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Concepto
Proceso de determinar las actividades y puestos
necesarios de una empresa, departamento o
grupo; definiendo claramente la
autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno
para que el esfuerzo disponible puede ser
aplicado y coordinado de una manera sistemática
y efectiva.
La organización establece
jerarquías, funciones, coordinación, división y formas de
operar. Este establece las relaciones funcionales, los niveles
de responsabilidad y las funciones de todos los integrantes.
La administración actual considera al hombre como
núcleo de las organizaciones.
Conceptos de administradores
Estructuración técnica de las relaciones que deben de
existir entre las funciones y niveles de los elementos
humanos y materiales de una empresa. (Reyes Ponce)
Conjunto de funciones que se estimen necesarias para
lograr un objetivo, una indicación de la autoridad y
responsabilidad de las personas que tienen a cargo una
función. (George Terry)
Un proceso y estructura ideada para especializar y
realizar un trabajo, por medio de la asignación de
autoridad y responsabilidad. (Elmore Peterson)
Elementos de la Organización formal
División de trabajo: dejar por escrito los niveles de
especialidad
Definir funciones y actividades: dejarlas claramente definidas
(directivas, de administración, etc)
Establecer jerarquías: son el grado de autoridad, dejarlos
claros para que no haya confusiones
Determinar el sistema de organización: si es lineal, funcional,
matricial, etc.
Establecer los sistemas de comunicación: los organigramas
muestran líneas de comunicación y grado de independencia
de los puestos.
Determinar normas y reglamentos: se deben de señalar las
líneas de acción para lograr los objetivos previamente
determinados.
Manifestaciones de una
organización deficiente
Funciones mal distribuidas: cuando las funciones
no están precisas, no se distribuyen las
actividades ni responsabilidades. no se
distribuyen bien los recursos.
Objetivos sin lograr: cuando no se conocen los
objetivos no se esfuerzan por cumplirlos.
Aumento de conflictos: cuando no se defina el
liderazgo hay conflictos, y si no hay responsables
del manejo de conflictos, se agravan.
Autoridad y responsabilidad indefinidas: no se
determina la autoridad ni la responsabilidad.
Manifestaciones de una
organización deficiente
Ineficiencia: produce innumerables conflictos y no
se realiza el trabajo.
Baja productividad: se produce cuando nadie se
interesa en lograr objetivos.
Desperdicio y subutilización de recursos: el
desperdicio es consecuencia de una organización
deficiente.
Aumento de costos: el costo de la ineficiencia es
muy alto.
Baja proyección social: empresa sin objetivos, ni
trabajo tiene rechazo de parte de los clientes.
Tipos de organización formal
Organización lineal
Como consecuencia de la unidad de mando, se
estructura por líneas directas de mando. Es
simple, hay centralización de mando y controles
rígidos. La organización es piramidal (de arriba a
abajo) se recomienda cuando:
Desventajas
Falta de flexibilidad
Favorece autocracia
Dificulta comunicación
Si la organización es compleja tiende a ser ineficiente.
Organización funcional
Esta forma de organización acepta la premisa
de romper la unidad de mando para introducir
una autoridad dividida. Esta da al subordinado
varios jefes (ninguno tiene autoridad total), es
decir hay una dispersión de la
autoridad, subordinación múltiple.
Busca simplificar el trabajo, establecer líneas de
comunicación, se busca la comunicación directa
para facilitar el flujo de trabajo y las decisiones se
toman de acuerdo al tipo de problema que se trate.
Ventajas
La especialización produce eficiencia
La supervisión mejora
La comunicación se facilita
Desventajas
Difusión de la autoridad
Dificulta delimitación de responsabilidad
Presencia de conflictos por competencia de los
múltiples jefes
Organización lineo-funcional
Es la resultante de combinar 2 modelos y
reducir sus desventajas. Se producen
jerarquías lineales (autoridad) y funcionales
(asesoría). La autoridad de línea establece
relaciones de comunicación y coordinación
con la autoridad funcional.
Este dio margen al STAFF: su posición no es funcional, no
posee autoridad y su papel es aportar a la
autoridad, asesoría, información para la toma de
decisiones. Este es útil en organizaciones complejas y
extensas.
Ventajas
Se asegura de la unidad de mando
Se obtiene desarrollo, la innovación a la organización
Desventajas
Presencia de conflictos entre la autoridad y e STAFF
Aumento de costos por salario del especialista
Dificultad para mantener el equilibrio y estabilidad en la
organización
Organización por comités
Representan una organización funcional sin
autoridad lineal. No pueden ser por si solos
una organización formal.