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Cartilla

V e r s i ó n 1 • M a y o 1 0 d e 2 0 1 6

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional


Cartilla
El Ministerio de Relaciones Exteriores A través de estos parámetros, se
en su compromiso por fortalecer el pretende mejorar la información
proceso de rendición de cuentas con que se entrega a la ciudadanía, to-
la ciudadanía, presenta a continuación mando como referencia los criterios
una serie de herramientas que serán de comprensibilidad, interés ciuda-
de gran utilidad para los funcionarios dano, actualización, oportunidad,
de la Entidad a la hora de presentar disponibilidad y completitud, tal y
información a las partes interesadas, como se presentan en el documen-
utilizando un Lenguaje Claro1. to CONPES 36542.

1 El lenguaje claro: “La guía del lenguaje claro” 2 Este documento presenta lineamientos de po-
es una herramienta que viene siendo desarro- lítica para consolidar la rendición de cuentas
llada por el Departamento Nacional de Pla- como un proceso permanente entre la rama
neación, DNP para el uso y consulta de todas ejecutiva y los ciudadanos. A partir de un con-
las entidades públicas, con el fin de dar linea- cepto amplio de rendición de cuentas, se cen-
mientos específicos a los servidores públicos tra en la rendición de cuentas social, es decir
de cómo interactuar con los ciudadanos re- entre el Estado y los ciudadanos, para proponer
solviendo sus inquietudes de una manera cla- como resultado final el desarrollo de una cultu-
ra, precisa, completa, amable y confiable. ra de la rendición de cuentas en Colombia.

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Cartilla
El fin primordial de las entidades hh Reduce errores y aclaraciones in-
debe ser ejecutar un proceso efec- necesarias.
tivo de rendición de cuentas. La
hh Reduce costos para la entidad y
complejidad en el lenguaje conlleva
para el ciudadano.
a prácticas inadecuadas que afectan
la percepción de los ciudadanos, por hh Aumenta la eficiencia en la ges-
tanto se disminuye la oportunidad de tión de las solicitudes de los ciu-
evaluar, corregir y ajustar políticas y dadanos.
proyectos de la Administración Pú- hh Reduce el uso de intermediarios.
blica, de acuerdo con las opiniones
y los aportes que surjan del diálogo hh Promueve la transparencia y el ac-

con la población. ceso a la información pública.

hh Facilita el control ciudadano a la


¿Para qué se requiere un uso de len- gestión pública.
guaje claro en las comunicaciones
del Ministerio? hh Fomenta la participación ciudadana.

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Cartilla
hh Fomenta la inclusión social para ¿Qué se debe tener en cuenta?
grupos con discapacidad, para
hh Identificación de los temas o con-
el goce efectivo de derechos en
tenidos que se quieren informar.
igualdad de condiciones.
hh Relacionar los contextos con la
hh Permite que el ejercicio de los ciu-
realidad del ciudadano, como la
dadanos sea efectivo.
cultura, la satisfacción de una ne-
hh Permite cumplir con los principios cesidad y la prestación de un ser-
de transparencia, calidad de la in- vicio concreto.
formación y divulgación proactiva
hh Convertir en lenguaje claro y sen-
de la información, expuestos en la
cillo los conceptos técnicos que se
Ley de Transparencia y Acceso a la
usan para la administración pública.
Información.3
hh Definir las estrategias de comuni-

3 Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea


cación, estableciendo los canales
la Ley de Transparencia y del Derecho a la In- y medios de comunicación para la
formación Pública Nacional y se dictan otras
interlocución.
disposiciones.

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Elementos del

Primera etapa

PLANEAR

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Elementos del
Cuando tenemos que re- 1. CONTENIDO: redacción de ideas centrales
dactar un documento, con e información que realmente es relevante
frecuencia empezamos a es- para el lector, utilizando oraciones cortas y
cribir directamente, sin sen- estructuras simples. Los contenidos se de-
tarnos a pensar qué quere- ben relacionar con el contexto de la realidad
mos decir y cómo queremos del ciudadano: con la cultura, la satisfacción,
decirlo. Si bien, esta es una la prestación de un servicio concreto.
forma común de empezar,
2. ESTRUCTURA: se refiere a la organización
no siempre es la mejor ya
del texto, con una secuencia lógica.
que el tiempo utilizado será
mayor pues el objetivo no es 3. DISEÑO: se relaciona con ayudas audiovi-
claro desde el principio. suales que facilitan la lectura del texto e
indican la información más relevante.
Establezca inicialmente los
siguientes elementos para Para planear el proceso de escritura y pre-
situar correctamente las ne- sentarlo de forma más organizada se tendrá
cesidades del lector: en cuenta:

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1. Proyecte: ¿Cuál es su objetivo?

Tómese un tiempo para preguntarse:


¿Qué es lo que quiero lograr con este
documento?, ¿Qué espero que haga
el ciudadano con la información que
le estoy brindando?, ¿Enterarse de
las novedades del Ministerio?, ¿Reali-
zar un trámite?, ¿Asistir a un foro?

No es lo mismo escribir para dar in-


formación, que para dar instrucciones
o para promover un evento. Una vez
tenga claro cuál es su objetivo, será
más fácil organizar su texto y escribirlo.

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2. Identifique: ¿Quién es su lector?

Tenga siempre en mente a quién va hh ¿Quiénes leerán el texto?


dirigido su texto. Defina cuales son
hh ¿El texto está dirigido a una perso-
las partes interesadas para utilizar un
na o a un grupo de personas?
lenguaje especializado. Si se trata de
un público más amplio, será necesa- hh
¿Cuáles son los intereses de los
rio dirigirse a ellos con un lenguaje lectores?
menos técnico. La información debe hh ¿Qué tanto sabe sobre el tema?
estar completa y organizada de una
manera simple y clara, de forma tal hh ¿Qué características tiene el lector?

que no dé lugar a ambigüedades o


malas interpretaciones. Responda
preguntas como:

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3. Anticípese: ¿Cuáles son las necesidades de su lector?

Una vez tenga claro el objetivo de tiempo, ya que probablemente no


su texto y el público a quien va di- recibirá tantas preguntas por parte
rigido, piense qué información ne- de los ciudadanos más adelante.
cesitará el lector. No se contente Por lo general los ciudadanos leen
con entregar la información básica. para encontrar respuestas claras,
Prevea todas las dificultades y las no precisan detalles ni información
dudas que puedan surgirle al ciuda- innecesaria pero sí un contexto.
dano por el camino y asegúrese de Responda preguntas como:
incluir en el texto toda la informa-
hh ¿Qué hay que hacer?
ción necesaria para resolverlas. De
esta forma su documento será más hh ¿Para qué o por qué?
efectivo e incluso podrá ahorrar
hh ¿Cómo, cuándo, dónde?

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4. Estructure: ¿Cómo organizará su texto?

Organizar un documento antes de su objetivo o que omita información


empezar a escribirlo es un paso fun- importante. Recuerde que este es-
damental porque se asegura de en- quema es variable, así que podrá mo-
tender el propósito del mismo. Pien- dificarlo cuantas veces sea necesario
se en toda la información que deberá a medida que va escribiendo el texto.
incluir y organícela en un esquema
a. Responda seis preguntas genera-
que pueda utilizar a modo de refe-
les antes de empezar a escribir:
rencia, ya sea un mapa conceptual,
una matriz o una gráfica. Este es- hh ¿Qué estoy escribiendo?
quema le ayudará a mantener el hilo
hh ¿Por qué lo estoy escribiendo?
conductor durante el proceso de
escritura, evitando que se desvíe de hh ¿Quién es el lector principal?

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hh ¿Qué puntos deseo comunicar? e. Separe información en secciones
cortas.
hh ¿Si pudiera decirle una sola fra-
se al lector, qué le diría? f. Use ayudas audiovisuales (listas con
viñetas y números, tablas, diagra-
hh ¿Cómo reaccionaría el lector
mas de flujo, diagramas de árbol).
ante esta frase?

b. Utilice la estructura básica del texto:


introducción, cuerpo y conclusión.

c. Presente en primer lugar la infor-


mación que le aplica a toda su au-
diencia.

d. Use encabezados para guiar al


lector.

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Segunda etapa

ESCRIBIR

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1. Sea conciso: escriba documentos cortos

No existe una regla para determinar sea concreto y preciso, use oracio-
la extensión de un documento, ya nes cortas.
que esto dependerá de su finalidad.
hh Para usar el lenguaje claro, escriba
Sin embargo, los documentos dirigi-
las oraciones aplicando la fórmu-
dos a la ciudadanía deben ser lo más
la conocida como el orden lógico
breves posible, teniendo en cuenta
de la oración: sujeto + verbo +
que no se debe omitir información
complemento.
relevante. Un texto excesivamente
largo puede desmotivar al ciudadano hh Utilice voz activa: indica que el su-
para continuar con su lectura. Evite jeto es a la vez acción verbal, esta
repetir información que ya ha dado, involucra al lector en la acción, re-

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quiere menos palabras y capta la hh Use verbos en lugar de sustanti-
atención del sujeto que tiene que vos: por ejemplo, poner “en con-
realizar la acción. sideración” por “considerar” o “dar
comienzo” por “comenzar”.
hh Use palabras sencillas: el uso de
estas en una comunicación no re- hh Use un tono y lenguaje adecua-
duce la calidad del escrito, por el dos dependiendo del propósito y
contrario: gana credibilidad y con- el contexto que se desarrolle. No
fianza en el lector. hay reglas universales para deter-
minar el tono de una comunica-
hh Evite el uso de palabras innecesa-
ción, según el modo particular
rias cuando escriba para los ciuda-
de la expresión puede ser formal
danos, puede decir lo mismo con
e informal. El tono depende de a
menos palabras siempre y cuando
quién va dirigido el texto y del pro-
tenga clara la información que de-
pósito del mensaje.
sea transmitir.

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2. Lea y revise el documento

Una vez terminado el documento


debe revisar varias veces para identifi-
car errores gramaticales, ortográficos,
tipográficos4, mejorar la presentación
y organización. La revisión constante
le permitirá mantener el enfoque de
lo que está diciendo, evitar repetir in-
formación u omitir datos relevantes.

4 Por ejemplo, cuando se omiten letras en una


palabra, o se cambian de orden. A menudo,
los errores tipográficos son producto de pro-
blemas de digitación.

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3. Apóyese en otros

Una vez terminado y releído el docu- de haber trabajado en un documen-


mento, pídale a alguien más que lo to por un periodo prolongado, puede
lea y así recibir comentarios o suge- parecer que la información está muy
rencias sobre el texto. En principio, lo clara, puesto que nosotros mismos
ideal sería que lo leyera un miembro la hemos escrito. Sin embargo, una
de su público objetivo; de no ser posi- segunda opinión puede resultar muy
ble, busque a una persona que no ten- ilustrativa ya que ayuda a identificar
ga conocimiento previo del tema que qué puntos es necesario incluir, acla-
se está tratando. A menudo, después rar u omitir dentro del texto.

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4. Consolide el texto final

Finalmente, vuelva a leer el texto y,


con base en esa lectura y en las suge-
rencias recibidas, realice los cambios
pertinentes. Revise cuantas veces
sea necesario, hasta que se sienta
satisfecho con la información y con
la forma en que la está presentando.
Si es necesario, haga una pausa y re-
tome el ejercicio más adelante. Esto
le permitirá organizar sus ideas y en-
contrar nuevas formas de mejorar el
texto final.

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5. No sea muy técnico

Recuerde que su texto va dirigido a ampliamente conocidos, en general,


ciudadanos del común que probable- términos demasiado técnicos. En caso
mente tienen poco o ningún conoci- de ser necesario, procure incluir una
miento acerca de los temas frecuentes definición del término la primera vez
dentro del Ministerio de Relaciones Ex- que lo utilice dentro del texto. Así el
teriores. Por esta razón es importante ciudadano podrá familiarizarse con él
evitar siglas o acrónimos5 que no sean y consultarlo cuando le surjan dudas.

Convierta en lenguaje claro y sen-


5 Las siglas utilizan la primera letra de cada palabra
cillo los conceptos técnicos que se
para formar una nueva palabra de referencia, por
ejemplo GIT (para referirnos a un Grupo Interno usan en la administración pública u
de Trabajo). Los acrónimos, por su parte, funcio- ofrezca definiciones en términos de
nan de la misma manera, pero generalmente se
utilizan para crear nombres que adquieren un fácil comprensión para el ciudadano.
significado por sí mismos, como en el caso de
Mercosur (para Mercado Común del Sur).

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6. Consulte

Es frecuente que al momento de es- hh Diccionario Panhispánico de Dudas


cribir se presenten dudas acerca del http://www.rae.es/recursos/dic-
significado de una palabra o de la for- cionarios/dpd
ma correcta de decir algo. En estos
hh Diccionario de sinónimos de
casos, lo más recomendable siempre
Wordreference
es verificar en una fuente confiable. A
http://www.wordreference.com/
continuación se encuentra una lista
sinonimos/
de recursos a los cuales se puede re-
currir cuando se presenten dudas:

hh Diccionario de la Real Academia


de la Lengua Española
http://www.rae.es/recursos/dic-
cionarios/drae

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7. Si reutiliza, tenga cuidado

Debido al carácter de los documen- Para más información, puede consul-


tos que se producen en el Ministerio tar los lineamientos de Gobierno en
de Relaciones Exteriores, es frecuen- Línea: http://programa.gobiernoenli-
te que se reutilice información que nea.gov.co/lineamientos.shtml
ya se ha planteado en documentos
previos. Si es así, sea cuidadoso a la
hora de incluir esa información en
un nuevo texto. Revise atentamente
datos como fechas, nombres y otros
datos sensibles que puedan afectar
la calidad de la información que está
brindando a los ciudadanos.

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