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ABENGOA PERU

Procedimiento

Operativo General

Título:
Auditorías Internas.

Procedimiento: POG-00/0000-11
Versión: 08
Fecha: 03/11/11

Elaborado Por:
Jorge Zapata Delgado – Responsable de Calidad.

Revisado Por:
Juan Cabañas Olivos – Jefe de Calidad y Medio Ambiente.
David Banda Garcés – Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional.

Aprobado Por:
Agustín Nerguizian de Freitas – Gerente General

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Procedimiento: POG-00/0000-11
Auditorías Internas
ABENGOA PERU Versión 08 Fecha: 03/11/11
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Hoja de Motivo de Cambios

Versión Fecha Motivo del Cambio


Inclusión de aspectos vinculados a la seguridad y salud ocupacional y el
03 30/06/06
medio ambiente.
Inclusión de Hoja de Motivo de Cambios (página 2).
04 09/06/08 Actualización del procedimiento a la norma OHSAS 18001:2007.

05 08/04/09 Cambio en el punto 4.1, 4.3, 4.5, 4.6 y adición de anexos.


Inclusión de GEI en las auditorias.
06 10/08/09 Inclusión de áreas de mejora en el informe de auditorias.
Inclusión del anexo 3. Formato de cierre de reunión.
Modificación del punto 4.5.
07 27/09/10 Adición del anexo 2: Plan de Auditorias para Obras.
Adición del anexo 3: Lista de Verificación.
Se revisa el objetivo del presente procedimiento (apartado 1.0).
Se incluyen definiciones (apartado 3.0).
Se incluyen los principios de un auditor (apartado 5.2).
08 03/11/11 Se cambia el encabezado referido a planificación y programación (apartado
5.1).
Se actualizan alcance de los documentos a preparar, antes de la realización de
una auditoría (apartado 5.3).

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Índice

1.- Objetivo

2.- Definiciones

3.- Campo de aplicación

4.- Documentación de referencia

5.- Desarrollo

5.1.- Programación

5.2.- Calificación de auditores

5.3.- Preparación de los documentos antes de la auditoría

5.4.- Realización de la auditoría

5.5.- Informe de la auditoría

5.6.- Calificación de la auditoría realizada

5.7.- Seguimiento de la acción correctiva

5.8- Visitas de seguimiento

6.- Equipos, documentos y medios

7.- Seguridad y salud en el trabajo

8.- Medio ambiente

9.- Responsabilidades

10.- Anexos

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Auditorías Internas
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1.- Objetivo

Describir la metodología para realizar las auditorías internas a los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo e inventario GEI.

2.- Definiciones

 No Conformidad. Incumplimiento de un Requisito.


 Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para determinar el grado
en que se han alcanzado los requisitos de un determinado sistema de gestión.
 Evidencias. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
 Lista de Verificación. Listado de requisitos que un sistema de gestión de acuerdo a
norma establecida, el cual se aplica tanto en las auditorías internas como en las visitas de
seguimiento para verificar el cumplimiento.
 Programa de Auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período
de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
 Plan de Auditoría. Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.

3.- Campo de aplicación

Este procedimiento aplica los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y
salud en el trabajo e inventario GEI, tanto a nivel de proyectos como en Sede Central.

4.- Documentación de referencia

 Norma ISO 9001:2008, apartado 8.2.2 Auditoría Interna.


 Norma ISO 14001:2004, apartado 4.5.5 Auditoría Interna.
 Norma OHSAS 18001: 2007, apartado 4.5.5 Auditoría Interna.
 Manual del Sistema Integrado de Gestión, capítulo 8.

5.- Desarrollo

5.1.- Programación

Programa Anual de Auditorias. El programa será elaborado tanto por el Dpto. de Calidad
y MA como por el Dpto. de SSO y, se aprobará en el primer bimestre del año.

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Las unidades organizativas a auditar, las fechas y la designación de los equipos auditores
serán determinados por el Jefe de Calidad y Medio Ambiente, y por el Jefe de Seguridad
y Salud Ocupacional, tomando en cuenta el estado y la importancia de los procesos, las
áreas a auditar y los resultados de auditorias anteriores.

Visitas de Seguimiento. En el mismo Programa Anual de Auditorías, se incluirán las


Visitas de Seguimiento, las cuales se realizarán con el fin de apoyar al equipo de la U.O.
en la implementación de cada sistema de gestión, capacitar y en general orientar al
equipo de la U.O. y darle seguimiento a las acciones correctivas tomadas respecto a
auditorías anteriores.

En todos los proyectos se deben realizar visitas de seguimiento antes del inicio de la
etapa de ejecución, a fin de asegurar que los sistemas se encuentren adecuadamente
implementados.

5.2.- Calificación de auditores

Los equipos que sean designados para realizar las auditorias, deberán estar integrados con
auditores independientes de las áreas a auditar y calificados de acuerdo con los siguientes
requisitos:

 Haber cursado al menos, estudios secundarios.


 Haber recibido formación específica sobre las normas ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001, por lo menos 9 horas por norma; y formación de por lo menos 16
horas en auditoría interna.
 En el caso del inventario GEI, se requiere tener conocimiento de la norma corporativa
NOC 05/003: Inventario de Emisiones de GEI.
 Asimismo, haber participado como observador en dos auditorías internas.

La designación, calificación y evaluación de los auditores será responsabilidad de los


Jefes de los Dpto. de Calidad y MA y Dpto. de Seguridad y Salud Ocupacional de Sede
Central.

5.3.- Preparación de los documentos antes de la auditoría

Toda auditoría deberá ser estudiada y preparada por el jefe del equipo auditor, de acuerdo
con la unidad organizativa a auditar.

El jefe del equipo auditor, según corresponda, realizará o delegará en su equipo las
siguientes etapas de preparación:

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Recopilación de la información necesaria. Recabar los informes de las auditorías internas


y actas de visita de seguimiento previas, referidas a la Unidad Organizativa a la cual se
intervendrá. Así mismo, revisar el estado de los IRP y AM abiertos pertenecientes a esta
U.O.

Elaborar un Plan de Auditoría. De acuerdo a las coordinaciones realizadas con el jefe de


la U.O. a auditar, se elaborará un plan de auditoría, cuyo alcance incluirá las fechas, áreas
a visitar, personal a entrevistar entre otros aspectos (ver anexo 2).

Este documento deberá ser enviado al jefe de la U.O. antes de la visita.

5.4.- Realización de la auditoría

Reunión Inicial. La auditoría comenzará con una reunión inicial con la jefatura de la
U.O., de acuerdo a la siguiente agenda:

 Presentar al Equipo Auditor al personal perteneciente a la U.O.


 Comentar el alcance de la auditoría, describiendo las actividades a realizar en forma
general.
 Fijar la fecha y hora de la reunión final de ambas partes.

Recolección de Evidencias. Durante el desarrollo de la auditoria, se obtendrán evidencias


a través de entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y situaciones
en las diferentes áreas.

Hallazgos de la Auditoría. Los auditores tomarán nota de las no conformidades detectadas,


describiéndolas en forma clara, concreta y citando las pruebas que respalden dicha no
conformidad (foto, código del documento, fecha, involucrado, etc.).

El auditor hará uso de las Listas de Verificación (ver anexo 3) con las cuales comparará los
requisitos de cada norma con respecto a los sistemas de gestión implementados en la U.O.

Durante la realización de la auditoria, el jefe del equipo auditor, con el acuerdo del
auditado, puede realizar cambios en los planes y en las tareas de los auditores, si fuese
necesario para alcanzar los objetivos de la auditoria.

Reunión Final de la Auditoría. Antes de dar por finalizada la auditoria, el equipo auditor se
reunirá con el responsable de la U.O., los responsables de los procesos / áreas auditadas con
el objetivo de presentar las desviaciones encontradas (no conformidades y observaciones) en
los sistemas revisados a lo largo de la auditoria y asegurar que se entiendan claramente sus
resultados.

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Para ello, se elaborará un Acta de Cierre de Auditoría, la cual deberá de estar firmada por
todas las personas que hayan participado de esta reunión, de acuerdo a la elección del jefe
de la U.O. (ver anexo 4).

Para cada no conformidad u observación escrita en el acta, se debe de asegurar que el


alcance de la misma sea claro, no haya posibilidad de más de una interpretación, y que
contenga la descripción clara de los sustentos para la no conformidad u observación
encontrada.

Una copia de esta acta se le entregará al jefe de la unidad organizativa, y el original se


quedará con el equipo auditor.

5.5.- Informe de la auditoría

Una vez finalizada la auditoria se preparará el informe de la misma, de acuerdo a formato


establecido (ver anexo 5). El informe contendrá lo siguiente:

 Fecha de la realización de la auditoría y de la realización del Informe de Auditoría.


 Objetivo y alcance de la auditoria.
 Nombre del área, proyecto o gerencia auditada.
 Nombre y Apellidos del equipo auditor, incluyendo cargos.
 Nombre y apellidos de las personas de la U.O., que han sido auditadas, indicando cuál
es su puesto en la empresa.
 Descripción de las No Conformidades y Observaciones detectadas.
 Puntos fuertes y áreas de mejora encontrados.

El Informe de la Auditoría se emitirá en un plazo máximo de 7 días luego de concluida la


auditoría, y deberá ser remitido al responsable de la U.O. auditada con copia al gerente de
la misma.

Luego de enviado el informe de auditoría se abrirán los IRP correspondientes, en caso


existan, para cada no conformidad, en un plazo máximo de 7 días posteriores al envío del
documento.

5.6.- Calificación de la auditoria realizada

Adicionalmente cada U.O. auditada recibirá una calificación con el fin de poder
establecer comparaciones ente ellas.

La calificación consistirá en verificar el cumplimiento de requisitos por sistema de


gestión, cuyo documento a utilizar será la Lista de Verificación con la cual el equipo
auditor realizará la auditoría (ver anexo 3).

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5.7.- Seguimiento de la acción correctiva

El responsable de cada U.O. auditada debe realizar el estudio de cada no conformidad y


tomar las acciones necesarias para corregirla y para eliminar sus causas. Todo ello se
documentará en la aplicación informática de IRP/AM.

El equipo auditor verificará que las acciones correctivas sean las adecuadas.

Los coordinadores de calidad, medio ambiente ó seguridad de cada U.O., dependiendo de


la no conformidad, serán los encargados de hacer seguimiento a estas acciones para el
cierre de los IRP/AM.

5.8.- Realización de la visita de seguimiento

La visita de seguimiento comenzará con una reunión inicial con la jefatura de la


obra, área o gerencia, de acuerdo a la siguiente agenda:

 Presentar al equipo que realizará la visita de seguimiento al personal perteneciente a


la U.O.
 Comentar el alcance de la visita de seguimiento, describiendo las actividades a
realizar en forma general.
 Fijar la fecha y hora de la reunión final por ambas partes para informar lo realizado
y describir los temas pendientes de implementar.

Las actividades a desarrollar en esta visita de seguimiento serán las siguientes, sin
que las mismas sean limitativas.

 Revisar la documentación del sistema de gestión en cuestión para revisar qué puntos o
temas puedan estar desviados con respecto a los requerimientos, estándares o
requisitos establecidos.
 Visitar los frentes de área, de trabajo, para revisar la realización de las actividades y
asegurar donde habrían desviaciones con respecto a los procedimientos y estándares
establecidos.
 Entrevistarse con parte del personal tanto administrativo como personal directo, para
establecer el nivel de cultura organizacional que posee, el conocimiento de los
procedimientos, uso de aplicaciones corporativas.
 Generar capacitaciones en temas relacionados a las funciones y/o responsabilidades
del personal, así como de los sistemas de gestión a fin de reforzar los mismos.
 Coordinar reuniones con el personal a fin de resolver dudas, problemas presentados,
desviaciones en los procesos, con el objetivo de poder alinearlas a los procedimientos
y estándares de la organización.

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Al final de la visita, se realizará una reunión con el jefe de la unidad organizativa y con
los colaboradores que este designe a fin de exponer las desviaciones encontradas y las
tareas pendientes a realizar (acciones correctoras) a fin de alinear los procesos o
actividades a los procedimientos o estándares.

Para cada desviación escrita en el acta (ver anexo 6), se debe de asegurar que el alcance
de cada una sea claro, no haya posibilidad de más de una interpretación, y que contenga
la descripción de los sustentos.

Una copia de esta acta se le entregará al jefe de la unidad organizativa, y el original


se quedará con el equipo auditor. Estarán las firmas de todos los asistentes a dicha
reunión.

Para la siguiente visita de seguimiento a realizar o auditoría, se verificará que las


observaciones hayan sido levantadas.

6.- Equipos, documentos y medios

Se considerarán los siguientes recursos para la realización de este procedimiento:

 LapTop para ser usadas y trasladas por el equipo auditor al sitio requerido para la
realización de la auditoría o visita de seguimiento.

7.- Seguridad y Salud Ocupacional

El equipo auditor para las veces que audite o visite los frentes de trabajo en las obras, deberá
de usar los siguientes equipos de protección personal.

 Charlas de seguridad. En caso sea solicitado, se recibirá una charla de inducción ya sea por
parte de la obra, o por parte del cliente.
 Casco. En el caso de haber presencia de vientos, usa barbiquejo.
 Lentes de seguridad, oscuros o claros.
 Botines de seguridad. Los cuales deberán de cumplir las normas o estándares de seguridad.
Y de acuerdo al sitio a visitar (para el caso de sub estaciones eléctricas deberá de usarse
botines dieléctricos).
 Guantes. En caso que la ocasión amerite. Estos EPP’s podrán ser solicitados al almacén de
obra.

8.- Medio ambiente.

No aplica.

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9.- Responsabilidades

Se deberá de cumplir lo siguiente:

 Es responsabilidad de cada auditor el cumplir con lo estipulado en el apartado 5.2.


Calificación de auditores.
 Es responsabilidad de cada auditor el cumplir los plazos previstos para el envío del Plan
de Auditoría, Informe de Auditoría y apertura de los IRP.
 Es responsabilidad del Jefe de la U.O., el brindar los recursos y facilidades a fin de poder
realizar tanto las auditorías o visitas de seguimiento programadas.
 Es responsabilidad del jefe de la U.O. atender las observaciones y no conformidades
descritas en el informe de auditoria o acta de visita de seguimiento a fin de poder
resolverlas en coordinación con sus colaboradores.

10.- Anexos

- Anexo 1. Programa anual de auditorías y visitas de seguimiento.

FPOG-00-0000-11-0
1.xls

- Anexo 2. Plan de auditoría.

FPOG-00-0000-11-0
2.xls

- Anexo 3. Listas de verificación.

FPOG-00-0000-11-0
3.xls

- Anexo 4. Acta de cierre de auditoría.

FPOG-00-0000-11-0
4.xls

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- Anexo 5. Informe de auditoría.

FPOG-00-0000-11-0
5.xls

- Anexo 6. Acta de visita de seguimiento.

FPOG-00-0000-11-0
6.xls

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