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DESARROLLO DE SOFTWARE PARA CONTROL Y MANEJO DE PRÉSTAMO

DE EQUIPOS EN LA OFICINA DE DIVISIÓN DE TECNOLOGÍA Y MEDIOS


EDUCATIVOS DE LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DEL
CAUCA.

PRESENTADO POR:
Gustavo Adolfo Ulchur Sánchez
Mayer Guzmán Pipicano

INFORME

PRESENTADO A:
Henry córdoba Idrobo

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTONOMA DEL CAUCA


FACULTAD DE INGENIERIA
POPAYÁN CAUCA
2020
Desarrollo de software para control y manejo de préstamo de equipos en la
oficina de División de Tecnología y Medios Educativos de la Corporación
Universitaria Autónoma del Cauca.

El objetivo principal del software que se va a implementar es dar solución a la


necesidad dada por la División Tic, que permite tener control de inventario y
elementos de computo que se prestan a diferentes usuarios (estudiante, docente y
administrativo) de la Corporación Universidad Autónoma del Cauca.
El sistema por cuestión de seguridad y control, va a contar con un login, con el cual
cada usuario digitará su nombre y su respectiva contraseña la cual le permitirá
ingresar al panel principal del programa, además este login permitirá dar acceso a
3 tipos de usuarios (Administrador, Auxiliar y Monitor), dependiendo de su función
dentro de la división TIC y cada uno tendrá permisos limitados en el sistema,
además cada interacción que tengan estos usuarios con el sistema será
almacenada por 30 días para evitar la pérdida de información.
Por otra parte, el sistema tendrá la opción de tener un inventario de todos los
elementos que se prestan en dicha dependencia, como cables hdmi, vga, sonido y
equipos de cómputo portátiles, ya que estos son ingresados en una hoja de cálculo
de google y lo más recomendable sería tener una base de datos con esta
información, a su vez el software tendrá la opción de consultar, modificar y dar de
baja a un elemento en el inventario, además de permitir descargar el inventario en
un archivo de Excel que podrá utilizarse para su revisión y actualización del
inventario.
Como la División Tic no cuenta con un registro de todo lo que se presta y su
devolución, el software permitirá registrar los elementos prestados consultando el
usuario quien solicita el elemento, la información del usuario que se necesitará es
el nombre completo, código institucional y cargo que ocupa en la universidad
(estudiante, profesor, administrativo), esta se podrá obtener mediante una consulta
a las bases de datos de power campus y kactus las cuales pertenecen a la
universidad, para este proceso el usuario deberá presentar el carnet institucional .
En el caso de los equipos portátiles solo podrán ser solicitados por administrativos
de la universidad, para este proceso se redacta un acta manual en un documento
de google el cual hace constancia de que se hace responsable de cualquier daño
que le pueda suceder al equipo, pero con el software cada vez que se registre un
portátil para préstamo se va a generar automáticamente un acta y esta solo podrá
ser impresa por el auxiliar para proceder hacer firmada por el administrativo.
Los administrativos tendrán la opción de reservar con anticipación el equipo portátil
ya que al ser pocos los portátiles el funcionario puede correr con el riesgo del día
que necesite del portátil no haya disponibilidad de los mismos.
De todos los registros que se hacen en el sistema se podrán generar reportes
dependiendo del filtro que realice la persona que cuenta con este permiso, algunos
de los reportes que podrá generar la persona encargada seria saber cuántos
elementos hay en inventario junto con las bajas ya sea por daños o por
desperfectos, otro reporte que podrá generar el sistema dependiendo del filtro es
que tan solicitado es el servicio de préstamo, generando un reporte de cuantos
elementos se piden prestados por semana o el mes, este rango será uno de los
filtros que la persona encargada deberá hacer para obtener dicho reporte.

REGLAS
1. Al momento que una persona solicite un elemento en calidad de préstamo
deberá presentar su carnet institucional para verificar la identidad de la
persona y poder realizar dicho proceso.
2. Las actas de Préstamo firmadas por quien lo solicita deben almacenarse en
físico para tener evidencia de que la persona si se hizo responsable del
equipo portátil.
3. Cada usuario tendrá funciones limitadas en el sistema, dependiendo del rol
que este tenga dentro de la división TIC.
4. La interacción que tengan los usuarios en el sistema será almacenada por
30 días, esto para evitar la pérdida de información.
5. Los computadores portátiles solo podrán ser solicitados por los
administrativos de la universidad.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
1. Al momento de registrar un préstamo se hará consulta SQL a la base de
datos de Power Campus y Kactus para obtener la información de cada
usuario bien sea estudiante, docente o administrativo.
2. Para tener seguridad y control del software se va a crear un login, con el cual
ingresando el nombre y una contraseña le permitirá ingresar al panel principal
del sistema, además esto permitirá dar acceso a 3 tipos de usuario
(Administrador, Auxiliar y Monitor) y cada uno tendrá permisos limitados en
el sistema, dependiendo de qué rol tenga este en la división TIC.
3. El sistema permitirá descargar el inventario en un archivo de Excel que podrá
utilizarse para su revisión y actualización del inventario.
REQUISITOS FUNCIONALES
1. Registrar nuevos elementos en el inventario que lleguen a la división TIC
2. Modificar los registros mal ingresados en el inventario.
3. Consultar elementos del inventario para saber con cuantos elementos se
cuenta en el instante y cuantos están en calidad de préstamo.
4. Dar de baja a elementos en el inventario que se dañen por mal manejo o
hayan cumplido su vida útil.
5. Buscar información de las personas para el registro de préstamo.
6. Registrar el préstamo de todos los implementos disponibles en la división
TIC.
7. Generar alerta cuando el equipo no haya sido devuelto dentro del plazo
estipulado.
8. Registrar la devolución de todos los implementos disponibles en la división
TIC.
9. Solicitar el préstamo de elementos de computo como cables HDMI, VGA y
de sonido
10. Solicitar la reserva de equipos de cómputo y así asegurarlo para la fecha
acordada por el usuario.
11. Registrar reserva de equipos de cómputo para que el usuario tenga la certeza
de solicitar el préstamo la fecha acordada.
12. Generar reportes de préstamos de elementos según el filtro que se
especifique para clasificar la información.
13. Imprimir actas de entrega de equipos portátiles por las cuales los
administrativos se hacen responsables por cualquier daño en el equipo
portátil.
Diagrama casos de uso
Número del RF 01
Caso de uso Registrar elementos
Actor Auxiliar, Administrador
Tipo Primario
Se registran los nuevos elementos que ingresan a la división TIC
en la base de datos, con el fin de que puedan ser prestados a la
Descripción comunidad universitaria, estos elementos solo podrán ser
ingresados por el administrador del programa y se guardara el tipo
de elemento ingresado junto con la fecha que se hizo el registro

Número del RF 02
Caso de uso Modificar registros
Actor Auxiliar, Administrador
Tipo Primario
Permite modificar el registro de información mal ingresada, para
realizar esta función se debe guardar un escrito en el cual se
Descripción especifica el motivo de la modificación del registro y además se
guardará una copia por 30 días de la toda la información que se
modificó.

Número del RF 03
Caso de uso Consultar elementos
Actor Auxiliar, Administrador
Tipo Primario
Permite consultar cuantos elementos hay ingresados en el
Descripción inventario y sus características detalladas, además de tener
conocimiento de que elementos están en calidad de préstamo y la
persona que lo silicito prestado

Número del RF 04
Caso de uso Dar de baja
Actor Auxiliar, Administrador
Tipo Primario
Permite que los elementos defectuosos o aquellos que ya hayan
cumplido su vida útil sean retirados del sistema para garantizar que
siempre se presten a los usuarios artículos en muy buen estado y
Descripción que funcionen correctamente, esta función podrá ser efectuada por
el auxiliar y el administrador los cuales tienen los permisos
necesarios en el programa para realizar esta acción.
Número del RF 05
Caso de uso Buscar información
Actor Power Campus, Kactus, Monitor y Auxiliar
Tipo Primario
El usuario debe solicitar el carnet a la persona que solicita el
elemento, para que con ayuda del código universitario que se
encuentra en el carnet se pueda buscar la información personal
Descripción como el nombre y rol que ocupa en la universidad (estudiante,
profesor o administrativo), en las bases de datos power campus y
kactus y seguido a esto proseguir con el registro.

Número del RF 06
Caso de uso Registrar préstamo
Actor Auxiliar, Monitor
Tipo Primario
Consultar al usuario en las bases de datos de la universidad (Power
Campus y Kactus) para poder obtener los datos personales como
Descripción nombre completo y rol dentro de la universidad, además se registra
los artículos que solicito prestados además de la fecha y hora que
solicita el servicio

Número del RF 07
Caso de uso Generar alerta
Actor Sistema (Technology loan)
Tipo Primario
El sistema va a generar una alerta cuando el equipo que fue
prestado no haya sido devuelto en el tiempo establecido por el
administrativo, mostrando un mensaje con el nombre de la persona,
Descripción el código que identifica el equipo además de la fecha y hora
estipulada para la devolución, este mensaje aparecerá en el panel
principal del programa.

Número del RF 08
Caso de uso Registrar la devolución
Actor Auxiliar, Monitor
Tipo Primario
Por medio del código universitario se consulta en la base de datos
del programa los artículos que se solicitó en calidad de préstamo
Descripción para luego proceder a la devolución de estos por el usuario y poder
garantizar que los artículos sean entregados por completo y así esta
persona pueda solicitar nuevamente este servicio.
Número del RF 09
Caso de uso Solicitar préstamo
Actor Administrativo, estudiante, docente
Tipo Primario
El usuario debe presentar carnet institucional al momento de
Descripción solicitar el préstamo de elementos de computo como cables HDMI,
VGA y de sonido para el uso de video beam en los salones de la
institución

Número del RF 10
Caso de uso Solicitar reserva
Actor Administrativo
Tipo Primario
Se debe ingresar a la página que permita realizar la reserva, al
momento de solicitar el préstamo el administrativo debe ingresar el
código universitario que lo identifica como miembro de la institución,
Descripción nombre completo además de la fecha en que solicita la reserva y la
fecha de devolución, también debe ingresar un correo al cual le
llegara un mensaje de verificación de la reserva

Número del RF 11
Caso de uso Registrar reserva
Actor Auxiliar
Tipo Primario
Al panel principal del programa llegara una notificación con la
información de la persona que solicito el préstamo del equipo portátil
la cual se procederá a verificar y luego se guarda la información de
Descripción la reserva en la base de datos y por último se enviara un email con
la respuesta del registro de reserva.

Número del RF 12
Caso de uso Generar reportes
Actor Administrador
Tipo Primario
El Administrador podrá generar reportes de inventario como saber
cuántos elementos hay disponibles, cuantos se han ingresados y
Descripción cuantos hay de baja, también podrá generar reportes de qué tipo de
elemento es solicitado con más frecuencia, que usuario solicita más
elementos, cuantos elementos se prestan por mes o por semana.
Número del RF 13
Caso de uso Imprimir actas
Actor Auxiliar
Tipo Primario
El auxiliar procederá a realizar el respectivo registro, después
procederá a imprimir el acta de entrega del equipo portátil y por
Descripción ultimo procederá a que el administrativo la firme, para garantizar
que este se haga responsable de cualquier daño y que los equipos
siempre sean devueltos en excelentes condiciones.

Árbol de funciones
REF FUNCIÓN CATEGORIA
1 Ingresar al programa Technology loan TIC Evidente
1.1 Conectarse a la base de datos del programa Oculto
1.2 Ingresar usuario y contraseña que permita verificar tipo de Evidente
usuario
1.2.1 Validar que la contraseña y usuario sea correcto. Oculto
1.3 Otorgar permisos según el tipo de usuario Oculto

REF FUNCIÓN CATEGORIA


2 Ingresar los nuevos elementos que lleguen a la división Evidente
TIC
2.1 Generar código único que permita identificar el elemento Oculto
2.2 Ingresar que tipo de elemento se va a agregar Evidente
2.3 Digitar cantidad del elemento a ingresar Evidente
2.4 Digitar descripción del elemento Evidente
2.5 Guardar en la base de datos Oculto

REF FUNCIÓN CATEGORIA


3 Modificar elementos mal ingresados en el inventario Evidente
3.1 Buscar el registro mal ingresado Evidente
3.2 Modificar la información mal ingresada Evidente
3.3 Guardar la nueva información en la base de datos Oculto

REF FUNCIÓN CATEGORIA


4 Consultar elementos del inventario Evidente
4.1 Digitar el código único que identifica el elemento Evidente
4.2 Buscar el código en la base de datos Oculto
4.3 Mostrar en pantalla la información del elemento Evidente
REF FUNCIÓN CATEGORIA
5 Dar de baja a elementos del inventario Evidente
5.1 Digitar el código único que identifica el elemento Evidente
5.2 Buscar el código en la base de datos Oculto
5.3 Mostrar en pantalla la información del elemento Evidente
5.4 Borrar información de la base de datos Oculto

REF FUNCIÓN CATEGORIA


6 Registrar préstamo de los elementos de la división TIC Evidente
6.1 Digitar nombre o número de documento de la persona que Evidente
solicita el elemento
6.2 Buscar la información de la persona en las bases de datos Oculto
power campus y Kactus
6.3 Mostrar en pantalla la información correspondiente al Evidente
código
6.4 Digitar que tipo de elemento solicita y el código que Evidente
identifica este elemento
6.5 Guardar en la base de datos la información Oculto
correspondiente a este préstamo
6.6 Mostrar en pantalla que permita verificar que el registro se evidente
realizó correctamente

REF FUNCIÓN CATEGORIA


7 Generar alerta de elementos no devueltos Evidente
7.1 Verificar fechas de entrega de elementos prestados Oculto
7.2 Mostrar en pantalla información de la persona y el Evidente
elemento que solicito en calidad de préstamo

REF FUNCIÓN CATEGORIA


8 Registrar la devolución de los elementos prestados Evidente
8.1 Digitar el nombre o número de identificación de la persona Evidente
que solicitó el préstamo
8.2 Buscar la información con respecto a los parámetros de Oculto
busqueda en la bases de datos del programa
8.3 Mostrar la información encontrada en pantalla Evidente
8.4 Verificar que todos los elementos prestados sean Evidente
devueltos
8.5 Guardar información de la devolución oculto
8.5 Mostrar en pantalla un mensaje de verificación de la Evidente
información guardada
REF FUNCIÓN CATEGORIA
9 Solicitar reserva de equipos de computo Evidente
9.1 Ingresar a la página mesa de ayuda para realizar la Evidente
reserva
9.2 Ingresar número de documento Evidente
9.3 Ingresar nombre completo Evidente
9.4 Ingresar fecha de reserva y devolución del equipo Evidente
9.5 Ingresar motivo de préstamo Evidente
9.6 Ingresar correo electrónico Evidente
9.7 Enviar solicitud Evidente

REF FUNCIÓN CATEGORIA


10 Registrar reserva de equipos portátiles Evidente
10.1 Revisar solicitudes en la mesa de ayuda Evidente
10.2 Verificar disponibilidad de equipos en la fecha solicitada Evidente
10.3 Consultar administrativo con nombre o número de Evidente
documento
10.4 Registrar la reserva del equipo de computo
10.5 Guardar información en la base de datos Oculto
10.6 Responder por medio de la mesa de ayuda la Evidente
confirmación de la reserva al usuario

REF FUNCIÓN CATEGORIA


11 Generar reportes Evidente
11.1 Ingresar a la opción de generar reporte Evidente
11.2 Digita los filtros según el reporte (fechas, elementos) Evidente
11.3 Visualizar el reporte en un archivo Excel Evidente
11.4 Presionar la opción de descargar reporte Evidente

REF FUNCIÓN CATEGORIA


12 Imprimir actas de entrega de equipos portátiles Evidente
12.1 Ingresar a la opción de generar acta de entrega Evidente
12.2 Guardar el acta en la base de datos Oculto
12.3 Ingresar a la opción de imprimir acta Evidente
Diagrama de clases
Diagrama de calles
Glosario
Término Categoría Comentarios

Base de datos de la Corporación


Power Campus Concepto Universitaria Autónoma del Cauca
que contiene la información
personal de docentes y estudiantes

Base de datos que contiene la


Kactus Concepto información personal de los
administrativos que trabajan en la
Corporación Universitaria
Autónoma del Cauca

Préstamo tecnológico: nombre del


Technology loan concepto sistema que se está desarrollando.

División de tecnología y medios


División TIC Concepto educativos: Dependencia
encargada de toda infraestructura y
sistemas de información de la
Corporación Universitaria
Autónoma del Cauca

El login es la plataforma por el cual


los usuarios pueden acceder al
programa y así obtener los
login Concepto diferentes permisos los cuales les
permitirán desarrollar las acciones
correspondientes, este login
contará con un nombre y
contraseña para cada usuario

Es la base de datos propia del


Inventario Concepto programa en la cual se va a guardar
la información como nombre,
código y descripción de cada
elemento perteneciente a la división
TIC

Cargo que ocupa cada persona


Rol Concepto dentro de la división TIC, este
puede ser administrador, auxiliar y
monitor
Estudiante de la Corporación
Monitor Concepto Universitaria Autónoma del Cauca,
quien se postuló como monitor en el
área de sistemas y cumple con
funciones básicas como cuidar las
salas de computo y atención al
publico

Es la función que realiza el


Dar de baja Caso de uso administrador del programa cuando
elimina la información de la base de
datos de los elementos defectuosos
y que ya no van a estar disponibles
para el préstamo

Es un lenguaje de dominio
SQL Concepto específico utilizado en
programación, diseñado para
administrar, y recuperar información
de sistemas de gestión de bases de
datos relacionales.

Es una línea de código que utiliza el


Consulta SQL Concepto desarrollador para extraer
información de la base de datos,
como los datos del usuario