Manipulación de Tablas en Excel

 ORDENAR
 AUTOFILTROS
 FILTROS
 SUBTOTALES
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

ORDENAR DATOS

Excel presenta diversas opciones de ordenar datos, como

Orden ascendente y Orden descendente.

Opciones de ordenación de Excel

Puede ordenar los datos de una columna por texto, número, y

fecha y hora de una o más columnas. También puede ordenar por una lista
personalizada o por formatos como color de la celda, color de la fuente o conjunto
de iconos.

Orden ascendente. Puede usar la opción Orden ascendente para ordenar las filas
de una hoja de cálculo en orden ascendente.

 Los números se ordenan del número menor más bajo al número.

 El texto alfanumérico se ordena de izquierda a derecha, carácter por carácter.
 En los valores FALSO se coloca antes que VERDADERO.
 Las fechas se ordenan desde la fecha más antigua a la fecha más actual
 Las celdas en blanco se ubican al último lugar.

Orden descendente. Es lo contrario pero las celdas en blanco se ponen siempre

en último lugar.

Opciones de ordenación de Excel

Excel ofrece además las siguientes opciones de ordenación, que puede

utilizar para ordenar los datos:
 Cuadro de diálogo Ordenar. Puede usar el cuadro de diálogo Ordenar
para ordenar las filas de una hoja de cálculo por el contenido de más de
una columna. En el cuadro de diálogo Ordenar, puede especificar los
criterios de ordenación y, a continuación, seleccionar el orden ascendente
o descendente. En este cuadro de diálogo también puede agregar, mover,
copiar y eliminar niveles de ordenación.
 Lista Personalizada. Puede usar una lista personalizada para ordenar las
filas en un orden definido por el usuario. Excel proporciona una opción de

pág. 2
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

listas personalizadas con las listas integradas de día de la semana y mes

del año. Además, puede crear su propia lista personalizada.

Ejemplo: Ordenando los datos por carrera y por nombre ascendentemente

1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando ORDENAR de la

ficha DATOS.

2. En el cuadro especificamos el campo por ordenar agregando un nivel

para el segundo campo de ALUMNO, no olvidando el criterio de
ordenación.

El resultado es el siguiente:

pág. 3
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

FILTRAR DATOS

Para tomar las decisiones empresariales adecuadas, a veces tiene

que administrar grandes cantidades de datos. A menudo, sólo tiene
que centrarse en una parte de los datos, que es importante para
una decisión empresarial determinada. Puede utilizar los filtros de
Excel para ver únicamente los datos en los debe centrarse. Excel
proporciona varias herramientas eficaces y flexibles, como
Autofiltro, Autofiltro personalizado y Autocalcular, que puede usar
para filtrar los datos y realizar cálculos con los datos filtrados.
Identificar los filtros de Excel
Una hoja de cálculo de Excel puede contener grandes cantidades de datos. Sin
embargo, podría interesarle no trabajar con todos los datos de una hoja de cálculo a la
vez. Puede filtrar los datos de una hoja de cálculo de Excel especificando ciertos
criterios. Los datos filtrados muestran sólo las filas que cumplen los criterios
especificados.

pág. 4
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

Tipo de Descripción Gráfico

filtro
Puede utilizar la función Autofiltro de
Excel para establecer un criterio y filtrar
los datos de una hoja de cálculo. Excel
proporciona varias opciones de
Autofiltro, por ejemplo 10 mejores y Por
encima del promedio, que puede utilizar
para filtrar los datos de la hoja de
cálculo. Por ejemplo, si desea ver el
valor máximo de una columna de
valores, puede crear un filtro 10 mejores
para la columna seleccionando la
Autofiltro
opción 10 mejores en Autofiltro.

Para crear un filtro, haga clic en una

celda para seleccionarla en el grupo de
datos que desea filtrar. En la ficha Inicio,
en el grupo Edición, haga clic en
Ordenar y filtrar y, a continuación, haga
clic en Filtro. Excel muestra una flecha
de filtro en el borde derecho de la celda
superior de cada columna del rango
seleccionado. La flecha indica que la
función Autofiltro está activa.

Si hace clic en la flecha de cualquier

columna para la que ha creado un filtro,
Excel muestra una lista de opciones de
filtrado y ordenación. Puede hacer clic
para seleccionar cualquiera de las
opciones de filtrado para filtrar los
datos. Puede filtrar los datos de una
lista en función de su valor o del color
de las celdas. Por ejemplo, en una lista
de datos, puede decidir ver sólo las
celdas de color rojo.

pág. 5
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

Autofiltro Puede establecer más de un criterio

personaliz para el filtro y filtrar los valores de una
ado lista de datos utilizando Filtro
personalizado. Los valores de la lista de
datos se filtran según los criterios que
define. Por ejemplo, puede definir
criterios para ver todos los registros de
ventas entre 25000 y 30000 dólares.

Si hace clic en Filtro personalizado,

Excel muestra un cuadro de diálogo que
le ayuda a definir los criterios para el
filtro. Puede establecer dos criterios
diferentes, separados por los
operadores de comparación Y u O. Para
filtrar una columna o una selección de
forma que los dos criterios sean
verdaderos, puede utilizar el operador
Y. El criterio "mayor que e igual a
25000" Y "menor que e igual a 30000"
le dará todos los registros de ventas
entre 25000 y 30000 dólares. Para filtrar
una columna o una selección de forma
que uno de los criterios sea verdadero,
puede utilizar el operador O.

pág. 6
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

FILTROS AVANZADOS

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas de una
tabla, para ello se tiene que especificar en un conjunto de celdas los criterios de la
siguiente manera, según el caso del representar una Y o un O, veamos cómo se
procede.
Ejemplo: Mostrar las filas de la tabla aplicando un filtro de carrera.

Pasos para generar un filtro avanzado.

1. De la tabla especificamos en una diferente celda el criterio de selección, tomando en

cuenta el encabezado de una columna de la tabla a la cual pertenece el criterio de
selección.
2. Seleccionando el rango de celdas del criterio, luego seleccionamos FILTRO
AVANZADO.

NOTA: Es importante tener en cuenta que en rango de criterio de selección debe escribirse el
encabezado como también el valor de criterio tal como se encuentre en la tabla origen donde se desea
obtener el conjunto de filas. Es decir, si se desea generar filtro en una tabla donde el valor o texto
estuviera con tilde, el valor del criterio en el rango también tiene que estarlo, además de tener mucho
cuidado con los espacios en blanco que pudiera existir.
pág. 7
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

3. En la ventana de filtro avanzado, especificamos el rango de la lista, el rango de

criterios y donde deseamos copiar las filas a filtrar.

El resultado sería:

pág. 8
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

¿Cómo generar un filtro para más de un criterio?

 Cuando se trata de un operador lógico O, se debe establecer el rango de

criterios de la siguiente manera.

El resultado sería:

pág. 9
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

 Cuando se trata de un operador lógico Y, se debe establecer el rango de

criterios de la siguiente manera.

El resultado sería:

pág. 10
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

SUBTOTALES

Subtotales en Excel te permite de forma automática obtener de forma resumida una

serie de datos de tu tabla.
Los subtotales calculados pueden ser sumas, promedios, productos, máximos,
mínimos, entre otros; permitiendo en forma rápida obtener cálculos por
agrupaciones.

Teniendo en cuenta la tabla anterior, podemos generar un subtotal haciendo la

suma de notas por carrera como ejemplo.

Pasos:

1. Seleccionamos la tabla por generar el resumen.

2. Ordenamos la tabla según la agrupación que queremos plantear. (Esto es
importante para obtener el resultado deseado de acuerdo a la agrupación) .
3. Hacer clic en la ficha DATOS.

Se presenta la siguiente ventana.

pág. 11
 DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN
OFIMÁTICA PROFESIONAL

Especificamos el campo por agrupar y la función a efectuar, aceptamos para

que resulte lo siguiente:

Quitar subtotales

Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

pág. 12