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mayo de 2020
INDICE
Pág.
- Correo Confirmatorio
- Carta de Presentación
- Declaración de Buena Fe
- Declaración de Confidencialidad y Conflicto de Intereses
- Modelo de rótulo para sobres
- Clausulado mínimo sugerido para conformación de Consorcio
8. ANEXOS
1. OBJETO Y ALCANCE
1.2 Teniendo en cuenta que tanto PERENCO como los proponentes son empresas
particulares, tanto los pliegos de la Solicitud de Ofertas No. C202037POG, como las
ofertas recibidas para esta Solicitud se rigen por las disposiciones del Derecho Civil y
Comercial Colombiano, al igual que el contrato que se firmará con el proponente o
proponentes favorecidos.
2. GENERALIDADES Y PLAZOS
2.1 Hacen parte integrante de esta solicitud de ofertas, todos los anexos que sean
solicitados en la presente solicitud y cualquier otro documento relacionado que emita
PERENCO a los proponentes antes de la fecha límite para recibo de sus ofertas.
Los documentos indicados en los numerales 2.2.1 y 2.2.2 deberán ser enviados por
correo electrónico a más tardar tres (3) días hábiles después de recibir las presentes
Instrucciones a Proponentes.
2.5 PERENCO ha establecido que la ejecución del contrato que se celebre con el
proponente favorecido es de dos (2) años, plazo éste que deberá considerar el
proponente en la preparación de su oferta.
2.7 Las ofertas tendrán el carácter de irrevocable y deberán estar vigentes por un
período mínimo de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha límite
para la presentación de las mismas. Sin perjuicio de lo anterior, PERENCO podrá
solicitarle a los proponentes que extiendan el plazo de vigencia de sus ofertas hasta
por sesenta (60) días adicionales al término de vigencia que éstos ofrecieron.
ofertas, PERENCO solicitará a los proponentes revisar las mismas bajo las nuevas
condiciones para que, si lo consideran, puedan confirmar la oferta o modificarla dentro
de un plazo que determinará PERENCO.
2.11 El Modelo de Contrato que hace parte de esta solicitud de ofertas, contiene los
términos, condiciones y obligaciones a cargo de las partes para esta contratación, y
dicho Modelo será el Contrato definitivo que regirá la relación entre PERENCO y la
empresa adjudicataria.
2.13 Es posible presentar la oferta en consorcio entre firmas invitadas o con firmas
no invitadas, siempre y cuando la firma líder del consorcio sea uno de los invitados al
proceso de Solicitud de Ofertas y su participación en el Consorcio no sea inferior al
50%.
Notas: En caso de que el proponente invitado vaya a conformar Consorcio bajo las
condiciones anteriores para presentar su oferta, deberá:
3. COMUNICACIONES
3.3 Los proponentes no intentarán comunicarse con personal de PERENCO, bien sea
mediante teléfono o personalmente, diferente al Supply Chain Management Analyst
designado para tal efecto. Por lo tanto, la persona autorizada para recibir todas las
comunicaciones para PERENCO es:
Para que una oferta sea considerada por PERENCO el proponente deberá incluir como
mínimo los siguientes documentos en la misma:
4.1 Índice
La cual es inmodificable.
PERENCO podrá rechazar una oferta o el perfeccionamiento del contrato si faltan las
autorizaciones del caso.
4.6 Equipos
Es requisito que el proponente incluya una lista con el modelo, marca, especificaciones,
características, y demás detalles que considere pertinentes de los equipos, maquinaria
y herramienta que ofrece para la realización de los trabajos, de acuerdo con las
especificaciones y alcance detallados en el Anexo No. 2.
NOTA: Este cuadro debe ser incluido en Excel dentro del CD de la oferta técnica.
4.8 Disponibilidad
Parte Legal
• Vigencia de la sociedad
• Rut actualizado
• Listas Clinton OFAC
• Otras listas restrictivas
Parte Financiera
El puntaje mínimo que debe obtener cada compañía es del 70% en el análisis de los
estados financieros al 31 de diciembre de 2018, los siguientes son los aspectos
evaluables:
Se aclara que las cantidades establecidas en los cuadros de cantidades que se incluyen
en esta solicitud, son estimadas y se envían únicamente a manera informativa; por lo
tanto, el proponente deberá hacer un análisis de todas las variables que puedan afectar
las cantidades especificadas.
Igualmente se aclara, que el valor final del contrato será el que resulte de la aplicación
de los valores unitarios a las cantidades realmente ejecutadas. PERENCO no
Adicionalmente, el proponente deberá incluir todos los cuadros que considere en otras
pestañas del Anexo No. 4, utilizados para calcular sus tarifas, en los que refleje el
análisis de precios unitarios de cada uno de los componentes y costos de la oferta. Se
adjunta a esta solicitud de ofertas, un modelo de análisis de precios unitarios que el
proponente podrá utilizar como guía para tal fin.
Los reajustes al contrato se harán de acuerdo con la Cláusula Octava, numeral 8.2 del
Modelo de Contrato.
Se aclara a los proponentes que el costo de las primas de los seguros y garantías
solicitadas, deberán ser asumidos por el proponente favorecido al momento de legalizar
el contrato, y por lo tanto los proponentes deberán incluir los costos de tales primas al
preparar su oferta económica.
Al formular su oferta el proponente deberá tener en cuenta que las tarifas deberán ser
presentadas en pesos colombianos sin decimales.
Los datos y persona contacto de JLT para tomar la póliza, son los siguientes:
Las garantías de seriedad de las ofertas serán devueltas a los demás proponentes,
previa solicitud de los mismos, una vez se perfeccione el contrato correspondiente con
el proponente favorecido.
La hora se regirá por la que muestre el sistema de PERENCO como hora de recepción así
que, es responsabilidad del Proponente enviarlo de forma tal que no tenga
inconvenientes con ese registro.
6.4 Inicialmente PERENCO hará la evaluación técnica de las ofertas y, de ser ésta
aceptable, hará la evaluación de la oferta económica del proponente.
7. DOCUMENTOS MODELO
Nombre1:_______________________________
Firma 1:_______________________________
Cargo: ________________________________
Nombre 2:______________________________
Firma 2:_______________________________
Cargo: ________________________________
Atentamente,
(EL PROPONENTE)
CARTA DE PRESENTACION
Señores
PERENCO OIL AND GAS COLOMBIA LIMITED
Atn.: Ing. Yenny Zapata
Procurement Coordinator
Supply Chain Management
Bogotá, D.C
2. Conocemos que tanto la Solicitud de Ofertas No. C202037POG, como la oferta que
estamos presentando, se rigen por las disposiciones del Derecho Civil y Comercial
Colombiano, al igual que el contrato que llegue a firmarse en caso de que nuestra
oferta sea favorecida.
5. Ninguna entidad o persona distinta a las aquí nombradas tiene interés comercial en
esta oferta, ni en el contrato que como consecuencia de ella llegara a celebrarse.
7. PERENCO no está obligada a aceptar la oferta más baja o cualquier otra que pueda
llegar a recibir, y que el hecho de que ésta haya recibido nuestra oferta, no la
compromete con ningún gasto que nosotros hayamos hecho durante su
preparación.
8. Aceptamos tener esta oferta válida a partir de la fecha límite para su entrega, y por
un período de Noventa (90) días contados a partir del plazo límite; y que ésta
permanecerá vigente durante este tiempo y PERENCO tendrá la facultad de
aceptarla en cualquier momento antes del vencimiento de dicho período. La validez
de la oferta podrá extenderse por 60 días adicionales, si así lo solicitara PERENCO.
Atentamente,
…”
DECLARACION DE BUENA FE
Los suscritos certificamos que esta oferta se hace de buena fe, con la intención de ser
competitivos, y que su valor no ha sido fijado ni ajustado por medio de acuerdos o
arreglos hechos con persona alguna.
2. Comunicar a persona o personas diferentes a las que han recibido esta solicitud de
ofertas, el valor real o aproximado de la oferta o cualquier parte de ella, excepto
cuando sea necesario y en forma confidencial, con el objeto de obtener las
cotizaciones requeridas para la preparación de la oferta.
3. Entrar en acuerdos o arreglos con persona alguna, para que se abstenga de hacer
oferta, o para determinar el valor de la oferta o de cualquiera de sus partes, que
dicha persona presentara.
Atentamente,
…”
“Nosotros los suscritos, por el hecho de haber recibido los documentos de la Solicitud
de Ofertas No. C202037POG declaramos a PERENCO OIL AND GAS COLOMBIA
LIMITED que:
4. Cada Parte ejercerá el mayor cuidado y hará todas las diligencias razonables
para prevenir cualesquiera acciones y condiciones que pudieran dar como
resultado un conflicto con los mejores intereses de la(s) otra(s) Parte(s). Esta
obligación es aplicable también a las actividades de los empleados y agentes de
cada Parte en sus relaciones con los empleados de la(s) otra(s) Parte(s), o sus
familiares y/o sus representantes. Los esfuerzos de cada Parte incluyen además,
sin que ésta enumeración sea restrictiva o limitativa, el establecimiento de
precauciones para impedir que sus empleados o agentes hagan, reciban,
proporcionen, u ofrezcan regalos, atenciones (excepto comidas ocasionales y/o
atenciones que no se extiendan más allá de un mismo día), pagos, préstamos y
otros conceptos semejantes, con el propósito de influenciar individuos a actuar
en contra de los mejores intereses de la otra Parte.
6. Esta declaración rige durante el término de la oferta y dos (2) años más.
Atentamente,
..”
Primera. Objeto. El objeto del consorcio será la presentación de una propuesta para la
adjudicación, celebración y ejecución de la Solicitud de Ofertas No. C202037POG.
Cuarta. Responsabilidad. Las sociedades que constituyen este consorcio son solidaria y
mancomunadamente responsables de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la
propuesta y del contrato.
Quinta. Capacidad. El consorcio podrá adquirir derechos y asumir las obligaciones necesarias,
dirigidas a la realización de su objeto.
Octava. Director del Proyecto. Será designado por la junta de socios, de los candidatos que
presenten las firmas consorciadas. Debe implementar las políticas y decisiones adoptadas por
la junta de socios, a su cargo se halla la administración diaria de las actividades del consorcio.
Atentamente,
…”