1.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para fomentar y mantener el nivel de bienestar físico, mental y social de cada
uno de los trabajadores directos e indirectos que desarrollen actividades para el Ministerio del Interior,
independientemente de su forma de contratación y vinculación, reduciendo los factores de riesgo que
afecten la productividad y el clima organizacional, a través del suministro de los elementos necesarios de
seguridad y salud en el trabajo en el desempeño de sus funciones

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todo (NOMBRE DE LA EMPRESA), Inicia con la identificación de la

normatividad vigente aplicable y finaliza con la elaboración del informe de resultados producto de la
ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o
la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores
o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre
el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical
aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en
cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de
la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se
encuentren en misión. (Decreto 1072 de 2015)

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el
trabajo de forma coherente con su política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de un proceso de la organización, se ha planificado y es

estandarizable.

Actividad no rutinaria: Actividad no se ha planificado ni estandarizado dentro de un proceso de la

organización o actividad que la organización determine como no rutinaria por su baja frecuencia de
ejecución.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción
humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas.
Lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la
infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.
Análisis del riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para determinar el nivel del
riesgo.

Autorreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista

reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que
identifica en su lugar de trabajo.

Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada
a una actividad económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los
siguientes pasos:
 Planear: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,
encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando
ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los
resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de
los trabajadores.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas,

psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen
influencia significativa en generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan
específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales,
instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en
el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y
sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para
la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para
los trabajadores y; d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o
biomecánicos y psicosociales.

Consecuencia: Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización de un riesgo,

expresado cualitativa o cuantitativamente.

Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Descripción sociodemográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la

descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado
de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil,
raza ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Diagnóstico de condiciones de salud: Resultado del procedimiento sistemático para determinar “el
conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y sociocultural que determinan el perfil
sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora” (Decisión 584 de la Comunidad Andina de
Naciones)

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la
máxima eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

 Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo que sirve como barrera entre un peligro y alguna
parte del cuerpo de una persona.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o inminencia del mismo, que afecta el
funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los
trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo
dependiendo de su magnitud.

Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de
una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas.

Enfermedad laboral: Todo estado patológico que sobreviene como consecuencia obligada de la clase
de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea
determinado por agentes físicos, químicos o biológicos

4. RESPONSABILIDAD
Este procedimiento será liderado por la Subdirección Gestión Humana – Equipo de Seguridad y Salud en
el Trabajo

5. DESARROLLO

5.1 Requisitos, documentos y condiciones requeridas para la aplicación de este documento: a

continuación se describen las actividades y tareas del procedimiento.

5.2 Descripción de actividades.

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Identificación y Líder de SST
Matriz de requisitos
evaluación de Verificar el cumplimiento de los Técnico Administrativo
legales y otros en
1. Requisitos Legales de requisitos legales en, Seguridad y SST
seguridad y salud en
Seguridad y Salud en Salud en el Trabajo aplicables. Líderes de proceso en
el trabajo
el Trabajo donde aplique la norma
Matriz de
Identificación de Líder de SST
identificación de
Peligros valoración de Actualizar anualmente la Matriz de Técnico Administrativo
peligros, valoración de
2. Riesgos y Peligros, evaluación de riesgos y SST
riesgos y
determinación de determinación de controles. Servidores
determinación de
controles COPASST
controles
El Plan de Emergencias y
Contingencias fue elaborado
conforme a la legislación vigente, la
matriz de Peligros y el análisis de
Elaboración y/o
vulnerabilidad y se actualiza de
actualización del plan Equipo de SST
3. acuerdo a condiciones subestándar Plan de emergencias
de emergencias y COPASST
que se presenten en los sitios de
contingencias
trabajo.
Se mide su eficacia anualmente
con la ejecución de simulacros de
emergencia
No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable
Analizar el trabajo determinando
los peligros, los efectos y los
controles necesarios. Además de
valorar los peligros ambientales y
Definición e Informe Análisis de
la definición de los controles Líder de SST
implementación de Trabajo Seguro
4. necesarios. A través de la Técnico Administrativo
ATS (Análisis de Matriz de roles y
definición de recorridos para las SST
Trabajo Seguro) responsabilidades
inspecciones a las sedes y puestos
de trabajo, así como también con la
identificación de roles y
responsabilidades por nivel en SST
Definir responsables y actividades
para la Gestión Ambiental y la
Subdirección de
Gestión de la Seguridad y Salud en
Gestión Humana
Sistema de Gestión de el Trabajo, verificando Revisión ejecución
Líder de SST
5. la Seguridad y Salud periódicamente su eficacia y plan de Trabajo de
Técnico Administrativo
en el Trabajo replanteando las actividades SST
SST
necesarias para prevenir la
COPASST
ocurrencia de accidentes y
enfermedades laborales.
PVE
Ejecución plan de
Ejecutar los PVE conforme a los trabajo
Programas de
resultados de la matriz de peligros Índices de
6. Vigilancia Equipo de SST
y los resultados de las mediciones desempeño de
Epidemiológica
higiénicas.. programas de gestión
de la Seguridad y
Salud en el Trabajo
Identificar, definir e implementar los
controles operacionales en Matriz de
Líder de SST
Controles Ambiente, Seguridad y Salud en el identificación de
Técnico Administrativo
operacionales y Trabajo necesarios; para la peligros, valoración de
7. SST
procedimientos prevención de la contaminación, de riesgos y
COPASST
operativos seguros accidentes, enfermedades determinación de
Servidores públicos
laborales y para garantizar el controles
cumplimiento legal y del cliente.
Revisar que a todos los
funcionarios se les esté afiliando y
pagando Seguridad Social Subdirección de
Afiliaciones a la Para el caso de los contratistas, los Gestión Humana
8. Planillas de pago
Seguridad Social supervisores de contrato revisan Supervisores de
que los contratistas presenten contrato
planilla de pago de Seguridad
Social vigente
No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable
Como se indica en el
Procedimiento de Evaluaciones
Médicas Ocupacionales, remitir a la
Subdirección de
práctica de exámenes médicos
Gestión Humana
Remisión a ocupacionales a los funcionarios
Certificados de aptitud Subdirección de
9. evaluaciones médicas En la parte pre contractual, solicitar
física Gestión Contractual
ocupacionales a los contratistas constancia de
IPS
práctica de exámenes médicos pre
Líder de SST
ocupacionales, teniendo en cuenta
el anexo de SST del Manual de
Contratación.
Definir las actividades a desarrollar
en el periodo, con base en las
diferentes fuentes de información
Subdirección de
como: matriz de peligros, matriz
Elaboración y Gestión Humana
ambiental, programas de gestión Plan de trabajo anual de
10. verificación del plan de SST
Equipo de SST
ambiental y gestión de la seguridad
trabajo de SST ARL (mediciones
y salud en el trabajo, diagnósticos
higiénicas)
de condiciones de salud, PVE,
mediciones higiénicas, plan de
emergencias, etc.
Para comités:
Como lo establece la legislación
Resolución firmada
vigente y las autoridades de
donde se oficializa el
trabajo:
nombramiento de los
integrantes de cada
1. Realizar Convocatoria
comité. Actas de
2. Realizar elección: Solo para los
Requisitos básicos votación con
comités elegir representantes del Ministro
legales COPASST, resultados.
empleador y representantes de los Subdirección de
11. Comité de Convivencia Acta de conformación
trabajadores (los últimos por Gestión Humana
Laboral y Brigada de del comité.
votación secreta). Equipo de SST
emergencia
3. Divulgación a colaboradores de
Para brigadistas:
los integrantes que conforman los
Listado de brigadistas
comités y la Brigada de
y consentimiento
emergencia
conformación de
4. Identificar al equipo de
brigada firmado por
brigadistas.
cada uno de ellos
Previo al inicio de las laborales se
entrega la dotación y elementos de
protección personal
correspondientes al cargo y de
acuerdo a las actividades a
Base de Datos del
Entrega y reposición desempeñar.
Personal Líder de SST
de dotación y En los plazos establecidos por la
Lista de Entrega de Técnico Administrativo
12. Elementos de ley se entrega la dotación.
EPP de SST
Protección Personal Se realiza reposición cuando el
Inspección de EPP Líderes de proceso
(EPP) EPP cumpla su vida útil o de
Matriz de EPP
acuerdo a lo establecido en la
matriz de elementos de protección
personal (EPP).
Se debe llevar registro de la
entrega de EPP a los servidores.
No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable
Apenas ocurra un accidente o
incidente, debe ser reportado a la Procedimiento de
Líder de SST
Coordinación HSEQ/ Auxiliar Investigación de
Técnico Administrativo
HSEQ y jefe inmediato vía e-mail o Accidentes
Reporte e de SST
telefónicamente.Los accidentes Reporte de
13. investigación de COPASST
deben ser reportados a la A.R.L. Accidentes a la ARL.
accidentes e incidentes Jefe inmediato o
dentro de los dos días siguientes al Investigación de
supervisor del servidor
accidente. Como lo establece el Accidentes e
accidentado
Procedimiento de Investigación de Incidentes
Incidentes y Accidentes de Trabajo
Se debe reincorporar al trabajo que
Reincorporación del Líder de SST
tenía o reubicar al trabajador según Evaluación médica
14. trabajador después del Técnico Administrativo
el Procedimiento de Evaluaciones post incapacidad
accidente de SST
Médicas Ocupacionales
Matriz de
Se identifican los riesgos de salud identificación de
pública de la región y se peligros, valoración de Líder de SST
Identificación de
programan actividades tendientes a riesgos y Técnico Administrativo
15. riesgos de salud
minimizar el efecto de estos determinación de de SST
pública
riesgos en los colaboradores de la controles. Líderes de proceso
empresa. Plan anual de trabajo
de SST
Subdirección
Delimitar o demarcar las áreas de
Administrativa y
trabajo, señalizar salidas, salidas
Financiera
de emergencia, resguardos y
Subdirección de
16. Señalización zonas de resguardos y zonas Plan de emergencias
Gestión Humana
peligrosas de las instalaciones
Líder de SST
donde se desarrollan las
Técnico Administrativo
actividades.
de SST
Acta de Reunión del
Se reúnen los representantes al
Reuniones del COPASST Integrantes del
COPASST para tratar y analizar los
17. COPASST y Comité de Acta de Reunión COPASST y del Comité
temas relacionados con la
Convivencia Laboral Comité de de Convivencia Laboral
Seguridad y Salud en el Trabajo
Convivencia Laboral
Con la información de las planillas Líder de SST
Registro de Registro de
18. de tiempo se diligencia el formato Técnico Administrativo
ausentismo Ausentismo
de registro de ausentismo de SST
Con la información de los registros
de ausentismo, de capacitaciones y
Líder de SST
de accidentalidad de los proyectos Tabla de Perfil de
19. Perfil de morbilidad Técnico Administrativo
y de las sedes del Ministerio, se Morbilidad
de SST
diligencia la tabla para definir el
perfil de morbilidad.
Plan de Capacitación
Capacitación, Ejecutar el plan de capacitación de de SST
20. Inducción y SST (incluyendo inducción y Registro de asistencia Equipo de SST
entrenamiento reinducción). Evaluación de las
capacitaciones
No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable
Realizar seguimiento a los
indicadores (Resultado e impacto
.
de actividades, accidentes,
Índices de
incidentes y ausentismo) Líder de SST
Seguimiento y desempeño de
21. Técnico Administrativo
medición programas de gestión
Con base en la información de SST
de la Seguridad y
recolectada, se calculan los Índices
Salud en el Trabajo
de desempeño en Seguridad y
Salud en el trabajo
Identificación y
Matriz de requisitos
evaluación de Verificar el cumplimiento de los Subdirección de
legales y otros en
22. Requisitos Legales de requisitos legales en, Seguridad y Gestión Humana
seguridad y salud en
Seguridad y Salud en Salud en el Trabajo aplicables. Líder de SST
el trabajo
el Trabajo
Procedimiento de
Identificar los peligros, valorar los Identificación de
riesgos y determinar controles Peligros, valoración
Identificación de como se indica en el Procedimiento de riesgos y
Peligros valoración de de Identificación de Peligros, determinación de Líder de SST
Riesgos y valoración de riesgos y controles Técnico Administrativo
23. determinación de determinación de controles de SST
controles Matriz de Líderes de Proceso
Elaborar, divulgar y actualizar la identificación de COPASST
Matriz de Peligros, evaluación de peligros, valoración de
riesgos y determinación de riesgos y
controles. determinación de
controles

6. DOCUMENTO/REGISTRO

Documentos y registros generados con la aplicación de este procedimiento.

REGISTROS RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

Seguridad y
Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la
Cronograma de trabajo Salud en el
Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la
Plan de trabajo Salud en el
Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Instructivo plan de Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la
Salud en el
capacitación en SST Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la
Matriz legal de SST Salud en el
Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Matriz de roles y Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la
Salud en el
responsabilidades Trabajo necesidad
Trabajo
Indicadores: Tasa de Equipo de Seguridad y Salud en el Cuando exista la Seguridad y
incidencia EL, Tasa de Trabajo necesidad Salud en el
accidentalidad, De Trabajo
estructura, Ejecución
plan de trabajo, Acciones
de mejora, Simulacros de
 evacuación, tasa de
prevalencia EL, Tasa de
incidencia AT, tasa de3
ausentismo general,
Índice de severidad,
Índice de frecuencia AT,
ILI e Investigación de
accidentes de trabajo