AJUSTES CONTABLES

Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el
mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha
registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al
final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de
ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una
cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste.

Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al
pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una
cuenta de activo o pasivo.

A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto:

Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el
pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o
incurridos. Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un
gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan
gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se
haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta
de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros,
para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para
registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el
asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o
vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación.
Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo
de su vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación.
Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de
depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.

Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero
prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada mas
el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.

Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del
pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una
cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día
del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:

Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.

Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en
ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que
se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que
aun no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo
general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha
realizado el servicio y el ingreso aun no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al
momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una
cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta
de pasivo.

Balanza de comprobación ajustada

Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de
comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de preparar y actualizar los
estados financieros de fin de año.

Ajustes por Inflación

El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las
partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que punto se han visto afectadas por la
inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo.

Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciación de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se requiere del factor de
ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta
del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o insuficiencia de capital.  La depreciación
acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con
pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.
Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no
coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los
saldos reales (inventario general).

El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y obligaciones, que
tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los datos para su confección se obtienen en
base a la realidad y no de los registros contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual
dentro de los tres primeros meses de cada año.

Las clases de ajustes que existen son:

1.Arqueo de fondos y valores
2.Inventario de mercaderías
3.Depuración de deudores
4.Amortización de bienes de uso
5.Gastos pendientes de pago
6.Gastos pagados por adelantados
7.Ingresos pendientes de cobro
8.Ingresos cobrados por adelantado
9.Omisión de gastos bancarios
10.Documentos protestados o en gestión judicial
Arqueo

1.Item de lista numerada de caja: Es el recuento de dinero cheques y giros a nuestro favor existentes
en caja.

El arqueo de la cuenta Caja puede indicar una diferencia mayor o menor que el saldo contable.
Si el saldo contable es superior al de la realidad, se debe disminuir el saldo de la cuenta Caja de la
siguiente manera: Faltante de caja (Resultado negativo, en la columna del debe) A Caja(-Activo, en el
haber) Si la situación se da al revés,(el saldo contable es inferior al de la realidad) debe aumentarse el
saldo de Caja de la siguiente manera: Caja (+Activo) a Sobrante de caja(Resultado positivo) Inventario
de mercaderías: Es el recuento y valuación de las mercaderías a la fecha de cierre del balance. El
inventario de mercaderías no siempre coincide con los saldos contables, esto puede deberse a la
existencia de roturas, extravíos, etc. que no fueron contabilizados o por diferencia en valuación de las
mismas.

Si la cantidad de mercaderías según la contabilidad es mayor a la cantidad que presenta la realidad,

se debe disminuir el saldo de la cuenta Mercaderías la siguiente manera; Faltante de inventario
(Resultado negativo) a Mercaderías (- Activo) En cambio, si la cantidad de mercaderías en la realidad
es mayor al saldo contable, se debe aumentar el saldo de la cuenta Mercaderías de la siguiente
manera: Mercaderías(+Activo a Sobrante de mercaderías(Resultado positivo) Registro y calculo del
costo de mercaderías vendidas (CMV): Si durante el ejercicio económico no se contabilizó la salida de
mercaderías (no se registró el costo en el momento de la venta) se deberá efectuar
subsiguientemente el asiento de ajuste.

Depuración de deudores: Es la tarea de analizar los saldos individuales de cada deudor con el motivo
de dejar en la cuenta Deudores por Ventas solo aquellos que pagan regularmente y sacar de ella a los
clientes que no están en esa situación. De este análisis podemos sacar 4 tipos de deudores:

1.Deudores por ventas: Corresponde a deudores que no saldaron sus deudas, pero están a tiempo de
pagarlas.

2.Deudores morosos: Corresponde a aquellos que están atrasados en el pago pero se cree que van a
pagar.

3.Deudores en juicio o en gestión judicial: Corresponde a los que se le ha iniciado juicio para el cobro
de sus deudas.

4.Deudores incobrables: Se considera así a quien por determinados motivos como su muerte o
desaparición no pagarán la deuda y se dan por perdidos.

Todas las cuentas de deudores son parte del activo, a excepción de "Deudores incobrables", que al
ser una pérdida se transforma en resultado negativo.

Los asientos para las cuentas de deudores serán: Deudores morosos (+Activo) a Deudores por Ventas
(-Activo) Deudores en gestión judicial (+ Activo) a Deudores morosos (- Activo) Deudores incobrables
(Resultado negativo) a Deudores en gestión judicial (- Activo)

La transformación de un deudor no tiene que seguir necesariamente ese orden(es decir, un deudor
por venta puede pasar a ser deudor en gestión judicial sin transformarse en moroso previamente, o
pasar a ser incobrable por su muerte, por desaparición o huida del país sin ser moroso o en gestión
judicial)

DEPRECIACIONES
El término depreciación se refiere, en el ámbito de la contabilidad y economía, a una reducción anual
del valor de una propiedad, planta o equipo. Esta depreciación puede derivarse de tres razones
principales: el desgaste debido al uso, el paso del tiempo y la obsolescencia.

Se utiliza para dar a entender que las inversiones permanentes de la planta han disminuido en
potencial de servicio. Para la contabilidad, la depreciación es una manera de asignar el coste de las
inversiones a los diferentes ejercicios en los que se produce su uso o disfrute en la actividad
empresarial. Los activos se deprecian basándose en criterios económicos, considerando el plazo de
tiempo en que se hace uso en la actividad productiva, y su utilización efectiva en dicha actividad.
Una deducción anual de una porción del valor de la propiedad y/o equipamiento.

También se puede definir como un método que indica el monto del costo imputable al gasto, que
corresponda a cada periodo fiscal.

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el
uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste
normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo
usado, se le debe incorporar el gasto, correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para poder
generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber
ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos
que al final permiten generar un determinado ingreso.

Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera una
derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo,
puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante
la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma
solo se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus
respectivos periodos.

Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico,
consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de
provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de
trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de 1.000$ y unos costos y
gastos que sin incluir la depreciación son de 700$, lo que significa que el beneficio será de 300$, valor
que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos 300$ que se distribuyen a
los socios, están incluidos 100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser
distribuidos como utilidad. ¿Qué sucedería en 5 años, cuando el activo que genera los 1.000$ de
ingresos debe ser reemplazado? Lo que sucede es que no habrá recursos para adquirir otro activo
que sustituya al anterior, puesto que los recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De
ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por
el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y
real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de
trabajo por distribución de utilidades indebidas.

La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la

generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el
activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo, el tiempo
durante el que un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.

La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y
estandarización, la legislación Colombiana,1 por ejemplo, y de manera similar casi todas las
regulaciones, han establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de diferentes grupos:

Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años

Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años

Métodos de cálculo de la depreciación

Para el cálculo de la depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la
reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en
dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.

Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual,
y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida
útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el
cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de 30.000.000$.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.y

Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo
cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años. Ese procedimiento se hace cada periodo hasta
depreciar totalmente el activo.

Método de la suma de los dígitos del año

Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor cuota de
depreciación en los primeros años de vida útil del activo. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma
dígitos)*Valor activo

Donde se tiene que:

Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2 (5*6)/2 = 15
Luego, 5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000
* 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 *
26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20% del valor del
activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor
inicialmente calculado.

Método de la reducción de saldos

Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige
necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se
depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.

La formula a utilizar es la siguiente:

Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)^(1/n)
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego
aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar

Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma
equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el
número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se
multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación
correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil
20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un
costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que
la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
Presupone que la depreciación está en función al uso o la productividad y no del paso del tiempo. La
vida del activo se considera en términos de su rendimiento (unidades que produce) o del número de
horas que trabaja. Conceptualmente, la asociación adecuada del costo se establece en términos del
rendimiento y no de las horas de uso; pero muchas veces la producción no es homogénea y resulta
difícil de medir. (Costo menos valor de desecho) X horas de uso en el año = cargo por Total de horas
estimadas o depreciación

Método lineal
Este método lineal supera algunas de las objeciones que se oponen al método basado en la actividad,
porque la depreciación se considera como función del tiempo y no del uso. Este método se aplica
ampliamente en la práctica, debido a su simplicidad. El procedimiento de línea recta también se
justifica a menudo sobre una base más teórica. Cuando la obsolescencia progresiva es la causa
principal de una vida de servicio limitada, la disminución de utilidad puede ser constante de un
periodo a otro. En este caso el método de línea recta es el apropiado. El cargo de depreciación se
calcula del siguiente modo: Costo Histórico Original menos valor de desecho, todo eso entre la vida
útil (tiempo dado de vida del activo) = Cargo por depreciación vida estimada de servicio. este método
sencillo que se basa en la determinación de cuota es proporcional, iguales o constantes en función de
la vida útil estimada.

Métodos decrecientes
Los métodos decrecientes permiten hacer cargos por depreciación más altos en los primeros años y
más bajos en los últimos periodos. El método se justifica alegando que, puesto que el activo es más
eficiente o sufre la mayor pérdida en materia de servicios durante los primeros años, se debe cargar
mayor depreciación en esos años. Por lo general con el método del cargo decreciente se siguen dos
enfoques: el de suma de números dígitos o el de doble cuota sobre valor en libros.

Suma de números dígitos

Da lugar a un cargo decreciente por depreciación basado en una fracción decreciente del costo
depreciable (el costo original menos el valor de desecho). Con cada fracción se usa la suma de los
años como denominador (5+4+3+2+1=15), mientras que el número de años de vida estimada que
resta al principal el año viene a ser el numerador. Con este método, el numerador disminuye año con
año aunque el denominador permanece constante (5/15,4/15,3/15,2/15 y 1/15) al terminar la vida
útil del activo, el saldo debe ser igual al valor de desecho.

Doble cuota sobre valor en libros

Utiliza una tasa de depreciación que viene a ser el doble de la que se aplica en línea recta. A
diferencia de lo que ocurre con otros métodos, el valor de desecho se pasa por alto al calcular la base
de la depreciación. La tasa de doble cuota se multiplica por el valor en libros que tiene el activo al
comenzar cada periodo. Además, el valor en libros se reduce cada periodo en cantidad igual al cargo
por depreciación. De manera que cada año la doble tasa constante se aplica a un valor en libros
sucesivamente más bajo