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ALCALDIA MUNICIPAL DE TAUSA

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y ELEMENTOS PARA LA LOGISTICA DE LA
ASAMBLEA Y ENCUENTROS PEDAGOGICOS DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION EN EL MUNICIPIO DE TAUSA CUNDINAMARCA
PARA LA VIGENCIA 2016.
DEPENDENCIA SOLICITANTE SECRETARIA DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL
RESPONSABLE MARY PATRICIA NARANJO ROJAS
FECHA DE ELABORACION Junio 27 DE 2016
INSCRIPCION EN EL BANCO DE
INCLUIR EL CODIGO SEGÚN NUEVO PLAN DE DESARROLLLO
PROYECTOS
ARTICULOS 2.2.1.2.1.5.1. y 2.2.1.2.1.5.2. DEL DECRETO 1082 DE 2015 Y LOS NUMERALES 7 Y 12 DEL
FUNDAMENTO LEGAL
ARTICULO 25 DE LA LEY 80 DE 1993 Y ARTICULO 94 DE LA LEY 1474 DE 2011.
DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
Se procede a realizar el presente estudio previo en cumplimiento del principio de Planeación de la Contratación y en acatamiento a lo señalado en el
decreto Número 1082 de julio de 2015 que desarrolla lo previsto en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, como justificación de la
necesidad de realizar proceso de selección para la celebración de un contrato de prestación de servicios.

En ese sentido, se determina que el municipio de Tausa como entidad territorial debe dar cumplimiento a las finalidades del Estado consagradas en el
artículo 2º de la Constitución Política de la siguiente manera:“Son fines del Estado”: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar
la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, facilitar la participación en las decisiones que los afectan y en la vida
económica, política, administrativa y cultural de la nación, defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la
convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.”

De igual manera, en el artículo 311 Superior se menciona que “al municipio, como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado,
le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su
territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asigne la
constitución y las leyes.”

Para el caso concreto en miras al cumplimiento del Plan Nacional y el Plan Departamental de Desarrollo en el que se enmarca el Plan de Desarrollo
Municipal que apuntan al cumplimiento de los objetivos del nuevo milenio desde los principios de equidad, corresponsabilidad y justicia social para toda
la población, se requiere contar con los insumos necesarios para el desarrollo de los programas sociales dirigidos a la población vulnerable entre estos el
programa Más Familias en Acción, teniendo en cuenta que entre el Municipio de Tausa, y el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
(DPS) se ha celebrado convenio interadministrativo N° 940 de 2016, de conformidad con el Decreto 2559 de 2015, el artículo 3° de la ley 1448 de
2011, la ley 1532 de 2012 “Por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del programa Familias en Acción”,
con el propósito de contribuir a la prevención y la superación de la pobreza y la formación de Capital Humano y que tiene por objeto “Aunar esfuerzos
técnicos, administrativos, operativos y humanos para lograr la implementación y ejecución del programa más Familias en Acción.

Que para lograr este objetivo, el programa debe coordinarse y articularse permanentemente con las instituciones participantes con el fin de establecer y
metodologías de intervención orientadas a la implementación eficiente y efectiva de los componentes del programa.

El municipio de Tausa requiere para el cumplimiento de sus responsabilidades, según cláusula segunda: “Son obligaciones del MUNICIPIO, en cabeza del
Alcalde Municipal, en virtud de la suscripción del presente Convenio, las siguientes: 1. La responsabilidad del funcionamiento del Programa Familias en
Acción en el Municipio es de la administración municipal, en cabeza de su Alcalde, quien deberá garantizar las acciones que contribuyan a la
sostenibilidad del mismo y dar cumplimiento a satisfacción de su objeto, numeral 4 “Suministrar el apoyo logístico a las actividades que requiera el
programa para sus beneficiarios”

Teniendo en cuenta que dentro de los lineamientos del programa y los Documentos Operativos del Programa se contempla la realización de al menos
una Asamblea Municipal, para la elección de Madres Líderes del Programa; como también realizar un reconocimiento a la labor y apoyo de las madres
líderes y coordinadoras salientes. Además la realización de Encuentros pedagógicos, previstos para el segundo semestre del año 2016.

De acuerdo a la necesidad descrita anteriormente y por la naturaleza del objeto, el Municipio de Tausa a través de la Alcaldía, deberá realizar un
contrato de SUMINISTRO DE REFRIGERIOS.

Es así como la Secretaría de Salud y Desarrollo Social, por intermedio de la oficina del Enlace Municipal del Programa Más familias en Acción ha
previsto para el día 15 de Julio del presente año realizar la primera asamblea del programa MFA en el municipio de Tausa.

Para el logro de las obligaciones señaladas en las normas y de los propósitos fijados en el Plan de Desarrollo 2016 – 2019 ¡ UNIDOS LOGRAREMOS
MÁS!!! ”, Se han determinado lineamientos, en este caso en el eje “GARANTIZANDO EL FUTURO…”. En el Programa “Unidos con familias en
acción para cumplir nuestros sueños; y enmarcados dentro del proyecto “Fortalecimiento al programa de familias en acción en acción del
municipio de Tausa.

En la actualidad el Municipio cuenta con 380 familias inscritas, a las cuales se espera más del 90% de la asistencia de las beneficiarias.

Por todo lo anterior la Alcaldía Municipal pretende adquirir refrigerios y recordatorios para apoyar la asamblea y encuentros pedagógicos del programa
MFA. Según certificación expedida por el Secretario de Gobierno, la Alcaldía Municipal de Tausa no cuenta en su estructura con personal suficiente que
pueda adelantar las actividades requeridas.

La contratación se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones del municipio y en el banco de proyectos. Por lo anterior es conveniente y
necesario para la entidad contratar una persona natural o jurídica que acredite capacidad, idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto del contrato
que se suscriba.
IDENTIFICADOR DEL BIEN Y/O SERVICIO

Código UNSPSC Descripción del servicio


93131608 Servicios de suministro de alimentos
49101704 Placas
CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS

No. DECREPCION CANTIDAD POR PERSONA No. BENEFICIARIOS No. DE ENCUENTROS

1 PASTEL DE HOJALDRE RELLENO DE 120 GR.


ALCALDIA MUNICIPAL DE TAUSA

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA

POLLO. 350 2
CAFÉ 7 ONZAS

TOTAL: 700 REFRIGERIOS

ELEMENTOS
No. DESCRIPCION CANTIDAD

1 PLACAS 18
2 MEGAFONO00 1
TOTAL: 18 PLACAS

Las placas de que material deben ser, que tamaño, grosor, color del fondo y de las letras y que deben decir,

DESCRIPCION JURIDICA DEL OBJETO A CONTRATAR

EL SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y ELEMENTOS PARA LA LOGISTICA DE LA ASAMBLEA Y ENCUENTROS PEDAGOGICOS DEL PROGRAMA MAS
FAMILIAS EN ACCION EN EL MUNICIPIO DE TAUSA CUNDINAMARCA PARA LA VIGENCIA 2016.
El valor de dicha necesidad se estima DOS MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA MIL PESOS M/CTE ($ 2.690.000). Se
solicitaron dos (2) cotizaciones, bajo unas condiciones iguales de calidad

Las cotizaciones allegadas para este tipo de contratación fueron

CANTIDAD DESCRIPCION JA Y JG SAS CORPO


VALOR UNITARIO EVENDINAMICA
VALOR UNITARIO
700 PASTEL DE HOJALDRE RELLENO DE POLLO. 2.700 2.500
CAFÉ
18 PLACAS EN ALUMINIO CON DIMENSIONES 32.000 30.000
DE 9*12 CM CON UNA BASE DE 6*12 CM.
1 MEGAFONO PORTATIL MANOS LIBRES 420.000 400.000
CON BATERIA RECARGABLE XARIS
Las cotizaciones se solicitaron a proveedores de la región, con las cuales se realizó un promedio para llegar al precio final de
cada producto, en este caso refrigerio. Una vez analizadas las cotizaciones adjuntas al presente, se analizaron productos
ofrecidos, cantidades, calidad y precio, se tomó como referencia el menor valor ofrecido por cada producto, condiciones que
JUSTIFICACIÓN DEL permiten respaldar el valor de la necesidad descrita en el presente estudio.
VALOR DEL
CONTRATO Teniendo en cuenta que sobre dicho monto se aplicaran los siguientes descuentos del municipio:
1% Estampillas pro cultura
4% Estampillas pro anciano
7 x por mil industria y comercio

También Revisando la página del SECOP se encontró que se suscribieron contratos con el mismo objeto con el Municipio de
Pacho Cund así:
1) Contratación Mínima cuantía, proceso I MC 004 de 2013, cuyo objeto es SUMINISTRO DE REFRIGERIOS PARA LA
REALIZACIÓN DE EVENTOS, REUNIONES Y CAPACITACIONES QUE DESARROLLARÁ LA ADMINITRACION EN EL MUNICIPIO
DE PACHO CUNDINAMARCA, desde el 20 de febrero de 2013 al 19 de Diciembre de 2013. El valor del contrato fue por
CUATRO MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($ 4,200.000)

2) Contrato de Suministro cuyo objeto es el SUMINISTRO DE REFRIGERIOS E HIDRATACION PARA LOS PARTICIPANTES EN
LOS JUEGOS ESCOLARES 2011 (SEDES RURALES I.E.D.A.R.) SUR Y SEDE URBANA EN EL MUNICIPIO DE RICAURTE CUND,
desde el 17 de Septiembre de 2012 al 23 de Septiembre de 2012. El valor del contrato fue por ONCE MILLONES
QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL PESOS ($11, 569,000).

3) Con el Municipio de San Pedro de Urabá en el 2013 se suscribió el contrato de Mínima cuantía objeto similar al que se va a
contratar por valor de $ 14.084.000 con plazo de 3 meses.
EL MUNICIPIO pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en dos pagos parciales de acuerdo con la cantidad suministrada
FORMA DE PAGO Previa verificación del cumplimiento de la obligación al sistema de seguridad social integral, informe del supervisor y acta de
cumplido a satisfacción de la ejecución del objeto del presente estudio.
El plazo de ejecución del contrato será de TRES (03) MESES Y/O HASTA AGOTAR EL MONTO DEL CONTRATO, contados a
PLAZO
partir de la suscripción del acta de inicio. Si es un evento a celebrar, por qué este plazo?
El contratista deberá presentar garantía que respalde el cumplimiento del contrato por cuantía equivalente al 10% del valor
GARANTIAS del contrato por el término de ejecución y cuatro meses más, sin perjuicio de la garantía mínima presunta de acuerdo a la
naturaleza de los bienes a suministrar.
FUNDAMENTOS Se dará aplicación al artículo 94 de la ley 1474 de 2011 que respecto de la contratación de mínima cuantía establece que la
JURIDICOS contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se
efectuará de conformidad con las siguientes reglas:
a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el
presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;
b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;
c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y
cuando cumpla con las condiciones exigidas;
d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo
cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Por su parte el decreto 1082 de 2015 respecto de la mínima cuantía establece:

Artículo 2.2.1.2.1.5.1. Estudios previos para la contratación de mínima cuantía.  La entidad estatal debe elaborar
unos estudios previos que deben contener lo siguiente:
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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATOS DE MINIMA CUANTIA

1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.


2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Artículo 2.2.1.2.1.5.2. Procedimiento para la contratación de mínima cuantía.  Las siguientes reglas son aplicables a
la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía de la entidad estatal, independientemente de su objeto:
1. La entidad estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se
refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la
experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.
2. La entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de
los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación
correspondiente.
3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios
a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
4. La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la
invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los
requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.
5. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.
6. La entidad estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la
invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al
contratista el nombre del supervisor del contrato.
6. (Sic) En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
7. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
RUBRO FUENTE DENOMINACIÓN VALOR A AFECTAR
23050102 14004 Organización, promoción y financiamiento de eventos 1.110.000
culturales. RP ESTAMPILLA PROCULTURA
DISPONIBILID
TOTAL 19.187.500
AD
PRESUPUESTA NÚMERO DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL FECHA
L 2016000193 01/03/2016

MATRIZ DE RIESGOS

MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS


TIPIFICACIÓN
TIPO DE RIESGO DESCRIPCIÓN DEL RIEGOS ESTIMACIÓN ASIGNACIÓN

Demora en la iniciación del Falta de trámite oportuno para la contratación de personal. 100% del daño o perjuicio- Contratista
contratista por falta de Riesgo Medio
profesionales y/o demora en
su contratación.
No pago oportuno por parte Insolvencia del contratista 100% del daño o perjuicio Contratista
del contratista a los - Riesgo Bajo
profesionales contratados
Demora en la ejecución del Demora en la realización de las actividades propias del contratista 100% del daño o perjuicio Contratista
contrato por causas - Riesgo Medio
atribuibles al contratista
Incumplimiento del objeto Atrasos en la ejecución de las actividades en el tiempo estimado 100% del daño o perjuicio Contratista
contractual - Riesgo Medio
Calidad deficiente de los Falta de experiencia del contratista en el desarrollo de estudios 100% del daño o perjuicio Contratista
productos relacionados - Riesgo Medio
Accidentes del personal del Deficiencia en la producción y no implementación del programa de 100% del daño o perjuicio Contratista
contratista y terceros seguridad industrial - Riesgo Bajo
Operacionales Aquellos asociados a la operatividad del contrato (avance del 100% del daño o perjuicio Contratista
mismo) - Riesgo Bajo

ELABORÓ

MARY PATRICIA NARANJO ROJAS


Secretaria de Salud y Desarrollo Social
Elaboro: Blanca Bonnza DeDios- EM

Revisó: GCF / Asesor Jurídico Externo

Aprobó: Mary Patricia Naranjo-SSDS