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AGROPECUARIA BAQUERO GUAYACAN LTDA.

CONTROL INTERNO Y AUDITORIA

FERNANDO BAQUERO CORTES

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA DIURNA

VILLAVICENCIO – META

2018
AGROPECUARIA BAQUERO GUAYACÁN LTDA

La empresa Agroindustria Baquero Guayacán Ltda., fue fundada hace 30 años,


cuenta con un domicilio principal de su actividad administrativa en la dirección
AVENIDA 40 16 B 159 CENTRO COMERCIAL VILLACENTRO BLOQ A OFI 403
en la ciudad de VILLAVICENCIO, META y una finca para el desarrollo operativo
en SAN CARLOS DE GUAROA, POMPEYA la cual cuenta con tres lotes de
palma, el más antiguos el lote “83” que cumplió su vida útil, y en producción se
encuentran los lotes “2001” y “2002; en la actividad bovina cuenta con 200
cabezas de ganado.

INFORMACIÓN GENERAL

OBJETO SOCIAL:
Es la explotación de toda clase de negocios agroindustriales y agropecuarios, en
terrenos propios o de terceros. Así como el establecimiento de cultivos agrícolas,
especialmente oleaginosos a nivel industrial y la cría, levante y ceba de ganado,
con las actividades a fines, anexa o complementaria de esa finalidad.

Nit: 800027199-6

Matricula mercantil: 21793-40

Fecha de constitución: 19 de octubre de 1987

Otra información del registro mercantil: Limitaciones del representante legal


hasta 70 SMMLV

Capital social: 20´000.000 de pesos colombianos

Actividad CIIU: A0126-cultivo de palma de aceite (palma africana) y otros


productos oleaginosos

CIIU sector Colombia: aceite y grasas sector-aceite-grasas

INTRODUCCIÓN
Como clave principal de un excelente control interno de la empresa se debe
adquirir compromiso conociendo las funciones y procesos de gestión que se
suministran a los trabajadores, teniendo en cuenta el cumplimiento de la misión y
visión de la misma. Así mismo se deben mantener a la vista de cada trabajador
para que las tengan pendiente y saber su labor, mejorando en control dentro de la
empresa.

Complementando lo dicho anteriormente se les mostrara a continuación el manual


de funciones y procesos de cada una de los departamentos de la empresa y sus
cargos, con el objetivo de que la empresa funcione de una manera eficaz y así
mismo lograr que sea una empresa sostenible cumpliendo con la misión.

MISIÓN

Agropecuaria Baquero Guayacán Ltda. tiene como misión ser una empresa líder
en la producción y comercialización de palma y aceite, con el fin de satisfacer las
necesidades de los diferentes mercados que demandan este tipo de producto,
brindándole a sus clientes productos de excelente calidad partiendo en la
aplicación de buenas prácticas agrícolas y el cuidado del medio ambiente ;
buscando siempre la sostenibilidad y rentabilidad en sus operaciones y que
contribuyan al desarrollo de la empresa, empleados y proveedores, mediante una
buena gestión gerencial, agronómica y comercial.

VISIÓN

Alcanzar rendimientos agropecuarios sostenidos con una alta productividad y alto


valor agregado; mejorando el medio ambiente con efectivas plantaciones de
palmas; satisfaciendo las necesidades de la fuerza de trabajo con un alto nivel de
la vida.

VALORES

Servicio: Dar una atención de calidad, cubriendo los requerimientos de nuestros


asociados, clientes internos y externos mediante un servicio integral.
Trabajo: Superar las expectativas en el cumplimiento de nuestra labor,
perseverancia en el logro de objetivos, deberes, responsabilidades y
compromisos.

Honestidad: Actuar con rectitud en las actividades diarias, basados en la ética e


integridad alineados a nuestra misión y visión.

Compañerismo: Solidaridad, colaboración y trabajo en equipo para enfrentar los


retos diarios.

Mejora continua: Diagnosticar, analizar e implementar mejoras, asegurando su


impacto y seguimiento permanente.

Generosidad y altruismo: Promover el bienestar, desarrollo, crecimiento y salud


de terceros con actos de apoyo desinteresados.

Responsabilidad: Cumplir con compromisos y obligaciones, tanto hacia fuera


como hacia adentro de la organización.

Protección del medio ambiente: Asumimos el compromiso de promover la


protección del medio ambiente, a través de la promoción e implementación de
procesos limpios que no pongan en riesgo la salud humana, la vida silvestre y las
fuentes de agua.

Sostenibilidad organizativa: Promover mecanismos eficientes y eficaces de


comunicación, a manera de mantener un alto nivel de información y participación
en todos sus miembros. El objetivo es mejorar la identificación, compromiso y
lealtad de los socios y socias ante la organización.

Sostenibilidad financiera: La auto sostenibilidad financiera se obtendrá a través


de la generación de ingresos y prestación de servicios relacionados con la
comercialización de los cultivos y productos agrícolas de sus socios y socias.

Equidad de género: Es fundamental la incorporación y valoración de la


participación activa de la mujer, a través de políticas y procedimientos que
fomenten un desarrollo con equidad de género
PRINCIPIOS

Contribuir en el desarrollo de la región y del país

Conservando la fuerza y constante vinculación de nuestra empresa con el


desarrollo ambiental y agrícola del país.

Contribuyendo dinamismo, capacidad de adaptación al cambio, apoyando siempre


la innovación y las iniciativas emprendedoras.

Abriendo conocimiento especialista en palmas de aceite con la ayuda de avances


biotecnológicos, fomentando el estudio y la investigación relevante para el sector.

Contribuir al desarrollo de las personas

Considerando a los trabajadores como el centro principal de la empresa,


promoviendo el crecimiento profesional y el auto aprendizaje, vinculante al
desarrollo de la organización con el de las personas que forman parte.

Poniendo la organización hacia el cliente, mediante la fórmula técnica de servicios,


sensibilidad corporativa y tracto humano hacia las necesidades de los clientes y
del sector.

JUNTA DE SOCIOS
REVISOR
FISCAL
GERENTE

ADMINISTRATIVO OPERATIVO
SECRETARIA CONTADOR
PALMA GANADO

ENCARGADO
ADMINISTRADOR

VAQUERO

COSECHERO SANIDAD PEPERA


S

JORNALEROS OPERARIOS

MAQUINARIA

La empresa cuenta con una nómina administrativa conformada por el gerente y la


secretaria, la nómina de ganado conformada por un vaquero, la nómina de
producción formada por 4 personas, la nómina de las palmas 2001 y 2002 cuenta
con 8 personas y la nómina de la palma 83 conformada por 3 personas. Además
de contar con contratistas fijos como el transportador del producto y ocasionales
como los jornaleros y las peperas.

La empresa no cuenta con un inventario; y las fechas previstas para los pagos son
el mes inmediatamente después de la cosecha.

MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES GERENTE.


IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Gerente

TIPO DE CARGO: Administrativo

JORNADA LABORAL: Tiempo Completo

FUNCIONES DEL CARGO:

El gerente es el representante legal de la sociedad, con facultades por lo tanto


para ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza del cargo y que
se relacione con el giro de los negocios sociales.

COMPETENCAS

ESPECIFICAS:

 Coordinar las actividades que desarrollen las áreas que componen la


empresa.
 Mantener buenas relaciones con los clientes, colaboradores y proveedores
para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado.
 Supervisar que todo marche correctamente.
 Revisar y firmar contratos y convenios en los que la empresa debe recibir o
prestar algún servicio.

GENERALES:
 Liderar el proceso de planeación estratégica determinando los factores
críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas del mismo.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
 Planear y desarrollar metas a corto plazo junto con los objetivos anuales y
entregar las proyecciones de dichas metas.
 Coordinar los registros y que sus análisis se estén ejecutando
correctamente.
 Analizar los problemas de la empresa, en el aspecto financiero,
administrativo, personal, entre otros.

Identificación del cargo Gerente


Tipo de cargo: Administrativo
Jornada laboral: Tiempo completo
Experiencia laboral: Dos (2) años de experiencia de gerente o
en el área administrativa.
Educación requerida: Título profesional u otros.

MANUAL DE FUNCIONES DEL CONTADOR

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Contador

TIPO DE CARGO: Administrativo

JEFE INMEDIATO: Gerente


N° DE PERSONAS EN EL CARGO: (1) Uno

FUNCIONES DEL CARGO:

Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas para el manejo


de la contabilidad. Estar al día en las disposiciones tributarias emanadas por el
Gobierno Nacional, departamental y municipal. Ejercer estricta vigilancia y
cumplimiento en las obligaciones de la empresa de tipo legal tales como: IVA, rete
fuente, impuestos, parafiscales, etc. Actuar con integridad, honestidad y absoluta
reserva de la información de la empresa. Mantener actualizada la información la
cual se ejecutará a las exigencias de la normatividad en materia fiscal y tributaria.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 Revisa que las contabilizaciones de cada uno de los comprobantes estén


debidamente contabilizadas en las cuentas respectivas

 Revisa que cada saldo delas cuentas efectivamente correspondan a la


realidad

 Revisar las nóminas antes de autorizar los pagos

 Revisar junto con el auxiliar contable los auxiliares para liquidar la retención
en la fuente, IVA, renta, exógenas, renovaciones de cámara de comercio
(que son los impuestos que se hace)
GENERALES:

 Estar pendiente del archivo de las actas de la parte legal de la compañía

 Revisar el cumplimiento legal de la empresa, tanto dotaciones, seguridad y


salud en el trabajo

 Demás aspectos que por lay la empresa debe cumplir

Identificación del cargo contador Publico


Tipo de cargo: Administrativo
Jefe inmediato Gerente
Jornada laboral: Ocasional
Experiencia laboral: Dos (2) años de experiencia en el área
de contabilidad
Educación requerida: Contador público con tarjeta profesional

MANUAL DE FUNCIONES DE LA SECRETARIA

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Secretario

TIPO DE CARGO: Administrativo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: (1) Uno


FUNCIONES DEL CARGO:

Sirve como la primera persona que entra en contacto con los visitantes de la
oficina, saluda e instruye a las personas que llegan para las citas. Toma los
mensajes telefónicos y de ser necesario responde a las llamadas telefónicas del
jefe en su nombre. Prepara comunicaciones escritas, tales como cartas y correos
electrónicos, también en nombre de su jefe. Sirve como el punto focal para recibir
la correspondencia y los paquetes que se reciben y se despachan.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 ingresar, clasificar, registrar y distribuir la documentación a través del sistema


de trámite documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo
general y confidencial correspondiente.
 ingresar y distribuir la correspondencia manteniendo el grado de
confidencialidad si así se requiere.
 Realizar registro y sistematización de la nómina a empleados dentro de los
periodos correspondientes.

GENERALES:

 Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la


agenda diaria coordinándolas reuniones y citas respectivas.
 Redactar documentos varios de acuerdo a lo requerido.
 Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina, requeridos por el
personal, efectuando el control de los mismos.
 Atención al público de forma amable, oportuna.

Identificación del cargo: secretaria


Tipo de cargo Administrativo
Jefe inmediato: Gerente
Jornada laboral: horario de oficina
Requisitos de educación: técnica en secretariado o Auxiliar
administrativo
Tiempo de experiencia: Un (1) año en labores afines.

MANUAL DE FUNCIONES DEL AREA OPERATIVA

MANUAL DE FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE CAMPO

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Administrador de campo

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Gerente


N° DE PERSONAS EN EL CARGO: (1) Uno

FUNCIONES DEL CARGO:

Es responsable del funcionamiento correcto de la finca operativa, así como de


todo el personal que trabaja en ellas, las actividades y los recursos que forman
parte dela finca. Cumplen órdenes del gerente y deben informarle de todo el
funcionamiento. Uno de los objetivos es planificación y elaboración de
presupuestos. También puede ser responsable de la manipulación final de
productos para presentarlos al cliente. El administrador de campo tiene que
estudiar los registros financieros y llevarlos al día. El administrador tiene que tomar
decisiones muy cuidadosas, de acuerdo con el gerente, sobre la compra y venta
de semillas, cultivos, maquinaria, fertilizantes, entre otros.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

● Controlar los recursos usados en el proceso de recolección y cuidado de los


cultivos.
● Vigilar el cumplimiento de las labores realizadas por los jornales y operarios
de maquinaria.
● Es el encargado de pedir los suministros necesarios para el desarrollo de
las operaciones.
● Controlar los recursos de la caja menor, para suplir las necesidades que se
puedan generar.
● se encarga de la revisión y supervisión del corte de frutos, para asegurar el
corte del fruto maduro.
● es el encargado de repartir labores para el desarrollo diario de la
recolección.

Identificación del cargo administrador operativo


Tipo de cargo: operativo
Jornada laboral: Tiempo completo
Experiencia laboral: Dos (2) años de experiencia de gerente
en labores de campo
Educación requerida: Título profesional u otros.

(ingeniero agrónomo)
Personas a cargo
MANUAL DE FUNCIONES DEL COSECHEROS

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Cosecheros

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: indeterminado, dependiendo la temporada y


el lote

FUNCIONES DEL CARGO:


Cortar el racimo, cortar la hoja de la base del racimo y encerrarla (esto tiene que
ver con el ciclo de poda en las plantaciones, a mayor número de hojas, menor
eficiencia en el corte), recoger la pepa desprendida y sacarla junto con los racimos
al sitio donde va a ser transportada.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 cortar la hoja soporte y el racimo maduro de la palma.


 Utilizar las herramientas adecuadas para el proceso de corte de acurdo con
la edad de la palma.
 Se encarga de cortar, podar y ubicar las hojas de apoyo.
 Realiza el corte del pedúnculo a ras de los hombros del racimo.

Identificación del cargo: cosecheros


Jefe inmediato: Administrador operativo
Requisitos de educación: Título de bachiller.
Tiempo de experiencia: Seis meses en labores afines.

MANUAL DE FUNCIONES DEL JORNARELOS

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Jornaleros

TIPO DE CARGO: Operativo


JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: indeterminado, dependiendo de la temporada


y el lote.

FUNCIONES DEL CARGO:

Los jornaleros se dedican a la siembra, la plantación, la labranza y la cosecha de


cultivos.  Se ocupan de usar distintos equipos mecánicos informatizados, tales
como tractores y sembrar un campo con gran rapidez y precisión.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 Transporta dentro de la finca los racimos, cuando del bienestar del fruto.
 Cargar el fruto en el transporte de acopio.
 Se encarga de limpiar la maleza, nivelar y acompasar los pisos y limpiar el
desagüe del centro de acopio.
 Aplica los herbicidas sobre la superficie del suelo para controlar las
malezas.

Identificación del cargo: jornaleros


Jefe inmediato: Gerente
Requisitos de educación: Título de bachiller.
Tiempo de experiencia: sin experiencia

MANUAL DE FUNCIONES DEL SANIDAD

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Sanidad

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: uno (1)

FUNCIONES DEL CARGO:

La persona de sanidad es el encargado del manejo eficiente de las plantaciones


de palmas, cuidado de plagas en los cultivos y el manejo adecuado de los
campos productivos, este enmarca el esquema estructural que se debe
implementar en todos los cultivos.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 Estructurar un esquema para una buena implementación de los cultivos

GENERALES:

 Controlar plagas y enfermedades.


 Preparar un terreno adecuado para la siembra de los cultivos nuevos.
 Control de prácticas herbicidas.
 Maneja los volúmenes de agua limpia, cantidad de productos herbicidas y
controla el pH adecuado de la palma.

Identificación del cargo: sanidad


Jefe inmediato: Administrador operativo
Requisitos de educación: técnico
Tiempo de experiencia: Seis meses en labores afines.

MANUAL DE FUNCIONES DEL OPERARIOS DE MAQUINARIA

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Operarios de maquinaria

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: indeterminado, dependiendo de la temporada


y el lote.

FUNCIONES DEL CARGO:

Son los encargados del manejo y cuidado de los tractores y accesorios


pertenecientes a estos.

COMPETENCIAS

GENERALES:
 Se encarga de cortar la maleza en la zona de cultivos de acuerdo a las
indicaciones del administrador de campo.
 Transporte mecánico de los frutos cortados.

Identificación del cargo: operarios maquinaria


Jefe inmediato: Administrador operativo
Requisitos de educación: Título de bachiller.
otros requisitos Pase de carro
Tiempo de experiencia: Seis meses en labores afines.

MANUAL DE FUNCIONES DE LAS PEPERAS

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Peperas

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: indeterminado, dependiendo de la temporada


y el lote.

FUNCIONES DEL CARGO:

Las peperas son las encargadas de la recolección de fruto suelto de forma


manual, según el ciclo de cosecha de la palma.

COMPETENCIAS
ESPECIFICAS:

● recolectar fruto suelto encontrado en la superficie de la tierra después de


recolectada la cosecha.

Identificación del cargo: pepera


Jefe inmediato: Administrador operativo
Requisitos de educación: Título de bachiller.
Tiempo de experiencia: sin experiencia

MANUAL DE FUNCIONES DEL VAQUERO

IDENTIFICACIÓN DE CARGO: Vaquero

TIPO DE CARGO: Operativo

JEFE INMEDIATO: Administrador de campo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: (1) Uno

FUNCIONES DEL CARGO:

El vaquero es el encargado del cuidado y manejo del ganado perteneciente a la


finca operativa.

COMPETENCIAS

ESPECIFICAS:

 El vaquero deberá estar pendiente del estado de los animales.


 Tiene que correr la cerca (3 veces al día) a cada uno de los lotes de novillos
y hace la debida rotación de potreros según lo planeado por el zootecnista.
 Deberá de manera conjunta con el veterinario y el operario llevar a cabo la
vacunación, vermifugación y marcación de los animales (si es necesaria),
según los planes realizados por el veterinario.
 El buen estado de las cercas estará a cargo del vaquero.
 Debe llevar un diario de las actividades que realice.
 En caso de ser necesario deberá prestar ayuda al veterinario, cuando se
lleve a cabo una intervención.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SIMBOLOGÍA UTILIZADA

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa


gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Indicador de inicio de un procedimiento.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar


una tarea o actividad.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar


una actividad predefinida expresada en otro Diagrama.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar


una actividad de decisión o de conmutación.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar
una actividad combinada.
Conector. Úsese para representar en un diagrama de flujo
una entrada o una salida de una parte de un Diagrama de
Flujo a otra dentro de la misma página.

Documento. Representa la información escrita pertinente al


proceso.

Conector utilizado para representar el fin de un


procedimiento.
FLUJOGRAMA AREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
INICIO

Se recibe planilla de
trabajo:

Entregada por el
administrador de campo Nómina
administrativa

Se sube al sistema de la Nómina palma 83


empresa la nómina para
los trabajadores según el Nómina palma SECRETARIA
área en que se 2001/2002
desempeñen
Nómina de
contratistas

Se envía la nómina al
gerente y al revisor
fiscal.

Se revisa la
elaboración de No
la nomina
GERENTE
SI
Se firma la nómina por el
gerente y el revisor
fiscal.

Se realiza consignación
de nomina

Se realiza pago.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

GERENTE

Objetivos

1. Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y


largo plazo.
2. Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de
las funciones y los cargos.
3. Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de
ésta.
4. Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y
detectar las desviaciones o diferencias.
5. Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar
el número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver
sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
6. Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
7. Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
8. Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
9. Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

Alcance y responsabilidades:

El Gerente General será el Representante Legal de la Sociedad y tendrá a su


cargo la dirección y la administración de los negocios sociales. El Gerente General
no podrá ser miembro titular de la dirección, pero la dirección podrá encargar
provisionalmente la Gerencia a cualquiera de sus miembros; será nombrado por la
dirección, salvo el primero, que es designado en la escritura de constitución social.
Para ser gerente no es necesario ser accionista. Es responsable en forma
complementaria a las obligaciones de la dirección, y reporta a éste acerca del
desempeño de la empresa. El gerente general es el responsable legal de la
empresa y en ese sentido deberá velar por el cumplimiento de todos los requisitos
legales que afecten los negocios y operaciones de ésta. La duración del cargo es
indefinida pudiendo ser removido en cualquier momento por el director. En caso
de ausencia del Gerente General, éste será reemplazado por la persona que
designe el Directorio.

Generalidades:

 El Gerente general, busca siempre tomar las mejores decisiones para la


organización apoyado por los jefes de departamento y el demás personal
 Procura que el personal se encuentre motivado y productivo, sin afectar su
parte personal y emocional.
 Mantener un control de los costos y gastos en la organización
 Encargado de que el personal sea lo más productivo posible y mantenga
niveles óptimos de motivación, como de contratar al mejor personal para la
Empresa
 Es el encargado de firmar los estados financieros, en conjunto con el
contador publico

CONTADOR

Objetivos

1. Diseñar y evaluar sistemas de información orientados a la obtención,


comprobación y análisis de informes financieros y administrativos de la
entidad, que sean útiles a los usuarios regionales, nacionales e
internacionales para la toma de decisiones.
2. Interpretar y aplicar las diversas leyes que afectan a las empresas en sus
aspectos contables y financieros.
3. Contribuir a la administración eficiente de las empresas que caracterizan a
la región a través del diagnóstico, análisis e interpretación de los diferentes
fenómenos económicos tanto internos como externos, que le permitan ser
factor de influencia en la actividad económica, prever contingencias y
aminorar los riesgos financieros, así como presentar propuestas de solución
a los problemas contables, financieros y administrativos que se presenten.
4. Emitir su opinión sobre la información financiera preparada por las
organizaciones para la toma de decisiones de los diversos usuarios.
5. Trabajar en equipo, coordinar grupos de trabajo, ejercer y delegar
autoridad, resolver problemas, tomar decisiones y ser agente de cambio.
6. Actuar con integridad, honestidad y absoluta reserva de la información de la
empresa.
7. Elaborar la información financiera que refleja el "resultado de la gestión".

Alcance y responsabilidades

el contador es responsable de certificar los estados financieros no solo se limita al


cumplimiento de lineamentos normativos, sino que también implica la verificación
de las afirmaciones explicitas e implícitas en cada uno de los elementos, así como
el compromiso profesional de que dichos estados financieros reflejen la realidad
financiera de la entidad y que, al ser tomados fielmente de los libros, los asientos
contables respectivos están debidamente respaldados mediante soportes
adecuados Adicionalmente, el profesional de la contabilidad debe tener en cuenta
en todo momento los requisitos establecidos en el Código de Ética.

También debe buscar que la entidad lleve la contabilidad de acuerdo a las normas
y requerimientos legales, y si nos recurrimos la definición más básica y elemental
de la contabilidad, esta tiene como tarea dejar un registro de las operaciones
económicas realizadas por la empresa, de manera tal que luego se puedan
generar reportes para diferentes análisis, o simplemente para hacer verificaciones
de diferentes tipos.

Generalidades:

 El contador recopila la información para preparar los estados financieros,


con base en los libros contables, que elabora el auxiliar contable
 Verifica que las conciliaciones bancarias del auxiliar contable se encuentren
correctamente.
 Mantener un control de los costos y gastos en la organización
 Verificar que las cuentas por cobrar se efectúen en los tiempos normales y
las cuentas por cobrar, se realice una buena gestión de cartera
 Detectar anomalías en cuanto a los ingresos reportados por el software de
ventas y contable
 Reportar los estados financieros a la DIAN y la Superintendencia de
sociedades, en NIIF, grupo 2, el cual pertenece la empresa

SECRETARIA

Objetivos
1.     Desarrollar labores de coordinación de las dependencias adscritas al
Despacho del Alcalde y de la Administración Pública, para facilitar la labor del
Alcalde

2. Apoyar a la Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social en la


coordinación de los CALI.

3. Ejercer el control interno y evaluación de gestión y resultados de los


trabajadores y usuarios

4. Administrar y coordinar las actividades y los recursos humanos y físicos de la


entidad
5. Conocer y decidir, de conformidad con el Código Disciplinario Único, los
procesos disciplinarios inherentes a faltas leves, que se deban adelantar con
relación a los servidores de la empresa

6. Organizar y controlar el Archivo General de la entidad

7. Diseñar y ejecutar los programas de atención al usuario

8. Organizar y controlar los sistemas de información de la empresa

9. Atender y resolver las quejas que presenten los empleados o usuarios

Alcance y responsabilidades

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas,


normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes de la
entidad, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de
las operaciones presupuestales y contables, desarrollar la eficiencia del control de
gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos
financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad,
eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su
competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos de la
empresa.

Generalidades:

 Deberá mantener a todas las áreas de la empresa con la papelería


necesaria para su funcionamiento normal.
 Asimismo, comunicara al gerente general de todos los requerimientos o
necesidades de cada departamento de la empresa
 Por otro lado, deberá programar la agenda del gerente general, como de las
citas o reuniones por realizar.

FLUJOGRAMA AREA OPERATIVA

OTRAS LABORES
RECOLECCIÓN FRUTO: AGRICOLAS: VAQUERO
PALMA 83 GANADO
PALMA 2001/2002

RESPONSABLE
INICIO

Reconocimiento
No
Del fruto maduro ADMINISTRADOR DE CAMPO

Si
RECOLECCIÓN DE LA COSECHA:

Se corta el fruto de las palmas y se


ubican en el centro de acopio.
COSECHEROS

JORNALEROS

TRANSPORTE:

Se carga los camines con el fruto,


y este los transporta hasta el TRANSPORTADOR
cliente la extractora “Manuelita”.

INFORME:

A final de mes, Manuelita envía


un informe de la cantidad de
toneladas recibidas.

RECIBIDO:

Se recibe el informe, se compara y SECRETARIA


se registra.

FACTURA:

Se emite la factura
correspondiente por las toneladas
enviadas y se envía una copia a
Manuelita.
SE REALIZA EL PAGO
SECRETARIA
POR PARTE DEL CLIENTE

COMPROBANTE DE INGRESO:

Se emite comprobante de ingreso


por el monto recibido.

DEPARTAMENTO OPERATIVO

Vaquero

Funciones

1. Manejar la rotación de los potreros


2. Correr la cerca 3 veces al día a cada uno de los lotes de animales
3. Vacunar, embarcar, desembarcar y pesar los animales
4. Mantenimiento de cercas
5. Trabajar en conjunto con el Administrador y el Operario.

Responsabilidades

Proponer y sugerir mejoras de los servicios dándose cuenta de las deficiencias


cumpliendo con las normas de prevención de los riesgos laborales, teniendo las
cuentas las normas de igualdad de género respetando datos personales de los
empleados

Encargado

Objetivo
1. Abastecer a los animales de comida (pasto de corte y demás forrajes
suplementarios)
2. Riego de los potreros
3. Abonar potreros
4. Ayuda durante jornadas de vacunación, pesaje, embarque y desembarque
de animales.
5. Trabajar en conjunto con el Administrador, Vaquero y Operario

Responsabilidades

Proactivo, respetuoso y ordenado, encargado de manejar los trabajos de planta,


asignación de labores y control de calidad, trabajo en equipo, adaptabilidad al
cambio, conciencia de la seguridad, calidad y medio ambiente. Elaborar mapas de
proceso  asegurando el cumplimiento de la planeación de la producción y
confiando en que los procesos productivos que gestionen cumpliendo las normas
vigentes y verificando el cumplimiento de estos procesos para mejorar el
desempeño de la gestión de producción siendo líder.

Administrador de campó

Objetivo

1. Evaluar la situación de la empresa (Diagnósticos, Controles, Reformas)


2. Tomar decisiones
3. Dirigir el proceso productivo.
4. Comprar los animales e insumos.
5. Sistematizar la producción.
6. Realizar los pagos.
7. Mantener relaciones con proveedores, técnicos.
8. Trabajar en conjunto con el Administrador, Médico Veterinario, Vaquero y
Operario.

Responsabilidades

Los administradores son responsables funcionamiento correcto de la finca, así


como de todo el personal que trabaja en ellas, las actividades y los recursos que
forman parte de las granjas. Cumplen órdenes del dueño de la finca y deben
informarle de todo el funcionamiento.

Uno de los objetivos principales es la de obtener un beneficio, por lo que los


administradores dedican mucho tiempo a la planificación y elaboración de
presupuestos. También pueden ser responsables de la comercialización de los
productos de la producción y de la fabricación y manipulación final de productos
para presentarlos o venderlos en los mercados.

Cosechero

Objetivo

Cuya función es la de cortar el racimo, cortar la hoja de la base del racimo y


encerrarla (esto tiene que ver con el ciclo de poda en las plantaciones, a mayor
número de hojas, menor eficiencia en el corte), recoger la pepa desprendida y
sacarla junto con los racimos al sitio donde va a ser transportada.

Responsabilidades

Es quien realiza la recolección de los frutos de un proceso productivo. Esta tarea


se puede desarrollar en un árbol o en cultivos, como los cereales u hortalizas,
durante el período anual de producción.
Jornalero

Objetivo

1. Limpia y da mantenimiento al área de trabajo.


2. Efectúa recorridos diarios a las diferentes parcelas, para verificar el estado
en que se encuentran.
3. Elimina  la maleza que esta  alrededor  de las parcelas (sí es necesario).
4. Fumiga el área de trabajo para eliminar la maleza.
5. Vierte la sustancia química en la bomba de mochila o de motor
6. Aplica el químico para que la semilla sembrada no sea afectada en su
crecimiento

Responsabilidades

Desempeñan tareas generales que contribuyen al funcionamiento de una granja.


El trabajo puede realizarse en una granja de cultivo, una granja de ganado, o una
granja que combine cultivos y ganadería.

Operario de maquinaria

Objetivo

1. Manejar y realizar el mantenimiento de máquinas agrícolas de accionamiento y


tracción.

2. Manejar y realizar el mantenimiento de equipos de preparación del suelo.

3. Manejar y realizar el mantenimiento de equipos de siembra y plantación.

4. Manejar y realizar el mantenimiento de equipos para efectuar cuidados del


cultivo

5. Manejar y realizar el mantenimiento de equipos de aplicación de fertilizantes


6. Manejar y realizar el mantenimiento de equipos de recolección, carga, descarga
y transporte de productos agrarios

Responsabilidades:

Preparar, manejar y realizar el mantenimiento de máquinas agrícolas y de


jardinería de accionamiento y tracción, así como de equipos utilizados en las
actividades de producción agraria, aplicando criterios de calidad y rentabilidad,
cumpliendo con la normativa aplicable vigente, incluida la de prevención de
riesgos laborales y de protección medioambiental.

Sanidad

Objetivo

1. Prevenir, diagnosticar, controlar y erradicar las plagas y enfermedades que


afecten a los cultivos, instrumentando y promoviendo la acción sanitaria en todo el
terreno cultivable.

2. Adoptar y ejecutar las medidas técnicas apropiadas para la producción y


destrucción de vegetales, para salvaguardar el cultivo

3. Controlar el cumplimiento de las normas y reglamentos higiénico-sanitarios y de


los productos usados en la producción

4. las condiciones y la calidad de los insumos químicos y biológicos que


intervienen en la producción

5. Mantener la seguridad sanitaria de los trabajadores que son parte de la


producción (relacionados con el cultivo).

Responsabilidad
Dirige el desarrollo de los planes, programas y proyectos trazados para el
cumplimiento de los objetivos del Instituto en materia de mejoramiento del estatus
sanitario de la producción vegetal, mediante el desarrollo de campañas para el
control y erradicación de plagas de control oficial. Protege los derechos de
obtentores de las variedades vegetales, a verificar la calidad en la producción,
comercialización y uso seguro de las semillas y los insumos agrícolas.

PEPERA

Función

Las peperas son las encargadas de la recolección de fruto suelto de forma


manual, según el ciclo de cosecha de la palma.

Responsabilidad

 Recolectar fruto suelto encontrado en la superficie de la tierra después de


recolectada la cosecha.

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES:

DEBILIDADES:  AUMENTO DEL CONSUMO


 FUTURAS ADQUISICIONES DE
 DISMINUCIÓN DE PRODUCCIÓN HIBRIDOS DE PALMA
 ADQUISICIÓN DE ZONAS NUEVAS
PARA CULTUVOS
 INCENTIVAR EL TEMA DEL GANADO

FORTALEZAS: AMENAZAS:

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