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FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICA

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PRÁCTICA APLICADA A PROCESOS DE LOGÍSTICA


PRODUCCIÓN Y/O CALIDAD

Integrantes:

Luisa Fernanda Peña Zarate Cod. 1721021736

Astrid Carolina Morales Lozada Cod. 1621023050

Jairo Ariel Cely Morales Cod. 1521023768

Erick Anyerson Ayala Olarte Cod. 1811025378

Juan Carlos Jiménez Muñoz Cod. 1721021789

Jhon Jairo Hincapie Hernandez Cod. 1711022377

Cesar Uribe Monsalve Cod. 1520210133

Tutor

Andres Felipe Bernal

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA

BOGOTA D.C.
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Tabla de contenido

Título 3

Área de conocimiento 3

Matriz Dofa 4

Definición de la Problemática 5

Ishikaua 6

Justificación 7

Marco Teórico 8

Propuesta de solución 13

Objetivos Propuestos 14

Objetivo general 14

Objetivos específicos 14

Bibliografía 15
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Título

Implementación del Código de Barras para la mejora en el manejo y control del sistema

de inventario de dotación e insumos para la prestación del servicio de seguridad.

Solución al problema de control de inventarios de dotación e insumos para la prestación

del servicio de seguridad.

NOTA: para las futuras entregas, trabajen sobre este documento con los comentarios,
para evidenciar las mejoras y evolución de su informe. Muchas gracias.

--Se les recomienda complementar el título, recuerden que el lector debe formarse una idea del
proyecto solo con la lectura de este título, recuerden que los componentes básicos del titulo
deben responder las siguientes preguntas: que se va a hacer? sobre que ? y donde?

Área de conocimiento

La empresa COLVISEG dado a su alto flujo de rotación de personal y manejo de

inventarios de dotación de uniformes y papelería numerada para sus colaboradores debe llevar

un conteo, pero según su última auditoría el proceso está presentando inconsistencias, por esta

razón la empresa busca una solución logística para el manejo de sus inventarios de forma clara,

eficiente, mitigando la demora en las entregas y los faltantes.


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Matriz Dofa
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Figura 1. Representación modelo DOFA

Definición de la Problemática

COLVISEG Colombiana de Vigilancia y Seguridad Ltda., es una empresa dedicada a la

prestación de servicio en el área de seguridad privada, contando con 37 años de experiencia y

una suma importante de clientes a nivel nacional. Se realizan inventarios generales cada 6 meses

evidenciando la diferencia entre las existencias reales y lo que se cuenta en el sistema tanto en

papelería como en la parte de dotación. Se le ha realizado un seguimiento a dicho inconveniente

dando como resultado la falta de control o cuidado al momento de ingresar la información de los

productos entregados por la persona de almacén o encargado de la digitación es el sistema,

generando faltantes o sobrante de productos los cuales al momento de hacer pedidos de insumos

y suministros se generan faltante y sobrantes de los mismos.


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La mayoría de estos insumos son los uniformes de dotación para las personas que

trabajan o ingresan a la empresa; lo anterior tiene tiempo de entrega por parte de los

proveedores, aunque también se cuenta con elementos de los cuales se tienen que estar

realizando un constante monitoreo de su ubicación por el tipo de implemento que es.

Ishikawa

Figura 2. Representación Ishikawa


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Justificación

Los sistemas de inventario permiten que las empresas controlen sus productos o

materiales; incluso las empresas de servicios que no poseen ninguno de estos elementos

necesitan controlar sus activos fijos, por lo cual se puede generalizar que dichos sistemas son

necesarios en todos los entes independientemente de su actividad económica. SUÁREZ, M.

(2014, febrero 5).

Debido a las grandes diferencias que se encuentran entre los inventarios (sistema y

físico), se ve la necesidad de implementar una forma de ingreso y egreso de los productos del

sistema Oddo utilizado para ello, permitiendo que no se generen errores al momento del ingreso

del código de los productos, dando así un margen de error menor entre los inventarios;

obteniendo un mejor control de los productos, registro de los elementos y su ubicación.

La forma de control para ello a implementar es el Código de barras que evita el error

humano y ahorra tiempo, al no tener que introducir datos de manera manual; es fácil de uso; es

un sistema económico, principalmente, porque no requiere una gran inversión para llevarlo a

cabo; es adaptable, los códigos de barras pueden contener cualquier tipo de datos y ayuda a

mejorar el control sobre el inventario.


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Marco Teórico

El inventario ha estado presente desde hace mucho tiempo, es decir desde que el hombre

comenzó a utilizar recursos, sin embargo, su gestión no es aún un tema resuelto y tampoco es

posible en todas las situaciones planificarlo y controlarlo de la misma manera. La gestión de los

inventarios se ha vuelto muy compleja, debido a que las condiciones del mercado han cambiado

aumentándole la competitividad. Según Lopes Martìnez & Gòmez Acosta, (2013).

Los elementos básicos de la organización en que debe sustentarse la gestión del

inventario incluyen: la infraestructura física, la estructura de planificación y control, la gestión

de la información y la gestión organizacional del sistema de inventario, cubriendo 4 áreas claves

de decisión. (p.110).

También es fundamental tomar en cuenta que el inventario es el resultado de las acciones

de varios procesos, en los cuales encontramos a personas y entidades; donde la gestión del flujo

de información para disminuir la incertidumbre es una decisión estratégica. (Lopes Martinez &

Gòmez Acosta, 2012).

La administración del inventario es un tema central para evitar problemas financieros en

las organizaciones, es un componente fundamental en la productividad de una empresa, ya que

es el activo corriente de menor liquidez que manejan y que además contribuye a generar

rentabilidad.
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Es el motor que mueve a la organización, pues es la base para la comercialización de la

empresa que le permite obtener ganancias, por lo cual se debe mantener un nivel adecuado de

inventario, ya que, si se mantienen inventarios demasiados elevados, el costo de mantenimiento

será elevado implicando problemas financieros a la empresa. Es decir, elevados niveles de

inventario implican recursos financieros inmovilizados que pueden ser utilizados en actividades

más productivas para la empresa.

Durán, Y. (2012). Administración del inventario: elemento clave para la optimización de las

utilidades en las empresas. Visión gerencial, (1), 55-78.

Por lo tanto, se requiere del uso de diferentes técnicas de inventario, a fin de determinar

su nivel óptimo y así disminuir los costos totales implicados en el inventario y optimizar las

utilidades. El mantener un nivel adecuado de inventario permite tener una fuente directa y

continua de abastecimiento en cualquier época, prestando de esta manera un servicio constante y

eficiente al cliente. Se convierte así en un elemento clave de toda organización, pues a través de

su eficiente gestión se garantiza la operatividad y optimización de utilidades al invertir el

excedente en otras actividades más rentable para la empresa

La gestión de los inventarios es una de las áreas de la logística y la cadena de suministro

más estudiadas por la administración de operaciones, ya que tiene un alto impacto en los costos

operacionales de las empresas y es una de las medidas más importantes para evaluar la
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efectividad de las cadenas de suministros, por lo cual el entorno competitivo actual ha generado

que las organizaciones se preocupen por encontrar e instaurar medios para sobresalir con

respecto a sus competidores, esto hace indispensable que las organizaciones presten interés en la

administración de los inventarios, de manera que permitan reducir los costos operacionales y

aumentar la rentabilidad de las empresas, velando por la satisfacción de los clientes.

Las empresas deben estructurar relaciones en la cadena de suministro y construir la

infraestructura, capaz de configurar recursos complementarios que permitan construir

capacidades diferenciadoras e inimitables que conlleven a producir beneficios superiores a los

normales, con ello mejorando sus áreas en pro de una mejora continua.

Como antecedente la colaboración de inventarios está en diferentes partes de la cadena de

suministro, produce un costo total anual inferior al costo sumado en que incurrirán todas las

partes de manera individual. Sin embargo, este óptimo global puede ocasionar que alguna de las

partes se vea perjudicada, por lo cual se requiere un proceso de negociación para acordar las

cantidades de pedidos y de materiales a ordenar. Uno de los beneficios relevantes con respecto a

la colaboración es la reducción de los inventarios, al cual incide directamente la disminución de

costos operativos en el sistema y ayuda a la flexibilidad de la empresa.

De acuerdo a unos modelos de inventarios de colaboración, elaboraron un modelo de

coordinación de inventario que permite calcular la cantidad óptima para el reabastecimiento y


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número de envíos requeridos, bajo una política de Justo a Tiempo. Este modelo permite

considerar el poder de negociación de las partes (empresas que colaboran), lo cual modifica los

resultados con respecto a las cantidades y envíos, dependiendo de la parte dominante, los

obstáculos que se podrían encontrar es que las empresas han fallado en alcanzar el desempeño

deseado al aplicar procesos con sus iniciativas de colaboración de inventarios que requieren

alterar el comportamiento, roles, responsabilidades o la aceptación de riesgos, son difíciles de

implementar. Por otro lado, si las compañías no son capaces de cambiar al ritmo del entorno, o

son incapaces de colaborar de manera más efectiva, la implementación, adecuación o

incorporación de tecnologías de forma inapropiada, es uno de los principales elementos que

generan fracasos en la ejecución de estrategias colaborativas, llevando a realizar procesos de

reabastecimiento con información inadecuada, y por ende destruyendo los beneficios de dicha

colaboración, además no basta solo con tecnología, ya que existen otros factores igual de

importantes, como son la cultura y la estructura empresarial.

Arango-Serna, M. D., Adarme-Jaimes, W., & Zapata-Cortes, J. A. (2013). Inventarios

colaborativos en la optimización de la cadena de suministros. Dyna, 80(181), 71-80.

Un sistema de codificación de datos está diseñado para su lectura automatizada mediante

un lector o escáner de códigos de barras, que utiliza símbolos geométricos para codificar la

información. Los códigos de barras se pueden clasificar en dos grandes grupos, códigos de barras

lineales que emplean líneas paralelas verticales, y códigos de barras de dos dimensiones que
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utilizan otros patrones geométricos, Actualmente, los códigos de barras están implantados

masivamente en las empresas, industrias o instituciones, por lo que su uso se extiende a todos los

ámbitos de la sociedad de forma global. Su uso se aplica para el: Control de inventarios. Control

de movimientos, embarques y logística. Controles de acceso y presencia. Punto de venta y

facturación. Control de calidad. Control de documentos. Control de procesos. (Anónimo, 2014)

Los sistemas de codificación más usados son: Códigos alfabéticos, Códigos numéricos,

Códigos alfanuméricos.

El sistema alfabético codifica las mercaderías con un conjunto de letras, cada una de las

cuales identifica determinadas características y especificación.

El sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por

la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor

número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo, mientras que los

números representan el código indicador del artículo.


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Antecedentes

COLVISEG Colombiana de Vigilancia y Seguridad Ltda, es una empresa

especializada en suministrar servicios de seguridad privada integral, con más de 37 años de

experiencia en el mercado colombiano y con destacado número de clientes nacionales y

multinacionales. Cuenta con 4.000 empleados. Su visión es consolidar a Colviseg Ltda., como

empresa líder en soluciones eficientes de Seguridad Privada Integral, soportados en el sistema

integrado de gestión. Maneja diferentes objetivos entre los que se encuentran:

● Garantizar la prestación del servicio mediante el cumplimiento de consignas específicas

y generales.

● Aplicar y fomentar el cumplimiento de la normatividad vigente.

● Contar con personal idóneo para la prestación del servicio.

● Verificar y determinar la eficacia de los procesos de nuestro sistema, cumpliendo el

programa de auditorías internas de calidad y aplicando acciones de mejora.

● Evaluar la percepción del cliente con respecto al servicio y dar tratamiento a las quejas y

reclamos.

● Mejorar la seguridad en las operaciones, manteniendo bajo índice de siniestralidad.


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● Mejorar el control de la operación de seguridad mediante el proceso de selección,

enganche y contratación de personal competente y confiable.

● Promover el comercio seguro controlando que nuestros asociados de negocio NO estén

involucrados en actividades ilícitas.

● Controlar riesgos ocupacionales que puedan ocasionar incidentes y/o enfermedades

profesionales.

● Promover actividades dirigidas a la prevención de incidentes y enfermedades en los

trabajadores de Colviseg.

● Contribuir con la protección al ambiente con 0 incidentes ambientales

● Cumplir con el 90% de las metas definidas en el sistema de gestión ambiental

Propuesta de solución

Bajo la problemática expuesta la mejor solución es la codificación del inventario


mejorando el control, los tiempos y los costos del mismo. Algunos de los beneficios de dicha
implantación son:

● Al ser marcados con código de barras, los productos adquieren una identificación única
mundial que se convierte en la “llave de entrada” al mercado globalizado.
● Brinda información sobre el comportamiento del consumidor, lo que orienta la toma de
decisiones, por ejemplo, para la gestión de la demanda.
● Facilita la comunicación entre los diferentes socios de negocios (clientes y proveedores),
gracias a que sus productos cuentan con una identificación única, que les permite hablar
“un mismo idioma”.
● Reduce la posibilidad de que haya errores en los precios de los productos, como ocurre
con la digitación.
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El diseño del código es fundamental y debe ser equivalente al sistema Oddo; ya que este
es el que se maneja actualmente; por lo que se seleccionó el Ean-13. Para este tipo de códigos la
empresa Press-aplique brinda un software gratuito para el diseño y maneja todos los rótulos
necesarios que pueden ser usados a un costo muy bajo.

Objetivos Propuestos

Objetivo general

Construir un método de codificación para la mejora en el manejo y control del sistema de

los inventarios de dotación e insumos para la prestación del servicio de seguridad, mediante

aplicación de Código de barras.

Implementar un sistema de codificación para la mejora en el manejo y control del sistema

de inventario de dotación e insumos para la prestación del servicio de seguridad

Objetivos específicos

1. Escoger la forma más adecuada para codificar los diferentes productos que
maneja la compañía, para tener mejor control y disminuir en un 50% el error de
ingreso o egreso del sistema de inventario.
2. Seleccionar los recursos necesarios para la implementación del sistema de
codificación (códigos de barras).
3. Explicar la aplicación del sistema de codificación de productos a proveedores y
colaboradores.

Definir la forma correcta para codificar los diferentes productos que maneja la
compañía.
Identificar los recursos necesarios para la implementación de los códigos de
barras.
Socializar el sistema de codificación de productos a proveedores y colaboradores.
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Recomendaciones:

--- El objetivo general debe articularse como la meta que tiene este proyecto, y los

objetivos específicos serán tocas las actividades que ayudarán a cumplir el

objetivo general; adicionalmente los objetivos tanto generales como específicos,

deben ser cuantificables, en qué % reducirán los tiempos? En que medida

aumentaran la producción? Cuantos productos más vendidos este año con

respecto al año pasado? Etc etc. ( estos son ejemplos según el caso que aplique)

--- recuerden que los objetivos deben ser retadores basados en soluciones

inteligentes de innovación y en lo posible bajo costo.

Actividades a desarrollar

Para la mejora en el proceso de inventarios que se manejan en Colviseg se proponen las

siguientes fases, en las que se propone un proceso con actividades que se deben realizar para

completar ejecutar el proyecto:

1. Diseño código de barras

● Verificar el tipo de código que maneja el software actual (Oddo)

● Identificación de software

● Diseño de código de barras

● Validación de los códigos de barra compatibles al sistema Oddo


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● Asignación de códigos de barras por rango de línea comercial y referencias en

inventario

2. Proceso marcación

● Solicitar a soporte Oddo subir los códigos por archivo plano al sistema

● Impresión de los códigos de barra

● Marcación de mercancía y estantería

3. Montaje de sistema

● Adquisición de lectores de códigos de barras

● Distribución de lectores a los diferentes puntos

● Instalación en cada punto

● Pruebas de los códigos de barras con el sistema Oddo y los lectores

4. Divulgación de sistema de codificación

● Capacitación a proveedores del nuevo sistema de codificación

● Capacitación área de almacén y compras.

5. Ejecución sistema de codificación

Recursos existentes en la empresa

● Equipo de computo

● Conexión a internet (para verificar los códigos)

● Talento humano

● Resmas de papel
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● Papel adhesivo tamaño carta

● Laminadora

● Laminas para plastificar

● Impresora láser usada (hp laser 1020) almacén

● Tóner de impresora

● 1 pistola lectora códigos de barras

● Cinta especial para pegado (doble faz)

● Elementos de aseo (para limpieza de estanterías)

● Estanterías

● Guillotina

● Respaldo y apoyo jefaturas dirección financiera, almacén, compras

● Software para diseño e impresión de los códigos (Elaborados por un trabajador de la

empresa)

● Programa verificador de dígitos

Recursos faltantes de la empresa

● 15 pistolas lectoras códigos de barras marca Motorola para las áreas faltantes de Bogotá

como son almacén general, regionales.

● Impresora de inyección marca Epson con sistema continuo ya que los códigos no se

borran, en cambio con la impresión láser se borran disminuyendo la calidad y la


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durabilidad del código. los consumibles son más la impresora actual que está asignada

al área es demasiado vieja y hay una probabilidad de falla por el tiempo de uso.

● Tintas sistema continuo de los cuatro colores.

● Recurso humano: apoyo para la marcación de la mercancía de la estantería.

● capacitaciones par el manejo del nuevo sistema de codificación.

Presupuestos

Para la elaboración de los costos se tomó en cuenta los recursos requeridos por cada fase, la

financiación de dicho proyecto no requiere de financiación externa como financieras o bancos dado que

parte de su equipo de implementación lo tiene la empresa. En cuanto a las máquinas requeridas

como pistolas e impresoras toner y tintas se maneja crédito a 30 días con el proveedor.

El recurso humano y capacitaciones tienen un costo mínimo dado que no se requiere nuevas

contrataciones, sólo se invierte en tiempo y refrigerios de las mismas, adicional la empresa cuenta con

espacios para capacitaciones.

Para hallar el costo total de inversión que la empresa debe realizar sumaremos la totalidad

de costos por fase y le sumaremos el 20% de reserva, dicho monto se saca de recursos propios de caja

dado que su cuantía no es elevada.a.


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Costos totales por fases $6.807.000.

+ 20% margen de reserva $1.361.500

Costos totales de inversión $8.168.400

Fases Costos directos de cada fase Costo totales

1.Diseño de código de barras Recurso humano $1.500.000

1. Auxiliar

1. Aprendiz

2.Proceso de marcación Impresora Epson $569.000 c/u

$609.000

4 Tinta para impresora $10.000 c/u

3.Montaje de sistema 15 Pistolas lectoras de códigos de barras $2.698.500


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$179.900 c/u

4.Divulgación de sistema de 2 Capacitaciones $500.000


codificación
Jefe de compras y funcionario de
almacén.

5.Ejecución de codificación Recurso humano. $1.500.000

1. Auxiliar

1. Aprendiz

Cronograma

Diagrama de pert
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Diagrama de Gantt
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Bibliografía

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DYNA, Universidad Nacional de Colombia (Sede Medellín). Facultad de Minas., 80(181).
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