Registro de Reunión Interna - Virtual

Departamento Administrativo de la Función Pública

Dependencia: Grupo de Gestión Documental
Proceso: Correspondencia
Tema: Sistema Radicación Orfeo

Fecha:  10 de junio de 2020

Hora Inicial:  9:00 a.m.
Hora Final: 10:00 a.m.
Facilitador:  Adela Barrera Ruda

Participantes:

1. Fernando Segura Restrepo Direccion de Participacion, transparencia DPTSC

2. Jennifer Calderón Méndez Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
3. Laura Pinilla Ruiz Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
4. Yenit Camargo Gómez Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
5. Diana Milena Cárdenas Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
6. Maryury castaño canoas Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
7. Adriana Vargas Tamayo Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
8. Diana Osorio Meneses Direccion de Participacion, transparencia DPTSC
9. Naurien Callejas García Grupo de Gestión Documental
10. Adela Barrera Ruda Grupo de Gestión Documental

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9516efbd29b5&tenantId=5503aac2-7a15-46af-b520-
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Agenda:

1. La importancia de utilizar la firma digital en la entidad.

2. Se hace énfasis en el estudio de las diapositivas para tener más claridad del
procedimiento en Orfeo.
3. Realizar el ejercicio con la proyección de un oficio y generar radicado de salida

Desarrollo de la reunión y conclusiones:

1. Como proyectar un comunicado de salida en el formato autorizado por calidad.

2. Como generar un radicado de salida en el sistema Orfeo.
3. Como enviar a firma del jefe de área.
4. Como realizar las modificaciones de un radicado cuando presenta inconsistencia (se
aclara la versión del formato en Word).
5. Se realiza proceso para radicación de un huérfano.
6. Se hace énfasis a los funcionarios que el uso del Orfeo es personal, que cada uno
tiene su usuario y clave para poder hacer uso de ella en el sistema Orfeo, se deja claro
el uso de la plantilla del comunicado interno aprobado por calidad.
7. Se comprometen a seguir los lineamientos del material enviado por parte del GGD
sobre el manejo del sistema Orfeo
8. Se deja estipulado en caso de requerir capacitación personalizada nos están
informando para poder agendarla.

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Versión: 01 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.
Fecha: 2020-06-01 La versión vigente reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet).
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Evidencia 1:

Evidencia 2:

Grabación:

https://web.microsoftstream.com/video/c02ace07-055e-41c8-a3fe-154453d6e288

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“Los participantes autorizan el tratamiento de sus datos personales consignados en este registro de
reuniones, de acuerdo con la ley 1581 de 2012, con el objetivo de demostrar su participación en la sesión
virtual, así mismo manifiestan y aceptan que conocen los términos y condiciones de política para el uso y
tratamiento de datos personales de la Entidad”

Esta acta electrónica equivale al registro y firma del documento en físico,

de acuerdo a la ley 527 de 1999

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