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PROCEDIMIENTO Código: AD-0404

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Copia Controlada: N° 01

Asignada a :Representante del Sistema de Gestión Integrado

Referencias:
 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
 ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos
 OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –Requisitos.
 Manual del SGI

CONTROL DE REVISIONES

Revisión Fecha Elaborado Revisado Aprobado Descripción de Cambios


0 26-05-2014 HTP CMP PVT Para Revisión

Prohibido reproducir sin autorización del Representante del SGI de ENGCON S.A.C.
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.........................................................................................................................................................3
2. ALCANCE..........................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES:...................................................................................................................................3
5. CONSIDERACIONES GENERALES................................................................................................................4
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................................4
7. REGISTROS......................................................................................................................................................7

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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para asegurar la compra de Bienes y Adquisición de Servicios, que
permita garantizar la atención de las necesidades de la Empresa cumpliendo los requisitos del SGI a fin
de que la misma lleve a cabo eficientemente sus servicios a sus Clientes.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las Áreas de la Empresa.

3. DEFINICIONES

Jefe de Proyecto (JP): Persona responsable ante el Gerente General de la ejecución del desarrollo de
un Proyecto y de cumplir los requisitos del Contrato; esta función puede estar a cargo de un Gerente de
Área, Jefe de Departamento, Jefe Nominal del Proyecto o Coordinador de Proyecto.

Bienes y Servicios: El término Bienes incluye: unidades de trasporte. Equipos de oficina, equipos
diversos, equipos de cómputo, software, insumos y bienes de terceros. El termino Servicios incluye:
servicios de reparación y mantenimiento de unidades de transporte, equipos de oficina, equipos
diversos, equipos de cómputo, servicios de alquiler, servicios básicos, servicios técnicos, servicios
diversos y seguros.

Bienes y Servicios Críticos: Son aquellos que afectan directamente al SGI (Calidad, Medioambiente y
Seguridad) de los servicios que presta ENGCON S.A.C.

Parte de Entrada o Salida: Opción incluida en el SIGER, mediante el cual se ingresan o se retiran
bienes del almacén principal de la empresa.

SIGER: Sistema Integral de Gestión Estratégica de Recursos.

Compra Directa: Es aquella cuando el Gerente General realiza una compra o solicita la compra con un
proveedor especifico. También para los casos de emergencias en donde se afecte la calidad,
seguridad, salud o el medio ambiente, así como el cumplimiento de nuestras obligaciones.

4. RESPONSABILIDADES:

 El Gerente General (GG), de implementar el presente procedimiento.


 El jefe de Logística, mantenimiento y seguridad, y el solicitante, son responsables de ejecutar las
compras de bienes y la adquisición de servicios para la Sede Central o para la ejecución del
Servicio, según sean los requerimientos del usuario.
 El comprador es la persona designada por el jefe de logística, mantenimiento y seguridad, en la
sede para adquirir bienes y servicios para la Empresa, bajo su supervisión.

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5. CONSIDERACIONES GENERALES

 Todo el proceso de compra desde la generación del pedido por el usuario hasta la emisión de la
orden de compra de bienes u orden de servicio se efectuará en el módulo de logística del SIGER,
salvo para los casos que por necesidad de servicio y montos menores, la compra se podrá efectuar
por caja chica.
 Todos los datos del proceso de compra de bienes o adquisición de servicios quedan registrados en
el sistema. En el caso de adquisición de bienes y servicios críticos el usuario deberá definir las
especificaciones técnicas.
Asimismo, mediante el sistema puede imprimirse el consolidado de cada etapa de la compra, siendo
estos los siguientes:
- Listado de Pedidos Autorizados.
- Listado de Adquisiciones.
- Listado de Proformas.
Además se imprimen aquellos registros que van destinados al proveedor, siendo estos:
- Solicitud de Cotización.
- Orden de compra de bienes.
- Orden de servicio.
La compra de bienes y/o servicios, se efectúa a aquellos proveedores seleccionados.
 Algunas compras especializadas requeridas por algún área, deberán ser canalizadas a través del
área de logística, y si se requiere, intervenir ambas en el proceso de compras.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

N° RESP. ACTIVIDAD
Generación y Aprobación del Requerimiento de Bienes/Servicios
Realiza requerimiento de bienes o servicios,
Área o Gerencia
1 genera en el SIGER, un "Pedido de
solicitante.
Bienes/Servicios".
Revisa, si es conforme el pedido de
Jefe de Área
2 bienes/servicio pasa al numeral 4, de lo contrario
o de Proyectos
pasar al siguiente numeral.
Jefe de Área
3 o de Proyectos o Modifica en el pedido y regresar al numeral 2.
quien designe

Revisa, y si es conforme el pedido continuar con


Jefe de logística, el numeral 5, de lo contrario el pedido es
4 Mantto y devuelto al área solicitante, para que esta haga
seguridad las modificaciones y correcciones necesarias, es
decir retorna al numeral 1.

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Determina el tipo de requerimiento, si se trata


5 de un bien pasar al siguiente numeral, de lo
contrario (servicio) pasar al numeral 9.
Para el caso de Bienes
Dpto. Logística,
Evalúa, y si hay stock, continuar con el siguiente
6 Mantto y
numeral, de lo contrario pasar al numeral 8.
Seguridad

El encargado del De haber stock, se genera en el sistema un parte


7
Almacén de Bienes de salida para su despacho inmediato.

Jefe de logística, De no haber stock en el almacén, evalúa la


8 Mantto y compra o alquiler del bien solicitado. Continuar
seguridad con el numeral 11.
Se evalúa la posibilidad de atención con el
personal de servicio de ENGCON S.A.C. o un
9 Dpto. Logística, externo, si lo presta el personal de ENGCON
Mantto y continuar con el siguiente numeral, de lo
Seguridad contrario pasar al numeral 11.
Ejecuta el servicio requerido y termina el
10
proceso.
Evaluación, Selección y Compra
Evalúa tipo de compra, si es compra directa
11 pasar al numeral 19, de lo contrario continuar
con el siguiente numeral 12.

Cuando los pedidos de bienes o servicios


requieren la evaluación de cotizaciones, a través
del SIGER se elabora la "solicitud de Cotización"
12 la cual es enviada a cada proveedor para que
prepare y envié su cotización respectiva.
Dpto. Logística, También se puede hacer esta solicitud usando el
Mantto y correo electrónico.
Seguridad Una vez recibidas la cotización del proveedor y
en los casos en que estas difieran de las
13
especificaciones del área solicitante, estas serán
remitidas al usuario para su evaluación.
En los casos que ameriten, se efectuará la
evaluación técnico-económica de las
14 cotizaciones, para lo cual se asignara un equipo
evaluador según las características de los bienes
a comprar o servicios a adquirir.
15 Equipo Evaluador Selecciona al proveedor.

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Verifica que el monto no supere el monto


autorizado establecido por la gerencia general,
Jefe de logística,
dicha autorización será de carácter interno. De
16 Mantto y
no ser aprobado por el gerente general, se
seguridad y GG
informará la no aprobación del "pedido de
Bienes/servicios" al usuario.
Una vez aprobada la cotización, comunicará por
Jefe del Dpto.
e-mail o teléfono la aceptación al proveedor,
17 Logística, Mantto
confirmando la fecha de recepción del bien o
y Seguridad
prestación del servicio.
Para ejecutar la compra o el servicio, se genera
El encargado del una orden de compra u orden de servicio
18
Almacén de Bienes respectivamente en el módulo de logística del
SIGER.

La compra o la adquisición del servicio se


realizará de acuerdo a cualquiera de las
siguientes modalidades:
- Orden de Compra/Servicio: cuando la Compra
de bienes o adquisición de servicios es al crédito.

- Solicitud de Fondos: cuando la Compra de


bienes o adquisición de servicios es al contado.
- Caja Chica: cuando se trata de compras de
bienes o servicios y/o bienes críticos al contado
por montos mínimos, incluyendo la adquisición
de insumos críticos de laboratorio. Estas
Dpto. Logística, compras se deben solicitar vía correo
19 Mantto y electrónico y serán fiscalizadas a través de una
Seguridad liquidación de gastos registrada en el módulo de
finanzas en el SIGER.
- Cuando se presente una solicitud de pasaje
aéreo, el encargado de compras podrá adquirir
este servicio por Internet, siguiendo los
procedimientos establecidos.
- Los límites de aprobación de Los montos para la
compra de bienes y/o adquisición de servicios,
compras por caja chica por parte del Jefe de
Logística, Mantenimiento y Seguridad, serán
definidos internamente mediante un e-mail
circular en coordinación con la Gerencia General
y se actualizará cuando se considere necesario.

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Para verificar si el bien comprado o la


Dpto. Logística,
prestación del servicio cumple con los
20 Mantto y
requerimientos de la empresa, se procede a
Seguridad
realizar un seguimiento logístico.
Dpto. Logística,
La recepción de los bienes se realiza de acuerdo
21 Mantto y
al jefe almacenero.
Seguridad

El pago de proveedores, cumple los siguientes


pasos:
- La factura, conjuntamente con la guía de
remisión (G/R) llega a logística, quien se encarga
Dpto. Logística,
de verificar y provisionar la factura en el sistema
22 Mantto y
SIGER, generándose un asiento contable el cual
Seguridad
se deriva conjuntamente con la copia SUNAT de
la factura y la G/R al área de contabilidad.
- El original de la factura se deriva a tesorería
para su pago.

7. REGISTROS

No Aplica.

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