GERENCIA DE PROYECTOS

LADY JISELLE MENDOZA ALVAREZ

CORPORACION UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

PROGRAMA DE ECONOMÍA

BOGOTÁ

2020

Lucas Adolfo Giraldo Ríos

 Caso Práctico Final

1 ¿Qué información mínima debería contener el acta de inicio de este proyecto?

El acta de inicio de una Personal Management Office PMO debe contener la idea global del
proyecto, y debe detallar el paso a paso de su ejecución; siendo así el primer informe que permite
el desarrollo del mismo, es un documento clave para cada uno de los pasos posteriores o fases.
Sus actividades se irán desglosando en ítems cada vez más específicos que para que estos sean
congruentes con el objetivo principal, y debe estar íntimamente ligado con la estrategia de la
compañía.

Uno de los grandes beneficios de este paso, es que aporta una aprobación formal del proyecto a
las directivas de la organización y define el inicio del proyecto, además que determina el
momento en el que se puede comenzar a inyectar recursos.

2. Identifique a los stakeholders de su proyecto.

Un stakeholder es un término adoptado para definir el público que permite el correcto

funcionamiento de una empresa.

Para definir los stakeholders en nuestro proyecto, en primer lugar, es importante sacar el listado
de los participantes, en el momento del levantamiento del acta de constitución del proyecto, Se da
claridad en cuanto al rol individual, alcance de su acción y responsabilidad, esto de cada uno de
los participantes del proyecto, teniendo en cuenta los extremos e internos.

Son diversos los implicados y entre estos se destacan: el gerente general, el gerente del proyecto,
planeadores o gestores de cartera y portafolio, los empleados de todas las áreas de la empresa; los
clientes actuales y potenciales de la empresa (target), proveedores y la comunidad en general (la
que está involucrada con el alcance de la empresa).
3. La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de profesionales de diferentes
departamentos de la empresa. Les coordinará, pero sus jefes actuales lo seguirán siendo durante
el proyecto. ¿Qué implicaciones se ven en esta decisión?

Las implicaciones posibles que encuentro en esta decisión, en primer lugar es que no se tendría
autonomía total a la hora de su ejecución, pero a su vez se deja entrever una gran ventajaya que
ellos son parte de los stakeholders o miembros del proyecto, por esta razón estarán informados
todo el tiempo del impacto que tendría y podrían administrar de una manera más eficiente los
recursos.

Como en la organización matricial, ya que se origina como una comunión entre la organización
funcional (los directivos) y las áreas de apoyo (nosotros como coordinadores) en donde tanto el
cliente como el proyecto tienen el mismo nivel de relevancia, permitiendo que nosotros como
coordinadores seamos los responsables de los resultados del proyectoy los directivos serán los
encargados de determinar qué recursos internos necesitamos para cumplir el objetivo del
proyecto.

4. Identifique al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen término del proyecto.

Los riesgos de nuestro proyecto, pueden ser 3:

Falta de definición clara de los objetivos del proyecto: De esto depende el alcance que
queremos dar al proyecto, la extensión de los recursos que queremos invertir, los stakeholders
con los que contaría el proyecto y el engranaje de estos tres. Si no hay una correcta articulación
de estos objetivos es una brecha que se abre y será muy difícil lograrlos. También hay que tener
muy detallados los recursos establecidos para su ejecución evitando el riesgo de que no se logre
finalizar por falta de estos.

Desviaciones en la comunicación entre las áreas internas y con nuestro cliente. Debe existir
una comunicación asertiva y clara entre los anteriores por varios motivos, 1, conoceremos las
fortalezas y debilidades de cada uno de forma inmediata, 2. Se podrán solucionar problemas de
forma oportuna cuando se presenten, 3, el fallo en la comunicación entre las partes podría generar
conflicto y podría ocurrir una desviación del objetivo común

No aprovechamiento de nuestros Stakeholders: desde recursos humanos debemos conocer a

profundidad las habilidades de cada uno de los participantes, para comprenderlas y encaminarlas
estratégicamente en pro del desarrollo del proyecto, y definir los objetivos de cada área en sí. Si
esto no se da, el proyecto corre el riesgo de tener retrazos en las actividades por falta de
competencia de los colaboradores, además de entregar un producto que no cumpla las
expectativas del cliente.

4. Identifique al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen término del proyecto.

Como primera medida para mitigar el riesgo de la no definición de los objetivos del proyecto,
hay que realizar una muy buena planificación, y tener establecido como primer objetivo que los
colaboradores estén ligados íntimamente con la estrategia de la compañía, estos objetivos deben
ser alcanzables y deben determinarse con anterioridad con los patrocinadores y/o tomadores de
desiciones tanto estratégicas como financieras, apoyados por las herramientas tecnológicas
desarrolladas para el correcto funcionamiento del PMO tales como KMKey proyect, Open
workbench entre otras, así mismo se podría generar una correcta administración de los recursos
disponibles para cada una de las fases del proyecto. Estos objetivos deben ser medibles y su
control debe ser efectuado por un departamento de gestión de calidad, con el fin de saber la
desviación frente a los objetivos planificados.

Por otro lado para mitigar el riesgo de Desviaciones en la comunicación entre las áreas internas y
con nuestro cliente , debemos apoyarnos en un sistema de información y comunicación como
página web, o plataformas ofimáticas de tal manera que tanto nuestro cliente como nuestras áreas
internas puedan llevar un control y tener el avance del proyecto en tiempo real y actualizado, y
consolidar en un informe los avances de las fases con el fin de conocer el estado de cada una de
ellas y poder medir los logros y desaciertos, con el fin de asegurar la superación de las
dificultades y continuar con estos aciertos.

Para evitar el riesgo del no aprovechamiento de nuestros Stakeholders, se deben reforzar con
recursos humanos el perfil que se requiere para cada área y las competencias esperadas para el
personal nuevo, y la empresa debe hacer una inversión en el talento humano que ya tiene ya que
es uno de los elementos principales, haciéndolos partícipes de capacitaciones dando experticia a
cada una de sus funciones.

Un project manager necesita sentirse el dueño, trabajar de manera efectiva con interesados claves,
plantear los hitos, determinar los factores críticos de éxito, administrar recursos, adquirir
herramientas e informar acerca de los resultados

A manera de conclusión, con la formulación de este BPO hemos entendido que parte fundamental
es el planteamiento de unos objetivos alcanzables, y un seguimiento riguroso por parte de los
coordinadores, no solo para este tipo de proyecto sino también es aplicable para cualquier otro,
siempre y cuando se le de rigor y disciplina a la estrategia. Por encima de todo un Proyect
Manager debe sentir el proyecto como suyo y ser acertivo en la comunicación con su equipo de
stakeholders, atendiendo continuamente tanto sus necesidades como del proyecto en conjunto,
los beneficios de esto serán evidenciados en la entrega de un PMO completamente realizado en
su lanzamiento.