ANEXO N° 13.

ESTUDIO DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA “ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN,

SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO PARA LOS USUARIOS DEL
SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
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ANEXO No 13

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS EN

DOSIS UNITARIA

PROCESO DE ADQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN, SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL

DE MEDICAMENTOS A TRAVÉS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO PARA LOS USUARIOS DEL
SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES 2020 A 2022
BAJO LA MODALIDAD DE MONTO AGOTABLE

BOGOTÁ, FEBRERO 2020

ANEXO N° 13. ESTUDIO DE DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA “ADQUISICIÒN, DISTRIBUCIÓN,
SUMINISTRO, DISPENSACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS A TRAVÈS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO PARA LOS USUARIOS DEL
SUBSISTEMA DE SALUD DE LAS FUERZAS MILITARES
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ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR DEL SISTEMA DE

DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIA.

La atención farmacéutica eficaz, oportuna y eficiente constituye un componente de calidad de los

servicios de atención tanto a pacientes hospitalizados como a los que acuden a la consulta
ambulatoria. Para que esta atención tenga las características mencionadas, el Operador Logístico
encargado de la adquisición, distribución, suministro, dispensación y control de medicamentos para
los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares deberá cumplir de manera
responsable con la normatividad vigente que aplica en este campo.

Alcanzar un estado de calidad óptimo en la prestación de servicios constituye un reto para los
niveles operativos o prestadores de los servicios farmacéuticos, quienes deben garantizar la
entrega oportuna de los medicamentos, así como la seguridad del paciente de manera integral; es
así como la dispensación de medicamentos es el acto farmacéutico asociado a la entrega y
distribución de medicamentos con las consecuentes prestaciones específicas; entre ellas: el
análisis de la fórmula médica, la información sobre el medicamento, la preparación de las dosis a
administrar y, en algunos casos, también se incluye la aplicación del medicamento al paciente
hospitalizado.

El sistema de distribución de medicamentos en dosis unitarias es un método de dispensación y

control de la medicación en servicios de salud organizados y coordinados por la farmacia. A través
del sistema de distribución por dosis unitarias se busca la oportunidad de intervenir e integrar al
equipo asistencial y el servicio de farmacia y en segundo lugar, complementario al anterior, se
debe considerar el tener los conocimientos básicos de farmacoterapia para participar e intervenir
adecuadamente con el fin de mitigar el riesgo en salud.

De todos los sistemas de distribución de medicamentos, el sistema de distribución por dosis

unitaria es el que ofrece una mejor oportunidad para efectuar un adecuado seguimiento a la terapia
medicamentosa del paciente; este permite intervenir en forma oportuna, desde el punto de vista
farmacoterapéutico, antes de la aplicación del medicamento al paciente. Se ha demostrado en
varios estudios que este sistema es el más seguro para el paciente, el más eficiente desde el punto
de vista económico, y a la vez es el método que utiliza más efectivamente los recursos
profesionales.

De acuerdo con el Decreto 0780 de 2016, que reglamenta el servicio farmacéutico en Colombia y
que establece en el Capítulo 10. Artículo 2.5.3.10.17: “Distribución de medicamentos. La distribución
física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el Ministerio de la Protección
Social. El embalaje y/o transporte de productos farmacéuticos forman parte de la distribución intra-hospitalaria
o física y deberán ser tenidos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico.

El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución intrahospitalaria de

medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de
Salud, para garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos
médicos que deban suministrarse a los pacientes.

Los servicios farmacéuticos de las instituciones de segundo y tercer nivel de complejidad deberán
implementar el Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, de acuerdo con las condiciones,
criterios y procedimientos establecidos en la normatividad vigente y los que se establezcan en el modelo de
gestión del servicio farmacéutico. Los servicios farmacéuticos del primer nivel de complejidad podrán adoptar
el Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, sometiéndose a las condiciones, criterios y
procedimientos señalados. El Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria podrá operar en
una Institución de Salud con otro u otros sistemas intra-hospitalarios de distribución”.
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Empaque unitario: corresponde a la marcación de los productos con espacio reducido de

impresión, ofreciendo la información total del producto: nombre completo del producto, Registro
Sanitario asignado por el INVIMA, concentración del producto, fecha de fabricación, fecha de
vencimiento, número de lote, nombre de quien lo elabora y código de barras para cada una de las
unidades posológicas, además del sistema de pre-troquelado en blíster, que permite facilidad y
rapidez en el desprendimiento o separación de la unidad comercial sin que se pierda la información
inicial, garantizando la cadena de trazabilidad de los productos desde el momento de despacho
hasta el momento de suministro al paciente, la identificación de las Buenas Prácticas de
Manufactura (BPM) con las que se elaboró el producto y facilita la administración y el manejo de
los inventarios por lote y fecha de vencimiento.

Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria

El concepto de sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria abarca al sistema en el

cual se realiza el empaque de sólidos orales, líquidos orales e inyectables (parenterales) en dosis
unitarias o en empaques para ser usados una vez, de acuerdo con las necesidades particulares y
específicas del usuario, de tal forma que se administre al usuario correcto, la dosis correcta, la hora
correcta, con el fin de minimizar los errores de medicación.

Beneficios derivados del sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria.

• Se garantiza que los medicamentos se encuentran correctamente identificados, minimizando

el riesgo a equivocaciones, mejorando la seguridad del paciente.

• Se asegura la trazabilidad en la entrega de los medicamentos, dado que se tiene toda la

información que permite el control de las fechas de vencimiento, lotes, registro sanitario,
generando con ello mayor confianza y tranquilidad al paciente y a la institución.

• Reducción de errores en la identificación de los productos al momento de su entrega,

proporcionando la información sobre la utilización del medicamento por parte de la institución.

• Identificación única que elimina la ambigüedad de los productos farmacéuticos.

• Mantener disponible los medicamentos prescritos por el médico, en el lugar apropiado y en

forma oportuna para su administración al paciente en las dosis y formas farmacéuticas
prescritas.

• Racionalizar la distribución de los medicamentos y la terapéutica farmacológica.

• Garantizar el cumplimiento de la prescripción médica.

• Disminuir los costos hospitalarios por paciente.

• Reducir el tiempo de enfermería dedicado al medicamento y dedicarlo al cuidado del paciente.

• Favorecer la correcta administración de los medicamentos.

• Proporcionar seguridad y eficiencia en la entrega de medicamentos.

• El medicamento está dispuesto para su administración de forma cómoda, sin necesidad de

manipulación ni cálculos.
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La Dirección General de Sanidad Militar considera necesaria la continuidad del proceso de

distribución de medicamentos en dosis unitaria que corresponde a los Establecimientos de Sanidad
Militar (ESM) de mediana y alta complejidad con servicio de hospitalización y aquellos
Establecimientos con servicio de cirugía, considerando que su uso se requiere para mantener la
seguridad del paciente en el Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares.

Se aplicará dosis unitaria sólida (Dosis Sencilla) para los ESM donde se entrega medicamentos en
forma farmacéutica sólidas por consulta externa cuyo valor unitario supere el valor de $5.000
pesos, en caso de requerirse para el cumplimiento de la farmacoterapia, excepto los Medicamentos
de Control Especial, Monopolio del Estado y los Antibióticos, los cuales deberán ser entregados en
dosis unitaria sólida en todos los casos independiente del costo del medicamento, como se indica a
continuación:

Nombre medicamento y concentración: Cefalexina tableta/capsula 500mg

Presentación: Blíster x 10 tabletas
Cantidad prescrita: 21 tabletas
Cantidad que entregan: En el punto de farmacia se dispensarán (20) veinte tabletas (02 blíster)
de acuerdo a la presentación comercial y 01 (uno) en dosis sencilla para dar cumplimiento a la
prescripción médica.

Nota: Si durante la ejecución del contrato la DIGSA emite nuevos lineamientos en referencia a la
dispensación de medicamentos, el operador logístico deberá adoptar estos cambios, no
conllevando a que dicha situación amerite modificación alguna del contrato, solo bastando para su
cumplimiento la orden escrita del ordenador del gasto debidamente sustentada.

Para establecer el costo asociado a la adecuación de medicamentos, en cumplimiento a la

normatividad vigente que rige a los Servicios Farmacéuticos de acuerdo al Decreto 0780 de 2016 y
demás normas que lo modifiquen, el cual establece implementar el sistema de distribución de
medicamentos en dosis unitaria (SDMDU) y así mismo, la Resolución 1403 de 2007 y Resolución
444 de 2008, que indican la necesidad de la adecuación de medicamentos en las dosis requeridas
de acuerdo a las características individuales de cada paciente, reglamenta la preparación de
dichos medicamentos y define que los establecimientos deben contar con las buenas prácticas de
elaboración (BPE); por lo anterior, se realizó un estudio de mercado con empresas especializadas
en la adecuación de medicamentos en dosis unitarias.

Las prácticas de adecuación de medicamentos líquidos estériles y no estériles, aplicarán para las
instituciones que prestan atención intrahospitalaria, en este caso aplicara para Hospital Naval de
Cartagena (HONAC); conforme el alcance del sistema de distribución de medicamentos que se
establezca al interior del HONAC.

Para el ámbito hospitalario, el Operador Logístico deberá garantizar la entrega de todos los
medicamentos reempacados y/o reenvasados en dosis unitarias para el cumplimiento seguro de la
terapéutica, esto quiere decir que si se requiere una tableta el Operador Logístico deberá entregar
el medicamento conforme a la normatividad vigente; así mismo si se requiere la adecuación de un
medicamento cuya forma farmacéutica y concentración no se encuentre disponible en el mercado,
el Operador Logístico deberá garantizar la entrega acorde a lo definido por las Buenas Prácticas de
Elaboración de INVIMA.

El cuadro N° 1 establece el comparativo de las cotizaciones a fin de determinar el precio de

referencia máximo a ofertar por concepto de este servicio y la metodología aplicada para definir el
precio de referencia corresponde al valor promedio de cotizaciones y precios históricos, teniendo
en cuenta el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Elaboración, tal como se describe a
continuación.
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CUADRO N° 1: Precio de Referencia para la Adecuación de Medicamentos en Unidosis

PUNTOS
PRECIO
TIPO DE ADECUACIÓN ESTABLECIDOS
REFERENCIA
PARA CADA ITEM

Re empaque de Formas farmacéuticas sólidas $ 83,77 2,38

Unidosis líquida de uso parenteral (medicamento no citotóxico) presentada en

$ 1.711,12 2,38
jeringa
Unidosis líquida de uso parenteral (medicamento no citotóxico) presentada en
$ 2.898,26 2,38
bolsa
Unidosis líquida de uso parenteral (medicamento no citotóxico) presentada en
$ 2.896,88 2,38
mini bolsa
Nutriciones Parenterales Pediátrica o Neonatal volumen menor a 300 ml con
$ 26.975,00 2,38
Lípidos
Nutriciones Parenterales Pediátrica o Neonatal volumen menor a 300 ml
$ 26.975,00 2,38
sin Lípidos
Nutriciones Parenterales Pediátrica o Neonatal volumen mayor a 300 ml
$ 26.975,00 2,38
con Lípidos

Nutriciones Parenterales Pediátrica o Neonatal volumen mayor a 300 ml

$ 26.975,00 2,38
sin Lípidos

Nutriciones Parenterales Adulto sin Lípidos hasta 2000 ml $ 31.570,00 2,38

Nutriciones Parenterales Adulto con Lípidos hasta 2000 ml $ 31.570,00 2,38

Nutriciones Parenterales Adulto sin Lípidos hasta 3000 ml $ 31.570,00 2,38

Nutriciones Parenterales Adulto con Lípidos hasta 3000 ml $ 31.570,00 2,38

Fórmula Magistral de Sólidos a Líquidos no Estériles (Frascos x 30 ml) $ 3.410,80 2,38

Fórmula Magistral de Sólidos a Líquidos no Estériles (Frascos x 60 ml) $ 3.872,20 2,38

Fórmula Magistral de Sólidos a Líquidos no Estériles (Frascos x 100 - 120 ml) $ 4.279,80 2,38

Fórmula Magistral Estéril para uso oftálmico (suero autólogo) $ 34.100,00 2,38

Infusor listo para usar no citotóxicos $ 10.560,00 2,38

ADECUACIÓN DE MEDICAMENTOS CITOTÓXICOS SEGÚN SE PRESENTE EN:

Bolsa $ 10.492,19 2,38

Mini bolsa $ 10.492,19 2,38

Jeringa pre llenada lista para usar $ 1.897,00 2,38

Infusor listo para usar $ 11.335,26 2,38

Nota: Cuando se oferte en cumplimiento al requerimiento del presente contrato las nutriciones
parenterales y adecuaciones, estas deberán suministrarse con los dispositivos médicos inherentes
para su administración, por lo anterior el precio dispuesto en la columna precio de referencia
deberá incluir el costo correspondiente al dispositivo requerido y los filtros para la administración de
nutrición parenteral; así mismo la facturación depende del volumen final realizado.
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Los medicamentos dispensados en unidosis en las farmacias hospitalarias deben cubrir el 100%
de las fórmulas que se expiden a los pacientes atendidos por los ESM y HONAC en su calidad de
hospitalizados, atendidos por el servicio de urgencias y cirugía, según aplique; se resalta entonces
que esta obligación incluye los medicamentos contenidos en el listado de medicamentos para el
SSFM, los medicamentos aprobados por el Comité Técnico Científico y aquellos que sean
requeridos por orden judicial. A su vez deberán entregar los medicamentos establecidos en
unidosis de forma oportuna para el cumplimiento de la adherencia en el tratamiento fármaco
terapéutico del paciente.

Nota: para el caso de reempaque de formas farmacéuticas sólidas se exceptúan las formas
farmacéuticas que por su naturaleza fisicoquímica requieran cadena de frío y medicamentos
a granel que por ser citotóxicos no sean susceptibles de reempaque. Se aclara que d ichos
medicamentos serán definidos a través del Comité de Farmacia y Terapéutica del
establecimiento con la participación del funcionario delegado por el operador logístico una
vez iniciado el contrato durante el periodo de empalme

Para efectos del reconocimiento del pago de adecuación de unidosis líquidas o sólidas solicitadas
para el Hospital Naval de Cartagena, HOMIC y los ESM que lo requieran, se dará lugar al cobro del
valor del medicamento pactado contractualmente, más el valor de la adecuación pactada con la
central que presta el servicio ya descrito en el cuadro 1 del presente anexo.

La adecuación de nutriciones y preparaciones magistrales dependerá de las necesidades

específicas de cada paciente, y se realizará mediante el diligenciamiento del formato solicitud de
nutrición parenteral pacientes hospitalizados Versión No. 1; para efectos de reconocimiento de
pago este tipo de medicamentos se cancelará el valor del medicamento pactado contractualmente,
más el valor de la adecuación pactada con la central de preparaciones que presta el servicio ya
descrito en el cuadro 1 del presente anexo para la modalidad de dispensación.

Nota: La facturación de los medicamentos adecuados que no se encuentren pactadas se realizará

a precio de la factura del laboratorio que lo elaboró más el porcentaje correspondiente a la
intermediación.

Los soportes para trámite a pago que debe presentar el operador logístico son:

 La fórmula médica del paciente

 En el caso de la unidosis líquida estéril y nutriciones además debe anexar la orden de
producción
 solicitud de preparación dosis unitaria diligenciada por la enfermera jefe (el formato se debe
diligenciar por paciente y debe contener a parte los medicamentos que se van a solicitar en
unidosis líquida o nutrición de los demás medicamentos).

La solicitud de preparación dosis unitaria deberá contener la siguiente información en letra clara
y legible para ser para ser válido:

● Nombre completo del paciente

● Número Historia clínica
● Cama
● Fecha y hora
● Nombre del medicamento (Denominación Común internacional)
● Dosis, vía de administración, frecuencia y cantidad solicitada desde la orden médica
● Volumen solicitado
● Cantidad de dosis a preparar
● Firma y sello del enfermera(o) jefe
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Se debe tener en cuenta que con este soporte se realizará la facturación del medicamento(s), por
lo anterior debe tener la firma de recibido conforme del jefe que lo recibe.

Formato de Preparación Dosis Unitaria

El formato Orden de Producción es la compilación de las solicitudes de preparaciones de unidosis

líquidas y nutriciones del día elaborada por el químico farmacéutico del operador y soporte de la
preparación y entrega a enfermería de los medicamentos preparados; la orden de producción
deberá contener información correspondiente a servicio, nombre del paciente, historia clínica,
medicamento, dosis, frecuencia, información relacionada con la preparación, código, tipo y
cantidad de maquila (servicio de preparación). En los campos código, tipo y cantidad de maquila
será donde se detalla el tipo de preparación que se realizó para soportar el cobro acorde a los
código aprobados de preparación de unidosis líquida y nutriciones.

Modelo Formato Orden de Producción

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El servicio farmacéutico del Operador Logístico debe contar con carros para el traslado de
medicamentos, los cuales deben contar con cajetines que permitan identificar el paciente correcto,
en forma exacta e inconfundible para el servicio de hospitalización correspondiente, lo anterior con
el propósito de evitar confusiones, errores o eventos adversos asociados a la dispensación errónea
de los medicamentos al momento de realizar la entrega al servicio de Enfermería y propender la
seguridad del paciente.

En referencia a las UNIDOSIS LÍQUIDAS, se hace necesario mencionar que en el HONAC, el 99%
de unidosis líquidas son medicamentos tipo Antibióticos para el servicio de Hospitalización y UCI,
en el caso de nutriciones parenterales en el HONAC se maneja en su mayoría según
requerimientos nutricionales del paciente.

El operador logístico deberá garantizar la entrega del 100% de las unidosis requeridas para la
atención de los pacientes, para lo cual el Operador Logístico podrá utilizar su propia central
mezclas o subcontratar una empresa habilitada y certificada en Buenas Prácticas de Elaboración
para la prestación de este servicio. El procedimiento en forma general es el que se menciona a
continuación:

1. El Químico Farmacéutico de la farmacia hospitalaria del Operador Logístico o su delegado

recopila diariamente las órdenes médicas y formato preparación para unidosis líquida
inyectable y nutrición diligenciado por el personal de enfermería durante su recorrido por
los pisos del HONAC o ESM, entendiéndose con la enfermera jefe de cada servicio de
hospitalización o UCI.

2. Una vez obtenida la información, el Químico Farmacéutico del Operador Logístico procede
a centralizar la información y a generar órdenes de producción del día en el formato
correspondiente, discriminando nombre de molécula, presentación, cantidad, dosis a
administrar por paciente, solución líquida diluyente del medicamento y cantidad de
volumen final diluido; enviando las órdenes de producción de adecuaciones en unidosis
líquidas a la empresa habilitada para la entrega de unidosis para posteriormente recibir lo
solicitado.

3. El operador logístico dará un compás de espera el cual no será mayor a dos (02) horas
para la cancelación de solicitud de pedido de las adecuaciones de medicamentos en caso
de ser susceptibles de cambio de medicación, mejoría o muerte del paciente, el cual será
definido en coordinación con el área de gestión farmacéutica del HONAC o ESM. En los
casos en los cuales el ESM no realice la cancelación o modificación de la solicitud de
pedido (nutriciones o unidosis liquidas) en el tiempo acordado, el costo será asumido con
cargo al contrato.

4. Para los casos en los cuales el operador logístico demore en la entrega del requerimiento
(nutrición o unidosis líquida), por más de 5 horas contadas a partir de la hora del
requerimiento más el término prudente a la distancia y que como consecuencia de la
tardanza en la entrega del requerimiento se origine cambios patológicos en el estado o
evolución de la salud del paciente, hecho del que solo basta la información al respecto por
parte del médico tratante o jefe del área correspondiente que conlleven a que dicha
preparación no sea administrada al paciente, el operador logístico asumirá los gastos y
costos asociados y bajo ninguna condición la DIGSA ordenará su pago.

5. El Operador Logístico deberá tener en cuenta en la etiqueta de las preparaciones de

medicamentos estériles en unidosis, para cumplir con las dosis prescritas, esta debe
contener la identificación y ubicación del paciente, principio activo, dilución final, diluyente,
dosis, vía de administración, número de lote interno o del producto que permita la
trazabilidad del mismo, nombre legible de quien prepara la mezcla, fecha y hora,
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condiciones de almacenamiento, estabilidad y el nombre del Químico Farmacéutico

responsable de la preparación y la firma del químico farmacéutico responsable de la
preparación debe ir en la etiqueta y la orden de producción. Las etiquetas deben ser
legibles e indelebles.

6. Las entregas se realizan el mismo día a la Enfermera Jefe de cada servicio según sea el
caso, quien deberá firmar el formato de control de recepción de unidosis con el fin de tener
trazabilidad del proceso. El documento de control de entrega de unidosis deberá incluir
mínimo los siguientes datos: fecha, nombre e identificación del paciente, edad, cama,
servicio, diagnóstico, profesional tratante, nombre del medicamento (unidosis) o
componentes de la nutrición recibida, volumen total, velocidad de infusión, firma quien
solicita y firma de quien recibe la solicitud con nombre claro, cargo y fecha y hora de
recibido.

NOTA: posterior a la contratación de la central de mezclas se negociaran otros detalles que no se

encuentran anexos dentro de los puntos principales anteriormente expuestos como: horario de
cambios de prescripción, horario de entrega, devoluciones, envío de orden de producción, etc…

El operador logístico adjudicado deberá proveer la contratación de todas las moléculas a dispensar
en sistema de distribución de dosis unitarias a fin de dar continuidad o inicio oportuno al
tratamiento farmacológico de los pacientes.

Para el caso del Hospital Naval de Cartagena (HONAC) se reserva el derecho de definir junto con
el Operador Logístico el establecimiento que realizará las adecuaciones desde el inicio hasta la
finalización del contrato, cumpliendo las normas para este tipo de establecimientos; para lo anterior
deberá designar un Químico Farmacéutico quien con un funcionario delegado por el HONAC y otro
de la DIGSA, deberán realizar las visitas de auditoría de inicio y seguimiento a la Central de
Mezclas según sea necesario.

Nota: Los horarios y tiempos para la entrega de unidosis serán acordados entre el operador
adjudicado y el HONAC en el periodo de empalme, para los demás ESM estos serán acordados de
acuerdo a las necesidades del servicio.

Así mismo se recomienda que el operador de central de mezclas para el HONAC sea en la medida
de lo posible en la ciudad de Cartagena, con el fin de mejorar la oportunidad en la entrega de las
dosis unitarias.