INDICADORES DE GESTIÓN Y CALIDAD

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

NTEME LTDA
2016
 CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
3.1 GENERALIDADES PARA LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES
3.1.1 Beneficios de la medición a partir de la formulación de indicadores
4. INDICADORES POR AREAS
4.1TIPO O NATURALEZA DE LOS INDICADORES
5. FORMATO INDICADORES ÁREA ALMACÉN
5.1 FORMATO INDICADORES ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
5.2 FORMATO ÁREA FINANCIERA
5.3 FORMATO ÁREA MERCADEO Y VENTAS
1. OBJETIVO
Proporcionar una herramienta que facilite la formulación, medición y el análisis de
los indicadores del Sistema Integrado de Gestión de Nteme Ltda.

2. ALCANCE
Este Manual va orientado a la formulación, seguimiento y medición de los
indicadores que componen el Sistema Integrado de Gestión de Nteme Ltda. Debe
ser aplicada por todos los funcionarios que tengan a cargo la formulación y
seguimiento de indicadores, por los responsables de los procesos, dependencias
y/o el administrador del sistema.

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SIGEPRE

3.1 GENERALIDADES PARA LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES

3.1.1 Beneficios de la medición a partir de la formulación de indicadores

 Establecen el logro y el cumplimiento de la misión, visión, objetivos, metas,

programas o políticas de la Entidad.

 Permiten evaluar el Sistema Integrado de Gestión y son referencia de

comparación tanto al interior como al exterior de la entidad.

 Evidencian el nivel de cumplimiento de las metas establecidas por la

entidad.

 Apoyan el proceso de planificación de la entidad.

 Permiten detectar procesos o estrategias cuyo desempeño no es el

deseado. Esto se traduce en formulación de oportunidades de mejora
encaminadas al logro de los objetivos planteados.

 Generan mayor transparencia de la entidad relacionada con la gestión de

recursos.

 Miden la satisfacción del cliente respecto a la prestación de un servicio.

 Permiten definir de manera clara y precisa la gestión realizada por la

entidad.

 Tiene como finalidad evaluar y/o demostrar el progreso de la entidad

respecto a las metas establecidas.
4. INDICADORES POR AREAS

RECURSOS HUMANOS
ALMACÉN
 Ausentismo
 Rotación de Inventarios
 Importancia de los salarios
 Rotación de Inventarios
 Rotación de Empleados
en días
 Indicador Ventas-
 Rotación de Créditos
Empleados
Pasivos


MERCADEO Y VENTAS
FINANCIERA  Grado del Cumplimiento del
presupuesto de Ventas
 Endeudamiento Total
 Lanzamiento de Nuevos
 Cobertura de Intereses
Productos al Mercado
 Rentabilidad Patrimonial
 Clientes Nuevos
 Ejecución Presupuestal
 Comparativos de Ventas del
de Gastos
periodo anterior y el periodo
 Rotación de Cartera
actual

4.1TIPO O NATURALEZA DE LOS INDICADORES

EFICIENCIA: Evalúan la relación entre los recursos y el grado de

aprovechamiento de estos. Miden la relación entre los resultados logrados y los
recursos utilizados y proveen información sobre la manera como se hacen las
cosas y se administran los recursos ya sean humanos, financieros, tecnológicos
etc. para alcanzar un resultado.
EFICACIA: Miden el logro de los resultados propuestos y provee información
sobre el grado en el que se realizan las actividades planificadas y la capacidad o
acierto de la entidad para conseguir un resultado definido.

EFECTIVIDAD: Mide el impacto de la gestión en el logro de los resultados y en el

manejo de recursos. También miden el nivel de satisfacción del usuario que aspira
a recibir un servicio o producto en condiciones favorables de costo y oportunidad.
5. FORMATO INDICADORES ÁREA ALMACÉN

NTEME LTDA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AREA: ALMACÉN
RESPONSABLE: JEFE DE ALMACÉN
NOMBRE PLAN DE ACCIÓN:SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

OBJETIVO: Llevar un control acertado del proceso de almacén en sus diferentes indicadores propuestos

AÑO (S) Indicadores a medir durante la vigencia 2016

Proceso de Gestión: Almacén

SATISFACTORIO
ACEPTABLE
UMBRAL
ESTADO

MÁXIMO
MINIMO
INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR P E R IOD IC ID A D

Permite medir la rotacion de los inventarios y el Costo Mercancia Vendida/Inventario

Rotación de Inventarios buen manejo que se le este dando Promedio
N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual

Rotación de Inventarios en Permite medir la rotacion de los inventarios en

# días/Rotación de Inventarios N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
Días días y el buen manejo que se le este dando
Permite medir la rotacion de los proveedores y
Rotación de Creditos Compras Anuales/Saldo promedio de los
el buen manejo que se le a dado durante el N/A 100% 85% 90% 95% 100% Anual
Pasivos proveedores*360
periodo
5.1 FORMATO INDICADORES ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

NTEME LTDA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AREA: RECURSOS HUMANOS

RESPONSABLE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS
NOMBRE PLAN DE ACCIÓN: SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

OBJETIVO: Garantizar el bienestar de los trabajadores, velando por un buen clima organizacional

AÑO (S) Indicadores a medir durante la vigencia 2016

Proceso de Gestión: Recursos Humanos

SATISFACTORIO
ACEPTABLE
UMBRAL
ESTADO

MÁXIMO
MINIMO
INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR P ER IOD IC ID A D

Ayuda a localizar las causas del ausentismo repetitivo que se Horas Hombre Ausente/Horas Hombre
Ausentismo N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
puede presentar por ciertos factores que no han sido Trabajadas
estudiados dentro de la empresa
Importancia de los Indica lo que le cuesta a la Empresa un funcionario anualmente
Gasto de Personal / # de empleados N/A 100% 85% 90% 95% 100% Anual
Salarios con relación a los gastos asociados a la nómina

Indica la adaptación y entrenamiento de nuevo personal,

nuevos riesgos de incorporar a la empresa una persona que no
se adapte a lo que razonablemente le puede ofrecer la misma. Total empleados Retirados / #Promedio de
Rotación de Empleados Puede ser un índice que muestra: remuneraciones bajas frente a emplados
N/A 100% 85% 90% 95% 100% Trimestral

las que ofrece la competencia, relaciones internas deterioradas,

supervisión deficiente, etc.

Indica la gestión de los empleados del area de ventas para

Ventas-Empleados Ventas Totales / # Promedio de Trabajadores N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
detectar su eficiencia en el proceso de gestión
5.2 FORMATO ÁREA FINANCIERA

NTEME LTDA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AREA: FINANCIERA
RESPONSABLE: JEFE FINANCIERO
NOMBRE PLAN DE ACCIÓN:SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
OBJETIVO: Administrar,Planear, desarrollar, una excelente estructura Financiera

AÑO (S) Indicadores a medir durante la vigencia 2016

Proceso de Gestión: Financiero

SATISFACTORIO
ACEPTABLE
UMBRAL
ESTADO

MÁXIMO
MINIMO
INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR P ER IO D IC ID A D

Indica capacidad de endeudamiento futuro de la empresa, a la vez

Endeudamiento Total que muestra la proporción de los activos que pertenecen a los Pasivo Total / Activo Total *100 N/A 100% 85% 90% 95% 100% Anual
acreedores.
Indica la incidencia que tienen los gastos financieros sobre la
utilidad operacional de la empresa. Su resultado se interpreta
Cobertura de Intereses como el número de veces en el que la utilidad operacional es
UAII / Intereses Pagados N/A 100% 85% 90% 95% 100% Anual
superior a los intereses pagados.

Señala el porcentaje neto de retorno sobre la inversión que Utilidad Neta despues de Impuestos /
Rentabilidad Patrimonial obtienen los Socios Patrimonio Neto *100
N/A 100% 85% 90% 95% 100% Anual

Mide la eficiencia en el manejo de los gastos de la empresa

Ejecución Presupuestal de Total Gastos Reales / Total Gastos
comparándose con el presupuesto anual establecido por la N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
Gastos Presupuestados*100
misma.
 Muestra el número de veces en que el inventario de mercancías
de la empresa se convierte en efectivo o cuentas por cobrar, Ventas a Crédito / Promedio Cuentas por
Rotación de Cartera N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
para expresarlo en días se divide el número de veces en 360 Cobrar
días.
5.3 FORMATO ÁREA MERCADEO Y VENTAS

NTEME LTDA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AREA: MERCADEO Y VENTAS

RESPONSABLE: JEFE MERCADO Y VENTAS
NOMBRE PLAN DE ACCIÓN:SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
 Lograr volúmenes de venta adecuados, buscar siempre incrementar su participación en el mercado, capacitación constante de la fuerza
OBJETIVO: de ventas, buscar óptimos canales de distribución, innovación en las líneas de productos, estrategia de publicidad, investigación de
mercado, estudio y fijación de precios a los productos.

AÑO (S) Indicadores a medir durante la vigencia 2016

Proceso de Gestión: Mercadeo y Ventas

SATISFACTORIO
ACEPTABLE
UMBRAL
ESTADO

MÁXIMO
MINIMO
INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR P ER IOD IC ID A D

Grado de Cumplimiento Este indicador se valora lo que es el grado de cumplimiento de las Ventas Reales / Ventas Presupuestadas
N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
del Presupuesto de Ventas ventas presupuestadas para el período. *100
Este indicador sirve para determinar la cantidad de líneas nuevas que
Cantidad de Nuevos Productos Lanzados al
Lanzamiento de Nuevos se lanzó al mercado en un período determinado. Su objetivo es el de
Mercado / Total de Nuevos Productos N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
Productos al Mercado medir que los lanzamientos de productos se realicen de acuerdo con lo
Presupuestados Lanzar al Mercado*100
presupuestado.
Este indicador sirve para medir la cantidad de clientes que se deben
conseguir para contribuir específicamente en la participación del N° Clientes Nuevos en el Periodo / N° de
Clientes Nuevos N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual
mercado y muestra la eficiencia en la labor del personal de ventas Clientes Nuevos Presupuestados *100
encargado de este factor.
Este indicador nos muestra qué porcentaje de las ventas actuales son
Comparativo de Ventas las ventas del año o período anterior, medido en pesos; para lo que se
Ventas Año o Periodo Anterior / Ventas Año
del Periodo Anterior y debe tener presente que allí entra en juego el índice de inflación del
o Periodo Actual *100
N/A 100% 85% 90% 95% 100% Mensual /Anual
Periodo Actual respectivo año. Lo anterior para poder medir en forma real el
crecimiento obtenido.
6.RECOMENDACIONES
 El gerente general debe ser el responsable de controlar el Sistema de Integrado de Gestión,
realizando un seguimiento continuo y coordinando los ajustes necesarios.
 El SIG se debe aplicar para que la empresa mantenga y aumente su competitividad y pueda
adecuar planes de contingencia en casos necesarios, en especial frente a la amenaza de la
competencia.
 Se deben monitorear periódicamente los cambios en los indicadores, para realizar los ajustes
necesarios que permitan el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
 Se deben divulgar periódicamente, a todos los empleados de la compañía, los resultados de
los indicadores y el comportamiento del modelo, para poder involucrar a toda la empresa en el
compromiso de lograr los objetivos, buscando que sus empleados adquieran un alto nivel de
pertenencia.
 Es recomendable que se busque la excelencia en el resultado de la aplicación del modelo,
para que la empresa sea cada vez más eficiente en todos los campos.

7.CONCLUSIONES
El SIG es de gran importancia en la empresa, para lograr el cumplimiento de los objetivos trazados,
complementados con los indicadores de gestión que son una herramienta útil para controlar, medir y
gestionar los correctivos necesarios en cada caso. El SIG se convierte en una herramienta
importante para la eficiente toma de decisiones gerenciales.
Permite visualizar, en un momento determinado, la evolución de la gestión en cada una de las áreas
de la organización, tomar decisiones correctivas en caso de detectarse algún desvío de las metas
propuestas.
Permite, además, la posibilidad de trabajar la generación del indicador para corregir y modificar las
actividades que originan cada uno de ellos; con lo que se puede mejorar hacia el futuro el resultado
del indicador y por ende el del área.
Presenta la información para que los analistas e implicados directos e indirectos en la marcha
eficiente de la empresa, puedan poner en práctica todos sus conocimientos y habilidades para
desarrollar estrategias que mejoren una situación actual, o se mantengan, si es el caso, en una
gestión excelente, con buena calificación numérica.