| Warsion Fecha: COMPRA DE BOLETOS ouoee aoe AEREOS Y TERRESTRES = == GAF ~P -004 nce car OBJETIVO: + Reglameniar el procedimiento para la compra de boletos aéreos y terrestres * Este procedimiento aplica a todos fos trabajadores de Ecosac. ALCANCE Gerente General j RESPONSABLES: | + Gerente de Adminisiracion y Finanzas | + Gerente de Area + _Asistento de Direccién y/o Asistente de Gerencia General Pes OE + Politica de Viaticos y Vigjes RELACIONADOS: | DEFINICION ] Boleto Aéreo Billete de viaje que acredita el derecho de uliizer el medio transporte i aéreo. Boleto Terrestres _: Billete de viaje que acredita el derecho de utilizar medios de transporte i terrestre, "TROLITIGAS” z | | 1. Ena Solicitud de fos boletos de viaje, se deberé indicar los siguientes datos: Nombre det pasajero: DNIN®: Itinerario de viaje: Fechas de viaje: Empresa a la que se factura: Motivo det viaje Centro de costos: 2. La compra de Boletos aéreos y terrestres deben ser programados y solicitados, con tiempo prudencial Boletos aéreos nacionales i minimo hasta 10 de anticipacién. Boletos aéreos intemacionates minima hasta 40 dies de anticipacién Boletos terrestres + minimo hasta 04 dies de anticipacién . Los boletos areas seran comprados en tarifa econémica. Para el caso de vuelos mayores a 12 horas, se compraran con tarifa que permita up grade, 3. Los boletos aéreos y terrestres seran comprados en empresas de transporte de primer nivel y que ‘cumpian los esténdares de seguridad y comodidad en sus viajes, dando preferencia a las empresas con fas cuales se hayan fimado convenios. “SDESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO © 4. El colaborador con la aprobacién previa de su Gerente de Area, solicitaré mediante correo electronica ala Asistente de Direcaién y Asistente de Gerencia General, la compra del boleto aéreo. 2. La Asistente de Direccién y Asistente de Gerencia General, verifica que esta solicitud se encuentre dentro del presupuesto de viajes del area. Si esta solictud se encuentra dentro del presupuesto, se procederd con la compra, y de no estar considerado dentro del presupuesto se deberd tener las autorizaciones correspondientes. 1a02"Ween Toone COMPRA DE BOLETOS eee Sets a0%8 AEREOS Y TERRESTRES a = GAF - P - 004 ree | car Para el caso de boletos aéreos la Asistente de Direccién y Asistente de Gerencia General, enviara un correo electrénico 2 la agencia de viajes autorizada, para que proceda con la cotizacién correspondiente, quién revisaré y reenviaré las cotizaciones al solictante para que ellja la opcion mas conveniente, tomando en cuenta itinerario y costo. La Asistente de Direccion y Asistente de Gerencia General, solicitaré la emisién del boleto aéreo a la agencia de viajes, lo revisara y reenviard €! boleto aéreo al solicitante para que verifique el itinerario y de conformidad del mismo. La agencia de viajes semanalmente enviaré a la Asistente de Direcoién y Asistente de Gerencia General ‘con copia al area de contabilidad y administracion, las liquidaciones de los boletos aéreos emitidos, y se procederé a la revision e ingreso de las mismas al sistema para que su posterior entrega al area contable y administrativa, y se proceda con el pago correspondiente. Las asistentes solicitarén al Gorente de drea colocar su V"B® en ol boleto aéreo, EI 4rea de administracién una vez realizado el pago correspondiente, enviard un correo a la agencla de Viajes indicando los documentos cancelados, con la finalided que se actualice el estado de cuenta, Los Gerentes, podrén solictar al Asistente de Direccién y Asistente de Gerencia General e! Check in del vuelo correspondiente, quienes deberdn registrar al colaborador en el vuelo programado y enviar fas tarjetas de embarque correspondientes. Para el caso de boleto aéreo, los cambios de viaje por razones laborales deberan ser avisados con anticipacién al Asistente de Direccién y Asistente de Gerencia General para realizar las postergaciones comespondientes. En caso no se coordine con el tiempo necesario y sea imposible realizar la postergacién, os colaboradores serdn responsables y asumirén los costos relacionsdos. de setiembre de 2018. 5 de Administracion y Finanzas ade?