Archivo hospitalario

Propuestas de trabajo para ORAC (3� Evaluaci�n de CFGS Documentaci�n Sanitaria)

5. ARCHIVOS Y NUEVAS TECNOLOG�AS

Las tecnolog�as inform�ticas comenzaron a aplicarse a la archiv�stica en los a�os

60. Estas tecnolog�as modernas se desarrollan en 3 etapas. La 1� se caracteriza por
la poca fiabilidad y elevados costes. La segunda se caracteriza por el
abaratamiento de software y hardware, mientras que en la tercera etapa se implanta
en cantidad de centros hospitalarios, pero no en todos. La informatizaci�n implica
que los profesionales deben conocer estos nuevos medios y sus ventajas, como la
elecci�n de sistemas de transferencia de datos desde el laboratorio sin necesidad
de escanear.

5.1. Almacenamiento y recuperaci�n electr�nica

-Ventajas

-Registro de pacientes r�pido y completo.

-Consulta, acceso y pr�stamo de Historias Cl�nicas.

-Reducci�n de costes.

-Inconvenientes

-Al evolucionar constantemente, los formatos actuales pueden ser incompatibles con
formatos futuros (incompatibilidad).

-El soporte de almacenamiento electr�nico genera a�n archivos voluminosos.

-Existen soportes de tipo �ptico que no garantizan durabilidad por encima de los 10
a�os.

-Fallo de sistemas y p�rdida de datos.

5.2. Tecnolog�as �pticas

Lo m�s utilizable son los discos �pticos y el OCR (Reconocimiento �ptico de

Caracteres por esc�ner).

-Tipos de formatos �pticos m�s usados: CDROM, WORM (cdrom grabable) y discos
magneto�pticos.

Implantar un sistema �ptico es dif�cil y complejo ya que existe abundante

documentaci�n cl�nica y esto implicar�a escanear una mir�ada impresionante de
documentos.

Como ventajas se�alar que se mejora la gesti�n, el f�cil acceso, la operatividad y

la seguridad en el control de datos confidenciales.

Como principal inconveniente ser�a el problema derivado de mala compatibilidad

entre formatos electr�nicos. Cuando se vayan a digitalizar documentos de la H.C.,
habr� que pensar cuales son y qu� destino final van a tener, adem�s de tener en
cuenta el estado de dichos documentos.
5.3. Archivo en soporte magn�tico

Los discos magn�ticos (aparte de su mayor durabilidad) permiten un acceso inmediato

a los datos. Para almacenar datos mecanografiados son los m�s usados, siendo
preferible que en el futuro evolucionen convenientemente para sustituir los
sistemas �pticos.

-C�digos de barras:

Sirven para identificar el n�mero correspondiente de Historia Cl�nica, lo cual

ayuda a su seguimiento durante los pr�stamos y a identificar por barrido los
documentos de la H.C.. Tambi�n se evitan fallos de transcripci�n de datos.

5.4. Intercambio electr�nico de informaci�n

La transmisi�n de informaci�n se ha visto favorecida gracias al desarrollo de

aplicaciones inform�ticas como procesadores de texto, hojas de c�lculo, etc...

El e-mail o correo electr�nico facilita enviar y recibir datos y mensajes. Sus

principales ventajas son:

-Permitir el mantenimiento de un �nico expediente cl�nico.

-Ahorra tiempo y recursos.

-Tendencia obligada a formalizar una normalizaci�n documental.

-Avance y desarrollo de sistemas digitales de telecomunicaciones.

-Comunicaci�n interprofesional.

-Traspasa y env�a ficheros de cualquier ordenador.

Como principales desventajas o inconvenientes:

-Problemas relativos a la confidencialidad.

-Se debe garantizar la veracidad de la informaci�n.

-Tiempo de respuesta y disponibilidad de los documentos.

-Vac�os de legislaci�n referentes a la informaci�n transmitida.

6. INDICADORES DE ACTIVIDAD Y CONTROLES DE CALIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS

CL�NICAS:

Se plantea con frecuencia que cuando un archivo central da al resto de

profesionales sanitarios la documentaci�n necesaria para una adecuada atenci�n al
paciente, cumple sus objetivos. Pero en un sentido cualitativo m�s estricto, no
s�lo debe prestar adecuadamente, sino que tambi�n debe gestionar correctamente, lo
que obliga a autoevaluarse y controlarse para corregir y detectar posibles
deficiencias y mejorar en lo posible, lo cual permitir� una correcta distribuci�n
de los recursos destinados.

Dichos controles evaluativos se realizar�n mediante valoraci�n de procesos de

gesti�n y eficiencia, es decir, la valoraci�n de costes y los tiempos de operaci�n.

Exactitud en el fichero maestro de pacientes (donde vienen recogidos los datos

identificativos que son introducidos por admisi�n en el momento que dicho paciente
toma por primera vez contacto con el hospital). Realizaci�n de catas peri�dicas con
las que poder asegurar que este �ndice s�lo contenga un registro por paciente y que
a su vez haga referencia a una sola historia cl�nica. Este fichero ha de ser �nico,
sin divisiones por raz�n de sexo, edad, etc... Cada ficha s�lo contendr� aquellos
datos que permitan la correcta identificaci�n del paciente y la localizaci�n de la
historia cl�nica. Este �ndice ha de estar siempre puesto al d�a y en disposici�n de
ser utilizado las 24 horas del d�a.

Es preciso contabilizar el n�mero de historias cl�nicas que son suministradas a

diario por los distintos conceptos: hospitalizaci�n, consultas externas, informes,
estudios, y que se encuentran a disposici�n del facultativo a la hora de efectuar
la petici�n. Habr� que registrar tambi�n el n�mero de historias cl�nicas que faltan
y las razones por las que no han sido suministradas.

Elaborar con periodicidad convenida, informes sobre la marcha del servicio,

detallando la actividad realizada y especificando las deficiencias observadas
(n�mero de historias cl�nicas duplicadas, extraviadas, mal archivadas, no
reclamadas...) y motivos que los expliquen.

Todo archivo hospitalario debe elaborar �ndices, con periodicidad variable, pero
nunca superior a un a�o, que den una idea de los resultados de su actividad. Los
m�s usuales son: a) �ndice de eficacia = N� de documentos encontrados / N� de
documentos buscados; b) �ndice de seguridad = N� de documentos que vuelven / N� de
documentos que salen. Ambos �ndices deben situarse lo m�s pr�ximos posibles a la
unidad y nunca deben bajar de 0,95. c) �ndice de rentabilidad = N� de documentos
buscados al a�o / N� de documentos archivados. El �ndice de rentabilidad funcional
tiene en cuenta s�lo el dep�sito activo y admite cifras de hasta 3 o 4.

En los hospitales con mucha actividad programada y donde las historias permanecen
fuera del archivo central durante m�s tiempo que el estrictamente necesario para
llevar a cabo la actividad asistencial, es preciso hacer un censo, con periodicidad
frecuente. Esto ayuda a mantener un control activo y act�a como m�todo de
evaluaci�n del sistema de localizaci�n, permitiendo que los fallos se descubran
antes y puedan subsanarse con mayor celeridad.

Adem�s de lo aqu� expuesto, existen otra serie de indicadores para evaluar la

calidad de un archivo central de historias cl�nicas que pueden consultarse de forma
amplia en el cap�tulo de este manual dedicado al control de calidad.

8. ARQUITECTURA Y SEGURIDAD: INSTRUCCIONES Y NORMATIVAS

Trataremos ahora sobre las condiciones de construcci�n, normativas y

recomendaciones para la edificaci�n de archivos elaborados por el Ministerio de
Cultura publicadas por la Direcci�n General de Archivos Estatales en 1992.

Por otra parte y teniendo en cuenta que las necesidades arquitect�nicas de unas
instalaciones tienen que considerar tanto la funci�n que desarrollan, como las
personas que llevar�n a cabo el trabajo en estas instalaciones, hemos considerado
de utilidad abordar conjuntamente ambos aspectos, es decir, tanto los
arquitect�nicos propiamente dichos con la consiguiente distribuci�n del espacio
entre las diferentes �reas que conforman la unidad de documentaci�n cl�nica, como
el n�mero de profesionales necesarios para que la funci�n encomendada sea la mejor
posible.

La necesidad de tener una construcci�n de edificios concebidos espec�ficamente para

archivos, choca diametralmente con la situaci�n de �stos en la mayor parte de
nuestros hospitales en los que predominan un deficiente estado de sus
instalaciones: Espacios inadecuados, estanter�as de baja calidad o deficientes
sistemas de ventilaci�n, evacuaci�n y prevenci�n de incendios u otros posibles
accidentes. Todo ello imposibilita la adecuaci�n a una serie de normas y
caracter�sticas especiales para lograr la m�xima funcionalidad en los servicios que
deben desempe�arse en este tipo de instituciones, as� como la conservaci�n adecuada
de las historias cl�nicas de acuerdo con las exigencias de los distintos soportes
de materiales de los fondos del archivo central.

Presentamos, en definitiva, aquel conjunto de caracter�sticas de inter�s que

deber�a reunir todo archivo hospitalario concebido no s�lo como lugar de
almacenamiento y custodia de las historias cl�nicas, sino tambi�n como centro de
informaci�n y consulta cient�fica.

8.1. Requisitos generales

8.1.1. �rea de archivo, recepci�n y pr�stamo de documentaci�n cl�nica

C�lculo de dimensiones del �rea:

Desde el punto de vista de la dimensi�n, �sta vendr� determinada por el volumen de

documentaci�n existente y el �ndice de crecimiento previsible en un plazo
prudencial. En general se considera que el espacio que debe destinarse para la
adecuada custodia de la documentaci�n cl�nica generada en un hospital ser� aquel
que permita la conservaci�n en formato original de las historias correspondientes a
la mitad de la poblaci�n asignada. As� para un hospital de 800 camas con una
poblaci�n cubierta de aproximadamente 500.000 personas, necesitar�amos una zona de
almacenaje con capacidad para mantener activamente de 250 a 300.000 historias
cl�nicas. A ello deberemos a�adir el espacio destinado al almacenamiento de las
placas radiogr�ficas correspondientes.

Si la distribuci�n se realiza por triple d�gito terminal se destinar� un m�ximo de

2.75 metros lineales de estanter�a por cada d�gito, o tambi�n 72 vagones de
armarios m�viles de 5,5 metros de fondo y 7 alturas, para el caso de la historia
cl�nica y 0,5 metros por d�gito para las radiograf�as, lo que supone 18 vagones de
armarios m�viles de 5,5 metros de fondo y 5 alturas. El �rea de dep�sito y custodia
de las historias cl�nicas requerir�, (siempre seg�n los c�lculos derivados del
ejemplo apuntado) entre 350-400 metros cuadrados, a los que habr� que a�adir 80
metros cuadrados para circulaci�n interna, 50 metros cuadrados para zona de
recepci�n y prearchivado, y 50 metros cuadrados para archivado de la documentaci�n
generada en el �rea de urgencias. Total 580-600 metros cuadrados.

Las necesidades previsibles de crecimiento anual del �rea de archivo, deber�n

fundamentalmente establecerse en base a dos variables. N�mero de historias cl�nicas
nuevas generadas anualmente, y grosor medio del conjunto de historias custodiadas.

-Historias de nueva creaci�n / a�o: La previsi�n de crecimiento suele hacerse en

base a muestreo retrospectivo referido a las historias de nueva creaci�n en los
�ltimos cinco a�os, pero tambi�n teniendo en cuenta variables del tipo de poblaci�n
asistida, tasa de envejecimiento y otros indicadores del nivel de dependencia,
frecuentaci�n hospitalaria, n�mero de reingresos, cantidad de pacientes nuevos de
consultas externas, tama�o y nivel asistencial del hospital, incorporaci�n de
nuevas especialidades, etc.

-Aumento del volumen de la documentaci�n anterior: La medida del crecimiento de la

documentaci�n contenida en la historia cl�nica a lo largo de los diferentes
episodios asistenciales proporciona datos de utilidad para el dimensionado del
archivo central as� como el establecimiento de pol�ticas de determinaci�n y
tratamiento diferenciado de pasivos. El grosor de los expedientes cl�nicos se
obtiene a partir del cociente entre los metros lineales de estanter�a ocupados y el
n�mero de historias cl�nicas archivadas. Suelen aceptarse cifras que var�an entre 1
y 1,5 cm de grosor medio para historias con una antig�edad no superior a 7 a�os.
Estas cifras dependen de la antig�edad del archivo, n�mero de reingresos por
paciente, nivel asistencial del hospital y el volumen de asistencia en consultas
externas, existencia o no de rutinas para la depuraci�n de documentos no
relevantes, ordenaci�n de los documentos que componen el episodio asistencial y
grado de normalizaci�n de los documentos de la historia, estancia media, tipo de
poblaci�n y patolog�as atendidas, tasa de reingresos y cualquier otra variable
relacionada. Adem�s y en el caso de usar alg�n sistema de sujeci�n de los
documentos (tipo �fastener� o similares) deberemos valorar el incremento que ello
supone con respecto a la previsi�n inicial.

Como aproximaci�n diremos que una superficie �til de 250 metros cuadrados, -m�xima
extensi�n que se autoriza sin necesidad de compartimentar como medida preventiva
para evitar la propagaci�n de incendios y para la aplicaci�n de tratamientos
preventivos y/o curativos frente a factores qu�micos o biol�gicos-, con una altura
libre de 2,30 metros y estanter�as fijas de 7 baldas, podr�a albergar alrededor de
1500 metros lineales de documentaci�n.