CICLO DE VIDA

DEL PROYECTO
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
ING. JOSÉ CÁRDENAS
Ciclo de vida del Proyecto
• El ciclo de vida del Proyecto abarca desde que el Proyecto nace
hasta que el Proyecto finaliza. Se ocupa de todo el progreso del
Proyecto
• Qué define el Ciclo de Vida del Proyecto
• En los Proyectos realizamos tareas para poder conseguir aquellas
cosas que queremos obtener con la ejecución del Proyecto
Conceptos importantes
• Tareas del Proyecto: las tareas (actividades) son los trabajos que hay que realizar en
cada proceso del Proyecto para conseguir un resultado que, unido a todos los demás,
nos permitirán concluir el Proyecto con éxito. En los Proyectos realizamos tareas para
poder conseguir aquellas cosas que queremos obtener con la ejecución del Proyecto.
• Fechas de comienzo y fin: son las fechas de comienzo y fin de cada proceso, tarea o
actividad del Proyectos. En la Dirección de Proyectos todo tiene un espacio temporal
debidamente definido.
• Entregas resultantes de la ejecución del Proyecto: son aquello que queremos
conseguir cuando realizamos los distintos trabajo del Proyecto. Son los hitos y las
entregas resultantes de cada proceso, de cada tarea y de cada actividad del Proyecto,
se deben realizar de manera acorde a sus fechas de cumplimiento.
• Calidad de las entregas: debemos revisar y validar cada hito del Proyecto, cada
entrega, el fin de cada proceso, el fin de de cada tarea y el fin de cada actividad. Se
trata de establecer como vamos a controlar y validar que el Proyecto y sus entregables
estén cumpliendo los niveles de calidad que previamente hemos acordado con el
cliente al inicio del Proyecto
Los Grupos de Procesos de Dirección de
Proyectos
• Debemos tener perfectamente identificado quién está implicado en
cada proceso del Proyecto, en cada tarea y en cada actividad del
Proyecto. Debemos asignar e identificar las responsabilidad que
asume cada miembro del equipo de Proyecto respecto a cualquier
cosa del Proyecto o sobre el Proyecto en su globalidad
• Inicio del Proyecto.
• Planificación del Proyecto.
• Ejecución del Proyecto.
• Seguimiento y control del Proyecto.
• Cierre del Proyecto.
Inicio del Proyecto
Buscamos definir correctamente el alcance inicial del Proyecto, es decir, lo que se
pretende conseguir con con la ejecución del Proyecto. Si no delimitamos claramente
aquello que se espera del Proyecto y aquello que queda fuera del Proyecto tendremos
graves problemas.
• Identificar los recursos que son necesarios: para poder conseguir ese alcance inicial
del Proyecto, que hemos consensuado con los actores interesados oportunos,
debemos asegurarnos de que se comprometen los recursos financieros. Al menos los
iniciales que requiere el Proyecto para poder cumplir con esos objetivos.
• Identificar a los interesados en el Proyecto: se identifica a los interesados en el
Proyecto (stakeholders). Los interesados en el Proyecto son aquellas personas que
pueden influir en el Proyecto o ser influídas por el mismo.
• La salida de la iniciación del Proyecto: cuando hablamos de salida de un proceso en
Dirección de Proyectos nos referimos a lo que conseguimos con la ejecución de ese
proceso. En el caso de la iniciación del Proyecto, realizamos el acta de constitución del
Proyecto, donde se reflejan las lineas maestras del Proyecto y se autoriza el comienzo
del Proyecto.
Principales trabajos

• Identificar las necesidades y requisitos del Proyecto.

• Documentar la propuesta de Proyecto.
• Desarrollar el business case del Proyecto.
• Evaluar el impacto del Proyecto.
• Desarrollar el enunciado del trabajo del Proyecto.
• Identificar los stakeholders (actores interesados del Proyecto).
• Elaborar los requisitos fundamentales del Proyecto (alcance,
tiempo, coste, riesgos).
• Realizar el acta de constitución del Proyecto (ACP).
Planificación del Proyecto
• Con la planificación del Proyecto buscamos definir el trabajo necesario
que se realizará durante el ciclo de vida del Proyecto (y sólo el necesario),
para llevar a cabo el Proyecto y culminarlo con éxito.
• Tan importante es trabajar en todo lo que es necesario para el Proyecto
como no trabajar en cosas inútiles o de escaso valor.
• En este proceso reunimos información sobre el Proyecto: para poder
decidir qué, cómo, quién y cuándo se producirá cada entregable que
genera el Proyecto. Establecemos objetivos claros, precisos, cualificados
y cuantificados para alcanzar la meta final planteada del Proyecto, ese
alcance que hemos definido con el cliente del Proyecto.
Principales trabajos
• Elaborar el plan de gestión del alcance del Proyecto (EDT).
• Elaborar el plan de gestión del tiempo del Proyecto.
• Estructurar un cronograma de Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión del coste del Proyecto.
• Costes directos e indirectos del Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión de la salida del Proyecto.
• Plan de mejora y criterios de medición del Proyecto.
• Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos del Proyecto.
• Cálculo del coste del personal del Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión de los stakeholders (actores interesados del
Proyecto).
Principales trabajos
• Estrategia de gestión de los interesados en el Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión de la comunicación del Proyecto.
• Trazabilidad y transmisión de la información del Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión de los riesgos del Proyecto.
• Identificación, plan de contingencia y seguimiento de riesgos en el Proyecto.
• Elaborar el plan de gestión de las adquisiciones del Proyecto.
• Subcontratación de tareas y tipos de contratos necesario para el Proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión de la integración del Proyecto.
• Gestión del cambio y la configuración del Proyecto.
• Integrar los planes subsidiarios y elaborar el plan de dirección del Proyecto.
• Recopilar las lecciones aprendidas, (durante todo el ciclo de vida del Proyecto).
Ejecución, Monitoreo y Control del Proyecto
El Director del Proyecto ejecuta lo que antes ha planificado.
Paralelamente, controla que en ejecución no nos desviemos de lo que
habíamos planificado, implementado las medidas correctivas oportunas,
además integra los cambios que sean aprobados
• El Grupo de Procesos de Ejecución del Proyecto: esta compuesto por
todos los procesos que antes hemos implementado, En ejecución se
pretende realizar todos los trabajos del Proyecto en alcance, tiempo y
coste.
• El Proceso de Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto: es el proceso
de seguir y revisar el avance del Proyecto. Buscamos cumplir con lo
definido y pactado en el plan de Dirección del Proyecto. Lo que hacemos
es comparar lo planificado con lo que realmente se está obteniendo
durante la ejecución del Proyecto.
Principales trabajos
• Gestionar el control de cambios del Proyecto.
• Realizar acciones de seguimiento del alcance del Proyecto.
• Aprender estrategias para la gestión del valor ganado en el Proyecto.
• Realizar informes de rendimiento del Proyecto y proyecciones sobre la evolución del Proyecto.
• Implementar estrategias para mejorar el rendimiento del equipo del Proyecto (comunicación,
gestión de conflictos, negociación.
• Ejecutar planes de mejora y control de calidad de los trabajos del Proyecto y sus resultados.
• Monitorizar la estrategia de gestión de los riesgos del Proyecto.
• Gestionar las incidencias y no conformidades que se presentan en el Proyecto.
• Implementar las acciones correctivas y planes de contingencia para el Proyecto.
• Realizar la actualización del plan de dirección del Proyecto.
• Recopilar las lecciones aprendidas del Proyecto, (durante todo el ciclo de vida del Proyecto).
Cierre del Proyecto
• El Cierre del Proyecto nos enseña la manera correcta de cerrar el
Proyecto a plena satisfacción del cliente. Debemos hacerlo de
manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia
realizada.
• Es importante trasladar esa experiencia al legado de la empresa, a
las lecciones aprendidas y, asegurarnos de que el Proyecto no
consuma más recursos en el futuro (garantía).
Principales trabajos
• Finalizar los entregables del Proyecto.
• Aprobación del producto/servicio resultantes del Proyecto.
• Elaborar el informe de cierre del Proyecto.
• Cancelación de contratos del Proyecto.
• Liberalización del equipo de Proyecto.
• Documentar el cierre formal del Proyecto.
• Recopilar las lecciones aprendidas del Proyecto (durante todo el
ciclo de vida del Proyecto).
Los Actores implicados en el Proyecto
Project Manager.
• El Project Manager es el profesional de la Dirección de Proyectos que se ocupa de la aplicación
del buen saber, de la habilidad, de las herramientas, de las técnicas y del liderazgo adecuado
para maximizar las garantías de éxito y conseguir la satisfacción del cliente del Proyecto.
• Responsable del Proyecto: el Director de Proyectos es un profesional que se dedica a dirigir
Proyectos con eficacia, es el máximo responsable de todo el ciclo de vida del Proyecto, desde la
presentación del plan para la dirección de Proyecto hasta la entrega del resultado del Proyecto
en plazo, calidad y coste. El Project Manager actúa bajo un código ético profesional que dicta
su conducta.
• El Equipo de Proyecto: el Equipo de Proyecto es el personal que bajo la supervisión del Gerente
del Proyecto realiza todas las tareas del Proyecto.
Los stakeholders.
• Patrocinador: el Patrocinador del Proyecto es quien paga el Proyecto.
• Cliente: el Cliente del Proyecto es el beneficiario del producto o servicio del Proyecto.
Clave del éxito en la Dirección de Proyectos
El éxito de las organizaciones lo determina el valor de sus Proyectos y la manera en que
se integran, gestionan y controlan esos Proyectos
El desarrollo de una serie de documentos imprescindibles para controlar nuestro
Proyecto.
• Acta de constitución del Proyecto + definición del enunciado del trabajo del Proyecto
(SOW) + plan de dirección de Proyecto + definición de la estructura de los 5 grupos de
procesos de la Dirección de Proyectos + definición de las diez áreas de conocimiento
necesarias para el desarrollo eficiente de un Proyecto.
• El sentido común: es la principal característica de un buen Director de Proyectos.
Sentido común aplicado y alineado con las buenas prácticas en Dirección de
Proyectos de las que debe ser un gran conocedor.
• Comprensión del entorno del Proyecto: el Project Manager debe estar atento, saber
donde se encuentra, conocer bien a sus stakeholders y estudiar y comprender el
entorno del Proyecto, entorno social, cultural, político, internacional, físico, etc.
Características de un buen Gerente de
Proyectos
• Grandes conocimientos de Dirección de Proyectos + conocimientos
y habilidades de dirección general + habilidades interpersonales
como la
comunicación + influencia + liderazgo + motivación + capacidad
negociación + habilidad para la resolución de problemas + técnicas
para el desarrollo de equipos de Proyecto + sabiduría en la toma de
decisiones y, … , como no, sabiduría política y cultural.