PRISILIA UREÑA, M.B.

TEORIA ORGANIZACIONAL / ADMINISTRATIVA

PRIMERA FACILITACION

TEMA 1. INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA CIENCIA DE LA

ADMINISTRACION

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA.

¿Qué es la administración?

La mayoría de los autores define a la administración como el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar para lograr objetivos organizacionales
prestablecidos.

Otra definición de administración, es la que nos brinda Wilburg Jiménez Castro

(economista y autor de varios libros del área administrativa), el cual dice que la
administración es una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas,
cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes que individualmente no se pueden lograr.

Según Idalberto Chiavenato, es el proceso de planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos de la organización.

Podemos decir que:

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo
beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los
fines perseguidos por la organización.
La Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
manejo de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Permite implementar nuevas estrategias para el logro de las metas para tener
éxito en la empresa u organización.
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1.2 NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS DE LA CIENCIA DE LA

ADMINISTRACIÓN.

La administración pretende lograr eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

de la organización.
La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor
cantidad de recursos. Debido a que los gerentes cuentan con escasos recursos
(incluidos personal, dinero y equipo), se encargan de utilizar eficientemente
dichos recursos. Con frecuencia a esto se le conoce como “hacer bien las cosas”,
es decir, no desperdiciar recursos. La administración también se ocupa de ser
eficaz, realizar actividades tales que se logren los objetivos organizacionales.

La eficacia se suele describir como “hacer las cosas correctas”; es decir, realizar
aquellas actividades que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas.
Mientras que la eficiencia tiene que ver con los medios para que las cosas se
hagan, la eficacia tiene que ver con los fines o los logros de los objetivos de la
organización. En organizaciones exitosas, la alta eficiencia y la alta eficacia por
lo general van de la mano. Una mala administración (la cual da pie a un bajo
rendimiento) generalmente implica ser ineficiente e ineficaz o ser eficaz pero
ineficiente.

Características de la administración:

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática
de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en
la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los
elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos,
aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La
administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de
organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros

fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto
a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un
pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no
nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie
de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su
carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno

administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de
mandar, de controlar, de organizar, etc.
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Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo

social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es

decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,

por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,

procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la
eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho,
economía, contabilidad, mercadeo, sociología, Psicología, filosofía, antropología,
etc.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las

diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

1.3 RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y OTRAS DISCIPLINAS.

El trabajo del administrador profesional se nutre tanto de la teoría, técnicas y

prácticas administrativas como de la experiencia personal. Su formación debe
incluir el estudio de la conducta humana: individual, grupal y social. Por
consiguiente, el futuro administrador debe adquirir también conocimientos de
psicología y sociología, básicamente en el área industrial y organizacional.

Su relación con la teoría contable y financiera es estrecha, pues sus decisiones,

sobre todo cuando ocupa cargos de alta dirección, se apoyan en los resultados
económicos de su gestión y de las áreas que coordina.

También existe un vínculo con la informática, las redes y websites, por lo que el
administradorrequiere estar actualizado en los productos y programas de
cómputo del ramo en que se desempeña.

Además de lo anterior, el administrador tendrá que adquirir conocimientos de

matemáticas y estadística, otras disciplinas con las que la administración se
relaciona de manera estrecha. Las técnicas modernas de la administración se
basan en gran parte en la aplicación de la estadística en todas las áreas del
trabajo administrativo, y las matemáticas se utilizan tanto en las finanzas como
en la producción y la investigación de mercados.
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La administración se relaciona muy de cerca también con la economía. De hecho,

la administración es un producto de la teoría económica. En algunos países de
Europa los administradores profesionales son graduados en microeconomía o
economía de empresa. En la época actual, marcada por la globalización de los
mercados, se exige que el administrador adquiera una visión del fenómeno
económico mundial.

Otra disciplina fundamental en el conocimiento del administrador es el derecho,

pues la empresa actúa en un medio normado por las leyes mercantiles, laborales,
ecológicas, fiscales y civiles del país en donde opera.

La empresa como organismo social se desenvuelve en sociedades con normas

que regulan la vida de estos organismos, tanto en su actividad mercantil como
en su relación con los trabajadores. Mediante el derecho civil se regulan los
contratos con otros organismos y personas.

Por otro lado, existe una normatividad ecológica que impone restricciones y
obligaciones a las actividades industriales.

a) Ciencias Sociales:

1. Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades humanas.

2. Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia.
Carácter, modo de ser.
3. Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está
sometida toda sociedad civil.
4. Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan
la producción, repartición y consumo de las riquezas.
5. Antropología: ciencia que trata del estudio del hombre.

b) Ciencias Exactas:

1. Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos

(números, figuras geométricas, etc.)

c) Disciplinas Técnicas

1. Ingeniería industrial: aplicación de los conocimientos científicos a la

investigación, perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial en todas
sus ramas.
2. Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas.
3. Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los
instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las características
anatómicas humanas incluyendo los aspectos psicológicos.
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4. Cibernética: ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las

máquinas.

1.4 LOS PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

Principios de Henri Fayol (fue uno de los principales contribuyentes al enfoque

clásico de la administración, considerado como uno de los padres de la
administración), el cual estableció los siguientes principios:

1.- División del trabajo Henry Fayol plantea que la organización debe ser
dividida entre los individuos y departamentos. Esto se debe a que una división
del trabajo conduce a la especialización, la especialización y la eficiencia
aumenta, mejora la eficacia y la productividad y la rentabilidad de la
organización.

En la práctica: La empresa debe elegir para cada puesto de trabajo a los mejores
en su especialidad, para ventas una persona con conocimientos previos y
experiencia en manejo de público, en el proceso productivo personas expertas
en su área, etc.

2.- Autoridad y responsabilidad Según Henri Fayol, debe haber un equilibrio

entre la autoridad (poder) y responsabilidad (funciones) (ver más sobre
la diferencia entre autoridad y poder). La autoridad debe ser igual a la
responsabilidad. Si la autoridad es más que la responsabilidad entonces es
probable que un gerente pueda abusar de ella. Si la responsabilidad es más que
autoridad entonces él puede sentirse frustrado.

Por ejemplo: Cada departamento en la empresa tiene un gerente especializado

además en el área, este se encarga de dirigir las actividades llevadas a cabo en
el departamento y controlar el desempeño del personal subordinado a sus
órdenes.

3.- Disciplina Disciplina significa el respeto a las normas y reglamentos de la

organización. La disciplina puede ser auto-disciplina, o puede ser forzada. La
autodisciplina es la mejor disciplina. Sin embargo, si no hay auto-disciplina,
entonces la disciplina debe reforzarse mediante sanciones, multas, etc. Ninguna
organización puede sobrevivir sin disciplina.

En la práctica: Los cargos de gerente de cada departamento deben ser ocupados

por personas capaces de liderar equipos de trabajo, se pueden además establecer
acuerdos equitativos para recompensar el rendimiento y sanciones para aquello
que incurran en infracciones laborales.

4.- Unidad de Mando Dentro de los 14 Principios de Henry Fayol un subordinado

(empleado) debe tener sólo un superior (jefe o gerente). Un subordinado debe
recibir órdenes de un solo superior. En otras palabras, un subordinado debe
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informar a un solo superior. Según Fayol, si un subordinado recibe órdenes de

más de un superior, entonces no habrá desorden. Esto afectará a la disciplina,
la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de la organización.

Unidad de Mando es un principio muy importante de la gestión. Este principio

se basa en la regla «Demasiados cocineros estropean el caldo».

En la práctica: se entiende viendo el organigrama, donde se establece una

cadena de mando de la organización que va desde el mando superior ejercido por
el gerente general, presidente o como se le llame en la organización y se
distribuye en los diferentes departamentos donde el gerente lleva el mando del
área.

5.- Unidad de Dirección Según los 14 Principios de Henry Fayol todas las
actividades que tengan el mismo objetivo deben ser dirigidas por un gerente, y
debe utilizar un plan y procedimientos establecidos. Esto se conoce como unidad
de dirección. Por ejemplo, todas las actividades de marketing, como la
publicidad, promoción de ventas, política de precios, etc., deben ser dirigidas por
un solo gerente. Se debe utilizar sólo un plan para todas las actividades de
marketing.

En la práctica: Todo lo relacionado al empleado, debe ser manejado por el

departamento de recurso humano, el gerente de este departamento dirige y vigila
todo lo relacionado a pagos, comisiones, vacaciones, cumplimiento de horario,
amonestaciones, para ello existen parámetros y lineamientos en la empresa.

6.- Subordinación de interés individual al interés general

En una organización, hay dos tipos de interés, a saber. El interés individual de

los empleados, y el interés general de la organización. El interés individual se le
debe dar menor importancia, mientras que el interés general debe tener mayor
importancia. Si no, la organización colapsará.

7.- Remuneración La remuneración es el precio por los servicios recibidos. Si

una organización quiere que los empleados sean eficientes y de mejor
rendimiento, entonces debe tener una buena política de remuneración. Esta
política debe dar la máxima satisfacción tanto para el empleador como para los
empleados. Debe incluir tanto los incentivos financieros y no financieros.

En práctica: La remuneración debe ir acorde al cargo y la actividad desempeñada

y tener en consideración la experiencia, el tiempo empleado, los conocimientos
de la persona, entre otras.

8.- Centralización En la centralización, la autoridad se concentra sólo en pocas

manos. Sin embargo, en la descentralización, la autoridad se distribuye a todos
los niveles de gestión. Ninguna organización puede ser completamente
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centralizada o descentralizada. Si existe una centralización completa, entonces

los subordinados no tienen autoridad (poder) para llevar a cabo su
responsabilidad (deberes). Del mismo modo, si no hay descentralización
completa, entonces el superior no tendrá autoridad para controlar la
organización. Por lo tanto, debe haber un equilibrio entre la centralización y la
descentralización.

En la práctica: Se aplica un poco de las dos, para que el superior conserve la

autoridad para controlar la organización y los subordinados tengan algo de
autoridad para llevar sus deberes.

9.- Cadena escalar

Jerarquia es una línea de autoridad o cadena de mando. Segun los 14

Principios de Henry Fayol la jerarquía une a todos los miembros (directivos y
empleados) de arriba a abajo. Cada miembro debe saber quién es su superior.
También debe saber quién es su subordinado. La jerarquía es necesaria para
una buena comunicación y no debe romperse. Sin embargo, si la acción rápida
es necesaria, esta cadena se puede romper.

10.- Orden Debe haber una Orden de cosas y personas en la organización. Para
las cosas se llama orden material. Para las personas se llama Orden Social.
Orden de materiales se refiere a «un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar». Orden social se refiere a la selección del «hombre adecuado en el lugar
adecuado». Debe haber una disposición ordenada de los recursos, tales como
hombres y mujeres, dinero, materiales, etc. Una desviación puede conducir a un
mal uso y el desorden.

11.- Equidad Los gerentes deben utilizar la equidad en el trato con los
empleados. La equidad es una combinación de bondad y justicia. Equidad crea
lealtad y devoción en los empleados.

12. Estabilidad del personal Un empleado necesita tiempo para aprender su

trabajo y llegar a ser eficiente. Por lo tanto, se le debe dar tiempo para ser
eficiente. Cuando él llega a ser eficaz, debe ser permanente. En otras palabras,
los empleados deben tener la seguridad laboral.

En la práctica: No se debe cambiar al personal de cargo a cada rato, de esa

forma nunca van a obtener la experiencia necesaria para realizar las labores con
éxito.

13. Iniciativa La administración debe fomentar la iniciativa. Es decir, se debe

alentar a los empleados a hacer sus propios planes y la ejecución de estos planes
en los procesos de la empresa. Esto traera satisfacción a los empleados y a su
vez el éxito de la organización.
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Por ejemplo: La directiva debe motivar a los empleados a hacer sus propios
planes y pautar la ejecución de los mismos y contemplar que en algunos casos
pueden cometerse errores.

14. Espíritu de cuerpo Esprit de Corps significa «espíritu de equipo». Por lo

tanto, la dirección debería crear la unidad, la cooperación y el espíritu de equipo
entre los empleados. Deben evitar la división y la política de gobierno.

En la práctica: Se motiva al trabajo en equipos para alcanzar logros comunes

donde cada quien aporta un poco de su conocimiento y destreza.

1.5 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

De acuerdo con el enfoque de las funciones, los gerentes realizan ciertas

actividades o funciones mientras coordinan eficiente y eficazmente el trabajo de
otros. ¿Cuáles son estas funciones? A principios del siglo veinte, Henri Fayol,
un empresario francés, propuso por primera vez que todos los gerentes ejecutan
cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. Hoy en día
estas funciones se han resumido a cuatro: planeación, organización, dirección y
control. Veamos brevemente cada una de estas funciones.

Si no tiene un destino específico en mente, entonces bastará cualquier camino.

Sin embargo, si quiere llegar a algún lado en particular, necesita planear la mejor
ruta para llegar ahí. Como una organización existe con el fin de lograr algún
propósito en particular, alguien debe definir dicho propósito y los medios para
lograrlo. La administración es ese alguien. Como los gerentes se ocupan de la
planeación, definen objetivos, establecen estrategias para lograrlos y
desarrollan planes para integrar y coordinar las actividades.

Los gerentes también son responsables de acordar y estructurar el trabajo para

cumplir con las metas de la empresa. A esta función la llamamos organización.
Cuando los gerentes organizan, determinan las tareas por realizar, quién las
llevará a cabo, cómo se agruparán, quién le reportará a quién y dónde se tomarán
las decisiones.

Toda empresa cuenta con personal, y el trabajo de un gerente es trabajar con

personas y a través de ellas cumplir con los objetivos. Ésta es la función de
dirección. Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver
conflictos en los grupos de trabajo, influyen en los individuos o equipos cuando
trabajan, seleccionan el canal de comunicación más efectivo o lidian de cualquier
forma con asuntos relacionados con el comportamiento del personal, están
dirigiendo.
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La función final de la administración es el control. Una vez que los objetivos y

planes están establecidos (planeación), las tareas y acuerdos estructurales
dispuestos (organización), y la gente contratada, entrenada y motivada
(dirección), debe haber alguna evaluación para ver si las cosas marchan según
lo planeado. Para asegurarse de que los objetivos se están cumpliendo y que el
trabajo se está llevando a cabo como debe ser, los gerentes deben dar
seguimiento y evaluar el rendimiento. El rendimiento real debe compararse con
los objetivos establecidos. Si dichos objetivos no se están logrando, es trabajo
del gerente reajustar el trabajo. Este proceso de seguimiento, comparación y
corrección es la función de control.