CASOS PRÁCTICOS

CASO 01: Registro de Almacenes

Para llevar un mejor control de los bienes, en la Entidad crean almacenes y sub almacenes:
Crear un almacén principal y luego crear 2 sub almacenes que pertenecen a este almacén principal:

Almac
Tipo Descripción Sede Responsable
én
Princi
pal
11 –
Princi 0 ALMACEN OR. AREQUIPA A su elección
SEDE
pal 0
AREQUIP
2
A

Tipo Almacén Principal Descripci

ón
Sub 002000 – ALMACEN OR. AREQUIPA ALMACEN AMBIENTE AREQUIPA
Almacén
Sub 002000 – ALMACEN OR. AREQUIPA ALMACEN AMBIENTE MAJES
Almacén

Pasos para crear al Almacén:

a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Tablas / Datos Generales / Logística.
c. Seleccionar la pestaña Almacén.
d. En la división de la izquierda presione clic derecho del mouse y elija Insertar Almacén.
e. En la división de la derecha en Tipo elija Principal, en Almacén Principal digite 002, en
Descripción digite ALMACEN OR. AREQUIPA, en Sede elija 103 – SEDE AREQUIPA, en
Responsable elija a su elección.
f. Grabar.
Pasos para crear Sub Almacén:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Tablas / Datos Generales / Logística.
c. Seleccionar la pestaña Almacén.
d. En la división de la izquierda presione clic derecho del mouse y elija Insertar Almacén.
e. En la división de la derecha en Tipo elija Sub Almacén, en Almacén Principal seleccione 002-
ALMACEN OR. AREQUIPA, en descripción digite ALMACEN AMBIENTE AREQUIPA, los
demás campos registrar a su criterio.
f. Grabar.

Eliminación de Almacén o Sub Almacén

Para eliminar un Almacén o Sub Almacén se posiciona en la parte izquierda, ubica el almacén y
con clic derecho elije eliminar. Si el Almacén ya tiene movimientos se debe inactivar.
CASO 02: Configuración del Método de Valorización
El contador indica que la valorización del almacén debe ser usando el método del precio PROMEDIO,
por una recomendación ya no deben usar el método PEPS. Preparar el sistema para habilitar esta
opción.
NOTA: Este cambio se realiza antes de registrar algún movimiento de almacén.

Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Tablas / Parámetros / Parámetros de Configuración Inicial
c. En la parte superior de la ventana está la opción Método del Proceso del Almacén.
d. Posicionarse sobre el Año 2017 y como valor poner Promedio.

e. Grabar. Salir del sistema.

¿Además de esta opción cómo saber con qué método está el kárdex?
Cuando ingresa al SIGA, en la ventana del kárdex del almacén en el título muestra el método de
valorización.

CASO 03: Configuración del Mes y Año de Almacén

La Entidad va a iniciar el registro de información del Almacén 0020000 ALMACEN OR. AREQUIPA
desde Enero del 2017. Configurar el sistema habilitando el período del inventario inicial y el período
del Kardex para dicho Almacén.
Opcione Datos
s
Inventario Inicial de los
Almacenes
Año Mes
2017 Enero
Período del Kárdex
Año Mes
2017 Enero

Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Tablas / Parámetros / Parámetros Ejecutora.
c. En el recuadro Inventario Inicial de los Almacenes en Año poner 2017 y en Mes poner Enero.

d. En el recuadro Período del Kárdex en Año poner 2017 y en Mes poner Enero.

e. Grabar.
 CASO 04: Carga del Catálogo Institucional
Incorporar al Catálogo Institucional lo siguiente:

Tip Código Descripción Medid

o a
Acti
7408050000 COMPUTADORA PERSONAL PORTATIL CON PANTALLA DE UNIDA
vo
41 14” D
Fij
o

Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Configuración
b. Ingresar al menú Maestros/ Catálogo de Bienes y Servicios.
c. Presionar el botón Catálogo SIGA – MEF.
d. En la ventana que muestra, en el campo Digitar descripción del ítem, digitar el nombre del
ítem o alguna palabra clave que lo identifique, ejemplo: COMP%PORT%14, presionar
ENTER.
e. Posicionarse sobre el ítem y marcar el campo Flag.
f. Presionar el botón diskette para Grabar.

Si por error seleccionó mal el ítem, desmarcar el campo Flag y grabar.

CASO 05: Inventario Inicial del Almacén

Se hizo la conciliación contable de los saldos de almacén del ejercicio anterior y se verificó el
inventario físico de los bienes, se requiere ingresar ítems al inventario inicial según relación:

ACT/PRO CODIGO DESCRIPCIO MARCA UM CAN P.UNIT V.TOTA CTA.CTBL

Y N T . L E.
Almacé 002001 ALMACEN AMBIENTE
n AREQUIPA
ARCHIVADO
R DE
SIN
Actividad 7106000100 CARTON
MAR
UNID 48 3.29 157.92 1301.05010
09 CON AD 2
CA
PALANCA
DE LOMO
ANCHO
LAPIZ NEGRO
Actividad 7160000400 N° 2 CON LAYCOSA UNID 2,04 0.16 326.56 1301.05010
45 BORRAD AD 1 2
OR
Actividad 7408949300 TABLETA PAD TOSHIBA UNID 5 1,200.0 6,000.0 1503.02030
01 AD 0 0 1
AGUA DE SIN
Actividad 0911000700 MESA SIN MAR
UNID 20 21.50 430.00 1301.0101
41 AD
GAS X 20 L CA
Almacé 002002 ALMACEN AMBIENTE MAJES
n
NECTAR
Actividad 0911000600 DE FRUTAS FRUGOS UNID 50 3.58 179.00 1301.0101
42 X 237 AD
ML
COMPUTADO
RA
HEWLE
Proyecto 7408050000 PERSONAL
TT
UNID 5 1,800.0 9,000.0 1503.02030
41 PORTATIL AD 0 0 1
PACKA
CON
RD
PANTALLA
DE
14”
Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Almacenes / Inventario Inicial de Almacén.
c. Seleccionar el Almacén 002001 – ALMACEN AMBIENTE AREQUIPA.
d. En la parte baja clic derecho Insertar Inventario Inicial.
e. En le ventana Detalle Item, en el campo Act,/Proy. elegir como Actividad.
f. En el campo Bien presionar el botón que tiene 3 puntos.
g. En la ventana Filtro para Búsqueda de Datos en el campo elegir Descripción, en el campo
Dato digite ARCHIV%LOM y ENTER. Seleccione el código 710600010009 y presionar
Aceptar.
h. En el campo Marca seleccione SIN MARCA.
i. En el campo Cantidad digite 48 UNIDADES.
j. En el campo Precio Unitario digite 3.29. A la derecha el campo Valor Total que no es editable
mostrará el valor total del ítem.
k. En el campo Cuenta seleccione 1301.050102 – PAPELERIA EN GENERAL, UTILES Y
MATERIALES DE OFICINA.
l. Grabar.

Repetir lo mismo para ingresar los demás ítems en cada almacén.

m. Presionar el botón Generar Kárdex.

Usar este botón cuando hayan ingresado todo el inventario inicial y lo registrado en el sistema
cuadre con los reportes contables de la entidad. En caso hayan registrado todos los bienes
pero contablemente difieren, el contador debe hacer ajuste contables para ceñirse a las
cuentas que da el sistema.
Al usar este botón permite que el registro del inventario inicial se copie al Kárdex para que
posteriormente se puedan hacer los ingresos o salidas al almacén.
n. Verifique en el Kárdex el registro que ha realizado. Ingresar al menú Almacenes / Kárdex por
Almacén.

CASO 06: Proceso de Pre Cierre Mensual

Realizar el Cierre hasta el mes de Octubre.

Pasos:
a. Ingresar al menú Almacenes / Proceso de Pre-Cierre Mensual.
b. En Almacén seleccionar 002000.
c. Presionar el botón Cierre Mensual. Dejar que el sistema procese porque está copiando los
saldos de enero hacia el mes de Febrero.
d. Repetir el paso c, hasta completar el cierre del mes de Octubre.
En esta ventana si no aparece ningún registro significa que el sistema podrá realizar el cierre de mes.
Si aparece algún registro significa que está registrado en alguna ventana pero no le han dado
conformidad.

CASO 07: Entrada al Almacén – OC

El Proveedor hizo el internamiento de los bienes mediante OC. Luego de la verificación y conformidad
respectiva se debe ingresar al almacén.

Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Almacenes / Entradas al Almacén.
c. Seleccionar el Almacén 002001 Almacén Ambiente Arequipa.
d. En la parte baja presionar clic derecho Insertar Entrada al Almacén.
e. En la venta Entrada a Almacén, en la etiqueta Tipo de Ingreso seleccionar 1 – Ingreso por
Compra.
f. En Fecha de Ingreso digitar 20/11/2017
g. En la etiqueta Clase/N° Doc.Prov digitar G-00032.
h. En la etiqueta Observaciones digitar comentario a su elección.
i. En N° O/C seleccionar la Orden de Compra generada en clase anterior.

j. Grabar. Verá el ítem que viene de la orden de compra con la misma cantidad, precio unitario
y valor total.
k. En la columna Cta.Ctble. presionar el botón amarillo. Aparecerá la ventana Item de Entrada a
Almacén para que seleccione la cuenta contable. En esta ventana se tiene el botón
Especificaciones Técnicas para que ingrese datos adicionales que identifiquen mejor al bien.
l. Presionar el botón Conformidad, para que el ingreso actualice el kárdex.
m. En la ventana Conformidad de Entrada al Almacén en la etiqueta Documento digitar G-00032,
en Fecha digitar 20/11/2017, en Responsable seleccionar a su elección y en Glosa digitar Mi
Primera Entrada.
n. Grabar. Cerrar todas las ventanas.
o. Verifique en el Kárdex el ingreso que acaba de realizar. Ingresar al menú Almacenes / Kárdex
por Almacén.
CASO 08: Entrada al Almacén – NEA

El 20/11/2017 la entidad ha recibido bienes de la PCM. Se emitió el Acta de ingreso. Registrarlo en el

almacén.

Opciones Datos
Tipo de Ingreso NEA - OTROS
Sub Almacén ALMACEN AMBIENTE MAJES
Destino de Uso Consumo
Fecha de Ingreso 20/11/2017
Nota de Entrada 1
N° Documento Acta-0002
Nombre/Razón Social PCM

CODIGO DESCRIPCIO MARCA UM CAN P.UNIT V.TOTA CTA.CTBL

N T . L E.
ARCHIVADO
R DE
SIN
710600010009 CARTON UNID 10 3.29 32.90 1301.05010
MAR AD 2
CON
CA
PALANCA
DE LOMO
ANCHO
LAPIZ
716000040045 NEGRO N° LAYCOSA UNID 2,04 0.16 326.56 1301.05010
2 CON AD 1 2
BORRADOR
740894930001 TABLETA PAD TOSHIBA UNID 5 1,200. 6,000.0 1503.02030
AD 00 0 1
NECTAR DE
091100060042 FRUTAS X FRUGOS UNID 50 3.58 179.00 1301.0101
237 ML AD

Pasos:
a. Ingresar al Módulo de Logística
b. Ingresar al menú Almacenes / Entradas al Almacén.
c. En la parte baja presionar clic derecho Insertar Entrada al Almacén.
d. En la venta Entrada a Almacén, en la etiqueta Tipo de Ingreso seleccionar 9 – NEA OTROS.
e. En Fecha de Ingreso digitar 20/11//2017
f. En la etiqueta Nota Entrada digitar 1.
g. En la etiqueta Almacén seleccionar 002002 – Almacén Ambiente Majes.
h. En la etiqueta Destino de Uso seleccionar C – Consumo.
i. En la etiqueta N° Documento digitar Acta-0002.
j. En la etiqueta Nombre/Razón Social digitar PCM.
k. En la etiqueta Observaciones digitar comentario a su elección.
l. Grabar.
m. En la ventana Entrada a Almacén en la parte baja clic derecho Insertar Item.
n. En le ventana Item de Entrada a Almacén, en la etiqueta Act,/Proy. elegir como Actividad.
o. En la etiqueta Item presionar el botón que tiene 3 puntos.
p. En la ventana Filtro para Búsqueda de Datos en la etiqueta elegir Descripción, en la etiqueta
Dato digite ARCHIV%LOM y ENTER. Seleccione el código 710600010009 y presionar
Aceptar.
q. En la etiqueta Marca seleccione SIN MARCA.
r. En la etiqueta Cantidad digite 10 UNIDADES.
s. En la etiqueta Precio Unitario digite 3.29. debajo la etiqueta Valor Total que no es editable
mostrará el valor total del ítem.
t. En la etiqueta Cuenta seleccione 1301.050102 – PAPELERIA EN GENERAL, UTILES Y
MATERIALES DE OFICINA.

u. Grabar. En la misma ventana aparecerá el botón Especificaciones Técnicas para que ingrese
datos adicionales que identifiquen mejor al bien. Cerrar la ventana.
Repetir los pasos del literal “m” al “t” para ingresar los demás bienes.
v. Presionar el botón Conformidad, para que el ingreso actualice el kárdex.
w. En la ventana Conformidad de Entrada al Almacén en la etiqueta Documento digitar NEA-
0001, en Fecha digitar 20/11/2017, en Responsable seleccionar Castro Ruiz Cesar Augusto,
en Glosa digitar Mi Primera NEA
x. Grabar. Cerrar todas las ventanas.
y. Verifique en el Kárdex el ingreso que acaba de realizar. Ingresar al menú Almacenes / Kárdex
por Almacén.
CASO 09: PECOSA – Pedido NO Programado

El usuario del centro de costo 1.1.2 Unidad de Recursos Humanos está solicitando la atención de
ARCHIVADORES por lo cual registra su Pedido y lo remite a la Oficina de Logística para que realice
las gestiones correspondientes.

Pasos:
A. Registro del Pedido
a. Ingresar al menú Pedidos / Registro del Pedido / Pedidos de Compra B/S.
b. En la ventana que muestra, ingresar al botón amarillo del último registro.
c. Ahora muestra otra ventana elija el centro de costo, hay dos formas:
- Desplegando el listado
- Buscando con el botón binocular.
- Seleccione el centro de costo 1.1.2.
d. En el listado Tipo elegir Bien.
e. En el mes seleccione Diciembre
f. En la división izquierda presionar clic derecho del mouse Insertar Pedido.
g. Llenar datos de acuerdo a indicaciones.
h. En la división de la derecha presionar clic derecho del mouse Insertar Bien.
i. En el campo Descripción digite el nombre del ítem 740894930001 - TABLETA PAD, presione
ENTER.
j. Se posiciona sobre el ítem que se ha solicitado, en la columna Cantidad digite 2. Grabar.
k. Presionar el botón VB Jefe para que:
- Represente la conformidad del Jefe de Oficina.
- Quede disponible para que Logística puede gestionarlo.
- No sea modificado.

B. Autorización del Pedido.

a. Ingresar al menú Pedidos / Autorización del Pedido.
b. Se posiciona en el centro de costo 1.1.2. Unidad de Recursos Humanos, ingresar
presionando al botón amarillo.
c. En el Mes seleccione Julio.
d. En Estado marcar Todos.
e. En la división de la izquierda se posiciona en el Pedido. En la división de la derecha se
posiciona sobre el ítem TABLETA PAD y presiona el botón amarillo del ítem.
f. En la ventana Autorización de Pedido de Compra mantener la Fecha Aut. Item como
20/11/2017.
g. Ingresar a la carpeta amarilla del Item.
h. En el Almacén seleccionar 002001.
i. En la Cuenta seleccione 1503.020301. En la parte baja mostrará uno o más registros, lo que
aparece es el stock del ítem.
j. En la columna Cantidad x aprobar digite 2.
k. Grabar.
l. Presionar el botón Autorizar.
m. Cerrar la ventana.
NOTA: Si el pedido tiene más de un ítem, seguir los mismos pasos para que queden
autorizados y disponibles para generar la pecosa.

C. Atención del Pedido – PECOSA

a. Ingresar al menú Almacenes / Atención de Pedidos.
b. En la ventana Atención del Pedido, seleccione el Almacén 002001.
c. En el Mes seleccione Diciembre.
d. En la división de la izquierda se posiciona en el pedido de Tabletas PAD.
e. En la Fecha Atención digitar 20/11/2017 (está a la izquierda del botón Generar).
f. En la división de la derecha mostrará los ítems que fueron autorizados. Si va a atender la
misma cantidad autorizada entonces presionar el botón Atención Total.
 En caso se atienda en menor cantidad de lo autorizado entonces presionar el botón amarillo
del ítem, mostrará una ventana para que ingrese la cantidad que se debe atender.
g. Presionar el botón Generar, es para que genere el número de pecosa.
h. En la ventana Generación de Pecosa, mantener el número de pecosa 1. Aceptar. Notará que
a la derecha del ítem está el número y fecha de la pecosa.
i. En la Fecha Conformidad digitar 20/11/2017.
j. Presionar el botón Confirmar para asegurar que se descargue el kárdex.
k. Imprimir, quedará un formato similar:

CASO 10: Kardex del Almacén – Reporte Contable

Se está culminando con el registro de información del mes de noviembre, realizar el cierre de mes es
necesario emitir el Reporte Contable para coordinar con el integrador contable y de estar todo
correcto formalizarlo con documento.

Pasos:
a. Ingresar al menú Almacenes / Kárdex del Almacén.
b. Presionar el botón de impresora.
c. En la ventana Selección de Reporte elegir la opción Reportes Contables del Almacén.

d. Imprimir.
e. En la ventana Filtro Contable de Almacén elegir la opción Resumen Contable, y tipo Almacén
Secundario

f. Imprimir.
g. Mostrará el reporte del Almacén secundario seleccionado 002001.
CASO 11: Inventario Físico del Almacén

La comisión de inventarios tiene la información de los bienes en stock. Esto lo van a comparar con el
stock del almacén.

Pasos:
a. Ingresar al menú Almacenes / Inventario Físico del Almacén.
b. En la parte baja clic derecho Insertar Inventario Físico
c. En Fecha digitar 24/11/2017
d. En el Almacén seleccionar 002001 Almacén Ambiente Arequipa
e. En el Tipo Uso seleccionar C-Consumo
f. En Director seleccionar Arroyo Ruíz Julio Cesar
g. En Inventariador digitar COMISIÓN 2017
h. Grabar

i. Si la ventana está vacía y ha usado el sistema entonces presionar el botón Traer Kárdex para
que muestre todos los bienes que están con stock.
j. Si de repente la comisión encuentra otros bienes que no están en el sistema, entonces puede
ingresarlos. En la parte baja clic derecho Insertar Inventario Físico, aparece una ventana para
que seleccione el ítem, seleccione la marca, digite la cantidad del inventario y digite la
cantidad buena.
k. En la ventana del Inventario Físico se tiene 3 columnas:
- Inventario Físico, es lo que se ha contado en el almacén.
- Cantidad Buena, del inventario físico cuántos están en buenas condiciones.
- Stock Actual, es la cantidad que tiene el sistema.

NOTA: Lo ideal es que el Inventario Físico sea igual al Stock Actual, de haber diferencias
deben sanearse haciendo una entrada al almacén o una pecosa si hubiera faltantes o
sobrantes respectivamente.