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Práctica 1. Formatos y gráficas para variables categóricas.

Objetivos

a. Utilizar las herramientas de Excel para desarrollar operaciones elementales.


b. Elaborar gráficos para presentar la información correspondiente a variables
categóricas.

Material de trabajo (archivos de excel)

Pràctica 1, material que le permite al estudiante seguir las instrucciones presentadas en


este (y las demás prácticas) documento o le propósito de poder utilizarlas en el desarrollo
de ejercicios similares. Es vital anotar que la final de cada capítulo del texto guía se
encuentran también las instrucciones para el manejo del Excel.

Informe

Elaboración de ejercicios del texto guía asignados por el docente.

Cálculos Básicos en Excel. Abra el archivo Practica1.xls. Para esto seleccione el botón
de office, en la esquina superior izquierda de la pantalla, con el puntero de mouse.
Seleccione abrir y escoja la carpeta donde está el archivo. Haga clik en el archivo.
Ubique el cursor en la sección 1, referente a los niveles de riesgo de los fondos de
inversión. Inicialmente los datos aparecen en la forma:
Nivel de Riesgo del fondo Nùmero de Fondos

Bajo 58
Promedio 46
Alto 17

En la celda A7 introduzca la palabra “Total”. En la celda de al frente, utilice el operador


sumatoria para totalizar los valores en la columna B. Para esto realice lo siguiente:
Ubique el cursor en la celda B7, con el mouse seleccione el símbolo de sumatoria, en la
esquina superior derecha de su pantalla, haga clik. Inmediatamente aparecerán las celdas
B4: B6 señaladas y en la celda B7, la formula “ = SUMA(B6:B4) “. Pulse Enter y aparecerá
el total en la celda.

En la columna C, al frente de cada valor, calcule el porcentaje correspondiente, que será,


el valor en la columna B, dividido por el total. Puede usar la tecla para dirección absoluta,
F4, aplicada al total, de tal manera que pueda copiar la fórmula, sin que el valor asociado
al total cambie. Por ejemplo, en la celda C4 quedará la fórmula =B4/$B$7, ésta ya se
puede copiar. Señale las celdas de C4 hasta C6 y cámbieles el formato a porcentaje con
dos decimales. Puede hacerlo de manera “manual”, seleccionando las celdas, pulsando el
botón derecho del Mouse, seleccionando Formato de Celdas, porcentaje, dos decimales y
aceptar. También puede hacerlo con la barra de herramientas con los botones
inmediatamente debajo del título porcentaje. Después de todo esto, los datos estarán en
la forma:

Nivel de Riesgo del fondo Nùmero de Fondos Porcentaje de fondos

Bajo 58 47,93%
Promedio 46 38,02%
Alto 17 14,05%
Total 121 100,00%
Diseño de un Gráfico de Columnas. Seleccione el rango de datos A4…B6,
correspondiente a los niveles de riesgo y al número de fondos correspondientes. Elabore
un gráfico de columnas para esos datos. Para esto seleccione la opción “insertar” del
menú principal, y en el área de gráficos seleccione “columna”. Haga clic en el cajón
superior de la izquierda, que corresponde al gráfico de columnas más sencillo;
inmediatamente obtendrá un gráfico de columnas en su hoja de cálculo. Este gráfico de
columnas aparece sin título, solo con los rótulos de las tres categorías (Bajo, Promedio,
Alto).

En el menú principal podrá observar la opción diseños de gráfico, seleccione el tercer tipo.
Inmediatamente aparecerá el titulo “título del gráfico”. Si hace clic sobre este título,
aparecerá un marco que lo encierra, haga clic de nuevo y escriba “Fondos Según su Nivel
de Riesgo”, haga clic afuera del marco y el título quedará establecido. Este gráfico no
debe llevar leyenda (¿por qué?). Para quitarla haga clic en el lugar donde dice “series1” y
verá un marco, presione la tecla “supr.” o “borrar” y este marco será eliminado.

Para que el gráfico sea más informativo, sobre cada barra colocaremos el número de
fondos que corresponde a cada categoría. Para hacer esto, ubique el puntero del mouse
sobre una de las barras, y haga clic con el botón derecho, aparecerá un menú; de éste
seleccione “agregar etiquetas de datos”, aparecerán los valores sobre las barras. Haga
clic en algún lugar del garfio por fuera de las barras.

Por simplicidad para la interpretación, las barras no deben tener formato tridimensional.
Mientras más sencillas, mejor. Recuerde que las gráficas ayudan a interpretar la
información. Le puede cambiar el color a las barras ubicando el puntero del mouse sobre
una de las barras, haciendo clic con el botón derecho y seleccionando ”dar formato a serie
de datos”. Seleccione “relleno”, relleno sólido, escoja el color que desee y cierre. Puede
establecer el color del borde de cada barra, seleccionando “borde” en el menú anterior.

Elimine las líneas horizontales. Para esto, ubique el cursor sobre una de las líneas, haga
clic con el botón derecho y escoja “eliminar” del menú que aparece. Si no deseara
borrarlas sino cambiarles el formato, escogería “formato de líneas de división” y a
continuación sus preferencias en cuanto a color, estilo y grosor. Si se equivoca y quiere
volver al aspecto que tenía anteriormente pulse Control Z.
Cambie el formato de los rótulos debajo de las barras a negrilla. Para esto, ubique el
cursor en uno de los rótulos, haga clic con el botón derecho y escoja la opción “fuente” y
en fuente escoja, en estilo de fuente, negrita, y en tamaño, 11 y acepte.

Cambie el formato de la escala vertical. Para ello, ubique el cursor en alguno de los
números de la escala vertical, haga clic con el botón derecho y escoja “formato de ejes”,
escoja negrita y acepte.

Cambie el tamaño del título del gráfico, para ello, ubique el cursor en el titulo, haga clic
con el botón derecho y escoja “fuente”, seleccione tamaño 17 y acepte.

Para reubicar el gráfico en una hoja nueva, haga clic sobre el gráfico, pero en un lugar
distinto a las barras, los títulos y los rótulos. Del menú, escoja “Mover el gráfico”,
seleccione “hoja nueva” y si quiere darle un título, hágalo en el cajón del lado derecho y
acepte; si no quiere darle título, por ahora, simplemente acepte. Las instrucciones para
otros tipos de gráficos son semejantes.

El resultado final es un gráfico semejante al siguiente:

Fondos según su nivel de riesgo


70
58
60

50 46

40

30

20 17

10

0
Bajo Promedio Alto
Diseño de un Gráfico Circular o de Pastel. Seleccione de nuevo el rango A4...B6, e
insertar. Del menú de gráficos elija la opción “circular”. Elija el gráfico de la parte superior
izquierda, que corresponde al más sencillo de todos. Aparecerá un gráfico con las tres
categorías y las convenciones (leyenda) correspondientes, pero sin título. En la barra de
los menús aparece la opción “diseños de gráfico”, elija la opción de la izquierda.
Aparecerán las tres categorías en el gráfico, con el número de fondos respectivos,
además un título genérico “Título del gráfico”. Haga clic en este y cámbielo al título
adecuado. Al final, tendrá un gráfico semejante al que sigue:

Fondos según su nivel de riesgo

17

58

46

Cambio de Tipo de Gráfico. Para cambiar de tipo de gráfico no es necesario volver a


hacer todo el proceso. Por ejemplo, dado el gráfico circular anterior, es posible
transformarlo en un gráfico de barras (horizontales) de la siguiente manera: Ubique el
cursor sobre la gráfica y haga clic con el botón derecho del mouse, seleccione la opción
“cambiar tipo de gráfico”, y a continuación, “barra”, seleccione el cuadro inferior de la
izquierda, y acepte. Elimine la leyenda de las convenciones. Para hacer esto, ubique el
cursor sobre un leyenda y pulse la tecla “Supr” o “Borrar”. De igual manera elimine las
líneas de división. Puede agregarle el número correspondiente. Al final obtendrá un
grafico semejante al siguiente:
Fondos según su nivel de riesgo

Alto 17

Promedio 46

Bajo 58

0 10 20 30 40 50 60 70

Creación de un Diagrama de Pareto. Observe los datos de la segunda parte, bajo el titulo
“Resumen de las causas de los defectos en los teclados de computadora”. Ante todo
ordenaremos los datos según la frecuencia. Originalmente los datos aparecen de la
siguiente manera:

causa frecuencia
Daño 1039
Deformaciòn 1987
Embarque 258
Impacto en el molde 275
Mancha Negra 413
Marca de Clavijas 834
Marca de hundimiento 371
Marca de spray 292
Rasguños 442
Raya Plateada 413

Para ordenarlos, seleccione el grupo de datos incluyendo los rótulos, es decir, seleccione
el rango A10…B20 y seleccione “datos” del menú principal y a continuación “ordenar”. En
“Columna ordenar por” y en “criterio de ordenación”, de mayor a menor, acepte. Los
datos aparecerán entonces en la forma:
causa frecuencia
Deformaciòn 1987
Daño 1039
Marca de Clavijas 834
Rasguños 442
Mancha Negra 413
Raya Plateada 413
Marca de hundimiento 371
Marca de spray 292
Impacto en el molde 275
Embarque 258

En la celda A21 escriba el rótulo “Total” y use el operador sumatoria o la función Suma,
para totalizar la columna de la frecuencia en la celda B21. Si no aparece el símbolo de
sumatoria en la barra del menú, seleccione la opción Inicio. En la celda C10 escriba el
rótulo “porcentaje”. Los porcentajes respectivos se calculan dividiendo cada frecuencia
por el total, por ejemplo, en la celda C11, comenzamos con el operador “+” y escribimos
“+B11/B21”, después de pulsar la tecla F4, obtenemos la dilección absoluta de B21, de tal
manera que el contenido de la celda C11 es ahora “+B11/$B$21” y pulsamos “enter”.
Aparece el porcentaje correspondiente a deformación, y ya se puede copiar a las celdas
restantes. Despuès de seleccionar esas celdas, podemos cambiarles el formato a formato
con dos decimales, haciendo clic con el botòn derecho del mouse, seleccionando “formato
de celdas”, “porcentaje”, dos posiciones decimales y aceptando. En este momento, los
datos deben aparecer en la forma:

causa frecuencia Porcentaje


Deformaciòn 1987 31,42%
Daño 1039 16,43%
Marca de Clavijas 834 13,19%
Rasguños 442 6,99%
Mancha Negra 413 6,53%
Raya Plateada 413 6,53%
Marca de hundimiento 371 5,87%
Marca de spray 292 4,62%
Impacto en el molde 275 4,35%
Embarque 258 4,08%
Total 6324 100,00%
Para calcular la columna de porcentajes acumulados correspondientes: En la celda D10
escribimos “Porc. acum.”. en la celda D11, hacemos una referencia a la celda C11 (lo
acumulado es lo que hay), de tal manera que el contenido es “+C11”. En las siguientes
celdas de abajo, se acumula lo que hay más lo de la celda de la izquierda, por ejemplo, el
contenido de la celda D12 será “+D11+C12”. Esta fórmula se copia hacia abajo, hasta la
celda C20. Ahora, la tabla de valores, debe lucir como:

causa frecuencia Porcentaje Porcentaje acumulado


Deformaciòn 1987 31,42% 31,42%
Daño 1039 16,43% 47,85%
Marca de Clavijas 834 13,19% 61,04%
Rasguños 442 6,99% 68,03%
Mancha Negra 413 6,53% 74,56%
Raya Plateada 413 6,53% 81,09%
Marca de hundimiento 371 5,87% 86,95%
Marca de spray 292 4,62% 91,57%
Impacto en el molde 275 4,35% 95,92%
Embarque 258 4,08% 100,00%
Total 6324 100,00%

Para crear el gráfico las instrucciones serán las que siguen:


 Seleccione los datos correspondientes a las columnas de porcentaje y porcentaje
acumulado de la tabla anterior incluyendo los títulos, pero sin incluir la fila de totales ni
la columna de la frecuencia. Para esto, seleccione las celdas que contienen las causas,
desde la que tiene el título “Deformación”, hasta la que tiene el título “Embarque”.
Presione la tecla control y sin soltarla, seleccione con el mouse las columnas
correspondientes a los porcentajes y los porcentajes acumulados sin títulos, solo los
valores, se salta la columna de frecuencia.
 Haga clic en “insertar”, “gráfico”. Seleccione los gráficos de columnas más sencillos.
 En “Diseño de gráfico” elija el de la izquierda. Cambie el título a “Causas de defectos
en Teclados”. Haga clic afuera del título.
 Haga clic con el botón derecho sobre una de las barras que crecen y del menú elija
“Cambiar tipo de gráfico de series”. Elija el gráfico de líneas de la izquierda y acepte.
Tendrá ahora dos series representadas, una en columnas, que decrecen y otra con
una línea, que crece.
 Haga clic en la parte donde están los rótulos (deformación, daño, etc.), con el botón
derecho y seleccione “Dar Formato al eje” , “alineación” y donde dice “dirección del
texto” elegir “Girar todo el texto 270º”, y cerrar.
 Haga clic sobre las convenciones (leyenda) y elimínelas.
 Cambie la escala de porcentajes de 0 a 100. Para hacer lo anterior, deberá dar clic
sobre el eje vertical, del menú escoger “Dar formato al eje” y de “Opciones del eje” ,
“máxima”, clic en “fija” y escribir “1” y cerrar. El valor máximo de la escala será del
100%.
 Mueva el gráfico a una hoja nueva.
 Agréguele el valor porcentual a cada barra, para lo que debe seleccionar una de las
barras y del menú deberá seleccionar “Agregar etiquetas de datos“.

El gráfico se puede mejorar con los siguientes detalles:


 Aumentar la fuente del título a un tamaño superior.
 Escribir la escala vertical en negrilla.
 Darle formato punteado a las líneas (Tiene idea de cómo hacer eso? Experimente).

Luego de las instrucciones anteriores, el gráfico desarrollado será el siguiente:

100,00%
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00% 31,42%
30,00%
20,00% 16,43%
13,19%
6,99% 6,53% 6,53% 5,87% 4,62% 4,35% 4,08%
10,00%
0,00%
Deformaciòn

Daño

Rasguños

Mancha Negra

Raya Plateada

Marca de spray

Embarque
Marca de Clavijas

Marca de hundimiento

Impacto en el molde
Para el numeral 3 en su hoja electrónica (tarjetas de crédito): Totalice los datos, construya
una columna adicional con los porcentajes correspondientes a cada tarjeta. Construya un
gráfico de columnas, un gráfico de pastel y un diagrama de Pareto. ¿Cuál de los gráficos
considera Ud. que es mejor para representar estos datos? Por qué?