículos es un aspecto
importante para mantener las condiciones adecuadas en cuanto a temperatura,
humedad, luz, aire, entre otras, aseguran la conservación tanto de sus características
fisicoquímicas como de su adecuado funcionamiento.

Además de cubrir el objetivo principal del almacenamiento es necesario optimizar la


disponibilidad de bienes y la minimización de los costos de almacenamiento. La
distribución de las áreas que conforman el almacén debe estar organizada de tal
forma que permita que las etapas de recepción, registro, resguardo y entrega de
sean lo más eficientemente posible, además de contar con un sistema de inventario y

4
métodos de control que promuevan la reducción en los tiempos de operación que a
su vez, impacten en la eficiencia laboral del personal en el almacén.

Para la administración actual, el almacén es un medio para lograr economizar y para


aumentar utilidades de la empresa. Una buena gestión de almacén constituye un
elemento fundamental dentro de toda empresa destinada al manejo de refacciones y
repuestos para mantener y garantizar la calidad, conservación y el cuidado de dichos
productos.

Por último se debe tomar en cuenta que este plan podría evitar situaciones en las
cuales se venden a los clientes mercancías que aún están en tránsito, cabe resaltar
que este problema no es provocado por la mala gestión, si no por retraso en la
entrega de los proveedores, no obstante, al tener un correcto registro de entradas y
salidas en el almacén, es posible hace un pronóstico de ventas o bien hacer una
estimación en base a un promedio de cuantos y que productos son los más
demandados por los clientes.

Objetivo del proyecto


Objetivo general.

Elaborar un plan de gestión de almacén que facilite el resguardo de las mercancías y


permita mantener un control de las mercancías con las que se cuenta para entrega
inmediata a través de la implementación de un plan de mejora diseñado en base a
las problemáticas encontradas en H2o Offshore, procurando que sea sencillo y
económico.

Objetivos específicos.

1. Diagnosticar la situación actual de la gestión de almacén de la empresa H2o


Offshore con base en una observación de los procesos involucrados de forma
presencial, esto con la finalidad de identificar sus problemas más acentuados y que
esto sirva de pauta en la elaboración del plan de mejora.

5
2. Establecer una estrategia de trabajo apoyada en six sigma por medio de una
investigación teórica que sirva de base para desarrollar el plan de mejora de H2o
Offshore.

3. Identificar la capacidad del almacén para saber con qué medidas cuenta la
empresa H2o Offshore para almacenar sus mercancías determinando si es prudente
una ampliación a través del análisis presencial del volumen de compras de
mercancías y las dimensiones de las mismas.

4. Elaborar un nuevo sistema de inventariado con base en el sistema de clasificación


ABC usando como apoyo la investigación de propuestas similares dentro del sector
industrial, adaptando la información recopilada para que sea útil en el almacén de
H2o Offshore.

5. Establecer un proceso de recepción y manejo de materiales para el almacén de


H2o Offshore que facilite las entradas de mercancía al almacén, su acomodo y su
despacho el cual estará fundamentado en la investigación teórica.

6. Determinar políticas para el almacén de H2o Offshore que sirvan como soporte
para desarrollar correctamente las actividades que se realizan en el almacén,
procurando el bienestar de la mercancía y del personal.

Viabilidad
Viabilidad operativa

Se busca adaptar el plan al sistema actual que maneja la empresa de gestión de


almacén para que su implementación no entorpezca las actividades operativas de la
empresa en caso de que se implementase ofreciendo así viabilidad operativa.

6
Viabilidad técnica

La viabilidad técnica se basa en que el plan se desarrollará de acuerdo a la


capacidad del almacén con la finalidad de facilitar su implementación, además, de
ser útil podría servir de referencia en caso de que se buscase ampliar dicho almacén.

Viabilidad económica

Este plan se ha desarrollado para resolver problemas relacionados principalmente a


la gestión o cuestión administrativa, la única inversión necesaria sería una ampliación
del área del almacén, la adquisición de una pequeña máquina de carga que sirva
como ayuda en la recepción y despacho de mercancías, así como la instalación de
estanterías, dichas inversiones si bien representan una cantidad de dinero
considerable no requieren de cantidades exorbitantes de dinero.

7
CAPÍTULO I. DESARROLLO TEÓRICO.

1.1. MARCO DE REFENCIA


Antecedentes
La historia de los almacenes se remonta a la época de los egipcios, hace más de
7000 años, donde los agricultores egipcios tuvieron la necesidad de ahorrar y
economizar los granos de tal forma que durasen hasta la próxima cosecha. Para esta
cultura el tener almacenes para su cosecha implicaba la previsión, economía, control,
distribución, lo cual indica que el proceso del flujo de material es realmente
importante para la garantizar la conservación de los granos y su alimentación entre
los periodos de siembra y cosecha.

De esa forma empiezan los casos prácticos de la logística en el área de los


almacenes. “El imperio romano es otra cultura que en su momento fue importante en
el desarrollo del comercio, creando sistemas de almacenamiento y distribución.
Teniendo centros de distribuciones y almacenes que los ayudaban al abastecimiento
de todo el imperio. Los almacenes más antiguos se encuentran en los monumentos y
algunas construcciones que han sido testigos de cómo ciertas culturas se
organizaban para las épocas de escasez, en la parte de la agricultura, guerras y
demás materiales que ayudaban a su sociedad a subsistir. La Logística asociada al
ciclo abastecimiento-producción-distribución no aparece en la literatura económica
de los primeros siglos y surge en la historia asociada a las actividades militares”.
[CITATION Jua17 \l 2058 ]

En la primera guerra mundial, los altos mandos militares de Francia crearon como
estrategia para derrotar a sus enemigos departamentos especializados de logística
que se ocuparon del abastecimiento y el movimiento de las tropas. Fue en ese
momento donde las operaciones de abastecimiento, almacenaje y distribución
tomaron gran relevancia para ayudar a las tropas con la comida y municiones para
ganar la guerra en curso. En la segunda guerra mundial y en la postguerra continúo
siendo de gran relevancia los almacenes que aprovisionaban los recursos para
reabastecer a las tropas. [CITATION Sco15 \l 2058 ]

8
Entre los años 1930 a 1950, las Pymes tenían como encargado a un jefe de
abastecimiento y distribución que se ocupa integralmente de estas funciones. Este
jefe atendía el almacén, el transporte y la distribución, y a su vez, se encarga de los
suministros, las compras, el mantenimiento, La recuperación y reciclaje de los
productos. Debía ser una persona dinámica, buena memoria y un personaje
imprescindible en la industria de aquella época. .

El aumento de los equipos electrónicos, marcas de diferentes productos y gran


variedad productos (alimentos, vestido, etc.) para satisfacer las necesidades de
diferentes poblaciones y el transporte de entregas rápidas, son los problemas que se
presentaron en los años cincuenta y a finales de los sesentas. Este problema se tuvo
que estudiar en diferentes países desarrollados para dar respuesta al mercado
internacional. En los años setentas, tres tendencias organizacionales prepararon el
camino para el desarrollo de una aproximación integral al movimiento de los
materiales que a continuación, se enuncian:

La orientación hacia el cliente surgió por el aumento de la competencia y con ella la


tendencia hacia la integración de funciones en la organización y la búsqueda de
estructuras más planas creadas por la poca funcionalidad de las interfaces entre los
departamentos y el análisis con un enfoque de procesos.

En los 80’s y 90’s, continuaron mejoras en el manejo de materiales y codificación de


los mismos a través de la tecnología que ayudó a controlar el flujo de productos en
diferentes empresas por medio de dispositivos que identificaban los códigos de barra
y lectores ópticos de los mismos; así empezó el proceso de los sistemas de
información computarizados, teniendo cada vez menos control de forma manual.

En la actualidad, el estudio de la gestión y dirección de los almacenes busca mejorar


la inversión de los recursos de materiales, financieros y humanos destinados al flujo
correcto de sus productos, teniendo como finalidad la satisfacción en el servicio a los
clientes.

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Conceptos
Almacenamiento

El almacenamiento es la parte de la logística que tiene como función proveer el


espacio adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes, a través de
un sistema para coordinar económicamente las actividades, instalaciones y mano de
obra necesarias para el control total de la operación. [CITATION Rey15 \l 2058 ].

Los objetivos generales de la función de almacenamiento son: maximizar el uso


efectivo de espacio, efectiva utilización de mano de obra y equipo, acceso listo a
todos los productos, movimiento eficiente de los bienes, máxima protección de todos
los productos y buen mantenimiento.

Almacén

El almacén es un punto intermedio en el sistema logístico de inventarios donde los


productos permanecen estibados o almacenados. Un almacén es una construcción
utilizada para recibir, manejar y almacenar el producto final mientras se distribuye
para su venta.

Al tener en el almacén un producto, no se le agrega ningún valor solo se le mantiene


en buen estado, la cual es una actividad estrictamente necesaria. El valor de un
almacén reside en tener el producto correcto en el lugar correcto en el tiempo
correcto. Debido a esto, un almacén provee la utilidad tiempo-lugar que necesita una
compañía para prosperar.

Un almacén se encarga de realizar varias funciones a continuación mencionadas:

1. Recibir los bienes desde una fuente

2. Almacenar los bienes hasta que éstos son requeridos

3. Recolectar los bienes cuando son requeridos

4. Embarcar el producto hacia el usuario apropiado.

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Almacén dedicado

[CITATION Rey15 \l 2058 ] Sugiere utilizar un almacén dedicado, cuando se asigna


una ubicación específica o un conjunto de ubicaciones dentro del almacén a una
unidad estándar de almacenamiento.

Comúnmente se utilizan dos variantes de almacén dedicado, la primera es


almacenar el producto de acuerdo a la secuencia de su número de parte y la
segunda consiste en determinar la ubicación en el almacén de cada unidad estándar
de almacenamiento utilizando la actividad de los productos. Esta se prefiere cuando
la diferencia entre el nivel de actividad y el nivel de inventario para cada unidad
estándar de almacenamiento es significativa.

Planeación

La planeación de un almacén debe ser una actividad continua, en la cual, el plan


existente esté siendo revisado y moldeado a los requerimientos de una forma
constante. Un almacén exitoso maximiza el uso efectivo de los recursos mientras
satisface los requerimientos de los clientes.

Según [CITATION Rey15 \l 2058 ], para obtener los bienes en buenas condiciones y
de manera rápida, es deseable que, tanto en el diseño del almacenamiento como en
el sistema de almacenaje se cumplan los siguientes objetivos:

I. Maximizar el uso efectivo de espacio.

II. Maximizar el uso efectivo del equipo.

III. Maximizar el uso efectivo de la mano de obra.

IV. Maximizar la accesibilidad a todos los productos.

V. Maximizar la protección a todos los productos.

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Manejo de materiales

Para [CITATION Alb10 \l 2058 ] el manejo de materiales puede ser definido como un
concepto organizacional el cual fomenta un sistema total de aprovechamiento de
planear, adquirir, almacenar, mover y controlar el material, para optimizar todos los
recursos de la compañía y proveer al cliente un servicio consistente con las políticas
de la compañía.

El manejo de materiales en una compañía integra todas las actividades de los


materiales: desde que son recibidos, su flujo a través de las operaciones, hasta el
envío final hacia el cliente. El almacén es responsable de almacenar los bienes hasta
que son requeridos.

Gestión

La gestión de los almacenes es un elemento clave para lograr el uso óptimo de los
recursos y capacidades del almacén dependiendo de las características y el
volumen de los productos a almacenar [CITATION Bal16 \l 2058 ].

Entre los principios para la gestión óptima de los almacenes se considera la


coordinación con otros procesos logísticos, el equilibrio en el manejo de los niveles
de inventario y en servicio al cliente y la flexibilidad para adaptarse a los cambios de
un mundo empresarial globalizado.

Control

Control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de


una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento
esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los
objetivos de forma eficiente y eficaz. El control permite tomar acciones correctivas
cuando sea necesario [CITATION Bal16 \l 2058 ].

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Costos

De acuerdo a[CITATION Cha14 \l 2058 ], el principio del costo consiste en comparar la


justificación económica de soluciones alternativas en equipo y métodos sobre la base
de la efectividad económica como medida por costo de manejo unitario. Los costos
implicados en un proceso de transporte de carga entre el lugar de origen y un
determinado, se clasifican en dos tipos:

a) Costos de movimiento.

b) Costos de posesión.

Dentro de la primera categoría se encuentra el costo de manejo, que se refiere a los


generados fuera del vehículo de transporte, como carga y descarga, empaque,
movimientos en el almacén y demás.

Costo de posesión

[CITATION Cai10 \l 2058 ] Plantea que el costo de posesión puede dividirse en dos
categorías: costos fijos y variables. Dentro de los costos fijos se consideran los
costos por espacio, los costos por maquinaria para el manejo de los productos en el
almacén y los costos por mantenimiento.

Por otra parte, los costos variables de posesión dependen directamente del volumen
de producto que se maneje y se clasifican en los siguientes tipos:

 Costo de inventario: depende de los artículos en espera y se refiere al costo


de oportunidad de la inversión tenida en el producto.

 Costos de daños: son los costos debido al deterioro o pérdida del material
debido a su inadecuado manejo.

 Costos de obsolescencia: se refieren al material que ha sido descontinuado y


no puede ser vendido debido a que la cantidad existente es pequeña.

Cuando se realiza el análisis de los costos se debe considerar que existen cuatro
tipos de inventario, los cuales son:

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1) Inventario de ciclo: se genera a consecuencia de hacer lotes para evitar, lo
mayormente posible, efectuar cambios de producto en la línea de producción.

2) Inventario de anticipación: se refiere al producto almacenado anticipadamente


a periodos pico o de alta demanda, como la compra de material en grandes
cantidades para obtener descuentos

3) Inventario de seguridad: es la cantidad de producto necesaria para soportar la


variabilidad de la demanda

4) Inventario en tránsito: son los artículos que se están desplazando de una


instalación a otra.

1.2. ALCANCE

El presente trabajo explorara un plan de mejora de almacén específicamente para la


empresa H2o Offshore a través de una investigación exploratoria de cuáles son las
deficiencias que necesitan ser mejoradas.

1.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

La estrategia de esta investigación se basa en la observación del almacén de forma


presencial, así como analizar la relación que tiene el almacén con los demás
departamentos a fin de determinar de qué manera afecta la eficiencia de la empresa.

El motivo que dio origen a este trabajo es el hecho de que todos los departamentos
funcionan correctamente, sin embargo, existen problemas relacionados a la falta de
mercancía y la vida útil de las mismas, además la falta de orden dificulta el
almacenamiento de mercancías y su reparto.

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CAPÍTULO II. METODOLOGÍA.

2.1. DIAGNÓSTICO DEL ALMACÉN DE LA EMPRESA

El presente capítulo se enfoca en la situación actual del almacén de la empresa H2o


Offshore, con la finalidad de analizar los procesos de almacenes y acomodo y
posteriormente proponer la aplicación de técnicas logísticas adecuadas para mejorar
la gestión del almacén.

En el almacén de la empresa H2o Offshore se observa que la gerencia general


cumple diversas funciones como: compras, créditos, ventas entre otros lo cual no es
recomendable, puesto que la gerencia general debe cumplir funciones como: gestión,
organización, planificación y el control.

En lo que respecta al área de almacén, ésta no se encuentra contribuyendo


eficientemente al no tener un almacenamiento adecuado trayendo como
consecuencia una inadecuada programación de compras generando costos en
mercadería para la empresa y no se cumplen los objetivos de programas de ventas
afectando la atención de los clientes.

2.1.1. Almacenamiento

En este sistema no se planifican las cantidades de mercancía, para tener inventarios


en niveles razonables. En la empresa H2o Offshore no se están manejando stocks
de seguridad los cuales deben mantenerse para evitar un posible incumplimiento
para con los clientes originado por el retraso de los proveedores al momento de
entregar la mercancía, situación que ocurre de forma recurrente dado que las
mercancías son en su mayoría importadas de Estados Unidos.

El área del almacén no cumple con los requerimientos de las cantidades de


mercancías requeridas por el departamento de ventas. La empresa H2o Offshore
maneja diferentes tipos de mercadería como: filtros, fuelles, cinta impermeable,
válvulas, etc. Se puede observar que hay mercancía que no está bien distribuida.

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2.1.2. Registro de mercancías

Las mercancías adquiridas por pedido que se encuentran en tránsito son


erróneamente consideradas como mercancías físicas, lo que genera confusión y la
imposibilidad de satisfacer a los clientes porque a pesar de que dichas mercancías
están programadas para llegar a la empresa en determinada fecha, suelen ocurrir
retrasos que escapan al control tanto de H2o Offshore como de los proveedores. .

2.1.3. Formatos de control

La empresa H2o Offshore si cuenta con los formatos de control necesarios para su
organización, planificación y control de materiales pero no se encuentra sujeta a
políticas de control que sirvan de apoyo en el uso de dichos formatos.

Además de lo antes mencionado, no existe una documentación continua de las


mercancías físicas en el almacén, siendo que no se realizan revisiones continuas y
que de hecho las mercancías no están enlistadas.

2.1.4. Proceso de despacho o entrega de mercancías

En el proceso de despacho se observa ineficiencias en los procedimientos como:

 No se cumple de manera eficiente al recibir la solicitud del usuario solicitando


los artículos específicos.

 No se actualiza el sistema la disponibilidad de los artículos solicitados.

 Se realiza el despacho de los artículos usando el sistema, el cual genera una


salida del inventario y ajusta las cantidades existentes.

También, se observa que no existe personal adecuado para la carga y descarga de


mercadería ocasionando problemas en las diferentes funciones, inadecuada
recepción de los productos y ubicación en el lugar de almacenamiento, siendo la
duplicidad de labores entre el personal de almacén y el de compras el problema más

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notorio, desorden en el acomodo de armado de estanterías. No existe una secuencia
en los procesos de recepción y almacenamiento.

2.2. ESTRATEGIAS PARA EL PLAN DE MEJORA DEL ALMACÉN

En este capítulo se describe la metodología para el plan de mejora de almacén en la


empresa H2o Offshore S. de R.L de C.V. y las estrategias para la mejora de las
organizaciones en los diferentes departamentos que se encuentran vinculados con el
área de almacén. Algunos de los problemas que enfrenta la empresa de estudio son:
No existe organización, el desorden en el almacén entorpece la comunicación e
interacción con otros departamentos y la falta de integración entre recepción,
entradas y salidas de mercancía. Es necesario conocer los procesos de flujo de
material y comportamiento para tomar las decisiones adecuadas para realizar
cualquier modificación en el rediseño del mismo.

Las características más importantes de las actividades que debemos tener del
almacén son:

 Perfil de órdenes del cliente

 Perfil del inventario

 Perfil de actividades

 Políticas de control

Para conocer el éxito de un rediseño en la gestión de almacén, se debe medir la


productividad y costes del almacén.

Las estrategias para la gestión de almacenes son variados y dependen del producto
y tecnología que se utiliza en las diferentes empresas. La nueva tendencia en el
mercado ha hecho una combinación en el proceder de la administración del almacén
con la misma finalidad de la disminución del tiempo de respuesta en la entrega del
producto al cliente, haciendo que las empresas sean más eficientes.

17
Para este estudio se revisó la bibliografía relacionada con el área de los almacenes y
la cadena de suministro los cuales ayudan a determinar una metodología para este
trabajo.

En el mercado existe un sin número de diseños y no se puede estandarizar ya que


los procesos deben de adecuarse en las diferentes empresas, en la cual se quiere
implementar debido a su nivel de recursos económicos y el número de trabajadores.

Las estrategias que se utilizan para diseñar almacenes se basan en los recursos,
procesos y la organización. [CITATION Cha14 \l 2058 ] Considera la unidad de
almacenamiento, el sistema de almacenamiento y los equipos que deben ser
apropiados para los productos y pedidos. Sin embargo, los problemas encontrados
durante el diseño de almacenes no están bien definidos y tampoco pueden aislarse
del resto, por lo que se requiere una mezcla de capacidades analíticas y creatividad.
Para desarrollo de una metodología para el diseño y rediseño sistemático de un
almacén.

Mientras que [CITATION Bar14 \l 2058 ] Describe el diseño de almacenes como una
actividad compleja y abrumadora, donde no existen un modelo, hay que recurrir a
enfoques jerárquicos iterativos y modelos analíticos aproximados, de tal forma que
considera la simulación una alternativa para describir con detalle cada etapa de las
actividades de las funciones del almacén. En varios pasos que coincide con
Chackelson en la distribución de las áreas y la mejora del diseño de espacios.

Por otra parte, en la evolución de la importancia en el diseño de


almacenes[CITATION Bal16 \l 2058 ], define que se tienen 4 razones básicas para la
optimización de los recursos dentro del almacén que ayudan en la cadena de
suministro. Teniendo en primer lugar la reducción de los costos de producción-
transportación, en segundo la coordinación de la oferta y la demanda puesto que
esta información nos dará una mejor conformación en el stock y la planeación de la
demanda, ayudando a los procesos de producción teniendo el material en los
tiempos indicados.

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[CITATION Sco15 \l 2058 ], y [CITATION Rob14 \l 2058 ], plantean una serie de
principios organizativos, dando un mayor énfasis a las predicciones, control y el
diseño.

Donde la utilización de las tecnologías de la información y comunicación utilizadas en


las industrias modernas, siendo estas las que contribuyan a la simplificación de
operaciones y reducción de costos y mejora los flujos de cada proceso. Proponen
también que el área dependa operativamente de la gerencia a nivel táctico para tener
un mejor control de la mercancía.

[CITATION Sco15 \l 2058 ] y [CITATION Exo13 \l 2058 ] son los estudios más
recientes de almacenes, ellos proponen el análisis de las herramientas, mejores
prácticas y tendencias en la gestión de almacenamiento. Los autores se enfocan en
los principios básicos del flujo de materiales dependiendo las necesidades de la
organización y el tipo de producto que manejan. Donde la finalidad es reducir los
ciclos de órdenes internas para tener una ventaja competitiva y un desempeño
efectivo para el nivel de servicio al cliente interno y externo.

Cada uno de los autores describen una metodología para realizar la gestión de
almacenes como un marco de referencia, la mayoría de los trabajos publicados
analizan el desempeño de un almacén y dejan de lado la necesidad de un modelo de
referencia capaz de abordar las necesidades básicas para clasificar el problema de
diseño y el control de un almacén. Sin embargo, todos coinciden en la toma de
decisiones en los diferentes niveles de gestión.

Los aspectos que se deben tener en cuenta para las funciones de un almacén:

 El mapeo del proceso para la visión global de la empresa.

 El flujo de material define los procesos requeridos: recepción, ubicación,


almacenaje, preparación y expedición.

 Las unidades de almacenaje, equipos y medios dentro del sistema que deben
adecuarse a los productos con los que se trabaje.

19
 El dimensionamiento de los recursos, diseño del layout, número de equipos de
manutención y el personal.

 Políticas de reaprovisionamiento y la agrupación de órdenes.

 Tecnología empleada para mayor control de la información.

 Ubicación de productos dependiendo la estrategia de almacenaje.

 Tareas de los operarios y rutas que deben seguir.

Como en toda empresa u organización el objetivo principal de un almacén es


incrementar la productividad y maximizar el rendimiento, minimizando en lo posible
los costes que estos implican, determinando la cantidad de inventario que se debe
almacenar, políticas de reaprovisionamiento y estrategias de suministro a ser
implementada.

Una aportación importante es el desarrollo de un método que ayude a la selección de


estrategias alternativas, teniendo en cuenta las necesidades de cada almacén,
teniendo una estrategia que permita reducir los costes y mejore el rendimiento del
sistema.

2.3. HERRAMIENTAS PARA APOYAR LA METODOLOGÍA

Tras realizar el diagnóstico de la empresa se utilizó el enfoque de implementación del


Six Sigma que se usó para la integración de los procesos del sistema de almacén
que describirán a continuación.

2.3.1. Six sigma

El Six Sigma es una metodología de calidad que se aplica para ofrecer un producto o
servicio de calidad y rápido, al costo más bajo, busca la mejora continua identificando
las causas de los errores, defectos y retrasos en los diferentes procesos de negocio,
enfocados en los aspectos que son críticos para el cliente.

20
Para el trabajo de tesis se consideraron diferentes puntos de cada uno de los autores
que aportan al rediseño del almacén en la mejora de los procesos operativos del flujo
del material.

Utilizando Six Sigma se desarrolla el marco del modelo conocido como DMAIC
(siglas en inglés que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar), este
modelo puede resumirse en 4 fases básicas. La definición consiste en la etapa de
diagnóstico y no es específica del modelo. [CITATION Bar14 \l 2058 ].

1) Definir.- Como primer paso se debe analizar la conformación del almacén de


la empresa donde se realiza la implementación, como la ubicación y diseño.
Para visualizar los requerimientos y restricciones que el rediseño final. Como
medidas de rendimiento se deberá tener en cuenta: el coste, la productividad y
la calidad.

2) Medir.- Segundo paso, como se trata de un rediseño de un almacén que ya


existente, se utilizaran datos históricos para contemplar escenarios futuros.
Para esto debemos ver el perfil de actividades donde podremos crear zonas
de almacenaje, así como también áreas de acondicionamiento y consolidación
de productos. Verificando los equipos que se utilizan para las actividades en el
almacén, para definir las necesidades del sistema de almacenaje y que
equipos serán los más adecuados para manipulación de los productos.
Asimismo, es preciso seleccionar las operativas y el apoyo tecnológico
requeridos para mover las cantidades demandadas por los clientes.
[CITATION Cha14 \l 2058 ]. Identificando también las principales causas de
los retrasos en los flujos de entrada y salida dentro del almacén para su
evaluación enfocado en la mejora de proceso.

3) Analizar.- Proponer estrategias para desarrollar actividades de manera


eficiente en el almacén. Para ello se realizaron entrevistas al personal
involucrados en la operación, como son: jefe de área, operadores y
administrativos. Con la finalidad de obtener información para llevar a cabo el

21
proceso de rediseño y fueron complementadas con las observaciones de los
mismos procesos.

4) Diseñar.- En esta parte se determina el layout, se identificaron las áreas


involucradas para evaluar y analizar los resultados obtenidos del análisis
anterior para proponer la mejora en el proceso, en base a los requisitos y
restricciones definidos en el primer paso.

5) Verificar.- Por último, se propone el rediseño final que será implementado en


las funciones del almacén. Esta deberá cumplir con los requerimientos del
sistema y restricciones que se hayan acordado, el diseño puede seleccionarse
en base a criterios del investigador que lo ayuden a obtener la solución que
maximice la medida más importante.

De acuerdo a las necesidades de la empresa se definieron las estrategias y


metodología de las diferentes publicaciones sobre el tema para el rediseño de los
procesos operativos y estratégicos del almacén.

2.4. DEFINIR EL TIPO DE ALMACÉN Y SUS FUNCIONES

2.4.1. Seleccionar el tipo de almacén

Los almacenes en la actualidad afrontan retos cada vez más importantes es por eso
que el diseño y la gestión dentro de las organizaciones toma gran relevancia que
permiten mejorar el servicio y reducir los costes, teniendo como resultado
rentabilidad del capital invertido. Es por eso que la logística de almacenaje, es una
disciplina que permite el diseño de almacenes competitivos.

La selección y configuración del tipo de almacén suele ser crítica para que la
empresa opere adecuadamente y atienda satisfactoriamente las necesidades de los
clientes. Por este motivo se deben de analizar el tipo de funciones más comunes de
la gestión de almacenes, los cuales se identificaron por medio de una revisión
bibliográfica de diferentes autores tales como [CITATION Bal16 \l 2058 ], [CITATION

22
Bar14 \l 2058 ] y [CITATION Jua17 \l 2058 ] que con sus estudios nos proporcionan
mayor claridad en el tema.

Existen diferentes tipos de almacenes, debemos ser certeros en el momento de su


selección, por los cual se debe analizar las características de los clientes, la cantidad
de demanda, tipo de productos, ubicación del almacén para poder aprovechar al
máximo los recursos y poder satisfacer las necesidades de las partes involucradas y
dar un buen nivel de servicio al cliente. Los almacenes pueden clasificarse por el tipo
de operación y su nivel logística.

Actualmente existen muchos tipos de almacenes en la cadena de suministro, cada


uno de ellos con características diferentes. Por lo que es importante la selección de
los equipos y la organización del flujo de materiales, para esto será importante saber
las características del inventario, tales como el número de productos, sus tamaños y
tasas, el rendimiento y requisitos de servicio, incluyendo el número de líneas y
pedidos por día.

El tipo de construcción y el costo de capital de los equipos y el costo que nos genera
la mano de obra y su operación. El almacén forma parte del proceso distributivo, es
el último eslabón en la cadena de suministros de los productos a los clientes,
conectando el departamento de compras con el departamento de distribución física.
Es importante destacar que una de las características principales de los almacenes
es que no añaden valor de forma directa a los materiales con los que opera, pues su
función es la de manipularlos de forma adecuada y conservarlos en las condiciones
óptimas.

Existen diferentes tipos de almacenes, debemos ser certeros en el momento de su


selección, por los cual se debe analizar las características de los clientes, la cantidad
de demanda, tipo de productos, ubicación del almacén para poder aprovechar al
máximo los recursos y poder satisfacer las necesidades de las partes involucradas y
dar un buen nivel de servicio al cliente.

23
Dado que la empresa es una comercializadora el tipo de almacén que se le
designara será el de almacén de materias primas, las características de dicho tipo de
almacén implican tener un buen nivel de inventario para garantizar la disponibilidad
de materia prima y tener operación normal del proceso de producción sin tener que
hacer pausas por aprovisionamiento. [CITATION Alb10 \l 2058 ].

El almacén forma parte del proceso de distribución, es la última parte en la cadena


de entrega de los productos a los clientes, conectando el departamento de compras
con el departamento de ventas dando lugar a la entrega de estas mercancías.

2.4.2. Localización del almacén.

La localización de un almacén en cualquier empresa es una decisión estratégica, que


afecta a casi todos los departamentos de la misma empresa como es el caso de H2o
Offshore e influye directamente con los siguientes factores:

 Costes Operativos.

 Servicio al Cliente.

Es importante definir una zona amplia que nos permita realizar un análisis detallado
de las diferentes opciones de naves, operadores logísticos o terrenos que se
presentan en la misma.

La zonificación de almacenes consiste en los tipos de zonas que se divide un


almacén esto con el fin de hacer que el almacenamiento de productos y los procesos
de distribución sean más eficaces, reduciendo costos, logrando disminuir tiempos y
satisfaciendo las necesidades de los clientes.

Una buena zonificación se basada en el acceso como en la salida de mercancía; por


esta razón las zonas deben de ser adaptables a las necesidades de instalación de
estantería, movimientos dentro del almacén al momento de acomodar y expedir
mercancía y el acomodo de mercancía. Esta herramienta en nuestra investigación
nos ayudara para mejorar los accesos de entrada y expedición de mercancía, como
la mejor ubicación de mercancía y la distribución de los productos.

24
Para el caso de la empresa el almacén se encuentra actualmente bien ubicado en
una zona amplia muy cerca de donde se estacionan los autos que transportan las
mercancías, por tanto no es necesario modificar su ubicación pero si sería prudente
una ampliación del mismo, agregando mejoras a la estructura para defender el
almacén de posibles plagas y procurando que la temperatura dentro de él no
aumente demasiado, todo esto debido al clima del área geográfica donde se
encuentra la empresa y sumando el hecho de que las mercancías recibías son
susceptibles ante altas temperaturas.

2.5. ANALISIS DEL ESPACIO DEL ALMACÉN

2.5.1. Método de almacenaje

La ubicación y el acomodo de los materiales en el almacén afectan directamente a


los gastos de manejo de los bienes que se mueven por el almacén. Se busca un
equilibrio entre los costos de manejo de materiales y la utilización del espacio del
almacén. En el diseño interno del almacén hay consideraciones específicas sobre el
espacio de almacenamiento y recogida de pedidos. [CITATION Bal16 \l 2058 ]

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los


materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas más
complicados, que involucran inversiones y complejas tecnologías. La elección del
sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

 Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

 Tipos de materiales que serán almacenados.

 Número de artículos guardados.

 Velocidad de atención necesaria.

 Tipo de embalaje.

25
2.5.2. Ubicar e instalar estanterías

En un almacén toda ubicación debe poseer su codificación única que la diferencie del
resto. El método de codificación es decisión propia de la empresa, no existe una
codificación para todas las empresas. Cada compañía posee diferentes
codificaciones para cada uno de sus productos en función del número de productos
en las diferentes zonas que le corresponden a cada uno y las ubicaciones en
estantería y módulos.

Tomando en cuenta el nivel tecnológico actual de los almacenes del país, la


tendencia debe ser la aplicación de un método para la ubicación y localización libre;
que permite las siguientes ventajas: (Muñoz, 2016).

Obtener el máximo aprovechamiento en la utilización de la tecnología, ya que


proporciona la mejor explotación de los medios de almacenamiento.

Elimina las pérdidas de tiempo para localizar un producto y no tener que depender de
un hombre o de su memoria para lograrlo.

o Facilitar la rotación de los productos almacenados bajo el principio de


“primera entrada, primera salida”.

o Conocer sin tener que recorrer las instalaciones, la capacidad disponible


en un instante.

o Minimizar los recorridos de los equipos de manipulación.

Este método se basa en el uso de uno o dos dígitos en correspondencia con la


cantidad de filas, columnas, alojamientos y la realización manual de todas las
operaciones que el mismo requiere.

A continuación, se describe las partes que conforman la ubicación e identificación de


estanterías: definiciones, Codificación, funcionamiento y exigencias.

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 Fila: Es la dirección horizontal ocupada por productos unitarios o no, en
estanterías o sin ella y perpendicular a la dirección de colocación de las
cargas.

 Columnas: Se denomina a la dirección vertical ocupada por productos


unitarios o no, en estanterías o sin ella y perpendicular al plano del terreno.

 Alojamiento: Se define como tal a la posición o nivel ocupado por productos


unitarios o no, en estantería o sin ella, en la intersección con la columna.

 Codificación por estantería o lineal: Se numeran de forma correlativa las


estanterías. Posteriormente, empezando por la cabecera del recorrido, se
enumeran los distintos niveles de profundidad, ubicaciones que tiene cada una
de ellas.

Por último, para cada uno de los niveles se numerarán las distintas alturas,
empezando por el nivel del suelo y asignando número de forma correlativa conforme
ascendamos en altura. En este caso se permiten realizar recorridos de ida y vuelta
en el mismo pasillo. [CITATION Exo13 \l 2058 ]

Ahora es posible implementar la codificación por pasillo, a cada pasillo se le asigna


un número consecutivo, de tal forma que solamente puede recorrerse el pasillo en
un solo sentido.

Cada 2 estanterías se van codificando por sus ubicaciones en sentido ascendente de


circulación. Se irán numerando alternativamente a izquierda y derecha los distintos
niveles de profundidad, asignando números impares a la izquierda y pares a la
derecha, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente pasillo. Se numeran
las distintas alturas de cada nivel empezando por el nivel inferior. [CITATION
Exo13 \l 2058 ].

El código de cada estantería será de 3 dígitos:

27
 Primer dígito: La letra mayúscula representa el lugar que ocupa la estantería
en el conjunto total. Las estanterías se nombrarán con una letra consecutiva
del abecedario empezando de derecha a izquierda.

 Segundo dígito: representa el número de posición que ocupa el pallet en la


estantería (fila=se empieza la numeración abajo hacia arriba, considerando
abajo el hueco más cercano al muelle de descarga, es decir, a la cabecera). El
número de posiciones posibles de pallets en una estantería y en un nivel.

 Tercer dígito: es el número del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet.
Por tanto, tendremos 4 niveles máximos

El éxito de este proceso radica, en la comunicación rápida y precisa entre los que
manipulan los productos y el encargado del almacén.

Las ventajas que brinda se pierden si no se establece la comunicación entre los que
llenan y vacían las ubicaciones y la persona encargada de los registros que se
establecen ya que las actualizaciones sistemáticas no tienen otra forma de solución.

Para facilitar el trabajo a los trabajadores la extracción y colocación de los productos


en las estanterías se requiere la identificación adecuada de las filas, columnas y
alojamientos, lo que se realizará atendiendo a colocar la identificación adecuada de
filas, columnas y alojamientos, lo que se realizará atendiendo a colocar la
identificación en lugares visibles y utilizando colores contrastantes con respecto a la
pintura de la estantería en la identificación.

2.6. MEJORAR EL SISTEMA DE INVENTARIADO

2.6.1. Elegir el sistema de inventarios

Un inventario consiste en la existencia de productos físicos que se conservan en un


lugar y momento determinado.

Los inventarios en una planta de fabricación abarcan la materia prima, la mercancía


en proceso y los artículos terminados.

28
La finalidad de un sistema de inventario es encontrar las respuestas a las preguntas
¿Cuánto pedir? Y ¿Cuándo pedirlo? a manera de minimizar los costos.

A pesar de que la empresa H2o Offshore ya cuenta con un sistema de inventario, es


necesario el rediseño del mismo ya que el actual es ineficiente, a continuación se
enlistan las principales razones por las cuales se requiere modificar el inventario

1) Reducir costos de pedir: Al pedir un lote de materias primas de un proveedor,


se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la
orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor
cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán
menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se
reducirán los costos anuales de pedir.

2) Reducir costos por material faltante: Al no tener material disponible en


inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del
cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas
perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción.
Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un
inventario adicional, conocido como inventario de seguridad.

3) Reducir costos de adquisición: En la compra de materiales, la adquisición de


lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin
embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican
descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales.

Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los
inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios
promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y
tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

Cuando iniciamos la producción de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas


defectuosas es grande. Los operarios podrán estar aprendiendo, quizás no se
alimenten los materiales correctamente, las máquinas necesitan ajuste y deberá

29
producirse una cierta cantidad de producto antes que la situación se estabilice. Lotes
de mayor tamaño, menos cambios por año y menos desperdicio.

Mantener una existencia de mercancías para su venta o uso futuro es una práctica
común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los
mayoristas, los fabricantes por lo general almacenan bienes o artículos.

En una empresa pequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario


y tomar estas decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en
empresas pequeñas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al
aplicar la administración científica del inventario.

Tomando en cuenta las deficiencias actuales de H2o Offshore y la naturaleza de las


actividades que realiza, se ha elegido el sistema de inventario físico como el más
óptimo a continuación se ofrece una definición del mismo:

Sistema de inventario físico: Se da el nombre de inventario de mercancía a la


verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales
de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los
materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.

2.6.2. Clasificación de los inventarios (sistema abc)

La filosofía del sistema ABC radica en que muchas veces cuesta más el control de
Lo que vale lo controlado. Por esta razón sugiere clasificar según la importancia y
consumo:

A. Son artículos que requieren mayor control por su costo de adquisición y por el
costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser
material importante dentro del trabajo fundamental. Generalmente un pequeño
número de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por
cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.

30
B. Aquí se encuentran los artículos que no son tan necesarios como los “A”, por
costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos. Para la
realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.

C. Son artículos que requieren poca inversión por ser de poca importancia en la
elaboración del producto final, requiriendo revisión sencilla sobre las
existencias, pero que serán suficientes para lo requerido finalmente. Puede
mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar
ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.

Algunos autores difieren en la proporción de los ítems clase B y Clase C, a


continuación, se describen lo que recomiendan otros autores.

 Clase A

1. 10% del stock representa el 65% del valor

2. Se requiere monitoreo frecuente

3. Alta exactitud del inventario

4. Adecuado sistema de pronóstico

 Clase B

1. 20 % del stock representa el 25% del valor

2. Descansa en sistemas informáticos sofisticados

3. Stock de seguridad calculada

 Clase C

1. 70% del stock representa el 10% del valor

2. Sistemas sencillos de control

31
3. Ordenes esporádicas a proveedor

Como resultado del Modelo ABC se identifican los skus con mayor movimiento que a
su vez nos ayudara a su acomodo dentro del almacén, ya que se tiene la forma
cuantitativa de su rotación dentro del almacén.

El proceso de planificación de la gestión de almacén necesita una serie de


informaciones que provienen de otras áreas de la empresa, y sin estas no es posible
realizar unas previsiones que se acerquen al consumo de mercancías, aunque solo
sea un poco a la realidad serán mínimas. Entre estas variables podemos establecer
más importantes las siguientes:

 Previsión de ventas.- Consumo de mercancías por parte de los clientes


internos o externos en los próximos períodos temporales, analizando los
porcentajes de volúmenes que manejen para su venta. La forma idónea que
se deberían proporcionar los datos es a nivel artículo por mes.

 Nivel de inversión.- Se deberá conocer la capacidad de inversión que dispone


el almacén, pues tanto en el proceso de planificación como posteriormente en
el de control de los procesos del almacén, podemos encontrar con situaciones
que nos lleven a necesitar más maquinaria, pallets o cualquier otro elemento
que utilizamos de manera habitual en los procesos operativos o de
almacenaje.

 Objetivos estratégicos.- Se necesitará disponer de los objetivos marcados por


la dirección para el área de logística, como nivel de servicio, roturas, rotación
etc., para planificar los procesos del almacén de cara al cumplimiento de
dichos objetivos.

El proceso de planificación de almacén necesita establecer una coordinación entre


las diferentes áreas de la empresa que se encuentran involucradas en el proceso de
gestión de mercancías, pues las acciones de unos departamentos influyen en otros y
la única posibilidad de mejora continua, es establecer procesos de planificación
coordinados.

32
2.7. RECEPCION Y MANEJO DE MERCANCIAS

2.7.1. Recepción de materiales

La recepción de materiales siempre debe comenzar con notificación previa de la


llegada de mercancías, de esta forma el almacén podrá programar la recepción y la
descarga para coordinar eficientemente con otras actividades dentro del almacén.

Para el caso de la empresa H2o Offshore es necesario tomar en cuenta la recepción


de materiales desde el muelle, pues la mayoría de las mercancías son importadas.

El proceso de recibo de mercancía es la primera operación que tiene lugar de un


almacén, bien sea de materias primas, producto en proceso o producto terminado.

Esto en relación a lo que tiene que ver con el flujo de la mercancía al interior de dicho
almacén o centro de distribución, proceso que a su vez se completa al momento
previo de almacenar o ubicar las mercancías recibidas en sus respectivas
ubicaciones dentro de las instalaciones del almacén.

Una vez que el producto llega, la descarga se debe hacer de forma adecuada, pues
corre el riesgo de cometer algún tipo de error que puede ocasionar diversos
inconvenientes, dentro de los que se destacan los siguientes:

Diferencia en los inventarios, las cantidades y las referencias de las existencias


físicas no coincidan con los registros del software utilizado.

Ingresar insumos o materia prima de mala calidad que atenten contra la propia
calidad del proceso de producción, generando sobrecostos por rechazos y
desperdicios.

Ingresar productos con empaques deteriorados que ocasionen averías o daños


posteriores a dichos productos.

La función principal del proceso de recepción de mercancía es la de garantizar, al


almacén, la correcta y eficiente entrada de materiales para atender las necesidades

33
de los clientes internos y externos, los materiales que se pueden recibir en un
almacén:

Es importante revisar la mercancía a la llegada del almacén ya que debido a la


transportación donde el producto ha pasado por varias horas de transporte puede
tener averías o presentar inconformidades físicas que lleven a rechazar tal producto.

Algunos de las averías que comúnmente se presentan son los siguientes:

 Deterioros del embalaje o empaque secundario.

 Exposición del producto al ambiente por rotura del empaque.

 Empaque con cintas o sellos de seguridad rotos o visiblemente alterados.

 Producto con condiciones de temperatura inadecuadas.

 Reacciones químicas que reaccionan en los vehículos de transporte.

Los objetivos principales de este proceso giran en torno a dar cumplimiento a la


función del mismo, es por eso que la mercancía que se asegura debe de cumplir con
las especificaciones de cantidad, calidad, oportunidad tiempo de entrega y de
documentación que pide la empresa, así identificar a tiempo las no conformidades
que puedan atentar más adelante con la calidad de los procesos productivos y de
distribución y por último, la recepción de la mercancía debe ser de forma ágil para
mantener la fluidez de los procesos dentro del almacén.

2.7.2. Flujo de materiales

Los factores de diseño que se muestran para los distintos procesos de flujo de
materiales están relacionados con el nivel de adquisición de mercancías, las
características del sistema y las formas organizativas operativas. Una regla general
es que el producto debe en la medida de lo posible, fluir continuamente a través de
esta secuencia de procesos. Cada vez que se pone abajo significa que debe ser
recogido de nuevo algún tiempo más tarde, que es de doble manipulación. Cuando

34
este doble manejo se suma en todas las decenas de miles de skus y cientos de miles
de piezas y / o casos en un almacén, el costo puede ser considerable, este escenario
no es preocupante actualmente para H2o Offshore pero si para un posible futuro
donde la empresa se posicione en un peldaño más alto dentro de su mercado.

El término en inglés (Stock Keeping Unit) sku para designar una unidad en inventario,
es un ítem individual que se puede diferenciar claramente de otro, tiene diferentes
códigos en el sistema de información. Otra regla es que el producto debe ser
escaneado en todos los puntos clave de decisión para dar visibilidad total de los
activos, lo que permite una respuesta rápida y precisa a la demanda de los clientes.
[CITATION Bar14 \l 2058 ].

2.7.3. Acomodo

Tras recibir las mercancías se procede al acomodo el cual incluye el traslado interno
de las mercancías o materiales, la localización, ubicación, verificación y el
posicionamiento del producto son procesos fundamentales de los cuales H2o
Offshore carece de control para llevarlos a cabo.

La ubicación pretende mejorar el flujo de materiales simplificándolo y reduciendo el


contenido del trabajo, los errores y el tiempo. Normalmente se cuenta con tecnología
de identificación, para realizar de forma simultánea la recepción y la ubicación. La
ubicación está ligada a la estrategia de almacenaje.

Si se cuenta con un sistema de gestión de almacenes, se puede definir criterios de


ubicación que asignen los productos según criterios de productividad basados en
diferentes estrategias de almacenaje.

Para el caso de la empresa es fundamental planear el espacio del almacén, donde


ubicar los materiales recibidos, cómo podrían reordenarse los pallets ya
almacenados, la cantidad de pallets se esperan que ingrese, y donde serán
colocados dentro del almacén.

35
La clasificación ideal para el tipo de mercancías que maneja la empresa es de
acuerdo al nivel de rotación, pues parte de las refacciones que se tienen en el
almacén también se destinan al uso propio de la empresa, con el fin de dar
mantenimiento a los equipos que se rentan y no solo para su venta, por tanto se
asignará la posición del almacén teniendo los productos de alta rotación cerca del
área y las lejanas a los de baja rotación. Reduciendo las distancias por recorrer y
moviéndolos con menos esfuerzo.

Después de codificar los módulos y la estantería se debe acomodar la mercancía en


la estantería y en los módulos, para esta acción se tiene que tomar en cuenta el tipo
de rotación de mercancía por lo que se tomaron los criterios de ABC y la separación
por familias o etiquetas que es la forma más eficaz, con esta estrategia de
almacenaje se tendrá una mejor conformación de las cantidades de la cual se
dispone en cada sección.

Teniendo un aproximado de la cantidad que lleva cada módulo el acomodo y la


separación de una línea de producto a otra será mucho más sencilla, facilitando la
identificación.

2.7.4. Principios de almacenaje

El almacenaje o almacenamiento es una parte de la logística que incluye las


actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar
existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte.

El almacenaje permite acercar los productos mientras estos esperan a ser


demandados por los clientes a los puntos de consumo.

Uno de los factores que influye en el almacén es la utilización al máximo del volumen
del edificio, definiendo el sentido del flujo de materiales con base en el tipo de
operación, para esto es necesario determinar zonas de almacenamiento de acuerdo
a la velocidad de surtido de los productos y acomodarlos por familia.

36
De acuerdo con varios autores hay muchos tipos de equipos especiales que han sido
diseñados para reducir la mano de obra, costes y/o aumentar la utilización del
espacio.

El equipo de almacenamiento y recuperación puede reducir los costes:

 Permitir que muchos skus para estar en la cara de selección, lo que aumenta
la densidad de recogida y por lo que reduce el viaje por recogida, lo que
significa más selecciones por persona-hora

 Facilitar la recolección y / o repoblación eficiente haciendo más fácil el


producto.

 Trasladar el producto de la recepción al almacenamiento; o del


almacenamiento al envío.

El equipo de almacenamiento puede aumentar la utilización del espacio mediante:

 División de espacio en subregiones (bahías, estantes) que se pueden cargar


con skus similares. Esto permite un embalaje más denso y ayuda a que los
procesos de manipulación de materiales sean uniformes.

 Hacer posible almacenar el producto alto, donde, hasta cerca de 30 pies (10
metros), El espacio es relativamente barato.

 Efectuar la distribución del espacio interno de un almacén es un proceso


sumamente complejo que requiere de superar las restricciones de espacio
físico edificando y las necesidades proyectadas de almacenamiento.

2.7.5. Equipo de almacenamiento y manipulación

En los almacenes el proceso se almacenaje se basan en su totalidad en las fuerzas


del personal para el almacenaje y movimiento de los productos. Por eso es primordial
la participación de la mano de obra, los almacenes fueron evolucionando, en la
década de los cincuentas a los setentas, con el alza de los precios aparecieron

37
varios sistemas mecánicos para reducir aún más la utilización de la mano de obra y
mejorar la circulación de los productos en el interior del almacén.

Las formas de almacenamiento más comunes incluyen estanterías de pallets para


almacenaje a granel, estantes de flujo de cartón para picking de alto volumen y
estanterías estáticas y móviles para recolección.

El equipo mecánico, incluyen la implantación de cintas- transportadoras y métodos


para sujetar automáticas las cargas a los pallets. Cada uno de estos métodos
produjo un aumento de eficiencia de los almacenes. Generalmente, los almacenes
más eficientes son los que logran albergar la mayor cantidad de productos por metro
cuadrado de espacio disponible y los que reducen mantenimiento y administración
[CITATION Sco15 \l 2058 ].

Existen empresas automatizadas que cuentan con estantería por gravedad y bandas
transportadoras con sensores de movimiento que facilitan aún más la manipulación
del material en un almacén, ya que para su acomodo de los pallets cuando es
material muy pesado o se encuentra en altura se utilizan montacargas y patines para
el movimiento de la mercancía.

Dado que las proporciones del almacén, aun tomando en consideración alguna
posible ampliación de su área, son apenas similares a las de un almacén pequeño
del área industrial, no sería necesaria la implementación de bandas transportadoras,
puesto que ese tipo de innovaciones están destinadas a empresas que fabrican sus
propios productos y por tanto tienen un flujo prácticamente permanente de
mercancías mientras desarrollan sus actividades. Para el caso de H2o Offshore
adquirir una pequeña maquina monta cargas que faciliten el traslado y manipulación
tanto de las potabilizadoras como de las mercancías más pesadas y de mayor
volumen sería más que suficiente, reduciendo así el dinero necesario para invertir.

38
2.8. CONTROL DEL ALMACÉN POR MEDIO DE POLÍTICAS

2.8.1. Objetivos y reglas generales

El objetivo de estas políticas es el de establecer pautas y requisitos mínimos


necesarios que permitan garantizar el cumplimiento de las buenas prácticas de
almacenamiento..

 Protección de los productos.

 Identificación de productos.

 Ordenamiento seguro de productos

 Optimizar el alistamiento en forma rápida y segura

 Asegurar existencia del producto.

 Evitar siniestros y robos.

El manejo de políticas es sumamente importante para todas las empresas que


comercializan mercancías como actividad principal, desafortunadamente H2o
Offshore no cuenta con un sistema de políticas real que promuevan el correcto
manejo de mercancías y la seguridad de las mismas, por ello se han desarrollado
una serie de normas que fomenten el correcto control del almacén al momento de
manipular las mercancías tanto de entradas como de salidas:

 Todo producto debe estar debidamente codificado y localizado.

 Todo movimiento de inventario ya sea de entrada, de salida o de


documentación de saldo debe estar debidamente diligenciado y documentado.

 Los documentos de entrada deben diferenciarse de los documentos de salida,


ya sea por un color o código. En cuanto sea posible el lugar físico de entrega
debe ser diferente al lugar físico locativo de recepción de materiales.

39
 En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar
almacenados en un mismo lugar; sino es posible marcarlos con algo.

En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres personas diferentes
y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario estableciendo las siguientes
reglas:

 Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.

 Si las tres tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la presencia de


un auditor.

 Los ítem de mayor peso o masa deben estar almacenados de abajo hacia
arriba similar a como se desempeñan las labores de seguridad industrial.

 Los productos que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos
antes de que se cierre el día se deben verificar las existencias físicas con las
existencias lógicas del sistema.

 Nadie del personal del inventario se va hasta que no esté cuadrado el


movimiento de los ítems de ese día.

 No recibir comisiones ni premios de los proveedores.

 Los reportes de inventarlos deben estar hechos máximo tres días antes de
finalizar el mes.

2.8.2. Políticas del personal

El almacén debe contar el personal calificado bajo la responsabilidad del jefe de cada
proceso, con la autoridad suficiente para diseñar, implementar y mantener un
sistema que garantice el cumplimiento de buenas prácticas de almacenamiento.

El personal de almacenes debe informar a su superior, que en el caso de H2o


Offshore seria el contador encargado del departamento de compras, acerca de las

40
instalaciones, equipos o personal, que considere pueda influir negativamente en la
calidad de los productos.

El jefe de almacén tiene una serie de funciones, llamadas funciones clásicas, el


trabajo de los directivos se puede sintetizar en:

A. Planificar.- Hay que decidir a se dedicara el departamento, cómo, con qué


medios. Una vez establecido el fin o misión, se plantean los objetivos,
establecidos éstos, se desarrolla la estrategia.

B. Organizar.- Sabido que se quiere hacer, los recursos y el cómo, se ordenan y


estructuran los recursos, se definen las actividades a realizar, se diseñan los
puestos de trabajo.

C. Motivar.- Hay que seleccionar personas, esta selección puede hacerse dentro
de la empresa. Una vez seleccionadas, hay que entrenar a esas personas,
asignarles puestos, motivarles, dirigirlas a clientes e incentivos para mantener
el ritmo de la empresa.

D. Controlar.- Se corrigen los resultados, se verá si se han conseguido o no los


objetivos empleados y si no es así, se aplicarán las oportunas medidas
correctoras.

Es una actividad básica de los directivos. No se debe entender como vigilancia, sino
que se trata de detectar qué es lo que no se está haciendo bien y mejorar para
superar esas deficiencias.

El control en la empresa, analiza las deficiencias que existan en la empresa e


intentará superarlas. Para ello, habrá que planificar, organizar de nuevo, motivar a
los trabajadores. Todos los directivos de la empresa hacen todas estas tareas:
planificar, organizar, motivación y control.

El jefe de cada proceso debe proveerse a todo el personal a cargo la capacitación y


entrenamiento apropiado en buenas prácticas de almacenamiento y documentos

41
relacionados. La capacitación debe ser inicial y continua; y su implementación debe
ser evaluada periódicamente, llevando los registros respectivos.

Debe prohibirse de forma rotunda el fumar, comer, beber o masticar, como también
el mantener plantas, alimentos, bebidas, medicamentos u otros objetos de uso
personal en el almacén.

Se debe impedir el ingreso de personas no autorizadas a las áreas de


almacenamiento.

El almacenamiento de mercancías, requiere de cuidados especiales que garanticen


el buen estado de la misma y la seguridad del trabajador que la opera.

Realizar los procedimientos de gestión de existencias aplicables en la organización


de un almacén.

2.8.3. Políticas de orden

Mantener organizado el espacio físico y el funcionamiento del almacén teniendo en


cuenta la eficiencia en la distribución interna cumpliendo con la normativa de
seguridad e higiene.

Organizar y controlar la recepción y distribución de la mercancía en el almacén,


asegurando su protección física y optimizando el uso de espacios y los tiempos de
manipulación y distribución.

Asegurar el aprovisionamiento de existencias para evitar roturas de stocks y


gestionar las existencias en el almacén de acuerdo a los requisitos establecidos por
el cliente.

La infraestructura y el espacio físico, deben responder a las necesidades de


almacenamiento de cada uno de los clientes de acuerdo al volumen manejados, a la
racionalidad en el manejo y a los criterios de distribución.

El diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos:

42
o Según las condiciones del almacén, tamaño y tipo de materiales
almacenados, se debe contar con los siguientes espacios: recepción,
despachos, espacio destinado a extintores y área de almacenamiento
propiamente dicha.

o El espacio en el interior del almacén debe facilitar el movimiento del personal y


de los productos.

o El almacén debe garantizar una iluminación que de lugar a condiciones


agradables de trabajo.

o Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente


identificados y debe tomarse precauciones para impedir que personas no
autorizadas ingresen en las áreas de almacenamiento.

o Los pasillos o pasadizos donde se use equipo de manejo mecánico deben


tener suficiente espacio libre y estar apropiadamente marcados.

o Los materiales sueltos/desempacados que pudieran caer desde una estiba


deben estar apropiadamente estibados, bloqueados, entrelazados o limitada la
altura de la estiba para evitar riesgos de caídas.

El almacén deberá contar con áreas separadas, delimitadas o definidas destinadas a


mantener los productos, materias primas e insumos en forma ordenada y en
condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad, según
corresponda:

 Área de recepción: Debe realizar la revisión de los documentos y verificación


de los productos antes de su almacenamiento. Debe entregarse al almacén
en cajas completamente sellada.

 Área de cuarentena: Debe identificarse claramente y su acceso debe ser


restringido a personal autorizado, cualquier sistema que reemplace a la
cuarentena física debe proveer una seguridad equivalente.

43
 Área de embalaje y despacho: Debe encontrarse siempre limpia y libre de
obstáculos que retrasen o impidan la entrega o carga de mercancías.

2.8.4. Políticas de documentación

La documentación es importante para la empresa teniendo como objeto definir las


especificaciones de todos los materiales y métodos de almacenamiento e inspección;
asegurar que todo el personal involucrado en el almacenamiento sepa lo que tiene
que hacer y cuándo hacerlo.

Asegurar que todas las personas autorizadas posean toda la información necesaria
para la toma de decisiones; y proporcionar a la auditoria los medios necesarios para
investigar la historia de un lote sospechoso de tener algún defecto.

 Todos los documentos deben ser diseñados, revisados, distribuidos y


controlados

 Cuidadosamente revisados por el jefe de cada proceso de almacenamiento.

 Los documentos deber ser aprobados, firmados y fechados por las personas
autorizadas.

 Ningún documento debe modificarse sin autorización.

 Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si


se modifica un documento, se debe actualizar en el sistema por el cual se
impida el uso accidental de documentos que hayan sido modificados.

 Cuando en un formato sea registrado, su información debe ser clara, legible

 Debe haber suficiente espacio para el ingreso de todos los datos solicitados.

 Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o


contempladas de tal forma que se pueda tomar conocimiento de todas las
actividades importantes relacionadas con el almacenamiento de productos.

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2.8.5. Políticas de manejo y rotación de mercancías

Los registros de existencias deben mantenerse de manera comprensiva,


documentada y revisada periódicamente mostrando todos los recibos y materiales de
partida de acuerdo a un sistema específico que consigne el número de etiqueta y
fecha de vencimiento de los productos y debe verificarse periódicamente esta
información, según política de la compañía, se debe establecer el control de
existencias a través de inventarios periódicos de los mismos, el que será de utilidad
para:

 Verificar el registro de existencias

 Identificar las existencia de excedentes

 Verificar la existencia de faltantes

 Controlar la fecha de vencimiento de los productos

 Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservación

 Planificar futuras necesidades

 La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad


real actual y la cantidad registrada.

2.8.6. Políticas de devolución de mercancías

Los productos devueltos deben manejarse de acuerdo a los procedimientos


aprobados para tal fin y mantener sus registros

Las mercaderías devueltas deben ponerse en cuarentena y únicamente ser


retornadas a las existencias utilizables bajo la aprobación del jefe del proceso, quien
hará una nueva evaluación de la calidad de la mercadería y motivo de la devolución,
según corresponda.

45
Cualquier mercadería devuelta debe ser identificada y registrada en los registros
correspondientes de existencias.

2.8.7. Políticas de entrega de mercancías

El último eslabón del flujo de materiales dentro del almacén es el proceso de


expedición que ofrece la entrega de la mercancía a los clientes finales, el proceso de
embalaje y despacho de mercancía se convierte en un área crítica para el
funcionamiento de los almacenes, esto implica el momento de usar técnicas que
permitan la carga y descarga de camiones de manera efectiva y eficiente.

Otros factores que se deben de tener en cuenta son la preparación de los


documentos de embarque, las etiquetas y facturas, la determinación del peso de la
carga, tener una programación del transporte generando guías o requerimiento de
transporte.

Como se ha mencionado el despacho tiene como función asegurar la correcta


entrega del producto terminado a los clientes de acuerdo a las condiciones pactadas
con estos, para así mantener en un nivel óptimo la satisfacción percibida en el
mercado hacia la empresa. Estas condiciones son:

o Exactitud en las cantidades

o Envío de las referencias correctas

o Cumplimiento de los tiempos y lugar de entrega

o Documentación completa y acorde a la negociación

o Clasificación de Mercancía en los almacenes

La dimensión de un almacén implica, principalmente determinar la capacidad de


almacenaje este debe de tener. Este cálculo engloba la cantidad de material
inmovilizado, que ayuda a realizar las funciones logísticas de gestión de la demanda,
planificación de servicio, planificación del stock y planificación del aprovisionamiento.

46
Además, incluye trasladar las necesidades de almacenaje calculadas a necesidades
en términos de zonas y espacios. Desde el punto de vista de la gestión administrativa
y de competitividad, los inventarios representan el segundo sistema más importante
después del transporte.

Aun así, el mantenimiento y manejo de los inventarios es costoso para las


organizaciones, puede representar, junto con el sistema de almacenamiento, entre
15% y un 30% por ciento de los costos totales de logística. Sin embargo, el
mantenimiento de los inventarios puede representar ahorros por economías de
escala en otros costos, como son transporte, compra y producción, incentivando la
reducción de los precios del producto.

La entrega de mercancías debe realizarse en forma tal que evite toda confusión:

 Origen y validez del pedido

 Que los productos seleccionados para el alistamiento correspondan a los


solicitados

 La distribución se debe realizar según el sistema de primero que entra,


primero que sale y respetando el orden de las fechas de vencimiento primero
que expira, primero que se entrega.

 El despacho y el transporte de materiales debe efectuarse únicamente


después del recibo de una orden de entrega que tiene que ser documentada.

 Los registros para el despacho deberían retenerse, especificando por lo


menos:

 La fecha de despacho.

 El nombre de cliente y dirección.

 La descripción del producto

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 Todos los registros del pedido deben ser fácilmente accesibles y disponibles.

CAPÍTULO III. RESULTADOS Y DISCUSIÓN.

Durante el desarrollo este trabajo se diseñó una serie de estrategias para mejorar los
procesos de las diferentes funciones que se realizan en el área del almacén de
mercancías de la empresa H2o Offshore teniendo en cuenta sus carencias y errores
al momento de desarrollar las actividades de dicho almacén.

En la primera parte se identificó la problemática por la cual la empresa estaba


atravesando a causa de su almacén, para ello se tuvo que recurrir a la participación
presencial del proceso de recepción, entrega, acomodo y registro de las mercancías,
pudiéndose acceder incluso a los documentos utilizados durante el desarrollo de
dichas actividades.

Determinar el tipo de almacén que maneja la empresa fue sumamente fácil a pesar
de que la empresa tiene actividades tanto comerciales como de servicios, no
obstante, la gran mayoría de las actividades que realizan son de giro comercial, por
tanto, el almacén físico es la mejor opción para trabajar.

Con la ampliación del almacén se podrá mejorar la capacidad de mercancías, siendo


que la empresa tiene problemas con los proveedores relacionados al retraso en la
entrega de mercancías de forma regular, aumentar el tamaño del almacén, además
de facilitar el flujo de materiales, permitiría adquirir mercancía o stocks de seguridad.
La finalidad de dichos stocks está enfocada de manera prioritaria a la atención de los
clientes, sin embargo, como se mencionó anteriormente la empresa H2o Offshore
también realiza actividades de servicios, más específicamente renta y mantenimiento
de potabilizadoras.

Dado que el propio mantenimiento y reparación de las potabilizadoras rentadas y


disponibles para vender son algo que concierne a la empresa, es inevitable el uso de
refacciones y consumibles que por son tomados del almacén, esto acentúa la
importancia de la idea anterior de los stocks de seguridad, por supuesto, es una

48
estrategia que debe adaptarse al presupuesto de la empresa y siempre teniendo
presente cuales son los productos de mayor rotación.

Aumentar el tamaño del almacén permite que los recorridos dentro del mismo sean
más sencillos, evitando retrasos y aún más importante, posibles accidentes. Además
se optimizarían los tiempos del acomodo y extracción del material, así como la las
labores de búsqueda de mercancías específicas.

Con la implementación del sistema ABC, los materiales se agruparan en familias,


facilitando aún más la tarea de identificar las mercancías ya sea con mayor
movimiento en volumen y que representa mayor recurso económico a la empresa, de
las misma forma se podrán identificar las mercancías de menor movimiento y
determinar ya sea de forma semanal o mensual cuales son los productos cuyo
tiempo de vida útil ha terminado, un problema que el almacén de H2o Offshore
presenta con varios productos de menor tamaño.

Otra actividad que se vería beneficiada por este rediseño del almacén seria la
recepción de mercancías pues normalmente las mercancías de mayor rotación
tienen volúmenes y pesos considerables, si a esto le sumamos su fragilidad, lo ideal
sería decepcionar y acomodar las mercancías en un solo despliegue, procurando
manipularlas lo menos posible.

A pesar de todas las ventajas que supone tan solo el ampliar el almacén, es
pertinente explotar al máximo sus capacidades de almacenamiento, esto es posible a
través del uso de estanterías ubicadas estratégicamente para las mercancías de
menor tamaño, pues colocar mercancías pesadas lejos del suelo no solamente haría
más fácil su entrega, también la pondría en peligro de dañarse por alguna caída y en
el peor de los casos podría comprometer la salud del personal que la esté
manipulando.

El párrafo anterior da paso a otra estrategia, como ya se mencionó, H2o Offshore


trabaja con potabilizadoras y mercancías de considerable volumen y peso. Si bien la
mano de obra humana puede transportar las mercancías al momento de mover

49
grandes cantidades y en grandes distancias, el proceso se vuelve lento y propenso a
accidentes, reduciendo enormemente la eficiencia con la que se reciben y entregan
mercancías. La solución a esta cuestión es adquirir maquinaria para el transporte de
dichas mercancías, es cierto que requiere de una inversión considerable de dinero
pero a cambio se obtiene rapidez y seguridad al momento de acomodar ese tipo de
mercancías.

Tras rediseñar y mejorar la parte física del inventario hay que procurar que siempre
se mantenga el orden y control, pues de no ser así, cualquier inversión en espacio y
maquinaria resultaría inútil.

Procurar el orden y el control del almacén de H2o Offshore es una tarea de grandes
proporciones pues la forma en que esto se logra en grandes empresas del sector
industrial y en la mayoría de las empresas comerciales es haciendo uso de políticas
para el almacén, políticas de las cuales H2o Offshore desafortunadamente carece,
más allá del registro de ventas, las políticas son prácticamente nulas.

En primer lugar se tienen las políticas de personal que incluyen normas como no
fumar y no consumir alimentos entre otras, es importante el énfasis que se hace al
mencionar estas dos ya que las mercancías en su mayoría se encuentran en
embalajes de cartón, por tanto son sumamente propensas a quemarse, por otra
parte, el almacén se ubica en una zona al aire libre, a pesar de contar con paredes y
techo, siempre existe la posibilidad de que sea perpetrado por plagas atraídas por
restos de comida que dañarían las mercancías y durante una auditoria podría causar
graves problemas a la empresa.

Las políticas de orden y documentación vienen de la mano, implementarlas ofrece


las ventajas de saber con exactitud qué es lo que hay en el almacén, dejando en
evidencia robos o errores durante la recepción o despacho, permitiendo remediar los
errores de registro y poder ofrecer información real a los clientes de las mercancías
con las que se cuenta para entrega inmediata, promoviendo así una buena imagen
para la empresa.

50
Como medida adicional para el orden de las mercancías, el implementar un sistema
de etiquetas de 3 dígitos es una medida que aumentaría la eficiencia en lo que
respecta al registro dentro del sistema y serviría de apoyo para distinguir ciertas
mercancías que comparten dimensiones similares pero que son de materiales
diferentes o bien, son para potabilizadoras o maquinas específicas.

Finalmente las políticas de entrega y devolución de mercancías servirán para


resolver los problemas relacionados a las mercancías averiadas o defectuosas. La
mayoría de las mercancías son recibidas en embalajes de complicado desmontaje,
debido a que son importadas y transportadas por vía marítima así que para asegurar
el bienestar de las mercancías los proveedores recurren al uso de plástico burbuja,
grandes cantidades de cinta, cartón reforzado, entre otros.

Por cuestiones de tiempo las mercancías de mayor tamaño no son revisadas y esto
da lugar a la incertidumbre de si se encuentra en buen estado o no, incertidumbre
que es desvelada por los clientes, provocando descontento, trabajo extra para
transportar las mercancías de regreso y luego enviarlas al proveedor, por tanto,
revisar las mercancías siempre ahorraría grandes cantidades de tiempo.

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CONCLUSIONES

En este trabajo se eligieron las estrategias junto con la metodología para mejorar los
procesos de las diferentes funciones que se realizan en el área del almacén de
mercancías tomando en cuenta sus principales deficiencias.

Desarrollar la estadía profesional en H2o Offshore me permitió experimentar el hecho


de que a pesar de que todos los departamentos estuviesen funcionando de forma
correcta, descuidar uno de ellos origina problemas para toda la empresa.

Tomando en cuenta que la empresa no lleva a cabo actividades a un nivel industrial


es alarmante ver como el descuido de su almacén afecta tanto su eficiencia.

Gracias a que se pudieron experimentar de forma presencial los distintos procesos y


que se pudo tener contacto con el almacén este trabajo pudo cumplir
satisfactoriamente su objetivo ya que está diseñado específicamente para atender
los problemas de la empresa.

Este trabajo más allá de ser una solución, representa una oportunidad para mejorar
la eficiencia de todos los departamentos y promover mejoras en el futuro, a pesar de
que el plan está diseñado para enfrentar el problema principal de la empresa, no
significa una mejora definitiva ni garantiza el crecimiento de H2o Offshore.

Finalmente a forma de apoyo para el plan se pueden implementar medidas como que
el personal de almacén esté debidamente capacitado y conozca los cuidados que se
debe tener en la manipulación de estos productos.

Se recomienda que al realizar los movimientos físicos de los materiales de acuerdo


con la ampliación del almacén se hagan los ajustes que se consideren necesarios.
Para el proceso de recepción se recomienda el uso de dispositivo de lectores de
códigos de barra lo cual facilitaría la entrada al inventario de los artículos recibidos.

Contar con un plan operativo administrativo que fije las acciones a seguir, basándose
en un análisis de la situación actual que identifique el problema y justifique la

52
creación del plan, estableciendo objetivos, importancia, metas y un plan de mercadeo
adecuado para optimizar la eficiencia y eficacia, mejorando la gestión empresarial y
volviendo a las empresas más rentables y competitivas.

La gestión de almacén no se limita solo a mantener las mercancías dentro de un


área, conlleva tener un registro real y revisión continua para procurar que se
mantenga un orden y control, permitiendo la fácil recepción y entrega.

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