Cómo ser proveedor del Estado y formar parte del
mercado electrónico más grande del país
Hacia la Igualdad de Oportunidades en las Compras Públicas
Clase 4
Proceso de pago en el
sistema de compras públicas
ChileCompra promueve el pago
oportuno a las micro y pequeñas
empresas que se ven seriamente
afectadas cuando se producen
atrasos en el pago de sus
productos y servicios, lo que no
les permite contar con liquidez
para su funcionamiento diario.
Mediante el programa ChilePaga se busca impulsar el
cumplimiento del compromiso de pago oportuno de parte
de los organismos públicos a los proveedores, detectándose
las facturas pagadas fuera de plazo, días promedio de pago
y el comportamiento de las instituciones. En sus inicios este
monitoreo se realizó a los organismos del gobierno central, y
actualmente se está trabajando para integrar a los municipios
y Fuerzas Armadas para el período 2015 – 2016.
¿Quién compra y quién paga?
La Dirección de Contratación y Compras Públicas administra
y pone a disposición de los compradores del Estado la
plataforma www.mercadopublico.cl mediante la cual todos
los organismos públicos (ministerios, servicios, gobiernos
regionales, hospitales, municipios y ramas de las Fuerzas
¡Beneficios al Proveedor!
En ChileProveedores cada proveedor
registrado dispone de una Ficha Electrónica,
donde podrá mantener toda su información
comercial, legal y financiera, la que es
requerida en las diferentes licitaciones del
Estado a través de mercadopublico.cl.
Inscríbete en www.chileproveedores.cl
Armadas y de Orden y Seguridad) realizan procesos de
contratación de los productos y servicios que requieren para
su funcionamiento. En este mismo sistema transaccional,
los proveedores ofertan a dicha demanda, adjudicándose el
negocio quien presente la propuesta más ventajosa.
El responsable del proceso de compra es el organismo público
que realiza la adquisición, siendo también el responsable de
realizar el pago una vez recibido el producto o servicio en
las condiciones acordadas.
Pago Oportuno
La promoción del pago oportuno es una señal de apoyo e
inclusión a los proveedores del Estado, estableciéndose como
aquel que no supera el plazo máximo de 30 días corridos
para los servicios de gobierno central y un máximo de 45
días corridos para los servicios del sector salud. Este se mide
desde la fecha de recepción conforme o la aceptación del
documento, hasta la fecha de pago.
¿Qué es la recepción
conforme?
El cierre de un negocio con un comprador público se formaliza
cuando el organismo comprador emite una orden de compra
(OC) a través de la plataforma www.mercadopublico.cl.
Dicha OC debe ser aceptada por el proveedor en el portal
antes de la realización de la entrega del bien o servicio.
En el momento en que el proveedor realiza la entrega es
responsabilidad del organismo público comprador revisar e
indicar la conformidad de los productos o servicios recibidos.
Este hito se conoce como la Recepción Conforme y se formaliza
con la firma del comprador en el documento de respaldo.
Ocurrida esta acción el proveedor puede emitir y despachar
la factura, procedimiento que también es aplicable para
otros documentos de cobro (como por ejemplo boletas), que
permitirá el cobro por lo contratado en la respectiva orden
de compra.

Recomendaciones:
Revisar que la información de la factura sea exactamente flujo de pago.
1 igual a la publicada en la orden de compra, especialmente
en especificación del producto, cantidad y valor.
Chequear la dirección de facturación descrita en la
2 orden de compra para no tener futuros problemas con
el ingreso de la factura al organismo público.
Generar el set de pagos, el cual debe ser enviado electrónica, en muchos casos el pago se realiza a través de
3 pronto (máximo 2 días hábiles). Éste se compone de un cheque.
los siguientes documentos:
a. Orden de compra.
b. Factura correctamente emitida.
c. Documento firmado que acredite la recepción conforme. “Montos y duración del contrato” y consultar la modalidad
d.Guía de despacho firmada (si corresponde).
Una vez recibida la factura a través de la oficina de parte del
organismo público, internamente se realiza el proceso de
ingreso del documento, donde el área responsable del pago
valida con el requirente de esa compra que los productos se
recibieron en conformidad y que lo que se facturó corresponde
a lo acordado.
Es importante tener presente que una vez realizado este trámite
parte la cuenta de los 30 ó 45 días corridos (dependiendo si
es gobierno central o salud) para realizar el pago respectivo.
Dirección de despacho y
dirección de facturación
Cuando el proveedor reciba una orden de compra se
recomienda leer detalladamente la información que aparece
en ella. Normalmente, se especifican dos direcciones que no
siempre son las mismas. Una dirección es la de despacho de
los productos y otra distinta es la de entrega de la factura.
Recomendaciones:
Revisar que la información de la factura sea
exactamente igual a la publicada en la orden
de compra, especialmente en especificación del
producto, cantidad y valor.
Entrega la factura en la Oficina de Partes del
organismo comprador y no a otras personas de la
institución.
Asegúrate de contar con los datos del funcionario
que recibió los productos, nombre completo, RUT,
firma y fecha. De esta manera se asegura que la
factura ingrese de inmediato en el flujo de pago
establecido por el organismo y no quede guardada
en alguna oficina que no esté relacionada con el
pago de la misma.
En caso de emisión de factura electrónica se
recomienda que el proveedor reenvíe la factura al
responsable del pago para asegurar el ingreso en el
Pago en los organismos públicos
No todos los organismos públicos pagan con transferencia
Si ya está cercano al plazo indicado en las bases de licitación
para concretar dicho pago se recomienda llamar al responsable
que se menciona en las bases de la licitación, en la sección
de pago que utilizará el comprador:
Asimismo se recomienda tener siempre actualizada la
dirección física en www.mercadopublico.cl para asegurar
la recepción de los cheques cuando éstos son enviados
mediante correo certificado. Es importante ser cuidadoso
en este aspecto para no tener que solicitar la reemisión del
documento de pago.
Sistema de reclamos por
no pago oportuno
ChileCompra cuenta con un sistema para que los
proveedores ingresen sus reclamos por no pago, los que
automáticamente son derivados a la máxima autoridad del
organismo reclamado. Este modelo de Gestión de Reclamos
está enfocado especialmente a las micro, pequeñas y
medianas empresas y tiene por objetivo regularizar estos
incidentes por medio de ejecutivos que realizan seguimiento
y monitoreo a los organismos públicos deudores, para
luego validar la solución con el proveedor.
Recomendaciones para generar un reclamo:
Podrás generar el reclamo ingresando a
1 www.chilecompra.cl en la parte superior derecha
“Servicio al cliente” > Reclamo por no pago oportuno
o por www.mercadopublico.cl.
Para agilizar la gestión de los reclamos por pagos, debes
2 incluir dentro de los documentos adjuntos la factura
con datos de recepción del documento y set de pagos.
Una vez ingresado tu reclamo el sistema generará
3 un número de incidente con el cual podrás hacer
seguimiento.