SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 210601008

Legislación Documental en el Entorno Laboral Versión: 4

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Despachar los documentos y la correspondencia generados por Organizar los documentos de la unidad
la empresa, teniendo en cuenta las políticas organizacionales y administrativa, teniendo en cuenta
la legislación vigente. legislación vigente.

Duración de la guía (en horas): 10 La realización total de la guía abarca un

tiempo mínimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual y
colaborativo.

Se sugiere que para un adecuado

desarrollo de la guía, el aprendiz
destine 2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIÓN

Estimado aprendiz:

En la Legislación Documental, existen normas, decretos, leyes, acuerdos y resoluciones que

complementan las disposiciones pertenecientes a los archivos de gestión. Por tal motivo, después de
conocerlas, es importante aplicarlas en el ámbito laboral.

A continuación, encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N°
3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido dispuesto para la tercera (3ra) semana de
estudio: Normas, decretos, Acuerdos, Resoluciones y Normas técnicas, además el material
adicional, dispuesto para la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para lograr un adecuado

proceso y culminación del programa de formación.
Guía de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

Descripción:

Dentro de las normas, se encuentra la Ley 1409 de 2010, el cual regula la profesión de la archivista. Esta
Ley tiene como fin optimizar los procesos y establece los requisitos para las personas que quieren realizar
esta labor.

Después de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que indague y reflexione acerca
de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Por ello se presenta el vídeo denominado: “El Rol del Profesional de la Información Archivística” el
Cual usted deberá observar y mediante una sesión online, discutir los siguientes aspectos:

1. ¿Por qué es importante el rol del profesional de la información archivística?

2. ¿Quién es el profesional de la información archivística?

3. ¿Cuál es la función del profesional de la información archivística?

4. ¿Cuál era la anterior función del profesional de la información archivística?

5. ¿Cuál es la función actual del profesional de la información archivística?

6. ¿Cuál es el fin último del profesional de la información archivística?

Recomendación:

La sesión en línea, se debe planear de común acuerdo entre el tutor y los aprendices. Recuerde que es
muy importante su aplicación, ya que permite la retroalimentación y aclaración de conceptos.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Descripción:

El Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, trata de los principios del proceso de gestión documental, escoja
uno de ellos y realice una presentación en PowerPoint en donde explique su importancia y cómo debe
aplicarse en la empresa privada, emplee la primera diapositiva como portada y las siguientes para el
desarrollo de la temática, no olvide tener en cuenta la relación entre el texto y la imagen, el vocabulario, la
ortografía, un buen desarrollo del contenido, el fundamento personal y finalmente las conclusiones.
Guía de Aprendizaje

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta las lecturas
realizadas, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:

El Decreto 2609 de 2012 habla del deber que tienen las empresas de realizar el Programa de Gestión
Documental (PGD).

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos básicos aprendidos
durante la tercera semana, es importante reforzarlos a través de la siguiente actividad:

Indague sobre las pautas para la elaboración del PDG y cite el enlace que contenga la información que más
haya sido de su agrado.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las de transferencia del conocimiento.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:

En el foro temático, correspondiente al tercer contenido de estudio, de la respuesta de forma clara y

argumentada para el siguiente caso:

En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el Programa de Gestión

Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo de la empresa, se le ha pedido que le explique
al Gerente las razones por las cuales debe permitir realizar el PGD.

Se pide que mínimo de 5 razones y socialice el enlace de su preferencia encontrado en la actividad de

apropiación de conocimiento sobre las pautas para la elaboración del PDG.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio
Actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

3.5. Actividades de evaluación

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

De Conocimiento :  Conoce la TÉCNICAS

importancia de la
Inicialmente, usted debe legislación S.S.= Simulación de Situaciones
recopilar la información obtenida archivística para la
de la actividad de Apropiación
Guía de Aprendizaje

del Conocimiento y luego gestión empresarial F.P. = Formulación de Preguntas

complementarla con términos o
conceptos que usted considere M. = Mapas
pertinentes en la realización de la
misma.
INSTRUMENTOS
De Desempeño:
C.T.= Cuestionarios
Para desarrollar este ítem de la
actividad de evaluación, usted M. v. = Matriz de valoración o rúbrica
debe realizar el siguiente
ejercicio:

Complemente la información de
la actividad realizada en el
espacio de Actividades de
contextualización e
identificación de
conocimientos necesarios
para el aprendizaje, teniendo en
cuenta lo visto durante la tercera
(3ra) semana de estudio.

Recomendación:

No olvide la importancia de citar

y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.

De Producto:

Usted debe entregar la

presentación en Power Point a
través del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVÍO
DE LA ACTIVIDAD.
“PRESENTACIÓN EN POWER
POINT”

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

 Contenido 3: NORMAS, DECRETOS, RESOLUCIONES, ACUERDOS Y NORMAS TÉCNICAS. /

Disponible en: Espacio material del programa

 Guía de aprendizaje RAP N° 3 / Disponible en: Espacio actividades 3

Guía de Aprendizaje

 Video: El Rol del Profesional de la Información Archivística / Enlace:

https://www.youtube.com/watch?v=1ETcRoUrno4 / Disponible en: Espacio actividades 3

 Lecturas sugeridas / Disponible en: Espacio actividades 3 en plataforma

Programa de Gestión Documental
Decreto 2609 de 2012
Norma ISO 15489
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Administración pública: Es aquella función del Estado, que consiste en una actividad concreta, continua,
práctica y espontánea de carácter subordinado a los poderes del Estado y que tienen por objeto satisfacer
en forma directa e inmediata las necesidades colectivas y el logro de los fines del Estado dentro el orden
jurídico establecido y con arreglo a este.

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para
dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.

Expediente: Es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También
puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden

ISO: ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de normas para
fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales. Se conoce por ISO tanto a la
Organización como a las normas establecidas por la misma para estandarizar los procesos de producción y
control en empresas y organizaciones internacionales.

Metadatos: Datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o preservar
documentos archivísticos al largo del tiempo.

La Nube: La computación en nube es un sistema informático basado en Internet y centros de datos

remotos para gestionar servicios de información y aplicaciones. La computación en nube permite que los
consumidores y las empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de instalarlas en
cualquier computadora con acceso a Internet.

Política Pública: Son las respuestas que el Estado puede dar a las demandas de la sociedad, en forma de
normas, instituciones, prestaciones, bienes públicos o servicios. En este sentido, está ligado directamente a
la actividad del Estado en tanto ejecutor, es decir, aludiendo a la Administración del Estado, centralizada o
descentralizada. Involucra una toma de decisiones y previamente un proceso de análisis y de valorización
Guía de Aprendizaje

de dichas necesidades.

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA

Luis Fernando Jaén García. Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina: Análisis de sus
Preceptos Legales.

CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO,

Jhaciel.Modelo. Organizacional para un sistema nacional de archivos. 1998

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2ª ed.

Santafé de Bogota: Archivo General de la Nación, 1997

WEB GRAFÍA

 Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. Tomado de http://www.ala-archivos.org/wp-

content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf, consultado 27 Marzo 2014.

 Decreto 2609 de 2012 Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616, consultado

27 Marzo 2014.

 Archivo General de la Nación, 2013. Tomado de www.archivogeneral.gov.co, consultado 27 Marzo

2014.

 JHDACLASE, Youtube, El Rol del Profesional de la Información Archivística. 2010.

https://www.youtube.com/watch?v=1ETcRoUrno4
Guía de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Eliana del Pilar Ospina Expertas temáticas Centro de Gestión Diciembre 2013
Tecnológica de
Sandra Milena Montoya Servicios
López

Julián Andrés Mora Líder de Línea Centro de la tecnología Marzo 2014

del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot

Leidy Diana Cuéllar Asesor pedagógico y Centro de la tecnología Febrero 2014

Serna metodológico del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot

Editora y Guionista Centro de la tecnología

del diseño y la Marzo 2014
Ana María Beltrán productividad
Hurtado empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot