ACTA DE REUNIÓN N° 01-2016

FECHA: 05 agosto 2016

ASUNTO: REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL POR LA DIRECCIÓN

ASISTENTES:

Hector Piedra León – Gerente General

 
Marisol Regis Fuentes – Gerente de
Desarrollo Sostenible
 
Pilar Monge Miguel – Gerente de
Talento Humano
 
Ricardo Alarcón Lira – Gerente de
Operaciones
 
Mauricio Benavides Gallego – Gerente
de Transporte
 
Miguel Padilla Alva – Gerente de
Mantenimiento y Servicio
 
Michel Chung Rodriguez – Jefe de
Soporte Logístico
 

Bruno Regis – Supervisor de Almacén

Zaida Monsalve – Coordinador de

Selección y Capacitación
 

Nestor Reyes Cochachin – Analista SIG

 
Patricia Moncada Lozano – Analista
SIG
 
George Chavarria – Técnico de
Mantenimiento
 
1. SOBRE EL ESTADO DE LAS ACCIONES SOBRE LA REVISIÓN GERENCIAL PERIODO 2015

PROYECTOS DE MEJORA
DETERMINADOS EN LA REVISION ESTADO
GERENCIAL DEL PERIODO 2015

Formar Auditores Internos Trinorma Abril 2016: Se llevó a cabo la capacitación a personal de Logistas de las
(ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS áreas de GTH, SIG, ALMACÉN, OPERACIONES, SEGURIDAD sobre la
18001) en los diferentes procesos de la actualización de las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS
organización. 18001:2007, y formación en auditores internos en las normas indicadas.

Julio 2016: Se llevó a cabo la formación de brigadistas de Lucha Contra

Incendio y control de derrames a los siguientes integrantes: Bruno Regis,
Capacitar al personal en Contención
Isabel Cherres, George Chavarri, y Ricardo Alarcón.
de derrames ambientales, sobre todo a
los que conforman las Brigadas de
Julio 2016: Se llevó a cabo la formación de brigadistas de evacuación a
Evacuación y derrame.
los siguientes integrantes Jackeline Fernandez, Felipe Vera, Luz
Mendoza y Ricardo Alarcón

La formación para la brigada de primeros auxilios está programada para

Capacitar y entrenar a los integrantes
el mes de Agosto, de acuerdo a nuestro plan de contingencia (PL-SIG-
de la Brigada de primeros Auxilios y
Lucha contra incendios para estar 002).
preparados ante alguna emergencia de
Ya se ha coordinado con el proveedor de servicio (SEFORPUN), misma
Seguridad y Salud en las instalaciones.
empresa que birndó la formación a las otras brigadas.

Evaluar las metas de los indicadores Se han definido nuevos objetivos e indicadores para el Sistema Integrado
de gestión y mejorarlas. de Gestión para el periodo 2016.
Seguir y mejorar el cumplimiento del El cumplimiento del programa de capacitaciones fue de un 95% en
Programa de capacitaciones para el promedio.
año 2015 trabajando en conjunto todas A la fecha el porcentaje de cumplimiento de capacitaciones del programa
las áreas de la organización. es de 80.6%.
Reaprovechar los residuos reciclables 2015: Se implementó el espacio de descanso utilizando materiales
para la implementación de un espacio
de descanso. reciclables (paletas de maderas, neumáticos).

Se deberá continuar en el periodo

La implementación del SIG para la operación de transporte terrestre de
2015, la implementación del SIG para
concentrado de cobre se ha realizado a partir de Enero a Junio.
las operaciones de provincia.
2. SOBRE LOS CAMBIOS

2.1. Cuestiones internas y externas

Se decide mantener la Matriz FODA revisada (Actualizada al 01/06/2016).

2.2. Aspectos Ambientales Significativos

 Se deberá revisar la matriz ambiental de la actividad de “Manejo de residuos”.
 En las próximas decisiones de compra del revestimiento de tolvas para la operación
minera será considerará como parte de los parámetros de evaluación el ciclo de vida
del producto a utilizar y su impacto ambiental.

2.3. Riesgos y Oportunidades

 Se deberá definir los riesgos por incumplimiento de requisitos legales de materia
ambiental por cada proceso que se encuentre dentro de nuestro alcance.
 Se deberá brindar capacitación y taller sobre “Mapeo de procesos” a los responsables
de los procesos para reforzar las caracterizaciones de procesos de Logistas.

3. SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DEL SIG:

3.1. Satisfacción del Cliente

Se decide cambiar la meta de satisfacción de cliente, asimismo las encuestas deberán aplicarse
como plazo máximo hasta noviembre del 2016.

3.2. Retroalimentación de Partes Interesadas Pertinentes

Se revisó la Matriz de Necesidades y Expectativas de Partes Interesadas (01/06/20116), y se
decide:
 Incluir como parte interesada a organismos estatales: Municipalidad Provincial de
Bellavista, Municipalidad Provincial de Espinar, Organismo de Evaluación de
Fiscalización Ambiental y Ministerio del Ambiente.
Entidades con las cuales mantenemos coordinaciones que influyen a nuestro SIG.

 Incluir como parte interesada a las siguientes entidades: Fundación Ciudad de Papel,
ONG Tierra y Ser.
Entidades con las cuales mantenemos coordinaciones que influyen a nuestro SIG.

 Incluir como parte interesada al proveedor de “Mantenimiento de Vehículos”: Dive

Center”, por ser proveedor crítico que influye sobre nuestro SGC y SGA.
3.3. Cumplimiento de objetivos de calidad y ambiental
Se revisaron los objetivos de calidad:

 Objetivo N°01: Aumentar la mejora continua del SGC a través de la detección de

acciones preventivas.
Se decide mantener el indicador asociado (Porcentaje de solicitudes de acciones
preventivas) y la meta establecida.

 Objetivo N°02: Controlar el cumplimiento de las velocidades de desplazamiento de las

unidades de Logistas de la Operación Sur.
Respecto a la SAC N°03 asociada al objetivo N°02 (N° Exceso de velocidad), se deberá
decidir la permanencia de la acción implementada (Capacitación y sensibilización sobre
los límites y excesos de velocidad) mediante su inclusión en los programas de
capacitación, caracterización de procesos, programas de sensibilización.

 Objetivo N°03: Mantener la flota de Logistas en óptimo estado.

Se decide mantener el indicador asociado (Cumplimiento de mantenimiento
preventivo) y la meta establecida (>95%).

 Objetivo N°04: Cumplir con los servicios solicitados por el cliente

Se decide que la Gerencia de Operaciones deberá generar los índices mensuales
basados en los datos existentes, y mantener el indicador (Cumplimiento de flota) y la
meta establecida (> 95%).

 Objetivo N°05: Cumplir con el tiempo de viaje

Se decide mantener los indicadores asociados (Horas de exceso por servicio, Variación
porcentual del tiempo de subida, Variación porcentual del tiempo de bajada) y los
rangos de aceptación (+/- 15%; +/-15% y +/-20%).

 Objetivo N°06: Controlar el cumplimiento de las velocidades de desplazamiento de las

unidades de Logistas de la Operación Sur, según la hoja de ruta.
Se decide mantener el indicador asociado (N° de exceso de velocidad según hoja de
ruta) y la meta establecida (cero)

Se revisaron los objetivos de medio ambiente:

 Objetivo N°01: Reducir el N° de incidentes de derrames de concentrado de

concentrado de mineral
Se decide reducir la meta del indicador asociado (N° de incidentes con derrame de
concentrado de mineral) a cero por mes, a partir del mes de Setiembre.
  Objetivo N°02: Incrementar el rendimiento de motores
Se decide mantener el indicador asociado (rendimiento de motor) y la meta
establecida (0.10 Gal/km).

 Objetivo N°03: Reducir el ratio de emisión de CO2

Se decide cambiar la unidad de medición del indicador asociado (Ratio de emisión de
CO2) a “g CO2/km” a partir del mes de agosto 2016, y convertir los índices anteriores a
la nueva unidad de medida. Asimismo la nueva meta definida será “1100 g CO 2/km”

 Objetivo N°04: Reducir el N° de incidentes de derrames de combustible y/o matpel en

ruta
Se decide, a partir de la fecha, cambiar el indicador “Relación de incidentes
ambientales en ruta” por “N° de derrames de combustible y/o matpel en ruta” con
meta igual a cero por mes.

 Objetivo N°05: Incrementar el total de residuos reaprovechados por colaborador

Se decide mantener el indicador asociado (Generación per cápita de residuos sólidos
reaprovechables) y mantener su meta establecida

3.4. Desempeño de los procesos y conformidad de servicios

Se decide que todas las áreas internas de Logistas, deberán implementar una matriz de salidas
no conformes de sus procesos.
La implementación de dicha matriz deberá realizarse a partir de setiembre 2016 (para procesos
claves) y a partir de enero 2017.

3.5. No Conformidades y Acciones Correctivas

Se revisó la información del “Master de Acciones Correctivas y Preventivas – 2016” y el estado
de las acciones planificadas.

3.6. Seguimiento y Medición

Se decide modificar el procedimiento “P-SIG-012 Seguimiento y Medición del SIG”, en donde se
establezca como parte del seguimiento al SIG las reuniones del Comité de Gerencia.

3.7. Resultados de Auditorías

Se revisó el “Informe de Auditoría Interna 01- 16”, se decide programar otra auditoría interna
a los procesos en donde se detectaron no conformidades.
La auditoría interna deberá ejecutarse antes de diciembre de 2016.

3.8. Desempeño de Proveedores Externos

El Jefe de Soporte Logístico deberá comunicar a los proveedores evaluados los resultados de su
evaluación, y mantener los registros de comunicación externa.
Esta acción se aplicará por cada evaluación realizada a cada proveedor.
 3.9. Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos
 Se deberá adecuar la infraestructura de la Zona de Acopio de Residuos de acuerdo a lo
establecido en el D.S. 057-2004 Reglamento de la Ley 27314 Ley General de Residuos
Sólidos.

4. SOBRE LA ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS

La Gerencia mantiene su compromiso de asegurar los recursos económicos necesarios para la
implementación de las decisiones tomadas.

5. SOBRE LAS COMUNICACIONES PERTINENTES DE PARTES INTERESADAS INCLUYENDO QUEJAS

 Se deberá revisar y actualizar el procedimiento P-SIG-005 Quejas y Reclamos, y adecuarla
para cualquier tipo de parte interesada
 Se decide que a partir de agosto 2016, todo tratamiento de queja y/o reclamo deberá tratarse
a partir del módulo de “Seguimiento y Control” del Software MVD, para el cual se deberá
impartir capacitaciones a los responsables de los procesos.

6. SOBRE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR RIESGOS

 La eficacia de las acciones se evaluarán en la primera auditoría interna del periodo 2017.

7. SOBRE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA

 Reforzar la integración del proceso de mantenimiento al SIG mediante capacitaciones en los
procedimientos del SIG de Logistas.
 Incluir en el plan de contingencia de transporte terrestre la emergencia de volcaduras.