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MANUAL DE USUARIO

COORDINADOR EXTERNO
Andes SCD S.A.

(2019)
Identificador OID 1.3.6.1.4.1.31304.50.4.1.2.3
Fecha: 10/05/2019
MANUAL DE USUARIO Versión: 2.3
Clasificación Interno
COORDINADOR EXTERNO Elaboró: Coordinador de Seguridad
Revisó: Coordinador de Sistemas de Gestión
Aprobó: Gerencia

1. Objetivo
Especificar el uso de las opciones del aplicativo Coordinador Externo proporcionado a entidades con convenio
para registrar solicitudes de emisión de certificado cuya entrega del certificado se hará en Token Físico o P10.

2. Alcance
El aplicativo Panel coordinador externo es una herramienta WEB que ofrece las siguientes funcionalidades:
1. Realizar solicitud de emisión masiva de certificados
2. Enviar los documentos soporte que acreditan la identidad del solicitante
3. Consulta de seguimiento de cupos a los cuales tiene derecho.
4. Hacer seguimiento de las solicitudes que ha realizado
5. Consultar a quien se le ha emitido certificados y cuando se vencen los certificados emitidos
7. Consultar los certificados que han sido revocados

3. Requisitos previos

Certificado digital que acredite la identidad del coordinador externo Dispositivo


TOKEN para almacenar el certificado del coordinador externo

Conexión a Internet

Cuenta de acceso al aplicativo Panel coordinador externo

4. Como acceder al aplicativo panel convenios


1. Ingrese a la página https://ra.andesscd.com.co/panelcoordinador/ usando navegador Mozilla Firefox o
Google Chrome
2. En autenticación con OpenID escriba: https://www.andesscd.com.co/auth/openid.php y haga clic en el
botón Autenticar
3. Seleccione alguna de las siguientes opciones según el medio donde tiene almacenado el certificado de
acceso al aplicativo

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Certificado Seleccione esta opción si su certificado se encuentra en formato “Token Virtual” y previamente ha recibido un
Custodiado correo electrónico por parte de ANDES SCD, en el cual se indica usuario y contraseña de ingreso al panel de
coordinador externo.
Seleccione esta opción si ha instalado el certificado P12 en el almacén de certificados de Windows o si su
Almacén de certificado se encuentra en un dispositivo TOKEN
certificados a. Haga clic en el botón Almacén de certificados
b. Observe que se presenta la lista de los certificados que tiene instaladas en el almacén de Windows
c. Seleccione su certificado
d. Ingrese PIN de su dispositivo TOKEN

Seleccione esta opción para ingresar directamente con el certificado P12


a. Haga clic en el botón P12
b. Haga clic en examinar
P12
c. Ubique el certificado en formato P12 asociado a su cuenta de usuario
d. Escriba la contraseña del P12 (suministrada vía email por Andes SCD)
e. Haga clic en el botón Entrar

Recomendaciones:
- El uso del certificado digital y de la cuenta de usuario en el aplicativo es personal e intransferible. El
coordinador externo es responsable del uso que se dé a su cuenta de usuario.
- Renovar el certificado que acredita su identidad de coordinador externo cuando este próximo a
caducar para continuar usando el aplicativo sin contratiempos.

4. Sí ingresa con la opción Certificado Custodiado


a. Seleccione tipo de documento
b. ingrese número de documento
c. ingrese pin de acceso.

Nota: toda la información solicitada, se recibe mediante un correo electrónico emitido por ANDES SCD.
Verifique que los datos sean correctos y continué.

d. De clic en la opción “entrar”

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5. Sí ingresa con la opción Almacén de certificados, se presenta interfaz para ejecutar agente de autenticación

a. Haga clic en el botón Descargar


b. Se descarga o se solicita abrir el archivo AgenteAutenticacion.jar, seleccione abrir con Java y
haga clic en Aceptar
c. Se presenta advertencia de seguridad para ejecutar la aplicación. Marque acepto los riesgos y
deseo ejecutar esta aplicación y haga clic en Ejecutar
d. Espere hasta que se abra interfaz Agente de autenticación Andes SCD.
e. Copie el código generado en el punto 3 de la interfaz de ejecutar servidor, y péguelo en el agente de
autenticación

f. En el agente de autenticación de clic en conectar.


g. Haga clic en el botón Verificar
h. Seccione su certificado e ingrese el pin del token

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6. Si el certificado digital seleccionado está vigente y acredita su condición como coordinador externo se presenta la
interfaz de acceso al aplicativo donde debe ingresar la clave de su cuenta que se le informó vía correo electrónico

5. Como registrar solicitudes de emisión de certificado


A continuación, se describe el procedimiento para radicar solicitudes de emisión de certificados de firma digital
1. Reúna la siguiente información de cada persona según el tipo de certificado a solicitar:

Information Tipo de certificado


Pertenencia a Representante Persona Función Facturación
empresa legal jurídica publica electrónica
Tipo y número de documento de
identificación de la persona para quien se X X X X X
solicita el certificado.
Nombres y apellidos completos de la
X X X X X
persona para quien se solicita el certificado.
Departamento y Municipio donde reside la
X X X X X
persona para quien se solicita el certificado
Domicilio de la persona para quien se
X X X X X
solicita el certificado
Teléfono de la persona para quien se solicita
X X X X X
el certificado
Correo electrónico de la persona para quien
X X X X X
se solicita el certificado
Datos de la entidad a la cual está vinculada Aplica solo
la persona para quien se solicita el X X X X para persona
certificado jurídica
Cargo de la persona en la entidad X X X X No aplica
Unidad organizacional a la cual está
vinculada la persona en la entidad. Ej. X X X X X
Gerencia, Financiera, Administrativa
Sucursal de la persona jurídica (aplica para
certificado de facturación electrónica – No aplica No aplica No aplica No aplica X
Persona jurídica)
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Nombre organización que ofrece productos o


servicios (aplica para certificado de No aplica No aplica No aplica No aplica X
facturación electrónica – persona natural )
Documentos soporte
Ver en la PC vigente del tipo de certificado
X X X X X
los documentos que deben enviarse a Andes
SCD para acreditar identidad

2. Escanee la documentación soporte de cada solicitante y proceda a comprimirlos en formato zip (un zip por
cada solicitante).
Recomendaciones:
- Para optimizar el envío de la información procure que cada zip tenga máximo un tamaño de 2 megas.
- Si en RUT de la entidad lo ha enviado anteriormente puede omitir el envío de este en las siguientes
solicitudes.
3. Ingrese al aplicativo panel coordinador externo y haga clic en el menú Solicitar – Emisión de certificado
4. Seleccione el Tipo de Certificado que va a solicitar y revise la cantidad de cupos que tiene disponibles
5. Haga clic en el botón Definir datos de la entidad y diligencie la siguiente información
Datos de la entidad
a. Seleccione el Tipo de documento NIT
b. Escriba el Número de documento sin puntos y sin digito de verificación y haga clic en
c. Observe que el sistema trae los datos de la entidad en caso de estar registrada.
d. Si l a entidad no está registrada diligencie el nombre de la entidad (razón social), país,
departamento, municipio, domicilio, teléfono e email como aparece en el RUT.
Datos de vigencia y forma de entrega del certificado
a. Seleccione el tiempo de vigencia del certificado
b. Seleccione la fecha en que desea sea emitido el certificado de firma digital. La fecha debe ser
posterior o igual a la fecha actual.
c. Seleccione la forma de entrega del certificado
Notas
- Si selecciona el formato de entrega PKCS10 debe adjuntar el CSR de cada persona en el ZIP de
documentos soporte
- Si selecciona el formato de entrega TOKEN se asume que el municipio y dirección donde se debe
entregar el TOKEN es el diligenciado en los datos de la persona.

d. Seleccione la plataforma de interacción desde la cual será usado el certificado

6. Diligencie los datos de las personas para quienes solicitara la emisión del certificado de firma digital.
A continuación describimos 2 formas de hacerlo:

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Forma 1: Diligenciar directamente en el aplicativo los datos de cada solicitud


Realice el siguiente paso por cada persona vinculada a la entidad:
▪ Seleccione el Tipo de documento de identificación
▪ Escriba el número de identificación de la persona sin puntos
▪ Escriba los nombres de la persona como figura en la cédula (En mayúscula)
▪ Escriba los apellidos de la persona como figura en la cédula (En mayúscula)
▪ Seleccione el país, departamento y municipio donde reside la persona
▪ Escriba el domicilio de la persona (donde se entregará el Token)
▪ Escriba el teléfono de contacto
▪ Escriba el email de la persona
▪ Escriba la unidad organizacional. Si el certificado es para SIIF Nación escribir SIIF nación en
unidad organizacional.
▪ Escriba el cargo de la persona en la entidad. El cargo debe coincidir con el acreditado en los
documentos soporte.

Una vez haya diligenciado los datos de todas las personas proceda a vincular a cada una el ZIP con los
documentos soporte que acreditan la identidad. Haga clic en el icono de cada solicitante para
vincularle su respectivo archivo zip.
Forma 2: Importar archivo de Excel con los datos de N solicitudes
Abra Excel o Openoffice y diligencie la información de las N solicitudes con la siguiente estructura: Columna
1: Escriba 1 si el documento es CC, 3 si es CE, 4 si es NUIP y 5 si es TI
Columna 2: Escriba número de identificación sin puntos
Columna 3: Escriba nombres completos como aparece en la cédula (en mayúscula) Columna
4: Escriba apellidos completos como aparece en la cédula (en mayúscula) Columna 5: Escriba
el código del municipio. 11001 es Bogotá, ver códigos DANE municipios Columna 6: Escriba el
domicilio de la persona (donde se entregará el Token)
Columna 7: Escriba el teléfono de contacto
Columna 8: Escriba el email de la persona
Columna 9: Escriba la unidad organizacional. Si el certificado es SIIF Nación escribir SIIF NACION Columna
10: Escriba el cargo de la persona en la entidad. El cargo debe coincidir con el acreditado en los
documentos soporte. Para el tipo de certificado de facturación electrónica esta columna es usada para
informar la sucursal en caso de persona jurídica o el nombre de la organización que ofrece productos o
servicios en caso de persona natural.

Una vez tenga diligenciada la información de las N personas proceda a guardar el archivo con formato
CSV separador de columnas ‘;’.
Cargue el archivo en el aplicativo haciendo clic en el botón Importar datos personas y ubique el
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archivo con extensión csv con la estructura expuesta anteriormente y cárguelo.


Observe que en la interfaz carga la información que diligencio en el archivo csv. En caso de tener
inconvenientes con este proceso contactemos mediante el sistema de Tickets OTRS y adjunte el archivo
para detectar la causa de la inconsistencia.
Una vez haya cargado los datos de todas las personas proceda a vincular a cada una el ZIP con los
documentos soporte que acreditan la identidad. Haga clic en el icono de cada solicitante para
vincularle su respectivo archivo zip.
7. Haga clic en el botón Registrar solicitudes y espere a recibir mensaje de confirmación del registro. Las
solicitudes enviadas a Andes SCD entran a estudio y si cumple con los requisitos se procede a emitir el
certificado de firma digital.
8. Cada una de las personas para quienes se ha solicitado emisión certificado por este medio reciben
mensaje de correo electrónico con indicaciones para ver los términos y condiciones del servicio y un
enlace para aceptarlos. La solicitud de emisión de certificado queda en espera hasta tanto el solicitante no
acepte los términos y condiciones del servicio.

6. Consultar solicitudes de emisión de certificado


Permite consultar las solicitudes de emisión de certificado enviadas por la entidad con convenio mediante uso
del aplicativo panel de coordinador externo, conocer el estado actual de la solicitud (En espera, Aprobada,
Rechazada) y las observaciones del supervisor de Andes SCD delegado para estudiar la solicitud y determinar si
cumple los requisitos establecidos en la política de certificación.
1. Ingrese a la opción Consultar – Solicitudes de emisión
2. Diligencie al menos uno de los siguientes filtros para realiza la consulta:

Filtro Observaciones
Seleccione el tipo de certificado en particular. Ej. Pertenencia a empresa,
Tipo de certificado
Representante legal, Función Pública, Facturación electrónica o Todos
Seleccione el periodo de fechas en que se envió la solicitud de emisión de certificado a
Fecha de solicitud
Andes SCD
Solicitud Escriba el número de turno con el cual se radico la solicitud
Cliente Seleccione el tipo de identificación del cliente, la identificación o el nombre
Seleccione alguna de las siguientes opciones:
a. Todos
Estado solicitud b. En espera
c. Rechazada
d. Aprobada
Vigencia Seleccione la vigencia del certificado. Ej. 1 año, 2 años, Todos
Seleccione la cuenta de usuario del coordinador externo desde la cual se envían las
Coordinador externo
solicitudes de emisión de certificado o seleccione todos

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3. Marque opcionalmente generar PDF o CSV


4. Haga clic en el botón
5. Observe que se presentan los siguientes resultados de la consulta:

Resultado Observaciones
Solicitud Web Numero de turno asignado a la solicitud de emisión de certificado.
Fecha Es la fecha en que se recibió la solicitud de emisión de certificado
Tipo certificado Es el tipo de certificado solicitado

Es el nombre e identificación de la persona natural para quien se solicita la emisión del


Solicitante
certificado
Empresa Es la razón social de la entidad a la cual está vinculada la persona natural de la solicitud
Es el estado actual de la solicitud. Pueden existir 3 estados:
1. Solicitud en espera: Son solicitudes en espera de estudio por parte de supervisor de
Estado Andes SCD
2. Solicitud aprobada: Son las solicitudes aprobadas para emisión de certificado
3. Solicitud rechazada: Son las solicitudes rechazadas porque no cumplen requisito
Entidad convenio Entidad con convenio para uso del aplicativo panel coordinador externo
Coordinador externo Coordinador externo que tramito la solicitud de emisión de certificado
En las observaciones el supervisor indica el resultado del estudio de la solicitud
Observaciones justificando la razón por la cual la solicitud fue rechazada, aprobada o aún está en
espera.
6. Haga clic en el enlace Abrir PDF o Abrir CSV

7. Consultar certificados emitidos tramitados por Panel coordinador externo


Permite consultar los certificados emitidos que han sido tramitados por la entidad con convenio desde el Panel
coordinador externo y conocer su estado actual (Vigente, Caducado o Revocado)
1. Ingrese a la opción Consultar – Certificados emitidos
2. Diligencie al menos uno de los siguientes filtros para realiza la consulta:

Filtro Observaciones
Seleccione el tipo de certificado en particular. Ej. Pertenencia a empresa,
Tipo de certificado
Representante legal, Función Pública, Facturación electrónica o Todos
Seleccione periodo de fechas para ubicar los certificados que fueron emitidos en ese
Fecha de emisión
periodo
Serial Serial en hexadecimal del certificado emitido. Ej. 37:67:C5:D3:94:4C:12:3B
Cliente Seleccione el tipo de identificación del cliente, la identificación o el nombre

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Seleccione alguna de las siguientes opciones:


a. Todos
Estado del certificado b. Caducado (color naranja)
c. Revocado (color rojo)
d. Vigente
Vigencia Seleccione la vigencia del certificado. Ej. 1 año, 2 años, Todos
Seleccione la cuenta de usuario del coordinador externo desde la cual se envían las
Coordinador externo
solicitudes de emisión de certificado o seleccione todos
Solicitud Escriba el número de turno con el cual se radico la solicitud del cliente
Fecha de caducidad Seleccione periodo de fechas para ubicar los certificados que caducan en ese periodo.

Marque opcionalmente generar PDF o CSV


3. Haga clic en el botón
4. Observe que se presentan los siguientes resultados de la consulta:

Resultado Observaciones
Serial Serial del certificado en formato hexadecimal
Fecha de emisión Es la fecha en que fue emitido el certificado
Fecha de caducidad Es la fecha en que pierde vigencia el certificado.
Tipo certificado Es el tipo de certificado solicitado
Solicitante Es el nombre e identificación de la persona natural para quien se emitió el certificado
Empresa Es la razón social de la entidad a la cual está vinculada la persona natural
Coordinador externo Coordinador externo que tramito la solicitud de emisión de certificado
Es el estado actual de la solicitud. Pueden existir 3 estados:
1. Vigente: Certificado que puede ser usado para firmar
2. Caducado: Certificado que perdió vigencia por tiempo y no puede ser usado para
Estado
firmar
3. Revocado: Certificado que perdió vigencia por revocación y no puede ser usado
para firmar

5. Haga clic en el enlace Abrir PDF o Abrir CSV


8. Consultar certificados revocados tramitados por Panel coordinador externo
Permite consultar los certificados emitidos que han sido tramitados por la entidad desde el aplicativo panel de
coordinador externo y que su estado actual es revocado.
1. Ingrese a la opción Consultar – Certificados revocados
2. Diligencie al menos uno de los siguientes filtros para realiza la consulta:

Filtro Observacione
Serial s Ej. 37:67:C5:D3:94:4C:12:3B
Serial en hexadecimal del certificado emitido.

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Seleccione periodo de fechas para ubicar los certificados que fueron revocados en ese
Fecha de revocación
periodo
Seleccione el tipo de certificado en particular. Ej. Pertenencia a empresa,
Tipo de certificado
Representante legal, Persona natural o Todos
Cliente Seleccione el tipo de identificación del cliente, la identificación o el nombre
Fecha de emisión Es la fecha en que fue emitido el certificado
Seleccione Todos o una causal en particular. Ej. Reemplazado, compromiso de la llave,
Causal de revocación
Cancelación de privilegios, etc.
Solicitud Escriba el número de turno con el cual se radico la solicitud del cliente
Seleccione la cuenta de usuario del coordinador externo desde la cual se envían las
Coordinador externo
solicitudes de emisión de certificado o seleccione todos

Marque opcionalmente generar PDF o CSV


3. Haga clic en el botón
4. Observe que se presentan los siguientes resultados de la consulta:

Resultado Observaciones
Serial Serial del certificado revocado en formato hexadecimal
Fecha de emisión Es la fecha en que fue emitido el certificado
Fecha de caducidad Es la fecha en que pierde vigencia el certificado.
Fecha de revocación Es la fecha en que el certificado fue revocado
Causal Es la causal de revocación informara para el certificado
Tipo certificado Es el tipo de certificado solicitado
Es el nombre e identificación de la persona natural para quien se emitió el
Solicitante
certificado
Empresa Es la razón social de la entidad a la cual está vinculada la persona natural
Coordinador externo Coordinador externo que tramito la solicitud de emisión de certificado

5. Haga clic en el enlace Abrir PDF o Abrir CSV


9. Estadística de cupos disponibles para el coordinador externo
Permite al coordinador externo conocer cuántos cupos disponibles tiene para tramitar solicitudes de emisión de
certificado.
1. Ingrese a la opción Estadísticas – Cupos disponibles
2. Se presenta grafica circular con la cantidad de cupos disponibles por tipo de certificado, Al mover el mouse
sobre la gráfica se detalla la cantidad de cupos disponibles
Debajo de la gráfica se presenta el detalle de los cupos que le han sido asignados indicando:
a. Tipo de certificado
b. Fecha asignación del cupo
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c. Cantidad de cupos asignados


d. Cupos disponibles
3. Haga clic sobre la cantidad de cupos asignados para ver:
a. Cuantos cupos están disponibles
b. Cupos usados donde la solicitud está en tramite
c. Cupos usados donde el certificado está vigente
d. Cupos usados donde el certificado está caducado
e. Cupos usados donde el certificado está revocado

10. Control de Cambios

Versión Fecha Detalle Responsable


1.0 19/10/2012 Versión inicial del documento Coordinador de seguridad
2.0 05/07/2016 Se elimina dirección de Andes SCD en el documento Coordinador de seguridad
2.1 09/02/2017 Se actualiza la estructura del documento según lo Coordinador de seguridad
estipulado en el procedimiento Gestión Documental OID
1.3.6.1.4.1.31304.100.6.10, soportado en los requisitos
de la Norma ISO 9001:2015.
2.2 12/07/2017 Nueva versión del aplicativo panel coordinador. Se Coordinador de seguridad
cambió skin, se incluyó autenticación con openid, se dio
soporte para tramitar solicitud de certificado para
facturación electrónica y se implementó nueva versión
de consulta y estadística de cupos
Se añade opción “certificado custodiado” para el Coordinador de
ingreso al panel de coordinador externo. Operaciones TI
2.3 10/05/2019
Se actualiza instrucciones en el proceso de
autenticación.

11. Firmas

Elaboración Revisión Aprobación


Coordinador de seguridad Coordinador Sistemas de Gestión Gerente General

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