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Unidad 4 / Escenario 8

Lectura fundamental

Gestión avanzada de datos con Excel

Contenido

1 Gestión avanzada de datos con Excel

Palabras clave: visual basic applications, tablas dinámicas, gráficos dinámicos, filtro de informe, procedimientos y
macros.
1. Gestión avanzada de datos con Excel
Hemos ya trabajado bases de datos en Excel utilizando sus hojas de cálculo, sin embargo, este tipo de
herramientas son limitadas al momento en que la organización requiere flexibilidad, es decir, puede
que la empresa esté manejando datos con regularidad en entornos de constante cambio, dado esto se
recomienda que la empresa y los gestores de la información utilicen herramientas que cumplan dichas
expectativas, como lo son las macros con Excel.

Este tipo de herramienta informática le ofrece a la organización manejar de manera automática,


rápida y eficaz los procesos internos del negocio o la información que el gestor de la información
requiera para analizar los datos y tomar decisiones asertivas, para cumplir con la efectividad que toda
empresa quiere garantizar en sus procesos estratégicos, tácticos y operacionales.

1.1. Generación de tablas y gráficos dinámicos

Las tablas dinámicas o también llamadas tablas pivote son tablas que se ajustan a las exigencias del
gestor de la información, así este puede decidir de qué forma aparecerán los campos; gracias a esta
flexibilidad los datos se podrán analizar, filtrar, ordenar, agrupar, resumir, explorar profundamente.

Las tablas dinámicas tienen funciones intrínsecas como obtener subtotales y adiciones de datos
numéricos, resumir datos por niveles o subniveles, y crear cálculos y fórmulas personalizadas que
incluyen a su vez funciones alfanuméricas; también filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de
datos que el gestor considere con mayor relevancia, así como darles formato de forma condicional,
para que pueda centrarse en las reglas o criterios que se necesiten al momento de tomar la decisión;
así mismo, expandir y contraer los niveles de datos para recalcar los resultados y profundizar en los
detalles de la información de determinados departamentos organizaciones o áreas de interés que se
estén evaluando; además, presentar informes o conclusiones que sean sintetizados, claros y precisos.
En conjunto con lo anterior, en el siguiente gráfico se muestra lo que las tablas dinámicas permitirán a
sus ejecutores realizar:

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Intercambio de columnas por filas Comparación de datos
dentro de la misma tabla y viceversa. robustos.

Tablas
Dinamicas
Conocimiento y/o agrupación de
Obtención de indicadores para el
datos específicos dependiendo de
desarrollo de sistemas de gestión.
su propósito

Análisis de información desde


distintas perspectivas o
dimensiones.

Figura 1. ¿Qué permite realizar una tabla dinámica?


Fuente: elaboración propia

Ahora bien, respecto a los gráficos dinámicos, estos complementan a las tablas dinámicas al
agregar visualizaciones a los datos de resumen en una tabla dinámica y le permiten ver fácilmente
comparaciones, patrones y tendencias; en consecuencia, los gráficos dinámicos permiten al
tomador de decisiones o al usuario final del informe una mayor compresión de los datos depositados
en la tabla dinámica.

Existen también organizaciones que utilizan datos de otros orígenes, es decir, no solamente los datos
que utilizará la tabla están en las hojas de cálculo del mismo archivo, sino que sus datos están en una
bodega de datos distinta, la tabla dinámica entonces podrá tener diferentes orígenes como lo son
tablas de SQL Server, cubos de SQL, Azure Marketplace, archivos de conexión de datos de Office
(.odc), archivos XML, bases de datos de Access y archivos de texto para crear tablas dinámicas.

Una vez el gestor tiene disponible la base de datos de los que obtendrá la información dinámica
flexible, debe identificar en qué parte de la tabla dinámica ubicará determinados datos, a saber: en el
filtro de informe, en las etiquetas de columna, en las etiquetas de fila o en la parte valores.

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En el filtro de informe el gestor deberá ubicar los datos a través de los cuales se podrá restringir la
información; en las etiquetas de columnas se localizarán los campos que visualmente aparecerán
como columnas en la tabla dinámica; en las etiquetas de fila estarán los datos que se mostrarán como
filas; y en la parte valores se colocará la información que estará dentro de la celda, lo que hará la tabla
dinámica es totalizarlos tanto para filas como para cada columna.

El gestor tendrá una tabla dinámica con el uso de las partes que son filas, columnas y valores; la
parte de filtros no es necesario, se utiliza cuando el gestor de la información quiere acceder a
un análisis detallado.

Filtro
Componentes de una tabla

Etiqueta de
columna
dinámica

Valor

Etiqueta de fila

Figura 2. Componentes de una tabla dinámica


Fuente: elaboración propia

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El proceso para crear una tabla dinámica en Microsoft Excel comprende los siguientes pasos:

1. Acceder a la base de datos de donde se extraerá la información que comprenderá la tabla dinámica.

Figura 3. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 1 – base de datos
Fuente: elaboración propia

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2. En la pestaña “Insertar”, se seleccionará la función “Tabla” “Tabla dinámica”.

Figura 4. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 2 – insertar tabla dinámica
Fuente: elaboración propia

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3. Una vez se seleccione dicha función, en la pantalla aparecerá un cuadro de diálogo llamado “Crear
tabla dinámica”, en este cuadro el gestor de la información deberá seleccionar la fuente de los datos
que desea analizar mediante esta herramienta (como ya se comentó anteriormente, los datos pueden
estar ubicados en las hojas de cálculo del mismo archivo, el mismo programa Excel, o directamente en
otra fuente, es importante que el gestor tenga claridad de que la fuente terciaria de los datos debe ser
compatible –para este caso– con Microsoft Excel).

En el mismo cuadro de diálogo “Crear tabla dinámica” el gestor de la información deberá elegir el
lugar, dentro del archivo que está utilizando actualmente, donde ubicará la tabla pivote. ¿En una nueva
hoja de cálculo? ¿En una hoja de cálculo existente? ¿En determinado rango de celdas del libro que
se trabaja actualmente? Terminados estos dos criterios, se acepta la información seleccionada en el
cuadro de dialogo.

Figura 5. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 3 – cuadro de diálogo
seleccionar fuente de datos
Fuente: elaboración propia

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4. Al aceptar la información automáticamente se creará la tabla dinámica, es responsabilidad del gestor
caracterizarla, es decir, definir el tipo de datos en determinada parte de la tabla donde se consigna; este tipo
de decisiones el gestor podrá hacerlas en la ventana emergente que aparece en la parte izquierda al crear la
tabla, lo podrá hacer arrastrando los encabezados de la base de datos a los campos específicos que requiera.

Figura 6. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 4.1 – creación automática de
tabla dinámica
Fuente: elaboración propia

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Figura 7. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 4.2 – ubicación de variables
según parte de tabla dinámica
Fuente: elaboración propia

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5. Es importante tener en cuenta que, de manera predeterminada, el programa al crear la base de
datos en el campo Valores aplica la función SUMA, pero esta se podrá cambiar por la función que se
desee accediendo al filtro del campo “Valores”, “Configuración”.

Figura 8. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 5.1 – verificación de
función SUMA automática
Fuente: elaboración propia

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Figura 9. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Ejemplo generación tabla dinámica. Paso 5.2 – cambio de función
SUMA a PROMEDIO
Fuente: elaboración propia

Como se explicaba anteriormente, los gráficos dinámicos son complementos de la tabla dinámica,
para desarrollarlos se recomienda seguir la secuencia:

1. Ubicarse en cualquier campo “valores” de la tabla dinámica.

2. En la pestaña “Herramientas de tabla dinámica”, acceder a la función “Gráfico dinámico”.

3. Aparecerá una ventana emergente con el nombre en la parte superior “Insertar gráfico”, que le
permitirá al gestor seleccionar el tipo de gráfico que requiere, sea en columnas, líneas, barras,
circular, superficie, burbuja, de dispersión, etc.

4. De acuerdo con el gráfico seleccionado, este aparecerá automáticamente sobre la hoja que se está
trabajando. Se denota grafico dinámico porque cuando el gestor de la información altere o genere
cambios en la tabla pivote, al seleccionar o deseleccionar la información o simplemente filtrando
categorías, etc., las alteraciones también aplicaran al gráfico que está enlazado con la tabla dinámica.
Dichas cambios o filtros también se podrán hacer directamente sobre el gráfico dinámico.

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1.1. Recomendaciones en la generación de tablas dinámicas

Al desarrollar tanto una tabla como un gráfico dinámicos, el gestor puede olvidar detalles que
facilitan la comprensión de la información para el resto de la organización, es por lo anterior que se
recomienda prestar especial atención a:

• Si el gestor desea incluir todos los campos en su tabla dinámica, esto no significa que todos los
datos deban aparecer en el diseño de esta, es decir, se recomienda utilizar de acuerdo con las
necesidades los campos estrictamente relacionados.

• Puede que dentro de la función que realiza la tabla dinámica, sea suma, cuenta, promedio,
etc., los datos generen algún tipo de error en la fórmula; por lo tanto, se recomienda que para
efectos de visualización la tabla dinámica reemplace dichos errores por casillas que faciliten la
comprensión de la tabla y no que solo se vea una tabla con posibles errores.

• Se recomienda trabajar en un libro de Excel que no esté agotado con tablas dinámicas, dado que
el abuso de esta herramienta puede ser contraproducente al momento de manipular el archivo o
la información.

• No se recomienda en el campo “valores” mezclar variables de texto con variables numéricas ya


que con esta diferencia el cálculo de operaciones resulta complicado.

1.2. Introducción a Visual Basic for Applications

No solamente la aplicación de tablas dinámicas es útil al momento de presentar la información,


también es muy utilizada por los gestores de la información la aplicación de herramientas como
Visual Basic for Applications, que denota un lenguaje de macros en el programa Excel para generar
aplicaciones que permiten incrementar su funcionalidad.

Las organizaciones pueden aprovechar el potencial de las macros para automatizar actividades
repetitivas en procesos operacionales, para depurar información, o simplemente para generar
reportes personalizados en entornos de toma de decisiones.

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Al introducir comandos a
mano, aumenta la
Reducción probabilidad de error, por lo
en la
tasa de errores
tanto, mediante la grabación
de macros la cual se realiza
una vez se minimiza la
probabilidad de error.

A través de VBA el gestor de la


información podrá ampliar las
funciones del programa Excel
Importancia Aprovechamiento adaptándolas a sus requerimientos.
del programa
de VBA Excel Así mismo, el usuario podrá crear
botones de acceso rápido en
donde lo desee.

Las herramientas creadas


con VBA se pueden generar
una sola vez en un archivo y
Reducción del
tiempo de estas se repetirán
trabajo
automaticamente las veces
que se necesite, por lo tanto,
ahorran tiempo de trabajo.

Figura 10. Importancia de VBA en la gestión de la información


Fuente: elaboración propia

La herramienta VBA utiliza el conocido lenguaje de programación orientado a objetos (POO),


porque su objetivo es programar de tal forma que la aplicación se acerque a la realidad. Por ejemplo,
un computador es un objeto, este tiene sus propias características, color, diseño, marca, etc.,
de acuerdo con esta teoría, el gestor de la información debe identificar los objetos del programa
que está utilizando respetando su jerarquía, propiedades, métodos, etc., es decir, el lenguaje de
programación orientado a objetos está basado en una secuencia de pertenencia; por ejemplo, un
archivo de Excel contiene “objetos” denominados libros, los cuales contienen “otros objetos” que son
sus hojas de cálculo, las cuales están formadas por “otros objetos” como lo son filas y columnas, que
a su vez integran las celdas. Al terminar de identificar los objetos deberá definir lo que desea hacer
con estos, en la funcionalidad VBA se escribiría el código que defina la funcionalidad que se desea
aplicar a los datos.

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Para aplicar VBA en los datos que se quieren analizar, lo primero que se debe hacer es asegurarse
de que el archivo de Excel en el que se va a trabajar tenga habilitada la ficha “programador” o
“desarrollador”. Una vez se tenga esta ficha, se selecciona el botón “Visual Basic”, en seguida se abrirá
una ventana emergente o editor, una vez dentro de esta ventana con clic derecho sobre el título del
proyecto, se elige la opción “Insertar” y posteriormente “Módulo”. En este momento se creará un
módulo (un módulo es el espacio donde se escriben los códigos de VBA, allí se pueden organizar
ágilmente los códigos de acuerdo con la jerarquía de las funciones que se desean aplicar), luego se
podrá escribir el código o instrucciones en el espacio general.

En Excel existen tres tipos de procedimientos:

Sub Function Property

Permite crear un conjunto de Permite crear funciones Permite crear y personalizar los
instrucciones que realizan complejas ampliando las que ya atributos de los objetos del
acciones específicas. existen como SUM, BUSCAR, programa Excel.
etc.
Todo procedimiento Sub debe
cerrarce con la instrucción End Permiten devolver un valor o
Sub resultado.

Figura 11. Tipos de procedimientos utilizados en VBA


Fuente: elaboración propia

Figura 12. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Acceso a VBA y la creación de módulos
Fuente: elaboración propia

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Ahora bien, Excel ofrece un método sencillo de programar mediante la grabación de macros,
es importante que el gestor de la información reconozca que la macro es el resultado de una
programación utilizando el lenguaje VBA, la diferencia es que las instrucciones que se requieren para
el análisis de decisión son traducidas al código VBA automáticamente. Para ejecutar este proceso,
accedemos a la pestaña “Vistas”, a la función “Macros” dentro de este menú, se selecciona la opción
“Grabar Macro” y se completan los datos que se requiere en la ventana emergente, como son
“Nombre de macro”, “Método abreviado” (ese es un atajo de teclado que le permitirá acceder a la
macro), “Guardar macro en..”, etc. Una vez aceptada la ventana emergente, el gestor comenzará a
realizar la tarea repetitiva que desea que el programa posteriormente realice automáticamente, debe
tener en cuenta que todos los pasos que se realicen dentro de la base de datos quedarán grabados por
la macro, es por esto que el ejecutor se debe asegurar de grabar únicamente el proceso que necesita
y, cuando termine de hacer el proceso, detener la grabación con el botón que aparece en la parte
inferior llamado botón “Detener grabación”. Si el gestor quiere conocer el código que se tradujo
podrá acceder a la herramienta VBA con la tecla Alt + la tecla de función F11, en la pestaña “Ver”
“Explorador de proyectos” podrá ver el código VBA que se ha generado después de la grabación.

Figura 13. Captura de pantalla Microsoft Office Excel. Acceso a grabación de macros
Fuente: elaboración propia

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Referencias
Filip, F. G. (2007). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (Book Review).
International Journal of Computers Communications & Control, 2 (1), 103-105.

Guerrero, H. (2010). Excel Data Analysis, Modeling and Simulation. New York: Springer.

Heijden, H. (2009). Designing Management Information Systems. New York, USA: Oxford University
Press.

Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L. y Forero, D. (2016). Las tecnologías de información y
comunicación como prácticas de referencia en la gestión de conocimiento: una revisión sistemática de la
literatura. Revista UIS Ingenierías, 15 (1), 27-40.

Oz, E. (2009). Management Information Systems (6.a ed.). Pennsylvania, USA: Thomson Course
Technology.

*En este material se usaron capturas de pantalla de Microsoft Office Excel en uso bajo licencia o en
uso bajo software libre.

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INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión de la Información


Unidad 4: Gestión de datos con hojas de cálculo
Escenario 8: Gestión avanzada de datos con Excel

Autor: Oscar Javier Parra Ortega

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez


Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.


Prohibida su reproducción total o parcial.

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