Manual para la Evaluación de Desempeño Distribuidora LAP

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Especialización en Gestión de Talento Humano por Competencias

Bogotá D.C,

2019

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 Manual para la Evaluación de Desempeño Distribuidora LAP

Cristian Adrián Peralta Leal - C.C. 86068643

Sonia Lorena Zúñiga Ortiz – C.C. 1023890171

Armando Hernández Mendoza

Instructor Vocero

Juan Esteban Benjumea Restrepo

Instructor Vocero

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Especialización en Gestión de Talento Humano por Competencias

Bogotá D.C,

2019

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TABLA DE CONTENIDO

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JUSTIFICACIÓN

El presente Manual de Evaluación de Desempeño surge de la necesidad que tiene toda

organización de evaluar el recurso humano en función de cumplir con los objetivos, metas, planes
y programas propuestos.

Para llevar a cabo este proceso se han diseñado procedimientos y formatos de fácil comprensión
de los involucrados, evaluadores y evaluados, los mismos que posibilitarán su aplicación
transparente, técnica, justa y equitativa, que reflejarán de la mejor manera posible, los potenciales
del personal de la empresa.

La evaluación del desempeño, constituye una herramienta de gran utilidad y riqueza tanto para la
propia compañía como para las personas que participan del mismo, evaluadores y evaluados.

Tiene entre otros objetivos, la finalidad de planificar racionalmente su desarrollo, asegurando la

productividad y un clima organizacional orientado hacia el logro individual e institucional; el
sistema de evaluación del desempeño se fundamenta en el convencimiento de que todo
empleado tiene interés y necesidad de conocer la forma en que el jefe inmediato evalúa su
desempeño y su contribución a las operaciones organizacionales, el objetivo fundamental del
sistema es evaluar la forma en que el colaborador desempeña las tareas asignadas, en procura de
mayor productividad y calidad de los servicios y/o productos ofrecidos por la compañía.

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OBJETIVO GENERAL

Evaluar a los colaboradores de la distribuidora LAP para identificar sus fortalezas y debilidades,

con el fin de medir y mejorar el rendimiento en el desempeño de las labores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar y retroalimentar a los empleados sobre el desempeño en el área trabajo.

 Identificar las necesidades de capacitación del personal, e incorporarlas al programa de

capacitación general con el fin de lograr una mejora continua y llevar a cabo actividades que

fortalezcan su desarrollo profesional y técnico en los diferentes puestos de la empresa.

 Contribuir al mejoramiento del clima organizacional, estimulando en los empleados el deseo

de superación, a través de la comunicación asertiva.

 Reconocer el desempeño excelente por los empleados de la empresa.

 Establecer políticas que sirvan para la toma de decisiones de manera asertiva y le permitan a

la organización promover, reubicar, suspender o destituir a los empleados.

 Mejorar la relación superior y subordinado, al verificar el desempeño individual.

 Prever información de retroalimentación para mejorar el comportamiento laboral de los

trabajadores.

 Proporcionar datos para efectuar promociones de los colaboradores a puestos o cargos de

mayor nivel.

 Efectuar rotación del personal de acuerdo a los conocimientos, habilidades y destrezas

mostradas en su desempeño.

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POLÍTICAS Y NORMAS
1. El Proceso de Evaluación del Desempeño se deberá efectuar ordinariamente dos veces al
año y los períodos a evaluar serán: de enero a junio y de julio a diciembre.

2. Cada jefe de área será responsable de aplicar la evaluación durante los primeros 5 días del
mes asignado.

3. Los jefes disponen de 5 días hábiles para realizar y enviar las evaluaciones de los colabores
a cargo al área de talento humano.

4. Los resultados de la evaluación del desempeño serán utilizados en los procesos de

promociones y ascensos del personal de la distribuidora LAP.

5. Cada evaluador deberá recibir capacitación del modelo de evaluación del desempeño
antes de aplicarlo.

NORMAS
1. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de desarrollar el proceso de
Evaluación del Desempeño de los empleados de la distribuidora LAP y de dar la asesoría
necesaria para su aplicación a los jefes de cada departamento.

2. La evaluación del desempeño de cada empleado a excepción del Gerente General, será
realizada por el jefe inmediato superior, en forma objetiva aplicando el formulario de
Evaluación del Desempeño, siguiendo los lineamientos proporcionados en la Guía para el
diligenciamiento del formulario, el cual será proporcionado por el Departamento de
Recursos Humanos vía correo electrónico.

3. Los empleados que no estén de acuerdo con su evaluación después de revisarla con su jefe
inmediato, podrán solicitar por escrito una revisión a recursos humanos dentro de cinco
días hábiles a partir del día que efectuó la misma.

4. Todo empleado sujeto a la aplicación de este Manual y que durante el período de

evaluación haya desempeñado más de un puesto en la institución, deberá ser evaluado en
el puesto que permaneció mayor tiempo; de haber laborado por igual período, deberá ser
evaluado en el último puesto de trabajo

5. En los casos de ausencia del responsable de la evaluación de los empleados, por motivo de
renuncia, misión fuera del país, licencia u otra causa no prevista que le impida efectuar las

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 evaluaciones del personal, será el jefe inmediato superior quien realice las evaluaciones
del desempeño.

6. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de archivar en los

expedientes del personal, los formularios complementados en el proceso de Evaluación
del Desempeño y Resultados de la Evaluación del Desempeño por Empleado

DEFINICIÓN DE EVALUACIÓN

La evaluación del desempeño es un instrumento que se utiliza para comprobar el grado de

cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medición
sistemática, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados
(lo que las personas son, hacen y logran).

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

 Mejora el desempeño mediante la retroalimentación.

 Políticas de compensación: puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir aumentos

salariales y/o ascensos.

 Decisiones de ubicación: las promociones, transferencias y separaciones se basan en el

desempeño anterior o en el previsto.

 Necesidades de capacitación y desarrollo: el desempeño insuficiente puede indicar la

necesidad de volver a capacitar, o encontrar un potencial no aprovechado.

 Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades

profesionales específicas.

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  Imprecisión de la información: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la
información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos o cualquier otro
aspecto del sistema de información del departamento de personal.

 Errores en el diseño del puesto: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la

concepción del puesto.

 Desafíos externos: en ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como

la familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones

PARTICIPANTES

En la evaluación de desempeño participa todas las personas que tengan relación laboral directa

con la Distribuidora LAP, formalizada a través de un contrato de prestación de servicios, contrato

indefinido, u otras modalidades de contrato establecidas por la compañía.

PERIOCIDAD
Se evalúa por períodos de tiempo establecidos de acuerdo a las políticas de la compañía, donde
se verifique la funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren actualizaciones; el
reajuste de cada manual se realizará cuando se operen cambios en las funciones dentro de un
cargo, ya sea por modificación, crecimiento o compactación de procesos y procedimientos dentro
del área comercial.

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PROCESO DE EVALUACIÓN

La evaluación del desempeño laboral es el proceso que se desarrolla durante el periodo a evaluar;
mientras el empleado ejerce sus funciones en el cargo que le fue asignado, teniendo en cuenta el
momento en que se concretan los compromisos y responsabilidades de su cargo y hasta el día en
que se comuniquen los resultados.

Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Realización del seguimiento al desempeño del empleado.

2. Conformación de portafolio de evidencias
3. Prescribir acciones correctivas

Realización del seguimiento al desempeño del empleado

El seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe ofrecer al

empleado para su desempeño normal, buscando siempre el logro de resultados en grado de
excelencia, razón por la cual se deben verificar frecuentemente los avances alcanzados, las causas
de los incumplimientos y aplicar las medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento.

Un control y seguimiento implica:

a) Medir los avances realizados para obtener información clara y confiable sobre el Proceso
como sobre los resultados: Se está haciendo lo que se espera y en la forma en que se
espera comparar los resultados contra los compromisos adquiridos, para no perder los
objetivos planteados, invertir tiempo y esfuerzo en metas no cumplidas.

b) Identificar causas de desviación: en caso de encontrar que no se están cumpliendo los

planes como está previsto es necesario indagar cuál es el origen (causa) real de las
desviaciones. Las causas reales del problemas e identificar con base en la información
veraz, confiable y oportuna, datos estadísticos y hechos debidamente registrados y
relacionados directamente con la falta o el problema a superar.

c) Decidir las acciones a seguir si se están cumpliendo o no, los planes, programas, proyectos
y compromisos adquiridos.

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Portafolio de Evidencias

El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del

período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral
del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de
desarrollo profesional y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante
dicho período.

El acopio de evidencias es la inclusión en el portafolio, de acuerdo con el procedimiento

establecido, de los documentos, datos o hechos convenidos en la primera fase de este proceso de
evaluación y que constatan los trabajos, aciertos o faltas, realizaciones, avances o problemas
abordados por el evaluado en el cumplimiento de los objetivos asignados para el período de
evaluación. Esta disciplina permite la búsqueda de alternativas para mejorar el desempeño del
empleado, las prácticas laborales y los resultados en la prestación del servicio.

Prescribir acciones correctivas o de mejoramiento.

Al revisar periódicamente el avance de los planes, programas, proyectos y compromisos a cargo

del empleado, se puede llegar a una de las siguientes conclusiones:

a) Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es mantener el ritmo de
trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o deficiencias.

b) No se han logrado o cuando menos, en el grado esperado: la acción a seguir es identificar

y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y tomar las medidas
correctivas que subsanen los errores cometidos y que, en forma definitiva, eliminen la causa de la
deficiencia o del incumplimiento.

c) Se están logrando en mayor proporción y con mayores ventajas competitivas a las

previstas en el plan inicial, caso en el cual la acción a seguir es el mejoramiento continuo.

INSTRUMENTOS

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Las competencias son el conjunto de conocimientos, actitudes, habilidades y comportamientos
que se deben aportar a un trabajo para realizarlo con el adecuado nivel de eficacia. Las
competencias indican el cómo se debe desempeñar una persona para alcanzar con éxito los
objetivos, metas o funciones que le han sido asignadas.

Todos los empleados de la distribuidora LAP deben poseer y evidenciar las competencias
requeridas por el cargo y el nivel jerárquico del mismo; durante la fijación de compromisos se
debe definir qué competencias comunes y del nivel jerárquico se evaluarán durante el período, de
acuerdo con los requerimientos de las contribuciones y metas individuales fijadas.

Competencias básicas:
Se constituyen de la forma en la que cualquier persona utiliza sus recursos personales
(habilidades, actitudes, conocimientos y experiencias) para actuar de manera activa y responsable
en la construcción de su proyecto de vida tanto personal como social. El conjunto de
competencias básicas constituye los aprendizajes imprescindibles para llevar una vida plena.

Competencias Genéricas:
Son competencias básicas que una persona debe poseer para desempeñar con eficiencia sus
responsabilidades. Están definidas previamente por considerarse indispensables dado el tipo de
actividades a realizar.

Competencias técnicas:
Hablamos de competencias técnicas, cuando nos referimos al conjunto de conocimientos,
procedimientos, actitudes y capacidades que una persona posee y que son necesarias para
desarrollar su puesto de trabajo

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.

En los sistemas normalizados de competencia laboral, la evaluación es el proceso mediante el cual

se recogen evidencias sobre el desempeño laboral de un individuo, con el fin de determinar si es
competente o aún no, para realizar una función laboral determinada. Es un derecho del
supervisado saber cómo se ha desempeñado en un plazo determinado, conociendo tanto sus
aciertos y contribuciones, como sus limitaciones y necesidades de mejora, con vistas al desarrollo
de su carrera laboral.

Los sistemas tradicionales de evaluación suelen presentar todas o algunas de las siguientes
características:

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 • Evaluación asociada a un curso o programa.

• Partes del programa se evalúan a partir de las materias.

• Partes del programa se incluyen en el examen final.

• Aprobación basada en escalas de puntos.

• No se conocen las preguntas.

• Se realiza en tiempos definidos.

• Utiliza comparaciones estadísticas.

La evaluación de competencias se caracteriza por:

• Se centra en los resultados del desempeño laboral (definidos en la norma).

• Tiempo no determinado.

INSTRUCTIVO PARA LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

 INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación es necesario seguir los siguientes pasos:

Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado

 Fecha en la que se realiza la evaluación

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 Nombre y apellido del evaluador

Indicadores de gestión:

Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el

evaluador de acuerdo con la finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de

las funciones del empleado. Se deben plantear indicadores objetivos y de real evaluación.

Escala de Calificación:

Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:

Marque con una X el grado de consecución, siendo:

Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento

Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento

Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento

Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento

No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento

Firma del evaluado y del evaluador:

Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar

en el correspondiente espacio asignado.

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  INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN

Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado

 Fecha en la que se realiza la evaluación

 Nombre y apellido del evaluador

 Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

Escala de Calificación:

 Numero: Se debe enumerar cada uno de los indicadores a evaluar.

 Indicador: Se escribe el indicador que se evaluó.

 Porcentaje obtenido: Se escribe el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada

indicador.

 Porcentaje esperado: Se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo con la

meta de cada indicador.

 Comentarios y/o observaciones: Se escribe los comentarios de los resultados de

cada indicador.

 Puntaje total: Se suman todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y se

divide en el número de indicadores, el resultado será el promedio del puntaje

obtenido.

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  Fortalezas: Indicar cuales fueron las características en las que presenta mayor

habilidad y destreza.

 Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor

carencia, que aspectos merece acciones correctivas.

 INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA

Información general:

 Nombre y apellido del evaluado

 Cargo actual del evaluado

 Fecha en la que se realiza la evaluación

 Nombre y apellido del evaluador

 Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

Descripción:

 Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el nombre

del evaluado.

 Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor

carencia, que aspectos merece acciones correctivas

 Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted planteará como

acción de mejora a las debilidades halladas.

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 Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la

actividad planteada para mejorar la debilidad.

 Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.

 Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la meta

propuesta, si las actividades sobrepasan una vigencia, debe determinar para

cada año el porcentaje de cumplimiento y en lo posible defina un posible

entregable, que le permita a al evaluador evaluar el nivel de avance de la

actividad. Coloque la fecha de inicio de plan de mejora y al final del proceso

coloque la fecha final.

 Responsable(s): Escriba en Cargo y nombre de la persona responsable de

adelantar la actividad.

 Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los aspectos

positivos o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de mejora y cuál fue

el nivel de cumplimiento.

 Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere necesarios.

 Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de

evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en el

correspondiente espacio asignado.

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 INSTRUMENTOS

Formato de evaluación de desempeño.

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 DESARROLLO PROFESIONAL
Solicita y obtiene de su jefe 1 2 3 4 5
inmediato, la aprobación y
autorización de sus planes de
desarrollo profesional y logra
así, nuevas oportunidades de
aprendizaje y crecimiento.
Proyecta su desarrollo 1 2 3 4 5
profesional de acuerdo con las
políticas y objetivos de la
institución.
Aplica los nuevos aprendizajes 1 2 3 4 5
obtenidos en la capacitación
adquirida recientemente.
Aprovecha las oportunidades de 1 2 3 4 5
desarrollo profesional para
mejorar su Productividad.
OBJETIVIDAD
Cumple con sus funciones con 1 2 3 4 5
absoluta imparcialidad
Empleo de métodos de 1 2 3 4 5
investigación que garanticen la
recopilación técnica y científica
de evidencias.
Informa sobre los actos u 1 2 3 4 5
omisiones constitutivos de
delito de sus subordinados o
iguales en categoría jerárquica.
Atiende con diligencia la 1 2 3 4 5
solicitud de auxilio o queja de la
ciudadanía, y de sus propios
subordinados
EFICIENCIA Y EFICACIA
Evitar que las pruebas pierdan 1 2 3 4 5
su calidad probatoria y se
facilite la correcta tramitación
del procedimiento
correspondiente.
Cumple y hace cumplir con 1 2 3 4 5
diligencia las órdenes que
recibe con motivo del
desempeño de sus funciones.
Evita todo acto u omisión que 1 2 3 4 5

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 produzca deficiencia en su
cumplimiento
Entrega la información que le 1 2 3 4 5
es solicitada, en los términos de
las leyes correspondientes.
FIRMA EVALUADOR FIRMA EVALUADO

Formato de realimentación

ENTREVISTA DE REALIMENTACIÓN
DATOS DEL EVALUADO

NOMBRES: APELLIDOS:
CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR

NOMBRES: APELLIDOS:
Relación con el Jefe supervisado Cliente Colega (par)
evaluado: inmediato
ESCALA DE CALIFICACIÓN
Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento
Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento

Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento

Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento
No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento
INDICADORES DE GESTIÓN
No. PUNTAJE OBTENIDO PUNTAJE COMENTARIOS
DESCRIPCIÓN (%) ESPERADO Y/O
(%) OBSERVACIONES
INDICADOR

1 Desempeño en el trabajo 100%

2 Comunicación 100%
3 Desarrollo profesional 100%
4 Objetividad 100%
5 Eficiencia y eficacia 100%

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 PUNTAJE TOTAL

FORTALEZAS DEBILIDADES

Formato de plan de mejoramiento

PLAN DE MEJORA
DATOS DEL EVALUADO

NOMBRES: APELLIDOS:
CARGO ACTUAL: FECHA EVALUACIÓN:
DATOS DEL EVALUADOR

NOMBRES: APELLIDOS:
Relación con el Jefe supervisado Cliente Colega
evaluado: inmediato
DESCRIPICIÓN
Persona que requiere
plan de mejora.
Debilidades
(aspectos que
necesitan acción
correctiva)
Descripción de la acción
de mejora.
Objetivo (s)

Metas (s)

Plazo de ejecución Fecha inicio

Fecha final

Responsable (s)

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