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Aseguramiento de Calidad en Plantas Farmacéuticas
Módulo 8 1

Documentación
Néstor Aversa / Irma Ercolano

Documento
Todo documento
es un soporte de información que:
1. Debe ser útil para hacer o probar algo,
2. Debe ser reconocido por todos los involucrados,
3. La información contenida debe ser consistente.

¿Qué es un documento?
• Un documento es toda información bajo cualquier tipo de soporte (papel, digital, audio-visual, etc.).
• Es admisible que un sencillo diagrama de flujo, una pequeña lista de chequeo u otro elemento similar puedan
sustituir a los que, usualmente, se documentaban bajo la forma de un procedimiento con un contenido de un
peso específico importante.

Tipos de documentos Características de un documento

De registro Debe tener un contenido permanentemente actualiza-
Contienen información histórica, de hechos aconteci- do.
dos. Debe estar definido quién es la persona o departa-
Un registro se utiliza para probar algo y/ó tomar una mento que tiene la autoridad y es plenamente respon-
decisión. sable del mantenimiento, actualización y su distribu-
De requisitos ción.
Entre ellos se encuentran los códigos, normas especifi- Debe estar codificado, tener un número de edición,
caciones y procedimientos. una fecha de emisión y estar paginado.
En los Manuales de Calidad se los agrupan como pro- Debe ser lo más claro posible, conciso y acorde con el
cedimientos cuando están referidos a un área en parti- nivel de formación que tenga el personal hacia el que
cular. va a ir dirigido.

DISPOSICIÓN ANMAT 2819/2004

“Es posible almacenar documentos en forma no impresa (digital, microfilms, etc.) pero debe comprobarse la integri-
dad de la información así como un acceso restringido a la misma solo por las personas autorizadas”.

Importancia de la documentación
• Porque es un requisito de las Buenas Prácticas de Fabricación.
• Porque colabora en la reproducibilidad de los procesos.
• Porque es necesario tener trazabilidad respecto de la forma como se ha operado.
• La documentación como parte esencial del sistema de Garantía de Calidad, debe estar relacio-
nada con todos los aspectos de las GMP (Good Manufacture Practice).

La documentación permite: Los documentos deben ser:

• Tener definidas las especificaciones de to-
dos los materiales y métodos de fabricación e
inspección
• Asegurar que todo el personal involucrado
en la producción tenga conocimiento de lo que
tiene qué hacer y cuándo
• Proporcionar a las auditorías los medios ne-
cesarios para investigar la historia de un lote
determinado.
• Una eficiente comunicación, disminuye cos-
tos por evitar eventuales desvíos y asegura la
trazabilidad de las actividades realizadas.
• Diseñados
• Preparados
• Revisados
• Distribuidos cuidadosamente
• Escritos en imperativo
• Con frases cortas
Una documentación correcta
• Asegura la trazabilidad de los procesos.
• Permite reconstruir hechos que ocurrieron hace tiempo.
• Independiza las tareas de quien las realiza.
• Permite verificar la reproducibilidad de los procesos.
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Documentos
Los procedimientos documentados del sistema de la
calidad deben formar la documentación básica utilizada
para la planificación general y la gestión de las activi-
dades que tienen impacto sobre la calidad, también de-
ben cubrir todos los elementos aplicables de la norma
del sistema de la calidad.
Dichos procedimientos deben:
• describir las responsabilidades, autoridades e
interrelaciones del personal que gerencia, efectúa
y verifica el trabajo que afecta a la calidad,
• cómo se deben efectuar las diferentes activida-
des,
• la documentación que se debe utilizar y los con-
troles que se deben aplicar.
El usuario es quien determinará la cantidad de procedi-
mientos documentados, el volumen de cada uno y la
naturaleza de su formato, dependiendo de la comple-
jidad de las instalaciones, la organización y la caracte-
rísticas de la empresa.
Política de enmienda de datos
• El dato a corregir se cruza con una única línea que
permita leer lo corregido. El nuevo dato se anota en
forma clara y debe estar fechado y firmado por el
superior inmediato del operador.
• De ser necesario se debe aclarar el motivo de la
corrección.
• No puede sobreescribirse o borrarse con goma o
corrector o borratinta.
• No pueden enmendarse rótulos de aprobado.
La documentación forma parte
de un sistema de calidad en el cual:
• Lo que no está escrito no está hecho.
• Lo que no está escrito es solo un rumor.
Control de documentos
Se debe disponer de un procedimiento escrito para el control de los documentos, incluyendo los registros (requisitos
4.2.3 y 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
Los documentos:
• Deben ser aprobados.
• Deben ser revisados y actualizados.
• Los cambios deben ser identificados.
• Deben ser disponibles en los puntos de uso.
• Deben ser legibles y fácilmente identificables.
• Los documentos de origen externos deben
ser identificados.
• Se debe prevenir el uso de documentos obsoletos.
Los documentos deben revisarse regularmente y man-
tenerse actualizados.
Si se modifica un documento, se debe establecer un sis-
tema por el cual se impida el uso accidental de una ver-
sión anterior.
Cuando en un documento deben ingresarse datos, éstos
Módulo 8 2
En algunos casos todos o algunos de los documentos
podrán integrar un conjunto de documentos, pero por lo
general permanecerán separados.
Todos los documentos deben ser diseñados, revisados y
distribuidos cuidadosamente. Deben cumplir con las exi-
gencias pertinentes enunciadas en las autorizaciones de
fabricación y comercialización.
Los documentos deben ser aprobados, firmados y fe-
chados por las personas designadas como responsables.
Ningún documento debe modificarse sin autorización.
El contenido de los documentos debe estar libre de ex-
presiones ambiguas: deben expresarse claramente el tí-
tulo, la naturaleza y el propósito.
Deben redactarse en forma ordenada y deben ser fáciles
de verificar. Las copias de los mismos deben ser claras y
legibles.
Los documentos de trabajo reproducidos a partir de los
originales no deben contener errores originados en el
proceso de reproducción.
Ejemplos de documentos:
• Procedimientos operativos estándar.
• Guias de fraccionamiento.
• Batch-cards (guias de manufactura).
• Protocolos de análisis / especificaciones.
• Ordenes de acondicionamiento.
• Fórmulas maestras.
Necesidad de la documentación:
Después de un tiempo nadie recuerda lo ocurrido.
deben ser claros, legibles e indelebles. Debe haber sufi-
ciente espacio para el ingreso de todos los datos solicita-
dos.
Si se modifica un documento, la modificación debe ser
firmada y fechada y se debe poder leer la información
original que ha sido modificada.
En caso que sea apropiado, debe expresarse el motivo
de la modificación.
Debe mantenerse un registro de todas las acciones efec-
tuadas o completadas, de tal forma que se pueda tomar
conocimiento de todas las actividades importantes rela-
cionadas con la fabricación de productos farmacéuticos.
Todos los registros, incluyendo los referentes a los pro-
cedimientos operativos normalizados, se deben mante-
ner por un año, como mínimo, después de la fecha de
vencimiento del producto elaborado.
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Módulo 8 3

Tipo de documentos
• Manual de calidad de responsabilidades, criterios de homologación de
• Procedimientos Operativos proveedores exteriores, especificaciones del cliente,
• Instrucciones de trabajo documentos legales, etc.)
• Otros tipos de documentos internos, externos y • Registros
legales (cuestionarios de auditoría interna, definición

a) Documentos que proporcionan información coherente, interna y ex-

ternamente acerca de sistema de gestión de la calidad de la organización,
tales documentos se denominan manuales de calidad.

b) Documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la

calidad a un producto, proyecto o contrato específico, tales documentos
de denominan planes de la calidad.
c) Documentos que establecen requisitos, tales documentos se denomi-
nan especificaciones.

d) Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias, tales

documentos se denominan guías.

e) Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las

actividades y los procesos de manera coherente, tales documentos pue-
den incluir procedimientos documentados, instrucciones de tra-
bajo y planos.
f) Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
realizadas o resultados obtenidos, tales documentos son conocidos como
registros.

Procedimientos operativos Estandard (POE)

La aplicación de las GMP indica que es necesario escribir todos los procedimientos, métodos, normas, técnicas que
deben ser cumplidos en el Laboratorio. El soporte donde se expone toda la normativa de una manera estandarizada
es el POE, que según su alcance pueden ser:

Generales: son los que describen y se aplican a distintas áreas.

Específicos: describen solamente los métodos o normas de un área particular.

Estructura
a. Parte identificatoria b. Parte descriptiva
• Número (que identifica al POE) • 1. Objetivo
• Hoja (2/7) • 2. Alcance
• Título • 3. Responsabilidades (Producción, Control de Ca-
• Departamento (el que emite) lidad, etc.)
• Vigente desde (entrada en vigencia) • 4. Procedimiento (detallado del método de traba-
• Sustituye a (número y fecha) jo)
• Revisión • 5. Registro de datos
• Razón de la revisión (breve descripción) • 6. Informe técnico
• Copia N (indica el n° de copia que corresponde a • 7. Copias emitidas
un Depto.)
• POEs relacionados Redactado por
• Verificado por
• Aprobado por
• Fecha próxima revisión
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Procedimientos operativos Estandard (POE) y registros
El primer POE que debe ser escrito es como redactar POE.
El contenido mínimo de cada POE debe contemplar:
• Número y versión.
• Nombre del POE.
• Circuito de firmas
(emisión, verificación, puesta en vigencia)
• Fecha de emisión.
• Fecha de vigencia.
• Fecha de validez.
Todos estos puntos suelen estar contenidos en el encabe-
zado del POE. Debe definirse un periodo de revisión de
los PON así como un sistema de codificación, versiones.
El contenido propiamente dicho de cada PON debe incluir:
• Objetivo del procedimiento.
• Alcance (qué actividades, procesos o equipos
involucrados por ejemplo).
• Frecuencia: Se indica si la tarea se realiza siem-
pre, cada 6 meses, etc.
• Responsabilidades: Las que le compete a cada
sector o nivel de personal (operario, supervisión) para
la realización y verificación del cumplimiento del PON.
Los POE deben emitirse para todas aquellas rutinarias como ser por ejemplo:
• Armado, uso y limpieza de equipos.
• Equipos analíticos, uso limpieza y calibración.
• Mantenimiento de equipos.
• Sanitización.
• Calificación del personal, higiene, vestimenta.
• Monitoreo ambiental.
• Control de enfermedades.
Recepción y entrega de materias primas y materiales impresos.
Los registros de recepción debieran
contener al menos:
• Nombre del material en el remito y en los envases.
• Nombre interno (si difiere del nombre oficial) y su
código.
• Fecha de recepción.
• Nombre del elaborador (si es posible) y nombre
del proveedor.
• Número de lote del elaborador.
• Cantidad total y número de envases recibidos.
• Número de lote asignado luego de la recepción
(propio de la compañía).
• Comentarios relevantes.
• POE para el rotulado interno, cuarentena y alma-
cenamiento de materias primas, materiales de enva-
sado y otros materiales.
• Instrucciones de muestreo incluyendo método y
plan de muestreo, equipos a ser empleados, precau-
ciones, cantidad de muestra a tomar, cuarteo de la
muestra de ser necesario, tipo de envase para recibir
la muestra, rotulado de las mismas, si son muestras
para análisis microbiológico los envases deben ser
Módulo 8 4
Entre versiones tiene que existir un Control de Cambios
donde se indiquen cuáles fueron las modificaciones que
operaron con respecto a la versión anterior. Tiene que
existir un sistema de emisión de copias controladas para
evitar el uso de copias obsoletas. Cuando un PON es
reemplazado debe indicarse a qué versión reemplaza y
de qué fecha. En los adjuntos debe figurar fundamental-
mente información a ser completada lote a lote (regis-
tros de proceso como ser por ejemplo la limpieza de
equipos).
• Referencias bibliográficas en caso que se dis-
pongan (normas, guías, libros).
• Procedimiento: Detalle claro y en forma
mandatoria (verbos en infinitivo o tiempo impe-
rativo) y secuencial donde se indiquen las tareas
a realizar.
• Capacitación: Cómo se realiza y documenta el
entrenamiento de cada personal para cada PON.
• Reclamos.
• Retiros de mercado.
• Devoluciones.
• Actividades relacionadas con
depósitos, producción, control y
garantía de calidad, recursos hu-
manos.
estériles.
• POE para sistema de numeración de lotes para
asegurar en todo momento la trazabilidad de la pro-
ducción.
• POE para análisis de materiales y productos des-
cribiendo métodos y equipos a ser empleados. Los
ensayos que se realicen deben registrarse.
Dichos registros deben contener al menos:
• Nombre del material o producto y cuando corres-
ponda la forma farmacéutica.
• Número de lote y cuando corresponda el fabri-
cante y/o proveedor.
• Referencias a especificaciones y procedimientos.
• Resultados analíticos incluyendo cálculos y lími-
tes.
• Fecha e iniciales de las personas que realizaron
los análisis.
• Cuando corresponda, fecha y firma de quien veri-
ficó los cálculos.
• Declaración unívoca del dictamen (aprobado, re-
chazado) con la firma responsable.
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Módulo 8 5

POE para liberación Documentos requeridos

de productos al mercado.
• Los POE relativos a limpieza deben contener
no sólo las responsabilidades sobre dichas ta-
reas sino detalles de los métodos empleados,
materiales a emplear, instalaciones de aplicación
y equipos a limpiar. Debe existir registro de las
limpiezas realizadas.
• Deben existir registros de distribución de los
productos para facilitar un eventual retiro de
mercado.
• Deben existir registros de las validaciones,
calificaciones y calibraciones, mantenimiento,
reparación, limpieza de equipos e instrumentos.
• Rótulos.
• Especificaciones y procedimientos de análisis.
• Especificaciones para materias primas y material
de acondicionamiento.
• Especificaciones para productos intermedios y
a granel.
• Especificaciones para productos terminados.
• Fórmula maestra.
• Instrucciones de acondicionamiento.
• Registros de procesamiento del lote.
• Registros de acondicionamiento del lote.
• Procedimientos Operativos Estandard (POE´s)
• Registros.
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Módulo 8 6

Documentos: Manual de Calidad

Un manual de calidad puede:
• Ser una compilación de los procedimientos documentados.
• Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones específicas.
• Ser más de un documento o nivel.
• Tener un núcleo común con apéndices apropiados.
• Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades organizacionales.
La aplicación más común de un manual de calidad es calidad dentro de una organización.
empleado para propósitos tanto de gestión de la calidad Este manual debe igualmente cubrir todos los elemen-
como de aseguramiento de la calidad. Sin embargo cuan- tos aplicables de la norma del sistema de calidad reque-
do la organización considere que es necesaria una dis- rida.
tinción en su contenido o uso, es esencial que los ma- También deben ser agregados o referenciados al Manual
nuales que describan el mismo sistema de la calidad no de Calidad aquellos procedimientos documentados rela-
sean contradictorios. tivos al sistema de la calidad que no son tratados en la
El Manual de Calidad se refiere a procedimientos docu- norma seleccionada para el sistema de la calidad (GMP),
mentados del sistema de calidad destinados a planificar pero que son necesarios para el control adecuado de las
y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la actividades.

Los Manuales de Calidad son elaborados y utilizados para:

• Comunicar la política de calidad, los procedimien-
tos y los requisitos de la organización.
• Describir e implementar un sistema de la calidad
eficaz.
• Suministrar control adecuado de las prácticas y
facilitar las actividades de aseguramiento.
• Aportar las bases documentales para las auditorías.
• Adiestrar al personal en los requisitos del sistema
de la calidad.
• Presentar el sistema de la calidad para propósitos
externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con
las normas.
El Manual de Calidad representa la forma en que la
organización interpreta e implanta el contenido de
la Norma ISO 9001:2000, y recoge la manera en
que se han implantado los requisitos de la Norma.
Debe incluir:
• El alcance del Sistema de gestión de Calidad (una
actividad concreta, un conjunto de actividades, o to-
das las actividades).
• Los procedimientos documentados o hacer refe-
rencia a ellos.
• Una descripción de los procesos y de sus
interacciones.

Procedimientos Operativos Estandard

Hay seis Procedimientos (POE´s) obligatorios en la Norma ISO 9001: 2000
• Control de los documentos
• Control de los registros
• Auditorías internas
• Control de las no conformidades
• Acciones correctoras
• Acciones preventivas

Manual de calidad Procedimientos Operativos

Los procedimientos pueden agruparse en un manual, el
Manual de Procedimientos, o ser incorporados en el Manual
de Calidad.
En organizaciones pequeñas, puede ser de utilidad que los
procedimientos queden incorporados dentro del Manual de
Calidad, haciendo así un documento único, sencillo y de
fácil manejo.
En organizaciones grandes, donde el número de procedi-
mientos documentados es importante, es aconsejable que
ambos documentos sean independientes uno del otro.
Son documentos de detalle que describen las
actividades específicas de la organización.
Pueden estar incluidos en el Manual de Procedi-
mientos.
También pueden estar incluidos en el Manual
de Calidad si no convierten a éste en un docu-
mento pesado, denso y poco práctico y si no
existe la posibilidad que el Manual de Calidad
pueda ser entregado a partes externas de la
organización.
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Módulo 8 7

Tipo de documentación
Registros de: • Instrucciones del Master de Producción
• Limpieza y uso de equipos • Registros de lotes
• Materias Primas • Registros de laboratorio
• Productos intermedios • Revisión de documentación de lotes
• Principios activos • Especificaciones
• Rótulos
• Materiales de envase y empaque • Los planos son considerados documentos.

Documentación del sistema y especificaciones

• Revisión, aprobación y distribución de documentos • Las cartas de flujo (flow charts) permiten
• Evolución de los documentos realizar un rápido reconocimiento.
• Archivos de registros de Producción, Control y Dis-
tribución:
- Por lo menos 1 año despues del vencimiento
- Para principios activos con fecha de re-análisis por
lo menos 3 años después de completar la distribu-
ción del lote.

Archivos de registros
• Deben conservarse originales o copias
autenticadas.
• Deben estar disponibles en el lugar donde se de-
sarrolla la actividad.
• La disponibilidad desde otra localidad por medios
electrónicos es aceptable.
• Si se utilizaran microfilms o archivos, deberán es-
Las correcciones deben:
tar disponibles los medios adecuados para producir
• fechadas
copias en papel.
• firmadas
Las especificaciones deben: • Permitiendo la lectura del original
• Ser indelebles (no removibles, borradas o elimi- • ¡NO USAR CORRECTOR!
nadas por lavado). • Las firmas pueden ser:
• Hechas en espacios predeterminados. - iniciales completas
• Hechas de inmediato a la tarea. - sello personal, o
• Hechas por personas identificables. - firmas electrónicas seguras y autenticadas
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Módulo 8 8

Registros de limpieza y uso del equipo

En equipos importantes:
• uso •limpieza • sanitización y/o esterilización (si corresponde) • mantenimiento

Debe incluir:
• fecha • tiempo (si corresponde) • producto • número de lote • persona responsable

Equipos dedicados:
• No es necesario un registro individual si los lotes siguen una secuencia trazable.
• Los registros de limpieza, mantenimiento y uso pueden ser parte de la documentación del lote o ser mante-
nidos por separado.

Registros
de materiales
Para materias primas,
intermedios, activos,
empaque y rotulado
• Nombre del fabricante
• Identificación y
cantidad de cada
recepción de cada lote
• Proveedor
• N° de control
del proveedor
• N° de recepción
• Fecha de recepción
• Resultados de ensayos
y sus conclusiones
• Sistema de
trazabilidad utilizados
• Decisión final sobre
materiales rechazados
• Deben mantenerse
referencias de rótulos
aprobados para
su comparación

Fórmula Patrón/
Maestra
Indica las cantidades absolu-
tas de los componentes que
serán utilizados en un ciclo
de manufactura.
Los POEs contienen la des-
cripción específica de cada
una de las actividades a de-
sarrollar.
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Módulo 8 9

Proceso de manufactura
Las acciones se indican secuencialmente: • Especificaciones para cada etapa
• Operación a ser ejecutada • Envases: características
• Componentes a ser incorporados • Rotulado
• Cantidades de cada componente • Muestras de retención, ensayos y aprobación
• Secuencia del agregado • Protocolo de aprobación
• Tiempo de desarrollo de cada actividad • Protocolo de estabilidad
• Equipo a ser utilizado
¿Cómo se hace?
• Especificaciones de la operación (velocidad, tem- Para poder llegar a un buen resultado, es necesario
peratura, tiempo, etc.) tener planos, documentación, procedimientos de cons-
• Controles de proceso trucción…
Y … la documentación no es la correcta, el plano tiene errores…* # !!!

Master Production Instructions

• Identificación de los productos intermedios Secuencia a seguir:
• Identificación del documento de referencia • Rangos de los procesos
(¿código?) • Instrucciones de muestreo
• Listado completo de materias primas • Controles de proceso con criterios
e intermedios de aceptación
• Cantidad exacta o límites de uso de cada mate- • Límites de tiempo
rial a usar (incluyendo la unidad de medida) • Rendimiento esperado
• Listado de los equipos a utilizar
• Precauciones especiales Rendimiento esperado: Cantidad de material o por
• Instrucciones para la conservación de los ciento del rendimiento teórico esperado en toda fase
intermedios o materias primas, si corresponde apropiada de producción basado datos previos de la-
(luz – humedad) boratorio, lote piloto, o de manufactura.

Historia de lote (Batch record)

¿Qué es?
Documento donde se dan precisas instrucciones de cómo Historia de lote (Batch record) Ejemplo
debe fabricarse un lote determinado.
El registro de lote se utilizará solamente para el registro
de un lote de un producto determinado y no de otros.

Batch Production Records

(registro de lote elaborado)
Para cada producto terminado o intermedio, debe in-
cluir información completa de producción y control

Antes de utilizarlo:
• Controlar si es la versión correcta, si es legible
y si es la reproducción exacta del master.
• Si la identificación es inequívoca del lote.
• Si está fechado y firmado.
El registro de cada etapa significativa debe incluir:
• Fecha
• Tiempo si corresponde
• Identificación de los equipos utilizados
• Información de cada componente utilizado:
- Peso o cantidad
- N° de lote o código
En una producción contínua, sirve como única referencia hasta la inserción
del número de lote final.
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Módulo 8 10

Puntos críticos - controles de proceso

• Registro de firmas. • Información de etapas.

El registro de cada etapa significativa debe incluir:

• Resultados de los procesos críticos • Muestreo • Firmas de los operadores de:
- cada paso de la elaboración
- con la firma del supervisor en pasos críticos

Registro de firmas: ¿dónde se originan?

El registro de cada etapa significativa

debe incluir:
• Toda desviación observada
• Resultados de los controles en proceso
• Rendimiento real
• Descripción de empaque y rótulos
• Muestra de rótulos y empaque
• Investigación (si corresponde):
- Desviaciones críticas
- Extendida a otros lotes relacionados
• Resultado de los ensayos de liberación

Pérdidas durante la conciliación Cambios menores no informados Respetar el POE

Agitar 25 minutos, indica exactamente
25'. No significa un mínimo de 25´ ni
aproximadamente 25’.

Cálculos de rendimiento

Firma del operario en cada etapa del proceso

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Módulo 8 11

Integración de documentación
Todos los documentos que forman parte de un lote son to, es decir ya no se procede a liberar un producto al
agrupados al final del ciclo productivo y luego de revisa- mercado solo con el certificado de análisis sino luego de
dos se procede a dictaminar sobre la calidad del produc- una profunda y exhaustiva revisión de la documentación.

Revisión de los registros de lote

• Revisión de los Registros de Producción y control • Revisión de etapas críticas
del lote antes de la distribución del mismo • Las etapas consideradas no críticas
- Procedimientos escritos - Deben ser revisadas por personal calificado
- Incluir cualquier desviación, investigación u OOS - Siguiendo procedimientos aprobados por QA

Toda esa documentación + contramuestras del lote son archivados por un período equivalente al vencimiento del
producto + 1 año. Dicha documentación debe estar disponible ante cualquier inspección o por reclamos o revisión
histórica de productos.

¿Cómo se completa una documentación?

• Cuando los hechos suceden, es decir inmediatamente luego de ocurridos.
Ni antes ni después.
• Respetando los pasos establecidos en los documentos se colabora en el
aseguramiento de calidad del proceso y por ende del producto.
• Evitando abreviaturas, a menos que estén aclaradas.
No firmar operaciones contiguas en forma conjunta.

Documentación acorde a la disposición 2819/2004

• Los documentos deben aprobarse, firmarse y fecharse por las personas
responsables apropiadas. No se pueden modificar documentos sin la
correspondiente autorización y aprobación.
• Deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados.
• Debe prevenirse el uso de versiones obsoletas.

¿Cómo se completa una documentación?

• No deben dejarse casilleros o espacios en blanco.
• Las enmiendas de datos deben efectuarse conforme a un PON.
• No puede emplearse lapiz, ni goma de borrar ni corrector.

Registros del laboratorio

• Datos completos de todos los ensayos • Registro de cálculo incluyendo:
• Descripción de la muestra - Unidades de medida
- Nombre u origen (intermedios) - Factores de conversión
- Número de lote o código - Factores de equivalencia
- Fecha de toma de muestra
- Cantidad y fecha de recepción (si corresponde) • Registro de resultados y de las especificaciones
• Referencia al método de ensayo utilizado • Firma de quien realizó el ensayo
• Peso o tamaño de la muestra • Fecha de realización
• Fecha y firma del supervisor para:
• Fecha de preparación y ensayo de: - Exactitud
- Estandards de referencia - Información completa
- Reactivos - Cumplimiento de estandards
- Soluciones de estandard • Incluir toda modificación al método analítico
• Registros completos de los datos originales (cru- • Calibración de instrumentos (si corresponde)
dos) junto a gráficos, cartas, etc • Investigación de fuera de especificación.
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Módulo 8 12

Rótulos
Cuando no se emplean sistemas de cuarentena electrónica se recomienda
el uso de colores para identificar el estado de los recipientes (amarillo para
cuarentena, verde para aprobado y rojo para rechazado por ejemplo).
Para los estándares el rótulo y/o documentación acompañante debe indi-
car la potencia o concentración, fecha de fabricación y vencimiento, fecha
en que se abre por primera vez, condiciones de almacenamiento y núme-
ro de control.

Los productos terminados deben al menos, a través de sus co-

rrespondientes rótulos, contener la siguiente información como
mínimo:
• Nombre del producto y listado de principios activos con
sus correspondientes cantidades y declaración de contenido neto.
• Número de lote asignado por el fabricante y fecha de vencimiento
no codificada.
• Condiciones de almacenamiento y precauciones en la manipulación
en caso de ser necesario.
• Indicaciones de uso, precauciones y advertencias.
• Nombre y dirección del fabricante así como del Director Técnico.

Especificaciones y procedimientos de análisis

• Los procedimientos de análisis deben estar validados y su validación documentada.
• Las especificaciones deben estar fechadas y autorizadas, al igual que los procedimientos.
• Los ensayos mínimos que deben figurar son los relativos a identificación, pureza y calidad tanto para materias
primas, materiales de acondicionamiento y producto semielaborado, graneles y producto terminado.
• Como todo otro documento deben estar sometidos a periodos de revisión y actualización
(farmacopeas, datos históricos).

Especificaciones para materias primas y material de acondicionamiento

Dichas especificaciones
deben contener:
• Nombre del material y código
interno de la compañía
(un número similar al de un
documento, único e irrepetible).
• Referencias bibliográficas
(Farmacopea).
• Requisitos cuali y cuantitativos
con límites de aceptación.
Es altamente conveniente incluir además:
• Nombre del fabricante.
• Muestra de materiales impresos.
• Referencia a los procedimientos de muestreo (cantidad
de muestras, como tomar las muestras, como rotularlas).
• Precauciones de seguridad y condiciones de almacenamiento.
• Cantidad necesaria para el análisis y sus repeticiones
(contramuestras deben poder realizar al menos
3 análisis completos).
• Periodo de reanálisis.

Especificaciones para productos intermedios y graneles

Deben tener un diseño similar a las de materias primas o productos.

Especificaciones para productos terminados

Deben incluir:
• Nombre del producto y código interno.
• Nombre/s del/de los principio/s activo/s.
• Descripción de forma farmacéutica
y detalles del acondicionamiento.
• Referencia a los procedimientos de muestreo.
• Requerimientos cuali y cuantitativos con sus
límites de aceptación.
• Precauciones y condiciones de almacenamiento
cuando corresponda.
• Período de vida útil (meses a los que se le agre-
ga al mes y año de fabricación para calcular la
fecha de vencimiento con la que se codificará
junto con el número de lote tanto el envase
primario y secundario).
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Aseguramiento de Calidad en Plantas Farmacéuticas
Módulo 8 13

Fórmula maestra / patrón Instrucciones de acondicionamiento

Debe incluir:
• Nombre del producto con el código interno.
• Descripción de forma farmacéutica, potencia del
producto y tamaño de lote.
• Lista de todas las materias primas a ser utilizadas
con sus correspondientes códigos, aún las que puedan
desaparecer durante el proceso (alcohol por ejemplo).
• Rendimiento final esperado con sus
correspondientes límites de aceptación.
• Lugar del proceso y principales equipos a emplear
en la fabricación.
• Métodos o referencias que indiquen por ejemplo
el uso y limpieza de equipos.
• Instrucciones detalladas del proceso.
• Instrucciones para los correspondientes controles
de proceso así como sus límites de aceptación.
• Condiciones especiales de almacenamiento
y precauciones, cuando se requiera.
Deben incluir:
• Nombre del producto y su código interno.
• Descripción de forma farmacéutica, potencia.
• Tamaño del envase.
• Lista completa de todos los materiales
de acondicionamiento (cantidades, tamaños
y tipos con sus correspondientes códigos).
• Muestras del material de empaque impreso
y sobreimpreso (etiquetas, estuches) con
el número de lote y vencimiento.
• Precauciones especiales (apertura de líneas,
control inicial del proceso, documentación
y materiales exclusivos del producto
a procesar).
• Equipos a emplear.
• Descripción de las operaciones.
• Detalle de los controles de proceso y sus límites
de aceptación.

Registros de procesamiento de lote

Deben guardarse los registros de cada lote elaborado. Se deben preparar en base a la fórmula maestra aproba-
da. Antes del comienzo del proceso debe registrarse que no existe en el lugar productos previos, documentos o
materiales no requeridos (este proceso se conoce como apertura de líneas)
Debe existir un registro de firmas de cada persona que puede llenar documentos de fabricación, acondiciona-
miento, desarrollo analítico y galénico, control de calidad, garantía de calidad.
Dicho registro debe contener:
• Nombre del producto. • Número de lote de cada materia prima empleada.
• Número de lote. • Equipos utilizados.
• Fechas y horas de comienzo, de etapas interme- • Controles de proceso realizados.
dias significativas y terminación del proceso. • Cantidad de producto obtenido en cada una de
• Nombre de la persona responsable de cada eta- las etapas (rendimiento).
pa, así como cuando corresponda, el de la supervi- • Notas sobre anormalidades o desvíos, si ocurren,
sión que verificó el proceso (etapas críticas como por firmadas por personal responsable.
ejemplo el agregado de principios activos).
También debe guardarse un registro de cada lote o parte de él que haya sido acondicionado.
Debe basarse en las instrucciones de acondicionamiento aprobadas. También debe verificarse antes de comenzar el
proceso la ausencia de productos previos, documentos o materiales no requeridos.
Los equipos deben estar limpios. Todas las operaciones mencionadas deben registrarse.

Debe registrarse la siguiente información:

• Nombre del producto.
• Número de lote y cantidad del granel a ser acon-
dicionada.
• Cantidad de producto a ser obtenida, cantidad real
obtenida y la conciliación de productos y materiales.
• Fechas y horas de las distintas tareas.
• Firma de todos los que intervienen el proceso, sean
operadores o quienes lo supervisan en las tareas crí-
ticas.
• Verificaciones realizadas y controles de proceso.
• Detalle de las operaciones haciendo referencia a
los equipos, líneas y procedimientos de acondiciona-
miento empleados.
• Cuando sea posible, muestras de material de acon-
dicionamiento impresos utilizados, incluso los
sobreimpresos (lote, vencimiento) y muestras de los
desafíos realizados (sensores de código de barras por
ejemplo).
• Número de lote, código y cantidades de los mate-
riales de empaque empleados.
• Notas sobre problemas o desvíos en caso que exis-
tan.

Asegurar consistencia interlotes - constancia de calidad

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