ANÁLISIS ANÁLISIS

Procesos y Sistemas de Suministros

CASO PRÁCTICO PROPUESTO

Evaluación Final

El ferretero preocupado
(Gestión de Almacenes)

Instrucciones: Lee y estudia atentamente el caso planteado, luego teniendo en consideración la metodología
experiencial y colaborativa explicada previamente, de manera grupal resolver el caso contestando las
preguntas planteadas; finalmente el/los equipos que el docente designe explicarán el caso a toda la clase.

INTEGRANTES:

________________________________

I. Propósito:
Evaluar la situación propuesta y proponer alternativas de solución así como un nuevo layout..

II. Descripción o presentación del caso:

____ Adelante…
____ ¿La señorita Nancy Zaide? ___ preguntó el joven portapliegos que traía un sobre cerrado.
____ Sí, soy yo ___ dijo la administradora de la compañía Gedesa, al verse interrumpida por el
bisoño empleado ____, ¿es para mí?.... gracias.
Se trata del informe que los consultores externos habían elaborado a pedido del directorio, en
razón de los altos costos que se habían generado ineficiente de los almacenes. Gedesa surgió diez años atrás
como una empresa comercializadora de abarrotes, artículos de ferretería, farmacia, artefactos y repuestos. La
gran variedad de los productos que ofrecía quizá complicaba el buen manejo del área de los almacene,
particularmente de los materiales que permanecían guardados por un tiempo excesivo.
Nancy esperaba con ansias el informe, pues había tenido a su cargo las actividades de abastecimiento
como asistente de la Gerencia d Administración cuando se creó la empresa y, justamente, ella concluía sus
estudios de Administración. En la actualidad, ocupa esa gerencia y es uno de los ejecutivos de confianza de la
Gerencia General del Directorio. Deseaba leer rápidamente el informe para constatar qué errores o diferencias
existían con lo que ella dejo al ascender al puesto que desempeña. El documento le fue relevando una serie de
sorpresas pues no se imaginó que la situación fuera tan caótica.

INFORME DE LA INTERVENCION DE LOS ASESORES EXTERNOS

INTRODUCCION:
En relación con el trabajo que se debe desarrollar basado en el contenido del presente informe, se
deben destacar los siguientes aspectos:
A. FINALIDAD:
Las recomendaciones que se detallan deben:
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• Uniformar y corregir situaciones críticas en el área de almacenamiento y llevar a cabo las

soluciones que deben ser implantadas.
• Involucrar al máximo al personal del área de almacenes de su empresa para que aporten sus
conocimientos, experiencia y colaboren en la solución de los problemas detectados.
• Motivar a todo el personal para que, dentro del nuevo enfoque de los almacenes y de las
responsabilidades que les serán asignadas, ayuden en la eliminación de fallas debidas a ellos como usuarios del
almacén.
B. COORDINACION
• La coordinación de la ejecución de las recomendaciones de acción inmediata debe estar en manos
del administrador de la empresa. De esta manera, se permitirá a esta persona dirigir la solución de los
problemas y tomar el control de los diferentes elementos y dependencias del almacén que ha tenido bajo sus
órdenes.
SITUACION ENCONTRADA

I. ESPACIO
El local de la empresa cuenta con tres pisos; en ellos almacenan los diferentes artículos de la siguiente
manera:
PRIMER PISO: consta de dos ambientes, denominados A y B; en el primero están las oficinas y los
servicios, la zona de recepción, carga y descarga y la zona de embalaje, en un área de 1,341 m2. En el
ambiente B se encuentra una bodega de 1,000 m2, de los que, descontando los pasillos, quedan 586.59m2
para zona de almacenamiento.
SEGUNDO PISO: consta de dos ambientes, como el primer piso, y con un total de 1,438.95 m2. Los
ambientes, denominados C y D, son similares a los del primer piso; así, en el C hay oficinas para el personal,
servicios, zona enrejada para resguardo de los artículos “posibles de perderse”. Descontando los pasillos y las
áreas de acceso y tránsito, el área de 795.04 m2. En el ambiente D se tiene un área de almacenamiento de
643.91m2, descontando los pasillos.
SÓTANO: es un área de 1,112.94 m2 y 2.05 metros de altura. Tiene poca iluminación y en ella está la
oficia del encargado de la bodega, la zona del tanque de agua y el área de acceso y tránsito. El espacio real para
almacenar llega a 659 m2.

II. PROBLEMAS ENCONTRADOS

En la zona de almacenamiento, los problemas relacionados con el espacio son los siguientes:
• Las bodegas tienen buenas estructuras, pero no existe una buena disposición de la mercadería
dentro de sus áreas de almacenamiento, por lo que las actividades de este tipo resultan lentas y riesgosas, se
causa daño a los artículos que se guardan y el personal se ve obligado a hacer grandes esfuerzos físicos.
• En el primer piso, los artículos se almacenan por orden de llegada y donde se encuentren lugares
libres, sin considerar sus características. La finalidad es aprovechar el espacio máximo y por ello hay artículos
hasta en los pasillos de cada lugar, donde hay andamios, propiciando que el manejo de los materiales no se
haga por los pasillos o que al hacerlos se produzcan maltratos y deterioros.
• Otro problema consiste en que, al no contar con estanterías, se almacenan los artículos en el suelo,
en parihuelas de madera muy deterioradas por la carga y la humedad, embalados en cajas de cartón o de
madera, lo que disminuye el espacio disponible en un 48% y aumenta la posibilidad de deterioro de los
materiales.
• En lo que se refiere al embalaje para despachar los pedidos a los clientes, este se realiza en el
primer piso, pero en un área limitada que dificulta la preparación y el desarrollo del trabajo. Son frecuentes,
por eso, las quejas de los clientes al recibir sus pedidos.
• En el segundo piso, en el ambiente C, la mercadería se almacena en cualquier lugar; por ejemplo,
en la zona enrejada los artículos están dispersos por el suelo, almacenados horizontalmente y agrupados de
cualquier manera. El personal indica que lo hacen por tratarse de material frágil. Esta forma de emplear el
espacio en C da lugar a que en D se tengan problemas por falta d espacio.
• El almacenamiento en el ambiente D se efectúa en tres diferentes maneras: en el suelo, en
estanterías de madera y en estanterías de ángulos ranurados, lo que permite mayor cuidado y mantenimiento de
los artículos. Sin embargo, se desperdicia espacio en las estanterías porque se hacen estantes regulares, con
casilleros idénticos, aunque no todos los artículos son iguales, o porque, por falta de espacio, se amontonan las
diferentes variedades de materiales. Se genera así desorden y se retarda la atención y el despacho.
• Todo lo indicado y la mala señalización de las áreas y los espacios hacen muy lentas las
recepciones y despachos en este ambiente y en todo el piso.
• En el sótano existe una mezcla de materiales; allí se guardan alimentos, insecticidas, perfumería y
se producen muchas mermas. En el espacio se aprovecha al máximo, pues el techo es bajo y casi todo está casi
al ras del mismo. Hay exceso de materiales, lo que hace que se ocupen los pasillos al saturarse las áreas de
almacenamiento.
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• Como en el segundo piso, en el sótano se almacena también en el suelo, en estantes de madera y

de metal. Lo que está en los estantes produce desperdicio de espacio o amontonamiento; pero en el sótano el
problema es más grave, pues almacenar en el suelo hace que el deterioro sea mayor porque la humedad, al
dañar las cajas de cartón o madera, afecta el apilamiento o estiba de ellas; son frecuentes, por eso, las caídas.
• Salvo un montacargas tipo elevador, en la empresa no se cuenta con otros equipos de manejo de
materiales ni con aparatos auxiliares. La manipulación de los artículos, en todos los pisos, se efectúa
manualmente (carga al hombro) o por aparatos guiados por el personal (carretillas), lo que obligan a emplear a
los trabajadores de almacén en todos los movimientos de la mercadería. Así, se fatiga al personal, la incidencia
de daños en los artículos es mayor y no se aprovecha bien la zona de almacenamiento.

III. EMBALAJE DE LOS ARTICULOS

• Este es uno de los puntos principales para el reordenamiento de los almacenes, en razón de que
las dimensiones y la clase de embalaje con que llegan los artículos son diferentes a las que se emplean para
despacharlos a los clientes. Además, ese aspecto determina el uso del espacio de almacenamiento y las
características de los equipos que se necesitarán para mover la mercadería al recibirla, guardarla y despacharla.

• Las características físicas de la mercadería procedente de los proveedores están dadas por las
dimensiones y peso del embalaje en que vienen los artículos; en cambio, la mercadería que se despacha tienen
características físicas y de embalaje muy diferentes y variables, según el cliente, quien indica que es lo que
quiere y cómo, lo cual exige mucho trabajo para preparar el despacho. Por ejemplo, los artículos de ferretería,
en su mayoría, se despachan por unidad en a venta minorista, aunque también se suelen emplear unidades
establecidas por la empresa como cientos, docenas, kilos, etc.; en cambio, los abarrotes se despachan como
bultos originales, tal como llegan, salvo en los artículos de baja rotación, alto precio unitario, unidad muy
grande de embalaje o cuando se trata de clientes especiales.
• Todo lo indicado obliga a disponer de un área especial para la preparación del despacho, según las
necesidades de los clientes, que es muy reducida para el movimiento que se ha observado.

IV. ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

En este aspecto es importante tener en cuenta las siguientes situaciones:
• Hay gran cantidad de artículos en cada variedad existente en almacén.
• La posibilidad de controlar las dimensiones y el material de los embalajes es casi nula, debido a la
procedencia de los artículos, su variedad y las múltiples posibilidades de preparación de los pedidos.
• El mal ordenamiento de la mercadería en las bodegas, aparte de no permitir un buen
aprovechamiento del espacio, ocasiona un manipuleo excesivo, lo que origina cuellos de botella tanto en la
recepción como en el despacho y da lugar al deterioro de la mercadería por ubicarla en lugares no aptos. Así, lo
que se almacena en cada piso es lo siguiente:

PRIMER PISO: en bultos originales, los abarrotes. Ejemplo: conservas, licores, insumos industriales
como parafina refinada y semirrefinada; ferretería de alta rotación, como fluorescentes, cables; además,
insecticidas.
SEGUNDO PISO: similar al primero, con artículos de ferretería, electrodomésticos, productos
farmacéuticos.
SÓTANO: hay también abarrotes y artículos de ferreterías como sanitarios, cables, piedras de
esmerilar, etc., que no tienen sitio ni en el primer y segundo piso.

Los registros de muchas de las existencias no están al día o no se lleva control de los movimientos, de
modo que no se sabe lo que se tiene.

III. Consignas o preguntas reflexivas o actividades de resolución

Deberá desarrollar las 3 preguntas que se plantean.

3.1 ¿Qué implicancias puede tener la empresa después de la situación señalada en el informe?

3.2 ¿Por qué considera usted que la empresa se encuentra en esta situación?

3.3 Proponga un nuevo diseño de distribución física en general para la empresa

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PARTA DE LA SIGUIENTE PREMISA:

El ferretero, logró el financiamiento de 5´000,000 millones de dólares, través del Banco ABC para
la construcción de una nueva infraestructura, en el mismo terreno.

IV. Resultados/conclusiones
Resolución de caso propuesto N° 1(Grupal) bajo la dinámica LÁPICES AL CENTRO, con la intensión de
promover el trabajo cooperativo. (NO APLICA) Las conclusiones debe darse de manera individual.

V. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS (OPCIONAL)

Debate en grupos (NO APLICA)
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SOLUCION

a) Para la solución del caso propuesto sobre GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO tema estudiado deberá
realizar un análisis previo al desarrollo y este debe evidenciarse.

DIAGNOSTICO

Situación 1er Piso

Compartimiento

Ambiente A:

 Oficinas y servicios
Total: 1,341 m2
 Recepción

 Zona de carga y descarga

Espacio Útil Total: 586.59 m2
 Zona de embalaje

Ambiente B

 Almacén

Layut

Problemática

 El almacenamiento de los productos se basan según el orden de llegada, dándole uso a

cualquier espacio libre.

 Los productos no cuentan con ubicación fija, no se cuenta con una catalogación ni
codificación del producto.

 Máxima utilización del espacio horizontal, almacenamiento en los pasillos a falta de

espacio libre.
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 Área limitada para la zona de embalaje, como consecuencia existe dificultad para
preparar los pedidos.

 A falta de racks en almacén, los productos son ubicados en parihuelas, cajas de cartón y
de madera que están deterioradas o incluso en el suelo. Ello ocasiona la disminución del
espacio libre y deterioro en los productos.

DIAGNOSTICO

Situación 2do Piso

Compartimiento
Ambiente C: Total: 795,04 m2 Espacio útil
Oficinas y servicios

Zona enrejada
Ambiente B
Espacio Útil Total: 643.91 m2
Almacén

Problemática
 No existe orden en el almacenamiento de los productos según su variedad.

 Ineficiencia en el almacenamiento de la zona enrejada ocasionando pérdida de espacio en el ambiente D.

 Desperdicio de espacio en racks (espacios idénticos sin considerar el volumen del producto) ocasionando
desorden y retraso en la atención y el despacho.

 Falta de señalización, lo que ocasiona lentitud en las recepciones y los despachos.

DIAGNOSTICO

Situación Sótano
Compartimiento
Ambiente C:

 Oficinas del encargado del almacén Total: 1,112.94 m2

 Zona de tanque de agua
Espacio Útil Total: 659 m2
 Área de acceso y transito
Altura: 2.05 m
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Problemática
 Presencia de humedad.

 Poca altura.

 Poca iluminación.

 Gran variedad de productos almacenados.

 Se producen muchas mermas.

 Saturación de almacenaje de productos en el suelo, estantes de madera y metal.

 Cortos espacios por los tipos de racks.

 Falta de almacén por categoría para la comercialización.

b) Luego deberá plantear estrategias que le permitan llegar a la solución más óptima.

Propuestas de mejora del Primer piso:

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Estrategias que permitan llegar a la solución más óptima

 Instalar racks para aprovechar el espacio vertical de la bodega tomando en gran consideración el tipo de
rotación y dimensiones de los productos.

 Ubicar a la familia de ferretería debido a su alta rotación donde se pueda despachar en menor tiempo.

 Mover al personal administrativo al 2do piso para ampliar la zona de embalaje. Solo contar con poco
personal que sean los máximos responsables del 1er piso para supervisar el embalaje, y control de
existencias.

 Señalización del primer piso para tener mayor fluidez en el despacho.

Propuestas de mejora del Segundo piso:

Estrategias que permitan llegar a la solución más óptima

 Contar con todo el personal administrativo en el 2do piso.

 No tener un área enrejada. Solo contar con personal autorizado para el acceso al almacén.
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 Ubicar a la familia de repuestos y electrodomésticos en el 2do piso debido a las dimensiones y rotación de
los mismos.

 Instalar racks tomando en consideración las características de los productos.

Propuestas de mejora del Sótano:

Estrategias que permitan llegar a la solución

más óptima

 Acondicionar el sótano para que no exista mucha humedad.

 No dejando de lado la existencia del tanque de agua, se tiene que hacer un traslado al techo para ahorrar
espacio y poder almacenar más productos.

 Contar con solo poco personal para que estén como responsables de la bodega para supervisar la
mercadería que sale y entra. El resto de ellos deberán ser trasladados al 2do piso.

 Señalizar para que sea más factible la ubicación de los productos.

 Ubicar la familia de abarrotes y farmacia debido al tamaño de los productos tomando también en cuenta
que el sótano tiene 5 metros de altura.

 Instalar racks para poder aprovechar el espacio vertical del ambiente.

c) Observaciones, Recomendaciones.

 Realizar Inventario en los 3 pisos para contar con la mercadería en buen estado. Separar los productos que
se encuentran en mal estado debido al pésimo almacenamiento. Encontrar los faltantes para contabilizar las
pérdidas y los sobrantes para proceder con la regularización.
 Reubicar todos los productos tomando los criterios de familia y tipo de rotación.
 Establecer las políticas de almacén sobre el ingreso de personal al almacén para evitar siniestros.
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 Implementar un sistema ERP tomando en consideración el tamaño de la empresa y el tipo de negocio. Hay
de todo tipo con la cual cualquier empresa se puede adaptar. El fin de esto es tener todas las operaciones
registradas en el tiempo más real posible.

VI. Consignas o preguntas reflexivas o actividades de resolución

Deberá desarrollar las 3 preguntas que se plantean.

3.1 ¿Qué implicancias puede tener la empresa después de la situación señalada en el informe?

3.2 ¿Por qué considera usted que la empresa se encuentra en esta situación?

3.3 Proponga un nuevo diseño de distribución física en general para la empresa