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TRD.303.

28110/ ACS-04

Saravena, 31 de Enero de 2020.

De:gerencia.

PARA: PERSONAL MEDICO, ESPECIALISTAS, LABORATORIO Y

ASUNTO: OPORTUNIDAD EN LA ATENCION EN LOS SERVICIOS.

Debido a los múltiples inconvenientes presentados en los servicios de


hospitalización y urgencias, en donde el personal de Auditoria ha realizado y
recalcado la importancia de dar prioridad a las sugerencias emitidas durante las
rondas médicas, se ha observado que dichas indicaciones no son acatadas por
algunos funcionarios, es importante tener presente que el personal de auditoria
está encargado de evaluar sistemáticamente la integralidad de la atención medica
del usuario hospitalizado en tiempo real, además de evaluar la oportunidad,
pertinencia, permanencia hospitalaria, el uso de ayudas diagnósticas y demás
procedimientos que conlleven a la racionalidad de los recursos de la ese.

Por lo anterior, se requiere que todo el personal asistencial cumpla con las
sugerencias y observaciones emitidas por el personal de auditoria con la finalidad
de lograr una adecuada adherencia a los procesos administrativos que consoliden
los intereses financiero de la ESE Hospital del Sarare.
TRD.320.6.08 60 ACS - 01-24

Saravena, 31 de Enero de 2020.

ADRIÁN ALEJANDRO CÁCERES.


Coordinador Departamento Medico.
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: SOCIALIZACIÓN DE CIRCULARES AÑO 2019

Cordial saludo.

De manera atenta, me permito solicitar la socialización de las circulares 024 de


2018, 007 y 025 de 2019, cuyo el objetivo de mejorar los procesos que se
adelantan desde el área administrativa, como medida principal, se sugiere levantar
acta donde se evidencie los compromisos adquiridos por parte de los
profesionales del área.

Se anexa folios.

Circular 024 de 06 de Noviembre 2018.

Circular 007 de 27 de Junio de 2019.

Circular 025 de 18 de Noviembre de 2019.

Atentamente,

JOSÉ CAMILO FONTECHA RODRÍGUEZ.


Coordinador de Área Comercial y de Servicios.

TRD.303.28110/ ACS-04
Saravena, 17 de Enero de 2020.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: SOCIALIZACIÓN DE CIRCULAR AÑO 2019

Cordial saludo.

De manera atenta me permito solicitar la socialización de las circulares emitidas


por gerencia durante el año 2019, dichas circulares fueron divulgadas con la
finalidad de disminuir en gran parte el número de glosas y las estancias
prolongadas en los respectivos servicios del área asistencial, como medida
principal, se sugiere levantar acta donde se evidencie los compromisos adquiridos
por parte de los profesionales del área y realizar posterior entrega (copia) al área
de Auditoria Concurrente.

Se anexa.

Circular 024 de 06 de Noviembre 2018.

Circular 007 de 27 de Junio de 2019.

Circular 025 de 18 de Noviembre de 2019.

Atentamente,

TRD.303.28110/ ACS-04
Saravena, 14 de Enero de 2020.

ANYERLI CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: USUARIOS CON ORDEN DE EGRESO.

Cordial saludo.

Como lo refiere el asunto, se solicita de manera atenta el envio diario de los


usuarios con orden de egreso en todos los servicios de hospitalización a la
siguiente dirección de correo electrónico egreso.sarare2020@gmail.com

Atentamente,
En conocimiento se adelanta a partir de la fecha auditoria a la historia clínica, por
lo tanto se da una serie de recomendaciones que tendrán que ser tenidas en
cuenta por el personal médico y de enfermería.

Profesional Médico.

1. Tener en cuenta el diligenciamiento de los indicadores de consulta. - ¿ha


venido en las últimas 72 horas por la misma causa? - ¿ha venido en los
últimos 15 días por la misma causa?
2. Motivo de consulta.

3. Enfermedad actual: realice una descripción adecuada del estado de salud


del paciente, tenga presente que dicha descripción tiene que ser reciproca
al motivo de consulta.
4. Revisión por sistemas antecedentes: deberá marcar la opción pertinente
(Refiere – No refiere), no dejar espacios en blanco.

5. Signos vitales: se requiere diligenciar adecuadamente sin dejar espacios


en blanco.

6. Escala de Glasgow: se requiere diligenciar sin dejar espacios en blanco.

7. Examen médico general: efectuar en las evoluciones diarias, no se


admitirá copia y pega de evoluciones anteriores.

8. Análisis de paraclínicos:

- Realice una descripción adecuada de los resultados obtenidos.


- No se admite copie y pegue de resultados.
- Tenga presente que deberá realizar la solicitud en sistema dinámica
gerencial.
- Los exámenes o ayudas diagnosticas que solicite deberán ser escritos en el
plan de tratamiento.
- En la solicitud de imágenes diagnosticas tenga presente que se debe hacer
acorde al diagnóstico médico, si solicita Rx, TAC, ECO o cualquier otra
ayuda diagnostica diferentes al sitio de lesión, deberá justificar y describir el
motivo de la realización del examen, especialmente en casos SOAT.

9. Plan de tratamiento:

- Realice una descripción adecuada acorde al criterio medico y/o orden de


especialista,

- incluir todas las actividades a realizar por los demás profesionales que
estén al cuidado del paciente.
- En cuanto a la solicitud de medicamentos describir la presentación,
dosis, vía de administración, horario y demás que considere pertinente.
- Pacientes con orden de Oxigeno, mencionar tipo de dispositivo (canula,
ventury, mascara, cámara de hoo, ventilador mecánico) litros por minuto
e indicar cuando se requiere.
- Pacientes con orden de egreso, escribir signos y síntomas de alarma,
recomendaciones e indicar el seguimiento estricto al tratamiento.

10. Diagnóstico:

- Diligencie correctamente el código del diagnóstico relacionado con la


patología y seleccione si es – Presuntivo – Definitivo – Nuevo o el que
considere según su criterio.
Aspectos a tener en cuenta.
- No se realizara ni se procesara ningún examen o ayuda diagnostica sin
previa orden médica.

- Tenga presente solicitar insumos médicos acorde a la necesidad del


usuario para no generar un aumento en las devoluciones de dichos
insumos, para ello este en constante comunicación con el personal de
enfermería.

- Paciente oxigeno dependiente, se deberá solicitar desde el momento del


ingreso, para tratamiento en casa.
- Pacientes que frecuentan por patología y que requieran urocultivo,
cultivo, hemocultivo, solicitarlos desde el ingreso.

- Tenga presente las circulares emitidas por Gerencia.

Profesional especialista.
1. Ortopedia las vías cuando opere y cuando interviene otro cirujano

Profesional Enfermero.
- Recordar, Verificar toma y registro de signos vitales, registro de oxígeno
en la planilla digital y demás procedimientos médicos a realizar por parte
del personal técnico en enfermería.
- Realizar notas de enfermería de procedimientos escritos en orden
médica.
- Al momento de realizar EKG, G.A verifique si está registrado en solicitud
de laboratorios y que este incluido dentro de la orden médica, en caso
contrario solicte al medico de turno el registro en el sistema D.G
- Registrar toma de EKG en sistema Dinámica Gerencial.
- En caso de realizar curación a paciente con indicación de cultivo,
Urocultivo, confirme con laboratorio la realización del examen y deje
constancia en la historia clínica.
- Pacientes con indicación de hospitalización en el servicio de urgencia,
se deberá agregar la novedad del ingreso inmediatamente terminada la
ronda médica con especialista o cuando el médico general lo indique y
no al momento de trasladarlo a piso.
- Reportar cualquier novedad referente a estancias prolongadas, retraso
en reporte de laboratorios, ayudas diagnósticas, procedimientos no
realizados, evento adverso,
TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 15 de Enero de 2020.

ANYERLI CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: ASIGNACIÓN DE CAMA URGENCIAS.

Cordial saludo.

Se solicita de manera atenta que durante el ingreso de los usuarios en el servicio de


urgencias, el personal de enfermería haga efectiva las novedades de ingreso
(asignación de cama, hospitalización, traslado y demás que se consideren) a través
del sistema Dinámica Gerencial.

Lo anterior, se menciona con la finalidad de requerir oportunamente la autorización,


atención y demás procedimientos que requiera el paciente dentro de los tiempos
establecidos (resolución 3047 de 2008)
Atentamente.

Álvaro Carrillo B.
Área Comercial y Financiera.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 17 de Enero de 2020.

FUNCIONARIOS DE LOS SERVICIOS DE URGENCIAS, HOSPITALIZACIÓN,


MÉDICOS ESPECIALISTAS, MÉDICOS GENERALES Y DEMÁS PERSONAL
DE INSTITUCIONAL.
Hospital del Sarare.
Saravena.

Asunto: información de proceso usuarios de ortopedia.

Con el fin de evitar estancia prolongada de los usuarios de ortopedia, se da a


seguir las siguientes indicaciones que se deberán tener en cuenta todo el
personal asistencial y administrativo desde que ingresa el paciente hasta su
egreso.

1. El medico(a) debe generar la orden de MAOS aparte en la historia


clínica.
2. El enfermero(a) debe enviar al grupo la orden de solicitud de MAOS
especificando Nombre del usuario, tipo de material, entidad
responsable de pago y servicio donde se encuentra. Aplica para todo
paciente que ingresa.

3. Coosalud, Nueva EPS, UESA, Extranjero:


- Usuarios a los que se le solicite clavos, enviar orden al grupo, se
coordinará directamente con cirugía para definir disponibilidad de
material y definir tiempo quirúrgico.
- Una vez publicado la orden del material, facturación procederá a
enviar, anexo 3 órden del material y cotización.
- se necesita plena autorización de la ERP excepción de clavos para
proceder a realizar la intervención quirúrgica.
4. Usuarios extranjeros.

- se le informa al familiar o acompañante desde el servicio de


urgencias, que se debe interponer recurso de tutela en la

- personería municipal debido a que la unidad la exige como


requisito para la autorización del MAOS.
- Una vez sea interpuesta la tutela se debe dirigir directamente a la
ventanilla de facturación y dejar copia.
- Si el paciente extranjero se maneja como urgencia diferida, no se le
puede dar salida hasta que radique el recurso de tutela y haya
entregado copia al facturador.
-

5. Una vez publicada la orden medica del MAOS, facturación se


encargara de enviar anexo 3 a la ERP que corresponda.
6.

Se anexa.

Circular 024 de 06 de Noviembre 2018.


Circular 007 de 27 de Junio de 2019.

Circular 025 de 18 de Noviembre de 2019.

Atentamente,

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 20 de Enero de 2020.

NESTOR BASTIANELLI RAMIREZ


Gerente.
Hospital del Sarare.
Ciudad.

ASUNTO: cuentas pendientes por facturar.

Cordial saludo.

De manera atenta me permito informar que durante la indagación de las razones


por las que no se ha podido generar las facturas de material de osteosíntesis, me
informan que hasta el día de hoy no existe contratación con ninguna casa
ortopédica, lo anterior ha ocasionado que no se haya podido entregar las cuentas
al área de auditoria.
solicitar la socialización de las circulares emitidas por gerencia durante el año
2019, dichas circulares fueron divulgadas con la finalidad de disminuir en gran
parte el número de glosas y las estancias prolongadas en los respectivos servicios
del área asistencial, como medida principal, se sugiere levantar acta donde se
evidencie los compromisos adquiridos por parte de los profesionales del área y
realizar posterior entrega (copia) al área de Auditoria Concurrente.

Se anexa folios.

Circular 024 de 06 de Noviembre 2018.

Circular 007 de 27 de Junio de 2019.

Circular 025 de 18 de Noviembre de 2019.

Atentamente,

Erika Carrascal Carrascal.


Líder Área Comercial y Financiera
TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 20 de Enero de 2020.

NESTOR BASTIANELLI RAMIREZ


Gerente.
Hospital del Sarare.
Ciudad.

ASUNTO: CUENTAS PENDIENTES POR FACTURAR.

Cordial saludo.

De manera atenta me permito comunicar que durante el mes de Diciembre del


2019 y lo va que va del año en curso, no se ha generado las facturas de Material
de Osteosíntesis, según lo manifestado por el personal, la no contratación con la
casa ortopédica ha dificultado el proceso.

Por lo anterior, observamos con preocupación el alto número de facturas que no


se han podido generar a la fecha, agradecemos de su intervención para poder
resolver estos inconvenientes.
Atentamente.

Álvaro Carrillo B.
Área Comercial y Financiera.

Saravena, 14 de Enero de 2020.

ANYERLI CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: INFORMACION RELEVANTE.

A modo de sugerencia, manifestamos la importancia de dar cumplimiento al


secreto profesional, lo anterior se da a conocer debido al no cumplimiento de
solicitar al familiar y acompañante del usuario salir al momento de realizar la ronda
médica, se ha observado que se inicia a comentar la condición de salud del
paciente en presencia de personas ajenas al servicio, familiares o acompañantes
quienes se quedan en la habitación o en la puerta escuchando todo la información
emitida por el personal médico. Por lo anterior solicitamos de manera cordial se
socialice al personal de salud la importancia de la adherencia a la legislación
colombiana que dentro de su norma decreta que:

1. La Constitución Política de Colombia en su arti. 74 establece, Todas las


personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.
2. Ley 266 de 1996 arti. 20 Código de Ética del Consejo Internacional de
Enfermería CIE ESTABLECE La enfermera (O) mantendrá confidencial toda información
personal y utilizará la discreción al compartirla.
Saravena, 14 de Enero de 2020.

Señores.
Coordinación Médica.
Subgerencia Científica.
Líder Facturación.
Personal auditoria.
ESE Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: CONVOCATORIA A REUNIÓN.

Cordial Saludo,

Por medio de la presente, me permito informar las novedades presentadas


por la EPS Comparta, quien en reiteradas ocasiones niega la atención inicial
de urgencias y de más procedimientos médicos a los usuarios donde se
mencione en la evolución medica los diagnósticos de trauma, Herida,
además de solicitar registrar en historia clínica causas del evento, hora,
lugar, relato de los hechos.

Por lo anterior, el área comercial y financiera, convoca a reunión, con el fin


de tomar una conducta definitiva frente al caso.
Cordialmente.
TRD.303.28110/ ACS-04

de: subgerencia científica.


para: funcionarios del servicio de urgencias y hospitalización.
asunto: recomendaciones que se deben aplicar en el servicio.

Me permito dar directrices para el cumplimiento de las siguientes observaciones


que son relevantes para el mejoramiento de la prestación del servicio.

1. Todo usuario con EPS que no tenga contrato / convenio, se debe realizar
inmediatamente remisión tipo administrativa desde su ingreso por
urgencias.
2. Se sugiere que el personal médico y especialista debe efectuar lo
concertado en la circular 024 de 2019.
3. El personal de enfermería deberá realizar un consenso con el medico de
turno de los pacientes que se encuentren en el servicio y asignar cama por
sistema dinámica gerencial.
4. Una vez el médico especialista valore al paciente, el médico general
realizara la solicitud de interconsulta.
5. El enfermero jefe debe corroborar la solicitud de la interconsulta antes de
pasar al paciente a hospitalización.
6. El personal de laboratorio registrará en sistema dinámica gerencial toma y
reporte de resultados.
7. El médico tratante deberá realizar una interpretación o lectura de los
resultados de laboratorio.
8. En el servicio de hospitalización y urgencias, el médico general debe incluir
en el plan de tratamiento las indicaciones diarias a realizar por parte de los
demás profesionales, por esta razón, es importante que cualquier imagen
diagnostica, laboratorio, medicamento, procedimiento etc, debe ser
registrada.
9. Durante la ronda medica definir usuarios de nueva EPS a los que se les
puede solicitar valoración para atención domiciliaria.
10. Pacientes con orden de egreso, escribir signos y síntomas de alarma,
recomendaciones etc.
11. Paciente oxigeno dependiente que requiera de este insumo en casa, se
solicitara desde el momento del ingreso y no al momento de dar salida,
tenga presente que los tramites con las EPS son demorados.

12. El profesional enfermero al realizar EKG, G.A verifique si está registrado en


solicitud de laboratorios y que este incluido dentro de la orden médica, en
caso contrario solicite al médico de turno el registro en sistema D.G
13. El profesional especializado en imágenes diagnosticas deberá realizar en
un tiempo prudencial la descripción de los resultados para la definición de
conducta.
14. Personal Técnico auxiliar de enfermería debe registrar en sistema digital el
oxígeno aplicado al paciente desde su hora de inicio y hora final, así como
el dispositivo indicado en la orden médica.

Por lo anterior, solicitamos que todo el personal tenga presente las sugerencias
impartidas con la finalidad de mejorar los procesos de facturación.
TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 13 de febrero 2020.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.
ASUNTO: REPORTE DE INCONSISTENCIAS.

Cordial saludo.

De manera atenta, me permito reportar los casos de incumplimiento en el registro


dinámica gerencial donde se evidencia el no oportuno cierre de registro y
asignación de cama, debemos recordar que este proceso es fundamental para
iniciar el envio de anexos a la entidad responsable de pago.

Numero de
Nombre usuario. Documento. Observación
Usuaria ingresa el día 04/02/2020 con
indicación de hospitalizar en
quirúrgicos, es trasladado a cirugía en
Kevin Mauricio 1115744580 donde se da de alta el día 05/02/2020
Beltrán Matius -No se realiza traslado de cama.
-No se cierra registro día 05.
-Se cierra registro el día 10.
-Ingreso facturado el día 10.
Usuario ingresa el DIA 09/02/2020 no
Pedro José Acevedo 1115743029 se asigna cama después de 06 horas
Jaimes de permanecer en observación.
-No se registra toma de EKG.
Usuario con orden de hospitalizar el día
Eiker Francisco 1006409491 05/02/2020 a las 17:23 pm, es
Manrique Bedoya hospitalizado en sistema el día 06 a las
18:50, 24 H después.
-No se cumple la asignación de cama
Merly Yelitza 1115741104 por sistema dentro de los tiempos
Sánchez Navarro establecidos según circular interna 024.

Dentro de las indicaciones en la Circular interna 024, se establece los tiempos de


permanencia en el servicio de urgencias de la siguiente manera.

1. Triage: 60 minutos, dependiendo del estado o condición del paciente.


2. Sala de procedimientos: 6 horas.
3. Sala de observación 12 horas.
Por lo anterior, se sugiere realizar la asignación de cama o traslado por sistema
dinámica gerencial teniendo presente la anterior información, para ello el personal
de enfermería debe estar en constante comunicación con el médico de turno.

Atentamente.

Álvaro Carrillo B________


P. Universitario.
Área Comercial y Financiera.

TRD.303.28110/ ACS-04
Saravena, 17 de febrero 2020.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: reporte no oportuno de envio de MAOS.

Cordial saludo.
TRD.303.28110/ ACS-04

De manera atenta, me permito reportar los casos de incumplimiento en el registro


dinámica gerencial donde se evidencia el no oportuno cierre de registro y
asignación de cama.

Buen día.

De manera atenta, nos permitimos recordarle al personal asistencial encargado


del envio de la solicitud de material de osteosíntesis, realizar el reporte
OPORTUNO E INMEDIATO a la obtención de la orden médica, recordemos que
de este proceso el personal de facturación depende para el envio de los
respectivos anexos a la ENTIDAD RESPONSABLE DE PAGO, que existen más
personas que gestionan lo obtención del material ante la casa ortopédica y que
todo este proceso está sujeto a los tiempos de respuesta y de estancia
hospitalaria.

De manera atenta, nos permitimos recordar al personal asistencial encargado del


envío de la solicitud de material de osteosíntesis, realizar el reporte OPORTUNO
E INMEDIATO a la obtención de la orden médica, ya que de este proceso
depende que el personal de facturación realice el envío de los respectivos anexos
a la ENTIDAD RESPONSABLE DE PAGO y que el funcionario encargado de
gestionar la obtención del material tenga conocimiento del caso.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 17 de febrero 2020.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: INCONSISTENCIA EN REGISTRO DE OXÍGENO.

Cordial saludo.

Por medio de la presente, me permito notificar que al realizar seguimiento al


registro de oxígeno, se evidencia inconsistencias en la planilla digital donde no se
registra adecuadamente fecha, hora de inicio, hora final, dispositivo. Es
importante que el personal auxiliar de enfermería inspeccione estrictamente los
datos solicitados en la planilla y que estén correlacionados a lo ordenado por el
médico.

Por lo anterior, solicitamos que el personal se adhiera a los procesos, sugerencias


y observaciones, con el fin obtener un buen uso de los recursos de la institución.

Cordialmente.
Álvaro Carrillo B________
P. Universitario.
Área Comercial y Financiera.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 19 de febrero 2020.

PERSONAL MEDICO ASISTENCIAL.


Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: REMISIÓN ADMINISTRATIVA.

Cordial saludo.

Nos permitimos comunicar que actualmente nuestra institución tiene convenio con
las siguientes entidades responsables de pago (ERP)

1. Nueva EPS.
2. Medimas.
3. Coosalud.
4. Comparta.
5. UAESA.
6. Extranjeros.
7. Régimen Especial.
8. Foscal.

Por lo anterior, se indica de manera urgente que todo usuario que ingrese por el
servicio de urgencias y que, cuya ERP no tenga convenio con nuestra institución
se deberá iniciar tramite de remisión administrativa de inmediato, con el fin de
definir la autorización de la estancia y de más procedimientos médicos a realizar.
Será función del personal asistencial de urgencias, urgencias gineco, generar la
remisión y el reporte a referencia antes de que el paciente sea trasladado a
internación.
Buen dia.

Le recordamos al personal la importancia del envio de la solicitud del material, que


dicho envio se de realizar las 24 horas del día y no al día siguiente a la entrega de
turno, recordemos que de este envio depende que el facturador haga efectivo el
anexo 3 a la entidad responsable de pago. Además existe otros funcionarios que
deben iniciar el trámite administrativo para la obtención del material, envío de
anexos.

Se le sugiere al personal encargado del envio de la solicitud del material de


osteosíntesis que este se debe realizar las 24 horas y no al día siguiente a la
entrega de turno, recordemos que de este envio el facturador envía anexo 3, se
debe solicitar a la casa ortopédica o a la EPS.

Le recordamos al personal de enfermería, enviar la solicitud del material las 24


horas del día y no a la entrega de turno del día siguiente, es importante saber que
de este envio el personal de facturación debe enviar el anexo 3 a la ERP, el
personal encargado de realizar la solicitud del material al proveedor ta

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 27 de Enero de 2020.


ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.
Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: REPORTE DE CASO.

Cordial saludo.

Por medio de la presente, me permito recordar la importancia de la


clasificación de los pacientes acorde a su patología o riesgo de infección al
momento de ser ingresados a internación. Por lo anterior, se sugiere de
forma respetuosa, indicar al personal de enfermería la adherencia a los
protocolos de bioseguridad con el fin de disminuir los factores de riesgo que
puedan llegar afectar la salud de los usuarios. Recordemos que la institución
ha forjado la política de seguridad del paciente como parte fundamental del
proceso de atención segura, ………………………………………………….

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 28 de Enero de 2020.


ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.
Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: SOLICITUD DE MAOS.

Cordial saludo.

De manera atenta damos a conocer, que durante el seguimiento a las solicitudes


de MAOS, se evidencia la no publicación oportuna al grupo de ortopedia lo que
conlleva a generar retraso en el proceso para la obtención del material ante las
entidades responsables de pago (ERP). Por lo anterior, se le recuerda al personal
de enfermería que el envio de la orden de material se tiene que realizar las 24
horas y no a la entrega de turno del día siguiente.

La anterior observación se da a conocer con la finalidad de disminuir fallas que


puedan generar estancias prolongadas, servicios no autorizados por la ERP.

Cordialmente.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 19 de Marzo de 2020.


ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.
Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: REPORTE Y ENTREGA NO OPORTUNA DE SOLICITUD DE MAOS

Cordial saludo.

Durante el desarrollo de las acciones implementadas en los procesos de auditoria


y de facturación, se ha sugerido como medida de mejoramiento publicar la
circular interna 007, 025 de 2019 y 029 de 2020, que con días de anterioridad se
ha solicitado la socialización al personal de enfermería con el fin de establecer las
acciones específicas encaminadas a la mejora de los procesos. Por lo anterior,
sugerimos respetuosamente que durante el envio de la orden médica para la
obtención del MAOS al grupo de whatshapp, se debe realizar la publicación al
grupo sin excepción alguna las 24 horas del día especificando los siguientes
datos:

1. Nombre (S), Apellido(S).


2. Edad.
3. Entidad Responsable de Pago.
4. Pabellón donde se encuentre el paciente.

Por otra parte, comunicamos que se ha comprobado en reiteradas ocasiones el


envío no oportuno del material, evidenciando la no adherencia a los procesos
administrativos del área comercial y financiera lo que ocasiona días de estancia
no justificados, no oportunidad de solicitud de autorización, lo que se traduce en
glosa. Es así como se reporta los siguientes casos para su respectivo
seguimiento.

1. MARIOXY ANDREINA CAMACHO RODRIGUEZ VEN30713544, se solicita


cambio de material el día 12/03/20 y no es publicado en el grupo.
2. MARYSOL GUERRERO PINEDA 47427560 se solicita material en horas
de la mañana día 19/03/20 pabellón quirúrgicos, no se entrega a tiempo al
facturador, ni se publica al grupo para la solicitud de la autorización.
3. LUZ MARINA DUARTE HERNANDEZ cc 60313630 se solicita material en
horas de la mañana día 19/03/20 pabellón quirúrgicos, no se entrega a
tiempo al facturador, ni se publica al grupo para la solicitud de la
autorización.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 13 de marzo de 2020

Coordinador:
Médico, Enfermería y de Laboratorio.
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: CONVOCATORIA.

Cordial saludo.

De manera atenta, el departamento del área comercial y financiera convoca


reunión para el día martes 17 de marzo hora 4:00 Pm, lugar oficina de auditoria
cuentas médicas. Lo anterior se solicita de manera prioritaria para establecer las
estrategias de trabajo para la mejora de los servicios.

Atentamente.

Departamento de auditoria
Área comercial y financiera

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 16 de Marzo de 2020.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: REPORTE DE CONFIRMACIÓN TOMA DE


ELECTROCARDIOGRAMA.

Cordial saludo.
Se informa que mediante seguimiento al reporte de confirmación toma de
examen en dinámica gerencial, se reporta inconsistencia el día 12/03/2020
horario de la mañana, donde no se realiza la confirmación de un
electrocardiograma.

La anterior información de da a conocer, según los compromisos adquiridos


en la reunión del día 12/ 03/2020.

Atentamente.

Área comercial y financiera

Digito
Aprobó
Saravena, 06 de Abril de 2020.

TRD.303.28110/ ACS-04

ADRIÁN ALEJANDRO CÁCERES.


Coordinador Departamento Medico.

ANYERLY CONTRERAS CARREÑO.


Coordinadora Departamento de Enfermería
Hospital del Sarare.
Saravena.

ASUNTO: REPORTE DE SEGUIMIENTO CIRCULAR 024 DE 2018

Cordial saludo.

De manera atenta, desde el área comercial y financiera, notificamos la importancia


de dar cumplimiento a lo establecido en la circular interna 024 de 2018, cuya
finalidad se basa en establecer los tiempos de oportunidad en el registro de los
usuarios que requieran la atención hospitalaria independientemente del
diagnóstico en los servicios de procedimientos y observación urgencias, debemos
tener presente que la definición de conducta medica está sujeta a los tiempos de
atención en urgencias.

Por otra parte, la asignación de cama por Sistema Dinámica Gerencial facilita la
solicitud y envio de los respectivos anexos dentro de los tiempos establecidos sin
que se genere extemporaneidad, función a realizar por parte del personal de
enfermería de manera prioritaria e innegable, dicha acción permite que el
personal de facturación conozca el número de pacientes con criterio de
observación, hospitalización para el envio de los respectivos anexos a la entidad
responsable de pago.

La Resolución 3047 de 2008 establece los formatos, mecanismos de envio,


procedimientos, términos a ser implementados en las relaciones entre prestadores
de servicios de salud y entidades responsables de pago de servicios de salud.
Decreto 4747 de 2007.
Que conforme al oficio TRD 300.13.60 DIR -00-347 del 12 DE JULIO DE 2019 se
asigna como tarea fundamental por parte de gerencia, realizar seguimiento al
cumplimiento de la circular 024 de 2018.

Que, mediante SEI01-F16 del año 2019 y lo que va del año en curso, se incluye la
socialización de las observaciones y sugerencias del área de auditoria al personal
asistencial, cuya finalidad es informar las acciones para la mejora continua de los
procesos de la ESE Hospital del Sarare.

Por lo anteriormente expuesto, notificamos la no adherencia por parte de los


profesionales del área, generando dificultades al personal de facturación e
incumplimiento la Resolución 3047 de 2008 y Circular Interna 024 de 2018 lo
que ocasiona un alto riesgo de causal de glosa, lo que deriva la no adherencia de
los procesos de mejora e incumplimiento a la directriz impartida por la gerencia.
De igual forma realizamos un listado de los casos específicos en los que no se
asigna cama en Sistema Dinámica Gerencial y en los que el médico general y
especialista no definen conducta dentro de los términos establecidos (Circular
Interna 024 de 2018)

Nombre y Documen Día y Hora Hora y Hora y fecha Trascurrido en


Apellido to de Ingreso Fecha de H. urgencias
(s) orden Dinámica.
de
Hospital
ización
36 horas después es
KIKUSIA 11486841 14/03/20 15/03/20 16/03/20 ingresado a
OFELIA 36 Hora: 14:16 Hora: Hora: 4:07 dinámica como
TEGRIA 9:41 hospitalizado,
TEGRIA generando
extemporaneidad, no
se define conducta
antes de las 06
horas en sala de
procedimiento
Paciente
ROSMIRA 40514586 15/03/20 16/03/20 Sin hospitalizado en
GALVIS Hora: 18:20 Hora: hospitalizar sistema dinámica el
BALLESTE 06:58 en sistema día 17 a las 14:20
ROS horas generando
extemporaneidad
Usuario que cumple
las 24 horas en
ANGEL 10567708 14/03/20 15/03/20 15/03/20 urgencias y no
GABRIEL 81 Hora: 11:06 Hora: Hora:17: 18 hospitaliza en
MANCO 11:37 Dinámica, no se
ARDILA define conducta
medica antes de las
06 horas en
procedimientos
VICENTE No se define
BERMUDE 2093307 04/03/20 05/03/20 05/03/20 conducta sala
Z Hora: 18:15 Hora: Hora: 9:55 procedimientos 06
CARREÑO 9:58 am horas.

MARIA 68303649 16/03/20 18/03/20 18/03/20 Demora en definir


YOLANDA Hora:16:12 Hora: Hora:14:31 conducta. Sala
GUTIERRE 7:21 procedimientos 06
Z LUNA horas. Sala
observación 12h, se
genera
extemporaneidad.
No existe
DANNA VEN9345 18/03/20 18/03/20 19/03/20 oportunidad de
VALENTIN 229 Hora: 11:47 Hora:21: Hora: 15:11 asignación de cama
A SILVA 04 en dinámica
LLANES gerencial. 28 horas
Al día 06 no se
CHRISTIA 11579630 04/04/20 05/04/20 0 evidencia asignación
N 75 HORA HORA: de cama por
FABIANO 18:52 16:36 sistema. No define
TORRADO conducta oportuna
VILLALBA 36 horas en
procedimiento
observación
Paciente quien
SANTIAGO 11157472 12/04/20 12/04/20 0 permanece más de
RAMIREZ 41 Hora: Hora: 12 horas en
NOVOA 1:47am 17:27 observación con
resultados previos
de laboratorio
definen conducta
tardía, enfermería no
asigna cama por
Dinámica Gerencial.
SHARICK 11157482 09/04/20 11/04/20 11/04/20 Usuario no se le
SALOME 67 Hora: 11:34 Hora:10: Hora: 14:44 define conducta
RIVERO 21 oportuna permanece
LEAL en observación
pediatría 51 horas.
ANGEL 11579671 10/04/20 12/04/20 12/04/20 Usuario no se le
STIVEN 26 Hora: Hora: Hora: 9:14 define conducta
TORRADO 18:52 9:53 oportuna permanece
VILLABA en observación
pediatría 36 horas.
15/04/20 16/04/20 16/04/20 No se ingresa
1232398809
Hora:17:34 Hora: Hora:20:24 oportunamente en
MARINO
BONILLA 9:00 dinámica gerencial
GELVEZ cama tipo
hospitalización.
19/04/20 19/04/20 0 Usuario con orden
SURY JELITZA 1115736547
CONTRERAS
Hora:14:43 Hora:21: de hospitalización,
PEÑA 13 no es ingresado en
Dinámica Gerencial.

Lo anterior información se da a conocer con el fin de retroalimentar los procesos


incluidos para la mejora y la toma de decisiones por parte de gerencia y del área
comercial y financiera al personal de salud acorde a las circulares emitidas
durante el proceso vigencia 2019

Atentamente.

Álvaro Carrillo Botello.


Área comercial y financiera.

CC: Subgerencia Científica.


30187885

DE: SUBGERENTE CIENTÍFICA.

PARA: MEDICOS, ENFERMEROS Y ESPECIALISTAS.

TRD.303.28110/ ACS-04

Saravena, 20 de Marzo de 2020.

Personal médico, especialista, enfermería.


Ese Hospital del Sarare.
Saravena Arauca.

ASUNTO: ATENCION DOMICILIARIA.

Con el fin de disminuir el número de paciente en estancia hospitalaria debido las


medidas implementadas por el ministerio de salud ante a la pandemia COVID-19,
se sugiere respetuosamente al personal médico y especialistas, considerar la
posibilidad de solicitar atención domiciliaria a los usuarios hospitalizados de la
EPS COMPARTA y NUEVA EPS; para ello se establece una ruta de
comunicación en la que se especificara los siguientes pasos.

Usuarios NUEVA EPS.

1. Realizar solicitud de valoración médica ATENCIÓN DOMICILIARIA en la


historia clínica.
2. Establecer comunicación directa con el personal médico de MECAS.
Llamando a los números de contacto 3115273107 - 3132013395.

Usuarios COMPARTA EPS.


1. Realizar orden medica especificando la cantidad de días a autorizar.
2. Orden de medicamentos con dosificación, cantidad y tiempo.
3. Dirección de vivienda y dos números de teléfono de contacto (paciente,
familiar o acompañante)
4. Si el usuario requiere oxígeno en casa, se deberá solicitar con días de
anterioridad a su egreso, con la finalidad de adelantar el tramite con la EPS,
realizar la orden medica donde se especifique cantidad en Lts, medio a
utilizar (cánula o venturi) y especificar la condición clínica del paciente.

Conforme a lo anteriormente expuesto, el personal de enfermería


obligatoriamente debe especificar la solicitud de atención domiciliaria en el
censo diario para que el área encargada de realizar el trámite pueda tener
conocimiento o comunicarse directamente a los siguientes números de teléfono
3143012101 – 3233367438.

Digito Álvaro Carrillo B.


Aprobó Camilo Fontecha.

TRD. 303.28.110/ ACS-04-168

Saravena, 23 de Agosto 2019

PARA: MEDICOS GENERALES Y PERSONAL DE ENFERMERIA


COORDINACIÓN MÉDICA
COORDINACIÓN ENFERMERÍA

ASUNTO: REGISTRO DE OXIGENO Y AYUDAS DIAGNOSTICAS

Cordial Saludo.

De manera atenta me permito comunicar que se continua evidenciando falencias en el


registro de Oxígeno y ayudas diagnósticas como: Monitoreos, electrocardiogramas,
gases arteriales, rayos x, doppler, tomografías, laboratorios, etc; por lo cual se recuerda a
todos los compañeros médicos y enfermeros del Hospital, que todo debe estar ordenado,
justificado e interpretado en la historia clínica de cada paciente.
De otra parte, para los pacientes que por su condición de salud requieren oxígeno, tener
en cuenta que en el plan de tratamiento diario el médico debe registrar el dispositivo, el
flujo y enfermería efectuar el registro de acuerdo a la orden médica, ya que todo debe
estar correlacionado para poder facturar y de esta manera evitar pérdidas económicas
para la entidad.

El personal médico de urgencias debe diligenciar el indicador de historia clínica consulta


por la misma causa. Por otra parte sabemos que un alto número de pacientes con
indicación de hospitalizar deben permanecer en urgencias a la espera de disponibilidad
de cama en piso, sin embargo se ha evidenciado que en la evolución indican paciente
Hospitalizado en observación / procedimientos
Por lo anterior, se agradece socializar con sus equipos de trabajo para su respectivo
seguimiento dado que, en el transcurso del año 2019 se le socializo al personal las
indicaciones mencionadas anteriormente,

Nombre (s) N. Ingreso


Apellido (s) Documento Observación.
Auxiliar de enfermería No registra
TERESA DE 22000401 1524459 oxigeno día 12/04/20 Hora: 22:30. No
JESUS GARCIA interpretación de EKG función Hepática
DE JIMENEZ día 13/04/20 Hora 1:37 am. Según nota de
enfermería del día 18/04/20 hora 19:00 se
administra 75mg de diclofenaco,
medicamento no es despachado por
farmacia.
SHARICK
SALOME RIVERO 1115748267 1524199 Medico : Valoración del día 10/04/20 no
LEAL se registra en orden medica solicitud de
CH
P. enfermero No selecciona la opción
ERNESTINA 27741380 1525447 “TOMADO” de un electrocardiograma del
VERGEL día 15/04/20 Hora: 1:44 am
KARINA
RODRIGUEZ 1116494689 1525191
CUENZA
Se administra oxígeno y no concuerda con
JOSE OLIVERIO 483652 1524217 la orden médica la cual indica O2 POR
BOBADILLA CANULA SI SATU ES MENOR A 94% no
CASTRO se justifica la aplicación.
Día 12/04 medico no interpreta resultado
de RX de cráneo y Femur.
Día 13/04 enfermero no registra toma de
EKG. Día 13/04 Medico no interpreta
resultados de paráclitos del día 12.

Atentamente,
ROSALBA BASTOS GONZALEZ
Auditora Concurrente