Actividad de proyecto 3

Actividad de aprendizaje 11: Organizar grupos de apoyo para diferentes

actividades y recorridos guiados conforme al plan de acción.

Guianza turística

Jorge Humberto Correa Osorio

Seleccionar grupo de apoyo según funciones requeridas

1. Según la información proporcionada, determine el equipo humano que usted
requeriría para desarrollar con éxito las actividades del evento, defina la
cantidad de personas que deberían conformar cada equipo y nombre tres
funciones que deban desarrollar cada uno de los equipos conformados,
teniendo en cuenta las tareas que se deben llevar a cabo, las cuales son las
siguientes:

 Manejo del sistema de información y comunicación apropiado

para la atención de los visitantes.
 Coordinador del evento
 2 recepcionistas (en el recibimiento realizan actividades de
registro y ubicación de los asistentes en el evento)
 1 maestro de ceremonia para modular las presentaciones
 1 experto en sonido y luces para manejar las presentaciones
 2 asistentes en el auditorio (ayudarán al público en las jornadas
académicas y modularán para las preguntas)

Funciones:

 Coordinar toda la logística del evento y el personal contratado para cada

uno de los grupos de apoyo
 Atención de los asistentes para la inscripción al evento y a los recorridos
turísticos, resolución de dudas y entrega de materiales
 Aseguramiento del funcionamiento adecuado de la iluminación y equipos de
proyección y sonido para el evento
 Presentación de los diferentes panelistas en la jornada académica y
verificación del adecuado funcionamiento del auditoría
 Modulación en las jornadas académicas para la intervención de los
participantes
 Sistema de alimentos y bebidas: gastronomía
 6 meseros para los refrigerios y almuerzos (cada mesero con un
aprox. de 5 mesas de 12 puestos, para un total de 25 mesas)
 2 cocineros para la elaboración de las comidas
 2 ayudantes para los cocineros

Funciones:

 Distribución de los alimentos en las diferentes mesas y atención de las

solicitudes de los asistentes en el restaurante
 Elaboración de los alimentos y lavado de menaje (vasos platos, utensilios)
  Limpieza del restaurante, cocina y zonas comunes del auditorio, distribución
de los tintos en el auditorio y recepción del centro de eventos

 Conducción y guianza para el recorrido escogido.

 10 serán expertos en turismo de naturaleza (interpretación de
senderos ecológicos y avistamiento de fauna y flora) tendrán
conocimiento en primeros auxilios
 10 serán expertos en manejo de grupos numerosos y turismo
cultural (conocimiento sobre los museos y cultura de la región)

Funciones:

 Organización de la logística para el transporte y alimentación de los

asistentes en los recorridos turísticos
 Acompañamiento y atención en casos de emergencia de los asistentes a
los recorridos turísticos en los diferentes destinos
 Interpretación de los senderos ecológicos o museo a visitar (Guianza
turística)

 Sistema de transporte.
 5 buses de 40 pasajeros con sus respectivos conductores

Funciones:

 Asegurar el transporte a los asistentes a los recorridos turísticos a

los destinos elegidos
 Conducir los asistentes hasta los destinos turísticos
 Brindar una buena atención en el recorrido al destino turístico y de
regreso a los asistentes del evento.
 Seguridad y emergencias
 Como se mencionó anteriormente 10 de los guías que
acompañarán los recorridos turísticos deben ser expertos en
primeros auxilios y atención de emergencias.
 Para las jornadas académicas, se solicitará que los dos asistentes
del auditorio en el evento tengan conocimientos en primeros
auxilios y emergencias.

Funciones:

 Brindar atención en situaciones de contingencia y emergencia tanto en las

instalaciones como a los asistentes
  Apoyar en la logística del evento atención en los auditorios, abordaje de los
buses, recibimiento en la recepción y orientación
 Apoyo en la seguridad del evento

 Presentación artística
 Maestro de ceremonia del evento para dar apertura al evento
 Experto en sonido del evento para manejar la presentación en
cuanto a luces y sonido
 Grupo artístico de danza folclórica de la región, pueden ser 5
parejas para que se vea más armónica la presentación.

Funciones:

 Realizar la presentación del grupo artístico de danza folclórica

 Asegurar el adecuado funcionamiento de los sistemas de luces y sonido
para la presentación en el auditorio
 Realizar la presentación artística para deleite de los asistentes al evento

2. Una vez conformados los equipos humanos que van a desarrollar cada una de
las tareas y teniendo en cuenta que son 200 las personas que asistirán a los
tres recorridos programados (city tour, recorrido por naturaleza, visita a museo o
sitio de interés), responda los siguientes interrogantes.

 ¿Cómo dividiría al grupo de turistas para realizar el recorrido?

Los turistas serán divididos en 10 grupos de 20 personas, cada grupo con 2

guías turísticos.

 ¿Cuántos guías auxiliares necesitaría?

Se contrataron 20 guías no serán necesarios guías auxiliares ya que habrá

dos guías por grupo

 ¿Qué grupos de apoyo interinstitucional requeriría para estos

recorridos?

Si es posible solicitar apoyo de la Defensa Civil en los recorridos de

naturaleza y en los recorridos en la ciudad el apoyo de la policía de turismo.
3. Una vez seleccionado el o los grupos de apoyo, usted debe informar sobre el
plan de acción a seguir

¿De qué manera lo haría?

El plan de acción para el manejo del evento tanto en las jornadas académicas
como en los recorridos turísticos se organizará por grupo de apoyo de acuerdo
con las responsabilidades asignadas.

¿Qué información considera importante comunicarle al grupo para realizar

bien su trabajo?

La información importante para brindarle a los grupos de apoyo serán los

horarios definidos en el programa y los horarios en los cuales ellos
realizarán las actividades, junto con el tipo de actividades de acuerdo con sus
roles, en los cuadros a continuación se presenta la información.

Plan de acción del grupo de manejo del sistema de información y

comunicación apropiado para la atención de los visitantes.
Día Horario
horario personal Actividad a ejecutar por grupo de apoyo Responsables de
evento de apoyo actividades

Día 0 2:00 – Organización de eventos, los auditorios, Coordinador del evento

5:00 pm mesa de inscripción, papelería, instalación 2 asistentes del auditorio
de equipos de cómputo, organización del 2 Recepcionistas
material de bienvenida, verificación de
asistentes.

Día 0 2:00 – Verificación del sistema de sonido, luces, Coordinador del evento
5:00 pm aire acondicionado, tarima, sistema de Experto en sonido
proyección de presentaciones. Maestro de ceremonia

Día 1 8:30 – Organización de la mesa de inscripción para Coordinador del evento

9:30 – 10:00 iniciar a registrar a los asistentes desde las 2 Recepcionistas
10:00 9:30, entrega de escarapelas, material de
am bienvenida y orientación hacia la zona del
coctel de bienvenida, brindar apoyo en la
recepción si hay dudas de los asistentes y
auditorio si es necesario.

Día 1 9:00 – Orientación de los asistentes hacia la zona Coordinador del evento
10:00 – 12:00 del coctel y posterior hacia la zona del 2 asistentes del auditorio
12:00 auditorio, brindar asistencia en el auditorio y Maestro de ceremonia
modular en las presentaciones
 Día 1 12:30 – Apoyo en la organización del almuerzo y Coordinador del evento
12:00 – 1:00 pm orientación de los participantes hacia la Maestro de ceremonia
2:00 zona del almuerzo, indicaciones en el 2 Recepcionistas
restaurante por parte del maestro de 2 asistentes del auditorio
ceremonia con micrófono previo dar una
hora libre antes de iniciar con las
actividades.

Día 1 2:00 – Recibimiento en la mesa de inscripciones y Coordinador del evento

2:00 – 5:00pm resolución de dudas especiales, inscripción 2 Recepcionistas
5:30 de los asistentes al City Tour de la noche, 2 asistentes del auditorio
indicación para pasar nuevamente al Experto en sonido
auditorio a continuar con la jornada
académica; Brindar asistencia en el
auditorio y modular en las presentaciones

Día 2 7:30 – Recibimiento en la mesa de inscripciones y Coordinador del evento

8:00 – 11:30 resolución de dudas especiales, inscripción 2 Recepcionistas
11:00 de los asistentes para el recorrido de 2 asistentes del auditorio
naturaleza en la tarde y para solicitud del Experto en sonido
almuerzo en la zona de la visita, indicación
para pasar nuevamente al auditorio a
continuar con la jornada académica; Brindar
asistencia en el auditorio y modular en las
presentaciones.

Día 3 7:30 – Recibimiento en la mesa de inscripciones de Coordinador del evento

8:00 am 8:30 am los asistentes al museo y almuerzo en 2 Recepcionistas
restaurante típico de la región, apoyo en la 2 asistentes del auditorio
organización del desayuno, orientación de
los participantes hacia la zona del desayuno
y posterior a la zona de partida para la
salida turística, brindar información sobre la
modalidad del almuerzo incluido para los
que van a la salida.

Día 3 2:00 – Atención a los asistentes en la mesa de Coordinador del evento

2:30 – 6:00 pm inscripciones y resolución de dudas Maestro de ceremonias
5:00 pm especiales, recibimiento de los artistas para 2 Recepcionistas
la muestra cultural, apoyo en el auditorio 2 asistentes del auditorio
para la muestra artística, organización de Experto en sonido
los certificados a los asistentes al evento
para ser entregados después de la clausura
en la mesa de inscripciones.

Plan de acción del grupo de apoyo de sistema de alimentos y bebidas,

gastronomía:

Horario
Día horario
personal de Actividad a ejecutar por grupo de apoyo Responsable
evento
apoyo
 Recibimiento del centro de eventos, Coordinador del evento
Día 0 2:00 – definición del menú a preparar organización 2 chef
5:00 pm y limpieza y organización del restaurante y 4 ayudantes de cocina
de la cocina para traer y almacenar desde 2 personas de servicios
ese día los alimentos para su preparación y generales
el menaje (manteles, platos, vasos,
cubiertos, ollas, etc.)
Preparación de los alimentos y servicio a las Coordinador del evento
Día 1 7:00 – mesas tanto para el coctel de bienvenida y 2 chef
9:30 – 12:30 1:30 pm para el almuerzo, de la misma forma tener 4 ayudantes de cocina
pm disponibles agua y tinto en el auditorio. 6 meseros
2 personas de servicios
generales
Día 1 Verificar el estado de limpieza de la Coordinador del evento
9:30 - 5:00 8:30 – recepción, pasillos, baños, restaurante, 2 personas de servicios
pm 5:30 pm cocina y auditorio y que haya tinto y agua generales
en la tarde también.
Día 2 Verificar el estado de limpieza de la Coordinador del evento
8:00 – 11:00 7:00 – recepción, pasillos, baños, cocina y 2 personas de servicios
am 12:00pm auditorio y que haya tinto y agua disponible generales
para los asistentes.
Día 2 Solicitud de los almuerzos a la comunidad Coordinador del evento
12:00 10:00 de la zona para los asistentes que irán a los
recorridos naturales (Serán 5 destinos
diferentes), para los demás será tarde libre.
Día 3 7:00 – Preparación de los alimentos y servicio a las Coordinador del evento
8:00 am 5:00 pm mesas tanto para el desayuno y para los 2 chef
Y snacks, de la misma forma tener disponibles 4 ayudantes de cocina
agua y tinto en el auditorio. 6 meseros
4:00 pm
2 personas de servicios
generales

Día 3 7:00 – Verificar el estado de limpieza de la Coordinador del evento

8:00 - 5:30 pm recepción, pasillos, baños, restaurante, 2 personas de servicios
5:00 pm cocina y auditorio y que haya tinto y generales
agua en la tarde también.

Día 3 10:00 Solicitud de los almuerzos en el Coordinador del evento

12:30 restaurante típico de la región para los
asistentes que irán al museo, para los
demás será mañana libre.

Plan de acción para el grupo de apoyo de conducción y guianza para el

recorrido escogido y sistema de transporte:

Día Horario
horario personal de Actividad Responsable
evento apoyo

Día 0 2:00 – 5:00 Verificación del transporte previamente Coordinador del evento
pm contratado de acuerdo al pago de los
asistentes al evento en su inscripción y
confirmación de hora de llegada para el
 día 1. (5:00 pm)

Día 0 2:00 – 5:00 Reunión con los representantes de las

pm zonas naturales a visitar,
representantes del museo, restaurante
típico, empresa de transporte,
representante de la defensa civil y
Coordinador del evento
policía, para afinar detalles de los
recorridos que se realizarán el día 2 en
sus regiones, tales como el acceso a
los sitios, alimentación, recorridos
autorizados, horas de partida y llegada.

Día 0 2:00 – 5:00 Reunión con los 20 guías turísticos

pm para afinar detalles de acuerdo con sus
contrataciones previas ya que serán Coordinador del evento
tres días de actividades con los grupos 20 guías turísticos
de asistentes en distintos horarios, 2 Recepcionistas
entrega de escarapelas del evento que
los identifican como guías oficiales.

Día 0 Reunión con el grupo artístico que

2:00 – 5:00 realizará la presentación de danza
Coordinador del evento
pm folclórica para la muestra artística del
día 3.

Día 1 Llegada de los guías turísticos y buses Coordinador del evento

5:30 – 5:00 – 8:30 para los asistentes al City Tour, 20 guías turísticos
8:00 pm organización de los grupos en los 10 Voluntarios de la Policía
buses y llamado de lista previo a Nacional (irán en sus propios
abordar, acompañamiento de dos guías vehículos)
por bus.

Día 2 11:00 – 6:30 Llegada de los guías turísticos y buses Coordinador del evento
11:30 – pm para los asistentes al recorrido por las 20 guías turísticos
6:00 pm diferentes zonas naturales (Bosque del 5 conductores de buses
Topacio, Bosque de Niebla de San 10 Voluntarios de la Defensa Civil
Antonio, Reserva de Bitaco, Reserva (irán en sus propios vehículos)
Nirvana, Tenerife), servicio de guianza
para avistamiento de aves e
interpretación de los diferentes
senderos, coordinación para el servicio
de almuerzos con los habitantes de los
sitios naturales y para la llegada al
centro de eventos para finalizar el
recorrido.

Llegada de los guías turísticos y buses Coordinador del evento

Día 3 8:30 am para los asistentes al recorrido por el 20 guías turísticos
9:00 – 1:00pm museo de la ciudad ), servicio de 10 Voluntarios de la Policía
12:00 guianza para la interpretación del Nacional (irán en sus propios
museo, coordinación para el servicio de vehículos)
almuerzos en el restaurante típico y
para la llegada al centro de eventos
para finalizar el recorrido.