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19 de junio de 2020

Módulo de Diseño de Proyectos

1. DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO

1.1. Descripción de la situación de conflicto que da origen al proyecto

1.1.1. Estado actual de las cosas

La Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado, Saneamiento

y Gestión Ambiental de Cuenca, ETAPA EP., es una empresa pública que
CONTEXTO general brinda servicios duales de agua potable (Tratamiento integral) y
en el que ocurre el telecomunicaciones (Internet, TV satelital, Telefonía fija, móvil); su
conflicto acelerado crecimiento en los últimos 15 años ha comprometido la viabilidad
de la entidad por la incorporación de nuevas tecnologías. Localizada en la
ciudad de Cuenca, actualmente maneja 4 bodegas: General, CELEC, Pio
Montufar y Tixan, en los cuales acopia todos los insumos y materiales,
compartiendo los espacios de almacenamiento para sus ramas de negocio.

No obstante, al momento de que los usuarios realizan sus requerimientos, la

empresa debe emitir ordenes de trabajo para la salida de los materiales que
están distribuidos por separado en las 4 bodegas, por la distancia entre
ellas, genera demoras en el despacho de los materiales mermando la
logística de distribución en los depósitos.

Según los datos de ETAPA EP.. con frecuencia se presentan retrasos en la

atención al cliente en los diferentes sectores, el promedio asciende a un
CONFLICTO lapso de 2 horas aproximadamente, asociado a las formas de distribución,
observado, centrado almacenaje, recepción y traslado de materiales por las distancias de las 4
en el malestar de las bodegas, ya que los técnicos a través de la orden de trabajo deben retirar
personas afectadas. los materiales en cada una de ellas.

El recorrido para completar los materiales de un trámite ocasiona holguras

de tiempo reflejadas en pérdidas económicas posteriores, como la
insatisfacción de los clientes, ascensos de solicitudes no atendidas, entre
otros.

Dentro de la entidad existen políticas y procedimientos para el manejo de los

materiales en el área de Bodega, sin embargo, el almacenamiento aleatorio,
Descripción de las provoca que los distintos artículos se almacenen en cualquier lugar
causas que generan disponible de las 4 bodegas.
el conflicto,
entendidos como el
PROBLEMA o la
necesidad no La falta de organización sin focalizar los giros de negocio, detectan
resuelta. dificultades para la distribución, almacenaje, recepción y movilización de
materiales; esto empieza desde la Bodega Principal, donde se receptan las
órdenes de trabajo y al no completar los materiales requeridos de un
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determinado trámite deben desplazarse hacia otra bodega, todo este

proceso requiere de tiempo y movilización factores claves que se ven
expresados en la satisfacción del cliente.

Directorio de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable, Alcantarillado,

Saneamiento y Gestión Ambiental de Cuenca, ETAPA EP.
COMITENTE/ CLIENTE

El organismo,
empresa, institución o
persona que nos
requiere.

* Se espera una extensión máxima de 10 líneas y mínima de 5 en cada uno de los 3 primeros
cuadros (contexto, conflicto y problema), estimando un total de unas 200 palabras en todo el
apartado 1.1.1.

1.1.2. Descripción de la situación si no existiese el problema

ETAPA EP, posee elementos que proporcionan mayor capacidad y facilidad de almacenaje, para la
organización y movilización de los materiales agilizando la atención de los trámites.

Los materiales de las 4 bodegas estarían organizados por cada rama de negocio, a fin de que los
técnicos puedan retirarlos y atender a los usuarios sin retrasos.

1.1.3. Lugar en el que se da la situación de conflicto

En las bodegas de ETAPA EP, en la ciudad de Cuenca, Bodega General ubicada en el centro histórico
Bodega CELEC ubicada al norte, Bodega Pio Montufar ubicada al sur y Bodega de Tixan en el noreste,
la distancia entre las bodegas en vehículo es de 40 minutos.

1.1.4. Momento o tiempo en el que se presenta u origina la situación conflictiva

Desde hace 10 años, empezó la expansión de las bodegas en cuatro diferentes zonas de la ciudad de
Cuenca, toma aproximadamente 40 minutos de desplazamiento de una bodega a otra, la situación
conflictiva se origina con la diversificación de las líneas de negocio que involucra el alcantarillado,
agua potable, saneamiento, gestión ambiental y telecomunicaciones, esta última incorpora nuevas
tecnologías.
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En la actualidad las tendencias tecnológicas (Cdma a T3, T4), hacen que muchos equipos queden
obsoletos con el pasar el tiempo, por lo que se requiere nuevos materiales para satisfacer las
necesidades de la ciudad de Cuenca.

Como incentivos de ETAPA EP hacia sus clientes, fomentaron la entrega de nuevos equipos por los
antiguos (celulares), estos artículos aún no se les da de baja y están almacenados en las bodegas
desde hace tres a cuatro años (Valor actual es libros se aproxima a los 5´000.000 de dólares).
Adicional, se paga una prima de seguridad por los bienes obsoletos.

Agua potable, saneamiento y telecomunicaciones (telefonía fija)

Amplia la rama de telecomunicaciones

Internet, telefonía móvil

Tv por cable

Cabinas con telefonía e internet

También almacena:

Materiales de oficina, uniformes, suministros, materiales de limpieza, herramientas para tecnologías

anteriores

1.1.5. Variables cualitativas y cuantitativas que constituyen y definen el PROBLEMA

existente

Variables cualitativas Variables cuantitativas

Satisfacción de cliente interno

Satisfaccion de cliente externo o usuario final Eficacia

No. De bienes rematados

Rotación de Inventario

(Agregar la cantidad de celdas que sean necesarias).

Número total de despachos a tiempo/ Número total de despachos realizados

1.1.6. Personas y organizaciones que se verían afectadas por la supresión del problema

Personas, organizaciones Cómo lo Motivo por el que estaría afectado o

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Instituciones, Empresas u afectaría alcanzado si el problema se suprimiera

Organismos ¿Positivo o
Negativo?

Personal de seguridad Negativo Eventual despido de personal si se suprime

alguna bodega (Guardias)

Cliente interno Positivo Atención oportuna a cliente externo

Contratistas Positivo Reducción de costos y tiempo

Proveedores Positivo Entrega de material en un solo lugar

(Agregar la cantidad de celdas que sean necesarias).

1.2. Limitaciones a considerar para eliminar el problema

1.2.1. Restricciones a tener presentes en la solución

Ausencia de infraestructura para el almacenamiento de materiales e insumos por línea de negocio

en la bodega de Tixan.

La bodega ubicada en la Pío Montufar es rentada en la cual el espacio físico para el

almacenamiento de materiales e insumos es reducido.

ETAPA EP no cuenta con presupuesto para la construcción de nuevas bodegas para el

almacenamiento por línea de negoció.

El proceso de enajenación de los materiales que cumplieron su vida útil en el ámbito legal y
administrativo toma un tiempo considerable de aproximadamente 2 años.

1.2.2. Constricciones a tener presentes en la solución

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La bodega General se encuentra ubicada en el Centro Histórico de la ciudad de Cuenca su

infraestructura se encuentra en un edificio patrimonial, los cambios en el deseño únicamente son
permitidos internamente, el espacio físico es demasiado pequeño para el almacenamiento de los
materiales de las diferentes líneas de negocio.

La bodega CELEC se encuentra en comodato, por normativas y leyes vigentes no se puede realizar
modificarnos en la parte constructiva de la estructura.

El avance tecnológico en las telecomunicaciones conlleva a tener almacenados equipos obsoletos,

en cuanto a las redes de agua potable se tiene almacenado diferentes clases de tubería.

1.3. Formulación del objetivo y los resultados esperados

1.3.1. El objetivo que se desea alcanzar con el proyecto

Mejorar los procedimientos en función a las ramas de negocio para la distribución, almacenaje,
recepción y traslado de materiales, elevando el nivel de satisfacción del cliente

1.3.2. Los resultados esperados por la resolución del problema

Almacenamiento de materiales por línea de negocio y servicio “instalaciones nuevas, reparaciones,

cambio de plan”.

Generación de la Orden de Trabajo y egreso de materiales en una misma bodega.

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Crear procesos para evaluar las condiciones de los equipos y materiales obsoletos y posterior
enajenación.

Realizar un estudio de marketing en cuanto a la demanda de servicio para el almacenamiento por

línea de negoció.

1.4. Modalidades posibles de utilizar para alcanzar la solución integral al

problema

Modalidad de solución Implementar un sistema de gestión y control que permita optimizar la

integral 1 administración de equipos y materiales.

Modalidad de solución Creación de bodegas periféricas con material de mayor rotación

integral 2

Modalidad de solución Dotación de materiales de uso habitual para equipar cada bodega.
integral 3

(Agregar la cantidad de celdas que sean necesarias).

1.5. Indicadores que se utilizarán en la evaluación de las soluciones

Variables (definidas en Medios de

Indicadores
1.1.5) verificación

Información del
Tiempo de ingreso de los materiales a bodega
programa AS400

Satisfacción del cliente

No. De ordenes de ingreso y egreso atendidas
interno

Encuesta de servicio
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Satisfaccion de cliente Consolidado de

externo o usuario final No. De quejas/mes/servicio
quejas

Nivel de satisfacción del cliente

Encuesta de servicio

Nivel de cumplimiento de ordenes de trabajo en forma Información del

mensual programa AS400
Eficacia

No. de bienes rematados

No. De bienes rematados Actas de remates

No.

Variación de inventario

Cumplimiento del tiempo establecido para la Reportes del

Rotacion de inventario
realización de ingresos de los ítems en el sistema de sistema AS400
bodega.

(Agregar o quitar la cantidad de celdas que sean necesarias).

1.6. Fecha y responsables

Jonny Alfredo Ron Ledesma (Coordinador)

Belén Monserrat Auquilla Aguiar
Ana Irene Borbor Suarez
Verónica Nataly Martínez Guzmán (Responsable del Ejercicio)
Daysi Carolina O’Higgins Dure

__de___de 2020

1.7. Anexos

... ... ...

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