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POLITICAS Y NORMAS

Fecha Emisión
Código Prog 12-03-2015
AREA TRANSPORTE 2015-03
CONTENIDO: COMPRA REPUESTO Y SERVICIOS POR EL Elaborado
FONDO FIJO Auditoria

OBJETIVO

Establecer los lineamientos que permita describir, estandarizar las políticas y normas a
seguir, relacionadas con las compras de Repuestos y Servicios por Parte de la Empresa
Rutas y Ruedas por reparaciones de unidades a través del fondo fijo de Trabajo.

INVOLUCRADOS

 Gerente de Rutas y Ruedas

 Coordinador de Flota RyR.
 Coordinador de Compra RyR.
 Gerente de Operaciones
 Gerente Sucursal
 Coordinador de Sucursal
 Encargado Almacén
 Chofer
 Gerente General
 Gerente Administración
 Auditoria

POLITICAS GENERALES

 El Fondo Fijo de trabajo asignado a Rutas y Ruedas es responsabilidad de la

Gerencia de Rutas y Ruedas.
 La Reposición del Fondo debe hacerse una vez consumido el 30% .
 Las reposiciones del Fondo siempre serán con cheque de acuerdo a las firmas
establecidas una “A” sola o “A” con “B” de no estar presente “B” solo con la “A”
que es la firma de la Gerencia General
 Las facturas por compra de repuestos y servicios de reparaciones deben cumplir
con toda la normativa legal.

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 Las compras que no estén sustentada por facturas legales de acuerdo a la normativa
seniat serán cargadas a la cuenta del responsable del fondo si no están debidamente
autorizada por la Gerencia General y/o Junta Directiva.
 Las Compras por el fondo fijo no pueden ser mayores a 20 UT. De acuerdo a lo
establecido en la Providencia administrativa 0257 Seniat art. 5 numeral 6.

PROCEDIMIENTO

Chofer.
 Entrega Reporte de Avería al coordinador de Servicio y/o Gerente de Sucursal.

Coordinador de Servicio Sucursal y/o Gerente.

 Coordinador de Servicio y/o Gerente de Sucursal hace entrega de la Unidad a Rutas
y Ruedas aplicando un check list de a la unidad el cual debe ser firmados por ambos
y reposar en la carpeta de la unidad de Rutas y Ruedas.
 Una vez que la Unidad este reparada deben de hacer de nuevo un check list a la
unidad a fin de dejar constancia de cómo se recibe. (obligatorio).

Coordinador de Rutas y Ruedas.

 Revisa la unidad recibida y de acuerdo al diagnostico emite una orden de trabajo.
 Emite la orden de Servicio y se le hace entrega al responsable de compra de Rutas y
Ruedas.

Coordinador de Compra de Rutas y Ruedas

 Recibe la orden de servicio y da inicio a la búsqueda de repuesto con los
proveedores.
 Una vez ubicado el repuesto emite la solicitud de compra y busca la firma del
Gerente de Rutas y Ruedas para proceder a la compra del repuesto de inmediato por
el fondo (en efectivo).
 Una vez recibido el repuesto verifica los responsable de flota que el repuesto sea el
adecuado y revisa factura que cumpla con las normativa seniat.
 Entrega repuesto y factura al Encargado del Almacén

Encargado del Almacén

 Recibe repuesto y factura, procede al ingreso en el sistema administrativo Profit del
repuesto comprado.
 Genera la nota de entrada del repuesto al almacén.
 Procede a realizar la salida del almacén del repuesto comprado

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 Entrega repuesto, factura y salida del almacén al Gerente o responsable de la Flota.

Coordinador de Compra y Coordinador de la Flota.

 Recibe repuesto, factura y salida del almacén indicando nro. Unidad a la que se
instala el repuesto.
 El Coordinador de flota procede a entregar el repuesto al mecánico para que sea
instalado de inmediato.
 Procede a la reparación de la unidad, de acuerdo a lo establecido en las Normas y
políticas de Flota establecido por la Empresa en fecha 22/11/10, en el apartado
h) “De las Reparaciones aplica para las Sucursales y Gerencia de Flota.”
En caso de las Sucursales:
 Firma factura, de tener almacén proceder a darle entrada y luego salida (profit) para
respaldar la compra.
 Registra en el Sistema administrativo Profit, Fondo de trabajo, el gasto, relaciona y
envía a la Unidad de Rutas y Ruedas, para su revisión y aprobación y carga en el
sistema de flota para poder emitir la hoja de vida a fin de proceder acompañar a la
factura en la reposición.
 Coordinador de compra recibe factura y se guarda para el reembolso
correspondiente al fondo.

Gerente de Rutas y Ruedas

 Recibe relación del fondo de trabajo, verifica la factura con los documentos anexos.
 Revisa el fondo de trabajo, lo aprueba o rechaza el gasto de acuerdo en lo
establecido en las Normas y Procedimientos para el uso y manejo del fondo fijo
de trabajo aprobado por la Gerencia General en fecha 03/08/11.

Unidad de Cuenta por Pagar Oficina Ppal. PLC

 Recibe relación del fondo de trabajo de la Unidad de Rutas y Ruedas
 Revisa que los gastos del fondo por concepto de compra de repuestos cumplan con
los siguientes requisitos:
 Ddisposiciones legales que establece el SENIAT para la emisión de facturas,
conforme a lo establecido en la providencia Nº 0257 de fecha 19/08/11.
 Firma y sello del Coordinador de Servicios de la Unidad de Rutas y Ruedas
 Anexo Nota de salida del Almacén General e histórico de la unidad donde se
refleje la reparación donde se uso el repuesto comprado.

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NORMATIVA

De la Unidad de Rutas y Ruedas

 Es de carácter obligatorio que todo repuesto adquiridos por la Gerencia de Flota de
Rutas y Ruedas debe ingresar al sistema a través del almacén y a su vez se le da
salida para la unidad que lo amerita o al taller donde esta la unidad.
 Toda factura deberá se emitida con el nombre de la empresa a la cual corresponda
el gasto y debe especificar el nombre y RIF. completo de la empresa y el numero de
la unidad involucrada en la reparación, según lo establecido en el párrafo 3 de
Normas y Procedimientos para el uso y manejo del fondo fijo de trabajo aprobado
por la Gerencia General en fecha 03/08/11.
 Es responsabilidad del Gerente de Flota y Gerente de Sucursal velar por el
cumplimiento de las labores de mantenimiento y el buen estado de la flota asignada
a su cargo. En tal sentido deberá:
 Elaborar el Plan mensual de Mantenimiento Preventivo.
 Coordinar, supervisar y hacer seguimiento a todas las actividades de mantenimiento
(preventivo y correctivo) de la flota de vehículos de la sucursal.
 Realizar las inspecciones periódicas (semanal) a las unidades, aplicando el
Formulario CheckList (Inspección de Vehículos).
 Elaborar los reportes de Avería basándose en la información suministrada por el
conductor de la unidad.
 Llevar el registro y control de la captura del Kilometraje recorrido así como el
consumo de combustible de las Unidades a través del Formato “Control de
Kilometraje y Rendimiento de Combustible”.
 Asegurar que el mantenimiento preventivo de los vehículos sea realizado según el
plan y considerando las actividades y la frecuencia indicadas en las tablas de
mantenimiento preventivo.
 Toda salida de repuesto del almacén (tanto para mantenimiento preventivo como
correctivos) debe indicar obligatoriamente para que unidad es el mismo.

Coordinador de Flota (RyR).

 Revisar y conformar en señal de aprobación las facturas recibidas por la Unidad de

Rutas y Ruedas de los talleres externos así como los proveedores de repuestos. Las
mismas deben contener todos los soportes indicados (reporte de avería, orden de
servicio, cotizaciones, orden de compra, entrada al almacén, hoja de vida del vehiculo
y cualquier otro documento ).

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Así como las siguientes actividades

Inspección de flota de vehículos.
Revisión de formatos y/o controles.
 Plan de mantenimiento preventivo.
 Reporte de avería.
 Acta de Entrega de unidad y Carta de Compromiso.
 Solicitud/Mantenimiento de cauchos.
 Control de Km. y Rendimiento de combustible.
 Hojas de vida.
 Control de licencias.
Revisión de carpetas de vehículos
 Título de propiedad.
 Certificado Médico
 Certificado póliza de seguros
 Recibo cancelación de trimestres.
 Check List Actualizado.
 Reportes de avería.
Revisión de documentación de conductores
 Licencia de conducir.
 Licencia del M.E.M.
 Autorización para conducir el vehículo (emitida por la empresa).
 Carnet de Circulación.
Revisión de la dotación de implementos de seguridad a conductores.
Visita a proveedores de servicio (Talleres Autorizados).
Inspección de Cauchos (Medición de presión de aire y profundidad de estrías).
Normas Generales

NOTA IMPORTANTE

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De acuerdo con correspondencia del Sr. Giuseppe Radesca, Jefe de Auditoria de fecha
01/09/11, donde indica lo siguiente:

Los pagos por el fondo fijo de trabajo deben mantenerse por debajo
de las 20 Unidades Tributarias.

En caso de ser mayores a 20 UT. Se tiene que emitir comprobantes de retención

(ARTICULO  Nro. 5 y 6 de la providencia nro. 0256 Gaceta Oficial N° 38.188 del 17 de Mayo
de 2005), (Tigasco Gas Licuado es contribuyente especial). Por tal motivo los fondos
fijos de trabajo no se deben emitir comprobante de retención. Las compras mayores a
20 UT. deben hacerse por la Unidad de Compra y cumpliendo con lo establecido en
las normas y procedimientos establecidos por la empresa