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PRÁCTICA Nº 3

FLUJOS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Hemerson Diego Alemán Delgado

Universidad Católica de Santa María

Facultad de Ciencias Físicas y Formales

Tecnología de la Información – PRÁCTICAS

Grupo 8

Arequipa, Perú

2019
Contenido
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA...............................................................................3
I. ESCOJA UNA EMPRESA QUE CONOZCA Y REALICE:................................3
A. ORGANIGRAMA..........................................................................................3
B. REALICE UN MAPA DE PROCESOS DONDE SE VEA LA
INTERRELACIÓN DE LOS MISMOS...................................................................4
C. DETERMINE LAS FUNCIONES QUE SE REALIZAN..............................6
D. ESPECIFIQUE LOS PUNTOS DE INGRESO Y SALIDA
(INPUTS/OUTPUTS) DE INFORMACIÓN ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y EL
MEDIO AMBIENTE DE CADA UNO DE LOS PROCESOS................................7
E. ESPECIFIQUE LA INFORMACIÓN FORMAL E INFORMAL QUE
FLUYEN ENTRE SU ORGANIZACIÓN Y SU MEDIO AMBIENTE..................8
II. ESCOJA DOS PROCESOS QUE TENGA LA UCSM, DESCRÍBALOS Y
DETERMINE LOS PUNTOS DE INGRESO Y SALIDA (INPUTS/OUTPUTS) DE
INFORMACIÓN...........................................................................................................9
III. PLANTEE PARA LA EMPRESA DEL PUNTO 1, LO SIGUIENTE:.............9
IV. INVESTIGUE SOBRE LOS DIFERENTES SISTEMAS DE
INFORMACIÓN QUE UTILIZAN LAS EMPRESAS, ENUMÉRELOS,
EXPLÍQUELOS, INDIQUE QUÉ INFORMACIÓN GENERAN, PARA QUÉ
SIRVEN Y QUE EMPRESAS LOS UTILIZAN........................................................12
V. BIBLIOGRAFIA..............................................................................................15
TRANSFORMACIÓN DIGITAL. (2012). LOS 6 PRINCIPALES TIPOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 2019, DE
SMARTERWORKSPACES.KYOCERA.ES SITIO WEB:
HTTPS://SMARTERWORKSPACES.KYOCERA.ES/BLOG/LOS-6-PRINCIPALES-
TIPOS-SISTEMAS-INFORMACION/...........................................................................15

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ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
I. ESCOJA UNA EMPRESA QUE CONOZCA Y REALICE:
A. ORGANIGRAMA

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Directorio

Gerente
General

Area de
Asesoría

Recursos Finanzas y
Ventas Marketing Produccion Distribucion
Humanos Contabilidad

B. REALICE UN MAPA DE PROCESOS DONDE SE VEA LA


INTERRELACIÓN DE LOS MISMOS

R S
PROCESOS ESTRATEGICOS ( DIRECCIÓN – GESTIÓN )
E A
T
Q SISTEMA DE MEJORA CONTINUA
FINANCIAMIENTO PLANIFICACION
GESTION (REVISION I
U OPERACIONAL ESTRATEGICA
INTEGRADO GERENCIAL) S
I F
S A
I C
T C
I
O O
S PROCESOS PRINCIPALES (OPERATIVOS) N

COMERCIALIZACI
PRODUCCION DE PRODUCCION DE D
D ON
LECHE DERIVADOS DE LA DISTRIBUCION
E
EVAPORADA LECHE
E L
L C
L 4
I
C E
L N
- PROCESOS ESTRATÉGICOS:

 Planeamiento Operacional: Proceso donde se gestiona todo lo relacionado a la


comercialización, producción, recursos humanos, finanzas, etc. Como se
organizara cada área.
 Planificación Estratégica: Proceso en el cual se identifican los objetivos de
Gloria S.A y planean estrategias para realizarlos
 Sistema de Gestión Integrado Proceso donde se gestiona todo lo relacionado a
calidad, seguridad, medioambiente, responsabilidad social de la fábrica.
 Mejora Continua (Revisión Gerencial): Proceso donde se analiza las mejoras que
puede tener Gloria S.A para mejorar la producción

- PROCESOS OPERACIONALES:

 Comercialización: Ventas y Marketing. Este proceso es muy importante dentro


de la empresa y por ello ha obtenido varios reconocimientos
 Producción de Leche Evaporada

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 Producción de derivados de la leche
 Distribución del producto

- PROCESOS DE APOYO:

 Recursos Humanos: Proceso que se encarga del reclutamiento y selección del


personal. Además de la capacitación, desarrollo, promoción, gestión y
desempeño de los empleados.
 Logística: Mantenimiento de los equipos productivos de Gloria S.A, además del
Almacenamiento ( Inventario) y sistemas (programas y telefonía ip) que facilitan
la producción en la empresa.
 Contabilidad: Estados financiero, control de actividades, etc.
 Control de Calidad: Proceso que le da valor agregado al producto.

C. DETERMINE LAS FUNCIONES QUE SE REALIZAN


 DIRECTORIO: Es la gerencia coorporativa, el mas alto nivel en la toma de
decisiones de la organización, y esta destina a determinar asuntos puramente
estrategicos ( metas a largo plazo) . Se ubica por encima del nivel funcional.
 GERENTE GENERAL: El responsable legal de Gloria S.A. Entre sus
funciones esta los objetivos de la organización y los beneficios que se alcanzaran
con ellos. Ademas, fija las estrategias para un buen servicio asi como el
correspondiente presupuesto que requiere la empresa. Ademas, controla diversos
programas de la empresa, asi como tambien los diferentes departamentos que la
componen.
 AREA DE ASESORIA: Es el area encargada de los temas legales de la
empresa y analizar los proyectos en un corto y mediano plazo.
 VENTAS: Se brinda información sobre cada producto ademas se da la
negociación directa con los clientes. Tienen comunicación constante con el area
de producción y el area de finanzas y contabilidad debido a que se necesita saber
la cantidad de producción dispoible y para la emición de los reportes de ventas.
 MARKETING: Desempeña un rol establecido dentro de la organización, su
labor es muy importante ya que administra y coordina todos los departamentos
subordinados de marketing con que cuenta GLORIA, además de fijar objetivos,

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estrategias y programa actividades para lograr las metas establecidas por la
empresa, con el apoyo de todas las áreas.
 RECURSOS HUMANOS: Encargada de mantener la organización productiva,
eficiente y eficaz apartir del uso del recurso humano, gestion del recurso
humano. En general, su fin son las personas y su forma de relacionarse dentro de
la organización, buscando mantener un clima favorable de trabajo, asi como
tambien desarrollar las habilidades y capacidades de cada uno de los
trabajadores de la empresa.

 FINANZAS Y CONTABILIDAD: Area muy dinamica debido a que que debe


mantener relaciones mas o menos equilibradas con las demas departamentos.
Ello, porque en esta se maneja asuntos netamente tipo monetario, y el
desempeño de cada departamento se mide en los mismos terminos.
 PRODUCCION: Es el departamento mas importante de la empresa. Es donde
se administra los recursos necesarios para la produccion de productos. Gloria
S.A dispone de una gran variedad de productos hechos con tecnologia de punta,
lo que les permite gozar de una gran aceptacion por su calidad.
 DISTRIBUCION: Tiene relacion con la logistica de la empresa. Se
responsabiliza principalmente de la optimizacion de tiempos en distribucion de
los productos de Gloria S.A, asi como su cuidado en optimas condiciones. Es un
caso especial, debido a que si bien es una gerencia considerada dentro del
organigrama de la empresa Gloria S.A, esta es realizada netamente por otra
empresa, DEPRODECA PERU S.A, la cual es subsidiaria de Gloria.

D. Especifique los puntos de ingreso y salida (inputs/outputs) de información


entre la organización y el medio ambiente de cada uno de los procesos.
PUNTO DE INGRESO PUNTO DE SALIDA

Proveedores  Nuevas tecnologías  Precios sustitutos


 Capacidad de  Calidad sustitutos
sustituir  Novedad del

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 Importancia del merado
producto  Coste del cambio
 Tamaño del
proveedor
 Nuevas marcas
 Número de
proveedores
Clientes  Número de clientes  Coste de entrada
 Capacidad de  Identificación de
organizarse marca
 Posibilidad de  Diferenciación
sustituir  Barreras legales
 Cambio de
proveedor
Agencias regulatorias  SUNAT  Consideraciones
 Tasas de relacionadas al
crecimiento de la entorno natural
industria  Condiciones
 Perspectivas de económicas
utilidad de la generales
industria  Influencia políticas
 Factores que legales y
afectan el éxito regulatorias
competitivo futuro  Influencias
 Posición de mercado tecnológicas
y posibles acciones  Fuerzas
de competidores socioculturales
 Fuerzas generadoras
de cambio en la
industria
 Presiones
competitivas
 Condiciones de
oferta-demanda en
el mercado
 Requisitos para
cumplir
Accionistas  Información sobre -
estados financieros
Competidores  Amenaza de los  Poder de
nuevos negociación
compradores  Amenaza de
productos y
servicios sustitutos

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E. Especifique la información formal e informal que fluyen entre su
organización y su medio ambiente.
INFORMACION FORMAL INFORMACION INFORMAL

Formatos WhatsApp

Memorandos Conversaciones entre

Llamadas de teléfono empleados

Cartas Rumores

Formatos

Solicitudes

Reuniones programadas
II. Escoja dos Procesos que tenga la UCSM, descríbalos y determine los puntos
de ingreso y salida (inputs/outputs) de información
 Proceso de Matricula de un curso en otra Escuela.

 Proceso de Matrícula

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III. Plantee para la empresa del punto 1, lo siguiente:
a) Cómo sería la estructura organizacional del área de TI
Gerencia de
Tecnología de
la información

Operación de
Gestión del Tecnología de Sistemas de Infraestructura e
tecnologias y
cliente interno negocio información instalaciones
sistemas

b) Funciones que se realizarían dentro del área de TI

 Asegurar la operación eficiente de la plataforma de sistemas de información

 Apoyar los requerimientos de las Gerencias, que son usuarias de la información del

sistema, aplicando un concepto de servicio al cliente, basado en las necesidades y los

problemas del negocio.

 Apoyar al control de gestión, a través de la generación de información que permita

realizar una evaluación permanente del desempeño del negocio.

 Generar propuestas de modernización de la plataforma informática de la Empresa,

para asegurar su actualización permanente y captar las oportunidades que plantea la

innovación en materias informáticas.

 Participar en la evaluación técnica de los proyectos de inversión en tecnologías de la

información y comunicaciones, aportando antecedentes para su evaluación

económica.

 Asegurar el perfeccionamiento continuo del personal en todas las áreas del

conocimiento asociadas al trabajo en tecnologías de información y comunicaciones.

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 Desarrollar las gestiones periódicas y necesarias para mantener permanentemente

actualizadas las aplicaciones de las diferentes organizaciones en la Intranet y también

de la página Web de la Empresa

 Apoyar directamente al Gerente de Planificación y Desarrollo en la gestión del Comité

Informático.

 Velar por la correcta utilización de los sistemas de información con que cuenta la

empresa.

c) Sistemas de información que considera debería utilizar


Un sistema TI de soporte a proyectos, puesto que no la empresa sobrevive con el
mismo producto solo que en diferentes presentaciones.

d) Servicios que ofrece el área de TI a las áreas usuarias


GESTION DEL CLIENTE INTERNO

 Atender a los clientes internos y ayudar a los negocios en la definición de

necesidades dentro del ámbito de la tecnología.

 Principal enlace con el resto de las áreas de negocio.

TECNOLOGIA DE NEGOCIO
 Funciones de estrategia tecnológica, diseño, desarrollo, implementación y

mejora continua de las tecnologías de soporte del negocio.

SISTEMAS DE INFORMACION
 Funciones de estrategia tecnológica de los sistemas de información,

identificando necesidades de información de los procesos del negocio, tanto en

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aspecto técnicos como de gestión, definiendo la estrategia para el desarrollo de

aplicaciones informáticas y su posterior implantación.

INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES
 Responsable del diseño, desarrollo e implantación de las infraestructuras

tecnológicas que dan soporte al sistema de negocio.

OPERACIÓN DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS


 Funciones de administración y monitorización de las tecnologías.

e) Qué requerimientos considera Usted que realizan las áreas usuarias al área de TI
Necesitan diferentes equipos electrónicos y personal completamente capacitado, así
mismo que sepan atender a los clientes y ayudar a los negocios en la definición de
necesidades dentro del ámbito de tecnología ya que es el principal enlace con el resto de
áreas de negocio.

IV. Investigue sobre los diferentes sistemas de información que utilizan las
empresas, enumérelos, explíquelos, indique qué información generan, para
qué sirven y que empresas los utilizan.
1) Sistemas de procesamiento de transacciones
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) son los
sistemas empresariales básicos que sirven al nivel operacional de la organización.
Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que realiza
y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento de la
empresa. Se encuentran en el nivel más bajo de la jerarquía organizacional y soportan
las actividades cotidianas del negocio.
 
2) Sistemas de control de procesos de negocio
Los sistemas de control de procesos de negocio (BPM por sus siglas en inglés)
monitorizan y controlan los procesos industriales o físicos, como puede ser la refinación

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de petróleo, generación de energía o los sistemas de producción de acero en una planta
siderúrgica.
Por ejemplo, en una refinería de petróleo se utilizan sensores electrónicos conectados a
ordenadores para monitorizar procesos químicos continuamente y hacer ajustes en
tiempo real que controlan el proceso de refinación. Un sistema de control de procesos
comprende toda una gama de equipos, programas de ordenador y procedimientos de
operación.
 
3) Sistemas de colaboración empresarial
Los sistemas de colaboración empresarial (ERP por sus siglas en inglés) son uno de los
tipos de sistemas de información más utilizados. Ayudan a los directivos de una
empresa a controlar el flujo de información en sus organizaciones.
Se trata de uno de los tipos de sistemas de información que no son específicos de un
nivel concreto en la organización, sino que proporcionan un soporte importante para una
amplia gama de usuarios. Estos sistemas de información están diseñados para soportar
tareas de oficina como sistemas multimedia, correos electrónicos, videoconferencias y
transferencias de archivos.
 

4) 4. Sistemas de Información de Gestión


Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en inglés) son un tipo de
sistemas de información que recopilan y procesan información de diferentes fuentes
para ayudar en la toma de decisiones en lo referente a la gestión de la organización.
Los sistemas de información de gestión proporcionan información en forma de informes
y estadísticas. El siguiente nivel en la jerarquía organizacional está ocupado por
gerentes y supervisores de bajo nivel. Este nivel contiene los sistemas informáticos que
están destinados a ayudar a la gestión operativa en la supervisión y control de las
actividades de procesamiento de transacciones que se producen a nivel administrativo.
Los sistemas de información de gestión utilizan los datos recogidos por el TPS para
proporcionar a los supervisores los informes de control necesarios. Los sistemas de
información de gestión son los tipos de sistemas de información que toman los datos
internos del sistema y los resumen en formatos útiles como informes de gestión para
utilizarlos como apoyo a las actividades de gestión y la toma de decisiones.
 
5) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones o de soporte a la decisión (DSS por sus
siglas en inglés) es un sistema basado en ordenadores destinado a ser utilizado por un
gerente particular o por un grupo de gerentes a cualquier nivel organizacional para
tomar una decisión en el proceso de resolver una problemática semiestructurada. Los

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sistemas de apoyo a la toma de decisiones son un tipo de sistema computarizado de
información organizacional que ayuda al gerente en la toma de decisiones cuando
necesita modelar, formular, calcular, comparar, seleccionar la mejor opción o predecir
los escenarios.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones están específicamente diseñados para
ayudar al equipo directivo a tomar decisiones en situaciones en las que existe
incertidumbre sobre los posibles resultados o consecuencias. Ayuda a los gerentes a
tomar decisiones complejas.
 
6) Sistemas de Información Ejecutiva
Los sistemas de información ejecutiva (EIS por sus siglas en inglés) proporcionan un
acceso rápido a la información interna y externa, presentada a menudo en formato
gráfico, pero con la capacidad de presentar datos básicos más detallados si es necesario.
Los sistemas información ejecutiva proporcionan información crítica de una amplia
variedad de fuentes internas y externas en formatos fáciles de usar para ejecutivos y
gerentes.
Un sistema de información ejecutiva proporciona a los altos directivos un sistema para
ayudar a tomar decisiones estratégicas. Está diseñado para generar información que sea
lo suficientemente abstracta como para presentar toda la operación de la empresa en una
versión simplificada para satisfacer a la alta dirección.

a) ¿Qué tipos de información conoce?


 Información privilegiada

Es el tipo de información que solamente un grupo de personas conoce o puede tener


acceso a ella. Por lo tanto, es información que no es pública o que, en el mejor de los
casos, su conocimiento es muy restringido.

 Información pública

Es el tipo de información que es abierta para todo el público y de fácil acceso. Por lo
tanto, cualquier persona la puede conocer.

 Información confidencial

Como su nombre lo indica, se trata de información secreta y no pública. Por lo tanto,


solo la pueden conocer un círculo muy cerrado de personas. Generalmente es
información sensible e importante que por ello no puede ser divulgada fácilmente.

 Información externa

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Es el tipo de información que se hace pública según ciertos parámetros de construcción.
Es decir, es un tipo de información creada para un fin en específico.

 Información interna

Es el tipo de información que se maneja al interior de un grupo de personas. En realidad


no es un tipo de información especial, sino que generalmente solo les interesa a esas
personas.

 Información personal:

Como su nombre lo indica, es el tipo de información que nos da datos sobre la vida de
una persona.

b) ¿Cuál es la importancia de la información dentro de la organización?


Los sistemas de información son una parte integral de las organizaciones. La tecnología
de la información es una de las diversas herramientas que utilizan los gerentes para
lidiar con el cambio. Para la mayoría de las empresas en la actualidad, utilizar
tecnología de Internet es tanto una necesidad de negocios como una ventaja
competitiva.

c) ¿Cuál es la importancia de la información informal?


La importancia de la información informal está en su búsqueda de satisfacer los vacíos
de información oficial que existe en la organización por la forma como fueron
diseñados los canales formales, en sí son un foco de infidencia, pero los administradores
más hábiles son capaces de sacarle ventaja a este tipo de canales, ejemplo los rumores.

d) ¿Cómo se puede reducir el efecto negativo de los rumores dentro de una


organización?
Un plan de comunicación interna es fundamental para que los empleados accedan a la
información relevante. La intranet es una de las herramientas más adecuadas para
solventarlos, siempre que los trabajadores la vean como un instrumento con el que
comunicarse con sus mandos, exponer sus temores y dudas.
En el corto plazo, la opción siempre es enfrentarse al rumor y atajarlo de raíz, quizá a
través de algún líder de opinión con la suficiente credibilidad en la organización. La
fuente más creíble para cualquier trabajador es su jefe directo.

e) ¿Qué relación existe entre los sistemas de información y los flujos de


información?
Los sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas
importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. La información se
elabora para ser utilizada por distintos usuarios. Por ese motivo, circula entre distintas

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personas, sectores u organizaciones. En una organización esta circulación se llama flujo
de la información, y expresa la forma en que pasa de un sector a otro de la misma.
f) ¿Qué problemas se pueden presentar en los flujos de información de una
organización?
 La codificación se realizó con descuido.
 Selección limitada de símbolos
 Confusión en el contexto del mensaje.
 Selección de un canal inapropiado.
 Nivel de ruido alto.
 Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor limitadas.
 Poca atención y cuidado en el proceso de decodificación.

V. BIBLIOGRAFIA

Transformación Digital. (2012). Los 6 principales tipos de sistemas de


información. 2019, de smarterworkspaces.kyocera.es Sitio web:
https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/los-6-principales-tipos-sistemas-
informacion/

Gestiopolis. (2014). Tipos de sistemas de información en las empresas. 2019,


de gestiopolis.com Sitio web: https://www.gestiopolis.com/tipos-de-sistemas-
de-informacion-en-las-empresas/
ausiasmarch.com. (2009). Tema 1: La Empresa y los Sistemas de
Información. 2019, de ausiasmarch.com Sitio web:
https://www.uv.es/nmarina/imp2/Teoria/Tema%201%20-%20La%20Empresa
%20y%20los%20SI.pdf

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