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UNIDAD DE NEGOCIO: CORPORATIVO 13/01/20

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GHI-SCO-POL-001-AIII

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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PROCESO

DE SUBCONTRATOS

Las funciones y responsabilidades del personal que aquí se describen, se ajustarán dependiendo del
tipo, monto del Proyecto y el tiempo de duración del mismo, por lo que en caso de que no se tenga un
responsable en obra, de manera automática, esas funciones serán desempeñadas por las áreas
Corporativas para asegurar el cumplimiento de la política.

• Comité Ejecutivo,

− Establecer y autorizar los límites de operación por importe, tipo de transacción y condición de
contratación y/o adjudicación.

− Asegurar a través de sus Directores y Responsables de área, el cumplimiento de la política y sus

procedimientos a toda la organización.

• Gerente Corporativo de Subcontratos.

− Establecer, difundir y hacer cumplir la Política de subcontratos dentro de la organización y

proyectos de HI.

− Designar al responsable de subcontratación en Proyecto de Construcción, Concesión y

Operación previa evaluación y capacitación.

− Garantizar la capacitación de todos los responsables de subcontratos para el manejo de la

herramienta SAO módulos Contratos, Estimaciones y Seguimiento.

− Verificar el cumplimiento de la Política y los procedimientos asociados a la Subcontratación.

− Verificar y dar seguimiento a subcontrataciones mayores del 5% del contrato principal del
Proyecto de Construcción, Concesión y Operación

− Verificar los precios, tiempos y apego a condiciones requeridas de calidad establecidos en los
Subcontratos, Órdenes de Trabajo y/o Servicio.

− Supervisar y autorizar la ministración de las herramientas de trabajo para el personal tales como
equipo de cómputo, accesos y privilegios a los Módulos SAO correspondientes.

− Solicitar la asesoría del área jurídica corporativa cuando sea necesario con una antelación
mínimo de 3 días hábiles.

− Gestionar la elaboración, así como actualizar, administrar y difundir al personal a su cargo el

Padrón de Subcontratistas.

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Dirección. Antes de hacer uso de este documento compruebe su vigencia en la Intranet. Puede tratarse de una versión obsoleta.
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− Revisar las propuestas de subcontratación enviadas por los Responsables de Subcontratos en

proyecto y, en su caso, solicitar nuevas cotizaciones para garantizar mejores condiciones
comerciales y técnicas.

• Responsable de Proyecto de Construcción, Concesión y Operación

− Definir y autorizar las actividades propias a subcontratar del proyecto a su cargo, por medio del
Responsable de Subcontratos en el proyecto.

− Entregar el Programa de Subcontratación a la Gerencia Corporativa de Subcontratos y al

Responsable de Subcontratos en el proyecto, así como actualizarlo periódicamente.

− Conocer, cumplir y hacer cumplir la política al personal involucrado en el proceso de

subcontratación y que esté bajo su cargo.

− Autorizar y validar las actividades, precios y tiempos a Subcontratar, establecidos dentro del
formato de Tabla comparativa de subcontratos.

− Autorizar la Requisición de Subcontrato para la celebración de un nuevo subcontrato o convenio

modificatorio.

− Autorizar las estimaciones de subcontratista, después de validar los avances incluidos en los
generadores y soportes.

− Determinar y autorizar la ampliación, disminución, rescisión, término y finiquito del contrato o

liberación de garantías de acuerdo al estado del contrato.

− Reportar los posibles conflictos de interés entre empleados y los subcontratistas.

• Responsable Técnico o Responsable designado de verificación de la ejecución de los trabajos

(Superintendente y Jefe de frente).

− Asegurar que la Obra y los trabajos asignados al Subcontratista se ejecuten conforme a las
especificaciones técnicas, proyecto ejecutivo, programa de ejecución y Lineamientos de
ACSMA establecidos en los Subcontratos, Órdenes de Trabajo/ Servicio. y en caso de
encontrar desviaciones reportarlo al Responsable de Subcontratos en el proyecto y Gerente
Corporativo de Subcontratos.

− Elaborar y validar el avance de trabajos de los diferentes Subcontratistas de la obra y

reportarlo al Responsable de Subcontratos en la Obra.

− Revisar y conciliar la estimación de obra contra los volúmenes incluidos en generadores y

demás soportes requeridos.

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− Notificar los descuentos por préstamos, retenciones o penalizaciones a los que esté obligado
el subcontratista.

− Administrar la bitácora de obra aperturada con el subcontratista y realizar el registro de las

notas de acuerdo los eventos mencionados en el subcontrato.

− Validar la ejecución y entrega de los trabajos, en conjunto con el subcontratista al término

del subcontrato.

• Administrador de Proyecto de Construcción, Concesión y Operación.

− Planear, administrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros para el

cumplimiento de objetivos planteados en el programa de subcontratación.

− Verificar mensualmente el cumplimiento en obligaciones patronales de los Subcontratistas.

− Programar la remesa para el pago de estimaciones y liberación de garantías y realizar las

provisiones del proyecto.

− Revisar y firmar la Requisición de Subcontrato para la celebración de un nuevo subcontrato o

convenio modificatorio.

− Revisar y firmar el Acta de Terminación y Tiniquito y la Liberación de fianzas y/o garantías una
vez verificado que las cifras contenidas en los documentos son correctas y se cuenta con el
soporte documental.

− Generar los movimientos contables aplicados por pasivos y pagos para el subcontratista a
partir del Sistema Contpaq.

• Gerente Corporativo de Jurídico.

− Elaborar los modelos legales del subcontrato, convenio modificatorio, así como el acta de
terminación y finiquito, de acuerdo al tipo de contratación de los trabajos.

− Revisar el correcto llenado de los modelos de Contrato / Subcontrato / Convenio

Modificatorio, Acta de Terminación y Finiquito, Liberación de Garantías.

− Resguardar expediente en original de cada contrato / subcontratos / convenio modificatorio

/ Orden de Trabajo / Orden de Servicio.

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• Responsable Corporativo de Seguridad Social

− Verificar el estatus positivo del subcontratista ante las autoridades fiscales y de seguridad
social.

− Verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones de seguridad social a cargo del

subcontratista previo a la firma del formato de Liberación de garantías.

• Responsable Corporativo de Seguros y Fianzas.

− Verificar que los seguros y fianzas presentados por los subcontratistas se hayan tramitado con
las instituciones previamente establecidas por HI.

− Verificar que las obligaciones estipuladas en el subcontrato y convenios modificatorios,

referentes a los seguros y fianzas cumplan con los lineamientos establecidos.

− Mantener una base de datos actualizada de los seguros y fianzas recibidas y otorgadas.

− Gestionar la liberación de fianzas ante las Afianzadoras.

• Responsable de Subcontratos asignado al Proyecto de Construcción, Concesión y Operación.

− Conocer, cumplir y hacer cumplir la Política y el Procedimiento General para Subcontratación de

Obra y sus procedimientos operativos.

− Asegurar que todos los procesos de subcontratación reúnan la documentación requerida en el

procedimiento y mantener un archivo digital y/o físico.

− Mantener informada a la Gerencia Corporativa de Subcontratos de todas las contrataciones

requeridas.

− Cotizar y contratar en primera instancia con empresas que estén en el Padrón de

Subcontratistas, en segunda instancia buscar subcontratistas locales siempre y cuando estos
puedan darse de alta en el Padrón de Subcontratistas previa evaluación que demuestre su
capacidad técnica y económica para ejecutar los trabajos requeridos.

− Llenar el modelo de contrato establecido por el área de Jurídico dependiendo de la disciplina de

los trabajos a ejecutar.

− Asegurar que cada subcontrato y convenio modificatorio cuente con las garantías vigentes
señaladas en el mismo y solicitar la validación al área de Seguros y Fianzas.

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− Generar la Requisición de Subcontrato para la celebración de nuevo subcontrato o de convenio

modificatorio gestionando firmas de acuerdo a la matriz de autorizaciones.

− Validar la “Tabla de aditivas y deductivas” donde se desglosen los incrementos y deducciones

en importe o plazo para la generación de convenio modificatorio.

− Capturar en el sistema la información de los subcontratos, cotizaciones, convenios modificatorios

y estimaciones.

− Controlar los subcontratos, fianzas, estimaciones y finiquitos mediante el llenado y

administración del Formato de Control de Subcontratos (FCS).

− Verificar que las estimaciones, órdenes de pago, facturas, finiquitos y liberación de garantía de
los subcontratistas cuenten con el soporte documental debidamente autorizado y descuentos de
almacén por concepto de préstamo (materiales, maquinaria, equipo y herramienta, etc.)
retenciones y/o penalizaciones, para su registro contable y en su caso el pago.

− Confirmar el cumplimiento de obligaciones de seguridad social y conservar documentación

comprobatoria.

− Confirmar que todos los hitos y requisitos estipulados en el contrato se cumplan en tiempo y
forma, así como hacer selectivamente evaluaciones y revisiones físicas al reporte de avance
y mantener informadas a las áreas corporativas de aquellos incumplimientos que se
presenten.

− Capturar en el sistema los volúmenes autorizados de la estimación, sí como la aplicación de

los descuentos por préstamos, retenciones y/o penalizaciones.

− Informar cuando un subcontrato y sus garantías se encuentra próximo a vencer.

− Imprimir del módulo SAO correspondiente las estimaciones y Orden de Pago; recabar las firmas
de autorización.

− Elaborar el Acta de Terminación y Finiquito por cada subcontratista incluyendo sus Órdenes de
Trabajo, a partir del vale de no adeudo, conciliación de saldos contables y de SAO, evaluación
técnica y administrativa.

− Elaborar la Liberación de Garantías y/o Fianzas correspondientes.

− Resguardar los expedientes de subcontratos en carpeta electrónica (En Google Drive).

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• Responsable del área de Personal en Proyecto.

− Validar la documentación comprobatoria de cumplimiento de obligaciones de seguridad social

por parte de los subcontratistas, incluida en el cuadro de obligaciones dentro de la Política de
Subcontratos.

• Responsable de ACSMA asignado al Proyecto de Construcción, Concesión y Operación.

− Difundir y hacer cumplir la política de subcontratos dentro de la organización y proyectos de HI.

− Asegurar y validar que la obra y los trabajos asignados al Subcontratista se ejecuten conforme a
las especificaciones técnicas, proyecto ejecutivo, programa de ejecución y Lineamientos y reglas
de Medio ambiente Seguridad, Salud y Calidad establecidos en los Subcontratos, Órdenes de
Trabajo/ Servicios y en caso de encontrar desviaciones, reportarlo al Responsable de proyecto
Responsable de Obra y Gerencias corporativas funcionales.

− Revisar y validar que los trabajos ejecutados y estimados, cuenten con la evidencia del apego a
los Lineamientos y reglas de Medio ambiente Seguridad, Salud y Calidad.

− Aplicar en la estimación los descuentos, retenciones o penalizaciones a los que esté obligado
el subcontratista.

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