DISTRIBUCION EN PLANTAS

CAROLINA SANCHEZ HERNANDEZ (Cód. 1421989326)

DIANA DEL PILAR RUIZ PALOMO (Cód.1421989341)

JAIME ALBERTO GALARZA (Cód. 1421989308)

MARTHA LILIANA DIAZ (Cód. 1421989291)

ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS

ANDRES IGNACIO CASTRO ZAMUDIO

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

INGENIERIA INDUSTRIAL

PRODUCCIÓN

BOGOTA

2016
Contenido

1. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3. JUSTIFICACIÓN
4. METODOLOGÍA
5. DIAGNÓSTICO CASO DISTRIBUYAMOS S.A
5.1 FALENCIAS ESPECÍFICAS
6. METODOLOGÍA Y PLANES DE MEJORA

6.1 Proceso de Recursos humanos

6.2 Proceso de Inventarios

6.3 Proceso de Compras y Ventas

7 CONCLUSIONES
 1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las empresas enfrentan mercados cada vez más complejos y

competitivos que permite observar un interés creciente por abordar diferentes
problemas de logística de la producción y de los servicios mediante el uso de
modelos de optimización. El siguiente caso está relacionado con la empresa
DISTRIBUYAMOS S.A en el área de logística, a través del texto se observa la
problemática en cuanto al control de inventarios, almacenamiento, transportes, la
falta de seguimiento medición y trazabilidad de los procesos, desconocimiento de
la documentación de los procesos. No se ha definido un diagnóstico de la
situación actual de la empresa para definir los lineamientos a seguir
en problemas de planificación de la producción en procesos de manufactura, se
contempla usualmente modelos de optimización que tienen por objetivo proveer
una política óptima de producción, sobre un cierto horizonte de planificación, de
modo tal de minimizar costos y simultáneamente satisfacer ciertos requerimientos
estimados de demanda.

Hoy en día es la obligación de las empresas implementar sistemas de mejora

continua en sus organizaciones con el fin de satisfacer las necesidades del
mercado mejorando sus procesos optimizando los recursos, reducir sus costos,
aumentar la productividad, mejorar la calidad, ser más eficientes y efectivos en
cada una de las etapas de los procesos.
2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Determinar el sistema de mejora en logística y el cómo se va a utilizar para dar

soluciones a la situación problema que se está generando en todos los procesos y
niveles de la organización con el fin de garantizar el cumplimiento y la satisfacción
del cliente.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.

 Conocer el sistema Gestión Logística y La Gestión de Transporte para

brindar soluciones a los inconvenientes que se presentan en la Sede San
Bernardo del Viento.
 Indagar las falencias en la planificación y distribución de funciones.

 Verificar la carga laboral de cada colaborador.

 Identificar los líderes de cada proceso y evaluar los indicadores que cada
proceso y como se está llevando las acciones preventivas y correctivas

 Analizar la efectividad de los sistemas de información y la tecnología

empleada en los procesos operativos y administrativos.

 Identificar la normatividad en el manejo de inventarios y la disposición física

del almacén, para poder confrontar todas las eventualidades que se
 presenten garantizando la disponibilidad y fiabilidad de la información.

3. JUSTIFICACIÓN

El Sistema de Gestión logística es la base fundamental que define las actividades

necesarias para dirigir y controlar los procesos operativos de la organización. Esta
consiste en una estructura operacional, técnica y documentada, que garantiza la
satisfacción del cliente de acuerdo con la normatividad aplicable vigente.

Empleando procedimientos de control sobre las actividades realizadas, la

estructura operacional de la organización crea un entorno competitivo y
estratégico. Algunas empresas consideran que la implementación del Sistema de
Gestión es fundamental para el manejo de sus procesos. Además, mejora la
calidad de sus productos siendo una herramienta de utilidad, teniendo como
objetivo provocar siempre la satisfacción del cliente

Debido al desconocimiento de los trabajadores acerca de las actividades que

realizan, la eficacia del sistema puede verse afectada. Es decir que los empleados
de la empresa deben conocer sus responsabilidades y los métodos para ayudar a
la mejora continua de las actividades que se desarrollan en la misma.

Las acciones realizadas dentro de la compañía deben ser concertadas con la alta
dirección, está a su vez, debe evidenciar su compromiso e interés.

4. METODOLOGÍA

Se efectúa un diagnóstico de cómo se encuentra en este momento la organización

para definir los responsables, los recursos las actividades por realizar y sus
respectivos tiempos por semanas para implementar un sistema de gestión
logística en la organización a su vez Identificar la normatividad que aplicaba,
posteriormente equilibrar y complementar la documentación del sistema a
implementar.
De igual manera brindar las capacitaciones de las mejoras y cambios de la
organización a los empleados con el fin de hablar el mismo idioma en la
organización.

Establecer los indicadores para realizar el seguimiento y medición a los procesos

de inventarios.

Realizar el conteo y verificación del inventario de la organización y establecer que

se tiene y que hace falta.

5. DIAGNÓSTICO GENERAL

 La falta de control que se manifiesta en las diferentes áreas de la organización

y la poca interrelación de los procesos generando no conformidades en la
empresa sin acciones de mejora, se evidencia falta de manejo de indicadores
eficacia y eficiencia que ya están establecidos en la organización que permiten
hacer seguimiento a los procesos y verificar si están dando resultado
esperado.

 Enfoque en el tema de adecuación a la agencia únicamente, la empresa

trabaja como un engranaje y no se puede descuidar los otros procesos.

 Los procesos involucrados en el área de inventarios de la compañía su labor

ha sido despreocupada no se realiza el seguimiento adecuado, no hay
cumplimiento con los cronogramas establecidos.

 Se realiza una auditoria pero no se evidencia el compromiso de la alta

dirección en realizar las mejoras propuestas por la misma.
 5.1 FALENCIAS ESPECÍFICAS

Falencias Generales de la empresa

 Falta de control en las actividades de acopio y despacho.
 Descontrol en el área de almacenamiento.
 El transporte es manejado por terceros el personal no es idóneo,
presentando falencias en la trazabilidad.
 Falta de “5S” en puesto de trabajo.
 Los procesos no interactúan y no se ve el trabajo en equipo.
 La estructura débil y limitada.
 Carencia de política y concepto de del manejo del stock.
 Plan estratégico ineficiente.
 Continuar con el sistema logístico obsoleto.
 Falta de recurso humano impactando el clima laboral.
 Generación de desconfianza en el clima laboral por pérdidas de
mercancía.

Falencias del equipo de trabajo

Director Nacional de logística (Palomari)

 Falta de toma de decisión y compromiso con el cargo.

 Falta de enfoque, liderazgo y de decisión con el manejo de su proceso.
 Búsqueda de errores en la personas mas no en el resultado.
 Ausencias en eventos importantes (evento de inauguración).
 Permite que jefes de otras áreas tomen decisiones sobre su proceso.
 Falta de compromiso como alta dirección hacia la auditoria que se
efectuó, no realiza pronta retroalimentación al Director regional de
logística.

Gerente Regional (Manuel)

 Toma de decisiones precipitadas (despido de personal sin justificación).
 Mantiene el trabajo del recurso humano a cargo bajo presión
generando temor.
 Solo le importan los resultados tiene bajo tensión el clima laboral de su
equipo de trabajo
 Administrador de almacenamiento (Diego)
 Es resistente al cambio que la organización está atravesando.
 Falta de claridad en el resultado ejecutando sus funciones.
 Falta de liderazgo, compromiso con su cargo y su equipo de trabajo.
 Sus directrices no son idóneas

Director de logística (Carlos)

 Desigualdad en toma decisiones de los cargos y falta de control de los
mismos.
 Falta planeación para realizar su trabajo.
 Capacitación para tener más criterios de decisión para solución de la
problemática de su proceso.

Organigrama de la organización
 Falencias de procesos

Recursos humanos
 Personal no cuenta con la adecuada capacitación en el manejo de los
aplicativos empleados por la organización
 Reproceso en las operaciones, aumento de los tiempos en el desarrollo
de las actividades).
 Contratación de personal sin experiencia en cargos que lo requiere

Compras y Ventas
 Pérdida de control de la operación utilidad.
 Sanciones
 Cierre del establecimiento
 Perdidas económicas

Inventarios
 Se encuentran faltantes en los artículos no se establece en control
correspondes.
 Inventarios no exactos.
 Perdida de elementos y materiales.
 Falencias en la trazabilidad, mercancía de difícil ubicación.
 Falta de control de las operación para cumplir con la política de manejo de
STOCK.

6 METODOLOGÍA Y PLANES DE MEJORA

Alternativas de mejora generales de la empresa

Técnicas vanguardistas de administración de los recursos
Tecnología de punta
Técnicas vanguardistas de administración de los recursos
Contacto directo con sistema de información de logística WMS (maximizar la
eficiencia de la movilización de productos al mercado) RFID (Identificación por
radiofrecuencia por etiquetas)
Verificar las variaciones del mercado
Ajuste cuando hay crecimiento de la organización
6.1 PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

Teniendo en cuenta la falta de perfiles claramente constituidos, se sugiere que

inicialmente se realice un análisis ocupacional, teniendo en cuenta que con este
se “logra obtener información sobre diferentes trabajos de manera sistemática, con
el fin de organizarla y evaluarla. La información que se obtenga es primordial con
el fin de encontrar solicitantes idóneos para los puestos disponibles, los requisitos
deben ser específicos para que permitan a los especialistas proceder al
reclutamiento de personas que tengan los conocimientos, experiencia y
habilidades necesarios.

Inducción: Definida la inducción como “la integración de nuevos empleados en la

empresa y la unidad en la que van a trabajar, es importante que los nuevos
empleados se familiaricen con las políticas y procedimientos de la empresa, así
como las expectativas de rendimiento, la inducción es lo que hace que un nuevo
empleado se sienta como un extraño o como un miembro del equipo” Teniendo en
cuenta lo anterior

 Realiza inducción siempre a sus nuevos empleados

 Dar conocer la misión, la visión, valores, principios y política de
DISTRIBUYAMOS S.A
 Establecer los tiempos y etapas para el desarrollo de la inducción.

Capacitación: Entendida la capacitación como “el conjunto de actividades cuyo

propósito es mejorar el rendimiento presente o futuro del empleado, aumentando
su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes

 Actualizar la descripción de los procesos establecidos para cada labor.

 Realiza capacitaciones continuas (semanalmente).
 Establecer manuales de funciones
 Establecer tiempo suficiente para las capacitaciones

Evaluación de desempeño: consiste en “la identificación, medición y gestión del

rendimiento humano de las empresas

 Tener claro que se va evaluar ya que este resultado nos debe mostrar
exactamente las falencias del talento humano.
 Se debe establecer un periodo de prueba de 2 meses y realizar la evaluación
del periodo de prueba verificando el proceso de inducción y capacitación.

Motivación: Establecer mecanismos económicos y no económicos como

elementos motivadores, con el fin que el personal no sienta todo el tiempo
obligado a quedarse horas extras, realizar trabajo que no hace parte de su función
cuando se debe cubrir a un compañero entre otros

6.2 PROCESO DE INVENTARIOS

El área de inventarios en DISTRIBUYAMOS S.A se Coordina, controla y realiza el

registro, traslado, préstamo, mantenimiento, resignación, reposición y baja de los
bienes muebles e inmuebles manteniendo actualizado el módulo para
proporcionar información veraz de los activos fijos de la organización.

Se encuentra como plan de mejora:

 Crear procesos, normas y procedimientos para el registro, manejo y control de

los bienes muebles e inmuebles y comprobar su cumplimiento.
 Gestionar el proceso de asignación de número de placa y responsable de los
activos fijos de la organización, con base en el procedimiento establecido.
 Planear, programar y dirigir la verificación del inventario de cada dependencia
de la empresa con base en los procedimientos establecidos.
 Realizar habitualmente un programa efectivo de clasificación y evacuación de
bienes inservibles para el despeje de áreas.
 Exigir siempre una nota de pedido allí deben constar todas las condiciones
pactadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de
entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera
necesario).
 Registrar adecuadamente a los proveedores elaborar una ficha por cada
proveedor donde lleve los datos
 Controlar las entregas  verificar que lo ingresado concuerde con lo estipulado a
través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad,
que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas
con la nota de pedido y las listas de precios).
 Controlar el stock: es importante contar con información actualizada de las
existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada
artículo. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el
riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden
sufrirse pérdidas por improductividad.
 Personal capacitado.
 6.3 PROCESO DE COMPRAS Y VENTAS

La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa

para satisfacer las necesidades del cliente.

Importancia de la función de compras

Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el

mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos
costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción
debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más
ventajosas posibles, las cuales son:

• El plazo de pago
• El plazo de entrega el servicio de posventa
• La calidad
• La estabilidad del proveedor

La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:

 El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros

 El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas
esperadas
 La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento
 La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el
mercado.
 Relaciones con otras áreas de la empresa

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el

negocio, entre ellos con:

 Dirección General: fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de

los cambios del entorno.
 Producción: información sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad
disponible.
 Finanzas: fijación de las políticas financieras, requerimientos de fondo y
presupuestos.
 Recepción y almacenes: administración en la logística de movimientos y
coordinación de necesidades de espacio.
 Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y
provisiones de las compras.

El área de Compras

La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos

sectores de la empresa y se formaliza con un documento escrito; éste es el
momento en el que el área de Compras inicia su gestión. El responsable realiza
compulsas de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la orden de
compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y además
para notificar a las demás áreas de la empresa. El proceso continúa con la
recepción de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.
Se denomina política de compras a los criterios generados desde la dirección
de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de
proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las adquisiciones. Comprar
es una ciencia y comprar bien es vender bien. Cada peso ahorrado tiene efecto
directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la dirección
requiere del profesional de compras:

 Capacidad para negociar

 Capacidad de liderar
 Mantenerse actualizado sobre el mercado
 Seleccionar adecuadamente a los proveedores
 Reducir la gestión administrativa de compras
 Contar con conocimiento técnico.

Alianzas estratégicas con los proveedores

Con el transcurso del tiempo se comenzó a advertir la necesidad de una mejor

relación entre proveedores y clientes.

• Aumento de calidad
• Disminución del costo
• Reducción del tiempo de entrega
• Asegurar el negocio para ambas partes

Pero no se debe olvidar variar es buena práctica ampliar la cantidad de

proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio, manteniendo la
relación comercial con todos ellos. Si centralizamos todas las compras en un solo
proveedor, nos encontraremos en una posición muy desfavorable a la hora de
negociar.

 Comparar al menos dos ofertas similares antes de cerrar una operación.

 Analizar permanentemente el mercado proveedor  debemos estar abiertos a la
posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.
 Equilibrio en la relación no debemos perder de vista que estamos haciendo
negocios, no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un medida
en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la
vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas
partes.
 Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará
más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de
supervivencia y éxito a largo plazo.
 Mantener registros de todas las operaciones para poder cotizar rápida y
fácilmente, es importante tener notas de pedidos, listas de precios y datos del
proveedor.
 7 CONCLUSIONES

En el desarrollo de este trabajo se evidencias fallas que implican todas las áreas
procesos la organización la cual influye perdida de flujo de información, activos
fijos y la utilidad del negocio por elevados costos en la operación.

La dirección debe implementar la sistematización de inventarios, despachos,

almacenamiento y transporte de esta forma se garantiza el aumento de la
productividad, que se ve reflejado en la disminución de costos, tiempo de entrega
y entrega oportuna de la información.

Se debe implementar la renovación del almacén teniendo como prioridad los

artículos de mayor demanda por los clientes, estos deben permanecer en
constante monitoreo para que no se presenten cuellos de botella al despachar uno
o más pedidos, asegurar que todos los trabajadores asociados al despacho de
mercancía sean el personal idóneo para desempeñar la labor verificando que
estén capacitados, cumplan con las normas de orden y aseo del almacén y estén
contratados por la empresa ya que esto garantiza un mayor sentido de
pertenencia hacia la compañía.

No solo se hizo el énfasis de estudio en el área de inventarios también en los

demás procesos de la organización como lo son el área de compras y ventas que
se veía afectado totalmente por la gestión del área de inventarios.

También el área de recursos humanos ya que tenía falencias con relación al

personal de la organización.

Vemos también que se realizó un diagnóstico general en la organización teniendo

en cuenta el crecimiento que tiene en este momento.