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MANUAL DE FUNCIONES GERENTE APRENDIZ

El Gerente Aprendiz de la alianza y el Grupo Líder, deben recibir de la OGA, del


CS y del AT, habilidades y destrezas que le permitan obtener capacidades
mínimas para:

A. Identificar y resolver problemas técnicos.


B. Conocimiento del mercado, riesgos y mitigación.
C. Planificación de la producción, cosecha, acopio y distribución a
comercializadores
D. Capacidad de convocatoria, rendición de cuentas y gobernabilidad.
E. Registros contables y producción periódica de estados financieros.
F. Ingresos para costear administración
G. Administrar y Recuperar Fondo Rotatorio.

Es importante resaltar que al inicio y durante la ejecución de la alianza el


GERENTE APRENDIZ, debe facilitar y apoyar la identificación y ubicación de los
beneficiarios que aparecen en el listado del Estudio de Preinversión, como
también debe apoyar cuando se requiera realizar reemplazo de beneficiarios,
siempre teniendo en cuenta y bajo su responsabilidad que los beneficiarios que
reemplazaran a otros deben cumplir con los criterios de pequeño productor del
PAAP-MADR, y debe garantizar y certificar todos los beneficiarios deben ser
asociados de la OP.

Las tareas a desarrollar acorde con las capacidades mínimas a obtener son las
siguientes:

A. Para Identificar y resolver problemas técnicos, debe:

Apoyarse en el COMITÉ TECNICO, o mientras se conforme, deberá apoyarse en


GRUPO LIDER, para:

• Verificar la aplicación del Protocolo de manejo del cultivo o de la actividad


pecuaria.
• Validar las Visitas periódicas del AT, para conocer Estado de la producción
y Solicitudes de los productores.
• Revisar Informes técnicos, que incluyan reporte de actividades individuales
y grupales realizadas, con mayor importancia en resultados reales logrados
en entrenamiento técnico de productores, tales como mejoras en
producción, disminución mermas o plagas, conformación de grupo de
productores avanzados en labores técnicas,
• Participar en elaboración Plan de Producción de OP.
• Evaluar resultados Producción, o de actividades adelantadas proceso
productivo.
• Gestión para apoyos adicionales.

B. Para obtener Conocimiento del mercado, riesgos y mitigación, debe:

Apoyarse en el COMITÉ DE MERCADOS, o mientras se conforme, deberá


apoyarse en GRUPO LIDER, para:

• Motivar fomentar inicio de las ventas a través de la OP.


• Realizar Análisis periódicos de la producción - informes
• Evaluar el comportamiento de su mercado.
• Identificar riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia y fórmulas de
mitigación.
• Explorar y Aprovechar oportunidades de mercado.
• Planificación del acopio y comercialización de la cosecha.
• Revisar opciones para actuar ante reacciones del mercado.

C. Para Planificar la producción, cosecha, acopio y distribución a


comercializadores debe:

Apoyarse en los COMITÉS DE MERCADOS y TECNICO, o mientras se


conformen, deberá apoyarse en GRUPO LIDER, para:

• Planificar siembras y producción


• Planificar Recolección de cosecha y acopio.
• Coordinar la entrega de producto.
• Motivar y verificar que se Manejen de registros de producción.
• Verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad y convenio
comercial.
• Establecer mecanismo para pago de producto.
• Identificación de potenciales comercializadores - convenios

D. Para desarrollar y demostrar la Capacidad de convocatoria, rendición


de cuentas y gobernabilidad, debe:
Apoyarse en el COMITÉ VEEDOR, o mientras se conforme, deberá apoyarse en
GRUPO LIDER, para:

• Proponer ajustes, ajustar y socializar estatutos y estructura organizacional


de la OP.
• Participar construcción Plan estratégico, socializarlo y velar por su
operación.
• Realizar Reuniones periódicas de la junta directiva.
• Realizar Reuniones periódicas informativas- divulgativas con los socios de
la organización.
• Establecer canales de comunicación eficiente entre junta directiva y
asociados.
• Garantizar la participación activa de los asociados en la toma de
decisiones.

E. Para realizar Registros contables y producción periódica de estados


financieros, debe:

Apoyarse en el COMITÉ DE FINANZAS, o mientras se conforme, deberá


apoyarse en GRUPO LIDER, para:

• Elaborar de registros contables actualizados con soportes.


• Tomar decisiones a partir de los estados financieros.
• Verificar que los productores lleven registros de costos y cosecha.
• Motivar a los productores para que tomen decisiones basados en los
registros.

F. Para Gestionar Ingresos para costear administración, debe:

Apoyarse en el COMITÉ DE FINANZAS, o mientras se conforme, deberá


apoyarse en GRUPO LIDER, para:

Generar ingresos por las fuentes de:

• Rendimientos del Fondo Rotatorio


• Comisión por comercialización
• Cuotas de sostenimiento
• Cobro por servicios

Para financiar actividades de:

• Asistencia técnica
• Mantenimiento Actividad Productiva
• Comercialización
• Administración
• Estructura funcional
• Contabilidad
• Fondo rotatorio

G. Para Administrar y Recuperar Fondo Rotatorio, debe:

Apoyarse en el COMITÉ DE FINANZAS, o mientras se conforme, deberá


apoyarse en GRUPO LIDER, para:

• Conocer y divulgar Planes de amortización actualizados.


• Llevar un Manejo de cuenta individual de recursos.
• Conformar y operar una estructura organizativa del fondo rotatorio.
Coordinador, comité de créditos, secretario y tesorero, Manejo de
instrumentos como formatos.
• Poseer Registros comportamiento crediticio de los beneficiarios con el
fondo.
• Llevar la Información consolidada de los recursos del Fondo.
• Recopilar conceptos de los comités técnico y de mercados dentro del
estudio de solicitudes de crédito del fondo rotatorio.

Cada tema tiene actividades sencillas incluidas implícitamente acorde cada


alianza, su estado, su producto, entre otros, por ejemplo, en logística comercial y
agronegocio:

 Horario de recolección del producto.


 Ruta de recorrido del camión.
 Datos de registro para el recibo y control de calidad.
 Procedimiento documentario entre el comercializador y la Asociación.
 Fechas de cierre de liquidación de cantidades recibidas.
 Fechas de pago del comercializador a la Asociación.
 Controles de pago del comercializador y la Asociación
 Procedimientos y controles del flujo de caja.
 Procedimientos para inconsistencias y ajustes de pagos.
 Conocer y hacer seguimiento proceso de recibo del producto a los productores
y su control de calidad, interactuando con cada productor y el comercializador.
 Referenciar e interpretar los códigos e información de los formatos de recibo y
calidad del producto entregado al comercializador.
 Consolidar la información por productor de las cantidades recibidas y registrar
las calidades obtenidas en cada entrega.
 Conocer y realizar el archivo de documentos de recibo y calidad del producto.
 Conocer y realizar el procedimiento de pagos a los productores aplicando los
controles pertinentes para la definición del flujo de caja.
 Organizar el archivo de los documentos de pago según lo establecido en el
procedimiento de tesorería.
 Conocer el procedimiento y forma de diligenciar libros de contabilidad, sus
esquemas básicos.
 Conocer un esquema básico de estructura de costos para la argumentación en
las negociaciones con el comercializador y establecer claramente los costos de
la Asociación con el fin de explicar a los Asociados cuál es la utilización
racional de los dineros que tendrá que manejar como comercializador.

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