¿Qué es la Planeación y por qué deberían planear las empresas?

Razones para planear

“La planeación es una función  técnica administrativa dinámica considerada como

uno de los mejores métodos para preparar a una organización para los cambios
que ocurren en el ambiente. Para que esta sea efectiva, tiene que ser sistemática
y estar proyectada al futuro.”

A través de la planificación  no se puede controlar el futuro, pero es posible

identificar y enfocarse en las acciones del presente que nos ayuden a alcanzar los
resultados que deseamos en el futuro. Por lo tanto, uno de lo principales
propósitos de la planificación es ver que los programas y sus resultados actuales
puedan usarse para aumentar las oportunidades y ayuden a tomar mejores
decisiones que contribuyan a mejorar el desempeño del mañana.

La planeación debe ser activa, continua y creativa. De lo contrario se convertiría

en reactiva, y dejaría de cumplir la función primordial de establecer las estrategias
para el logro de los objetivos en el futuro de la empresas.  Además debe contestar
al menos las siguientes preguntas:

¿Qué tiene que hacerse?

¿Dónde se hará el trabajo?

¿Cuándo tiene que hacerse el trabajo?

¿Cómo se hará el trabajo?

¿Por qué debe hacerse el trabajo?

¿Quién va hacer el trabajo?

Con esto nos queda claro, que al planear se esta estableciendo un curso de
acción y se decide por anticipado que es lo que debe hacerse, en que secuencia,
cuando y como. Y con ello se sientan las bases para tomar acciones efectivas
para anticipar los probables cambios que podrían ocasionar algún retraso o
quiebre, en el proceso de alcanzar los objetivos organizacionales.

¿Qué se debe planear en las empresas?

“A menos que la planeación conduzca a mejorar el desempeño, se hace en vano.”

En una organización deben realizarse planes a diferentes niveles organizacionales

y a grandes rasgos deberían considerar, al menos los siguientes tipos de planes:
Planes Estratégicos – Son los que fijan la naturaleza de la organización

La visión – Hacia donde se desea dirigir la organización

La Misión – La definición de la empresa

Los objetivos – O los fines hacia los cuales están dirigidas las actividades
organizacionales

Las estrategias – Planes que cubren en total de las actividades generales de la

empresa (Tácticas, operaciones, roles de los colaboradores, etc.)

Planes Permanentes – Los que tienden a permanecer por largos periodos de

tiempo

Las políticas – Declaraciones generales que funcionan como guías que canalizan
el pensamiento y la toma de decisiones de los colaboradores.

Los procedimientos – Que establecen el método estándar para el manejo de

situaciones recurrentes.

Las Reglas – Que estipulan los cursos de acción obligatorios elegidos entre las
alternativas disponibles.

Planes de un solo Uso – Sirven para un propósito específico por un periodo

limitado y luego se cambian, modifican o desechan. Programas que involucran las
actividades necesarias para llevar un curso de acción dado.

Los proyectos para realizar un objetivo específico.

Los presupuestos, que son las expresiones monetarias de los rubros

anteriores.

Comentarios Independientemente del tamaño de las organizaciones, es

importante establecer al menos estos tipos de planes, ya que esto le brinda a los
inversionistas y administradores certeza del rumbo que debe tomar la empresa.
Por otro lado, si se logra una adecuada comunicación de estos planes, genera
confianza, seguridad y certeza a los colaboradores  y a los clientes de la empresa.

En muchos casos se subestima esta importante actividad y se lleva de una forma

intuitiva, lo que genera poca claridad e incertidumbre a los administradores,
colaboradores y clientes. El otro extremo es llevar la planeación como un  método
riguroso de investigación y de toma de decisiones, lo que se deriva en una
parálisis y puede extinguir la creatividad de los administradores y colaboradores.
Por tal razón es importante tener en cuenta al momento de establecer los
planes, los siguientes dos principios básicos, para que estos puedan ser
funcionales y sirvan de guía en la organización:

Principio de Flexibilidad – Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda

imprimir a los planes, menor será el peligro de perdidas en las que se incurre por
sucesos inesperados.

Principio de Cambio de Rumbo – Cuanto más comprometen  el futuro las

decisiones de la planeación, es más importante  revisar periódicamente las
expectativas, acontecimientos y rediseñar en su caso, los planes para mantener el
curso hacia las metas deseadas.