Solución caso Aa2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó
montar los procedimientos operativos?
Según mi conocimiento y por lo que estipula la norma ISO 9001 2015 acerca de la información documentada, yo haría la
recomendación de hacerlos a la vez, por el simple hecho de diseñar el procedimiento de control de la información documentada
incluye procesos como documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura y esto resulta indispensable para
estandarizar los procesos y así mismo si no están redactados los procedimientos de operativos no se puede saber con certeza que
información documentada se genera y no puede llevar los registros de control sin esta información.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su

respuesta.
Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, ya que esta etapa es una de la más importante aquí se
describe de manera especifica cómo se llevaran a cabo los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance
tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades señaladas.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que
cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 CÓDIGO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE P-2001-001

DOCUMENTOS VERSIÓN
01
COMITÉ ADMINISTRATIVO
ELABORO APROBO REVISO
Representante del S.G.C Alfredo Jose Iguaran Amaya Manuela Marenco Delgado
FECHA FECHA FECHA
10-Marzo-2020 08-Mayo-2020 08-Mayo-2020
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Determinar los lineamientos más generales para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A. para facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Son aplicables para la creación, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio
de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en
este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión
de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados
15. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
16. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se
describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
17. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial
18. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
19. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
20. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo
establecido.
21. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
22. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en
el sistema
23. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
3. Normograma del procesos “Mejoramiento de la Gestión”

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud
debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales
o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario
General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.
 DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los
servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere
una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,
mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental: