PROGRAMA AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

MARCO NORMATIVO

La Constitución Política y la Ley 42 de 1993 determinaron que las Contralorías ejercieran la función
pública de vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que
manejan fondos o bienes del estado en todos sus órdenes y niveles.

De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artículo 48, las entidades del Estado deben
elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las
dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente
aceptados.

La ley 42 de 1993 establece, que las entidades deben cumplir los principios de economía, eficacia,
equidad, y la valoración de los costos ambientales (ecología). Sobre estos principios realiza la
Contraloría Distrital el control de gestión.

En el artículo 12 de la misma ley, se dice que “el control de gestión es el examen de la eficiencia y
eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la
evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y
desempeño”. El uso de indicadores en el control fiscal debe ser generalizado, pero esto no debe
implicar el uso de los mismos indicadores para todos los sectores, ya que el objeto social y las
actividades misionales son distintos para cada entidad.

MARCO CONCEPTUAL

1. AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por las entidades públicas para
establecer el grado de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos; el nivel
de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en
los receptores de su acción y la verificación de la equidad en la distribución de los costos y
beneficios entre los distintos sectores, así como la evaluación del efecto que las actividades de la
entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.

La auditoría de gestión y de resultados incluye un examen, no sólo del pasado sino del presente y
de la proyección en el futuro. Esto implica que si bien es cierto, se debe evaluar el logro de los
objetivos en un período determinado, también debe evaluase la gestión actual y su impacto hacia
el futuro de forma tal que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, generando valor
agregado en el proceso auditor.

1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo General

Evaluar los resultados de la gestión fiscal, obtenidos en el cumplimiento de las políticas, planes y
programas encomendados a las entidades, examinando si los recursos disponibles, involucrados
en las diferentes actividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizados de manera
eficiente, económica, eficaz y efectiva. Así mismo, busca establecer la equidad en la prestación
del servicio.

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1.1.2. Objetivos Específicos

 Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y su

eficiencia.
 Verificar la existencia de políticas, planes, programas, objetivos y metas coherentes y
realistas, así como el adecuado cumplimiento de los mismos.
 Determinar la efectividad con que los programas y planes impactan en el cliente o usuario.
 Evaluar el efecto que las actividades de la entidad tienen sobre el medio ambiente y los
recursos naturales y las acciones de la organización para mitigarlos.
 Comprobar la adopción y aplicación de controles para asegurar el uso de los recursos y el
cumplimiento eficaz de sus actividades
 Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.

Consecuentemente, el equipo de auditoría debe estar alerta a la existencia de situaciones tales

como: duplicación de esfuerzos, flujos operativos no fluidos, uso no económico de recursos y
prácticas ineficaces o ineficientes.

Al preparar el Programa de Auditoría, se deben considerar los beneficios de relacionar la auditoría

de los ciclos operacionales con las actividades misionales y las funciones claves de la
administración.

1.2. Alcance de la Auditoría de Gestión y Resultados

El control de gestión y de resultados, se aplicará mediante el análisis, estudio y evaluación de la

información contable, financiera, legal, técnica, administrativa, estadística, propios de las
diferentes actividades misionales desarrolladas por la entidad, en cumplimiento de su propósito
institucional, a través de instrumentos de evaluación, como indicadores de gestión, cuadros
analíticos, análisis de la contratación administrativa, del recurso humano y financiero, la relación
beneficio - costo, entre otros.

1.3. Características de la Auditoría de Gestión

 Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

 Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos o de prestación de servicios

propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente la gestión
realizada.

 Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio

o pérdida social.

 Determina el comportamiento de las cifras durante un período de análisis y sus variaciones

significativas.

 Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

 Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el

manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.

 Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado de la función

administrativa.

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 Evalúa el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la
comunidad que lo recibe.

2. LA GESTIÓN

Por gestión fiscal se entiende el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que
realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren
recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación,
conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto,
inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de
sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de
legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoración de los costos ambientales.

La característica relevante entre la economía, eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión es la

relación existente entre los recursos (input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de
una entidad.

Las definiciones de las "E´s" brindan una impresión de claridad debido a la separación abstracta de
valores.

Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difícil abarcar un valor haciendo abstracción de los
otros.

Se suele opinar que la eficacia de los programas públicos constituye el centro de la optimización de
recursos porque, aunque puede haber mérito en "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no
hay mérito alguno en "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos".

Sin lugar a dudas que para fines de medición, es útil distinguir cada una de las “E”. Allí no reside el
problema; el problema se encuentra cuando al intentar llegar a una opinión global del rendimiento
de un programa, o dar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera útil, proseguir como si los
conceptos fueran independientes el uno del otro.

Qué es una buena gestión?

Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad
económica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante
la prestación de un servicio público, la construcción de infraestructura física para uso de la
comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buena gestión es la que garantiza que los
recursos asignados son utilizados correctamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Responsabilidad por la gestión

En la mayoría de las entidades existen cuatro niveles donde se practica una revisión de la
economía, la eficiencia, la eficacia, la equidad y la efectividad de la gestión pública:

El primero y el más importante, es la revisión que efectúa el propio administrador con la finalidad
de maximizar el valor de su gestión, considerando los recursos que le fueron asignados;

El segundo es la revisión que hace cada funcionario responsable de la ejecución de las tareas
asignadas, encaminadas al cumplimiento de los objetivos institucionales.

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El tercer nivel es la evaluación y asesoramiento que hace la Oficina de Control Interno, un grupo
específico o consultor externo, con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos
administrativos y de la normatividad aplicable.

El cuarto nivel es el que realiza la Contraloría de Bogotá D.C. como parte de su labor fiscalizadora.

Practicas Antieconómicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias Procedimientos

inefectivos o de costo injustificable

Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización.

Ejecución de tareas de poca o ninguna importancia.

Uso ineficiente y antieconómico de equipos y otros bienes.

Exceso de personal en relación con las tareas por cumplir.

Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.

Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y

suministros.

Desperdicio de recursos.

Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilización de los recursos, se
dirigen a que éstos sean:

Utilizados solamente para, propósitos autorizados y necesarios.

Salvaguardados apropiada y eficazmente.

Utilizados de manera eficiente y económica.

2.1. LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL Y LOS INDICADORES

La vigilancia de la gestión fiscal, se fundamenta en la eficiencia, economía, eficacia, efectividad, la

equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la
administración, en un periodo determinado que la asignación de los recursos sea la más
conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia), que en igualdad de condiciones de
calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economía), que sus resultados se
logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (eficacia).

Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución
de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales
(equidad) y cuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio
ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos
(valoración de costos ambientales).

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2.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN

 Economía

Es la relación existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados
obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.

La Gestión Pública se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un
administrador público, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda
una serie de acciones directas como la de planear el manejo de los mismos en la adquisición,
mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación; es aquí donde el auditor enfoca el
análisis de este principio.

Objetivos de la Auditoría al evaluar la Economía:

 Determinar la racionalización en la adquisición de los insumos requeridos en el proceso de

producción.
 Estudiar y analizar la planeación y programación de necesidades y utilización de los
recursos.
 Evaluar el costo de adquisición de los insumos.

 Eficiencia

Es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos

financieros, humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades públicas en los
diferentes procesos para maximizar sus resultados.

Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición

en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos).

Una operación es eficiente cuando produce la máxima cantidad de bienes y servicios con una
cantidad determinada de recursos o utiliza una cantidad mínima de recursos para proveer una
cantidad y calidad determinada de bienes y servicios.

Objetivos de evaluar la eficiencia:

 Establecer sí la asignación de los recursos disponibles es la más conveniente para

maximizar los resultados.
 Medir la productividad administrativa y operativa en relación con el recurso utilizado y el
servicio prestado.
 Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pública o social), que permite
valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
 Identificar los procesos administrativos y operativos utilizados en la transformación de los
recursos, a fin de evaluar su celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo.
 Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos previstos.
 Determinar si con cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio se logran
las metas establecidas al mínimo costo.

 Eficacia

La eficacia puede ser definida como el éxito de un programa o de una actividad para la
obtención de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y

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 oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera
oportuna guardando relación con los objetivos y metas planteadas.

Objetivos de la auditoría al evaluar la eficacia:

 Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito

institucional y sectorial, fundamentados en la política de desarrollo económico y social
determinada por el Gobierno Distrital.
 Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente al plan indicativo.
 Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, en la cantidad determinada, en
el volumen ejecutado por unidad de tiempo y con la calidad requerida, a satisfacción del
usuario.
 Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo a lo contenido en el
Plan de Desarrollo del Distrito Capital y del Plan de Desarrollo de cada entidad sujeto de
control.

 Equidad

Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica

y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos de bienes y
servicios entre individuos de una misma categoría esencial.

Objetivos de la auditoría al evaluar la equidad

 Identificar los receptores del bien o servicio por estrato socioeconómico.

 Analizar la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores
productivos necesarios para la prestación del bien o servicio.
 Determinar los criterios utilizados en la selección de la población beneficiaria en la
ejecución de planes y programas.
 Determinar el agente económico de mayor participación.

 Efectividad

Este principio se conceptualizó como el cierre del ciclo productivo (producción de un bien o la
prestación del servicio) de una entidad. Es decir, controla y mide si el producto cumple con el
propósito final para el cual fue diseñado.

Es importante tener en cuenta que la efectividad complementa el principio de eficacia, en el

sentido de que ésta mide el grado de cumplimiento de los objetivos: Sin embargo, no es
suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en términos de cantidad, calidad y oportunidad,
sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al impacto esperado en el
entorno.

Objetivos de la auditoría al evaluar la efectividad

 Establecer que el producto de la entidad satisfaga las necesidades reales de la comunidad

o cliente, lo cual requiere que su medición se realice en el entorno de la organización.
 Evaluar el impacto o efectividad de la gestión, considerando los diferentes tipos de
variables relacionadas con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que
produce y la comunidad objetivo.
 Determinar el impacto económico, social, ambiental y el nivel de necesidades
insatisfechas.

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2.3. LOS INDICADORES

El análisis de los indicadores permite realizar un estudio económico, financiero y presupuestal y

opinar sobre la eficiencia, economía, eficacia, equidad y efectividad en el cumplimiento de los
objetivos, planes y programas institucionales.

Los Indicadores son medidas de desempeño. La medición de la productividad por ejemplo, puede
ser controlada a través de indicadores como porcentajes, factores deflacionarios, relaciones de
costo, efectividad, recuperación de precios, etc.

Actualmente es cada vez más marcada la necesidad de parte de la gerencia de tener unos
indicadores que puedan responder por el éxito futuro de la organización en condiciones
cambiantes. Para esto, se requiere usar la información de manera rápida y adecuada, de tal forma
que pueda decidir con mejor conocimiento y mayor capacidad de medir los riesgos posibles y
aceptables.

Los investigadores reportan que se ha quedado rezagado el control de situaciones de complejidad

en la empresa del Estado, lo que está generando problemas organizacionales. Se afirma que las
empresas, o bien deben aumentar su capacidad organizacional para poder responder a su entorno
o deben tratar de desarrollar una capacidad gerencial que pueda disminuir la complejidad de ese
medio ambiente.

Por lo tanto, el sistema de indicadores de gestión debería reportar a cada administrador oportuna y
periódicamente, en forma sintetizada, la información que es relevante a su área de
responsabilidad.

Los indicadores se empiezan a perfilar en la fase de planeación desde la etapa de conocimiento de

la entidad, se utilizan unos generales en la evaluación del control interno y se intensifica su uso y
análisis en la fase de ejecución. Se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta la empresa
auditada como un sistema (entrada de recursos, transformación y salida), que se relaciona
permanentemente con su entorno y cuyos bienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios.

También es posible medir una actividad o proceso intermedio, ello depende de las características
específicas de la Auditoría de Gestión que se realice y del alcance establecido para evaluar las E's.

Esta sección ofrece algunos elementos y criterios que apoyarán al auditor en la evaluación y
estudio de los indicadores de la entidad auditada.

Dada la necesidad de hacer que las entidades del Estado sean cada vez más eficientes y eficaces
se hace necesario mantenerlas bajo control y evaluación. Con esto se pretende lograr eficiencia y
eficacia en las instituciones a través del cumplimiento de las metas y objetivos. Los instrumentos
indispensables para este control son los indicadores que servirán para evitar riesgos, crisis y
traumas, para mantener el rumbo, para prever el cambio, garantizar la subsistencia organizacional
y para avanzar hacia el progreso.

Es claro que no se puede mejorar un proceso, hecho o dato si no se mide, evalúa y controla. El
estudio y la experiencia han demostrado que el modo más eficaz y menos costoso de lograr estos
objetivos es por medio del uso de indicadores que permitan decir qué es lo que se está haciendo,
cómo se está haciendo y cómo puede mejorarse.

Los indicadores le permiten a la gerencia orientarse para saber hacia donde deben concentrarse
los esfuerzos. Son un criterio, una visión clara, real y concisa de la realidad.

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Hoy en día existe un gran Inventario de Indicadores a la mano del auditor que le facilitan su
actividad, de todas formas si se presenta el caso en que no se encuentran en las bases de datos
los indicadores deseados que permitan valorar los alcances y logros de la acción institucional, es
necesario que el auditor construya su propio indicador o indicadores, aportando de paso a la
consolidación de bancos de indicadores y a una mayor rigurosidad en los procesos de valoración y
evaluación de planes, programas y organizaciones.

Actualmente, es cada vez más marcada la necesidad por parte de la gerencia de responder por el
éxito de la organización en condiciones cambiantes, para lo que se requiere usar la información de
manera rápida y adecuada. El propósito de definir indicadores es apoyar a la administración para
así identificar anticipadamente los problemas que se perfilan en la ejecución de los procesos para
corregirlos en forma oportuna.

Definición de Indicador

Un indicador es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparación

entre la situación presente de la organización y la norma o patrón establecido como requerimiento
de la productividad y competitividad organizacional en función de la misión, la visión y las metas
establecidas.

Los indicadores son particulares para cada entidad, pues lo que dependen de su naturaleza. En
Colombia se está en los niveles de diseño y medición de indicadores más rudimentarios como son
los de eficiencia y eficacia por la concepción de nuestro Estado Social de Derecho y su misión.
Como se están trabajando, no poseen significación ni relevancia y mucho menos alejado de la
génesis del servicio que está enclavada en la política pública. Si el origen es excelente, su
desencadenamiento debe ser el mejor y así se debe evaluar.

Características de los Indicadores

 Se desarrollan en el espacio donde se comparan los tipos de servicios en diferentes lugares; y

en el tiempo, con otros de similares características, ya sean del sector, económicos, internos
y/o externos.

 Son oportunos, ya que se pueden aplicar en cualquier momento.

 Se pueden analizar en términos absolutos o relativos.

 Son de orden cualitativo y cuantitativo.

 Se interrelacionan por unidades homogéneas de medida (tiempo, dinero y cantidad).

 Son selectivos.

 Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como logros de desempeño.

 Pueden ser representados gráficamente.

 Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estándares.

 Deben ser dicientes de la realidad que modelan y dar claridad en forma inmediata para los
ejecutivos.
 Permite actuar en forma proactiva sin esperar análisis posteriores que dilaten decisiones.

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Identificación de los Indicadores

Una vez se construye el indicador, es importante definir y tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Nombre: se refiere a la característica de la variable, al atributo del resultado, o al impacto

de la gestión que se quiere medir. p. ej.: eficiencia en el uso de los materiales.

 Objetivo: se refiere al uso que se le espera dar a la información obtenida. p. ej.: conocer el
grado de eficiencia con respecto a la competencia.

 Proceso: proceso al cual pertenece el indicador.

 Dueño del proceso: se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a quién(es) le

corresponde actuar en cada momento y nivel de la organización frente a la información que
está suministrando el indicador y su posible desviación respecto a las referencias
seleccionadas.

 Niveles de referencia: se refiere a los estándares de comparación de los indicadores.

Algunos de ellos son: histórico, teórico, competencia, política, consenso y planificado, entre
otros.

 Especificidad: hace referencia a lo que verdaderamente se quiere medir.

 Puntos de lectura: se refieren a actividades del proceso en las cuales debe realizarse la
medición. Está claramente definida para evitar distorsiones en sus medidas, debiendo
quedar claros los procedimientos y los métodos.

 Frecuencia: se refiere a la periodicidad con que deben realizarse las mediciones, de tal
manera que permita una toma de decisiones oportuna.

Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes Parámetros en el momento de la

aplicación de los indicadores:

 Conocimiento del sector y subsectores.

 Identificación y análisis de la entidad, tanto en su estructura organizacional como funcional.
 Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas que involucran aspectos
como: situación económica, financiera, presupuestal, distribución del servicio, inversiones y
otras que se consideren inherentes a cada entidad.
 El diseño de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a la
medición de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad.
 La relación establecida entre las variables definidas en el numerador y denominador deben
expresarse en unidades de medida física, según su naturaleza (kilos, metros, etc.) y
aritmética (miles, millones, etc.).
 Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de los indicadores).
 Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Cabe anotar que se
entiende por estándares valores referenciales “ideales” que miden stocks y cuantifican
flujos que sirven de base para observar desvíos respecto de lo real.

Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijación de metas, series

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históricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares características del sector,
área o actividad y con estándares internacionales, si es posible.

Propósitos de los Indicadores

 Que la gestión institucional esté basada en datos y hechos.

 Crear una cultura de medición y mejoramiento.

 Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la empresa.

 Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.

 Establecer criterios de comparación con el mejor.

 Información para analizar la eficacia y la eficiencia.

 Analizar cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

Importancia de los Indicadores

Es necesario mantener la organización bajo control. Los instrumentos indispensables para el

control son los indicadores, sin ellas la entidad no puede dirigirse. Los indicadores sirven para:

 Evitar riesgos, crisis y traumas

 Mantener el rumbo

 Prever el cambio

 Garantizar la subsistencia organizacional

 Avanzar hacia el progreso

Por lo tanto es importante que la entidad logre:

 Crear indicadores de acuerdo a sus necesidades

 Saber usar los indicadores

 Saber interpretar los indicadores

 Saber que hay mas allá del indicador

Beneficios del Uso de Indicadores

 Direccionan las estrategias de la alta dirección hacia los niveles inferiores.

 Indican el control, manejo y resultados de los procesos.

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 Permiten comprender de manera sencilla lo que ocurre y el por qué de ello en la organización.
Así se podrán establecer programas de mejoramiento del desempeño.

 Permiten monitorear los resultados que se van obteniendo, muestran el avance que se logra, lo
que ello da pie a que el progreso sea continuo.

 Dicen a las personas lo que están haciendo y cómo lo hacen, indicando el aporte de las
diferentes áreas y miembros de la organización.

 Analiza el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.

 Crea una cultura de medición y mejoramiento: una vez se establezcan y se apliquen los
indicadores han de irse mejorando.

 Son oportunos, se pueden aplicar en cualquier momento.

 Se pueden analizar en términos absolutos o relativos.

 Son de orden cualitativo o cuantitativo.

 Se interrelacionan por unidades homogéneas de medida (tiempo, dinero y cantidad).

 Son selectivos.

 Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como logros de desempeño.

 Pueden ser representados gráficamente.

 Pueden ser comparables consigo mismo y/o con estándares.

 Pueden medirse contra un estándar deseado de logros.

 Son confiables.

 Se reportan a través del tiempo.

Presentación de los Indicadores

Los indicadores se pueden presentar:

 Matemáticamente

 Estadísticamente

 Gráficamente

Parámetros Generales Para la Elaboración de Indicadores

 El diseño de indicadores varía de acuerdo a las características de la entidad, sector, área,

actividad, programa o procesos a evaluar. Sin embargo, para su elaboración se deben tener en
cuenta los siguientes parámetros:

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 Conocimiento del sector y subsectores.

 Identificación y análisis de la entidad tanto en su estructura organizacional como funcional.

 Selección y análisis de las variables relevantes o estratégicas que involucran aspectos como:
situación económica, financiera, presupuestal, distribución del servicio, inversiones y otras que
se consideren inherentes a cada entidad.

 El diseño de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a la

medición de los principios: economía, eficiencia, eficacia y equidad.

 La relación establecida entre las variables definidas en el numerador y denominador, deben

expresarse en unidades de medida física, según su naturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmética
(miles, millones, etc.).

Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de los indicadores).

 Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Cabe anotar que se entiende

por estándares los valores referenciales “ideales” que miden stocks y cuantifican flujos que
sirven de base para observar desvíos respecto de lo real.

 Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad deben ser comparados con los
valores referenciales ya anotados: los internos se comparan con fijación de metas, series
históricas, etc.; y los externos se comparan con entidades de similares características del
sector, área o actividad y con estándares internacionales, sí es posible.

Construcción de Indicadores

Siempre que se construya un indicador se debe responder las siguientes preguntas:

¿Qué medir?

 Definir el tipo de actividades

 Objetivos y metas
 Determinar todas las áreas de la organización mirando sus metas, fines y objetivos internos

Qué hacemos y cómo lo hacemos?

 Establecer las estrategias

 Definir los resultados de los procesos
 Precisar las acciones de control y las mejoras de los procesos

¿Donde medir?

 Actividades de Gestión: Abarcan la misión, los objetivos y políticas en general, así como la
planificación, organización y control.
 Actividades Programáticas: Denominadas también operacionales, relacionadas con el
cometido de la entidad.

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 Actividades Financieras: Cubren las áreas tradicionales del control, como son: presupuesto,
flujo de fondos, ingresos y costos, los activos y pasivos y la información financiera.
 Actividades Administrativas: Las que respaldan las tareas principales de la entidad, constituyen
los apoyos y servicios a la Gestión.
 Sistemas: Administrativo, financiero contable, comunicaciones, planeación, logístico, físico,
operativo, control interno, atención al público, legal.

¿Contra qué medir?

Precisar cuáles son los niveles de referencia:

 Histórico: se obtiene con base en los resultados obtenidos en el pasado.
 Competencia: se obtiene con base en el comportamiento presentado por la competencia.
 Meta: se obtiene con base en métodos y medición del trabajo, en las especificaciones de
diseño o en las solicitudes del cliente. Deben realizarse comparaciones entre los resultados
reales y los previstos

¿Cuándo medir?

 Una vez se establezcan los indicadores a utilizar y los procesos, planes, objetivos a medir,
éstos deben evaluarse periódicamente, según la administración.

El Efecto Cascada de los Indicadores

El fundamento de este efecto es el de integrar el direccionamiento estratégico de la organización

(misión) con las actividades y procesos. Este efecto empieza en la cumbre, es decir, la dirección
debe comunicar a los empleados QUÉ es lo importante, para que así LA MISIÓN o propósito de la
organización conduzca las actividades.

Una medida de una actividad primaria de la organización o PROCESO para una dependencia o
unidad de la organización, puede ser medida de resultado para la dependencia o unidad siguiente
inferior.

Así, cada nivel de la organización debe APOYAR los procesos de la inmediatamente superior.
Como resultado de este efecto cascada es que las medidas de rendimiento enlazan la misión, la
estrategia, los objetivos y los procesos de la entidad.

Los indicadores de gestión se materializan de acuerdo con las necesidades de la institución, es

decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.

Para formular el indicador, característica o variable relevante seleccionada, correspondiente a cada

tema, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrón o categoría de valoración
y evaluación.

Se tiene la siguiente estructura para la construcción de indicadores:

El primer paso es identificar la unidad de análisis, y luego, se trabaja en la explicación de ésta, para
así, poder desglosar esta unidad en variables. Por último se obtiene los indicadores que medirán
esta unidad y servirán como patrón de lo que se quiere valorar y/o evaluar.

Para una mayor compresión de esta estructura a continuación se definen los aspectos
anteriormente mencionados:

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 Unidad de Análisis

Se entiende por unidad de análisis el elemento mínimo de estudio, observable o medible, en

relación con un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo. Generalmente se
determinan partiendo de los objetivos previamente establecidos.

 Variables

Son las características, cualidades, elementos o componentes de una unidad de análisis, las
cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. En la selección de variables relevantes para cada
unidad de análisis se recomienda metodológicamente iniciar con la desagregación de los objetivos;
al desmoronar la unidad de estudio, salen a relucir los temas relevantes que tienen importancia
para la comprensión y transformación de hechos y realidades, según el punto de vista de la
institución y de la auditoría.

En síntesis, para establecer un indicador, se desglosa ó “desmenuza” el objetivo en variables, esto

es, los componentes, elementos, atributos y/o temas relevantes que en su conjunto constituyen el
objetivo para el cual queremos construir los indicadores.

En el proceso de distinguir y seleccionar las variables relevantes, se sugiere ser muy cuidadoso.
Mientras más concretas y menor el número de variables seleccionadas, mayor la posibilidad de
profundizar en su análisis y mayor el aporte a los procesos propios de seguimiento y evaluación.

Una vez se formulen las variables correspondientes es necesario definirlas, esto implica definir
cada variable con la mayor rigurosidad posible, asignándole un sentido unívoco y claro para evitar
que se originen ambigüedades, discusiones y disputas terminológicas al interior de las
organizaciones.

Por último, es importante generar una “percepción conceptual” en cuanto a la condición o esencia
de las “variables” a las cuales nos hemos venido refiriendo, y no es otra que recalcar la condición
cambiante de éstas, es decir, las variables mutan, se modifican, varían.

Ahora bien, esta “variación de la variable” podría entenderse o aplicarse al menos en dos
direcciones:

Primero, la variable o característica varía de caso a caso; es decir entre diferentes unidades u
objetos considerados Variables Estáticas. Por ejemplo, el grado de autogestión de las
comunidades rurales en dos zonas de amortiguamiento o reservas naturales es diferente entre
ellas.

Segundo, la variable o característica varía en un mismo objeto o unidad de análisis. Son al menos
dos dimensiones de la misma variable y son conocidas como Variables Dinámicas. Por ejemplo, el
grado o nivel de capacitación de los habitantes en una misma reserva natural después de un
tiempo determinado.

Metodológicamente, cada uno de los objetivos debe ser descompuesto en variables relevantes y, a
cada variable se le debe formular al menos un indicador dando origen así a la trilogía básica, antes
mencionada, para la construcción de cualquier indicador: Objetivo, Variables e Indicadores.

Para formular el indicador sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables en patrón o
categoría de valoración y evaluación, haciéndose las preguntas:

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Al finalizar el período: ¿Qué resultado concreto queremos entregar? y ¿Cómo sabremos que ya
hemos logrado el objetivo?

La elaboración de los indicadores corre a cargo de cada una de las dependencias, quienes tienen
que diseñar, aplicar y evaluar sus propios indicadores.

Para ello, se deben tener en cuenta los planes y programas de la entidad, los planes específicos de
cada dependencia, sus funciones específicas y las variables que maneja expresadas en términos
de cantidad, calidad, tiempo, recurso y resultado esperado.

La elaboración de los indicadores se debe realizar bajo criterios comunes y coordinadamente, pues
lo que se va a implementar es un SISTEMA de indicadores de gestión INSTITUCIONAL que a su
vez debe desarrollarse al tiempo con los procesos y actividades.

Los indicadores deben ser disientes y claros en forma instantánea para los ejecutivos y les debe
permitir actuar en forma proactiva, sin esperar análisis posteriores que dilaten sus decisiones y
acciones.

El sistema de indicadores de gestión deberá reportar a cada administrador oportuna y

periódicamente, en forma sintetizada, la información que es relevante a su área de
responsabilidad.

Análisis e Interpretación

Los indicadores por sí solos no evalúan, sino que suministran información para profundizar en
áreas específicas que permitan el mejoramiento continuo de la entidad.

El análisis e interpretación de los mismos debe ser claro, razonable y objetivo. Es necesario
identificar los factores internos y externos que influyeron en los resultados alcanzados, sin
desconocer que las entidades del Estado son ejecutoras de políticas económicas y sociales.
Dentro de los factores externos se encuentran:

 Tasas de interés fluctuantes.

 Políticas salariales al margen de la productividad.
 Tipos de cambio sub o sobre/valuados.
 Políticas del Gobierno respecto al manejo de precios, tarifas y subsidios.

Una vez se obtenga el resultado de la relación de las variables seleccionadas, se establecerá la

causa y el efecto del comportamiento de los indicadores, de acuerdo con los factores que
incidieron en el resultado, mostrando la situación real de lo observado, el cual sirve de apoyo para
el replanteamiento de nuevas estrategias.

Condiciones:
 Deben existir objetivos claramente establecidos.
 Se debe disponer de criterios técnicos para comparar y valorar la situación encontrada.
 Se debe trabajar con la mayor flexibilidad para poder adecuarse a las necesidades de la
evaluación.
 Lo que se evalúa, debe mostrar características que resalten y sean significativas por su
efecto e incidencia.

15
Criterios de Evaluación

Al referirse a una evaluación de tipo institucional, ésta debe adquirir un carácter explicativo con el
propósito de responder el por qué de las acciones y, más concretamente, a preguntas del siguiente
tipo:

El programa, proyecto o actividad que se evalúa debe continuar?

Se requiere introducir mejoras al funcionamiento de la organización?

Es necesario suprimir o adicionar algo?

La información que se considere útil para juzgar alguna de las anteriores preguntas, requiere un
manejo tipo sistémico considerando todo el contexto sobre el cual recae la evaluación, de tal forma
que permita medir, conceptuar, decidir y actuar.

Al evaluar, es necesario tener en cuenta las circunstancias en las cuales se encuentra la empresa,
para ello existen fuentes que ayudan a la fijación de criterios de calificación. Adicionalmente, para
que la calificación de los indicadores sea objetiva, es necesario considerar los siguientes aspectos:

 Comparación con personas similares en otras partes.

 Comparaciones con el desempeño de la misma empresa en años previos.
 Juicios profesionales por terceros.
 Juicios profesionales por la escala industrial o gremial.
 Juicios de profesionales en el ámbito de la organización.
 Los indicadores deben tener en cuenta los efectos futuros.

La finalidad del indicador es brindar una descripción real de un proceso o actividades, con el objeto
de medir los efectos de un programa en comparación con las metas que se propuso alcanzar, a fin
de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del programa para mejorar la
planeación futura.

Clasificación de Indicadores

Los indicadores que describen un proceso, actividad, plan o proyecto generalmente se caracterizan
por ser de dos tipos:

 Los Indicadores Cuantitativos: es decir, los valores y cifras que se establecen

periódicamente de los resultados de las operaciones son un instrumento básico.

 Los Indicadores Cualitativos: este instrumento permite tener en cuenta la heterogeneidad,

las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional. Permite además, evaluar con un
enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de la dirección y demás niveles de
la organización.

Los indicadores se emplean en toda la entidad, teniendo en cuenta la empresa auditada como
un sistema (entrada de recursos, transformación y salida), que se relaciona permanentemente
con su entorno y cuyos bienes o servicios llegan a una comunidad de usuarios. También es
posible medir una actividad o proceso intermedio, dependiendo de las características
específicas de la Auditoría de Gestión que se realice y del alcance establecido para evaluar los
cinco principios: eficiencia, eficacia, economía, equidad y ecología.

16
 Indicadores de Gestión

Para lograr una eficiencia en el cumplimiento de la misión institucional y una efectividad en la

parte operativa deben realizarse mediciones específicas que muestren el estado real de la
entidad. Estas mediciones son precisamente los Indicadores de Gestión.

El análisis de los indicadores financieros y de gestión permite realizar un estudio económico,

financiero y presupuestal así como opinar sobre la eficiencia, economía y eficacia, en el
manejo de los recursos de la Organización.

“Las medidas de rendimiento son la cuantificación del grado en que las actividades de un
proceso o resultados del mismo, alcanzan un objetivo específico.”

Los Indicadores de Gestión permiten medir la eficiencia, la eficacia, las metas, objetivos y en
general el cumplimiento de la misión institucional. Cuantifican el grado en que las actividades
de un proceso logran un objetivo. Con lo anterior el auditor podrá conocer con certeza, qué
está haciendo la empresa auditada y cómo lo está haciendo. Generando una herramienta
aplicable para controlar y mejorar los procesos de la compañía.

En el Marco Metodológico de este capítulo se presenta un cuadro resumen de los principales

Indicadores de Gestión universalmente conocidos, el cual contiene una clasificación, con su
descripción y aplicabilidad. Esto viene acompañado de un ejemplo característico. Para el desarrollo
de los ejemplos se hizo referencia a los componentes que tiene la fórmula del indicador en el
momento de construirse.

17
MARCO METODOLOGICO

A partir de esta sección el Auditor encontrará las metodologías básicas para abordar la auditoría de
la gestión de los sujetos de control, partiendo de las pruebas que debe realizar a las distintas
actividades misionales de la organización, así como los principales procedimientos que deberá
incluir en sus programas de auditoria.

1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

1.1. Criterios de Evaluación de la Economía

a. Atributos

Racionalidad: Es la identificación adecuada de las necesidades y aspiraciones que se demandan.

Prioridad: Es la ordenación tanto de las necesidades como de las soluciones, de acuerdo con el
grado de urgencia, impacto y costo implicados para suplirlas o solucionarlas.

b. Procedimientos

Para medir e informar sobre la economía en la adquisición de los recursos debe evaluarse si existe
dentro de la organización procedimientos que garanticen:

Una adecuada definición de las necesidades de la entidad en materia de los recursos

Una adecuada definición de los requerimientos de recursos formulados por las diferentes
dependencias de la organización.

Una adecuada adquisición de los recursos.

Una adecuada utilización de los recursos adquiridos.

Un adecuado retiro de los recursos adquiridos una vez concluido su ciclo de vida o utilización.

1.2. Criterios de Evaluación de la Eficiencia

a. Atributos

Calidad: Es el cumplimiento de aquellos requisitos técnicos y demás condiciones demandadas

para satisfacer cabalmente una necesidad.

Costo: Es la cuantificación de los factores productivos que se utilizan en la generación de un bien

o servicio.

b. Procedimientos

Para evaluar y medir la eficiencia, debe examinarse si la entidad aplica los siguientes sistemas y
procedimientos:

 Emplea medidas exactas y adecuadas de desempeño.

 Compara el rendimiento con una norma.

18
 Adecua los informes a las necesidades de la administración.

 Emplea datos de rendimiento para lograr un mejoramiento de la productividad.

1.3. Criterios de Evaluación de la Eficacia

a. Atributos

Oportunidad: Es el cumplimiento de la meta en el plazo estipulado.

Cantidad: Es el volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo.

b. Procedimientos

Para evaluar, medir e informar sobre la eficacia de los programas, debe revisarse si la entidad tiene
establecido los siguientes procedimientos:

 Si especifica los objetivos y efectos de los programas en forma tan precisa como sea posible.

 Si identifica los objetivos y efectos del programa que puedan ser medidos.

 Si informa los resultados de la evaluación de su efectividad.

 Si emplea las evaluaciones para incrementar la efectividad del programa.

 Si existen políticas, objetivos y metas adoptadas por órganos debidamente autorizados.

 Si las políticas, objetivos y metas han sido establecidas con base en información (contable o de
otra índole) suficiente, relevante y confiable.

 Si se han establecido sistemas y procesos para el logro de los objetivos, y se han considerado
alternativas.

 Si los objetivos y metas están claramente establecidos.

 Si las prácticas de la Administración son consistentes con dichos objetivos y metas y han sido
adoptadas por órganos debidamente autorizados.

 Si las instrucciones al personal son consistentes con las prácticas establecidas por la
Administración y han sido debidamente comprendidas.

 Si existen conflictos (o conflictos potenciales) entre los objetivos y metas o entre las prácticas
adoptadas para su logro.

 Si los costos de producción y servicios han sido considerados y son periódicamente revisados
ante variaciones en el entorno en que la entidad opera.

 El área más difícil de una auditoría de gestión se refiere al de la eficacia, dado que en el sector
público, no siempre existen objetivos claramente definidos.

19
 No es función de la Contraloría de Bogotá D.C. cuestionar los méritos de los objetivos de las
políticas gubernamentales. Sin embargo, su función es considerar los efectos de dichas
políticas y examinar los procedimientos utilizados para definir las mismas.

1.4. Criterios para la evaluación de la Equidad

Es la distribución de bienes y servicios y trato iguales a los individuos de una misma categoría
esencial.

a. Atributos

Progresividad: Son las contribuciones o tarifas que están gravadas según la capacidad real de
pago de los individuos para que el esfuerzo realizado por cada uno de ellos sea equivalente.
Proporcionalidad: Los beneficiarios son retribuidos en la medida del mayor grado de necesidad y
urgencia que tengan los individuos.

1.5. Criterios para la evaluación de la Efectividad

Este principio se conceptualizó como el cierre de ciclo productivo (producción de un bien o la

prestación del servicio) de una entidad. Es decir, controlando y midiendo si el producto cumple con
el propósito final para el que fue diseñado.

Lo anterior significa que el producto de la entidad debe medirse en términos de la satisfacción o el

impacto que produzca en la comunidad o cliente, lo cual requiere que su medición deba realizarse
en el entorno de la organización.

Para medir el impacto o efectividad de la gestión es necesario tener en cuenta diferentes tipos de
variables relacionadas igualmente con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que
produce y la comunidad objetivo. Así por ejemplo, se puede determinar el impacto económico,
social, ambiental y dentro de éstos, el nivel de necesidades insatisfechas.

2. ENFOQUES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

Auditoría de la gestión global de la empresa: Evaluación de la posición competitiva, evaluación

de la estructura organizacional, Balance social, evaluación del proceso de la dirección estratégica,
evaluación de los cuadros directivos.

Auditoría de la gestión del sistema comercial: Análisis de la estrategia comercial, Oferta de

bienes y servicio, sistema de distribución física, política de precios, función publicitaria, función de
ventas.

Auditoría de gestión del sistema financiero: Capital de trabajo, Inversiones, Financiación a largo
plazo, Planificación financiera, Area internacional.

Auditoría de gestión del sistema de producción: Diseño del sistema, programación de la

producción, control de calidad, almacén e inventarios, productividad técnica y económica, diseño y
desarrollo de productos.

Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad, Clima labora, Políticas de

promoción e incentivos, políticas de selección y formación, diseño de tareas y puestos de trabajo.

20
Auditoría de gestión de sistemas administrativos: Análisis de proyectos y programas, Auditoría
de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales,

Auditoría de gestión a los sistemas de información: Sistema de Planeación Estratégica

(Formulación de Políticas) , Sistema de Información Gerencial, procesamiento electrónico de datos.

3. PRUEBAS SOBRE LA GESTION

La realización de pruebas para la evaluación de la gestión consiste en la evaluación de controles y

la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados
durante la fase de planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.

Las conclusiones se relacionan con la evaluación de las relaciones y cumplimientos de la

economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad. Estas relaciones pueden ser visualizadas en
el flujo operacional que permite identificar claramente los estadios en los cuales se miden cada una
de las E´s.

La evaluación de la gestión debe comprender:

 Niveles de Revisión
 Aplicación de Indicadores de Desempeño
 Metodología

El enfoque básico de la evaluación de la eficiencia y economía recae principalmente sobre los

recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversión en productos o
servicios útiles, así como la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde un punto
de vista objetivo, de tal forma que se puedan conceptualizar alternativas que resulten en mayor
eficiencia y/o economía.

La esencia de la evaluación de la eficiencia y economía es la aplicación del sentido común al

sugerir modificaciones o cambios en la adquisición, manejo o empleo de los recursos que resulten
en el consumo de menos recursos o en el aumento de la productividad con los mismos recursos.

El propósito de la evaluación de la eficiencia y economía es determinar si la entidad auditada

administra o utiliza sus recursos humanos, materiales y financieros de manera eficiente y
económica. El auditor debe detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica,
incluyendo deficiencias en los sistemas de información gerencial, los procedimientos
administrativos o la estructura organizativa que tienen como efecto disminuir la eficiencia y/o
economía.

Al realizar la evaluación de la eficiencia y economía, se busca determinar si la entidad auditada, al

llevar a cabo su misión, presta la debida atención a la conservación de sus recursos con el mínimo
gasto de esfuerzos. Durante estos exámenes, el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas
antieconómicas, ineficientes, inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos y
examinar ampliamente las deficiencias aparentes. Su interés en la administración de recursos se
extiende no sólo a los bienes propiedad de la entidad sino a todos los bienes bajo su custodia.

El alcance de la labor de auditoría requiere un examen de la economía y eficiencia con que se

utilizan los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad. Este tipo de labor no se
efectuará como parte separada y distinta de una auditoria sino que estará integrada en el examen
de las actividades de la entidad. Para algunos tipos de actividades importantes, sin embargo, un

21
programa de auditoría especial para revisar la utilización de recursos puede ser la mejor forma de
efectuar este tipo de labor.

Las pruebas de cumplimiento incluyen cualquiera de las técnicas comentadas en este manual y
constituyen la base para evaluar si las prácticas promueven la economía, eficiencia, eficacia,
equidad y efectividad en el manejo de los recursos de la entidad. Para lo cual se debe modelar la
organización con el propósito de identificar sus actividades misionales e indagar acerca del control
relativo a la gestión y los resultados de la entidad, a manera de ejemplo se presenta un ejercicio
realizado con la SHD.

Niveles de Revisión

La auditoría de gestión comprende uno o ambos de los siguientes niveles:

 Revisión de "alto nivel"

Consiste en obtener un entendimiento general de las prácticas implantadas por la

Administración para asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso
de los recursos de la entidad. Incluye entrevistas a la alta dirección respecto a las prácticas
empleadas para asignar y controlar los recursos; una revisión a los procedimientos aplicados
para establecer dichas prácticas y un análisis de indicadores de desempeño.

Los objetivos de una revisión de "alto nivel" son los siguientes:

Determinar si la Administración ha establecido adecuados procedimientos generales de gestión

para asegurar la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos
de la entidad.

Evaluar si los mismos están siendo aplicados eficazmente para asegurar valor.

Determinar si los indicadores de desempeño muestran una evolución positiva respecto al

desarrollo de las operaciones.

Ayudar al equipo de auditoría a planificar la auditoría de gestión y resultados y en particular, a

identificar áreas donde sea aconsejable realizar revisiones en profundidad.

Una revisión de "alto nivel" usualmente involucra las siguientes actividades:

Un examen de las minutas de directorio y cualquier otra documentación que provea evidencia
respecto a la adopción de cambios en los objetivos de la entidad, en las funciones claves de la
administración y en cualquier otra iniciativa para promover la economía, eficiencia, eficacia y
equidad de las operaciones;

El uso de ciertas estadísticas e indicadores de desempeño para efectuar análisis de

tendencias, controles presupuestarios y Benchmark externo.

La lectura de informes de gestión (emitidos por la Administración, oficina de control interno,

etc.);

Indagaciones con la dirección y la alta gerencia para identificar las funciones claves para
promover las operaciones.

Para obtener el entendimiento de las funciones claves de la Administración considera:

22
 Los sistemas de planeación, presupuesto y control de ingresos y gastos e inversiones de
capital.

Políticas de Talento Humano incluyendo, búsqueda, selección y reclutamiento de personal, así

como su capacitación, promoción y motivación;

Administración de los bienes de uso de la entidad, incluyendo las políticas de adquisición,

mantenimiento, desarrollo y disposición de bienes;

Prácticas para obtener economías de escala, habilidades y, particularmente la adquisición de

bienes y servicios.

Prácticas para adjudicar responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas.

Prácticas para comparar los resultados con los objetivos, metas y estándares y para promover
buenos desempeños y corregir los inadecuados.

 Revisión “en profundidad”

Consiste en un examen detallado de los procedimientos establecidos para asegurar la

economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad en el uso de los recursos y obtención de
resultados por parte de un departamento, área o sección, y una evaluación a los
procedimientos para establecer si son adecuados y se están aplicando.

Los objetivos de una revisión "en profundidad" son los siguientes:

 Evaluar si las prácticas establecidas por la Administración para realizar su gestión son
apropiadas y efectivas.
 Identificar ahorros y mejoras en la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones.
 Verificar que la producción de un bien o prestación del servicio satisfaga efectiva y
equitativamente las necesidades de quienes los reciben.
 Una revisión "en profundidad" cubrirá por ejemplo, los siguientes aspectos:
 Áreas misionales y de apoyo.
 Servicios prestados por la entidad.
 Funciones claves de administración.
 Procesos críticos de la entidad.
 Control de proyectos desde su concepción hasta su puesta en operación.

Esta revisión usualmente requiere la revisión de procesos y actividades a través de toda la

organización, el uso de especialistas y la consideración de los indicadores de desempeño
desarrollados por la Administración y la evaluación de:

 Estructura organizacional y dotación de los diversos niveles.

 Niveles de actividad.
 Procesos de trabajo.
 Cargas de trabajo.
 Duplicaciones e ineficiencias.
 Cualquier evaluación respecto a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad
realizada por la propia entidad.

Esta revisión no se circunscribe a entrevistas con la alta Administración, sino con el personal a
diferentes niveles de la organización.

23
 Una revisión de "alto nivel" consiste en obtener un entendimiento general de las prácticas
implantadas por la Administración para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de
los recursos de la entidad. Incluye entrevistar a la alta dirección respecto a las prácticas
empleadas para asignar y controlar los recursos. Incluye asimismo, una revisión de los
procedimientos aplicados para establecer dichas prácticas y la revisión de indicadores clave de
desempeño.

Una revisión "en profundidad" consiste en un examen detallado de los procedimientos

establecidos para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos por
parte de un departamento, sección o función, y una evaluación respecto a si dichos
procedimientos son adecuados, eficaces y están siendo aplicados.

4. ELEMENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DE GESTION

La metodología básica consiste en la aplicación de uno o varios de los siguientes procedimientos:

 Lectura de documentación; Entrevistas con los directivos y los funcionarios que ejecutan los
ciclos operacionales.
 Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades; Efectuar pruebas de
cumplimiento para confirmar los procedimientos y funciones relevadas; Revisar la gestión por
medio de indicadores de desempeño relevantes.

Al Identificar los procedimientos, funciones y actividades el auditor debe aclarar:

 ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad?,

 ¿Cuál es su valor agregado?,
 ¿Qué pasaría si no se ejecutara?;
 ¿Porqué se ejecuta el procedimiento, la función o la actividad en la forma en que se hace?;
 ¿Podría ejecutarse en otra forma más eficiente y a un menor costo?;
 ¿Podrían reducirse los costos sin afectar la eficacia y la eficiencia?.
 Pruebas de cumplimiento
 Procedimientos

4.1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Las pruebas de cumplimiento en el marco de la evaluación de la gestión no difieren

sustancialmente de las pruebas que ejecutamos en el examen de Estados Contables, y se refieren
a aquellos procedimientos que se aplican para confirmar la información recopilada en la fase de
planeación.

Las pruebas de cumplimiento consisten confirmar que los procedimientos, funciones y actividades
están operando tal como se esperaba.

24
5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
FECHA FECHA REF.
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Analice en forma detallada la entidad objeto de control que le permita concluir si hace uso eficiente y
económico de los recursos asignados y si cumple eficaz y equitativamente con los planes y programas
que le compete realizar en la producción de un bien o prestación de un servicio, teniendo en cuenta
algunas actuaciones tales como:
1. Qué hace la entidad, cómo lo
hace, para qué lo hace y con quién
lo hace. (Utilice la técnica del
TASCOI, u otra que considere
conveniente).
2. Determine cuáles son las
actividades misionales, esto es,
aquellas que generan valor
agregado a la institución y cuáles
las de apoyo, Realice el
desdoblamiento de complejidad y
efectúe su análisis.
3. Efectúe un análisis de la
estructura organizacional y
determine si es o no funcional, de
acuerdo con las actividades que
desarrolla y haga la distinción
entre la estructura formal (la que
se desprende del organigrama) y
la estructura informal, (la que
refleja con mayor precisión la
forma en que las personas se
relacionan entre sí). Recuerde que
una estructura adecuada permite a
las organizaciones mantenerse
independiente y con viabilidad.
4. Evalúe las debilidades
estructurales y funcionales de la
organización, dándole apoyo a
situaciones problemáticas
específicas.
5. Verifique la existencia de Planes
Indicativos o Estratégicos
Herramienta de gestión que
organiza y orienta
estratégicamente las acciones de
una entidad para alcanzar
objetivos acordes con su misión y
con el Plan de Desarrollo del
Distrito Capital y los Planes de
Acción, los cuales consisten en el
conjunto de acciones organizadas
estratégicamente para alcanzar
objetivos de soporte, acorde con
los objetivos primordiales y la
misión de las entidades.

25
 FECHA FECHA REF.
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
6. Determine si los resultados
alcanzados por la entidad reflejan
la debida programación de las
actividades y los recursos desde
su aprovisionamiento, distribución
y aplicación hasta la prestación del
servicio.
7. Verifique y evalúe la existencia
de planes relacionados con el
desarrollo operativo y
administrativo, tales como:
financiero, de inversión,
adquisición, producción o
prestación del servicio, de
procesos, investigación de
mercados, entre otros. Para su
análisis y evaluación tenga en
cuenta: Ø Que exista
concordancia entre los objetivos y
políticas de la entidad frente a los
del sector y subsector.
Ø Relación entre los recursos,
actividades y productos ofrecidos,
frente a los resultados obtenidos.
Ø Qué tan adecuado ha sido el
uso de los recursos humanos,
físicos y financieros frente al
volumen de servicios o productos
ofrecidos.
Ø Si los planes fueron diseñados
dentro de un cronograma
previamente establecido y si su
cumplimiento fue oportuno.
Ø Qué clase de acciones y
estrategias se consideraron para
solucionar las dificultades
coyunturales presentadas en la
ejecución.
Ø Que controles existen para
detectar desviaciones y tomar
correctivos oportunamente.
8. Verifique que los objetivos
misionales de la entidad guarden
relación con los lineamientos
trazados en el Plan de Desarrollo
del Distrito Capital.
9. Confronte los resultados
obtenidos en el Plan de Acción
frente a lo preestablecido en el
plan indicativo. Indague sobre las
desviaciones, si las hay,

26
 FECHA FECHA REF.
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
determinando su causa, efecto y
de ser posible su cuantificación.
10. Confronte los resultados
obtenidos con los objetivos
preestablecidos en los planes,
programas y proyectos e indague
sobre las causas que originaron
las desviaciones presentadas (si
existen).
11. Identifique las áreas
involucradas en el Plan de Acción,
determinando aquellas de mayor
incidencia en la obtención de los
resultados previstos y si fueron
sujetas a modificaciones, medidas
correctivas y de control.
12. Analice las técnicas (sistemas
de información, estadísticas,
metodologías, herramientas,
procedimientos y control)
utilizadas en la preparación,
elaboración, ejecución y
seguimiento del presupuesto, para
determinar el cumplimiento de los
lineamientos y disposiciones
legalmente establecidos.
13. Compruebe si el plan anual de
compras fue programado y
ejecutado conforme a los
requerimientos y necesidades de
la entidad o estableciendo el grado
de cumplimiento del mismo.
14. Verifique si existe coordinación
entre las diferentes áreas de la
organización para el desarrollo de
las actividades propias de cada
proceso, identificando las áreas
que por su relevancia necesitan
ser reorientadas por la alta
dirección.
15. Compruebe la existencia y
cumplimiento de mecanismos de
motivación del recurso humano al
determinar su contribución al
incremento de la productividad.
16. Elabore y analice un cuadro
que describa por dependencias,
las funciones, actividades y/o
responsabilidades delegadas, con
el fin de determinar: Areas con
mayor delegación,

27
 FECHA FECHA REF.
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Responsabilidad delegada,
Actividades delegadas, Resultados
de la delegación, Problemas que
se ocasionaron, Dualidad de
funciones y oportunidad para la
toma de decisiones en situaciones
coyunturales.
17. Verifique si la entidad tiene
establecido un sistema de control
que abarque todas las áreas de la
organización, comprobando si este
control dispone de adecuados
procedimientos e instrumentos de
evaluación, medición y
seguimiento que garanticen
detectar y prever errores y
desviaciones, así como la
oportunidad en la aplicación de
medidas correctivas.
18. Compruebe si la entidad
dispone de un sistema de Control
de Gestión que permita medir el
cumplimiento de las metas, según
lo establecido en la Constitución
Política Art. 343, Parágrafo 3º y la
ley 87/93 Art. 8º.
19. Verifique si la entidad dispone
de estándares preestablecidos e
indicadores de gestión que
permitan evaluar los procesos
necesarios para el logro de
objetivos y compare si están
acordes con el desarrollo
organizacional de la entidad.
20. Identifique si existe una cultura
institucional para el control,
mediante el análisis de los
instrumentos adoptados para el
mismo, de acuerdo con las
sugerencias formuladas por
dependencias u organismos de
control.
21. Si detecta inconsistencias
establezca la relación de CAUSA y
EFECTO, esto es establecer el
Porqué se presentan y las
incidencias o riesgos de su
corrección.
22. Realice programas específicos
para evaluar la correcta
asignación, distribución y

28
 FECHA FECHA REF.
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
utilización de los recursos
(Presupuesto y Contratación). En
concordancia con los expuestos
en el capítulo de Auditorías
especiales.
“Además de los procedimientos
descritos anteriormente, queda a
criterio de los auditores el diseño,
elaboración y aplicación de otros
que surjan en el momento de la
evaluación, los cuales deben ser
analizados en Mesas de Trabajo.”
23. Examine los resultados y
hallazgos de auditoria en mesa de
trabajo.

29
6. EVALUACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Los procesos administrativos se definen como el conjunto de decisiones y acciones que resultan de
la formulación y fomento de estrategias diseñadas para lograr los objetivos de la organización.

Estos procesos son los fundamentos básicos en el desarrollo de toda actividad dentro de la
organización, tanto en el ámbito administrativo como operativo, permitiéndole al administrador
evaluar permanentemente sus tareas, con el fin de realizar un mejoramiento continuo de la entidad
en el cumplimiento de su objeto social. En este numeral se describen guías para la evaluación de
la planeación, organización, dirección y control.

6.1. Programa para evaluar el proceso de planeación

Objetivo
Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la debida programación de las
actividades y los recursos desde su aprovisionamiento, distribución y aplicación hasta la prestación
del servicio.
Procedimientos Generales

FECHA FECHA REF:

DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
1. Verifique la existencia de:
Plan Indicativo
Plan de Acción
2. Compruebe si los resultados
alcanzados en la ejecución del plan
indicativo obedecen a los
lineamientos trazados en el Plan
Nacional de Desarrollo.
3. Confronte los resultados obtenidos
en el plan de acción frente a lo
preestablecido en el plan indicativo.
4. Indague sobre las desviaciones, si
las hay, determinando su causa,
efecto y de ser posible su
cuantificación.
5. Confronte los resultados obtenidos
con los objetivos preestablecidos en
los planes, programas y proyectos e
investigue sobre las causas que
originaron las desviaciones
presentadas (si existen).
6. Identifique las áreas involucradas
en el plan de acción, determinando
aquellas de mayor incidencia en la
obtención de los resultados previstos
y si fueron sujetas a modificaciones,
medidas correctivas y de control.
7. Analice las técnicas (sistemas de
información, estadísticas,
metodologías, herramientas,
procedimientos y control) utilizadas en
la preparación, elaboración, ejecución

30
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
y seguimiento del presupuesto para
determinar el cumplimiento de los
lineamientos y disposiciones
legalmente establecidos.
8. Compruebe si el plan anual de
compras fue programado y ejecutado
conforme a los requerimientos y
necesidades de la entidad y
establezca el grado de cumplimiento
del mismo.
9. Verifique y evalué la existencia de
planes relacionados con el desarrollo
operativo y administrativo, tales como:
financiero, de inversión, adquisición,
producción o prestación del servicio,
de procesos, investigación de
mercados, teniendo en cuenta,
además lo siguiente:

Concordancia entre los objetivos y

políticas de la entidad frente a los del
sector y subsector.

Relación entre los recursos,

actividades y productos ofrecidos,
frente a los resultados obtenidos.
Qué tan adecuado ha sido el uso
de los recursos humanos, físicos y
financieros frente al volumen de
servicios o productos ofrecidos.

Si los planes fueron diseñados

dentro de un cronograma previamente
establecido y si su cumplimiento fue
oportuno.

Qué clase de acciones y

estrategias se consideraron para
solucionar las dificultades
coyunturales presentadas en la
ejecución de los mismos.
Que existan controles que permitan
detectar desviaciones y tomar
correctivos oportunamente.

31
6.2. Programa para Evaluar el Proceso de Organización

Objetivo

Determinar la estructura organizacional y funcional de la entidad en sus niveles de autoridad,

responsabilidad y distribución de los recursos y mecanismos utilizados para el alcance de los
objetivos.

Procedimientos Generales

FECHA FECHA REF:

DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Para evaluar la función de organización se debe identificar la estructura funcional de la entidad,
analizando:
Tipo de estructura, formal o informal.
Cultura organizacional (cómo se
identifican los miembros de la
organización con respecto a otros).

Capacidad de dirección (referente a

los medios o mecanismos utilizados
por la dirección para el logro de metas
y objetivos de la organización).
Niveles de autoridad, responsabilidad
y operatividad para su adecuada
coordinación.

Confiabilidad y oportunidad en la
utilización de los sistemas de las
líneas de comunicación.

Oportunidad en el suministro de la
información generada por las
diferentes áreas para la toma de
decisiones.

Que las actividades estén plenamente

definidas y distribuidas entre los
diferentes niveles de la organización
para su ejecución y desarrollo.
Que los niveles de autoridad y
responsabilidad estén acordes con las
funciones propias de cada cargo,
elaborando un cuadro analítico que
muestre cargo, funciones y registros,
comparados con la situación real.

32
6.3. Programa para Evaluar el Proceso de Dirección

Objetivos

Determinar si existe coordinación del esfuerzo común de los diferentes miembros de la

organización en el logro de metas y objetivos, y si se alcanzaron a través de mecanismos de
supervisión, control, motivación y comunicación.

Procedimientos Generales

FECHA FECHA REF:

DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Evalúe si los medios o sistemas de
comunicación utilizados por la entidad
son oportunos, ágiles y adecuados en
el suministro de información tanto
interna como externa para la toma de
decisiones.
Verifique si existe coordinación entre
las diferentes áreas de la
organización para el desarrollo de las
actividades propias de cada proceso,
identificando las áreas que por su
relevancia necesitan ser
redireccionadas por la alta dirección.
Compruebe la existencia y
cumplimiento de mecanismos de
motivación del recurso humano al
determinar su contribución al
incremento de la productividad.
Elabore y analice un cuadro que
describa por dependencias, las
funciones, actividades y/o
responsabilidades delegadas, con el
fin de determinar:
Areas con mayor delegación.
Responsabilidad delegada.
Actividades delegadas.
Resultados de la delegación.
Problemas que se ocasionaron.
Dualidad de funciones.

Oportunidad para la toma de

decisiones en situaciones
coyunturales.

33
6.4. Programa para Evaluar el Proceso de Control

Objetivo

Verificar si la entidad tiene establecido un sistema de control que abarque todas las áreas de la
organización, comprobando si este control dispone de adecuados procedimientos e instrumentos
de evaluación, medición y seguimiento que garanticen detectar y prever errores y desviaciones;
así, como la oportunidad en la aplicación de medidas correctivas.
Procedimientos Generales

FECHA REF:
DETALLE FECHA INICIO OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
Solicite la normatividad competente
y los manuales sobre
procedimientos establecidos por la
entidad para la evaluación de los
procesos, e identifique si establecen
mecanismos de control y si son
aplicados de acuerdo con los
requerimientos y necesidades de las
áreas.
Compruebe si la entidad dispone de
un sistema de control de gestión
que permitan medir el cumplimiento
de las metas, según lo establecido
en la Constitución Política Art. 343,
Parágrafo 3º y la ley 87/93, Art. 8º.
Verifique si la entidad dispone de
estándares preestablecidos que
permitan evaluar los procesos
necesarios para el logro de objetivos
y compare si están acordes con el
desarrollo organizacional de la
entidad.
Estudie y analice las actividades de control en situaciones que se reflejan como:
Procedimientos no efectivos o
costos no justificables para el
ejercicio del control.
Ejecución de operaciones que tiene
poca o ninguna incidencia en la
acción de control.
Exceso de personal en relación con
las tareas de control.
Oportunidad y calidad en la
aplicación del control en los
diferentes procesos en que se
detecten desviaciones e
irregularidades en los mismos.
Prepare una relación breve de las
situaciones críticas que se hayan
identificado en el proceso de control.
Identifique y analice las medidas
correctivas adoptadas para cada

34
 FECHA REF:
DETALLE FECHA INICIO OBSERVACIONES
TERMINACION P/T
una de ellas.
Identifique si existe una cultura
institucional para el control mediante
el análisis de los instrumentos
adoptados para el mismo, de
acuerdo con las sugerencias
formuladas por dependencias u
organismos de control.
Verifique los controles establecidos
para los procesos y actividades de
la organización, analizando si los
responsables cumplen con su
ejecución.
Constate si los mecanismos de
control son apropiados y se revisan
o renuevan permanentemente, de
acuerdo a las exigencias de
desarrollo institucional.

6.5. Programa para Evaluar el Proceso de Nómina y Prestaciones Sociales

Objetivo

Comprobar que la planta de personal aprobada, sea la misma que se encuentra vigente y que no
exista nómina paralela.

Verificar la existencia de planes, políticas y programas para manejo del personal.

Determinar que el personal vinculado a la entidad tenga el perfil requerido para el cargo, los
requisitos y la experiencia mínima, establecidos en el manual de funciones.

Verificar que la liquidación y pago de nómina, novedades, prestaciones, pagos anticipados,

descuentos y pasivos acumulados estén debidamente calculados, clasificados y registrados de
conformidad con los principios y normas de contabilidad pública, normas laborales, tributarias y
demás normas legales.

Comprobar que los valores causados por los conceptos de nómina estén incluidos en las partidas
presupuestales apropiadas para la vigencia.

Verificar que en la captura y procesamiento de la información para la nómina exista los suficientes
controles que garanticen la transparencia en los pagos efectuados.

Procedimientos Generales

DETALLE FECHA FECHA REF: OBSERVACIONES

INICIO TERMINACION P/T
Solicite los indicadores de
desempeño que aplique la entidad y
valídelos.
Solicite la nómina de personal y

35
 DETALLE FECHA FECHA REF: OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
verifique que esté debidamente
autorizada, certificada y firmada por
los funcionarios. Cruce esta
información con la planta legalmente
autorizada.
Solicite aleatoriamente algunas
hojas de vida, y confronte los
requisitos exigidos, los salarios
asignados y las funciones que
cumple y las necesidades del
servicio prestado.
Aleatoriamente revise la liquidación
de algunos funcionarios, tales como
horas extras, bonificaciones,
vacaciones, o cualquier tipo de
prestación que se le este pagando,
y la veracidad de la información en
especial del personal que participa
en el proceso.
Efectúe una clasificación de los
funcionarios por niveles y
establezca el valor real de la nómina
por cada nivel frente a las
actividades misionales que
desarrolla la entidad y evalúe que
exista una adecuada distribución del
personal en las diferentes áreas.
Analice la cantidad de personal
vinculado por contrato de prestación
de servicios y constate la necesidad
de dicho servicio y que no se
configure nómina paralela.
Asimismo constate que el personal
contratado preste realmente el
servicio o si solo pasan a cobrar el
sueldo.
Constate que las solicitudes del
PAC por servicios personales y
transferencias (aportes parafiscales)
y sus modificaciones, sean
presentadas dentro de las fechas
límites exigidas por la Dirección del
Tesoro Nacional del Verifique que la
ejecución del programa
presupuestal se cumplió
correctamente.
Verifique que se realizan y se
contabilizan adecuadamente el
salario básico, prestaciones
sociales, deducciones para salud,
aportes parafiscales, retención en la

36
 DETALLE FECHA FECHA REF: OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
fuente, provisiones y demás
autorizadas por el funcionario o por
mandato judicial. Compruebe
además que se han efectuado las
causaciones correspondientes.
Solicite el estudio del cálculo
actuarial y verifique: Funcionarios en
planta, si la pensión es asumida en
su totalidad por el ente público, o si
es compartida. Compruebe el
registro y cálculo total.
Selectivamente y con ayuda de las
TAAC (Técnicas de auditoría
apoyadas en el computador),
verifique los controles que se tienen
en el procesamiento de la nómina y
la confiabilidad de los mismos.

6.6. Programa para Evaluar el Proceso de Compras

Objetivos

Comprobar que las compras y adquisiciones que realiza la entidad se realicen en los términos y
condiciones establecidas en la Ley 80 de 1993 y Decreto 111 de 1996

Verificar que las compras realizadas por la entidad se ajusten a las condiciones mínimas y
necesidades reales de cada dependencia y que se efectúen en cumplimiento de las normas de
contratación vigentes.
Establecer que las adquisiciones efectuadas obedezcan a un plan de compras, que las partes
estén debidamente facultadas y que se hayan cumplido los requisitos presupuestales y demás
requisitos establecidos.

Determinar que las obligaciones contraídas se cancelen oportunamente y por los valores
acordados en cumpliendo los requisitos legales y procedimientos establecidos por la entidad.

Determinar la razonabilidad de las cuentas que se afectan por las compras que realiza la entidad,
así como los registros contables realizados.

Evaluar la suficiencia y eficiencia del control interno implementada por el arrea encargada de este
proceso.

Procedimientos Generales

FECHA FECHA REF:

DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Solicite una relación de las compras
realizadas en el periodo analizado,
la cual contenga la siguiente
información: Numero de orden de
compra, proveedor, tipo de bienes

37
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
adquiridos, valor unitario y valor
total.
Seleccione una muestra
representativa de las ordenes de
compra y establezca: si se ajustan a
las disposiciones vigentes, el valor
de las mismas y el porcentaje que
este representa dentro del valor total
del presupuesto de gastos de
funcionamiento.
Compruebe que las compras
realizadas obedezcan a las
necesidades reales de cada
dependencia, encaminadas al
desarrollo del objeto social y si
obedecen a un Plan de Compras.
Visite algunas dependencias y
mediante una técnica de auditoria
compruebe que las necesidades
han sido satisfechas en condiciones
de cantidad, calidad y oportunidad.
Verifique que las compras
realizadas tienen soporte
presupuestal y si se esta afectando
correctamente el rubro
correspondiente de acuerdo con la
adquisición realizada.
Sobre los pagos realizados verifique:
Que el valor del registro
presupuestal esté incluido en la
disponibilidad.
Que los rubros afectados
correspondan a la naturaleza del
gasto y a los certificados de
disponibilidad.
Verifique que los pagos contengan
los soportes exigidos
Cotizaciones, Cuenta de cobro o
factura aprobada por la entidad,
Comprobante de ingreso de bienes
al almacén.
Comprobante de pago con los
descuentos de ley, debidamente
diligenciado (fecha de elaboración,
descripción del bien o servicio,
número de cheque y fecha de giro,
imputación presupuestal y contable,
fecha de recibo del pago por el
contratista o su delegado
debidamente facultado y
autorizado).

38
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
Adicionalmente verifique que el
pago concuerde con el registro y la
disponibilidad presupuestales.
Solicite una relación de las compras
realizadas en el periodo analizado,
la cual contenga la siguiente
información: Numero de orden de
compra, proveedor, tipo de bienes
adquiridos, valor unitario y valor
total.
Verifique que las adquisiciones por
concepto de bienes y elementos que
afecten las cuentas Propiedades,
Planta y Equipo, Bienes de
Beneficio Publico, Recursos del
Medio Ambiente, etc., sean
contabilizadas adecuadamente
dentro de las mismas.
Compruebe la correcta causación
de cada una de las cuentas que
tienen movimiento con las
adquisiciones efectuadas.
Efectúe seguimiento por las distintas
dependencias para verificar si los
bienes adquiridos están siendo
utilizados adecuadamente y si los
mismos son funcionales y tienen la
capacidad instalada según los
requerimientos efectuados.
Determine los mecanismos de
control establecidos por cada
dependencia y por la entidad para
salvaguardar los bienes adquiridos.

6.7. Programa para Evaluar la Contratación Administrativa

Procedimientos Generales

FECHA FECHA REF:

DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
ANÁLISIS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Procedimientos:

Analice y evalúe el comportamiento que

tuvo la administración en la iniciación,
ejecución, terminación y liquidación del
contrato; de acuerdo a las disposiciones
legales, administrativas, económicas,
financieras y técnicas, que debieron
observarse en el proceso contractual,

39
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
enmarcadas dentro de los principios
fundamentales de control fiscal y la función
administrativa.

Con base en la información anterior,

evalúe:
 Que el objeto del contrato esté
contemplado dentro de las políticas,
planes y programas establecidos por
alta dirección
 La disponibilidad presupuestal y
registros contractuales
 Compare los precios contractuales
frente a los precios comerciales y
establezca las diferencias en calidad y
cantidad
 El grado de cumplimiento en su
ejecución según términos
contractuales o contables.
 Las repercusiones internas y externas
ocasionadas por sobre costos
 La oportunidad en la contratación
 Costos de los procesos judiciales por
relación contractual (incumplimiento,
mala calidad, entre otros).
 Verificación del cumplimiento de los
procesos de interventoría

6.8. Programa para Evaluar el Recurso Humano

Procedimientos Generales
FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
ANÁLISIS DEL RECURSO HUMANO
Analice el manejo dado al recurso humano dentro
de los procesos de selección, incorporación,
clasificación, remuneración, capacitación,
motivación, entre otros en los diferentes niveles
que conforman la planta de personal según las
disposiciones legales, financieras, técnicas y los
lineamientos trazados por la Dirección, por
ejemplo, estándares de productividad del recurso
humano, nivel de rotación, sistemas de
motivación.
Clasifique el personal de planta y supernumerario
por niveles en cantidad y costos (sueldos,
salarios, cesantías, pensiones, vacaciones, horas
extras, etc.) y determine:
 · Costo total de personal
 · Costo de personal de planta por niveles

40
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
 · Costo de personal supernumerario
 · Costo promedio
Con base en los datos obtenidos, analice:
 · La participación de cada uno de los
niveles frente al total de gastos de
personal
 · La participación de gastos de personal
frente a los gastos de funcionamiento
 · Con la información anterior, establezca
si la asignación de los recursos
financieros para el manejo del recurso
humano fue razonable frente a la
actividad o programa ejecutado.

6.9. Programa para Evaluar el Recurso Financiero

Procedimientos Generales
DETALLE FECHA FECHA REF: RESPONSABLES
INICIO TERMINACION P/T
ANÁLISIS DEL RECURSO FINANCIERO
Elabore un cuadro analítico donde se describan
los ingresos financieros en cuanto a su origen y
aplicación para evaluar:

Origen: Analice la participación de los diferentes

rubros con respecto al total de ingresos, Sí los
ingresos propios son representativos, evalúe la
eficiencia en el recaudo de los mismos,
Composición de los recursos de los créditos
(internos y externos).

Aplicación: Determine la participación por ítems

frente al total de gasto, analice la causa y el efecto
del rubro de mayor participación, de acuerdo con
las características de la entidad, evalúe si el
porcentaje para inversión se ajusta a los
requerimientos y necesidades de la entidad en el
logro de sus objetivos

6.10. Programa para Evaluar los Costos Ociosos de los Activos Fijos de Operación

Procedimientos Generales
FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCIOSOS DE LOS ACTIVOS FIJOS DE OPERACIÓN
Procedimientos:

Realice una prueba selectiva que del total de los

activos fijos de operación permita determinar, los
activos operativos que se encuentran
subutilizados, o han sido destinados a actividades

41
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
diferentes de su objeto social.

Efectúe mediante inspección ocular,

cuestionarios, entrevistas al personal operativo,
información contable entre otros; las
características del bien y determine:
 Costo de adquisición.
 Capacidad instalada.
 Capacidad de producción.
 Ajustes por inflación.
 Valorizaciones.
 Reparaciones (frecuencia y costo).
 Mantenimientos (programas y costo).
 Personal involucrado al manejo del bien.
 Tiempo utilizado en el período.
 Valor en libros.
 Depreciación del período.
 Depreciación acumulada.
 Vida útil del bien.
 Avance tecnológico.
 Adaptaciones.

Interrelacione la información obtenida en forma

coherente y razonable para medir incidencias en
los niveles o grados de productividad pérdida o
lucro cesante. Multiplique el valor obtenido de
estos activos por la tasa de mercado financiero
(DTF), para determinar cuánto está dejando de
percibir la entidad por tener en inoperabilidad
dicho stock, si lo hay. Para tal efecto deberá
tenerse en cuenta la incidencia de mantener
costos ociosos es fiel reflejo de una inadecuada
administración de los recursos físicos que a su
vez, traduce en la disminución de los ingresos
operativos y la cobertura de los bienes o servicios
ofrecidos, lo cual repercute en un detrimento en el
beneficio social reportado a la sociedad.

6.11. Programa para Evaluar la Relación Beneficio - Costo

Procedimientos Generales
FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
ANÁLISIS DE LA RELACIÓN BENEFICIO –
COSTO
Una manera de evaluar los programas de carácter
social es por medio de la metodología análisis
Beneficio - Costo, donde se establece la
rentabilidad social de los proyectos; y se

42
 FECHA FECHA REF:
DETALLE OBSERVACIONES
INICIO TERMINACION P/T
contrastan los beneficios y los costos que se
derivan de su ejecución. Dicho proceso se puede
representar en un flujo por medio del cual se
determina la racionalidad en la asignación de los
recursos y el impacto social del mismo sobre la
comunidad.
Al realizar la evaluación social, se pretende saber
qué es lo que quiere la sociedad y los precios de
los recursos utilizados en la prestación o
producción de un servicio, a fin de establecer la
eficiente asignación de los insumos con el máximo
beneficio.
Para realizar este tipo de análisis se requiere la
utilización de los precios sociales, porque los
precios de mercado de los insumos no reflejan el
verdadero costo social por su utilización, al
encontrarse distorsionados por una serie de
factores políticos y económicos, razón que
conlleva a valorar los costos y beneficios a precios
“cuenta” o “sociales” o “de eficiencia” para
determinar la contribución a la sociedad, al hablar
de términos sociales las condiciones del mercado
deben ser de competencia perfecta.

La relación precio cuenta (RPC) de los insumos

se encuentran disponibles en el Departamento
Nacional de Planeación.
Es importante definir los conceptos de costo y
beneficio para la evaluación de proyectos
sociales:
 Costo: es todo aquello que reduce el
bienestar de la sociedad.
 Beneficio: es todo aquello que eleva el
bienestar de la sociedad.
 Conceptos que difieren sustancialmente
de la definición de rentabilidad privada en
donde:
 Costo: es todo aquello que se traduce en
una erogación monetaria.
 Beneficio: es todo aquello que supone un
ingreso monetario.

El análisis beneficio costo se realiza teniendo en

cuenta las metodologías existentes para la
evaluación de proyectos sociales.

43
7. INTEGRACION DE RESULTADOS, PARA EMITIR CONCEPTO SOBRE LA GESTION

Tablero de agregación de resultados

El tablero de agregación de resultados, es una herramienta fundamental para el análisis, que

permite evaluar la gestión de una entidad o sector en su conjunto y, además, efectuar el
seguimiento de las actividades misionales y de procesos.

Como resultado del análisis al comportamiento de los indicadores y de los hallazgos de auditoría,
se podrá conceptuar sobre la gestión del sujeto de control y, con base en este concepto y la
opinión sobre los Estados Contables de la entidad, definir la expedición del fenecimiento a la
cuenta, rendida por los responsables, tal y como se señala en el capítulo de Fase de Informe de
auditoría, de este manual.

Aplicación de indicadores para la integración de resultados

Los indicadores constituyen uno de los instrumentos vitales para la evaluación global de la gestión.
Por consiguiente, su diseño, construcción y determinación de los elementos para su análisis se
deben realizar mediante un esquema participativo y, en la medida de lo posible, concertado con
los sujetos de control, en atención a su naturaleza, características particulares y objetos
misionales.

Para efectos de la agregación de resultados, de cada uno de los tipos de auditoria aplicados (de
cumplimiento y de gestión y resultados) se obtendrán indicadores que contribuyan a la medición de
los principios de la gestión fiscal.

El objetivo de cada uno de los programas de auditoria que se ejecute debe facilitar la evaluación de
uno o varios principios de la gestión fiscal, por medio de indicadores de carácter cuantitativo o
cualitativo que se consignarán en el tablero de resultados.

TABLERO DE RESULTADOS
CONCLUSIONES PRINCIPIOS DE
CONCLUSIÓN CONCLUSION CONCLUSION CONCLUSIÓN
DE LA AUDITORIA LA GESTION
1 2 3 4
DE GESTION FISCAL
Economía
Eficiencia
Eficacia
PLAN DE
Efectividad
DESARROLLO
Valoración
costos
ambientales
Economía
Eficiencia
PRESUPUESTO
Eficacia
Efectividad
Economía
CONTRATACION Eficiencia
ADMINISTRATIVA Eficacia
Efectividad
Eficiencia
CONTROL
Eficacia
INTERNO
Efectividad
PLAN Eficiencia

44
 TABLERO DE RESULTADOS
CONCLUSIONES PRINCIPIOS DE
CONCLUSIÓN CONCLUSION CONCLUSION CONCLUSIÓN
DE LA AUDITORIA LA GESTION
1 2 3 4
DE GESTION FISCAL
ESTRATÉGICO
Objetivos
Eficacia
Corporativos
Efectividad
No incluidos en el
Plan de Desarrollo
Economía
OTRAS
Eficiencia
AUDITORIAS
Eficacia
(Indicar cuáles)
Efectividad

Los resultados finales se recogen en el informe anual de evaluación a la gestión, de conformidad

con lo establecido en la sección de fase de informes de este manual.

45
8. BANCO DE INDICADORES PARA EVALUAR LA GESTION

Cuadro de Indicadores de Gestión

INDICADORES DE GESTIÓN
TIPO QUÉ EVALÚA EJEMPLO
Indicadores de Los resultados operativos y INDICADOR DE EJECUCIÓN
resultados por financieros de la gestión. PRESUPUESTAL PARA LA
área y desarrollo COMPRA DE EQUIPOS
de información La capacidad administrativa de la
institución para observar, evaluar y 1.Indicadores de la Variable: Qué
medir aspectos como: porcentaje del presupuesto que se
tiene se ha gastado para compra de
Organización de los sistemas de equipos (variable: Compra de
información. equipos).

Calidad, oportunidad y disponibilidad 2.Denominador: El total de

de la información. asignación presupuestal para la
compra de equipos.
Arreglos para la retroalimentación y
mejoramiento continuo. 3.Numerador: Lo gastado.

Los indicadores de resultados 4.Tiempo: Un Semestre.

públicos contenidos en:
Es el porcentaje de ejecución o uso
 Ingresos y gastos, frente a de los recursos para el semestre de
metas y presupuesto. interés para la compra de equipos.
 Cantidad de empleados y su
participación en el ingreso y en
el gasto.
 Tamaño y dimensión de la
producción institucional frente
al sector estatal.
 Dispersión de la organización y
grado de observación,
descentralización o
concentración funcional.

El resultado financiero de la gestión:

en el cuadro que se encuentra al
finalizar este resumen, se encontraran
en forma detallada los indicadores
para la medición de este aspecto.

46
 INDICADORES DE GESTIÓN
TIPO QUÉ EVALÚA EJEMPLO
Sirven para establecer y medir aspectos INDICADOR DE PARTICIPACIÓN DEL
como: NIVEL DIRECTIVO FRENTE A LA
· Participación de los grupos dePLANTA DE PERSONAL
conducción institucional frente a los
grupos de servicios, operativos y1. Indicador de la variable: Nombre de
productivos. la variable: nivel directivo. El indicador
· Las unidades organizacionalesmuestra el porcentaje de ejecutivos que
formales e informales que participan encorresponde al nivel directivo frente al
la misión de la institución. total de la planta de personal.
· Unidades Administrativas, económicas,2. Denominador: Es el número total de
productivas y demás que permiten el funcionarios del área a analizar. Por
desenvolvimiento eficiente haciaejemplo la Secretaría General.
objetivos establecidos en la3. Numerador: Al momento de realizar
Indicadores
organización. el informe se sabe de acuerdo a la
estructurales
planta actual, cuántas personas ocupan
cargos de dirección.
4. Tiempo: El marco temporal podrá ser
considerado al momento del informe y
con la información de la planta de
personal existente a esa fecha. El
resultado será el porcentaje de
participación de funcionarios que
ocupan cargos directivos frente al
número total de funcionarios que
conforman la planta de la Secretaría.

Tienen relación con la planificación deINDICADOR DE EJECUCIÓN DEL

las metas y objetivos. PLAN DE VISITAS DE CONTROL
Sirven para medir y evaluar lo siguiente: INTERNO
.Planificación de metas y grado de1. Indicadores de la Variable: Nombre –
cumplimiento de los planes establecidos. Visitar las dependencias de la
· Formulación de presupuestos, metas y Secretaría, se parte de un plan trazado
resultados de logro. para el año lectivo que puede detallarse
· Presupuesto de grado corriente, enmes a mes.
Indicadores de comparación con el presupuesto de2. Denominador: Número de visitas que
recursos inversión y otros. el plan contempla para el año.
· Recaudación y administración de la3. Numerador: Al momento de realizar
cartera. el informe sabemos cuántas y cuáles
· Administración de los resultadosvisitas se han realizado.
logísticos. 4.Tiempo: El marco temporal
considerado es de un año.
El resultado es el porcentaje de
cumplimiento al plan de visitas
programadas para el año.
Indicadores de Aplicables a la función operativa de la INDICADOR DE TIEMPO PROMEDIO
proceso institución, relativa al cumplimiento de suDE ATENCIÓN DE QUEJAS
misión y objetivos sociales. 1. Indicador de la variable: Nombre –
Sirve para establecer el cumplimiento de tiempo en atención a quejas
las etapas o fases de los procesos en recepcionadas de acuerdo al término
cuanto a: fijado por ley.

47
 INDICADORES DE GESTIÓN
TIPO QUÉ EVALÚA EJEMPLO
· Extensión y etapas de los procesos 2. Denominador: Es el número total
administrativos. estimado de días en la atención a las
· Extensión y etapas de la planeación. quejas recepcionadas en forma escrita.
· Agilidad en la prestación de los 3. Numerador: Al momento de realizar
servicios o generación de productos queel informe sabemos qué tiempo real
indica la celeridad en el ciclodemora una queja en ser atendida.
administrativo. 4. Tiempo: El marco temporal es de
· Aplicación tecnológicas y su días, dados los términos que establece
comparación evolutiva. la ley para dar respuesta a las
solicitudes de la ciudadanía.

Corresponden estos indicadores a lasINDICADOR DE PARTICIPACIÓN DEL

actividades del comportamiento de laNIVEL PROFESIONAL EN LA
administración de los recursos humanos. ESTRUCTURA DE LA SECRETARÍA
Sirven para medir o establecer el grado 1. Indicador de la variable: Nombre –
de eficiencia y eficacia en laPromedio de distribución de cargos en
administración de los recursos humanos. planta global.
· Condiciones de remuneración2. Denominador: Es el número total de
comparativas con otras entidades delcargos existentes por niveles en la
sector. planta de la Secretaría.
Indicadores de
· Comparaciones de la clase, calidad y3. Numerador: Número de cargos del
personal
cantidad de los servicios. nivel que nos interesa – profesional.
· Comparación de servicios per-cápita 4.Tiempo: Esta información puede ser
· Rotación y administración de personal, tomada en una sola fecha como
referida a novedades y situacionestambién confrontarla con los datos de
administrativas del área. otro momento para analizar su
· Aplicación y existencia de políticas yvariación lo que arrojaría un índice.
elementos de inducción, motivación yEl resultado es la parte o porción total
promoción. de cargos en la secretaría que son
ocupados por personas profesionales.
Indicadores Son los que se relacionan con elINDICADOR DE ATENCIÓN A
interfásicos comportamiento de la entidad frente a losQUEJAS
clientes externos ya sean personas1. Indicador de la variable: Nombre –
jurídicas o naturales. Quejas atendidas.
Miden el cumplimiento relativo a la 2. Denominador: Es el número total de
interacción con su mercado externo quejas recibidas durante el mes.
(clientes, ciudadanos, usuarios)3. Numerador: Número de quejas
estableciendo además: atendidas en el mes.
· Velocidad y oportunidad de las4. Tiempo: Esta información se toma a
respuestas al cliente. nivel mensual de acuerdo al registro de
· La demanda y oferta en el tiempo. radicación que se lleve a las quejas
· Transacciones con el público, relativosrecepcionadas y radicadas.
a servicios corrientes y esporádicos El resultado es el porcentaje de
(comportamientos de la demandaatención brindado a las quejas que han
potencial, demanda atendida, satisfecha) tenido respuesta y solución.
· Satisfacción permanente de los
clientes.
· Calidad del servicio.
· Número de quejas, atención y
corrección.
· Existencia y aplicabilidad de normas y

48
 INDICADORES DE GESTIÓN
TIPO QUÉ EVALÚA EJEMPLO
reglamentos.
· Generan satisfacción o insatisfacción
sobre aquellos índices fundamentales
como son la rentabilidad y los índices de
competitividad.
Indicadores deSon aplicables cuando se presenta: INDICADOR DE CAPACITACIÓN EN
aprendizaje y· Existencia de unidades de investigación WORD PERFECT
adaptación y entrenamiento. 1.Indicador de la variable: Nombre –
· Estudios y tareas de adiestramiento. Personas capacitadas en Word Perfect
· Investigación para el mejoramiento ybajo Windows.
adaptación tecnológica. 2.Denominador: Es el número total de
· Mejoramiento de métodos,personas que solicitan asistir al curso.
procedimientos y formatos. Se consideran las personas que por
· Corresponden al comportamiento de losrazón a su trabajo requieren de esa
recursos humanos dentro de loscapacitación específica.
procesos evolutivos tecnológicos,3. Numerador: Número de personas
grupales y de entidad. que asisten al curso.
Es uno de los indicadores de mayor 4.Tiempo: Se consideran las solicitudes
importancia, pues es necesaria la recibidas por ejemplo durante el año y
evaluación constante, para verificar si laasí mismo el número de personas que
gestión que se adelanta está de acuerdoasisten al curso.
con la función asignada, las metas, El resultado es el porcentaje de
objetivos y demás. Además, permite elpersonas que ya recibieron
logro de objetivos en funcionescapacitación en Word.
operativas, financieras, ejecutivas,
administrativas, legales y demás.
Estos indicadores evalúan: unidades de
inducción y motivación, unidades de
investigación, unidades de
entrenamientos, unidades normales de
adiestramiento, estudios de investigación
para el desarrollo, estudio para
innovación.

INDICADORES DE RESULTADOS POR ÁREA Y DESARROLLO DE INFORMACIÓN

CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
Una razón corriente mayor o
Razones igual que 1, quiere decir que la
Activo corriente /
de Razón de liquidez simple empresa sí tiene la capacidad de
Pasivo corriente
Liquidez cubrir sus obligaciones del corto
plazo.
Indica el grado de solvencia de la
entidad. El comportamiento
deseable de este indicador es
(activo corriente –que sea igual o superior a 1. Es
Prueba ácida inventarios) / pasivodecir que la empresa cuenta con
corriente la capacidad de cubrir las
obligaciones de corto plazo con
los activos de más alta
realización.

49
INDICADORES DE RESULTADOS POR ÁREA Y DESARROLLO DE INFORMACIÓN
CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
Ayuda a medir el nivel de gastos
corrientes en los que la empresa
puede entrar para mantener su
operación de gastos en corto
Activo corriente
plazo. Un capital de trabajo
Capital de trabajo menos Pasivo
negativo indica un problema de
corriente
liquidez en la empresa y significa
que ésta no tiene los recursos
para cubrir sus obligaciones
corrientes.
Muestra las veces que el capital
rota en el período con relación a
Ventas y/o ingresos
Rotación del capital de las ventas y/o ingresos
operacionales /
trabajo operacionales. Determina el nivel
capital de trabajo
de eficiencia de utilización de los
activos.
Expresa la duración promedio en
días en que se recupera la
cartera según los ingresos
operacionales o de venta; este
(Cuentas por cobrar X
indicador debe guardar relación
Periodo de cobro360) / Ingresos
directa tanto con las políticas de
promedio operacionales o de
ventas como de la naturaleza de
ventas
las actividades adelantadas por
la entidad. Cuanto mayor sea el
periodo de cobro, existe una
menor liquidez.
Lo deseable es que sea mayor
que 1. Puesto que una tendencia
que muestre valores inferiores
tendrá efectos perniciosos con la
Ventas y/o ingresos
Rotación cuentas por estabilidad financiera de la
operacionales /
cobrar entidad, tanto en el corto como
Cuentas por cobrar
en el mediano y largo plazo. Es
decir, cuanto mayor sea la
rotación habrá más liquidez en la
cartera.
Rotación de inventarios costo de ventas /Inventario promedio = (inventario
inventario promedio inicial + inventario final) / 2 y el
costo de ventas es el costo de
comprar o manufacturar los
productos vendidos durante un
periodo. Se debe tener en cuenta
el nivel de mantenimiento de
inventarios. Cuando éste es muy
alto, se debe adoptar una
estrategia para el manejo de
éstos y buscar una mayor
rotación. También se puede
planificar un sistema para
optimizar la producción y

50
 INDICADORES DE RESULTADOS POR ÁREA Y DESARROLLO DE INFORMACIÓN
CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
disminuir estos gastos.
Refleja el período en que la
empresa se financia mediante
sus proveedores. Una
disminución en la rotación indica
que el plazo para pagar las
Rotación de cuentas porCompras / cuentascuentas ha aumentado y esto
pagar por pagar favorece el estado de liquidez.
Una combinación ideal para la
liquidez de una empresa es tener
un índice de rotación de cuentas
por cobrar alto y un índice de
cuentas por pagar bajo.
Permite medir la eficiencia
interna de la empresa en
términos del manejo de los
activos para la obtención de
Ventas y/o Ingresosingresos y utilidades, sirve para
Razones de operacionales /comparar la eficiencia de una
Rotación de Activos fijos
Actividad. Propiedad planta yempresa con la de otra similar.
equipo (activos fijos). Un resultado de 2.25 en la
rotación de activos fijos dice que
por cada peso invertido en
activos fijos se generan 2.25
pesos en ventas.
Este índice es muy similar al
Ventas y/o ingresosanterior pero carece de la virtud
Rotación de Activo total operacionales /de relacionar las ventas con
Activos totales. activos productivos (como los
activos fijos).
Indica el porcentaje de las ventas
disponible para cubrir otros
Rotación de utilidad bruta / ventas
Margen Bruto de Utilidad gastos operacionales. Mide la
Rentabilidad netas
eficiencia de la compañía en los
procesos productivos.
Esta razón es similar a la anterior
Margen de UtilidadUtilidad operativa /pero mide adicionalmente la
Operativa ventas netas eficiencia administrativa y de
ventas.
Da la eficiencia de la compañía a
un nivel más general, pues no
sólo incluye costos de ventas o
de producción, gastos
operacionales, sino que también
utilidad neta / ventas
Margen de Utilidad Neta involucra otros gastos y un
netas
descuento tributario. Se puede
ver además la calidad de las
inversiones con los excedentes
de liquidez y el manejo de las
políticas tributarias.

51
 INDICADORES DE RESULTADOS POR ÁREA Y DESARROLLO DE INFORMACIÓN
CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
Indica el rendimiento de los
Utilidad neta / activo
activos totales en relación con la
total; utilidad neta /
utilidad final del periodo. Un
Rendimientos de losactivos totales
resultado de 0.15 significa que
activos operativos (propiedad
por cada peso invertido en
planta y equipo –
activos totales se obtienen 15
operativo)
centavos de utilidad neta.
Da el porcentaje en el cual al
empresa está financiada por
endeudamiento. Es un índice
Razones de importante pues da referencia
Razón dePasivos / (Pasivo +
Apalancamien sobre el riesgo financiero de la
Endeudamiento Patrimonio)
to empresa. Un valor de 0.48 dice
que el 48% de los recursos
utilizados fue financiado por los
acreedores.
Indica la cantidad de
endeudamiento de una empresa
Razón Pasivo a
Pasivos / Patrimonio por cada peso invertido en
Patrimonio
capital.

Determina la cantidad de
Razón de Cobertura deUtilidad operacional /utilidades operacionales que se
Intereses Intereses genera por cada peso de interés
adquirido por el endeudamiento.
Ayuda a determinar la
rentabilidad de los activos. Su
Margen de Ventas *
Indice Dupont Utilidad Neta / activos resultado dice la cantidad de
Rotación de Activos
utilidades obtenidas por cada
peso de activo en la empresa.

Indicadores Financieros

Se utilizan para efectuar los análisis financieros que permiten emitir un diagnóstico en este sentido
y solvencia económica de la entidad en cuestión.

Indicadores de Gestión o Eficiencia

Conocidos también como indicadores de seguimiento, de control, de monitoreo, de administración

de actividades, de tareas, de metas intermedias, de adelantos, de avances o de progresos.

Los Indicadores de Gestión permiten valorar la eficiencia en la utilización de los recursos durante
el tiempo que se adelanta el plan, programa o proyecto social. Tienen como función valorar el
rendimiento (productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos
objetivos con unos tiempos y costos registrados y analizados. Permite la valoración de aspectos
como: los recursos humanos, físicos y financieros, el tiempo, el cumplimiento de actividades, tareas
o actividades intermedias, el rendimiento físico promedio (productividad) medido éste como la
relación que existe entre los logros y recursos utilizados, el costo promedio y el grado de Eficiencia.

52
Indicadores de Logro o Eficacia

Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, de impacto, o de objetivos; los cuales
permiten la valoración de los cambios en las variables medidas, propiciados por la acción de los
proyectos sociales.

Se pueden distinguir cinco tipos de Indicadores de Logro o de Eficacia, concordando cada uno
de ellos con el nivel de planificación y los objetivos establecidos para cada nivel:

 Indicadores de Producto: relacionados con el inmediato plazo y las contribuciones de los

componentes y actividades al cumplimiento de los propósitos establecidos en cada objetivo
específico.
 Indicadores de Logro: son “hechos” concretos, verificables, medibles, evaluables que se
establecen a partir de cada objetivo.
 Indicadores de Resultado: relacionados con los logros a corto plazo.
 Indicadores de Efecto: relacionados con los logros a mediano plazo.
 Indicadores de Impacto: relacionados con los logros a largo plazo. Criterios que permiten
valorar las modificaciones de las variables macro al más alto nivel.

Indicadores para la Evaluación de Proyectos Sociales

Al buscar que las empresas auditadas sean cada vez más eficientes y eficaces es importante que
los proyectos y planes que lleven a cabo también lo sean. Es en este punto donde recae la
importancia de desarrollar una herramienta útil y ágil que permita seguir y evaluar los grados de
eficiencia y eficacia de los proyectos sociales que se lleven a cabo. Esta herramienta se logra
desarrollando un sistema de indicadores que permita evaluar en forma integral el proyecto y la
problemática a resolver. Es decir, que permita seguir y evaluar la marcha del Proyecto Social,
valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos y presentar información suficiente y oportuna
para la toma de decisiones. Esta perspectiva integral comprende el proceso desde la fase inicial de
la situación sin proyecto hasta su culminación y aún más allá hasta contemplar el efecto y el
impacto generado por dichos proyectos sociales.

En este proceso es imprescindible establecer (ver figura) el Status, entendido como el valor de la
variable (problema a resolver) antes de iniciarse el proyecto; las Metas, entendidas como la
expresión cuantitativa y cualitativa de lo que se pretende obtener con el proyecto social; así como
construir y analizar el Logro o valor de la variable (problema inicial) al “finalizar el proyecto”. Por lo
tanto, se deben construir diferentes indicadores que permitan conocer, entender, seguir y evaluar
este proceso.

53
9. RESUMEN INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

9.1. Indicadores por Principios

Retomando lo dicho anteriormente en el Marco Teórico, la Ley 42 de 1993 establece que las
entidades deben cumplir los principios de economía, eficacia, equidad, y la valoración de los
costos ambientales (ecología), sobre estos principios realiza la Contraloría de Bogotá la Auditoría
de Gestión y Resultados. Como consecuencia, el sistema de indicadores que utilice el auditor debe
ser capaz de medir estos principios tanto a nivel general como en cada una de las diferentes áreas
y procesos de la compañía.

A continuación se relacionan y definen los diferentes principios sobre los cuales el auditor
desarrolla la evaluación de la gestión.

9.2. Indicadores de Economía

9.2.1. Objetivos

 Determinar la racionalización en la adquisición de los insumos requeridos en el proceso de

producción.
 Establecer sí la asignación de los recursos disponibles es la más conveniente para maximizar
los resultados.
 Estudiar y analizar la planeación y programación de necesidades y utilización de los recursos.

54
 Evaluar el costo de adquisición de los insumos.
 Evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes proyectos y/o programas
realizados por las entidades.

9.2.2. Criterios para su elaboración

Al diseñar este tipo de indicadores se consideran aspectos propios de cada recurso como:

Recurso Humano: Se deben analizar y estudiar situaciones relacionadas con el personal

involucrado, directa o indirectamente en los procesos y actividades de producción y/o prestación de
servicios, seleccionando las variables más relevantes, así:

 Número de personal que labora en planta, con contrato de prestación de servicio, etc. y en
tiempo (mes, hora, año, nocturno, etc.).
 Número de especialistas por profesión y/o servicio en tiempo.
 Programas de capacitación y frecuencia del mismo en tiempo.
 Costo unitario o promedio laboral por servicios prestados.
 Utilización del recurso humano comparado con la actividad realizada.
 Servicios prestados y tiempo requerido.
 Costo total de la nómina.

Los indicadores del recurso humano establecen la intensidad con la cual se utiliza este insumo en
los diferentes procesos, estableciendo relaciones entre: sueldos y salarios, gastos por servicios
personales, prestaciones sociales, con el número de personas que proporcionan la siguiente
información: sueldos y salarios percápita, gastos por servicio personal percápita y prestaciones
sociales percápita.

Recursos Físicos: Se incluirán el análisis sobre el manejo dado a los bienes muebles e inmuebles
en los procesos de adquisición, utilización, conservación y mantenimiento, necesarios en la
producción y/o prestación del servicio y observe los siguientes aspectos:

 Cantidad y costo de los bienes utilizados y/o por servicios.

 Calidad de los equipos y demás bienes involucrados de acuerdo con las normas de calidad.
 Oportunidad en la adquisición, adecuación, reposición y mantenimiento de los bienes
(frecuencia).
 Capacidad instalada.
 Capacidad utilizada.
 Costo de mantenimiento.

Recursos Financieros: Se evaluará la distribución y aplicación dado el presupuesto, en

cumplimiento de sus políticas, planes y programas sugeridos para el logro de su objeto social. Para
el análisis de este recurso se deben tener en cuenta aspectos relacionados con:

a. Origen de los ingresos:

 Aportes del presupuesto Distrital y/o Nacional
 Recursos propios
 Recursos del crédito
 Transferencias

b. En cuanto al objeto del gasto: Se analizará la distribución de los distintos factores de

producción y/o prestación de servicio, como resultado de la utilización de los mismos:

55
  Apropiación para servicios personales
 Apropiación para gastos generales
 Apropiación para gastos de inversión
 Apropiación para gastos distintos de los anteriores

9.2.3. Cuadro de Indicadores de Economía

INDICADORES DE ECONOMÍA
CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
Indicadores de insumo Costo de Personal ( V/r. Total nóminaMuestra la participación
Establecen relaciones personal por nivel /de los diferentes niveles
entre los insumos o Valor total de nóminadel personal frente al
recursos (humanos, personal de lagasto total de la
físicos, financieros y entidad) * 100 nómina, indicando cuál de los
técnicos) necesarios en el niveles tiene mayor incidencia
desarrollo de la Actividad en el costo total.
de la entidad, por ejemplo: ( Gasto total deEl resultado obtenido permite
el número total de nómina / N° de totalestablecer el valor unitario
personas que laboran en de funcionarios depromedio por empleado o
la entidades por sí solo un planta (o por niveles))niveles de planta.
indicador histórico que * 100
permite medir los ( Gastos por serviciosMuestra la proporción de los
incrementos o reducciones personales / Gastosgastos por servicios personales
de la planta; al de funcionamiento) *con respecto al gasto
relacionarse con otras 100 funcionamiento.
como el financiero,Abastecimiento ( Compras en elEl resultado permite determinar
determina el nivel período /que porcentaje del plan de
promedio de salario, los Presupuesto decompras se ha ejecutado, con
salarios por niveles, entre compras) * 100 respecto al presupuesto
otros. asignado en un período
determinado.
( V/r. Compra deDel total destinado a gastos de
equipo del período /inversión, muestra cuanto se ha
Total gastosejecutado en la compra de
inversión) * 100 equipo.
Indice de( Valor totalEste indicador mide la
participación Contratación delincidencia de la contratación en
de la período /el presupuesto de inversión de
contratación Presupuesto dela entidad.
inversión de la
entidad) * 100
( Gastos de InversiónPor cada peso invertido en el
(por programa) /programa “s”, se ha involucrado
Gastos de“x” $ o “y” cantidades de
Funcionamiento) *recurso, actividad u oficio.
100
Manejo de Personal ( Gastos deMuestra el costo promedio del
Capacitación / N°personal capacitado durante el
total de personalperíodo
capacitado) * 100

56
 INDICADORES DE ECONOMÍA
CLASE NOMBRE FÓRMULA QUÉ EVALUA
N° total de personalMuestra que porcentaje del
capacitado / N° totaltotal de personal de planta ha
personal planta)* 100 sido capacitado
( Gastos personalMuestra que porcentaje de los
capacitado porrecursos para capacitación se
actividad / Gastoshan utilizado por actividad
total de capacitación)
* 100
Gastos de( Gastos deEl resultado establece que
Funcionamiento mantenimiento /porcentaje de los gastos
Gastos Generales) *generales se están utilizando
100 para mantenimiento.
( Gastos deQue porcentaje por servicio
Operación / N° totalofrecido se ha involucrado de
de Serviciosgastos de operación (este
Ofrecidos) * 100 indicador se utiliza en los casos
en los cuales se pueda
cuantificar el servicio prestado).

9.3. Indicadores de Eficiencia

9.3.1. Objetivos

 Medir la productividad administrativa y operativa en relación con el recurso utilizado frente al

servicio prestado.
 Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pública o social), que permite valorar
los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.
 Identificar los procesos administrativos y operativos en la transformación de los recursos, a fin
de evaluarles la celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo.
 Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos previstos.
 Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, logro las metas
establecidas al mínimo costo.

La eficiencia involucra la racionalidad en el uso de los recursos para el cumplimiento de los

objetivos y metas trazadas.

9.3.2. Criterios para su elaboración

Para el diseño de indicadores que midan el principio de a eficiencia se debe tener en cuenta, los
siguientes criterios:

 Relacione los costos en los cuales haya incurrido la entidad en un determinado proceso,
proyecto o programa frente al tiempo utilizado.
 Relacione los costos incurridos en los diferentes proceso frente al personal empleado.
 Analice y evalúe la planeación de las actividades propias de cada proceso e identifique las
variables relevantes del mismo.
 Relacione los recursos utilizados frente a los objetivos previstos.
 Relacione los servicios prestados frente a los costos incurridos.

57
 Establezca la eficiencia en el recaudo de los ingresos (en aquellas entidades donde el
porcentaje de ingresos propios ser representativa).
 Lo que realmente se mide es la forma como se manejan los recursos disponibles para la
obtención de productos o resultados.
 El concepto de eficiencia es relativo, es decir, siempre se es mejor o peor que algo o alguien.
Por lo tanto se puede tener eficiencia mayor o menor que cien. Para el cálculo de la eficiencia
es necesario compararse con alguien.
 La eficiencia está dada como el número de unidades producidas por unidad de recurso
utilizado, con respecto al número esperado de unidades producidas por unidad de recurso.
 La eficiencia está dada en porcentaje, como una relación del número de veces por cada cien.
 La eficiencia está dada como una medida del manejo del manejo de los recursos o de las
variables existentes en el proceso.

Otras variables a considerar, además de las anotadas en el numeral anterior, son las siguientes:

 Tiempo: requerido para la ejecución de los procesos, actividades o tareas

 Cobertura: número de beneficiarios por clase de servicio
 Cantidad. Unidad de servicio o producto por unidad de tiempo
 Recursos: unidades utilizadas en los procesos de transformación o producción
 Costos unitarios y totales (por programas, por servicio, por recurso, por actividad)

9.3.3. Cuadro de Indicadores de Eficiencia

FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA

CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Recursos Humanos Número de servicios Con estas relaciones se pretende
/ Número de establecer el volumen de carga de
Puede ser clasificado según el grado empleados trabajo por empleado con relación a
de formación, tipo de actividad que Volumen de su actividad; esta razón debe
desarrolla y la naturaleza de su producción / compararse con otro patrón que
vinculación (a término indefinido, por Número de bien puede ser respecto a un año
contrato de prestación de servicios, empleados base o en una norma técnica
temporal) . Volumen de ventas / establecida
Número de
empleados
Valor de los salarios Nos muestra el costo laboral por
y/o prestaciones / unidad de servicio o de producto, su
Números de tendencia en el tiempo debe ser
servicios y/o decreciente en términos reales si se
volumen de tiene en cuenta un cambio positivo
producción o de en la productividad.
ventas
Valor de los salarios Se busca establecer el grado de
/ Costo de participación del factor relevante en
producción y/o costo la administración pública. Se
de compra a expresa en porcentajes.
terceros

58
 FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE
Utilización de los recursos físicos
Los recursos físicos son los que Prima y/o Insumos / de
corresponden en esencia a los activos Número de servicios directamente a la generación del
fijos, pueden a su vez están o
clasificados en bienes productivos o producción
improductivos y estas ligados directa
o indirectamente con los procesos o
actividades
INDICADOR QUÉ EVALUA
Valor de los salarios Mide el grado de participación del
y prestaciones / factor en la generación de los
valor de los ingresos ingresos. Puede ser sobre los
ingresos operativos, los no
operativos o conjuntos y según el
caso se debe hacer la relación de
forma que se atribuya sólo la
porción del factor que este vinculada
con la generación específica de
ingreso cuando se busque medir la
participación directa del factor en
esta generación específica área o
programa.
Número de personal Mide el grado de utilización del
de Nómina / Número factor trabajo. La relación se da en
de personal de la porcentaje.
planta total
Valor de la Nómina
anual / Valor de la
Planta anual de
Personal
Utilidades o Nos indica el aporte por individuo de
pérdidas los resultados, es deseable que este
(operacional o del aporte sea positivo y en una
ejercicio) / número proporción mayor al salario
de empleados promedio anual.
(directos o totales)
Productividad Permite medir y evaluar la
media de los productividad media de cada
funcionarios = funcionario del área operativa,
Número de administrativa y total, entendida
personas como el número de beneficiarios del
beneficiarias del plan que en promedio corresponden
plan de inversión / a cada funcionario o técnico.
número de
funcionarios y
técnicos encargados
en la ejecución del
plan de inversiones
Valor de la Materia Muestra el costo promedio o unitario
los costos atribuibles
volumen de bien o servicio. Su tendencia debe
ser decreciente en consideración a
incrementos en la productividad y a
a cambios tecnológicos que
optimicen la utilización de ellos.

59
 FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Valor de los costos Muestra el costo promedio o
indirectos / Número específico de los costos no
de servicios o atribuibles directamente a la
volumen de generación del bien o servicio. Su
producción tendencia debe ser decreciente en
consideración a incrementos en la
productividad.
Ingresos Muestra la capacidad de generar
(operativos, ingresos de los activos fijos. Es
financieros, totales) / deseable que esta relación sea igual
Valor activos fijos o superior a la tasa de rentabilidad
(operativos y/o no pública que establezca el DNP para
operativos) los proyectos de inversión. Así
mismo, se estima conveniente que
este indicador evolucione de forma
creciente en la medida que los
activos fijos que se adquieran,
incorporen mejoras tecnológicas y
su manejo sea cada vez más
adecuado y eficiente y a su vez los
existentes mejoren sus condiciones
físicas y de explotación.
Recursos de Carácter Financiero Ingresos totales o Esta relación muestra el valor
específicos / promedio o unitario según los
Número de servicios ingresos tomados, totales o
o volumen de específicos, respectivamente.
producción o de Por sí mismo no es uno de los
ventas (totales o indicadores buscados, pero
específicos). constituye un elemento básico en la
construcción de otro indicador
fundamental como es la relación
existente entre el valor de
producción o generación vs. el costo
de generación o producción de un
bien o servicio dado.
Costo de producción Esta relación expresa el costo
y/o comercialización unitario promedio o específico para
/ volumen de un ítem, necesario para poder
producción, de establecer la relación entre costo
servicios o ventas unitario y valor unitario promedio o
(totales o específico de la actividad.
específicos)
(Valor Unitario / Esta relación muestra el margen
Costo unitario) 1 X generado por la actividad bien sea
100 de forma agregada o específica por
bien, servicio o concepto. Está
expresado en porcentajes. Este
margen debe ser en lo posible
positivo.

60
FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Margen de Es el margen unitario de producción
producción = valor este valor debe ser positivo.
unitario / Costo
unitario
Valor de Muestra la proporción de recursos
presupuesto (de del presupuesto ejecutado y
inversión, causado por unidad de producto. Su
funcionamiento, variación deberá guardar relación
total) / Número de con los cambios en la productividad.
servicios o volumen
de producción o de
ventas
Deuda (corto, Muestra el valor unitario de la deuda
mediano y largo por unidad producida, es lo que
plazo) / número de correspondería a la contribución de
bienes y/o servicios pago por cada unidad. Valor que
generados debe en lo posible ser inferior al
margen de producción.
Deuda (corto, Indica el grado de participación de
mediano y largo los recursos de terceros en la
plazo) / los ingresos financiación de las actividades que
(operativos, no generan ingresos. Se expresa en
operativos y totales) porcentaje y es deseable que su
tendencia en el tiempo sea
decreciente.
Valor de la Esta relación indica en cierta forma
producción o el excedente generado por la
generación / costo entidad en sus actividades y el ideal
de su producción es que la relación sea superior a 1.

EL valor de producción al que aquí

se refiere es aquel al cual se valora
el bien en términos económicos es
decir, el que tenga en cuenta el
precio de mercado, si lo tiene, sus
distorsiones, la necesidad y
plausibilidad para la sociedad de
contar con este bien o servicio.

Productividad = Señala la relación entre los recursos

inversión / gasto dedicados a inversión y los gastos
total totales del presupuesto.
Productividad = Este indicador muestra por cada
Volumen de peso de recurso invertido en el
producción o proceso productivo, cuanto ha
prestación de obtenido la entidad por producto
servicios / Volumen
de los insumos
(costos)

61
FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Costos de Indica la relación entre los gastos de
operación = gastos funcionamiento por cada unidad de
financieros / inversión.
inversión
Costos de Muestra la participación de los
Operación = Valor gastos de funcionamiento con
del Programa respecto al valor de la inversión
Inversión social social del plan o proyecto de la
Representativo / referencia
Total Gastos de
Funcionamiento
Eficiencia Costos globales y gastos de
administrativa = funcionamiento por usuario.
gastos de Establece el costo promedio de
funcionamiento / funcionamiento por cada uno de los
usuarios atendidos usuarios beneficiarios de bienes y
servicios.

Este indicador se puede hacer

específico para cada uno de los
programas o proyectos que hacen
parte del plan de inversión, con
relación a la población directamente
beneficiaria.

Indicadores de El cálculo sólo es factible para

rentabilidad entidades productoras de bienes y
pública servicios por las características que
I.R.P. = Excedente éstas poseen.
Público /
Activos Fijos En las entidades administrativas no
Operativos es posible la aplicación del
Revaluados indicador, por ser prestadoras de
servicios sociales y por depender
altamente del presupuesto nacional
y del presupuesto distrital.

Esta razón se define como el

rendimiento obtenido por un
administrador, dado un stock de
capital puesto a su disposición;
relaciona dos variables: el
excedente público y los activos fijos
operativos revaluados.

La información necesaria para el

desarrollo de este indicador, se
obtiene de los datos financieros del
balance y estado de ganancias y
pérdidas.

62
FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Costo Total por Muestra el costo promedio por
Servicio / N° Total usuario atendido.
de usuarios
atendidos
Grado de eficiencia Mediante la elaboración de un
en la ejecución de cuadro analítico describa: Costos
programas (B) = totales, Costos incurridos en cada
Cantidad de servicio proceso, Costos incurridos en el
* Tiempo aprovisionamiento, Unidades de
Programado * Costo servicio prestadas.
Programado /
Cantidad Con la información anterior, calcule
Programada * y evalúe los costos unitarios,
Tiempo Real * promedios, totales, por producto, por
Tiempo real servicio y por proceso, para
establecer la eficiencia (costo
mínimo de producción) y su
racionalidad, y compare los
resultados con entidades de
similares características o
estándares en la prestación del
mismo tipo de servicio.

Si B es > 1; el programa es más que

eficiente

Si B es = 1; el programa es eficiente

Si B es < 1; el programa es
ineficiente
Eficiencia en el Indica cuántos del total de usuarios
Servicio =Volumen con derecho al servicio han sido
o cantidad de beneficiados del mismo, donde la
Servicios / N° Total variable servicios se refiere a los
de Beneficiarios programas o actividades de
coordinación, control, supervisión,
salud, educación, bienestar social,
de conservación y mantenimiento
del medio ambiente, entre otros.

Beneficiarias son las personas y/o

las organizaciones receptoras de los
servicios ofrecido por entidades
clasificadas dentro del sector central
y descentralizado como:

Estudiantes, enfermeras, colegios,

jardines, etc.

63
 FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Indicadores para procesos Procesos Etapas a considerar en la
Administrativos Operativos evaluación de éstos procesos:

Esta evaluación se realizará con base Tienen que ver con Tener claros los objetivos y metas a
en determinar la eficiencia la capacidad de desarrollar.
fundamentada en los resultados transformación,
obtenidos, los cuales reflejan si la cuyo resultado es un Elaborar un cuadro donde se
entidad cumplió con los principios producto o servicio. especifique:
básicos de la Administración Cuando se habla de
(planeación, organización, dirección y servicios, el bien se  Los procesos necesarios para la
control). considera intangible: prestación de un determinado
educación, salud, servicio.
transporte, etc.
 Número de personas que
intervienen en cada proceso.

 Tiempo empleado en cada

proceso para analizar la
duración del ciclo de los
mismos, Requisitos exigidos en
los procesos, Costos por
proceso.

Con los datos obtenidos, realice un

análisis, utilizando indicadores,
gráficos, diagramas u otras
herramientas de evaluación, con el
propósito de determinar los niveles
de eficiencia en cada uno de los
procesos, para identificar las
fortalezas y debilidades, así como
las actividades que pueden ser
modificadas para su mayor agilidad.
Proceso Debe desarrollarse un análisis
Contractual exhaustivo desde la planeación
hasta la finalización del proceso.
Es uno de los
procesos de mayor La información obtenida en el
relevancia. principio de economía sirve de punto
de partida para establecer el manejo
de este proceso y sus incidencias
tanto operativas como financieras,
en la gestión de las entidades.

64
 FACTORES O CLASES DE RECURSOS DONDE SE MIDE LA EFICIENCIA
CLASE INDICADOR QUÉ EVALUA
Indicadores Sociales La información Para el análisis de estos
requerida para este indicadores, es necesario que las
Para medir el beneficio que las tipo de indicadores entidades dispongan de normas
entidades administrativas, está dada por: técnicas en el desarrollo de los
caracterizadas por ser prestadoras de proyectos, tales como: coeficientes
servicios sociales, le aportan a la Los censos de de rendimiento, estadísticas
sociedad se deben utilizar indicadores población y históricas, e indicadores
de tipo social. vivienda; encuestas comparativos, de acuerdo con los
para la requerimientos exigidos por
caracterización Planeación Nacional y acordes a los
socioeconómica de sectores que hacen parte del Plan
los hogares; de Desarrollo.
sistemas de
estratificación Los coeficientes de rendimiento
socioeconómicas de establecen una medida de
zonas urbanas y productividad al comparar los
rurales; sistemas de resultados obtenidos con los
selección de recursos utilizados.
beneficiarios de
programas sociales; La mayoría de las veces el recurso
encuestas de que se toma como referencia es el
ingresos y gastos; tiempo.
registros contables;
estadísticas entre Las medidas estándar comparan los
otros. resultados obtenidos de un proyecto
con parámetros preestablecidos.

En la definición de estas medidas

estándar se toman valores promedio
internacionales, nacionales o
históricos de la entidad.

Los indicadores comparativos

utilizan indicadores relacionados con
otros programas o proyectos que se
supone tienen características
similares.

9.4. Indicadores de Eficacia

9.4.1. Objetivos

 Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito

institucional y sectorial, fundamentados en la política de desarrollo económico y social
determinada por el Gobierno Distrital.
 Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente al plan indicativo.
 Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, en el tiempo estipulado, en la
cantidad determinada, en el volumen ejecutado por unidad de tiempo y con la calidad requerida
a satisfacción del usuario
 Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo a lo contenido en el Plan de
Desarrollo Distrital.

65
9.4.2. Criterios para la elaboración

 Relacionar lo ejecutado frente a lo planeado para determinar el grado de desviación en el

cumplimiento de objetivos y metas previstas.
 Evaluar si los resultados obtenidos fueron alcanzados en forma eficiente y económica
(utilización de recursos a un mínimo costo).
 Determinar la calidad del bien o servicio, cantidad suministrada y la oportunidad de los mismos.
 La eficacia es absoluta, es decir, se alcanza o no el resultado propuesto, por lo tanto no se
tendrán valores de eficacia superiores al cien por ciento.
 La evaluación de planes se realizará con base en el análisis de resultados contra objetivos
establecidos inicialmente, a partir de la comparación de metas previstas contra las alcanzadas.
 Estos indicadores permiten evaluar la calidad de la planeación, la programación y el
cumplimiento de las metas propuestas y físicas.

Las variables que pueden involucrase en el diseño de los indicadores son:

 Gastos programados
 Gastos reales ejecutados
 Tiempo previsto
 Tiempo utilizado
 Recurso planeado
 Recurso utilizado
 Número potencial de usuarios por servicio
 Número de usuarios atendido por servicio
 Resultado planeado
 Resultado obtenido, entre otros.

9.4.3. Cuadro de Indicadores de Eficacia

INDICADORES DE EFICACIA
CLASE
Indicador de Calidad
FORMULA CÓMO EVALUAR
Cumplimiento en metas físicas / Relaciona características del bien
Metas programadas en el plan deo servicio frente al grado de
inversión satisfacción de necesidades
requeridas por el usuario.
Ejemplos: reclamos recibidos,
documentación en trámite,
reprocesamiento de información
o documentación y grado de
satisfacción entre otros.
Deben definirse tres niveles de
acuerdo con los siguientes
criterios:
· Nivel sobresaliente: califica
una alta efectividad en el logro de
objetivos con relación a unas
normas técnicas estandarizadas.
En general se puede definir como
un cumplimiento, parcial o
acumulado, por encima del 80%
del nivel previsto de ejecución.
· Nivel satisfactorio: califica el

66
INDICADORES DE EFICACIA
CLASE FORMULA CÓMO EVALUAR
cumplimiento estricto de las
normas técnicas. El nivel
satisfactorio se encuentra en el
rango de 60 a 80% frente a lo
previsto.
· Nivel mínimo: indica que el
cumplimiento de metas es
ineficiente. Implica una ejecución
por debajo del 60% previsto.
Indices de Cobertura N° de usuarios atendidos porMuestra qué porcentaje de la
servicio / N° Potencial depoblación potencial a atender
usuarios por servicio tuvo acceso o beneficio al
servicio.
· Si el indicador es igual a 1 se
cumplió la meta
· Si es < 1 se hablaría de una
pérdida social al no cumplir con
la meta establecida
· Si es > 1 existe efectividad en la
prestación del servicio.
Indicadores de Oportunidad Tiempo Ejecutado / TiempoMuestra el grado de
Programado cumplimiento con respecto al
tiempo programado. Un margen
de desviación amplio en esta
relación genera un incremento en
los costos, así como demora en
la prestación de los servicios.
Tiempo requerido por servicio /Mide la cantidad de tiempo que
N° de servicios prestados ser requiere por servicio
Indicador de Cantidad Recurso utilizado (pesos yMuestra el volumen de recursos
cantidades) / Recurso planeadoutilizados frente a lo planeado, es
(pesos y cantidades) decir, relaciona el volumen del
bien o servicio programado frente
al volumen de servicios atendidos
o ejecutados.
Ej: No. pacientes por atender,
sobre el número de pacientes
atendidos; cantidad de kilómetros
a pavimentar, sobre la cantidad
de kilómetros pavimentados,
entre otros
Gastos Ejecutados / GastosMuestra el grado de
Programados cumplimiento de los gastos
establecidos, frente a lo
ejecutado presupuestalmente
N° de Servicios PrestadosMuestra cuánto del servicio
(programa o actividad) / N° deproyectado se ha cumplido o qué
Servicios Proyectados. cobertura ha tenido el servicio.
Indicado de eficacia en elUnidades de metas logradas por Tiempo planeado para alcanzar la
desarrollo de los proyectos meta total / Unidades de metas programadas por Tiempo real para
llegar al logro obtenido

67
9.5. Indicadores de Equidad

9.5.1. Objetivos

 Identificar los receptores del bien o servicio por estrato socioeconómico

 Analizar la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores productivos
necesarios para la prestación del bien o servicio
 Determinar los criterios que se tuvieron en la selección de la población beneficiaria en la
ejecución de planes y programas
 Determinar el agente económico de mayor participación

9.5.2. Criterios para su elaboración

Debe verificarse la participación en el beneficio de acuerdo a:

 Lo político: en los campos geográfico, demográfico y sociográfico.

 Lo económico: debe verificarse en los estratos bajo, medio y alto.
 Lo social: la participación debe ser en cuanto a las necesidades primarias, secundarias y
terciarias de cada región o grupo.

El indicador de equidad se calcula teniendo en cuenta la participación de la comunidad en el total

de la población y se confronta frente al total de los beneficios recibidos frente al total de los
mismos.

Análisis y Distribución del excedente total generado

El excedente total generado es la diferencia entre los ingresos totales y los costos operacionales.

Resultado que se distribuye entre los diferentes agentes económicos que intervienen en el proceso
productivo. Para su análisis tener en cuenta:

 Cómo se realizó la distribución del excedente generado por la entidad entre los diferentes
agentes económicos que participaron en el proceso productivo (Estado, trabajadores,
empresas financieras, proveedores y propietarios de activos fijos); a través de este mecanismo
se puede establecer el mayor receptor del mismo, por medio de un análisis de participación.

 Para medir la equidad, en el ámbito externo los atributos a considerar son: la población
beneficiaria, la cobertura del bien o servicio y el impacto de los diferentes proyectos y la
redistribución del ingreso.

Los aspectos mencionados deben ser analizados e interpretados acorde a las características
propias de cada entidad, las cuales ofrecen diversidad de servicios que permiten el diseño de
indicadores de acuerdo con las políticas gubernamentales, por ejemplo:

 Cobertura programas de vacunación.

 Cobertura centros de salud.
 Cobertura sistema escolar.
 Cobertura en la distribución de la tierra.
 Proyectos de investigación, órganos sectorizados.
 Gastos fiscales por servicio sociales.

68
9.5.3. Cuadro Indicadores de Equidad

Análisis de la Distribución de Ingreso

CURVA DE LORENZ
DEFINICIÓN CONSTRUCCIÓN
Es la representación gráfica delPara construir la Curva de Lorenz se tienen en cuenta los
Coeficiente de Gini. Se parte del diseño siguientes pasos:
en un plano cartesiano de una línea de - Se organiza la información de ingresos en sentido
equidistribución que representa laascendente, a partir de los individuos que reciben menos
hipótesis de una variable que se ingreso. En la práctica, posiblemente no se tendrá información
encuentra distribuida equitativamentepara cada individuo sino que operan rangos de ingresos en
entre los miembros de una población; cada uno de los cuales aparecerá un cierto número de
correspondiéndole a cada uno, unaindividuos .
fracción proporcional al total,- Una vez organizada la información de este modo, se obtienen
representada mediante una diagonal quelos porcentajes acumulados de individuos y sus
relaciona los valores porcentualescorrespondientes ingresos, para un número suficiente de
acumulados de la variable del eje de las rangos (mínimo 12 rangos).
abscisas, con sus correspondiente- Cada par de porcentajes acumulados, como por ejemplo 20%
valores porcentuales acumulados del eje para población y 5% para ingresos puede ubicarse como un
de las coordenadas. punto en el gráfico.
- El anterior punto indica que el 20% más pobre de la población
recibe el 5% del ingreso o alternativamente, se lee del extremo
opuesto del gráfico que el 80% más rico recibe el 95% de los
ingresos. Puede hacerse una lectura semejante para cualquier
punto.
- Los diferentes puntos que se van graficando podrán
conectarse mediante trazos ascendentes a la derecha, los
cuales conforman la denominada “Curva de Lorenz”.
La curva de Lorenz sirve de parámetros de comparación para
analizar la forma cómo se distribuye el ingreso; la curva que
más se aleje de esta línea es la que representa mayor
concentración del ingreso.
COEFICIENTE DE GINI
DEFINICIÓN CONSTRUCCIÓN
Es un indicador que permite compararLos datos a utilizar en la diagramación de la Curva de Lorenz
dos o más situaciones de distribución. sirven para el cálculo del coeficiente con base en la siguiente
Para que su cálculo sea más preciso se fórmula:
debe aplicar a distribuciones de más de G= 1 + (1/n) – (2n2m) (Yi +Y2 + ... + nYn, para Y1 >Y2 > Yn
ocho grupos. n : número de miembros de la población
Yi: Ingresos correspondientes para cada individuo
M: Ingreso promedio de toda la población

El Coeficiente de Gini depende de la suma ponderada de los

ingresos de todos los individuos (se selecciona un individuo
representativo del grupo). Las posiciones son en orden
descendente del grupo más rico al más pobre de la población.
Su resultado varía entre cero y uno y entre más se acerca a
uno es donde existe mayor concentración del ingreso.

69
9.6. Indicadores de Efectividad

9.6.1. Objetivos

 Controlar y medir si el producto cumple con el propósito final para el que fue diseñado.
 Medir la satisfacción o el impacto que produzca en la comunidad o cliente el producto o
servicio.
 Medir el impacto o efectividad de la gestión

9.6.2. Criterios para su elaboración

Es importante medir los siguientes aspectos en el momento de medir la eficiencia de una

compañía, proceso o proyecto:

 Rendimiento: Es la relación entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas
programadas.
 Productividad: Es la relación entre las unidades producidas, sobre las unidades esperadas.
 Competitividad: Es la relación existente entre las unidades producidas, sobre las unidades
producidas por la competencia.
 Participación: Es la relación existente entre las unidades vendidas o demandadas y las
vendidas por todo el sector.
 Adaptación: Es la relación existente entre las unidades vendidas y las unidades solicitadas a
la empresa o al sector.
 Cobertura: Es la relación existente entre las unidades vendidas y las unidades necesitadas
por todo el sector.

Otro variable importante a medir en este punto es la medida del impacto de una gestión. A
continuación se presenta dónde y qué se puede medir para hallar este término:

Institucionales:

 Rendimiento: Significa el desempeño o la producción obtenida por todo el sistema, con

respecto a una producción esperada (programada).
 Productividad: Significa el desempeño del sistema en conjunto dentro de un proceso, con
respecto a una producción esperada o teórica de los mismos.
 Competitividad: Significa el desempeño de los diferentes recursos o de todo el sistema en
conjunto dentro de un proceso, con respecto a una producción esperada de la mejor
competencia.

Sociales:

 Participación: Significa el grado de intervención que tiene la empresa en un mercado definido.

 Crecimiento: Significa el grado de adaptación que tiene la empresa a los deseos de los
clientes potenciales.
 Cobertura: Significa el grado de cobertura que tiene la empresa a las necesidades de la
población que tiene por ese producto.

70
9.7. Anexo Ejemplos

Factor crítico
PRINCIPIO INDICADOR FUENTE OBSERVACIÓN
que apoya
Gastos Directos / Rendición de la
Gastos Totales cuenta
Activos
productivos
Activos Rendición de
ligados
Productivos / cuenta e Informes
directamente al
Activos Totales de Auditoría
proceso
productivo
Alto porcentaje de
Inversiones sus recursos en IT
Rendición de
Temporales / significa la falta de
Economía cuenta e Informes
Activos utilización en el
de Auditoría
Corrientes. desarrollo de su
misión
Valor de costos
indirectos / Rendición de
Volumen cuenta e Informes
producción de de Auditoría
bienes o servicios
Ingresos Rendición de
Operacionales / cuenta e Informes
Ingresos Totales de Auditoría
Valor total de la Rendición de
Margen de
producción / cuenta e Informes
Operación
Costo Total de Auditoría
Valor total de la Rendición de
Productividad del
producción / cuenta e Informes
Eficiencia capital
Activos Totales de Auditoría
Volumen de
Rendición de
producción /
cuenta e Informes
Volumen Insumos
de Auditoría
Utilizados
Costo total de
Rendición de
servicios / N° Costo promedio
cuenta e Informes
Total de usuarios por usuario
de Auditoría
atendidos
Eficacia N° usuarios
atendidos / N° Rendición de
Cobertura del
potencial de cuenta e Informes
Servicio
usuarios por de Auditoría
servicios
Programas Cumplimiento de Rendición de
Realizados / metas cuenta e Informes
Programas de Auditoría
planeados

71
 Factor crítico
PRINCIPIO INDICADOR FUENTE OBSERVACIÓN
que apoya
Tiempo
Rendición de
ejecutado / Oportunidad del
cuenta e Informes
Tiempo servicio
de Auditoría
programado
N° beneficiarios Informes de
por estrato* / Cobertura por auditoría y * Proyecto
Población estrato estadísticas del ejecutado
objetivos estrato sector
Volumen de
Equidad producción / N° * O por estrato,
beneficiarios por proyecto, etc.
sector*
Ingreso percápita Mide el esfuerzo
Progresividad de
por estrato* / económico del
tarifas
Tarifa por estrato usuario

INDICADORES GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION

FISCAL

A continuación se presentan una serie de indicadores generales que como mínimo deben
aplicarse para la evaluación de las entidades sujetas de control. Estos indicadores junto con los
específicos deben contribuir a la emisión del fenecimiento de la cuenta en el informe anual de la
evaluación a la gestión de dichas entidades. Los indicadores de eficiencia deben ser comparados
con períodos anteriores y en lo posible con estándares internos o externos.

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
GESTIÓN Y RESULTADOS
Utilidad pública: para mayor eficiencia
RENTABILIDA Evaluar a la utilidad Diferencia entre el ilustración,
D PUBLICA entidad como pública *100 valor agregado y el revisar en el
productora de / activos retorno a factores. Manual,
bienes o servicios operativos herramientas
y como usuaria y Activos para evaluar
generadora de Operativos: eficiencia
recursos públicos activos que
participan
directamente en la
producción del bien
o servicio.

72
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Valor agregado:
Diferencia entre los
ingresos operativos
y los insumos
valor intermedios
agregado
*100 / Ingresos
ingresos operacionales:
operacionale valor recibido por la
s venta
del producto o
servicio, adicionado
con otros ingresos
operativos.
valor
agregado
*100 / activos
operativos
activos
operativos
*100 /
total activos
utilidad
pública
*100 /
ingresos
operacionale
s
Nº total de
funcionarios (por
nivel): cantidad de
funcionarios de
FACTOR
cada nivel
TRABAJO:
(Directivo, asesor,
valor sueldos
profesional, técnico
y salarios
o asistencial)
*100 / Nº
Total de
Valor sueldos y
funcionarios
salarios: Monto
(por niveles)
total de la de la
nómina

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
GESTIÓN Y RESULTADOS

73
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES

Valor
valor
prestaciones
prestaciones
sociales: Monto
sociales
total de las
*100 / Nº
remuneraciones
total
establecidas por la
funcionarios
ley como
(por niveles)
Prestación social
de los funcionarios

FACTOR
CAPITAL
FINANCIER
RENTABILIDAD O:
PUBLICA capital
financiero
(total o
individual)
*100 /
ingresos
operativos o
totales

Composición
del crédito
externo e
interno
EXCEDENTE
DE Determinar los Variación de Variación de productos o eficiencia
PRODUCTIVIDA niveles de productos o servicios: Incremento o
D GLOBAL productividad servicios / decremento entre el periodo base
Variación de y el periodo en estudio, en precios
cantidad de y cantidades de los productos o
factores servicios que genera la entidad.
utilizados
Variación de cantidad de
factores utilizados: Incremento o
decremento, entre el periodo base
y el periodo en estudio, de los
insumos, factor trabajo, factor
capital, factor financiero, planta y
equipo, otros gastos operativos y
otros no operativos

74
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
su tendencia
en el tiempo
debe ser
Valor de los
decreciente
salarios y/o
Mostrar el costo en términos
prestaciones
laboral por reales si se
/ # de Valor de los
unidad de tiene en
servicios y/o salarios
servicio o de cuenta un
volumen de
producto, cambio
producción o
positivo en
ventas
la
productividad
.

GESTIÓN Y RESULTADOS
DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Valor de
presupuesto
(de inversión,
funcionamien
to, total) / #
de servicios
o volumen de
producción o
de ventas
Volumen de
EXCEDENTE producción o
DE prestación de
PRODUCTIVIDA servicios /
D GLOBAL Volumen de
los insumos
(costos)
Gastos de
funcionamien
to / usuarios
atendidos
Costo Total
por Servicio /
N° Total de
usuarios
atendidos
EXCEDENTE Activos fijos
PUBLICO operativos
revaluados
Volumen o
cantidad de
Servicios / N°
Total de
Beneficiarios
CONTROL INTERNO

75
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
No. Objetivos
logrados:
entiéndase por la
cantidad de
Se deben
objetivos cumplidos
tener en
No. Objetivos totalmente por la
Medir el grado cuenta los
logrados oficina de control
de cumplimiento objetivos que
CUMPLIMIENT O.C.I. * interno (O.C.I)
de la Oficina de se
O DE 100 / No. Eficacia
Control Interno encuentran
OBJETIVOS Objetivos
en la ejecución en ejecución
Programados No. Objetivos
de los objetivos para efectos
O.C.I. programados: son
del análisis
aquellos que se
cualitativo.
encuentran
contenidos en el
plan de la oficina de
control interno
No. Observaciones subsanadas:
entiéndase la que fue aceptada
No. por el área y conllevó una acción
Observacion correctiva.
Medir el grado
es
de eficiencia de
Subsanadas
CORRECTIVOS las áreas para Eficiencia
*100 / No. No. Observaciones formuladas:
subsanar
Observacion son aquellas que señalan en
observaciones
es forma concreta las deficiencias
Formuladas encontradas.

No. áreas
No. áreas funcionales El nivel de
Establecer el func. eval. evaluadas por desglose
porcentaje de por O.C.I. Control Interno: puede ser
AREAS
las áreas *100 / No. corresponde a las hasta procesos Eficacia
EVALUADAS
evaluadas en el áreas áreas mínimos de
período funcionales seleccionadas por acuerdo a la
de la entidad la O.C.I. entidad

No.
Reuniones
Medir el grado
efectuadas
No. DE de cumplimiento No. reuniones programadas por el
Comité C.I *
REUNIONES en la Comité de C.I. de acuerdo a la Eficacia
100 / No.
EFECTUADAS programación normatividad vigente
Reuniones
de reuniones
program. por
el Comité

CONTROL INTERNO

76
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Quejas Resueltas: Entiéndase la
Mide el Quejas
que fue atendida y subsanada
porcentaje de Resueltas
ATENCIÓN DE Quejas Justificadas: aquellas en
las quejas *100 / Eficiencia
RECLAMOS* las que existía deficiencias o
justificadas que Quejas
fallas en el servicio por parte de la
se solucionaron Justificadas
entidad.
No. De solicitudes atendidas:
No. de cantidad de solicitudes que
solicitudes obtuvieron respuesta por parte de
Mide el
atendidas * la entidad
ATENCIÓN DE porcentaje de
100 / Eficiencia
SOLICITUDES* solicitudes
No. de No. De solicitudes realizadas:
atendidas
solicitudes cantidad de solicitudes de
realizadas prestación del servicio recibidas
por la entidad
Tf: hace
referencia al
momento en que
se resuelve la
TIEMPO Se mide en
Medir el tiempo Tf solicitud.
PROMEDIO DE horas, días o Eficiencia
de atención -Tin Ti: momento en
ATENCIÓN* meses.
que se realiza una
solicitud.
n: es la cantidad
de solicitudes
*Estos indicadores además de contribuir a la evaluación del control interno, reflejan directamente
la gestión global de la entidad.

EVALUACIÓN PRESUPUESTAL

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
El presupuesto ejecutado se
Presupuesto
refiere al Valor Recaudado y a las
EJECUCIÓN Medir el grado ejecutado
Reservas más Compromisos. El
PRESUPUESTA de ejecución *100 / Eficacia
presupuesto definitivo es el
L presupuestal Presupuesto
presupuesto inicial más las
definitivo
modificaciones.
Ppto
Medir el grado definitivo -
VARIACIÓN
de eficiencia en Ppto inicial Presupuesto inicial: se refiere al
DEL Eficiencia
la planeación *100 / liquidado originalmente.
PRESUPUESTO
del presupuesto Presupuesto
inicial
RECURSO Medir la Ing. Ingresos ctes: son Aplica para
GENERADO EN capacidad de corrientes - aquellos que las Entidades Eficiencia
OPERACIÓN generación de Gtos Func.- reciben los que tienen

77
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
establecimientos
por la prestación de
un servicio, el
desarrollo de una
actividad o la
explotación de
Transf. *100 ingresos por
recursos.
recursos / Total prestación de
Ingresos servicios
Gastos de
Funcionamiento:
desembolsos para
el normal desarrollo
de las actividades
adm. y técnica
El servicio de la deuda incluye los
Mide el
Servicio de la pagos de capital, intereses,
porcentaje de
SOSTENIBILIDA Deuda * comisiones e imprevistos
los ingresos
D DE LA 100 / derivados de estas operaciones, Eficiencia
corrientes que
DEUDA Ingresos su cálculo se realiza sobre los
pueden cubrir la
Corrientes compromisos a pagar en la
deuda
vigencia.
Ingresos Totales: totalidad de
Ingresos Tot. rentas y recursos con que cuenta
SALDO Mide el déficit o - Egresos la entidad.
PRESUPUESTA superávit de la Tot. * 100 / Eficiencia
L entidad Ingresos Egresos Totales: totalidad de
Totales gastos en que incurre la entidad
para cumplir con su objeto social.
Recursos
Generados en
Operación:
representa los
Recursos
ingresos corrientes Aplica en la
Determinar el Generados
AHORRO menos los gastos Empresas
nivel de ahorro en Operación Eficiencia
CORRIENTE de funcionamiento. que generan
de las entidades - Intereses
Intereses deuda: recursos
deuda
representa un gasto
financiero por los
recursos del
crédito.
Para las entidades que generan recursos propios se puede aplicar la Metodología de Análisis de
Gestión Presupuestal que se encuentra implementada en las E.S.P.

EVALUACIÓN FINANCIERA

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Medir el Entiéndese por 'Xi
PARTICIPACIÓ Xi . Análisis Eficiencia y
porcentaje de las cuentas o
N Xi Vertical Economía
participación grupos de cuentas

78
 DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
y la sumatoria de
estas o del grupo
Análisis
Mide el Xn es la variable
Horizontal:
porcentaje de Xn - Xn-1 * del período a
se debe Eficiencia y
VARIACIÓN variación entre 100 analizar Xn-1 es
realizar a Economía
dos cuentas de 'Xn-1 la variable del
precios
distinto período período anterior
constantes.
Utilidad Neta de la
Explotación
Utilidad Neta Para
representa la
Capacidad de de la entidades
utilidad neta sin
RENTABILIDAD los activos para Explotación que generan
descontar los Eficiencia
DE ACTIVOS generar * 100 / rentabilidad o
intereses de las
rentabilidad Activos recursos
obligaciones
Totales propios
financieras.

Utilidad Neta
de la
Explotación
Determina la
* 100 /
capacidad que Ingresos totales: representan la
Ingresos
MARGEN NETO tienen los suma de los ingresos Eficiencia
Totales
ingresos para operacionales y no operacionales
generar utilidad
(Se expresa
en número
de veces)
Ingresos
Mide la rapidez
Totales / Activos totales Se sugiere
con que rotan
Activos representa los complementa
ROTACIÓN DE los activos para
Totales bienes y derechos rlo con un Eficiencia
ACTIVOS contribuir a la
Se expresa que posee la indicador
generación de
en número entidad operacional
ingresos
de veces
Ingresos
Hace
Totales del
Mide el tiempo referencia a
Período /
promedio en Cuentas por cobrar la cartera
Cuentas por
ROTACIÓN DE que la entidad promedio: (Valor generada en
Cobrar Eficiencia
CARTERA demora en inicial + valor final) / el
promedio
recaudar su 2. cumplimiento
Se expresa
cartera del objeto
en número
social.
de veces

79
 EVALUACIÓN FINANCIERA
DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Mide el tiempo Costos y Inventarios Los costos y
promedio que la gastos promedios: gastos
entidad operac. del (Valor inicial + valor
operacionale
Período / final) / 2. s hacen
Inventarios referencia al
promedios total de
ROTACIÓN DE
costos y Eficiencia
INVENTARIOS
gastos
necesarios
para la
obtención del
bien o el
servicio
Determina el Gastos Obligaciones En los gastos
costo promedio Financieros financieras financieros
de la deuda *100 / promedio: (Valor se incluyen
COSTO Obligaciones inicial + Valor Final) los gastos
FINANCIERO Financieras / 2 capitalizados Eficiencia
PROMEDIO Promedio en el período

De acuerdo a la naturaleza de las entidades auditadas se pueden aplicar los indicadores

financieros tradicionales En las Entidades que generan rentabilidad se puede aplicar la
Metodología de Análisis de Gestión Financiera, que aporta elementos para interrelacionar los
indicadores ya expuestos.

80
 EVALUACIÓN AL PLAN DE DESARROLLO

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Medir el nivel de Yi Ejecutado Yi representa Se aplica Eficacia
ejecución de los * 100 / Recursos (Dinero, independient
programas, Yi tiempo, cantidad de emente para
NIVEL DE
proyectos, Programado obra), prioridades o cada variable
EJECUCIÓN
metas en tiempo programas o
y cantidad de proyectos o metas
recursos o actividades
Medir la Costo final - Los costos se
Se puede Economía
variación de los Costo inicial pueden determinar aplicar al
costos *100 / por prioridad,
finalizar los
VARIACION DE
Costo inicial programa, proyectos o
COSTOS
proyectos, contrato para hacer
o actividad. seguimiento
periódico
Medir el 1- Población atendida Se aplica a
porcentaje de la (Población Población que nivel general
población que atendida / demanda el servicio de la Entidad
no tiene acceso Población
DÉFICIT DE Eficacia y
al servicio que
COBERTURA Equidad
demanda el
servicio) *
100

Medir en que No. de No. de usuarios Se da a nivel

porcentaje la usuarios beneficiados de contratos,
población beneficiados proyectos y
programada fue * 100 / No. de usuarios programas Eficacia y
COBERTURA
atendida No. de programados a Equidad
usuarios beneficiar
programados
a beneficiar
Medir el grado (Qe / (Te*Ce) Qe es la cantidad
Este
de eficiencia en / (Qp / ejecutada. Qp laindicador se
la ejecución de (Tp*Cp) cantidad aplica a
los programas programada. proyectos y
contratos que
EFICIENCIA EN Si el Te es el tiempo de manejen la
LA EJECUCIÓN resultado es ejecución. misma
Eficiencia
DE LOS >= 1 es unidad de
PROGRAMAS eficiente Tp el tiempo medida.
programado.
Si el
resultado es C representa el
< 1 es costo
ineficiente

81
 MEDIO AMBIENTE

DEFINICIÓN DE
NOMBRE OBJETIVO FORMULA NOTAS PRINCIPIO
VARIABLES
Comparar los Niveles de contaminación / Los
niveles de Estándares establecidos según estándares
contaminación normatividad. determinan la
INDICADORES Costos
con los calidad
BIOFÍSICOS ambientales
estándares. permisible
del agua, aire
y suelo
Evalúa el costo Costo de Repos. del Recurso
de restaurar los Natural Total
COSTOS DE Costos
recursos frente inversión del Proyecto
REPOSICIÓN ambientales
a la inversión
del proyecto
Evalúa el costo Costo de Atención a Enfermedades derivadas
de atención de Problemas Ambientales / Inversión Total
(tratamiento, en Salud
COSTO DE rehabilitación,
Costos
RESPUESTA entre otros) para
ambientales
EN SALUD restablecer la
salud afectada
por factores
ambientales.

9.8. CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE EFICIENCIA

9.8.1. INDICADORES DE RENTABILIDAD PÚBLICA

I.R.P. = Excedente Público/Activos Fijos Operativos Revaluados

Este Indicador permite:

 Medir la eficiencia operativa, a partir de la determinación del rendimiento de los activos dentro
de la operación.
 Valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad.

El criterio de evaluación de las empresas públicas difiere sustancialmente frente a las privadas,
puesto que en estas últimas la razón principal es la búsqueda de utilidades, mientras que en la
empresa pública influyen factores de diferente índole que impiden analizarlas bajo la óptica del
análisis financiero tradicional, debido a:

 Su función es social
 Las políticas de gobierno inciden en su gestión por medio de múltiples mecanismo directos e
indirectos
 Algunos rubros, contablemente representan costos para la empresa privada; para la pública
corresponden a mecanismos de distribución del superávit (impuestos, transferencias, pago de
interese y donaciones).
 Parte de los ingresos registrados en los estados financieros no corresponden a producto del
desarrollo de su objeto social, por lo tanto, se excluyen de los ingresos operativos, los

82
 dividendos y participaciones en otras sociedades, ganancias de capital, transferencias
presupuestales y utilidades en operaciones cambiarias.
 El capital de trabajo se evalúa en términos de costos de oportunidad.
 El denominador del indicador sólo tiene en cuenta los activos de operación.

9.8.2. EXCEDENTE PÚBLICO

Mide la capacidad de la entidad para generar riqueza a la sociedad, en otras palabras, el

excedente público es el beneficio neto variable.

El excedente público consta de dos partes: la generación (utilidad pública) y la distribución del
excedente total. La primera mide la eficiencia operacional en el corto plazo, y la segunda permite
observar qué agente económico es el más beneficiado con esa utilidad.

GENERACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL EXCEDENTE

Generación:
+ Producción o Ingresos de Operación (a costo de factores)
- IVA, impuestos indirectos
- Subsidios
= Producción o ingreso a precios de mercado
- Insumos intermedios
=Valor agregado (a precios de mercado)
- Sueldos y salarios (personal activo)
- Rentas y alquileres
- Costo de Oportunidad del capital de trabajo
= EXCEDENTE PÚBLICO

GENERACIÓN DEL EXCEDENTE TOTAL

+ Producción o Ingresos de Operación (a costo de factores)
- IVA, impuestos indirectos
- Subsidios
= Producción o ingreso a precios de mercado
- Insumos intermedios
=Valor agregado (a precios de mercado)
- Sueldos y salarios (personal activo)
- Rentas y alquileres
+ Otros ingresos no operacionales
= EXCEDENTE A DISTRIBUIR

DISTRIBUCIÓN DEL EXCEDENTE TOTAL

Capital: Intereses y comisiones pagados a capital de terceros

Fluctuación en cambio

Sociedad: Transferencias al sector público

Impuestos indirectos

IVA

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Otros impuestos indirectos

Otros egresos

Pensiones de Jubilación

Ahorro interno para la empresa:

Depreciación

Amortización

Provisión y Reservas

Utilidad o pérdida del ejercicio

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