CConvocatora N* 00172020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH CALLE 137 A No, 69-35 BOGOTA. DC. ‘TERMINOS DE REFERENCIA PARA SERVICIO DE AMINISTRACION 2020 - 2024 4, OBJETO DE LA CONVOCATORIA Establecer los requisites minimos que debe cumplr le persone juridica que se contrale come representante egal y sdminitrador dol conjunto, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial Rincén de Iberia PH y con la ley 675 de 2001 y demas normas que la adicionen o ccomplementen Ei Consejo de Administracién del Conjunto Residencial Rincon de Iberia, esta interesado en recbirpropuestas para la prestacién de los servicios de administracion para ol periodo de un afo, comprendido entre el 1° de ‘mayo de 2020 y hasta el 30 de abil de 2021. Estas fechas pueden ser ajustadas dependiendo de la fecha de realzacion de la Asamblea General Orainaria de 2020, 2, ASPECTOS LEGALES PARA EL DESARROLLO DEL CONTRATO Et Presidente del Consejo de Administracion por delegacién especial estéfacultado para suscrbir el Contato de Administracin con el Contratistaseleccionado y deberd hacerte seguimiento al mismo mientras permanezca en funciones como Presidente y, en caso de cambio de President, estas funciones las asume quien susttuya, 2.1 El Representante Legal dela empresa Administradora deberd asisi al menos a una (1) reunién mensual del Consejo de Administracion, al igual que el Contador, quien debe asisti obigatoramente cuando dentro del tema del dia se incluya la presentacién de los informes de estados financieres de la copropiedad para su iscusién y aprobacién, 2.2 Estos teminos de referencia y la propuesta econémica que sea presentada hacen parte integral del conrato 6 acministracion 2.3 El Contratante podra solictar el reempazo de manera discrecional del personal que no esté prestando sus ‘Servicios de manera eficient, resuitare en bajo rendimiento o sea confctvo. El Contratsta deber atender de ‘manera inmediata todas las observaciones que afecten la calidad del servicio y la eficiencia del contrat, 3. CALIDADES DEL ADMINISTRADOR La Empresa que sea selaccionada para el cargo de Adminietrador del Conjunto Reeidencial Rinoén de Iberia seberd desemperiar las funciones contempladas en el aticulo 51 de la Ley 675 de 2011 y cumsalir con los siguientes requisitos: ‘2, Ser una persona juridica, debidamente constituida segtin la legislacién colombiana, cuyo objeto social Principal sea la prestacién de servicios de administracién de unidades residenciales unifamliares de Propiedad horizontal '. Tener experiencia certifcada de_por lo menos cinco (5) aos en adminisracién de conjuntos residenciales de Propiedad Horizontal con minina 200 unidades.CConvocatoria N* 00112020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH ‘CALLE 137 A No, 58-36 BOGOTA. DC. ©. El Administrador sera el Representante Legal de la persona juridica seleccionada y responders por los Detuicos que, por dolo,culpaleve o grave, ocasione alla persona juridica, alos propitaris 0 aterceros. 4. El Administrador podra seleccionar dentro de su propio personal, una persona como Administrador(a) Delegado(a) de la administracien, pero sta no ostentard la representacién legal del conjunto, ©. Noxisir vinculacién de cardeter labora enre el Conjunto y la empresa seleccionada, el Administrador Yel personal vinculado por la empresa seleccionada para que preste los servicios relacionados con la ‘2cministracion, como tampoco en relacion con el personal vinculado con teroeros que presten servicios «al conjunto, tales como viglanca, aseo, mantenimiento yjardineria entre otros. 4. VISITA AL SITIO DE EJECUCION DEL CONTRATO Y ACLARACION DE TERMINOS Et Consejo de Administracion del Conjunto Residencial Rincén de beria,recomisnda a las personas interesadas fen presentar oferta de servicios que el Representante Legal y/o un delegado, debidamente autoizado por escrito, haga una visita al Conjunto, con el fin de obtener una apreciacién directa del mismo y, si es necesario, solcte alguna aclaracion respecto de estos términos de referencia, La wista noes de caricter obligatorio para la presentacion dela oferta Fecha de visita: miércoles 25 febrero 0 jueves 27 de febrero de 2020 ora inicio: 2:30 pam. Hora de finalizacion: 3:30 pm. Lugar de reunién: Salén Social Tercer piso Edificio de Administracién ‘Atencién a la visita: Miembros del Consejo de Administracién 5, PERSONAL Y HORARIOS. Horario del personal a cargo del Administrador: EI (a) Administrador (a) delagado (a), Secretaria-Auxiliar Contable y Auxliar de mantenimiento-todero, deben cumplir con el siguiente horaria de trabajo semanal DESCRIPCION HORARIO Tunes a viernes ‘Sabado Tiempo [Aaminisradora) | _ 8:00. am- (200m Paesesstal Oe caer, | 800am- +00 pm | completo Seer 800am- 1.00pm lAuxilar &00.am- 1:00 pm | Completo ae 200 pm- 5:30pm Aunilar ae] 8:00 am- 1:00 pm mn 2 Manienmieno =| Zoppm. ssnpm | 800am- 100m | Comic mondeConvocatoria N*001/2020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH CALLE 137 A No, 68-35 BOGOTA. D.C. a. El oferente presentara carla de aceptacién de cumplimiento de los horarios establecidos en estos términos de referencia b. E1Administradory el la) Administrador(a) Dolegado(a)asisticin a todas las reuniones que convoque el Consejo de Adminisracién en las horas de la noche, y el (Ia) Contador(a) a todas las reuniones que sea requerido en el numeral 2.1 de estos terminos ‘& Eltiempo del (la) Contador (a) requerido ser el necesaro y suficiente para mantener la contablided en leinpu real El lodero debe registrar un numero telefonico y permanecer asponble para cuando $e requiera los domingos, festivos y horas de la noche. 4. personal sumiistrado por la empresa de adminisracion contratada no pode prestar sus servicios en forma particular a propietaros, residentes o arrendatarios, en horario labora o fuera de este, 5. Documentacién requerida Para acreditar los cargos del personal profesional Adminstrador (a) delegado (a), Secretaia- Auxiiar contable, Aurliar de mantenimiento-todero y Contador (a) que se requeren, el oferente debe anexar ala oferta las hojas de vida de cada uno de ellos adjuntando los siguientes documentos seqiin sea! caso: Hoja de vida . Carta de intencién debidamentefrmade que incluya el cumplimiento de horaios, & Fotocopia dela cédula de cludadania, 4. Fotocopia del diploma de pregrado 0 acta de grado. (No aplica al toder). ®. Fotocopia dela matrcula profesional (No plica al auxiiarcontabe yal toder). f. Tres certiicaciones laborales © de servicios en conjuntos residenciales de minimo 200 unidades residenciales, 9. Certticacion de experiencia de minimo tres (3) afios en el manejo del programa SISCO (aplica para Contador (a) y Secretara-Auxilar contable. 6. PERFILES 6.1 Administrador (a) delegado (a): 1, Acteditar titulo profesional en Contaduria, Administracén de Empresas o careras afines . Acreditar formacion en propiedad horizontal ¢. Excelente comunicacién hablada y eserita 4d. Buen manejo de relaciones interpersonales y manejo de pico Experiencia en administracién de propiedad horizontal en conjuntos residenciales, come minimo dos (2) aos, fen conjunio con un minino de 200 unidades residenciales.Convoestoria N*001/2020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH CALLE 137 A No, 68-35 BOGOTA. DC. 6.2Contador (a). '8, Profesional Contador Publico Titulado, con tayjela profesional b. Cerificacion de antecedentes expedida por la Junta Central de Contadores con fecha no mayor a un mes dela presentacién de la propuesta Experiencia como minime de tres (8) aflos, en manejo de contablidad en propiedad horizontal 4. Experiencia minima de tres (3) aflos on manejo de Ia aplicacién contable en el programa SISCO— propiedad horizontal 6.3 Secrotaria- Auxiliar contable. 1. Profesional en manejo contable y secretariad, . Experiencia minima de tres (9) afos, demostrables en contratos laborales como Secrotaria-Auxilar contable en conjuntos residenciales. ©. Excelente comunicacion verbal y eserta 4d, Buen manejo de relaciones interpersonales y atencién de pbice, ©. Conacimiento y experiencia en ofimatica asientos contables, registro de cuentas, informes, facturacién, archivo, manejo de correspondencia, atencion al publico y tareas secretarales {. Experiencia minima de tres (3) aos en el manejo de la apicacion contable en el programa SISCO — propiedad horizontal 6.4 Auxiliar de mantonimionto-todero, ‘8. Experiencia minima de dos (2) aff en propiedad horizontal, en conjuntos de 200 unidades residenciales, ten labores de albafileria, electricidad,plomeria y pintura (Prefeiblemente teenico egresado del Sena) b. Buen manejo de relaciones intrpersonales En el evento que las personas inicialmente provistas dentro de la oferta para los cargos antes mencionados no puedan ser vinculadas, la Empresa Administradora se compromete a suplirlas con personal que tenga vinculacién laboral y cumpla con las condiciones mininas previstas como perfiles de los candidatos,CConvocatoria N*001/2020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH ‘CALLE 137 A No. 58-36 BOGOTA. D<. 7 ASPECTO ECONOMICO Eloferente debe cerciorarse sobre el alcance del contrato y su total magnitud. En su propuesta debe contemplar todas las actividades, con los corresponaientes costes. que sean necesarios para prestar el servicio de ‘administracin de acuerdo con lo estipulado en este documento, 7A Sistema de precios La propuesta debe presentarse por el sistema de precios unitarios (dias trabajados, valor mensual por ot personal), para la toaldad de los servicios y trabajos a que se refiere esta solictud de cotizacin, incluidos {odos los costos drectos o indrectosy los gastos de aciministracién, insumos,imprevisos yutlidades. El valor total del conirato sera el valor total de la oferta incluido IVA y AAU, (Ver cuadro de valoracién de servicio). Este cuadro debe presentarse obiigatoriamente con la oferta sin ninguna modticacién 0 condicionamient. ‘CUADRO DE VALORACION DEL SERVICIO ceRTO SERVED De ADNINSTIACON [year] anon [NORE] 00 | wa [rormuee FRSA TERED ops ria stror Brprestaores ssc dr ey TRIS RADORAVDELEGATO) ORS] T AdwNUSTRAGOR NELUGO WA YAN) Las porsonas asignadas al Conjunto debon pertenecer a la némina de la empresa, no pueden ser contratada en la modalidad contractual de prestacion de servicios.Convocatoria N* 00172020 CCONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH CALLE 197 A No, 88-35 BOGOTA. D.C. Et oferente elogido para prestar el servicio de administracién debe anoxar al contrato suscrito con ef Cconjunto, copia de los contratos de trabajo suscritos con el personal que asigne para el conjunto y deberd acreditar que se encuentran afliados a la seguridad social como requisito para la cancolacion del primer pago mensual de servicios. En los pagos siguientes junto con la factura se debe presentar copia de la planilla de pago de la seguridad social de los empleados contratados y que estén asignados al conjunto, El oferente debe tenor on cuenta que os ol nico responsable por la vinculacién del personal requerido; la respectiva contratacion de este personal debe ser a su nombre y por su cuenta y riesgo. El oferento debe mantener actualizadas y al dia las oxigoncias de los respectivos parafiscales, prestaciones ‘sociales y salarios de los emploados que actien bajo su responsabilidad. 8, DURACION DEL SERVICIO DE ADMINISTRACION. El Consejo de Administracion det Conjunto Residencial Rincén de Iberia PH, esté interesado on recibir Propuestas para la prestacién de los servicios de administracion para el periode comprendide entre el 1° de mayo de 2020 y méximo hasta 30 de abril de 2021. Estas fechas pueden ser sjustadas dependiendo de la fecia de reaizacion dela Asamblea General Ordinaria de Copropietaris. El Administrador debe expresar en carta anexa de la oferta, que acepta el contato por el period establecido €en el presenta término de referencia sin renovacion automatica, pues la continued depende de la decisién _adoptada por la Asamblea General Ordinaria de Copropietaris. 9, DOCUMENTOS QUE EL OFERENTE DEBE ADJUNTAR A LA OFERTA. Los oferentes deben presentar la siguiente documentacién 8, Carta de presentacién de ia oferta de servicio fimada por el represontante legal dela empresa o persona juridica, . Certficado de existencia y tepresentacién legal expedido por la cémara de comercio del domicilo dela empresa o persona juriica ©. Acta de junta de Socios en caso de que el Representante Legal no tenga alribuciones plenas por statutes, 4. Poder especial debidamente olorgado ante Notario Piblico en caso de que la sociedad o empresa actué a través de apoderado especial para efectos de la presentacién de la propuesta . Certicacion expedida por el Revisor Fiscal de la Sociedad o el Contador Pdblico de la misma, acredtando estar al diaala fecha de presentacién dela propuesta de servicios, en el pagode los apres parafiscales (Sena, ICBF, Caja de Compensacién Familiar) y del pago de los aportes a Salud, Pensién y Riesgos Laborales. {Estados Financleros: Balance y estado de pérdidas y ganancias a 31 de diciembre de 2018 y 2019, debidamente suscrtes por el Rapresentante Legal, el Contador y/o el Revisor FiscalConvocatoria N*001/2020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE ISERIA PH ‘GALLE 137 A No. 58~35 BOGOTA. DC. @. Certficacién dle antecedentes del Revisor Fiscal y/o Contador Pubico expedida por la Junta Central de Contadores con fecha no mayor a un mes ala facha de presentacién de la propuesta, h. Certificacién de la experiencia en conjuntos residenciales. El Oferente deberd presentar certifcacion escita de su experiencia en administracion de Conjuntos 0 unidades residenciales y al menos debe acreditar como minimo des (2) contratos con conjuntes residenciales de minimo 200 unidades residenciales. Si existen contratos que se encuentren en ejecucion deberd certficar el porcentaje de sjecucién a la fecha de presentar la oferta, porcantaie que no puede ser inferior al 80% 0 8 meses: en la misma doberd indica el nimero de unidades residenciales de cada conju, i. Organigrama de a empresa, }. El oferente debe relacionar ios clentes vigentes con nombre, irecsién y teléfono, para las vietas de confrmacién y eferenciacin. k. Certicado det RUT. 10 FORMA DE PAGO. Por el ejercicio de las funciones como Administrader, 6ste percibré una suma de dinero por prestacion de servicios, excluyéndose expresamente cualquier vinculacién de orden laboral. El valor de la remuneracién incluido IVA y AIU, seré el maximo aprobado en ol presupuesto del afio 2020-2021 por la Asamblea General Orainaria de Copropietarios. Para el ultimo mes de servicios se hace exigible lo estipulado en los itera gy h siguientes, El Conjunto pagard a la empresa administradora el valor de los servicios prestados dentro de los diaz (10) Primeros dias dol mes siguiente, previa presentacién de la factura, la que debe inch los siguientes anexos 2. Planilas de némina mensual. . Planila de pago de los aportes parafscales y seguridad social (salud, pension, caja da compensacién y riesgos laborales) del personal puesto al servicio del conjunto ‘. Certicado de consignacién de cesantias cuando haya lugar a esto, 4. Certficacién del revisor fiscal de la empresa adminisradora del pago de obligaciones laborales y parafscales del personal puesto al servicio del conjunto . Estados financieros de! Conjunto Rincén de Iberia, correspondientes al mes anterior, previamente fiemacios por al revisor fiscal y 2 reprasentante legal Presentacién de! informe gerencial de las labores desarrollada en el mes por el cual se esta generando la factra de cobro. 9. Alterminar la gestion, et valor del itimo mes se cancelard a la entrega del informe de informacion ‘exégena ante la DIAN, estadas financieros a corte del itime mes de la gestién, asi come la entega de las copias de los pagos de salarios y prestaciones sociales de cada uno de las empleados que estuvieran al servicio del contrat,Convocstoria N*001/2020 CCONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH ‘CALLE 137 A No, 58-36 BOGOTA. DC. 1. De igual forma el Limo pago a la empresa administradora se efectuaré previa entrega al consejo de ‘administracién y al nuevo administrador de una relacién detallada de los fondos recibides, bienes,aclas do la asamblea general de copropietaros, actas del cons de administracion aprobadas, documentos relacionados: con la correspondencia, contratos del conjunto y los enseres perteneciontes a la copropiedad, inventaro escrito de los bienes muebles y elementos como archivos iscos y digtales indicando la ruta, nombre del archivo y un resumen lgera dal contenido de ead archivo cuando sea necesario y las claves, silas hay. 11. GARANTIAS DEL CONTRATO. La empresa administradora seleccionada debe constitu las siguientes péizas de seguros a més tardar dentro {de los 10 dias siguientes a la firma del contrato con el conjunto, requisito para la cancelacion del primer pago de servicios: ‘AMPARO |VALOR | ViGENGIA-]______JUSTIFIGACION Cumplment det | 20% dl vate ttal | PBZ® V8EN3 32 neumpimiento tao pec del cont contrato del contrato contrato y hasta.un | cuando este sea imputable al contratista (mes mas Pago de salarios, oO scumpli vo de las obi Incuplminto es obigedones prestacones azo vigenela dt | metages 17% detvalortotal | Paro vaencla del | rcrls dl contratstadervacas dela el contrato | contratacion del personal utlizado para la ees ‘ejecucién del contrato amparado personal aflos mas Plazo waencia C2! | Responder por la buena calidad del servicio | contrato ycuatro | Responder or la bue (4)mesesmas | fertade y contratact 20% del valor total Calidad dt servicio | 20% del al | Responsabiidad | iva ‘extracontractual | Elcontratsta se obliga a mantener vigente la garantia Unica hasta la liquidacion del contrat, 2086 del valor total | Plazo vigeneia de! del contrato, ‘contrato 70% dal presupuesto anual do gastos del conjunta Porel termina de la | El contratista se obliga a mantener vigente vigencia del la garantiatniea hasta laliquidacion del contrato contrat De manejo de dinero 42. PRESENTACION DE PROPUESTAS La propuesta debe presentarse en original, en sobre cerrado que debe depositar en la Unica umn instalada en (a Porteria Principal del Conjunto Residencial Rincén de Iberia, localizado en la Calle 137 ANo, 58-35, a partir del dia 28 de Febrero de 2020 y hasta el dia 6 de Marzo de 2020, en el horario comprendico entre las 8:00 am y las a 8:00 pm., en sobre cerrado y marcado as: entsConvocatoria N*001/2020 ‘CONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA PH ‘CALLE 137 A No, 58~35 BOGOTA. D-. ‘GONJUNTO RESIDENCIAL RINCON DE IBERIA CALLE 137 A/No. 58-35 [ATENCION: CONSEJO DE ADMINISTRACION URNA UNICA PORTERIA (1) PRINCIPAL PROPLESTA PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ADMINISTRACION 14, EVALUAGION Las Propuestas serén evaluadas por el Consejo de Adminisracion y se haré una preseleccién de las cuatro (4) mejores, para ser presentadas en la reunién de la Asamblea General Ordinaria de Copropictavios a efectuarse fen el mes de Marzo de 2020, 1 Consojo de Administraci6ninformaré oportunamente a las empresas pressleccionadas, Para la atencién de inquietudes 0 aciaraciones en relacién con estos términos de referencia, pueden ‘comunicarse al celular niimero: 3157381714 0 a correo electrénico: {guerrero_m@hotmailcom Aentames ‘FERNANDO CUERRERt —Prosidente Consejo de Administracién