Diseño de consultas en Access

Diseñar consultas simples de una única tabla

Para familiarizarnos con el procedimiento que se debe seguir para realizar el diseño
de consultas. Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una
única tabla.
Imaginemos que va a poner en promoción varios de los productos que ofrece una
empresa, pero solo se quiere enviar un correo con esta información a las personas
que viven en Ocaña, ya que son los clientes que más visitan la empresa. Lo que
quiere decir, que se necesita ver una lista solo con los clientes que viven en esta
ciudad.
Esta consulta sería la aplicación de un filtro, ya que la consulta de una única tabla
es solo un filtro avanzado aplicado a la misma.
Veamos a continuación como se diseña.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:
Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de
opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:
Access abrirá la vista Diseño de consulta.
Verá que en la pantalla aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar tabla. Allí, verá una lista
con el nombre de cada una de las tablas de tu
base de datos. Selecciona la tabla en la que
deseas ejecutar la consulta y, luego, haga clic
en el botón Agregar.
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de
relación de objeto. Allí, verá una lista con los nombres de los campos de la tabla.
Haga doble clic sobre los campos que considere que van a arrojar los datos que
desea que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a
informar sobre la promoción a personas que viven en Ocaña. Por ello, se va a incluir
los campos: Nombres, Apellidos, E- Mail y Ciudad.

Paso 4:
Establecer los criterios de búsqueda. Para ello, haga clic en la
fila Criterios del campo que desea filtrar. Al escribir los criterios en más de un
campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios
fijados por usted. Debe tener en cuenta que a la hora de escribir los criterios, estos
deben ir entre comillas como por ejemplo "Ocaña".

Paso 5:
Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haga clic en el
botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones de Herramientas de
Consulta.
Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrarán en la vista Hoja de datos, que es
parecida a una tabla. Si desea guardar esta consulta, haga clic en el
comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso
rápido, cámbiale el nombre y haga clic en el botón Aceptar.

Diseñar consultas en múltiples tablas

Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tiene idea de lo que
está tratando de encontrar y cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla
puede ser muy simple, pero a medida que pasa el tiempo podrá construir consultas
más complejas por lo que tendrá que planificar esta con anticipación.

¿Cómo planear una consulta?

Cuando va a planificar una consulta que utiliza más de una tabla, debe realizar los
cuatro pasos que verá a continuación:
1. Establecer claramente lo que desea saber. Si pudiera pedir una pregunta
a su base de datos ¿cuál sería? La creación de una consulta es más complicado
que hacer una pregunta simple, debe saber exactamente que desea preguntar para
construir una consulta útil.

2. Identifique los campos que contienen la información que desea que

aparezca en los resultados de la consulta.

3. Localice los campos de información que desea incluir en la consulta, es

decir, busque qué en la tabla se encuentre cada uno de esos campos.

4. Determine lo criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para

ello, piense en la pregunta que hizo en el primer paso. ¿Qué campos va a necesitar
para buscar la información específica?¿Qué información busca?¿Cómo va a
buscarla?

Crear consultas en múltiples tablas

Después de planear la consulta, pode empezar a diseñarla y ejecutarla. Si ha creado

una planeación escrita para ésta, asegúrese de dirigirse a ella a medida que vaya
diseñando la búsqueda.

Pasos para crear una consulta en múltiples tablas

Paso 1:
Seleccione la pestaña Crear y haga clic en el comando Diseño de consulta.
Paso 2:
Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí seleccione las tablas que van a
hacer parte de la consulta. Luego, haga clic en el botón Agregar.
Paso 3:
Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación
de objeto, unidos por una línea de combinación. Haga doble clic en la sección
media de esta línea para que puedas configurar la dirección en la que va la relación
de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa. Esto en caso de no estar
relacionadas las tablas.
Paso 4:
En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que
aparezcan en los resultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 5:
Establecer los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerde que los
debe escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7:
Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haga clic en el
botón Ejecutar ubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas de
consulta.

Paso 8:
Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una
tabla. Si desea guardar la consulta, haga clic en el comando Guardar que se
encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, de un nombre y haga
clic en el botón Aceptar.