SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS CONSEJOS COMUNALES DE LA

PARROQUIA COQUIVACOA DEL MUNICIPIO MARACAIBO

Ángel Guerrero Julio1

Josnel Martínez Garcés2

Resumen

Este avance de investigación en curso tiene como objetivo caracterizar los sistemas de
información utilizados en los consejos comunales de la parroquia Coquivacoa del
municipio Maracaibo, Zulia – Venezuela. Con el fin de añadir solidez teórica al estudio
se consultaron fuentes bibliográficas como Laudon & Laudon (2004) Hernández (2003)
y Murdick (1998), principalmente. A través de una metodología descriptiva-de campo
se aplicó un instrumento para la recolección de datos y, por ende, la obtención de los
resultados. Se concluye que los consejos comunales estudiados utilizan los tres tipos de
sistemas de información considerados elementales para una organización:
administrativo, estadístico y gerencial. Sin embargo, este último es el menos empleado.
Por ello se recomienda fortalecer los procesos administrativos a través del uso de estos
sistemas así como fomentar la capacitación en este asunto a los funcionarios que
ejercen roles clave dentro de las unidades estudiadas.

Palabras clave: consejos comunales, funcionarios, sistema de información

administrativo, sistema de información estadístico, sistema de información gerencial.

1
Docente de la Escuela de Administración y Contaduría pública. Magister en Gerencia pública.
Universidad del Zulia. Centro de estudios de la empresa. Venezuela.
Email: angelguerrero1979@gmail.com
2
Coordinador de investigación. Magister Scientiarum en Planificación y gerencia de ciencia y
tecnología. Magister Scientiarum en Gerencia de empresas, mención Gerencia financiera.
Corporación Universitaria Autónoma de Nariño “AUNAR” Cali. Grupo de investigación en
Administración, contabilidad, economía y finanzas. Colombia.
Email: josnel.martinez@aunarcali.edu.co

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Introducción

Actualmente la información se ha convertido en una herramienta fundamental para el

desarrollo cultural, social y económico. En el plano gerencial, toda organización
necesita de ella oportunamente, lo cual implica su gestión de manera eficiente con el fin
de dar soporte a la toma de decisiones en los niveles estratégicos, tácticos y operativos.
Existen diversas fuentes biográficas que permiten establecer un panorama amplio
sobre las distintas posturas asumidas en este asunto; al ser confrontados con la práctica
gerencial se pueden obtener unos claros resultados de conformidad o contraposición a
las teorías generalmente aceptadas. El ámbito de aplicación de estas no sólo se
circunscribe al ámbito empresarial privado, sino que desde lo público también se puede
observar y medir la gestión de la información.

Con base a lo anterior, y dada la necesidad de que los consejos comunales ejerzan
eficientemente su función, resulta pertinente que estos cuenten con sistemas de
información que les permitan desarrollar de manera óptima sus actividades,
considerando especialmente que su razón de ser se orienta al beneficio colectivo a
través de la descentralización del poder y el cogobierno local. Los consejos comunales
del municipio Maracaibo, en el marco de esta realidad, tiene la imperiosa necesidad de
establecer sistemas de información que faciliten su gestión. Con base a ello, ¿cómo son
los sistemas de información utilizados en los consejos comunales de la parroquia
Coquivacoa del municipio Maracaibo, Zulia – Venezuela? Interrogante que será
respondida a través del objetivo de la presente investigación: caracterizar los sistemas
de información utilizados en los consejos comunales de la parroquia Coquivacoa del
municipio Maracaibo, Zulia – Venezuela.

Marco teórico

Un sistema de información para una institución es quizás uno de los elementos de

mayor complejidad con las que puede trabajar el ser humano, dado el gran número de
variables con las que puede operar, por lo que pretender dar una definición exacta que
lo englobe en su totalidad podría fácilmente no cubrir su significado complejo o por el
contrario cometer el error de ser excesivamente global. Resulta oportuno tomar el
concepto de sistema definido por Reyes (2001) como el conjunto de elementos
dinámicamente interrelacionados que tienen un propósito determinado donde existe

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una influencia mutua entre sus componentes, es decir, que los cambios experimentados
en cualquiera de sus elementos repercuten y afectan invariablemente al resto, para
modificar en parte o en todo al propio sistema.

De esta manera, según O’Brien (2005), un sistema de información es aquel que acepta
recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de información como salida.
Es decir, representa un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una organización o empresa. Por su parte, Laudon & Laudon
(2004), plantean que el término sistema de información incluye un conjunto de
componentes interrelacionados que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización. El objetivo principal del desarrollo de un sistema de información es el
acceso oportuno a la información de una organización para su análisis y posterior toma
de decisiones.

Algunas estrategias para adaptar los sistemas de información al servicio de la gestión

comunal, requiere de nuevos paradigmas relativos a organizaciones abiertas e
interconectadas, que faciliten la interacción entre gobiernos locales, con otros niveles
de gobierno y con la comunidad, con compromisos interpersonales e intergrupales y un
liderazgo para el cambio hacia una cultura informacional positiva, donde la información
sea compartida y se controle su sobrecarga para que pueda asumir un valor real. Ello
es posible si se desarrollan sistemas de información que sirvan como verdaderas
herramientas al servicio de una nueva gestión local, para lo cual se requiere (Primera,
López & Montes de Oca, 2005):

a) diseñar sistemas de información, acorde con las exigencias de la nueva gerencia

pública, esto requiere establecer su misión, metas y cobertura a corto y largo plazo.
b) definir claramente la comunidad usuaria (interna y externa), actitud y
comportamiento de la misma.
c) delimitar los servicios y actividades en concordancia con las directrices de la gestión
local (interacción gobierno-sociedad, participación de los ciudadanos en la gestión
pública, transparencia y control social, entre otros).

Para los sistemas de información efectivos es importante identificar las fuentes de

información confiables ubicándolas en una posición organizacional potencial que le

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permita a sus operadores cumplir con los controles sobre selección, uso y manejo de la
información y sus tecnologías. Al respecto, Primera (2005) señala que los procesos de
automatización y modernización son fundamentales, para lo cual requiere de la
creación de bases de datos automatizadas con información actualizada sobre
programas y proyectos, mapa de necesidades e inventarios de las comunidades con
especificaciones de los consejos comunales por cada parroquia del municipio.

Desde luego, los sistemas de información también poseen capacidades de comunicación

electrónica, análisis de datos y organización, de manera que favorezcan el proceso de
toma de decisiones. De esta manera, Murdick (1998) plantea que existen al menos tres
sistemas de información básicos relacionados con la gestión organizacional. Estos son:
a) el sistema de información administrativo, b) el sistema de información estadístico y
c) el sistema de información gerencial.

Metodología

La presente investigación se tipifica como descriptiva, pues se muestran las

particularidades de los sistemas de información en los consejos comunales. En cuanto
a su diseño, se cataloga como de campo en vista que los datos fueron tomados
directamente de la realidad. Es además no experimental, al ser considerados los
elementos en su forma natural sin la pretensión de ser manipulados o modificados. Por
otro lado, es considerada transaccional ya que la información recolectada se hizo en un
único momento en el tiempo.

La técnica empleada para la recolección de la información fue la encuesta, utilizando un

cuestionario como instrumento. Este último estuvo conformado por un total de treinta
y seis (36) ítems redactados con dirección positiva bajo tres (3) alternativas
frecuenciales cerradas con opciones de respuesta: siempre, algunas veces y nuca. Se
sometió a la validación por parte de cinco (5) expertos en el área objeto de estudio,
quienes lo consideraron válido. La confiabilidad fue calculada mediante el Alpha de
Cronbach, que tras una prueba piloto donde se tomaron veinte (20) sujetos dio como
resultado un grado de 0,86, evidenciando su alta confiabilidad.

En cuanto a la población, estuvo constituida por el total de consejos comunales

registrados en FUNDACOMUNAL, organización del Estado que se encarga de

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agruparlos, que se encuentran en la parroquia Coquivacoa del municipio Maracaibo
(Venezuela). Los mismos ascienden a un total de cincuenta y ocho (58) consejos
comunales. Dada la posibilidad de tener acceso a todos se aplicó un censo poblacional.

Se tomaron cinco (5) unidades informantes en cada consejo comunal considerando su

relación con los sistemas de información. Estos fueron: dos (2) pertenecientes a la
asamblea de ciudadanos, un (01) vocero de la unidad ejecutiva, un (01) vocero de la
unidad de contraloría social y un (01) vocero de la unidad de gestión financiera. De
manera que el total de informantes alcanzó la cifra de doscientos noventa (290)
individuos. Esta metodología permitió dar cumplimiento al objetivo descrito en este
trabajo pues a través de la aplicación de la encuesta se pudo obtener de primera mano
toda la información necesaria de los actores claves dentro del proceso estudiado.

Resultados

Tomando como referencia el marco teórico y de acuerdo a la metodología aplicada, la

Tabla 1 presenta los resultados obtenidos sobre los sistemas de información utilizados
en los consejos comunales de la parroquia Coquivacoa del municipio Maracaibo, Zulia
– Venezela.

Tabla 2
Sistemas de información en los Consejos Comunales de la Parroquia Coquivacoa del
municipio de Maracaibo, Zulia - Venezuela
Tipos de sistemas: Siempre Algunas veces Nunca Total
Fa Fr Fa Fr Fa Fr Fa Fr
Administrativo 112 38,62 78 26,90 100 34,48 290 100
Estadístico 92 31,72 88 30,34 110 37,93 290 100
Gerencial 25 8,62 38 13,10 227 78,28 290 100
(Elaboración propia (2019)).

Análisis de resultados

En relación al Sistema de información administrativo, en la Tabla 1 se observa como este

siempre es utilizado por los consejos comunales estudiados en un 38,62%, mientras
que un 26,90% lo utiliza algunas veces y un 34,48% restante nunca lo utiliza. El uso que

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se le da a este tipo de sistema de información es para manejar los fondos recibidos
permitiendo a la unidad de contraloría social monitorear los movimientos financieros
de la gestión.

El hecho de que más de la mitad de los encuestados manifieste usar un sistema de

información administrativo respalda la postura de Murdick (1998), para quien éste
permite a la alta gerencia monitorear los movimientos y saldos financieros de la gestión
que se lleva a cabo. Sin embargo, que algunas de ellas no utilicen este tipo de sistema
contraria lo que sostienen Laudon y Laudon (2004), quienes creen que el objetivo
principal del desarrollo de un sistema de información administrativo es el acceso
oportuno a la información de una organización para su análisis y posteriormente se
tomen las decisiones.

Sobre el Sistema de información estadístico, en la Tabla 1 se aprecia como es siempre

utilizado por un 31,72% de los encuestados, un 30,34% a veces y un 37,93% afirman
nunca utilizarlo. El uso que se le da a este tipo de sistema es para gestionar la
información, analizar la situación de la comunidad y ser utilizado como una
herramienta para la creación de políticas públicas. Estos resultados permiten
comprobar como la mayoría de los encuestados respalda lo que sostiene Murdick
(1998), quien considera este tipo de sistema como una herramienta de planificación
estratégica y de apoyo para la creación e implementación de políticas gubernamentales
con la participación de todos los sectores sociales en procura del desarrollo
comunitario y el afianzamiento de la democracia.

Finalmente, sobre el Sistema de información gerencial, la Tabla 1 permite conocer como

el mismo es utilizado siempre por los consejos comunales estudiados en apenas un
8,62%. Un 13,10% lo utiliza a veces y el 78,28% restante nunca lo utiliza. Estos
resultados muestran como este tipo de sistema no se utiliza para tomar decisiones
estratégicas mediante el empleo de gráficos y comunicaciones avanzadas ni con el fin
de elaborar la estrategia general de la organización, contrariando de esta manera los
postulados de maneja Hernández (2003) al respecto.

Estos resultados parciales pretenden ser complementados con una ampliación futura
del presente estudio a través de la cual se pueda a) identificar las bases legales para la
gestión de la información, b) caracterizar los procesos informacionales y c) describir

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las tecnologías de información utilizadas en los consejos comunales estudiados con el
fin de poder dar respuesta al macro objetivo de investigación: analizar la gestión de la
información en los consejos comunales de la parroquia Coquivacoa del municipio
Maracaibo.

Conclusiones

Considerando el objetivo propuesto para esta investigación y a través de los resultados

obtenidos se puede concluir que los sistemas de información utilizados en los consejos
comunales de la parroquia Coquivacoa del Municipio Maracaibo presentan las
siguientes características:

- Sistema de información administrativo: a) es utilizado por más de la mitad de los

encuestados, b) se utiliza para el manejo de los fondos recibidos, y c) permite a la
contraloría social monitorear los movimientos financieros de la gestión.
- Sistema de información estadístico: a) es utilizado por más de la mitad de los
encuestados, b) permite analizar la situación actual de la comunidad, y c) es utilizado
como una herramienta para la implementación de políticas públicas.
- Sistema de información gerencial: a) es utilizado por una minoría de los encuestados,
b) no integra información operacional y administrativa, y c) no facilita la interacción
entre el gobierno y la localidad.

Con base a esto se recomienda:

a) Fortalecer los procesos administrativos y gerenciales en materia de información con
la finalidad de monitorear y controlar de manera apropiada los objetivos y metas
trazados
b) Capacitar a los funcionarios involucrados en el manejo de paquetes estadísticos
básicos para mejorar su rendimiento y dar respuesta eficiente a su función social.

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Referencias

Hernández, A. (2003). Los sistemas de información: evolución y desarrollo. Proyecto

social: revista de relaciones laborales, 10-11, 149-165.

Laudon, K. & Laudon, J. (2004). Sistemas de información gerencial. México: Editorial

McGraw Hill.

Murdick, R. (1998). Sistemas de información administrativa. México: Editorial

Prentice Hall.

O’Brien, J. (2005). Sistema de información gerencial. Colombia: Editorial McGraw Hill.

Primera, N.; López, M. & Montes de Oca, Y. (2005). Modernización de los sistemas de
información en la Alcaldía de Maracaibo. Quórum Académico. 1(2), 107-128.

Reyes, L. (2001). Sistemas de información para la empresa. España: Servicio de

publicaciones de la Universidad de Alicante.

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